KAPITAŁ INFORMACYJNY WARUNKIEM ZARZ DZANIA WIEDZ W DOBIE KRYZYSU FINANSOWEGO

Transkrypt

1 KAPITAŁ INFORMACYJNY WARUNKIEM ZARZ DZANIA WIEDZ W DOBIE KRYZYSU FINANSOWEGO ANNA LENART Uniwersytet Gda ski Streszczenie W czasach kryzysu finansowego organizacje powinny kształtowa kapitał informacyjny. Posiadanie odpowiednich zasobów informacji i wiedzy przyczynia si do podnoszenia warto ci i wzrostu konkurencyjno ci organizacji. Sukces organizacji zale y od odpowiedniego doboru i efektywnego wykorzystania posiadanych zasobów w zarz dzaniu organizacj. W tym zakresie mo na stosowa systemy planowania zasobów przedsi biorstwa ERP (Enterprise Resource Planning). Rozproszenie zasobów informacyjnych w organizacji i jej otoczeniu powoduje konieczno integracji systemu ERP z systemem zarz dzania zasobami informacyjnymi w przedsi biorstwie ECM (Enterprise Content Management). Celem artykułu jest prezentacja mo liwo- ci i korzy ci z integracji systemu SAP ERP z systemem IBM FileNet. Ponadto w artykule ukazano system ERP jako element kapitału informacyjnego oraz istot i genez systemów ECM. Słowa kluczowe: system ERP, SAP ERP, system ECM, IBM FileNet, podej cie zasobowe, kapitał intelektualny, kapitał informacyjny, zarz dzanie informacj, zarz dzanie wiedz 1. System ERP jako element kapitału informacyjnego Zasoby s czynnikiem tworzenia przewagi konkurencyjnej i ródłem warto ci przedsi biorstwa. Ze struktury, jako ci oraz umiej tno ci tworzenia optymalnych kombinacji zasobów wynika potencjał przedsi biorstwa. Uto samiane s one ( ) z maj tkiem firmy, jej umiej tno ciami, procesami wewn trznymi, jej atrybutami, informacjami i wiedz, które s kontrolowane przez przedsi biorstwo i dzi ki którym mo e ono realizowa strategie prowadz ce do skutecznego i efektywnego działania [1]. W literaturze najcz ciej wymienia si nast puj ce kategorie zasobów: zasoby finansowe, rzeczowe, rynkowe (marka, reputacja, lojalni klienci), własno intelektualna, ludzie, zasoby organizacyjne (kultura organizacyjna, systemy informacyjne) i zasoby relacyjne. Zasoby finansowe i rzeczowe to zasoby mierzalne, które stanowi rzeczow cz przedsi biorstwa. Pozostałe zasoby, okre lane jako niemierzalne, ukryte s w ludziach i stanowi społeczn cz przedsi biorstwa (np. wiedza, kultura organizacyjna, reputacja, relacje z otoczeniem). Zasoby materialne mo na nabywa i s ujmowane w bilansie. Zasoby niematerialne nale y rozwija, gdy tworz one kapitał intelektualny (intellectual capital), czyli aktywa oparte na wiedzy, które s własno ci firmy i które w przyszło ci b d ródłem korzy ci dla firmy [2]. Posiadane zasoby i stopie ich wykorzystania przedsi biorstwo mo e kontrolowa stosuj c systemy planowania zasobów przedsi biorstwa ERP (Enterprise Resource Planning). System ERP to zestaw narz dzi informatycznych, który umo liwia zarz dzanie zasobami organizacji oraz kontrol procesów biznesowych w czasie rzeczywistym [3]. Systemy klasy ERP zdobywaj coraz

2 Anna Lenart Kapitał informacyjny warunkiem zarz dzania wiedz w dobie kryzysu finansowego 107 wi ksz popularno z wielu powodów pozwalaj zniwelowa szum informacyjny, optymalizuj przepływ danych oraz integruj dane (hurtownie danych, systemy szybkiego dost pu). Systemy te słu szybszemu znalezieniu słabych punktów przedsi biorstwa oraz szans na jego rozwój [4]. Do korzy ci wynikaj cych z zastosowania systemów ERP 1 zalicza si [6; 7; 8]: popraw płynno ci finansowej, mo liwo zastosowania dobrych praktyk w zakresie procesów biznesowych, eliminacj asymetrii informacji, dostarczanie informacji dotycz cych realizacji procesów biznesowych i wykorzystania zasobów w czasie rzeczywistym, ułatwienie współpracy i komunikacji wewn trz przedsi biorstwa oraz z innymi przedsi biorstwami, zwi kszenie kompetencji pracowników. Podej cie zasobowe (resource based approach) stało si dominuj c szkoł my lenia o zarz dzaniu organizacj w latach 90. ubiegłego wieku. Według podej cia zasobowego ró nice mi dzy przedsi biorstwami w osi ganych wynikach s rezultatem ich uposa enia w unikatowe