Rachunek zwrotu inwestycji w e-learning na przykładzie studiów eksternistycznych

Transkrypt

1 Rachunek zwrotu inwestycji w e-learning na przykładzie studiów eksternistycznych doc. dr Zbigniew E. Zieliński Wyższa Szkoła Handlowa im. Bolesława Markowskiego w Kielcach zzielinski@wsh-kielce.edu.pl Systemy e-learning wspomagające szkolenie na odległość pracowników czy studentów na uczelni wpływają głęboko na proces tworzenia i dystrybucję wiedzy. Korzyści wynikające z wdrożenia modułów e-learning są powiązane z tym, kto będzie z nich korzystał. W przeszłości organizacje postrzegały szkolenia jako koszty, a nie inwestycje. Obecnym rozwiązaniem zdobywającym popularność wśród firm i organizacji edukacyjnych jest zwiększenie ich efektywności poprzez implementację szkoleń bazujących na nowoczesnej technologii (elearning). Autor w pracy przedstawia ekonomiczne przesłanki wdrożenia i zwrotu z inwestycji szkoleń e-learning na przykładzie studiów eksternistycznych. 1. Wstęp Od 2001 roku w Wyższej Szkole Handlowej w Kielcach uruchomione zostały studia eksternistyczne. Studia niestacjonarne prowadzone systemem eksternistycznym są równoważne ze studiami stacjonarnymi (dziennymi) i niestacjonarnymi prowadzonymi systemem zaocznym. Studia w tej formie organizacyjnej trwają 3 lata i zakończone są obroną pracy licencjackiej. W roku akademickim 2005/2006 dyplomy licencjata na dwóch kierunkach: zarządzanie i marketing oraz administracja uzyskało 264 absolwentów. Są wśród nich osoby z przewagą wieku średniego, pracujący zawodowo na różnych stanowiskach, w różnych instytucjach, urzędach i firmach. Są także nie pracujący, poszukujący pracy lub już po jej zakończeniu. Wszyscy oni jednak mieli silną motywację do nauki, samokształcenia. Ich stopień determinacji był często wiele wyższy niż osób młodych. Studia niestacjonarne prowadzone systemem eksternistycznym to najtrudniejszy rodzaj studiów. Ilość wiedzy, którą student powinien opanować jest taka sama jak na studiach dziennych i zaocznych. Kontakty z uczelnią i kadrą nauczającą są ograniczone do czterech zjazdów w semestrze. Tym samym nie ma możliwości pełnego uczestnictwa w wykładach, ćwiczeniach audytoryjnych, ćwiczeniach laboratoryjnych, językowych czy też seminariach choćby w takim zakresie jaki oferują studia zaoczne. Stąd też nauka w głównej mierze oparta jest na samokształceniu, indywidualnych konsultacjach z wykładowcami, opracowanych specjalnie materiałach dydaktycznych, podręcznikach, internecie. Ta sytuacja wymaga od studiujących w tym systemie, znacznego nakładu pracy własnej, celem opanowania przewidzianego programem materiału. Dotychczasowa praktyka dowodzi, że znakomita większość studentów umie organizować 1

