ZARZĄDZENIE Nr 19 /w /2013 Burmistrza Lubska

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 19 /w /2013 Burmistrza Lubska z dnia 13 czerwca 2013 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Lubsku Na podstawie art. 33 pkt. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity: Dz.U. z 2001 r. Nr 142 poz.1591 ze zm. Dz. U. z 2002 r. Nr 23 poz.220, Nr 62 poz.558, Nr 113 poz.984, Nr 153 poz.1271, Nr 214 poz.1806, Dz. U. z 2003 r. Nr 80 poz.717, Nr 162 poz.1568, Dz. U. z 2004 r. Nr 102 poz. 1055, Nr 116 poz. 1203, Dz. U. z 2005 r. Nr 172 poz. 1441, Nr 175 poz. 1457, Dz. U. z 2006 r. Nr 17, poz.128, Nr 181 poz. 1337, Dz. U. z 2007 r. Nr 48 poz. 327, Nr 138 poz. 974, Nr 173 poz. 1218, Dz. U. z 2008 r. Nr 180 poz.1111, Nr 223 poz.1458, Dz. U z 2009 r. Nr 52 poz. 420, Nr 157 poz.1241, Dz. U. z 2010 r. Nr 28 poz. 142 i poz. 146, Nr 40 poz.230, Nr 106 poz.675, Dz. U. z 2011 r. Nr 21 poz. 113, Nr 117 poz. 679, Nr 134 poz. 777, Nr 149 poz. 887, Nr 217 poz. 1281, Dz. U. z 2012 r. poz. 567, Dz. U. z 2013 r. poz. 153.), zarządzam, co następuje: Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta w Lubsku I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Lubsku (zwany dalej regulaminem) określa organizację i zasady działania Urzędu Miejskiego w Lubsku oraz zakresy spraw załatwianych przez wewnętrzne komórki organizacyjne urzędu. 2. Użyte w niniejszym regulaminie wyrażenia oznaczają: Gmina Gmina Lubsko rada Rada Miejska w Lubsku, urząd Urząd Miejski w Lubsku, burmistrz Burmistrz Lubska, zastępca burmistrza Zastępca Burmistrza Lubska, sekretarz Sekretarz Gminy Lubsko, skarbnik Skarbnik Gminy Lubsko, polityka jakości zespół działań i deklaracji kierowniczych, którego celem jest podnoszenie jakości świadczonych przez urząd usług, klient zewnętrzny wszelkie osoby i instytucje (poza organami gminy i jednostkami organizacyjnymi gminy), których sprawy, zgodnie ze swoją właściwością załatwia urząd, klient wewnętrzny organy gminy oraz jednostki organizacyjne gminy, komórki organizacyjne urzędu, kierownik komórki naczelnik wydziału, kierownik referatu, samodzielne organizacyjnej stanowisko pracy, 1

2 naczelnik Naczelnik Wydziału Urzędu Miejskiego w Lubsku, zastępca naczelnika Zastępca Naczelnika Wydziału Urzędu Miejskiego w Lubsku, kierownik Kierownik Referatu Urzędu Miejskiego w Lubsku, USC Urząd Stanu Cywilnego, kontroler Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej, audytor Samodzielne Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego, archiwista Samodzielne Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego jednostki organizacyjne Gminy Lubsko : - LDK Lubski Dom Kultury, - OSiR Ośrodek Sportu i Rekreacji, - MGOPS Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubsku - biblioteka Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy im. L. Kruczkowskiego w Lubsku, - przedszkola /P/ przedszkola, dla których Gmina Lubsko jest organem prowadzącym, - szkoły podstawowe /SP/, szkoły i gimnazjum, dla których Gmina Lubsko jest gimnazjum /G/ organem prowadzącym - ZGMK Zakład Gospodarowania Mieniem Komunalnym. 3. Siedzibą burmistrza jest ratusz położony przy pl. Wolności 1 w Lubsku Urząd działa w oparciu o następujące zasady: 1) praworządności, 2) służebności wobec społeczności lokalnej, 3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4) jednoosobowego kierownictwa, 5) kontroli zarządczej, 6) podziału zadań, 7) wzajemnego współdziałania, 8) podnoszenia jakości świadczonych usług Urząd jest aparatem pomocniczym organu wykonawczego gminy, przy pomocy którego burmistrz wykonuje przypisane mu zadania. 2. Urząd obsługuje klientów zewnętrznych i wewnętrznych, kierując się przepisami prawa, zasadami dobrej organizacji pracy i kultury obsługi oraz dbałością o słuszne interesy stron. 3. Urząd realizuje zadania: 1) własne określane - ustawami, statutem gminy, uchwałami rady i zarządzeniami burmistrza, 2) zlecone ustawami z zakresu administracji rządowej, 3) przejęte na podstawie porozumień od organów administracji rządowej, a także innych jednostek samorządu terytorialnego. 2

3 6.1. Pracą urzędu kieruje burmistrz przy pomocy sekretarza. 2. Burmistrz realizuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu. 3. Kierowanie urzędem obejmuje podejmowanie działań przewidzianych przepisami prawa, w szczególności: ustawą o samorządzie gminnym, ustawą o pracownikach samorządowych, Kodeksem pracy, statutem Gminy. 4. W skład kadry kierowniczej urzędu wchodzą: burmistrz, zastępca burmistrza, skarbnik, sekretarz, naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów i samodzielne stanowiska pracy Wykonując wyznaczone przez burmistrza zadania, zastępca burmistrza zapewnia w powierzonym mu zakresie kompleksowe rozwiązywanie problemów wynikających z zadań gminy i nadzoruje działalność właściwych wydziałów oraz jednostek organizacyjnych gminy, realizujących te zadania. 2. Sekretarz w zakresie ustalonym przez burmistrza zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu i warunki jego działania, a także organizuje pracę urzędu. 3. Skarbnik odpowiada za gospodarkę finansową gminy w zakresie ustalonym przez ustawy i inne przepisy. 4. Naczelnicy kierują wydziałami, kierownicy kierują referatami, a pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy samodzielnie realizują powierzone im zadania Komórkami organizacyjnymi urzędu są wydziały i referaty, którymi kierują kierownicy tych komórek (naczelnicy, kierownicy) oraz samodzielne stanowiska pracy. 2. W składu urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Wydział Organizacyjny symbol OR, 2) Biuro Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych symbol IN, 3) Wydział Finansowy symbol FN, 4) Wydział Spraw Obywatelskich i Obronnych symbol OB, 5) Urząd Stanu Cywilnego symbol USC, 6) Wydział Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej symbol GK, 7) Wydział Geodezji i Rolnictwa symbol GR, 8) Wydział Inwestycji i Zamówień Publicznych symbol IZ, 9) Wydział Spraw Społecznych- symbol WS, 10) Referat Teleinformatyczny symbol RT, 11) Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej symbol KZ, 12) Samodzielne Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego symbol AW, 13) Samodzielne Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego AZ. 3. Komórki organizacyjne urzędu prowadzą sprawy związane z realizacją zadań należących do ich kompetencji. 4. Spory dotyczące właściwości wydziałów lub innych samodzielnych komórek rozstrzyga sekretarz. 5. Burmistrz może powoływać zespoły problemowe lub międzywydziałowe do prowadzenia określonych zadań. 6. W skład zespołów mogą wchodzić pracownicy urzędu jak i pracownicy jednostek organizacyjnych gminy. II. ZADANIA WSPÓLNE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH 9. Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych urzędu należy w szczególności: 3