zasoby, które determinuj ich pozycj konkurencyjn, dost pne strategie i rynki [9]. W ramach tego nurtu rozwin ło si szereg popularnych koncepcji zarz dzania, np. organizacji ucz cej si (learning organization) i zarz dzania wiedz (knowledge management). Najwi ksz warto ci organizacji ucz cej si s pracownicy oraz ich przekonanie, e poprzez wymian informacji wzbogacaj swoj wiedz i swoje umiej tno ci, które mog odda firmie. Orientacja na zasoby niematerialne jest zwi zana z koncepcj zarz dzania wiedz, która oznacza sztuk kreowania warto ci z niematerialnych aktywów, którymi dysponuje organizacja [2]. Celem zarz dzania wiedz jest zwi kszenie warto ci dodanej kapitału intelektualnego [4]. W czasach dynamicznego wzrostu wolumenu informacji, wiedza i zdolno ci twórcze człowieka stanowi główne ródło warto ci dodanej i przewagi konkurencyjnej przedsi biorstw. Informacje i wiedza istotne dla organizacji stanowi jej kapitał intelektualny. Ró ne koncepcje podziału kapitału intelektualnego zaprezentowano w literaturze [10; 11; 12]. Kapitał intelektualny obejmuje dwa elementy [12]: kapitał społeczny (kapitał ludzki i stosunki mi dzyludzkie w organizacji) i kapitał organizacyjny (kapitał relacyjny, kapitał innowacyjny, kultura organizacyjna i infrastruktura). Kapitał ludzki to warto informacji i wiedzy posiadanych i tworzonych przez pracowników organizacji, które umo liwiaj wytwarzanie produktów i usług [13]. Kapitał organizacyjny obejmuje: własno intelektualn (pateny, prawa autorskie, znak handlowy) oraz aktywa infrastrukturalne (np. kultura organizacyjna, procesy zarz dzania, system informacyjny). Jest to warto zasobów informacji i wiedzy, które nie znikaj z organizacji wraz z odej ciem pracowników [13]. Infrastruktura informatyczna, stanowi ca cz kapitału organizacyjnego, wpływa na sprawno przebiegu procesów zarz dzania informacj i wiedz. Elementem kapitału organizacyjnego jest kapitał informacyjny rozumiany jako zasoby informacyjne dotycz ce procesów biznesowych zachodz cych w organizacji oraz w jej otoczeniu. Informacja pozwala w systemach informacyjnych tworzy warto dla organizacji [14; 15]. Zasoby informacyjne (dane, informacje, wiedza, procedury, modele) stanowi kapitał niematerialny organizacji [13]. 1 W artykule celowo pomini to opis systemu ERP w uj ciu procesów biznesowych na przykładzie systemu SAP ERP oraz charakterystyk platformy SAP NetWeaver, poniewa zagadnienia te ju opisane w [5].

3 108 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009 Kształtowanie kapitału intelektualnego przedsi biorstwa wymaga współdziałania wszystkich jego elementów. Warto wytworzona w wyniku interakcji wszystkich składników kapitału intelektualnego okre lana jest jako kapitał finansowy. Efektywne zarz dzanie kapitałem intelektualnym wymaga dost pu do informacji i wiedzy o organizacji i jej otoczeniu. Ponadto niezb dne jest zapewnienie narz dzi odnajdywania oraz udost pniania informacji i wiedzy. W społecze stwie informacyjnym do podstawowych zasobów zalicza si informacj. Do najwa niejszych cech jako ciowych informacji nale [16]: dokładno, rzetelno, kompletno, aktualno, terminowo, istotno, zwi zło i u yteczno. Informacja jest rodzajem zasobu, który umo liwia poszerzanie wiedzy. Wiedza to niematerialne zasoby zwi zane z ludzkim działaniem, które odpowiednio zastosowane przyczyniaj si do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Zdecydowanie wi cej mo na osi gn posiadaj c odpowiedni informacj we wła ciwym czasie, ni dysponuj c nawet ogromnym kapitałem, bez potrzebnych informacji. ( ) Od posiadania odpowiednich informacji o organizacji i jej otoczeniu, zale y efektywno całego procesu zarz dzania [16]. Istotno informacji dla funkcjonowania organizacji wymaga traktowania jej jako cennego zasobu, którym trzeba umiej tnie zarz dza. Zarz dzanie informacj w przedsi biorstwie mo e by postrzegane w ró nych perspektywach zarz dzania [15]: zasobów przedsi biorstwa i obszarów funkcjonalnych organizacji. Z perspektywy zasobów mo na wyró ni : zarz dzanie zasobami