2 czas na własne studia. Na zaliczeniach i egzaminach prezentują poziom wiedzy taki jak studiujący w innych formach. Skromne czasowo kontakty z kadrą naukową były jednym z głównych czynników mających wpływ na podjęcie decyzji o wdrożeniu rozwiązań e-learningowych na studiach eksternistycznych. Za wprowadzeniem takiej formy szkolenia przemawiało również to, że: e-learning oszczędza czas bez naruszenia korzyści płynących z nauki, minimalizuje koszty podróży, minimalizuje czas spędzany poza miejscem nauczania, jest bardziej efektywny kosztowo dla jednostki edukacyjnej, jest odpowiedzią na potrzeby studentów rozproszonych geograficznie, zapewnia spójne przekazywanie wiedzy poprzez e-kurs, oferuje bardziej zindywidualizowany przekaz wiedzy, tą metodą mogą być osiągalne konsekwentnie wyższe rezultaty niż poprzez szkolenia tradycyjne [THINQ s Research Department, How E-Learning Can Increase ROI for Trining, , str. 1]. 2. Inwestowanie w e-learning w szkole wyższej W przypadku funkcjonowania szkoły wyższej, wdrożenie systemu e-learning powoduje następujące zmiany w organizacji: zmiana podejścia do przekazywania wiedzy, wypracowanych ról i relacji między wykładowcą a studentem. Nauczyciele muszą zmienić swe podejście z bycia mistrzem w danej dziedzinie na bycie osobą ułatwiającą proces nauki, bądź przewodnikiem współpracującym z uczącym się. W e-learningu ważniejsze są przykłady, prezentacje, materiały pisemne, multimedialne niż wykłady. zwiększenie poziom nakładów na prowadzącego e-kurs, gdyż szkolenie poprzez internet jest skoncentrowane na studencie. Studenci częściej kontaktują się z wykładowcą, wysyłają e z zapytaniami, zadaniami, oczekują odpowiedzi na liście dyskusyjnej, a sam kurs wymaga monitoringu mającego zachęcać użytkowników do czynnego udziału. użycie nowych technologii i metod szkolenia dyskusji asynchronicznej między nauczycielem a studentem. Odbywa się ona poprzez fora i listy dyskusyjne, e, a także rozmowy online (synchroniczne konsultacje online). Wykładowcy muszą mieć 2

3 wgląd w takie dyskusje, moderować je, motywować uczących się, podsumowywać, utrzymywać dyskusję na właściwych torach i nauczać studentów. wprowadzenie innych narzędzi oceny wiedzy uczących się studentów. Mimo, iż wiele e-kursów posiada standardowe testy, quizy, to nie pokazują one, czy student przyswoił sobie koncepcję i nabył umiejętności oraz czy jest w stanie stosować nabytą wiedzę w przyszłości w miejscu pracy [P. Pervenanze, Creating your e-learning strategy, &Itemid=72, 2005, str. 1]. Dodatkowo ważnym czynnikiem określającym inwestycję i etap wdrożenia systemu e- learning jest koszt jaki musi ponieść organizacja. Aby rozpatrzyć zagadnienie inwestycji w e- learning należy [M. Hyla, Przewodnik po e-learningu, Oficyna Ekonomiczna, 2005, str. 269]: wybrać dostawcę i system e-learning który zostanie wdrożony w uczelni. Istniejących na rynku gotowych rozwiązań jest wiele wykonując analizę należy podjąć decyzję jakie oprogramowanie będzie najlepiej dostosowane do potrzeb organizacji, jaki jest koszt jego wdrożenia i późniejszego utrzymania, a także poziom skalowalności i przenośności kursów na inne nośniki (cd, dvd) niż internet. zaangażować do oceny oraz realizacji projektu interdyscyplinarny zespół o kompetencjach pozwalających właściwie przeprowadzić wdrożenie. W przypadku uczelni będą to pracownicy dydaktyczni, naukowi, administracyjni a także z działu informatyki. oddziaływać na ludzi wdrożenie e-learningu trudno zepsuć podejmując niewłaściwe działania w obrębie technologii, natomiast łatwiej tego dokonać postępując niewłaściwie z czynnikiem ludzkim, nie rozumiejąc kultury organizacyjnej oraz otoczenia organizacji edukacyjnej. wiedzieć iż proces wdrożenia i realizacji koncepcji systemu e-learning jest procesem długofalowym, a także wymagającym ciągłych i nieustających zmian. Potencjał usprawnienia prowadzenia studiów na uczelni dzięki systemowi e-learning może stworzyć nowe podejście do prowadzenia zajęć. Studenci mogą traktować e-szkolenia jako wyróżnienie, możliwość zawarcia nowych znajomości, ale także jako pomoc, uzupełnienie i utrwalenie zdobytej wiedzy podczas studiów tradycyjnych, odbytych w siedzibie uczelni. W przypadku studiów eksternistycznych wdrożenie systemu e-learning miało na celu jedynie uzupełnienie tradycyjnej oferty edukacyjnej i poszerzenie jej o dostęp do wiedzy z 3