4 1) koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego miasta i gminy, 2) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań, 3) współdziałanie z instytucjami administracji publicznej i organizacjami społeczno-politycznymi, działającymi na terenie gminy, 4) rozpatrywanie skarg, wniosków i interpelacji zgodnie z właściwością rzeczową, 5) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, 6) przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych oraz innych tajemnic ustawowo chronionych, 7) przestrzeganie przepisów dotyczących finansów publicznych i przepisów dotyczących zamówień publicznych, 8) przestrzeganie przepisów dotyczących przebywania na terenie urzędu po godzinach pracy i przepisów bhp, 9) przestrzeganie przepisów dotyczących statystyki państwowej, 10) stosowanie metod i systemów podnoszących jakość świadczonych usług, 11) dbanie o stwarzanie przyjaznej atmosfery w pracy, 12) informowanie innych wydziałów lub jednostek organizacyjnych gminy o podjętych rozstrzygnięciach i innych ustaleniach, mających związek z przedmiotem prowadzonych przez nich spraw lub jeżeli ich znajomość jest niezbędna do zharmonizowania działalności urzędu lub gminy, 13) przygotowywanie projektów aktów prawnych, 14) przygotowywanie materiałów dla rady, komisji rady i burmistrza. III. ZAKRES DZIAŁANIA, KOMPETENCJE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA URZĘDU Określenie stanowiska - burmistrz 1) Cel stanowiska: zarządzanie gminą w trosce o dobro mieszkańców i jej rozwój. 2) Odpowiedzialny: Wobec: rady i społeczności lokalnej. Za kogo: urząd i jednostki organizacyjne gminy. 3) Zastępowany: przez zastępcę burmistrza lub sekretarza na zasadach określonych w 12 ust.1 pkt Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) koordynowanie prac nad opracowywaniem i realizacją budżetu, b) kontrola bieżąca wydatków, c) realizacja zobowiązań gminy, d) realizacja dochodów własnych gminy, e) pozyskiwanie funduszy zewnętrznych, f) pozyskiwanie inwestorów zewnętrznych, g) ogłaszanie budżetu gminy. 2) Kierownicze a) prowadzenie przeglądu kierownictwa, b) informowanie o polityce i strategii gminy, 4

5 e) prowadzenie polityki kadrowej, d) zarządzanie miastem w sytuacjach kryzysowych, e) nadzorowanie procedur; - zamówień publicznych, - ochrony danych osobowych, - ochrony informacji niejawnych, - związanych z systemami jakości i zarządzania. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) odpowiedzialny za realizację budżetu, c) odpowiedzialny za rozwój gminy, d) ocenianie pracowników na stanowiskach kierowniczych, e) określanie poziomów wynagrodzeń pracowników urzędu 4) Polityczne a) reprezentowanie gminy na zewnątrz, b) kierowanie współpracą polityczną, c) utrzymywanie kontaktów z partiami politycznymi. 5) Prawne a) organ gminy b) nadzór nad przygotowywaniem przez urząd projektów aktów prawnych, c) autoryzacja dokumentów prawnych. d) wykonywanie uchwał Rady. 6) Polityka i strategia a) kierowanie gminą, b) formułowanie polityki i strategii gminy, c) rozwój świadczenia usług przez urząd, d) wspieranie planowania działalności urzędu. 7) BHP a) nadzór, przestrzeganie i odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów bhp w urzędzie, b) określanie i przydzielanie środków na realizację celów dotyczących BHP. 8) Świadczenie usług a) monitorowanie świadczonych przez urząd usług, b) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług, c) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków finansowych przez komórki organizacyjne urzędu Określenie stanowiska zastępca burmistrza 1) Cel stanowiska zastępowanie burmistrza, nadzór nad przydzielonymi przez burmistrza komórkami organizacyjnymi urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy. 2) Odpowiedzialność Wobec: burmistrza. Za kogo: wskazane przez burmistrza jednostki organizacyjne gminy i komórki organizacyjne urzędu. 3) Zastępujący: burmistrza. 4) Zastępowany: przez sekretarza. 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 5

6 1) Finansowe a) koordynowanie prac nad opracowywaniem i realizacją budżetu podległych mu jednostek, b) kontrola bieżąca wydatków podległych mu jednostek, c) pozyskiwanie funduszy zewnętrznych, d) pozyskiwanie inwestorów zewnętrznych. 2) Kierownicze a) inspirowanie i realizowanie projektów związanych z zakresem jego zadań, b) informowanie o działalności podległych mu jednostek, c) prowadzenie narad i spotkań dotyczących zakresu powierzonych mu spraw, e) nadzorowanie procedur zamówień publicznych, ochrony danych osobowych, informacji niejawnych i innych informacji prawnie chronionych. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) odpowiedzialny za realizację budżetu w podległym mu zakresie, c) odpowiedzialny za rozwój gminy w podległym mu zakresie, 4) Polityczne a) reprezentowanie gminy na zewnątrz za zgodą burmistrza. 5) Prawne a) nadzór nad przygotowywaniem projektów aktów prawnych w zakresie powierzonych mu spraw. 6) Polityka i strategia a) pomoc burmistrzowi w kierowaniu gminą, b) określanie i przekazywanie zagadnień wymagających rozpatrzenia przez burmistrza, c) udział w formułowaniu polityki i strategii gminy. 7) BHP a) nadzór nad przestrzeganiem przepisów BHP w podległych mu komórkach organizacyjnych urzędu i jednostkach organizacyjnych gminy b) określanie i przydzielanie środków na realizację celów dotyczących BHP. 8) Świadczenie usług a) monitorowanie świadczenia usług przez podległe mu jednostki, b) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług, c) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków finansowych przez komórki organizacyjne urzędu i podległe jednostki organizacyjne gminy. 3. Szczegółowe zadania zastępcy określa burmistrz w drodze zakresu obowiązków Określenie stanowiska sekretarz 1) Cel stanowiska: zapewnienie skutecznego funkcjonowania struktur gminy (urzędu, jednostek organizacyjnych gminy i jej organów ) oraz wykonywania przez nie zadań statutowych gminy 2) Odpowiedzialność- Wobec: burmistrza Podlegają mu: a) pracownicy urzędu w zakresie kierowania urzędem z zastrzeżeniem 6, 6