ludzkimi, zarz dzanie finansami, zarz dzanie maj tkiem trwałym, zarz dzanie rzeczowym maj tkiem obrotowym, zarz dzanie informacj i zarz dzanie wiedz. Perspektywa funkcji dotyczy zarz dzania zaopatrzeniem, zarz dzania produkcj, zarz dzania dystrybucj i zarz dzania marketingiem. Narz dziem wspieraj cych organizacj w procesie zarz dzania informacjami w ka dej w wymienionych perspektyw s systemy ERP. Istot zarz dzania zasobami informacyjnymi jest przekazywanie odbiorcom takich informacji, na które zgłaszaj zapotrzebowanie w zwi zku z realizacj okre lonych celów. Skuteczno zarz dzania zasobami informacyjnymi zale y od spełnienia potrzeb informacyjnych u ytkowników. Do technologii gromadzenia i przetwarzania informacji w systemach informatycznych zalicza si najcz ciej: bazy i hurtownie danych. Mog to by równie bazy procedur, bazy modeli, bazy wiedzy i bazy dokumentów. W zakresie przesyłania i udost pnia informacji mo na stosowa technologie sieciowe takie, jak: Internet, intranet i ekstranet. W systemach zarz dzania zasobami informacyjnymi stosuje si równie systemy wyszukiwawcze (information retrivial), które s rodzajem systemów informacyjnych słu cych do pozyskiwania, organizowania, wyszukiwania i udost pniania informacji zgodnie z potrzebami informacyjnymi u ytkowników [17]. Warunkiem skutecznego zarz dzania zasobami informacyjnymi jest wyznaczanie osób odpowiedzialnych za bezpiecze stwo informacji (np. przydzielanie u ytkownikom praw dost pu do informacji, polityka bezpiecze stwa, archiwizacja danych). Coraz wi kszego znaczenia nabieraj równie rozwi zania z zakresu ładu korporacyjnego i zgodno ci z przepisami (governance and compliance). Konieczno stosowania tych rozwi za wynika z faktu zwi kszaj cych si potrzeb informacyjnych udziałowców firmy oraz rosn cej liczy uwarunkowa prawnych prowadzonej działalno ci (np. prawo lokalne i dyrektywy Unii Europejskiej). Rozwi zania te umo liwiaj ustalenie reguł dost pu do zasobów informacyjnych (element ładu korporacyjnego). Ponadto ich zadaniem jest zapewnienie zgodno ci realizowanych w organizacji procesów biznesowych z wymogami prawa (np. kodeks pracy, ochrona rodowiska, prawo bankowe). Działaniami, które przyczyniaj si do rozwoju kapitału informacyjnego, a tym samym kapitału intelektualnego, na poziomie organizacji s : realizacja koncepcji organizacji ucz cej si oraz

4 Anna Lenart Kapitał informacyjny warunkiem zarz dzania wiedz w dobie kryzysu finansowego 109 odpowiednie zarz dzanie wiedz. Wykorzystanie portalu korporacyjnego jako narz dzia zarz dzania wiedz w przedsi biorstwie opisano w [19]. Aby stworzy system zarz dzania wiedz organizacja musi posiada odpowiednie zasoby informacji i wiedzy. System zarz dzania wiedz powinien integrowa dost p do aplikacji niezb dnych pracownikowi w toku realizacji okre lonych procesów biznesowych, a zatem ułatwia realizacj procesów, w których wykorzystuje si nabyt wiedz. Z drugiej strony realizacja procesów biznesowych wymaga dostarczania odpowiednich usług komunikacyjnych i aplikacji [18]. Jedn z technologii informatycznych stosowanych w zarz dzaniu wiedz s systemy zarz dzania zasobami informacyjnymi przedsi biorstwa. 2. Istota i geneza systemów ECM Informacja i jej obieg oraz prezentacja maj podstawowe znaczenie dla funkcjonowania organizacji. W dobie rozwoju technologii informatycznych i globalnej gospodarki organizacje maj problemy wynikaj ce z nadmiaru informacji i wydłu enia czasu odnajdywania potrzebnych informacji. Wzrost znaczenia zarz dzania informacj przyczynił si do rozwoju systemów zarz dzania tre ci (zawarto ci ) CMS (Content Management Systems). Zarz dzanie tre ci polega na optymalizacji kontroli nad tworzeniem i dystrybucj informacji oraz funkcjonalno ci wszelkich rozwi za słu cych tym procesom [20]. Termin content management powinien by tłumaczony jako zarz dzanie (elektronicznymi) zasobami informacyjnymi [21]. W cyklu ycia zasobów informacyjnych wyró nia si : tworzenie, weryfikacj, zarz dzanie, integracj i dystrybucj. System zarz dzania