Przedszkola Samorządowego nr 64 pn. Akademia Jasia i Małgosi w Białymstoku ul. St. Dubois Białystok

Transkrypt

1 Projekt Przedszkolaki odkrywają świat nr RPO /16 współfinansowany jest przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Przedszkole Samorządowe nr 4 w Białymstoku ul. Sokólska Białystok ZAPYTANIE OFERTOWE Białystok, 07 lutego 2018 r. Przedmiotem zapytania ofertowego jest wybór wykonawców/trenerów do realizacji zajęć dodatkowych: W królestwie szachów (nauka gry w szachy) dla 33 grup w ramach projektu pn. Przedszkolaki odrywają świat, nr RPO /16 realizowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata Oś Priorytetowa III. Działanie 3.1 Kształcenie i edukacja, Poddziałanie Zapewnienie równego dostępu do wysokiej jakości edukacji przedszkolnej I. ZAMAWIAJĄCY: Przedszkole Samorządowe nr 4 w Białymstoku ul. Sokólska Białystok działający w imieniu własnym i na rzecz: Przedszkola Samorządowego nr 64 pn. Akademia Jasia i Małgosi w Białymstoku ul. St. Dubois Białystok Przedszkola Samorządowego nr 68 im. Janusza Korczaka w Białymstoku ul. Mieszka I Białystok II. MIEJSCE PUBLIKACJI OGŁOSZENIA : Strona III. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA : Zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego zapytania jest finansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Kod CPV: usługi edukacyjne i zawodowe Przedmiotem zapytania ofertowego jest przeprowadzenie zajęć dodatkowych W królestwie szachów (nauka gry w szachy) z podziałem na trzech Zamawiających (3 części): dla 33 grup średnio 8 osobowych - uczestników i uczestniczek projektu pn. Przedszkolaki odrywają świat, nr RPO /16, realizowanego w okresie od do w ramach 1

2 Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata , Poddziałanie Zapewnienie równego dostępu do wysokiej jakości edukacji przedszkolnej. Uczestnikami projektu są dzieci w wieku przedszkolnym określonym w Ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty uczęszczające do Przedszkola Samorządowego nr 4 w Białymstoku, Przedszkola Samorządowego nr 64 pn. Akademia Jasia i Małgosi w Białymstoku oraz Przedszkola Samorządowego nr 68 im. Janusza Korczaka w Białymstoku. a) Rodzaj zajęć: Koło zainteresowań: zajęcia dodatkowe rozwijające kompetencje i zainteresowania. b) Cel zajęć: Rozwijanie wyobraźni i inteligencji, logicznego myślenia, zdolności do działania w zespole i osiągania zamierzonego celu, wyrabianie poczucia ładu, porządku i estetyki, kształtowanie percepcji wzrokowej, kształtowanie pamięci, umiejętności abstrakcyjnego i logicznego myślenia, rozwijanie wyobraźni przestrzennej. c) Miejsce realizacji zajęć: - Przedszkole Samorządowe nr 4 w Białymstoku, ul. Sokólska 2, Białystok, - Przedszkole Samorządowe nr 64 pn. Akademia Jasia i Małgosi w Białymstoku, ul. St. Dubois 12, Białystok, - Przedszkole Samorządowe nr 68 im. Janusza Korczaka w Białymstoku, ul. Mieszka I 19, Białystok, d) Zamawiający przewiduje utworzenie maksymalnie 33 grup liczących średnio 8 osób. e) Czas trwania i forma przeprowadzenia zajęć: W projekcie przewidziano: łącznie 836 godzin zegarowych zajęć nauki gry w szachy, przy założeniu, że utworzone zostaną 33 grupy, w podziale na części: Część I: - Przedszkole Samorządowe nr 4 w Białymstoku: 228 godzin = 9 grup średnio 8 osobowych, po 3 grupy w każdym roku, w tym: - w roku szkolnym 2017/2018 (luty 2018 czerwiec 2018): 69 godzin, - w roku szkolnym 2018/2019 (wrzesień 2018 czerwiec 2019): 114 godzin, - w roku szkolnym 2019/2020 (wrzesień 2019 grudzień 2019): 45 godzin, Część II: - Przedszkole Samorządowe nr 64 pn. Akademia Jasia i Małgosi w Białymstoku: 380 godzin = 15 grup średnio 8 osobowych, po 5 grup w każdym roku, w tym: - w roku szkolnym 2017/2018 (luty 2018 czerwiec 2018): 115 godzin, - w roku szkolnym 2018/2019 (wrzesień 2018 czerwiec 2019): 190 godzin, - w roku szkolnym 2019/2020 (wrzesień 2019 grudzień 2019): 75 godzin, Część III: - Przedszkole Samorządowe nr 68 im. Janusza Korczaka w Białymstoku, 228 godzin = 9 grup średnio 8 osobowych, po 3 grupy w każdym roku, w tym: - w roku szkolnym 2017/2018 (luty 2018 czerwiec 2018): 69 godzin, - w roku szkolnym 2018/2019 (wrzesień 2018 czerwiec 2019): 114 godzin, - w roku szkolnym 2019/2020 (wrzesień 2019 grudzień 2019): 45 godzin. Zakłada się możliwość zmniejszenia liczby uczestników/czek i liczby tworzonych grup w przypadku niezrekrutowania wymaganej liczby uczestników/czek oraz możliwość przesuwania ilości godzin pomiędzy poszczególnymi latami realizacji projektu ze względów organizacyjnych. W takiej sytuacji zakres umowy ulega odpowiedniemu zmniejszeniu/zmianie, a termin realizacji umowy upływa z dniem realizacji umowy dla ostatniej utworzonej grupy. Czas realizacji zajęć: luty 2018 r. - grudzień 2019 r. Zajęcia realizowane będą dwa razy w tygodniu po 0,5 godziny zegarowej. 2