7 b) naczelnik wydziału organizacyjnego i pracownicy wydziału organizacyjnego, c) archiwista, 3) Zastępuje burmistrza i z-cę burmistrza tylko w ramach udzielonych mu pełnomocnictw przez burmistrza, 4) Zastępowany - na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez burmistrza wskazanemu naczelnikowi na wniosek sekretarza. 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) określanie priorytetów w procesie opracowywania projektu budżetu urzędu i zarządzanie nim, b) planowanie i doradztwo wydatków na wynagrodzenia pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych (wspólnie ze skarbnikiem), c) realizacja merytoryczna funduszu płac opracowywanie projektów awansów finansowych i innych wydatków związanych z funduszem płac, d) opracowywanie i realizacja budżetu szkoleń pracowników urzędu, e) doradzanie burmistrzowi w sprawach wydatków, 2) Kierownicze a) udział w posiedzeniach kierownictwa, b) przygotowanie i udział w posiedzeniach kierownictwa, sesji rady, opieka nad dokumentami i materiałami z tych zebrań, c) członek kierownictwa, d) przekazywanie informacji o polityce i strategii gminy, e) szkolenie i rozwój zawodowy pracowników urzędu, f) szkolenie osób szkolących, g) opracowywanie polityki kadrowej i procedur kadrowych w urzędzie, h) realizowanie procedur kadrowych w urzędzie, i) nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem urzędu, j) koordynowanie pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, k) zbieranie i opracowywanie informacji dotyczących funkcjonowania administracji samorządowej (dane dotyczące ilości, jakości, kosztów i efektów), l) przedstawianie ww. danych burmistrzowi, ł) projektowanie rozwiązań organizacyjnych usprawniających pracę gminy, m) zabezpieczanie warunków organizacyjno-technicznych w wyborach samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich, europarlamentarnych i referendach, n) nadzór nad organizacją wyborów organów pomocniczych gminy. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) podejmowanie działań w sposób profesjonalny, c) określanie potrzeb i zapewnianie szkoleń radnych, przy współpracy z przewodniczącym rady, d) współpraca z organizacjami samorządowymi, e) inspirowanie, wdrażanie i nadzorowanie zmian organizacyjnych w urzędzie, 7

8 f) ocena pracy kadry kierowniczej w podległym mu zakresie, g) analiza wyników oceny pracowników, h) określanie założeń i kierunków informatyzacji urzędu, i) opracowanie procesu planowania działalności urzędu, j) udział w procedurach zarządzania kryzysowego, k) aktywna promocja gminy, l) monitorowanie świadczenia usług przez wydziały, ł) zapewnienie utrzymania jakości usług świadczonych przez urząd, m) opracowywanie procesu przyjmowania, rozpatrywania i analizowania skarg, wniosków, petycji, n) nadzór nad prowadzeniem rejestru i rozpatrywaniem składanych skarg, wniosków i petycji, o) nadzorowanie procedur ochrony danych osobowych, informacji niejawnych i innych informacji prawnie chronionych w urzędzie, s) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli, t) doradztwo w sprawach związanych z etyką zawodową i etycznym postępowaniem, u) wykonywanie zadań urzędnika wyborczego. 4) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw, b) zapewnianie, by urząd działał zgodnie z prawem, c) nadzór nad prowadzeniem rejestrów i zbiorów przepisów prawa miejscowego, d) nadzór nad obiegiem i archiwizacją dokumentów, f) nadzór nad procesem przygotowywania projektów aktów prawnych opracowywanych przez urząd 5) Strategia a) doradzanie wyższemu kierownictwu urzędu, zarządzania b) określanie i przekazywanie zagadnień wymagających rozpatrzenia przez burmistrza, c) udział we wdrażaniu strategii dotyczących rozwoju gminy, d) nadzór nad realizacją rozstrzygnięć organów gminy, e) opracowanie polityki świadczenia usług przez urząd, f) doradztwo odnośnie struktur organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, g) wspomaganie organów gminy, h) kształtowanie wizerunku gminy i urzędu. 6) BHP a) odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów BHP w podległym mu wydziale, b) odpowiedzialny za warunki pracy podległych mu pracowników. 7) Świadczenie usług/działalność 1) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług, 2) doradztwo w zakresie organizacyjnym dla komórek urzędu i jednostek organizacyjnych gminy. 8

9 3. Szczegółowe zadania sekretarza określają : 1) ustawy i przepisy wykonawcze, 2) zakres obowiązków określony przez burmistrza, 3) powierzenie prowadzenia określonych spraw gminy w imieniu burmistrza, 4) pełnomocnictwa burmistrza Określenie stanowiska skarbnik 1) Cel stanowiska: opracowywanie projektu budżetu gminy, realizacja i kontrola tego budżetu, kontrola finansów gminy oraz nadzór nad gospodarką finansową gminy. 2) Odpowiedzialność: Podlega: burmistrzowi Podlegają mu: - pracownicy urzędu w zakresie gospodarki finansowej, - naczelnik wydziału finansowego i pracownicy wydziału finansowego. 3) Zastępujący: nie dotyczy 4) Zastępowany: przez naczelnika wydziału finansowego na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez burmistrza, na wniosek skarbnika. 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) odpowiedzialność za funkcjonowanie wydziału finansowego, b) ściąganie należności/długów, c) opracowywanie pełnego projektu budżetu, d) kontrola budżetów komórek organizacyjnych urzędu, e) doradzanie burmistrzowi w sprawie opcji dochodów i wydatków, f) pełnienie funkcji kontrolera budżetu, g) określanie aktualnie dostępnych środków finansowych (pozostających na koncie), 2) Kierownicze a) udział w naradach kierownictwa, b) przygotowywanie projektu budżetu, c) członek kierownictwa, d) nadzór nad informatycznymi systemami finansowymi, e) opracowywanie i nadzór nad systemami informacji finansowej, f) identyfikowanie dostępnych zasobów, g) koordynowanie pracy wydziału finansowego, h) decydowanie o wprowadzeniu finansowych systemów i programów informatycznych, i) zapewnienie zgodności pracy urzędu z procedurami finansowymi, j) nadzorowanie procedur zamówień publicznych, ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, tajemnicy skarbowej oraz związanych z systemami jakości i zarządzania w wydziale finansowym. 3) Zawodowe a) pracownik samorządowy, 9