tre ci to oprogramowanie, które umo liwia generowanie i publikowanie tre ci w okre lonym rodowisku oraz pó niejsze ni zarz dzanie [20]. Ró norodno potrzeb informacyjnych organizacji spowodowała konieczno wyodr bnienia wielu koncepcji systemów CMS. Najcz ciej stosowane rodzaje systemów klasy CMS to [20; 21]: system zarz dzania dokumentami DMS (Document Management System), system zarz dzania transakcjami elektronicznymi TCMS (Transactional CMS), system zarz dzania tre ci szkoleniow LCMS (Learning CMS), system zarz dzania tre ci witryny internetowej WCMS (Web CMS), system zarz dzania zasobami informacyjnymi w przedsi biorstwie ECM (Enterprise Content Management). Wymienione rozwi zania mo na stosowa w powi zaniu z systemami ERP. Obieg dokumentów jest podstawow technologi w systemach ERP (np. obieg dokumentów dotycz cych zlecenia sprzeda y). Systemy TCMS mog by zintegrowane z systemami ERP w zakresie gospodarki magazynowej (realizacja zamówienia) i rachunkowo ci (wystawianie faktury) w przypadku rejestracji zamówienia w sklepie internetowym. System LMCS mo e by stosowany w systemach ERP w ramach szkole elektronicznych dla pracowników. System WCMS mo na zastosowa do utworzenia witryny firmowej. ECM to zintegrowany system zarz dzania zasobami informacyjnymi, którego celem jest zarz dzanie dokumentami, praca grupowa, zarz dzanie transakcjami elektronicznymi, zarz dzanie tre ci szkoleniow dla pracowników, zarz dzanie tre ci witryn internetowych, zarz dzanie procesami biznesowymi BPM (Business Process Management), zarz dzanie danymi biznesowymi

5 110 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009 przechowywanymi w bazach danych oraz technologie integracji i wymiany tych danych. Systemy BPM odpowiadaj za automatyzacj, optymalizacj i monitorowanie procesów (np. obsługa kontraktów, obsługa faktur, obsługa klienta i publikowanie w Internecie) oraz zgodno z przepisami prawa (np. ochrona rodowiska) i procedurami wewn trznymi (np. procedura rekrutacji). Ramy terminologiczne okre lenia ECM oraz miejsce w ród innych metod i koncepcji zarz dzania informacjami zaprezentowano w literaturze [21]. Zarz dzanie zasobami informacyjnymi w przedsi biorstwie zostało zdefiniowane przez stowarzyszenie AIIM (Association for Information and Image Management International) jako technologie, narz dzia i metody uj cia, kierowania, przechowywania, zabezpieczania i dostarczania zawarto ci (informacji, tre ci i dokumentów) wewn trz przedsi biorstwa oraz zarz dzania i integracji tradycyjnych no ników informacji i dokumentów z elektroniczn informacj [20; 21]. W literaturze prezentowane s ró ne koncepcje ECM. Z punktu widzenia zarz dzania cyklem ycia informacji ILM (Information Lifecycle Management) oraz integracji tre ci ECM to jednolite repozytorium zasobów informacyjnych. ECM mo e by równie traktowane jako usługa dost pna z poziomu ró nych aplikacji. Inna koncepcja traktuje ECM jako oprogramowanie po rednicz ce (middleware), które wykorzystuje takie technologie, jak: architektura zorientowana na usługi SOA (Service Oriented Architecture), usługi sieciowe (web services) oraz inne narz dzia słu ce do integracji aplikacji w przedsi biorstwie EAI (Enterprise Application Integration) [20]. Decyduj c si na wdro enie systemu ECM organizacja zyskuje narz dzie, które umo liwia sprawne zarz dzanie informacjami, a procesy decyzyjne staj si bardziej czytelne i mog by szybciej realizowane [20]. Koncepcja ECM podkre la strategiczny charakter informacji i jest elementem zarz dzania strategicznego, poniewa koncentruje si przede wszystkim na tre ci informacji, która kreuje jej warto dodan, a nie tylko na jej formie [21]. Zarz dzanie elektronicznymi zasobami informacyjnymi uzupełnia zarz dzanie informacjami nie tylko o analiz tre ci udost pnianej informacji, ale tak e o szerszy punkt widzenia: analiz wielu procesów przyczyniaj cych si do powstania i rozpowszechniania informacji [21]. Jest to rozwi zanie potrzebne szczególnie w warunkach globalizacji rynku, kryzysu finansowego i turbulentnych zmian w otoczeniu organizacji. 