Projekty, publikacje i główne osiągnięcia instytucji na platformie do zarządzania wiedzą doświadczenia IMP

Transkrypt

1 Projekty, publikacje i główne osiągnięcia instytucji na platformie do zarządzania wiedzą doświadczenia IMP Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

2 Użyteczność Platformy - Anna Kowalczyk

3 Zagadnienia ogólne Użytkownicy systemu pracownicy Baza wiedzy platforma jako zbiór informacji użytkowych Użytkowość wewnątrz struktury zadania służbowe Użytkowość dla Instytutu rankingi, raporty, sprawozdania Podsumowanie

4 STRUKTURA I KONTA PRACOWNIKÓW

5 Zasoby wiedzy

6 Pracownik Instytutu, Pracownik, Osoba Osoba nie musi być pracownikiem Instytutu np. współautor, redaktor językowy. Pracownik Instytutu konto osobiste. Osoba Pracownik Instytutu Pracownik funkcja pełniona w Instytucie. Każdy pracownik Instytutu może pełnić kilka takich funkcji posiadając jedno konto. Pracownik Pracownik Pracownik

7 Pracownik Instytutu a pracownik

8 Co nam to daje? Pracownik Instytutu: Dostęp do informacji: numer pokoju, numer telefonu służbowego, adres , kariera naukowa, znajomość języków obcych, specjalizacje zawodowe itp.. Powiązania pracownika Instytutu z: projektami, w których uczestniczy, publikacjami, osiągnięciami itp..

9 Co nam to daje? Pracownik: Reprezentuje mnogość funkcji, które wypełnia. Osadza każdą z tych funkcji w strukturze Instytutu. Wskazuje zależności wynikające z pełnionych obowiązków: terminu urlopów, zagranicznych staży, zastępstw. Wskazuje przełożonego i ewentualnych podwładnych. Wskazuje aktualne zadania służbowe.

10 Struktura hierarchiczna

11 Co nam to daje? Wskazuje zależności pomiędzy konkretnymi zakładami, pracowniami, laboratoriami. Wskazuje kierownika danej komórki organizacyjnej i jego podwładnych. Ułatwia zapoznanie się z pracami konkretnego działu.

12 Dział Zarzadzania Wiedzą Informacje o Zakładzie: Adres Telefon Adres poczty internetowej Opis zakładu pod kątem obowiązków służbowych i odpowiedzialności Podrzędne komórki organizacyjne np. sekcje

13 BAZA WIEDZY

14 Zbiór informacji o IMP

15 Aparatura badawcza

16 Nagrody

17 Wydarzenia

18 Co nam to daje? Możliwość gromadzenia i przetwarzania danych na różne sposoby. Możliwość przeglądania dowolnej bazy tematycznej pod różnym kątem: autora, daty, rodzaju np. publikacji, typu np. nagrody. Możliwość wykorzystania danych zawartych w systemie do pracy zawodowej. Możliwość zapoznania się z pracą i osiągnięciami innych zakładów. Śledzenie aktualności Instytutu. Możliwość generowania raportów, sprawozdań i rankingów.

19 UŻYTKOWOŚĆ WEWNĄTRZ STRUKTURY

20 Zadania bieżące a zadania zakończone

21 Co nam to daje? Możliwość weryfikacji danych. Wyższy standard organizacji pracy. Możliwość kontrolowania przez kierownika stanu pracy w zakładzie. Pilotowanie działań i etapów, na których jest każdy z poszczególnych pracowników. Archiwizacja dokumentów, wygenerowanych dzięki Platformie.

22 RANKINGI, RAPORTY, SPRAWOZDANIA

23 Sprawozdanie wczoraj i jutro Wcześniej: Konieczność przesyłania do zakładów Formularza Działalności Zakładu, w celu uzupełnienia go dla potrzeb Działu Zarządzania Wiedzą. Nieujednolicona forma zwrotna różne sposoby podawania informacji. Niekompletne informacje. Czasochłonne uzupełnianie formularza przez pracownika zakładu, wymagające zebrania informacji za cały rok działalności naukowej/klinicznej w jednym dokumencie. Zebranie formularzy zwrotnych i przetworzenie zawartych w nich informacji w Sprawozdanie z działalności IMP.