10 b) przygotowywanie i podpisywanie końcowych zestawień finansowych (sprawozdania, bilans), c) opracowywanie sprawozdań statystycznych, d) nadzór i realizacja procesu planowania finansowego, e) wdrażanie nowych pracowników w procedury finansowe, f) współdziałanie z bankami oraz instytucjami finansowymi. 4) Prawne a) zatwierdzanie rozliczeń umów i spłat pożyczek, b) interpretowanie przepisów prawnych w sprawach finansowych, c) zapewnienie działania zgodnego z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru odpowiednich przepisów prawnych (instrukcji, przepisów wewnętrznych), e) nadzór nad tym, by wystawiane w urzędzie dokumenty były sporządzone prawidłowo pod względem finansowym, f) wydawanie decyzji administracyjnych w ramach posiadanych upoważnień. 6) Strategia zarządzania a) doradzanie burmistrzowi, b) określanie i komunikowanie burmistrzowi zagadnień wymagających rozpatrzenia, c) sporządzanie biznes planów dla celów określanych przez burmistrza, d) opracowywanie projektów strategii finansowej. 7) BHP a) odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów BHP w Wydziale Finansowym b) odpowiedzialny za warunki pracy podległych pracowników w zakresie BHP. 3. Szczegółowe zadania skarbnika określają: 1) ustawy i przepisy wykonawcze, 2) zakres obowiązków określony przez burmistrza, 3) pełnomocnictwa burmistrza Określenie stanowiska naczelnik. 1) Cel stanowiska: nadzorowanie i rozwijanie całokształtu pracy wydziału oraz świadczenie usług przez wydział na rzecz klientów wewnętrznych i zewnętrznych. 2) Odpowiedzialny: Wobec: burmistrza, zastępcy burmistrza, skarbnika, sekretarza, w zależności od podległości wynikającej ze struktury organizacyjnej urzędu, Za kogo: wszystkich pracowników danego wydziału. 3) Zastępujący : Skarbnika / Sekretarza na zasadach określonych w 12 ust. 1 pkt 4, 13 ust. 1 pkt 4. 4) Zastępowany: przez zastępcę naczelnika lub pracownika wyznaczonego przez burmistrza. 10

11 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budżetu wydziału, b) monitorowanie i kontrola budżetu wydziału, c) kierowanie, monitorowanie i kontrola wydatków wydziału, d) doradzanie burmistrzowi i skarbnikowi w sprawach opcji budżetowych dotyczących wydziału, e) promocja opcji budżetowych wydziału, f) opracowywanie wersji budżetu wydziału oraz ukierunkowywanie pracy wydziału w ramach dostępnych środków finansowych, g) autoryzowanie płatności wydziału. 2) Kierownicze a) informowanie pracowników wydziału o polityce gminy, b) nadzorowanie procedur finansowych wydziału, c) prowadzenie i udostępnianie informacji finansowych w urzędzie w zakresie prowadzonych spraw, d) identyfikowanie dostępnych środków finansowych w urzędzie, e) promowanie wykorzystania technik informatycznych, f) wdrażanie polityki i procedur kadrowych w wydziale, g) szkolenie i rozwój pracowników wydziału, h) koordynacja pracy poszczególnych stanowisk w wydziale, i) uczestniczenie w zebraniach kierowników, j) doradzanie innym wydziałom i komórkom w razie potrzeby i współdziałanie z nimi, k) ocena podległych pracowników, l) wprowadzanie zmian organizacyjnych w podległym wydziale w zakresie organizacji pracy na wniosek lub za zgodą burmistrza, n) nadzorowanie procedur ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych oraz innych prawnie chronionych informacji, o) opracowywanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników. 3) Nadzór a) nadzorowanie pracy wydziału i jego pracowników, b) zapewnienie kompletności i ścisłości prowadzonych akt w wydziale, c) przygotowywanie wniosków do burmistrza o zwolnienie podległego pracownika, d) organizowanie i uczestniczenie w zebraniach wydziału, e) wprowadzanie nowych pracowników do zespołu. 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) utrzymywanie kontaktów z jednostkami niezbędnymi dla funkcjonowania wydziału, c) szkolenie nowych pracowników w procedurach wydziału, d) koordynacja pracy innych wydziałów w przypadku polecenia przełożonego. 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych i umów w zakresie właściwości wydziału, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych dotyczących pracy wydziału, c) zagwarantowanie zgodności pracy wydziału z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru stosownych przepisów, e) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wydawanych dokumentów, f) dostarczanie informacji odpowiednim ministerstwom w zakresie przewidzianym 11

12 odrębnymi przepisami, g) autoryzacja wydawanych dokumentów przez siebie lub pracowników podległego wydziału, h) wydawanie decyzji administracyjnych w ramach posiadanych upoważnień, i) współpraca z radcą prawnym urzędu w zakresie zgodności pracy wydziału z przepisami prawa. 6) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) identyfikowanie i zaspakajanie potrzeb szkoleniowych pracowników wydziału w zakresie BHP, c) zapewnienie przestrzegania przepisów BHP przez podległych pracowników, d) przeprowadzanie ocen zagrożeń w pracy wydziału, e) zagwarantowanie bezpieczeństwa użytkownikom w miejscach, za które odpowiedzialny jest wydział. 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie usług świadczonych przez wydział, b) monitorowanie/ kontrola świadczonych przez wydział usług, c) zapewnienie zachowania standardów jakości świadczonych przez wydział usług, d) ustalenie priorytetów wykorzystania dostępnych środków finansowych w wydziale, f) zapewnienie odpowiednich standardów jakości świadczonych przez urząd usług g) przestrzeganie procedur wydziałowych, h) promocja gminy, i) doradztwo w zakresie organizacyjnym dla komórek urzędu i jednostek organizacyjnych gminy. 3. Szczegółowe zadania naczelnika określa burmistrz w drodze zakresu obowiązków Określenie stanowiska zastępca naczelnika. 1) Cel stanowiska: nadzorowanie i rozwijanie całokształtu pracy wydziału oraz świadczenie usług przez wydział na rzecz klientów wewnętrznych i zewnętrznych podczas nieobecności naczelnika; nadzorowanie i koordynowanie pracy wydziału w zakresie określonym przez burmistrza lub naczelnika. Odpowiedzialny: wobec: burmistrza, zastępcy burmistrza, skarbnika, sekretarza, naczelnika w zależności od podległości wynikającej ze struktury organizacyjnej urzędu 3) Zastępujący : naczelnika 4) Zastępowany: nie dotyczy. za kogo: podległych pracowników danego wydziału; w czasie nieobecności naczelnika za wszystkich pracowników danego wydziału. 12