3. Mo liwo ci i korzy ci z integracji systemów SAP ERP i IBM FileNet Zasadniczym zadaniem systemów ECM jest udost pnianie u ytkownikom zasobów informacyjnych przechowywanych w ró nych aplikacjach przedsi biorstwa oraz w Internecie. Z bada przeprowadzonych przez firm Gartner Group wynika, e pracownicy po wi caj 10-50% czasu pracy na wyszukiwanie informacji i dokumentów, a tylko 5-15% czasu na czytanie dokumentów. Ponadto dokumenty s wielokrotnie drukowane i powielane [22]. Zintegrowane rodowisko IBM FileNet obejmuje trzy obszary zwi zanie z zawarto ci, procesami i zgodno ci z przepisami. Obszar zwi zany z zawarto ci umo liwia: skanowanie, archiwizacj, tworzenie i zarz dzanie dokumentami oraz zarz dzanie tre ci witryn internetowych, a tak e współprac. Obszar procesów umo liwia przepływy procesów oraz ich symulacj i analiz, a tak e obsług formularzy elektronicznych. Obszar, który zapewnia zgodno z przepisami odpowiada za obsług dokumentów rejestrowanych, poczty elektronicznej oraz odpowiada na bezpiecze stwo systemu (w tym kontrol dost pu) [22]. Moduły systemu IBM FileNet opisano w tabeli 1. Najcz ciej rozwi zania wdra ane z u yciem systemu IBM FileNet umo liwiaj : zarz dzanie dokumentami i wyszukiwanie dokumentów,

6 Anna Lenart Kapitał informacyjny warunkiem zarz dzania wiedz w dobie kryzysu finansowego 111 zarz dzanie cyklem ycia dokumentu, archiwizacj elektroniczn oraz zarz dzanie poczt elektroniczn. Moduł Business Process Menager Content Menager Manager Image Manager Forms Manager Records Manager Team Collaboration Manager WebContent Manager ródło: Opracowanie własne na podstawie [22]. Tabela 1. Moduły systemu IBM FileNet Przeznaczenie Projektowanie, zarz dzanie, analiza i optymalizacja procesów biznesowych; Obsługa transakcji i u ytkowników; Monitorowanie procesów w czasie rzeczywistym; Symulacja procesów; Zarz dzanie dokumentami elektronicznymi i cyklem ich ycia; Zarz dzanie funkcjami kontroli, współdzielenia, dost pu i wyszukiwania dokumentów elektronicznych w dowolnym formacie i z ró nych ródeł Archiwizacja, zarz dzanie i wykorzystanie poczty elektronicznej do uruchamiania procesów biznesowych; Zarz dzanie, archiwizacja, wyszukiwanie i przegl danie, obrazów dokumentów; Projektowanie, wdra anie, wykorzystanie i zarz dzanie formularzami elektronicznymi; Zarz dzanie cyklem ycia dokumentów; Integracja procesów, dokumentów i informacji dla potrzeb pracy grupowej; Automatyzacja tworzenia, zatwierdzania i publikacji dokumentów na stronach internetowych; Ide systemów ECM jest zwi kszenie efektywno ci i zasi gu przepływu zasobów informacyjnych bez konieczno ci anga owania pracowników działu IT. System tej klasy zapewnia aktualno informacji publikowanych na stronach internetowych organizacji oraz ułatwia dost p do zasobów informacyjnych pracownikom, klientom i partnerom handlowym. Do zalet systemu IBM FileNet zalicza si równie architektur oparta na standardach technologicznych (np. HTML/XML, BPMN/BPEL), skalowalno i elastyczno architektury oraz wysoki poziom zabezpiecze zasobów informacyjnych i zgodno z regulacjami prawnymi. Korzy ci z zastosowania poszczególnych modułów systemu IBM FileNet zaprezentowano w tabeli 2. System IBM FileNet mo na zintegrowa z systemem SAP ERP w celu zwi kszenia efektywno ci pracy u ytkowników systemu SAP ERP oraz pozostałych pracowników korzystaj cych z innych aplikacji, a tak e poszerzenia zakresu zastosowania tego systemu i zmniejszenia obci enia bazy danych. W przypadku integracji dokumenty i informacje mog by udost pniane tak e poza systemem SAP ERP. U ytkownik systemu SAP ERP mo e równie korzysta z dodatkowych zewn trznych ródeł informacji i usług [23]. Obszary integracji systemu SAP ERP z systemem IBM FileNet mog dotyczy : zarz dzania dokumentami (w tym archiwizacji i skanowania), zarz dzania procesami biznesowymi, zarz dzania wiedz z u yciem portalu korporacyjnego [19] i zarz dzania zawarto ci portalu korporacyjnego oraz zarz dzania cyklem ycia dokumentów.