24 Sprawozdanie wczoraj i jutro Co się zmieni: Brak konieczności rozsyłania Formularza Działalności Zakładu. Ujednolicona forma przekazywanych informacji narzucona przez formularze systemowe, a w nich słowniki zamknięte, otwarte i półotwarte oraz konieczność uzupełnienia pól we właściwy sposób. Konieczność uzupełnienia wszystkich obowiązkowych pól przed zakończeniem edycji dokumentu. Prace prowadzone systematycznie przez cały rok. Wszystkie wprowadzone dane są gotowe w każdym momencie na ich wykorzystanie w celach sprawozdawczych jak i poznawczych.

25 Raporty wczoraj i jutro Wcześniej: Zebranie informacji na podstawie Formularza Działalności Zakładu i formularzy pomocniczych np. formularza liczby cytowań. Częściowo zautomatyzowany import danych z plików txt lub ręczne wprowadzanie wartości koniecznych dla raportu. Brak możliwości raportowania pewnych bloków informacji np. pokaż wszystkie cytowania za rok 2013.

26 Raporty wczoraj i jutro Co się zmieni: Brak konieczności przetwarzania danych z formularzy. W pełni elektroniczna forma przetwarzania danych. Możliwość tworzenia nowych raportów, nowych zapytań pod kątem różnych danych. Wszystkie wprowadzone dane można raportować w dowolnej chwili dla dowolnego roku lub lat. Możliwość natychmiastowego wygenerowania raportu dla osoby upoważnionej do jego otrzymania.

27 Rankingi wczoraj i jutro Wcześniej: Pracochłonne wprowadzanie danych Ranking raz do roku Brak elastyczności w tworzeniu raportów

28 Rankingi wczoraj i jutro Co się zmieni: Dane wprowadzane systematycznie Rankingu można dokonać w każdym momencie za dowolny okres czasu Elastyczność rankingu, dzięki której możemy zmieniać zasady rankingowania i tworzyć nowe raporty

29 Platforma krok ku nowoczesności Komfort łatwy i szybki dostęp do zgromadzonej wiedzy. Integracja system przygotowany jest do współpracy z innymi narzędziami. Organizacja pracy podwyższenie komfortu pracy wynikające z systematycznego wprowadzania danych. Elastyczność możliwość przetwarzania informacji pod różnym kątem. Synergia wspólne działanie wszystkich pracowników na jednym narzędziu daje większe i lepsze efekty, w tym wypadku pełniejszą i bardziej kompletną bazę wiedzy. Kompletność platforma jako narzędzie skupiające całą wiedzę o Instytucie Archiwizacja automatyczne dokumentowanie wszystkich działań na platformie.

30 PROJEKTY - Joanna Wierzbowska

31 IDEA/ZAŁOŻENIA co chcieliśmy osiągnąć? REALIZACJA,WPROWADZANIE DANYCH niezbędne informacje, współpraca, trudności EFEKT KOŃCOWY platforma, raporty, portal WIEDZA

32 ZAŁOŻENIA osoby, ich zadania i funkcje ramy czasowe, metody, narzędzia, aparatura IMP: 11 zakładów naukowych około 393 pracowników ponad 300 projektów naukowych realizowanych każdego roku cele, założenia, oczekiwane osiągnięcia oraz efekty końcowe partnerzy, instytucje koordynujące, finansujące itp Spójna, całościowa, logiczna i ustrukturyzowana wiedza dostępna w jednym konkretnym miejscu! Raporty i kalkulacje, na potrzeby różnych odbiorców

33 DANE dotyczące projektu co i jak? Zespołowa praca nad formą i kształtem formularza PROJEKT: jakie informacje powinny się znaleźć w opisie projektu co jest niezbędne, a co nie; dyskusja nad końcowymi hasłami do formularza; które informacje powinny być ogólnodostępne portal, a które powinny być udostępniane jedynie pracownikom IMP platforma; co tłumaczyć na język angielski, a co pozostawić tylko w formie polskojęzycznej? FORMULARZ DOKUMENTU: PROJEKT