13 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) współudział w przygotowaniu projektu budżetu wydziału, b) doradzanie naczelnikowi w sprawach opcji budżetowych dotyczących wydziału, c) promocja opcji budżetowych wydziału, 2) Kierownicze a) informowanie pracowników wydziału o polityce gminy, b) prowadzenie i udostępnianie informacji finansowych w urzędzie w zakresie prowadzonych spraw, c) identyfikowanie dostępnych środków finansowych w wydziale, d) promowanie wykorzystania technik informatycznych, e) współudział w szkoleniu i rozwoju pracowników wydziału, f) koordynacja pracy podległych stanowisk w wydziale, g) doradzanie komórkom organizacyjnym w razie potrzeby i współdziałanie z nimi, 3) Nadzór a) nadzorowanie pracy podległych pracowników wydziału, b) współorganizowanie i uczestniczenie w zebraniach wydziału, 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) utrzymywanie kontaktów z jednostkami niezbędnymi do funkcjonowania wydziału, 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych i umów w zakresie właściwości powierzonych spraw, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych dotyczących powierzonych spraw, c) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wydawanych dokumentów, 6) Polityka a) identyfikowanie spraw związanych z powierzonymi zadaniami wydziału do rozważenia przez burmistrza, b) wprowadzanie w życie decyzji przełożonych w ramach wydziału, c) rozwijanie polityki świadczenia usług realizowanych przez wydział, d) doradztwo w sprawach struktury wydziału, 7) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) zapewnienie przestrzegania przepisów BHP przez podległych pracowników, c) zapewnienie przestrzegania przepisów BHP w miejscach, za które jest odpowiedzialny 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie usług świadczonych przez wydział, b) monitorowanie świadczonych przez wydział usług, c) przestrzeganie procedur wydziałowych, d) promocja gminy, 3. Szczegółowe zadania zastępcy naczelnika określa burmistrz w formie zakresu obowiązków Określenie stanowiska kierownik. 1) Cel stanowiska: nadzorowanie i rozwijanie całokształtu pracy referatu oraz świadczenia usług przez referat na rzecz klientów wewnętrznych i zewnętrznych. 2) Odpowiedzialny: 13

14 Wobec: burmistrza, zastępcy burmistrza, skarbnika, sekretarza i naczelnika w zależności od podległości wynikającej ze struktury organizacyjnej urzędu, Za kogo: wszystkich pracowników referatu 3) Zastępujący : naczelnika 4) Zastępowany: przez pracownika wyznaczonego przez burmistrza. 2. Zakres odpowiedzialności i zadania związane z tym stanowiskiem: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budżetu referatu, b) monitorowanie i kontrola budżetu referatu, c) kierowanie, monitorowanie i kontrola wydatków referatu, d) doradzanie członkom kierownictwa w sprawach opcji budżetowych referatu, e) promocja opcji budżetowych referatu, f) opracowanie wersji budżetu referatu oraz ukierunkowanie pracy referatu w ramach dostępnych środków, g) autoryzowanie płatności referatu, 2) Kierownicze a) nadzorowanie procedur finansowych referatu, b) prowadzenie i udostępnianie informacji finansowej referatu, c) identyfikowanie dostępnych środków finansowych, d) promowanie wykorzystania technik informatycznych w referacie, e) szkolenie i rozwój pracowników referatu, f) koordynacja pracy poszczególnych stanowisk, g) uczestniczenie w zebraniach kierownictwa, h) doradzanie innym wydziałom i komórkom w razie potrzeby oraz współdziałanie z nimi, i) ocena podległych pracowników, j) wprowadzanie zmian organizacyjnych w referacie, k) ocena osiągnięć podległych pracowników w referacie, l) nadzorowanie procedur zamówień publicznych, ochrony danych osobowych, informacji niejawnych oraz statystycznych w referacie, 3) Nadzór a) nadzorowanie pracy referatu i jego pracowników, b) zapewnienie kompletności i ścisłości prowadzonych akt, c) wprowadzenie nowych pracowników do zespołu, 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) utrzymywanie kontaktów z jednostkami niezbędnymi do funkcjonowania referatu, c) szkolenie nowych pracowników w procedurach referatu, d) organizowanie i uczestniczenie w zebraniach referatu. 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych i umów dotyczących pracy referatu, b) stosowanie przepisów prawnych w pracy referatu, c) zagwarantowanie zgodności pracy referatu z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru stosownych przepisów, 14

15 e) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wydawanych dokumentów, f) dostarczanie informacji odpowiednim ministerstwom w zakresie przewidzianym odrębnymi przepisami, g) autoryzacja wydawanych dokumentów przez siebie lub pracowników podległego referatu, h) wydawanie decyzji administracyjnych w ramach posiadanych upoważnień, i) współpraca z radcą prawnym urzędu w zakresie zgodności pracy referatu z przepisami prawa 6) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) identyfikowanie /zaspokajanie potrzeb szkoleniowych pracowników referatu w zakresie BHP, c) zapewnienie przestrzegania przepisów BHP przez podległych pracowników, d) przeprowadzanie ocen zagrożeń w pracy referatu, e) zagwarantowanie bezpieczeństwa użytkownikom w miejscach, za które odpowiedzialny jest referat. 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie usług świadczonych przez referat, b) monitorowanie/kontrola świadczonych usług, c) zapewnienie zachowania standardów jakości usług świadczonych przez referat, d) ustalenie priorytetów wykorzystania dostępnych środków, e) wydawanie zaświadczeń, dokumentów. 3. Szczegółowe zadania kierownika referatu określa burmistrz w drodze zakresu obowiązków Określenie stanowiska - Samodzielne Stanowisko ds. Kontroli Zarządczej. 1) Cel stanowiska: kontrola całokształtu pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy pod kątem zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy 2) Odpowiedzialny: Wobec: burmistrza Za kogo: nie dotyczy 3) Zastępujący : nie dotyczy 4) Zastępowany: przez wyznaczonego przez burmistrza pracownika 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budżetu własnego, 2)Kierownicze a) uczestniczenie w zebraniach kierownictwa, b) stosowanie procedur dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania, 15

16 3) Nadzór a) zapewnianie kompletności i ścisłości prowadzonych akt, b) przygotowywanie raportów dotyczących przydatności pracownika na stanowisku kontrolowanym, 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, c) członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych, d) przedstawianie burmistrzowi zagadnień związanych z realizowanymi zadaniami, e) przygotowywanie analiz i sprawozdań dla Burmistrza, f) prowadzenie planowanych kontroli działalności komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych gminy, g) udzielanie pomocy, w zakresie doradztwa, podczas prowadzonych kontroli zewnętrznych (za zgodą Burmistrza), h) rzetelne, obiektywne i niezależne: - ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, - określanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień, - przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień, 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych w swojej pracy, c) zagwarantowanie zgodności pracy z przepisami prawnymi, d) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wydawanych dokumentów, e) autoryzacja wydawanych dokumentów, 6) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) zagwarantowanie bezpieczeństwa użytkownikom w miejscach, za które jest odpowiedzialny, 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie świadczonych usług, b) zapewnianie zachowania standardów jakości świadczonych usług, c) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków w ramach swojego budżetu, 3. Szczegółowe zadania samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli Zarządczej określa Burmistrz w drodze ustalenia zakresu obowiązków Określenie stanowiska - Samodzielne Stanowisko ds. Audytu Wewnętrznego. 1) Cel stanowiska: systematyczna ocena realizacji kontroli zarządczej w pracy komórek organizacyjnych urzędu i jednostek organizacyjnych 16