7 112 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009 Tabela 2. Korzy ci z zastosowania modułów systemu IBM FileNet Moduł Business Process Manager (BPM) Content Manager (CM) Manager (EM) Image Manager (IM) Forms Manager (FM) Records Manager (RM) Team Collaboration Manager (TCM) WebContent Manager (WCM) Korzy ci Zwi kszenie wydajno ci procesów, Skrócenie czasu realizacji procesów; Integracja z modułami CM i IM Wykorzystanie informacji i dokumentów elektronicznych dla potrzeb biznesowych; Integracja zarz dzania informacj i dokumentami z automatyzacj procesów (BPM); Integracja z innymi aplikacjami; Dost p do dokumentów przez przegl dark internetow ; Wykorzystanie poczty elektronicznej dla potrzeb automatyzacji procesów; Archiwizacja listów elektronicznych i zał czników; Monitorowanie poczty elektronicznej (element ładu korporacyjnego) Zarz dzanie i szybki dost p do skanowanych dokumentów, faksów, poczty elektronicznej, plików multimedialnych, wydruków itp.; Archiwizacja dokumentów zgodna z ustaw o rachunkowo ci, prawem bankowym itp. Wykorzystanie formularzy elektronicznych dla potrzeb wprowadzania danych oraz jako aplikacji do sterowania przebiegiem procesów biznesowych (BPM); Wymiana i przekazywanie danych w pracy grupowej Automatyzacja procesu zarz dzania dokumentami rejestrowanymi; Zapewnienie zgodno ci z wymogami ładu korporacyjnego; Tworzenie kopie dokumentów o istotnym znaczeniu dla firmy; Wspomaganie pracy grupowej poprzez współdzielenie zasobów informacji, wymian dokumentów i realizacj procedur; Optymalne wykorzystanie zasobów ludzkich; Synchronizacja działa zespołów projektowych; Tworzenie, zatwierdzanie i publikacja zawarto ci stron internetowych z wykorzystaniem zautomatyzowanych procesów i systemu zarz dzania dokumentami ródło: Opracowanie własne na podstawie [22]. W zakresie zarz dzania dokumentami stosuje si Application Connector for SAP, który umo liwia integracj systemu SAP ERP z platform integracyjno-aplikacyjn SAP NetWeaver i systemem IBM FileNet. Rozwi zanie to stosowane jest w celu archiwizacji danych i dokumentów z systemu SAP ERP z wykorzystaniem modułu ArchiveLink oraz integracji systemu SAP z systemami skanowania dokumentów. Korzy ci z rozszerzenia mo liwo ci funkcjonalnych systemu SAP ERP w tym zakresie to [23]: ograniczenie kosztów zu ycia papieru w wyniku archiwizacji dokumentów i wydruków;

8 Anna Lenart Kapitał informacyjny warunkiem zarz dzania wiedz w dobie kryzysu finansowego 113 usprawnienie procesów biznesowych w wyniku skanowania dokumentów i u ywania obrazów dokumentów w systemie SAP ERP (np. faktury od dostawców); podniesienie efektywno ci pracy pracowników, którzy maj szybki dost p do informacji i dokumentów z ró nych aplikacji poprzez centralne repozytorium danych i dokumentów; zwi kszenie szybko ci działania bazy danych systemu SAP ERP poprzez wyodr bnienie procesów archiwizacji i ograniczenie liczby wprowadzanych danych oraz drukowanych dokumentów; zapewnienie zgodno ci z przepisami poprzez spełnienie wymogu długoterminowego przechowywania dokumentów wynikaj cego z ustawy o rachunkowo ci; lepsze zabezpieczenie dokumentów elektronicznych, dzi ki mo liwo ci ograniczenia praw dost pu do folderów, w których przechowywane s dokumenty. W przypadku wykorzystania w organizacji portalu korporacyjnego w zakresie zarz dzania wiedz mo na równie zastosowa rozwi zania z zakresu zarz dzania zawarto ci portalu i usprawni publikowanie danych na stronach portalu korporacyjnego. System IBM FileNet (moduły Content Manager i WebContent Manager) nale y w tym obszarze zastosowania zintegrowa z komponentem platformy SAP NetWeaver (komponent SAP Enterprise Portal). Korzy ci z zastosowania systemu IBM FileNet w tym zakresie to [23]: poprawa efektywno ci pracy, udost pnianie tego systemu przez portal korporacyjny oraz integracja z procesami biznesowymi realizowanymi w systemach innych producentów ni firma SAP. W zakresie zarz dzania procesami biznesowymi mo na