4 wybranych przedmiotów oraz umiejętność rozszerzonego posługiwania się nowymi technologiami przez studentów. Taką formę kształcenia zwaną blended learning (kształcenie tradycyjne wsparte platformą e-learningową) zastosowano na studiach eksternistycznych w Wyższej Szkole Handlowej w Kielcach. 3. Platforma e-learning WSH dla studiów eksternistycznych W ramach studiów eksternistycznych na kierunku administracja w semestrze letnim roku akademickiego 2005/2006 uruchomiony został system e-learning portal nauczania na odległość WSH Kielce ( Metoda kształcenia opierała się o szkolenie mieszane (blended learning). Przyjęto założenie, iż każdemu spotkaniu ze studentami w siedzibie uczelni odpowiadać będzie jeden moduł e-learning przygotowany z trzech przedmiotów (podstawy informatyki I i II semestr, mikroekonomia, statystyka). W rezultacie na cztery spotkania w semestrze przeprowadzone w siedzibie uczelni przygotowano cztery moduły elektroniczne rozszerzające przekazywaną wiedzę dla każdego z wymienionych przedmiotów. Każdy z modułów e-learningowych był zakończony quizem. Rysunek 1 Portal nauczania na odległość Moodle WSH ( Źródło: opracowanie własne. Materiały przygotowane dla przedmiotów studiów eksternistycznych mogą być z powodzeniem wykorzystywane podczas tradycyjnych zajęć laboratoryjnych (w pracowniach 4

5 komputerowych) lub jako materiały uzupełniające dla studentów. Wykorzystanie platformy e- learningowej jako miejsca udostępniania materiałów i testów dla studentów umożliwia kontrolę nad dostępem do materiałów oraz korzystanie z wielu narzędzi wspomagających naukę, komunikację i weryfikację wiedzy. Rysunek 2 Materiały dydaktyczne na Portalu Moodle WSH. Układ tygodniowy zajęć. Źródło: opracowanie własne. Wykłady oraz ćwiczenia w ramach ww. przedmiotów odbywały się w siedzibie uczelni. Całość materiałów teoretycznych została przygotowana w formie elektronicznej, różniącej się zasadniczo od tradycyjnego podręcznika. Materiały te z założenia musiały być ogólnodostępne na wcześniej przygotowanej platformie e-learning Moodle (Modular Object- Oriented Dynamic Learning Environment modularne, zorientowane obiektowo dynamiczne środowisko nauczania). Moodle jest rozwiązaniem przeznaczonym do tworzenia kursów prowadzonych przez internet. Platforma Moodle została stworzona w systemie Linux, w oparciu o Apache, PHP i MySQL lub PostgreSQL (a także w systemach operacyjnych Windows XP, Mac OS X). Moodle jest rozprowadzany za darmo jako oprogramowanie open source, zgodnie z licencją GNU GPL [Wikipedia, stan na dzień ]. Studenci mieli dostęp do systemu e-learning po uprzednim zarejestrowaniu się. 5