34 WPROWADZANIE DANYCH: - formularz

35 - formularz

36 - formularz cd. - pola otwarte (ograniczona liczba znaków, względna swoboda w formie zapisu); - słowniki otwarte (np. słowa kluczowe, podmioty zewnętrzne, metody, projekty poprzedzające itp. do uzupełnienia w trakcie uzupełniania formularza);

37 - formularz cd. - słowniki półotwarte (np. publikacje, aparatura badawcza, wydarzenia, wyjazdy do rozszerzenia o niezbędne dla danego projektu hasła przed wprowadzaniem całego dokumentu PROJEKT );

38 - formularz cd. - słowniki zamknięte (słowniki z listą opcji do wyboru, do której podczas uzupełniania formularza Projekt niczego nowego nie możemy dodać, ani niczego nie możemy usunąć np. zasięg, typ projektu, status projektu, rola IMP)

39 WPROWADZANIE DANYCH: - Konieczność efektywnego przepływu rzetelnych, kompletnych danych dotyczących danego projektu i wszystkiego co się z nim wiąże (od tytułu i symbolu, przez wartość projektu oraz instytucje go finansujące po realizatorów, kierowników, metody, publikacje, wydarzenia i słowa kluczowe). - Kompletne informacje opisujące cały projekt + niektóre z nich wprowadzane do systemu jeszcze przed rozpoczęciem wprowadzania dokumentu PROJEKT (słowniki pół-zamknięte).

40 EFEKT KOŃCOWY - zestawienie informacji na temat wszystkich projektów realizowanych w IMP na platformie do zarządzania wiedzą dostępnej dla każdego pracownika IMP

41 EFEKT KOŃCOWY - dostępny dla każdego pracownika IMP dokładny i szczegółowy opis każdego pojedynczego projektu wraz z zależnościami i powiązaniami w obrębie całej platformy

42

43 RAPORTY Raporty ogólne i szczegółowe w zależności od tego czego szukamy czy potrzebujemy:

44

45 Przykładowo: Wykaz projektów, w których uczestniczyła konkretna osoba w danym roku lub zakresie lat:

46

47 Wykaz projektów danego zakładu, w danym roku lub zakresie lat

48

49 Wykaz projektów pod kierownictwem konkretnej osoby, w danym roku lub zakresie lat

50

51 PORTAL - PRACA, ZDROWIE, ŚRODOWISKO wiedza.imp.lodz.pl Ogólnodostępny portal Internetowy PRACA, ZDROWIE, ŚRODOWISKO

52 Portal, a w nim projekty!

53 GŁÓWNE OSIĄGNIĘCIA I PUBLIKACJE NAUKOWE Anna Radomska

54 Plan wystąpienia Publikacje naukowe na platformie i portalu Zgłaszanie osiągnięć pracowników i zakładów Ocena dorobku pracowników i zakładów

55 Publikacje pracowników IMP Artykuły naukowe Książki (monografie, podręczniki, poradniki, raporty ) Rozdziały Habilitacje Pełnotekstowe materiały konferencyjne Artykuły popularnonaukowe Wywiady, tłumaczenia Inne bibliografia papierowa baza bibliograficzna PUB dostępna online od 2013 publikacje i pełne teksty na platformie

56 Publikacja na platformie Zgłoszenie nowej publikacji Rejestracja publikacji Użytkowanie informacji o publikacji

57 Zgłoszenie publikacji Autor zgłasza nową publikację uruchamia proces Rejestracja publikacji podając podstawowe dane bibliograficzne oraz ewentualne uwagi do DZW DZW zatwierdza publikację do rejestracji, poprawy lub odrzuca zgłoszenie Autor otrzymuje informację zwrotną o przyjęciu lub odrzuceniu zgłoszenia Pracownicy DZW otrzymują w systemie zadanie Opisywanie/weryfikacja dokumentu