zintegrowa system SAP ERP (narz dzie SAP Business Work/Webflow) poprzez platform SAP NetWeaver (komponent SAP Exchange Infrastructure) z systemem IBM FileNet (moduł BPM). Dzi ki temu organizacja zyskuje mo liwo realizacji procesów biznesowych w systemie SAP ERP przez zewn trznych u ytkowników oraz z u yciem zewn trznych systemów. Przykładowe zastosowania tego rodzaju integracji w ró nych obszarach zarz dzania z u yciem systemu SAP ERP mog dotyczy np.: zatwierdzania faktury (rachunkowo ), zmiany danych kontraktu (sprzeda ), zgłoszenia zako czenia kontroli jako ci produktu (zarz dzanie jako ci ), przypomnienia o konieczno ci konserwacji maszyny (utrzymanie zakładu), obsługi kandydatów do pracy (rekrutacja) i zatwierdzanie kosztów podró y (zasoby ludzkie). W obszarze zarz dzania cyklem ycia dokumentów system SAP ERP mo na zintegrowa z systemem IBM FileNet przez platform SAP NetWeaver (komponent SAP Master Data Management). Dzi ki temu mo na przechowywa w systemie IBM FileNet dokumenty rejestrowane w systemie SAP ERP i w innych systemach. Ponadto mo na udost pnia informacje pochodz ce z innych aplikacji. W tabeli 3 zaprezentowano efekty integracji systemu SAP ERP z modułami systemu IBM FileNet.

9 114 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 19, 2009 Tabela 3. Efekty integracji systemu SAP ERP z systemem IBM FileNet Zakres integracji Integracja z modułem BPM Integracja z modułem CM Integracja z modułem IM Integracja z modułem RM Integracja z modułem WCM ródło: Opracowanie własne na podstawie [22]. Efekt Wykorzystanie zarz dzania procesami biznesowymi wewn trz i na zewn trz systemu SAP ERP Wykorzystanie systemu IBM FileNet jako centralnego repozytorium danych i dokumentów dla systemu SAP ERP Skanowanie i archiwizacja dokumentów dla potrzeb systemu SAP ERP Wykorzystanie zasobów IBM FileNet dla potrzeb systemu SAP ERP Wykorzystanie zasobów zewn trznych dla potrzeb portalu korporacyjnego stosowanego przez u ytkowników systemu SAP ERP Zainteresowanie organizacji systemami ECM wynika z du ej liczby zasobów informacyjnych niezb dnych w bie cej pracy oraz konieczno ci automatyzacji procesów biznesowych, w których te zasoby s stosowane. Ponadto organizacje musz stosowa odpowiednie systemy zabezpiecze i kontroli dost pu do zasobów informacyjnych oraz funkcjonowa zgodnie z przepisami i regulacjami bran owymi. Wdro enia systemu IBM File Net jako rozszerzenia systemu SAP ERP zostały ju przeprowadzone m.in.: w instytucji finansowej (ING Bank l ski S.A.), towarzystwie ubezpieczeniowym (PZU ycie S.A.) oraz w firmie telekomunikacyjnej (Telekomunikacja Polska SA). W wyniku integracji systemu SAP ERP z ró nymi modułami systemu IBM FileNet u ytkownicy otrzymuj now jako poprzez rozszerzenie funkcjonalne i technologiczne systemu w wyniku udost pniania zewn trznych zasobów informacyjnych i procesów biznesowych (np. zamówienia on-line). Wpływa to na obni enie kosztów operacyjnych, zwi kszenie wydajno ci pracy oraz standaryzacj rozwi za informatycznych i zapewnienie funkcjonowania organizacji w zgodno ci z przepisami. Ponadto nast puje poprawa zarz dzania relacjami z interesariuszami, którzy maj zapewniony dost p do zasobów informacyjnych oraz mo liwo ich personalizacji. 4. Podsumowanie W dobie kryzysu finansowego organizacje powinny rozwija kapitał informacyjny. Systemy informacyjne (np. systemy ERP) wspieraj realizacj procesów biznesowych oraz udost pniaj pracownikom zasoby informacyjne. W przedsi biorstwach ery wiedzy pracownicy poszukuj informacji w ró nych aplikacjach wewn trz firmy oraz w jej otoczeniu. W artykule zaprezentowano wykorzystanie systemu zarz dzania zasobami informacyjnymi (ECM) jako rozszerzenia systemu ERP, na przykładzie stosowanych w ró nych organizacjach rozwi za firm SAP (SAP ERP) i IBM (IBM FileNet). Efektywne zarz dzanie zasobami informacyjnymi przyczynia si do wzrostu warto ci organizacji z punktu widzenia interesariuszy oraz do kształtowania jej kapitału informacyjnego.