6 4. Rachunek zwrotu inwestycji w e-learning Jedną z istotnych przewag szkoleń e-learningowych nad szkoleniami tradycyjnymi (stacjonarnymi) są oszczędności kosztowe dla organizacji. Są one szczególnie widoczne w przypadku projektów szkoleniowych dla większych grup, kiedy wydatki są generowane już nie tylko przez ilość uczestników, ale także przez koszty (często bardzo duże) dojazdów, a także problemy związane z absencją studentów na uczelni. Zwrot z inwestycji ROI (return on investment) jest wskaźnikiem finansowym określającym wpływ inwestycji na wyniki finansowe firmy. Obliczany jest jako stosunek zysków, będących wynikiem inwestycji do jej kosztów: k ROI = n gdzie k korzyści, n nakłady *100% Korzyści rozumiane są jako suma zysków oraz oszczędności pomniejszona o nakłady inwestycyjne. Problemem w wyliczeniu ROI powodować mogą: trudności z przypisaniem korzyści do inwestycji (wzrost ilości studentów na uczelni nie musi być efektem zastosowania e-learningu), interwał czasowy między zdarzeniem wdrożeniem systemu e-learning a zaobserwowaniem rezultatów w wymiarze finansowym (wartość pieniądza w czasie, inflacja, dyskontowanie wartości), mierzenie wielkości ROI jest ważna przed rozpoczęciem inwestycji wyliczenie go po zrealizowaniu rzeczywistego projektu pokazuje jego mniejszą przydatność. Warto korzystać jednak z ROI, by móc zastosować ekonomiczną analizę porównawczą wdrożenia [M. Hyla, Przewodnik po e-learningu, Oficyna Ekonomiczna, 2005, str. 272]. Próba wyliczenia zwrotu z inwestycji w e-learning na przykładzie studiów eksternistycznych Aby wyliczyć przybliżony zwrot z inwestycji w system e-learning na uczelni wyższej należy podjąć założenia będące podstawą kalkulacji. Oto one: uczelnia przeprowadza nabór na 1 grupę 30 osobową studia niestacjonarne, zajęcia prowadzone są systemem eksternistycznym 4 zjazdy w semestrze trwające 3 dni każdy (piątek, sobota, niedziela), 6

7 w semestrze przeprowadzane są zajęcia z następujących przedmiotów: język obcy, podstawy informatyki, historia gospodarcza, matematyka, mikroekonomia, makroekonomia, prawo gospodarcze, statystyka, podstawy rachunkowości, psychologia społeczna, średni koszt wynagrodzenia nauczyciela akademickiego za przeprowadzenie godziny zajęć z danego przedmiotu w semestrze wynosi 50 zł (30 godz. x 50 zł = 1500 zł). Uczelnia podjęła decyzję o realizacji wdrożenia systemu e-learning wspomagającego proces kształcenia studentów i przeprowadzenia części zajęć trybem online udostępniając materiały oraz testy w formie elektronicznej. przeprowadzony zostanie czterogodzinny kurs z wszystkich obowiązujących przedmiotów w semestrze co w rezultacie pozwoli na zrezygnowanie z jednego zjazdu (30 godz), kurs zostanie dostarczony studentom poprzez platformę e-learning oraz na płycie CD, wyniki testów z przedmiotów zostaną wykonane online i od razu przesłane do prowadzącego dany przedmiot, koszt zakupu systemu e-learning Moodle 0 zł (wynika to z licencji na jakiej program jest rozprowadzany), jednorazowy koszt wdrożenia systemu Moodle 2000 zł, przeszkolenie 10 nauczycieli akademickich do pracy z systemem Moodle zł, przygotowanie przez nauczyciela akademickiego i metodyka 4-godzinego modułu e- learning 2500 zł, koszt zdalnych konsultacji ze studentami w trakcie trwania kursu online 200 zł. Tabela 1 Wyliczenie zwrotu z inwestycji. Źródło: opracowanie własne. Dotychczasowy koszt Koszt studiów w Lp. studiów prowadzonych modelu e-learning metodą tradycyjną Całkowity koszt przeprowadzenia zajęć na st zł 0 zł 1. eksternistycznych przez prowadzących (120 godz. x 50 zł x 10 prowadzących) Koszt administracyjny organizacji zajęć dla jednej 1000 zł 1000 zł 2. grupy studentów 3. Wdrożenie systemu e-learning 0 zł 2000 zł Przeszkolenie 10 nauczycieli akademickich do 0 zł zł 4. pracy z systemem Moodle 7