17 gminy oraz świadczenie usług doradczych na rzecz organów gminy. Prowadzenie audytów wewnętrznych. 2) Odpowiedzialny: Wobec: burmistrza Za kogo: nie dotyczy 3) Zastępujący : nie dotyczy 4) Zastępowany: nie dotyczy 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budżetu własnego, b) doradzanie kierownictwu urzędu w sprawach opcji budżetowych, 2)Kierownicze a) identyfikowanie dostępnych środków finansowych, b) promowanie wykorzystania technik informatycznych, c) uczestniczenie w zebraniach kierownictwa, d) proponowanie zmian organizacyjnych w wyniku przeprowadzonych audytów wewnętrznych, e) stosowanie procedur dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania, 3) Nadzór a) zapewnianie kompletności i ścisłości prowadzonych akt, b) przygotowywanie wniosków do burmistrza o zwolnienie pracownika w związku ze stwierdzeniem podczas kontroli rażących nieprawidłowości w jego pracy. 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) utrzymywanie kontaktów z powiatem i województwem, c) członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych, d) przedstawianie burmistrzowi zagadnień związanych z realizowanymi zadaniami, e) przygotowywanie analiz i sprawozdań Burmistrzowi, f) przeprowadzanie audytów wewnętrznych, g) sporządzanie rocznego planu audytu, h) przedstawianie burmistrzowi sprawozdania z wykonania planu audytu za rok poprzedni, i) rzetelne, obiektywne i niezależne: - ustalanie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania kontroli zarządczej, - określanie oraz analiza przyczyn i skutków występujących nieprawidłowości, - przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia nieprawidłowości, 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw na stanowisku audytu wewnętrznego, 17

18 b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych w swojej pracy, c) zagwarantowanie zgodności pracy z przepisami prawnymi, d) prowadzenie rejestru akt stałych audytu, 6) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) zagwarantowanie bezpieczeństwa użytkownikom w miejscach, za które jest odpowiedzialny, 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie świadczonych usług, b) monitorowanie/kontrola świadczonych usług, c) zapewnianie zachowania standardów jakości świadczonych usług, d) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków w ramach swojego budżetu, 3. Szczegółowe zadania Samodzielnego Stanowiska ds. Audytu Wewnętrznego określa Burmistrz w drodze ustalenia zakresu obowiązków Określenie stanowiska - Samodzielne Stanowisko ds. Archiwum Zakładowego - -Archiwista. 1) Cel stanowiska: bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z rzeczowego wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw; prowadzenie archiwum zakładowego 2) Odpowiedzialny: Wobec: burmistrza, zastępcy burmistrza, sekretarza, w zależności od podległości wynikającej ze struktury organizacyjnej urzędu, Za kogo: nie dotyczy 3) Zastępujący : nie dotyczy 4) Zastępowany: przez pracownika urzędu wyznaczonego przez burmistrza 2. Zadania związane z tym stanowiskiem i zakres odpowiedzialności: 1) Finansowe a) przygotowanie projektu budżetu własnego, 2)Kierownicze a) uczestniczenie w zebraniach kierownictwa, b) stosowanie procedur dotyczących ochrony danych osobowych, informacji niejawnych, statystycznych i ochrony innych informacji prawnie chronionych oraz związanych z systemami jakości i zarządzania, 3) Nadzór a) zapewnianie kompletności i ścisłości prowadzonych akt, b) nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z rzeczowego wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw 18

19 4) Zawodowe a) pracownik samorządowy, b) koordynator czynności kancelaryjnych c) członkostwo w stowarzyszeniach zawodowych, d) przedstawianie burmistrzowi zagadnień związanych z realizowanymi zadaniami, e) przygotowywanie analiz i sprawozdań dla Burmistrza, f) prowadzenie archiwum zakładowego, g) przeprowadzanie szkoleń pracowników w sprawach dotyczących instrukcji kancelaryjnej oraz archiwizacji wytworzonej dokumentacji. 5) Prawne a) przygotowywanie projektów aktów prawnych w zakresie prowadzonych spraw, b) interpretacja i stosowanie przepisów prawnych w swojej pracy, c) zagwarantowanie zgodności pracy z przepisami prawnymi, d) zapewnienie poprawności i ścisłości prawnej wykonywanych czynności i wydawanych dokumentów, e) autoryzacja wydawanych dokumentów. 6) BHP a) osobiste przestrzeganie przepisów BHP, b) zagwarantowanie bezpieczeństwa użytkownikom w miejscach, za które jest odpowiedzialny. 8) Świadczenie usług a) aktywne promowanie świadczonych usług, b) zapewnianie zachowania standardów jakości świadczonych usług, c) ustalanie priorytetów wykorzystania dostępnych środków w ramach swojego budżetu. 3. Szczegółowe zadania Samodzielnego Stanowiska ds. Archiwum Zakładowego określa burmistrz w drodze ustalenia zakresu obowiązków. IV. ZAKRESY DZIAŁANIA KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH Wydział Organizacyjny OR realizuje swoje zadania poprzez: 1) zapewnienie sprawnej organizacji funkcjonowania urzędu, 2) racjonalne gospodarowanie etatami i funduszem płac, 3) obsługę rady, 4) prowadzenie zbioru aktów prawa miejscowego i wydawnictw promulgacyjnych oraz ich udostępnianie klientom, 5) opracowywanie materiałów z obrad rady i komisji rady oraz przekazywanie ich właściwym adresatom, 6) sporządzanie protokołów z obrad rady i posiedzeń komisji, 7) prowadzenie rejestrów: uchwał rady i zarządzeń burmistrza, wniosków i opinii komisji, interpelacji i wniosków radnych, 8) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy, 9) prowadzenie i dokumentowanie (przy współudziale wydziału finansowego) spraw dotyczących nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, przebiegu pracy, rent i emerytur, jubileuszy oraz odznaczeń, 10) prowadzenie spraw dotyczących szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników urzędu, 11) opracowywanie projektów i realizowanie planów budżetu urzędu, 19