3 Na zakończenie zajęć Wykonawca obowiązany jest zorganizować w każdym z przedszkoli Turnieje (zawody) szachowe: w miesiącach: czerwiec 2018 r. oraz czerwiec 2019 r. Udział w turniejach biorą dzieci uczęszczające na zajęcia. Wykonawca poprowadzi zajęcia zgodnie z harmonogramem zajęć ustalonym przez Zamawiających. f) Metody prowadzenia zajęć: Ćwiczenia praktyczne. Praca indywidualna i grupowa. Zajęcia przy udziale nauczyciela wychowania przedszkolnego celem doskonalenia kompetencji i metod pracy nauczycieli oraz utrwalania treści z dziećmi. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru więcej niż 1 trenera. Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy przysługuje wynagrodzenie na podstawie wystawionego przez niego rachunku lub faktury oraz przedłożeniu wymaganej przez Zamawiającego dokumentacji, wskazującej na prawidłowe wykonanie zadania (m.in. ewidencji czasu pracy). Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 30 dni od przedłożenia przez Wykonawcę rachunku/faktury, pod warunkiem dostępności środków finansowych na koncie projektu. Zamawiający informuje, że termin płatności wynagrodzenia Wykonawcy uzależniony będzie od terminu wpłynięcia na konto Zamawiającego środków przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych z realizacją projektu, w tym dostępności środków na pokrycie wydatków związanych z zatrudnieniem Wykonawcy i może ulegać niezależnym od Zamawiającego opóźnieniom. Wykonawca zobowiązuje się nie dochodzić ewentualnego roszczenia o odsetki powstałe w wyniku nieterminowej zapłaty wynagrodzenia. Wynagrodzenie będzie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. V. ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY WYNIKAJĄCE ZE ŚWIADCZENIA USŁUG W PROJEKCIE: 1. Przeprowadzenia zajęć w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (zgodnie z zadeklarowaną lokalizacją na etapie wyboru Wykonawcy). 2. Przeprowadzenie zajęć w tygodniu (od poniedziałku do piątku) w godzinach od do Przygotowania harmonogramów, scenariuszy zajęć, zaakceptowanych przez Zamawiającego. 4. Prowadzenie dziennika zajęć i list obecności i przekazanie ich Zamawiającemu po zajęciach w każdej zrealizowanej grupy. 5. Prowadzenia monitoringu zakładanego celu zajęć (prowadzenie kart obserwacji dzieci). 6. Dostosowanie się do harmonogramu zajęć w projekcie i specyfiki grupy odbiorców. 7. Elastyczność dotycząca zmian w harmonogramie (zmiana terminu zajęć ze względu na grupę). 8. Świadomość Wykonawcy o możliwościach odwołania/przełożenia zajęć przez Zamawiającego w dniu planowanych zajęć (w nieprzewidzianych okolicznościach dot. grupy lub przedszkola). 9. Sporządzanie na podstawie kart obserwacji dzieci kwartalnych sprawozdań i sprawozdań końcowych (po zrealizowaniu zajęć w każdej z grup) podsumowujących stopień osiągnięcia zakładanego celu zajęć. 10. Stały kontakt z Zamawiającym (na czas trwania usługi). 11. Składanie na koniec każdego miesiąca deklaracji/ewidencji czasu pracy przez trenera dla Zamawiającego o nieprzekraczaniu dopuszczalnego limitu 276 godzin miesięcznie. 12. Na wezwanie Zamawiającego dostarczenie do Biura Projektu zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. 13. Informowania Zamawiającego o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi. 14. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów dojazdu we własnym zakresie. 3