10 Anna Lenart Kapitał informacyjny warunkiem zarz dzania wiedz w dobie kryzysu finansowego 115 Bibliografia 1. Godziszewski B.: Zasobowe uwarunkowania strategii przedsi biorstwa, WUMK, Toru Jarugowa A., Fijałkowska J.: Rachunkowo i zarz dzanie kapitałem intelektualnym koncepcje i praktyka, ODDK, Gda sk Turban E., Leidner D., McLean E., Wetherbe J.: Information Technology for Management. Transforming Organizations in the Digital Economy, John Wiley & Sons, New York Lenart A.: Systemy ERP a modelowanie procesów biznesowych.w: Zarz dzanie przedsi biorstwem w warunkach rozwoju wysokich technologii, pod red. S. Lachiewicza i A. Zakrzewskiej-Bielawskiej, Monografie Politechniki Łódzkiej, Łód 2008, s Olszewska B. (red.): Podstawy zarz dzania przedsi biorstwem na progu XXI wieku, WAE, Wrocław Hamilton S.: Maximizing Your ERP System. A Practical Guide for Managers, McGraw- Hill, New York Lenart A.: Zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP, WUG, Gda sk Mabert V.A., Watts Ch. A.: Enterprise Applications: Building Best-of-Breed Systems. In: Bendley E., Jacobs F. R. (eds.): Strategic ERP Extensions and Use, Stanford University Press, Stanford 2005, pp Głuszek E.: Zarz dzanie zasobami niematerialnymi przedsi biorstwa, WAE, Wrocław Edvinsson L., Malone M.S.: Kapitał intelektualny, PWN, Warszawa Kasiewicz S., Rogowski W., Kici ska M.: Kapitał intelektualny. Spojrzenie z perspektywy interesariuszy, Oficyna Wydawnicza, Kraków Sopi ska A.: Wiedza jako strategiczny zasób przedsi biorstwa. Analiza i pomiar kapitału intelektualnego, SGH, Warszawa Kisielnicki J.: MIS Systemy informatyczne zarz dzania, Placet, Warszawa Dziuba D.T.: Metody ekonomiki sektora informacyjnego, Difin, Warszawa Zygała R.: Podstawy zarz dzania informacj w przedsi biorstwie, WAE, Wrocław Kardas J. S., Wójcik-Augustyniak M. (red.): Zarz dzanie w przedsi biorstwie rodowisko, procesy, systemy, zasoby, Warszawa, Difin Abramowicz W.: Filtrowanie informacji, WAE, Pozna Gołuchowski J.: Technologie informatyczne w zarz dzaniu wiedz w organizacji, WAE, Katowice Lenart A.: Systemy ERP a zarz dzanie wiedz. W: Bojar W. (red.), Studia i Materiały Polskiego Stowarzyszenia Zarz dzania Wiedz nr 13, Polskie Stowarzyszenie Zarz dzania Wiedz, Bydgoszcz 2008, s Olszak C.M., Ziemba E. (red.): Strategie i modele gospodarki elektronicznej, PWN, Warszawa wiklicki M.: Enterprise Content Management. W: Galant V., Perechuda K. (red.): Modele i metody zarz dzania informacj i wiedz, WAE, Wrocław 2005, s Mazurkiewicz W.: Zintegrowane rozwi zanie do zarz dzania dokumentami i procesami biznesowymi IBM FILENET P8, IBM Polska, Gda sk 2008 (wersja elektroniczna).

11 116 POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 19, Mazurkiewicz W.: IBM FILENET P8 - rozwi zania wspieraj ce system SAP, IBM Polska, Gda sk 2008 (wersja elektroniczna). INFORMATION CAPITAL AS A CONDITION OF KNOWLEDGE MANAGEMENT IN THE FINANCIAL CRISIS TIMES Summary In the conditions of financial crisis organizations should create information capital. Possession of suitable information and knowledge resources contributes to increasing the value and the growth of the competitiveness of the organization. The success of the organization depends on suitable selection and effective usage of possessed resources in the organization management. In this range Enterprise Resource Planning systems can be used. Dispersion of information resources in the organization and its surroundings results the necessity of the integration of ERP system with Enterprise Content Management system. The goal of this paper is presentation of possibilities and advantages of integration of SAP ERP system with IBM FileNet system. ERP system as the element of information capital and also the essence and the origin of ECM were shown. Keywords: ERP system, SAP ERP, ECM system, IBM FileNet, resource based approach, intellectual capital, information capital, information management, knowledge management Anna Lenart Uniwersytet Gda ski anna.lenart@ug.gda.pl