8 Przygotowania przez nauczyciela 4 godzinnego 0 zł zł 5. modułu e-learning (2500 zł za moduł x 10 przedmiotów) 6. Koszt przygotowania płyty z kursami (3 zł x 30 0 zł 90 zl studentów) Koszt 4godz. zdalnych konsultacji ze studentami 0 zł 2000 zł 7. w trakcie trwania kursu online (10 nauczycieli x 200 zł) 8. Razem zł zł Zwrot z inwestycji z powyższego przypadku wyliczymy odejmując koszty studiów prowadzonych metodą tradycyjną od kosztów modelu e-learning (61000 zł zł), dzieląc otrzymany wynik przez oraz mnożąc przez 100 %. Zwrot przy przyjętych założeniach wyniesie około 52 %. (( )/40090)*100%=0, Podany przykład nie wyczerpuje w pełni wszelkich kosztów i wydatków jakie musi ponieść uczelnia na uruchomienie z jednej strony kierunku studiów funkcjonujących w formie tradycyjnej jak i prowadzonych metodą e-learning. Powyższe obliczenia są wyliczeniami hipotetycznymi, pokazującymi jedynie skalę problemu, a także wskazujące aspekty trudne do policzenia (np. wynagrodzenia dla nauczycieli za mentoring podczas trwania kursu online, zarządzanie samym systemem e-learning, koszty administratora). Powyższa analiza bazuje na wdrożeniu systemu e-learning funkcjonującego w oparciu o licencję open source, co też nie generuje kosztów początkowych zakupu oprogramowania (w przeciwieństwie do licencji komercyjnych). Jednakże należy pamiętać o braku wsparcia technicznego tego rozwiązania, co w przypadku rozwiązań komercyjnych jest regulowane umową oraz opłatą za same oprogramowanie. Innym ważnym czynnikiem jest koszt przygotowania jednego modułu e- learning, który może kształtować się od 1000 zł do zł w zależności od tematyki, stopnia multimedialności przekazu jak i form sprawdzenia wiedzy (quiz, test). Należy także zwrócić uwagę na to, że powyższe wyliczenia mogą być inne dla różnych uczelni, organizacji, przedsiębiorstw i dlatego w przykładzie głównie chodziło o zaprezentowanie metody. 8

9 5. Zakończenie Idea e-learningu odnosi się do znaczącego zmniejszenia kosztów w stosunku do szkoleń tradycyjnych. Dobrze skonstruowane szkolenie e-learning jest szybsze, efektywniejsze i mniej kosztowne od szkoleń tradycyjnych. Wykonując analizę kosztową należy brać pod uwagę nie tylko koszt samego systemu e-learning, wdrożenia modułów online, zarządzania systemem i prowadzenia zajęć (mentoringu) ale także liczbę osób szkolących się metodą e-learning (wzrost opłacalności następuje wraz z większą ilością szkolących się). Liczne badania dowiodły, iż podczas szkoleń multimedialnych ludzie uczą się szybciej, przypominają sobie dokładniej to, czego nauczyli się w ciągu dłuższego okresu czasu. Jednakże trzeba pamiętać, że studia online wymagają odpowiedzialności i samodyscypliny ale także ograniczają i zmieniają kontakty międzyludzkie (student wykładowca), co w przypadku szkolnictwa wyższego jest niezwykle ważnym czynnikiem w procesie nauczania. Literatura: 1. THINQ s Research Department, How E-Learning Can Increase ROI for Trining, P. Pervenanze, Creating your e-learning strategy, &Itemid=72, M. Hyla, Przewodnik po e-learningu, Oficyna Ekonomiczna, Wikipedia, 9