4 VI. WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: a) WARUNEK posiadania uprawnień do wykonywania określonej czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania - weryfikacja na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Warunek będzie spełniony, jeżeli z oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, będzie wynikało, że Wykonawca spełnia przedmiotowy warunek. b) OSOBY FIZYCZNE - warunek posiadania wiedzy i doświadczenia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca: a. posiada wykształcenie wyższe, b. wykaże doświadczenie w prowadzeniu zajęć z dziećmi. Weryfikacja na podstawie CV oraz oświadczenia stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zapytania. c) PODMIOTY GOSPODARCZE warunki dotyczące dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca: a. przedłoży listę osób, które będą prowadziły zajęcia w projekcie, wraz z CV oraz pisemną deklaracją gotowości tej osoby do prowadzenia zajęć w w/w projekcie. b. osoby w/w będą posiadały wykształcenie wyższe, c. wykaże doświadczenie w prowadzeniu zajęć z dziećmi. Weryfikacja nastąpi na podstawie przedłożonych dokumentów oraz na podstawie oświadczeń stanowiących załącznik nr 3 i 4 do niniejszego zapytania. d) WARUNEK sytuacji ekonomicznej i finansowej - weryfikacja na podstawie oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania Warunek będzie spełniony, jeżeli z oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, będzie wynikało, że Wykonawca spełnia przedmiotowy warunek. VII. KRYTERIA OCENY OFERTY: a) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: Spełniają warunki zamieszczone w pkt VI. b) Przy ocenie i porównaniu ofert zastosowane będzie następujące kryterium: Cena maksymalnie 100% (maksymalnie 100 punktów). VIII. ZNACZENIE I OPIS OCENY POSZCZEGÓLNYCH KYTERIÓW OFERTY: Cena 100% punktacji, obliczana według wzoru: Cena = (cena oferty najniższej / cena oferty rozpatrywanej) x 100 punktów Najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 100 pkt. 4

5 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów. WAŻNE! Przy wypełnianiu formularza oferty należy pamiętać, że: a) Wykonawca może złożyć ofertę na wszystkie części. b) W przypadku różnych ofert cenowych dla poszczególnych Przedszkoli należy złożyć załącznik nr 1 dla każdego Przedszkola oddzielnie. Z wybranymi wykonawcami zostanie podpisana umowa. IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY: 1. Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę ofertową za wykonanie zamówienia tak, aby obejmowała wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunki stawiane przez Zamawiającego. 2. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. X. PRZEWIDYWANE ZMIANY DO UMOWY: Zamawiający przewiduje następujące zmiany: a) zmniejszenie liczby uczestników zajęć, co może być spowodowane brakiem zgłoszeń w prowadzonym procesie rekrutacji, jak również przypadkami losowymi w szczególności choroby osoby, która zadeklarowała udział w zajęciach, jednak w przypadku osób zatwierdzonych do uczestnictwa, a nieobecnych Wykonawca nie ponosi strat wynikających z tej nieobecności, b) zmniejszenie ilości grup, co może być spowodowane brakiem zgłoszeń w prowadzonym procesie rekrutacji, jak również przypadkami losowymi w szczególności choroby osoby, która zadeklarowała udział w zajęciach, c) zmianę ilości godzin przypadających na jedną grupę w poszczególnych latach realizacji projektu ze względów organizacyjnych ze szczególnym uwzględnieniem konieczności przedłużenia rekrutacji, d) zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy ze względów organizacyjnych ze szczególnym uwzględnieniem konieczności przedłużenia rekrutacji. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy także w przypadkach, gdy: a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, b) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowie o dofinansowanie projektu, c) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej, d) wynikną rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów przez strony. XI. TERMIN ORAZ SPOSÓB SKŁADANIA OFERT Prosimy o złożenie oferty na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania (wraz z pozostałymi załącznikami) w terminie do 14 lutego 2018 r. (decyduje data wpływu w siedzibie Zamawiającego), drogą pocztową, przesyłką kurierską lub osobiście ze wskazaniem nazwy i adresu Oferenta: 5