20 12) administrowanie ratuszem oraz budynkami: USC i przy ul. Powstańców Wlkp. 3, 13) gospodarowanie środkami rzeczowymi oraz zabezpieczanie mienia urzędu, 14) załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, 15) gospodarowanie drukami i formularzami, 16) wdrażanie postępu pracy w urzędzie, 17) zabezpieczanie informacji wizualnej dla klientów urzędu, 18) wykonywanie obsługi kancelaryjnej urzędu, 19) prowadzenie ewidencji obwieszczeń i ogłoszeń urzędowych przekazywanych do wydziału oraz obsługa tablicy ogłoszeń urzędu, 20) plakatowanie aktów prawnych rady miejskiej, burmistrza i innych związanych z funkcjonowaniem urzędu, 21) uczestniczenie w procedurach zamówień publicznych dotyczących wydziału, 22) prowadzenie działań promocyjnych gminy wyznaczonych przez burmistrza, 23) zapewnienie prawidłowej obsługi obywateli przez urząd, 24) obsługę administracyjno-gospodarczą urzędu oraz zapewnienie prawidłowych warunków pracy pracownikom urzędu, 25) prowadzenie rejestru upoważnień do załatwienia spraw w imieniu burmistrza, 26) prowadzenie sekretariatu burmistrza i jego zastępcy, 27) obsługa i prowadzenie punktu obsługi interesantów, 28) organizacja spisów powszechnych, 29) organizacja wyborów, referendów i konsultacji z wyjątkiem wyborów sołtysów i rad sołeckich, 30) przygotowywanie i wydawanie materiałów promocyjnych do folderów, informatorów, katalogów, 31) organizowanie spotkań i imprez z udziałem przedsiębiorców, instytucji, przedstawicieli administracji publicznej i gości zagranicznych, 32) tłumaczenie tekstów i rozmów z języków obcych, 33) współpraca ze środkami masowego przekazu, 34) współpraca z referatem teleinformatycznym w zakresie prowadzenia strony internetowej, 35) współpraca z Wydziałem Obywatelskim i Spraw Obronnych w zakresie prowadzenia kontaktów z partnerami gospodarczymi, kreowania aktywności gospodarczej mieszkańców gminy oraz wspierania rozwoju MŚP, 36) przygotowywanie ofert inwestycyjnych gminy, 37) koordynowanie prac komórek organizacyjnych urzędu w zakresie promocji gminy i współpracy zagranicznej, 38) współpraca z Magazynem Lubskim, 39) współpraca z Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej i komórkami organizacyjnymi urzędu w zakresie opracowywania i realizacji gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych. 40) wykonywania zadań związanych z bhp i ochroną ppoż. obiektów administrowanych przez urząd. 2. Wydział Finansowy FN realizuje swoje zadania: 1) w zakresie planowania i realizacji budżetu gminy: a) zbieranie materiałów niezbędnych do opracowania projektu uchwały budżetowej, b) opracowywanie projektu budżetu gminy i objaśnień do tego projektu, 20

21 c) przekazywanie właściwym jednostkom do realizacji zadań i ustaleń wynikających dla nich z uchwalonego budżetu gminy, d) zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonania budżetu gminy, a w szczególności czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej, e) przygotowywanie wniosków dotyczących zmian w budżecie gminy, f) opracowywanie sprawozdań i informacji (rocznych i okresowych) z wykonania budżetu gminy oraz działalności finansowej gminy, g) przygotowywanie projektów uchwał rady miejskiej dotyczących gospodarki finansowej gminy, h) sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych gminy w tym: nadzór nad prawidłowością dysponowania przyznanymi jednostkom środkami budżetowymi gminy oraz gospodarowania mieniem komunalnym, i) prowadzenie rachunkowości budżetu gminy i urzędu, w tym księgowości syntetycznej i analitycznej związanej z bieżącą realizacją budżetu, j) dokonywanie kontroli wewnętrznej operacji gospodarczych, k) analiza wykorzystania środków przekazywanych z budżetu gminy innym podmiotom, l) współpraca z urzędami skarbowymi i Regionalną Izbą Obrachunkową w Zielonej Górze; 2) w zakresie mienia komunalnego: a) prowadzenie ewidencji finansowo-księgowej składników mienia komunalnego, b) księgowanie i egzekwowanie należnych opłat za korzystanie z gruntów komunalnych oraz opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntów i opłat ratalnych za nabyte na własność lokale mieszkalne, użytkowe oraz inne nieruchomości, c) sporządzania wniosków do sądu o wykreślenie z ksiąg wieczystych długów i ciężarów, 3) w zakresie podatków i opłat: a) opracowywanie projektów uchwał rady w sprawach podatków i opłat lokalnych, b) dokonywanie wymiaru i poboru podatków i opłat lokalnych, które zgodnie z ustawami szczegółowymi stanowią dochody budżetu gminy i których wymiar i pobór należy do właściwości organu podatkowego, c) zbieranie materiałów informacyjnych niezbędnych do dokonania wymiaru podatków i opłat, d) przeprowadzanie kontroli podatników i opłat w zakresie prawidłowości przedmiotu opodatkowania i terminów płatności podatków i opłat, e) przygotowywanie projektów decyzji dotyczących umarzania, rozkładania na raty oraz odraczania terminów płatności podatków i opłat lokalnych, f) nadawanie biegu odwołaniom w sprawach podatków i opłat lokalnych, g) prowadzenie księgowości podatków i opłat oraz sprawozdawczości w tym zakresie, a także wystawiania zaświadczeń w tym zakresie. h) egzekwowanie zaległych należności podatkowych, w tym wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych na zaległości podatkowe, i) udzielanie organom egzekucyjnym, w tym również sądowym żądanych informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji, 21