58 Wybór procesu

59 Formularz zgłoszenia

60 Akceptacja/odrzucenie zgłoszenia

61 Rejestracja publikacji Jeden z pracowników DZW przyjmuje zadanie Opisywanie/weryfikacja dokumentu i od tego momentu odpowiada za proces wprowadzania danych dla tej pracy W nowym formularzu wypełnia odpowiednie pola Podłącza pełen tekst publikacji Przekazuje formularz do weryfikacji innemu pracownikowi DZW Po wykonaniu zadania dane o publikacji oraz plik z pełnym tekstem są udostępniane na platformie a proces zostaje zakończony

62 Formularz publikacji

63 Użytkowanie informacji Sprawozdawczość raporty i analizy dorobku pracownika, zakładu, IMP za dowolny okres Archiwizacja i dostęp do pełnych tekstów Promocja dorobku poprzez portal

64 Informacja o publikacjach

65 Wykaz i wyszukiwanie WYSZUKIWANIE WYKAZ

66 Opis publikacji PEŁEN TEKST

67 Raporty Wykaz publikacji danego zakładu, w danym roku lub zakresie lat Wykaz publikacji danej osoby, w danym roku lub zakresie lat Wykaz publikacji, w danym roku lub zakresie lat XLS PDF

68 Raporty - przykład

69 Pełne teksty PDF

70 Pełne teksty cd.

71 Pełne teksty na portalu

72 Pozostałe osiągnięcia Akredytacja Cytowania Członkostwo w komitetach redakcyjnych Inne Materialny efekt działalności naukowej Materialny efekt działalności usługowej Nagroda Organizacja wydarzenia międzynarodowego Pozyskanie koordynacji projektu Pozyskanie projektu Promotor Recenzja artykułów Redaktor naczelny czasopisma Samodzielni pracownicy naukowi Specjalizacja zawodowa Stopień/tytuł naukowy System jakości Udział we władzach towarzystw naukowych Udział w zespołach eksperckich Uzyskanie patentu

73 Zgłaszanie osiągnięć

74 Rejestracja osiągnięć

75 Rejestracja osiągnięć cd.

76 Użytkowanie informacji

77 Ocena dorobku RAPORTY (jednoroczne, wieloletnie) - publikacje Poszczególnych pracowników Zakładów/klinik/działów IMP RANKINGI (jednoroczne, trzyletnie) - publikacje + pozostałe osiągnięcia Poszczególnych pracowników Pracowników danego zakładu Zakładów/klinik/działów

78 Rankingi Karta osiągnięć naukowych pracownika Karta osiągnięć zakładu Ranking zakładów IMP Ranking pracowników IMP Trzyletni ranking pracowników IMP Ranking pracowników zakładu/kliniki/działu Trzyletni ranking pracowników zakładu/kliniki/działu

79 Rankingi - wzory Karta osiągnięć zakładu/kliniki/działu

80 Rankingi wzory cd. Karta osiągnięć naukowych pracownika

81 Rankingi wzory cd.

82 Rankingi wzory cd.

83 Punktacja - PUBLIKACJE - PROJEKTY - OSIĄGNIĘCIA

84 Pozostałe raporty Wykaz pracowników w danej grupie raportowej Wykaz pracowników z danego zakładu Wykaz nagród, w danym roku lub zakresie lat Wykaz akredytacji, w danym roku lub zakresie lat Wykaz aparatury dla całego IMP Wykaz metod/technologii dla całego IMP Wykaz usług dla całego IMP Wykaz wydarzeń w danym roku lub zakresie lat Wykaz baz wiedzy dla IMP Wykaz patentów Wykaz wyjazdów służbowych krajowych w danym roku lub okresie czasu Wykaz wyjazdów służbowych zagranicznych w danym roku lub okresie czasu Wykaz wizyt gości w danym roku lub okresie czasu Wykaz podmiotów zewnętrznych Wykaz dokumentów formalnych w danym roku lub zakresie lat

85 Dziękujemy za uwagę