6 Przedszkole Samorządowe nr 4 w Białymstoku ul. Sokólska Białystok oraz z dopiskiem: Oferta: W królestwie szachów zajęcia dodatkowe w ramach projektu: Przedszkolaki odkrywają świat Złożona oferta oraz załączniki muszą być parafowane na każdej stronie. Oferta oraz załączniki muszą być podpisane przez Oferenta. Kopie dokumentów muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Oferenta. X. KONTAKT Z ZAMAWIAJĄCYM Osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami jest Justyna Płonowska j.plonowska@wp.pl tel i Jolanta Kalinowska ps4@um.bialystok.pl, tel XI. UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia bądź unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny w przypadku zaistnienia okoliczności nieznanych Zamawiającemu w dniu sporządzania niniejszego zapytania ofertowego. 2. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny ofert wiarygodności przedstawionych przez Oferentów dokumentów, wykazów, danych i informacji. 4. Zamawiający wykluczy z postępowania Oferentów, którzy złożą ofertę niezgodną z prawdą (poświadczą nieprawdziwe informacje). 5. Ofertę Oferenta wykluczonego z postępowania uznaje się za odrzuconą. 6. Ze względu na założenia budżetowe i ograniczenia finansowe, w przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który uzyskał najwyższą liczbę punktów. W przypadku nie osiągnięcia konsensusu negocjacje będą prowadzone z kolejnymi potencjalnymi wykonawcami, którzy uzyskali największą liczbę punktów. 7. Ostateczny wybór oferentów, z którym nastąpi podpisanie umowy, nastąpi po zakończeniu ewentualnych negocjacji, zgodnie z procedurą wyboru opisaną powyżej. 8. Oferty złożone po terminie nie zostaną rozpatrzone. 9. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art k.c. 10. Oferenci uczestniczą w postępowaniu ofertowym na własne ryzyko i koszt, nie przysługują im żadne roszczenia z tytułu odstąpienia przez Zamawiającego od postępowania ofertowego. 11. Ocena zgodności ofert z wymaganiami Zamawiającego przeprowadzona zostanie na podstawie analizy dokumentów i materiałów, jakie Oferent zawarł w swej ofercie. Ocenie podlegać będzie zarówno formalna jak i merytoryczna zgodność oferty z wymaganiami. 12. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych dotyczących tylko jednego Przedszkola. 13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 14. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 15. Zamawiający może zwrócić się do Oferenta o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Oferenta. 6

7 16. Oferenci, których oferta zostanie wybrana, zostaną poinformowani pisemnie lub telefonicznie. 17. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru kolejnej wśród najkorzystniejszych ofert, jeżeli oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, uchyli się od zawarcia umowy w przedmiocie realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia, bądź w przypadku o którym mowa w pkt XI Wykluczeni są oferenci powiązani osobowo lub kapitałowo z zamawiającymi. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym, a Wykonawcą, polegające na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu udziałów lub co najmniej 10 % akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze Wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. XII. ZAWARTOŚĆ OFERTY Kompletna oferta powinna zawierać: Wszyscy oferenci: 1. Cenę usługi na formularzu oferty zgodnie ze wzorem załącznik nr Oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - załącznik nr Wykaz usług załącznik nr Oświadczenie o braku powiązania z Zamawiającym załącznik nr CV. Podmioty gospodarcze (dodatkowo): 1. Wykaz osób załącznik nr 4 7