22 j) prowadzenie postępowania egzekucyjnego w celu odzyskania należności z tytułu opłat za gospodarowanie odpadami, k) monitorowanie udzielonej pomocy dla przedsiębiorców; 4) w zakresie płac: a) prowadzenie spraw związanych z naliczaniem i wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom urzędu, przedszkoli oraz innym osobom z tytułu wynagrodzeń za umowy zlecenia, o dzieło oraz umów prowizyjnych, b) prowadzenie spraw związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych od wynagrodzeń wymienionych w pkt. a), c) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników i osób wymienionych w pkt. a), w szczególności współdziałanie w tym zakresie z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, d) prowadzenie spraw związanych z wypłatą diet i odprowadzeniem należnych podatków i składek na ubezpieczenie społeczne, e) prowadzenie spraw z zakresu zasiłków z ubezpieczenia społecznego, f) wystawianie dokumentacji dot. wynagrodzeń związanej z przejściem na emeryturę lub rentę, g) wystawianie zaświadczeń na żądanie pracowników; 5) w zakresie obsługi kasowej: a) prowadzenie kasy urzędu, b) pobieranie z banku gotówki na wypłatę należności oraz odprowadzanie do banku gotówki wpłaconej do kasy, c) przyjmowanie wszelkich należności pieniężnych stanowiących dochód budżetu gminy, d) sporządzanie raportów kasowych i rozliczanie kasy, e) sprzedaż znaczków skarbowych, f) dokonywanie wypłat na podstawie zatwierdzonych dokumentów kasowych. 3. Urząd Stanu Cywilnego USC realizuje zadania w zakresie: 1) rejestracja dotycząca urodzeń: a) dzieci urodzonych na terenie Gminy Lubsko (akty typowe), b) dzieci obywateli polskich urodzone poza granicami RP (akty nietypowe), c) sporządzanie aktów urodzenia. d) uznanie ojcostwa przed kierownikiem USC, e) nadanie dziecku nazwiska męża matki, f) zgłoszenie urodzenia dziecka, którego akt urodzenia będzie sporządzony w innym USC niż USC zgłoszenia, g) wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego, h) powiadamianie sądu opiekuńczego o zdarzeniu uzasadniającym wszczęcie postępowania z urzędu, i) zmiana imienia dziecka na podstawie pisemnego oświadczenia, 2) rejestracja dotycząca małżeństw: a) przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz oświadczeń o wyborze nazwisk małżonków i dzieci z tego małżeństwa, b) przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, 22

23 c) wydawanie decyzji na zawarcie małżeństwa przed upływem miesięcznego terminu wyczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego, d) sprawdzanie tożsamości osób wstępujących w związek małżeński, e) występowanie do sądu w sprawach możności i niemożności zawarcia małżeństwa, f) sporządzanie zaświadczeń o możności zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej, g) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą, h) rejestracja małżeństw wyznaniowych, i) przyjmowanie oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa, j) uznawanie i wykonywanie orzeczeń sądowych, k) sporządzanie aktu małżeństwa: l) unieważnienie małżeństwa, m) unieważnienie aktu: n) zmiana nazwiska w wyniku ustalenia ojcostwa mężczyzny, który wcześniej zawarł małżeństwo. 3) sporządzanie aktów zgonu, 4) prowadzenie korespondencji konsularnej; 5) prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorczych i wydawanie zaświadczeń o ich braku, zaginięciu lub zniszczeniu; 6) sporządzanie wzmianek marginesowych i przypisków w aktach stanu cywilnego, 7) wydawanie decyzji w zakresie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego, uzupełnienia aktów stanu cywilnego, 8) organizacja uroczystości rodzinnych Złote Gody, 9) sporządzanie testamentów, 10) sporządzanie wniosków za długoletnie pożycie małżeńskie, 11) prowadzenie statystyki urodzeń, małżeństw, zgonów, 12) prowadzenie dokumentacji i postępowania dotyczącego unieważnienia aktu stanu cywilnego tego samego zdarzenia, 13) sporządzanie odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego, 14) administracyjna zmiana imienia i nazwiska, 15) wykonywanie innych czynności wynikających z obowiązujących przepisów. 4. Wydział Spraw Obywatelskich i Obronnych OB realizuje w zakresie: 1) prowadzenie spraw w dziedzinie obrony cywilnej: a) w zakresie operacyjnym, b) w zakresie ostrzegania i alarmowania, c) w zakresie ochrony przed skażeniami, d) w zakresie działalności szkoleniowej, e) w zakresie świadczeń, f) w zakresie organizacyjnym, g) w zakresie popularyzacji obrony cywilnej, h) w zakresie inżynieryjno-technicznym, i) w zakresie zaopatrzenia materiałowo-technicznego. 2) prowadzenie spraw w dziedzinie obronności: a) opracowywanie i utrzymanie w stałej aktualności dokumentacji dotyczącej osiągania gotowości obronnej, 23

24 b) planowanie przedsięwzięć organizacyjno-technicznych w zakresie utrzymania i funkcjonowania dotychczasowych i zapasowych miejsc pracy, c) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji związanej z organizacją i funkcjonowaniem stałego dyżuru w urzędzie, a także nadzorowanie tych spraw w zakładach pracy na terenie gminy, d) współdziałanie z kierownikami przedsiębiorstw i innych jednostek organizacyjnych działających na obszarze gminy w zakresie planowania i organizowania przedsięwzięć obronnych. 3) prowadzenie spraw w dziedzinie zarządzania kryzysowego: a) prace Zespołu Zarządzania Kryzysowego, b) planowanie i prognozowanie działań w wypadku wystąpienia zagrożeń miejscowych oraz ich analizowanie, c) planowanie i organizowanie systemów ostrzegania ludności, d) organizacja łączności alarmowej, e) zapobieganie i reagowanie w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych, f) planowanie zabezpieczenia gminy przed powodzią oraz analizowanie zagrożenia, g) akcje przeciwpowodziowe, h) współpraca ze służbami, inspekcjami i strażami w zakresie planowania i działań w warunkach kryzysowych. 4) prowadzenie spraw wojskowych: a) z zakresu kwalifikacji wojskowej: b) z zakresu prowadzenia rejestracji osób kończących 18 lat w danym roku, c) planowanie i realizacja świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz Sił Zbrojnych, d) prowadzenie wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej, e) czynności związane z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, f) opiniowanie wniosków o odroczenie służby wojskowej z tytułu konieczności sprawowania przez poborowych bezpośredniej opieki nad członkami rodziny, g) gromadzenie dokumentów niezbędnych do przygotowania decyzji o konieczności sprawowania przez osobę podlegającą obowiązkowi odbycia zasadniczej służby wojskowej bezpośredniej opieki nad członkami rodziny, h) przygotowywanie decyzji w zakresie przejęcia finansowania opłat mieszkaniowych za żołnierzy samotnych i posiadających na utrzymaniu członków rodziny, i) ustalanie i wypłacanie żołnierzom rezerwy świadczeń rekompensujących utracone wynagrodzenie z tytułu odbytych ćwiczeń wojskowych, j) reklamowanie osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i czasie wojny, k) opracowywanie i utrzymanie w stałej aktualności dokumentacji dotyczącej osiągania gotowości obronnej, l) wykonywanie zadań z zakresu natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych, rezerwami osobowymi oraz zasobami środków transportowych, maszyn i urządzeń wynikających z założeń akcji kurierskiej, m) sporządzanie i aktualizacja planów świadczeń na rzecz obrony na czas wojny i ogłoszenia mobilizacji, 5) nakładanie obowiązku świadczeń osobistych na rzecz obronności i ich wykonywanie, 6) współpraca z organizacjami pozarządowymi w dziedzinie OC, 24