DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW

Transkrypt

1 Poznań r. KA /2018 DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu informuje, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Kompleksowa usługa utrzymania czystości pomieszczeń wraz z obsługą szatni w wybranych obiektach Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu w terminie od 01 stycznia 2019 roku do 31 grudnia 2020 roku (ZP/027/18) prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego wpłynęły pytania, na które Zamawiający niniejszym odpowiada. Pytanie nr 1 1. W odniesieniu do ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach zwracam się do Zamawiającego w sprawie wyjaśnienia kwestii dotyczącej gospodarowaniem odpadami a mianowicie: a) Czy Zamawiający w myśl art. 3 ust 1 pkt. 19 oraz 32 ww. ustawy jest posiadaczem odpadów oraz wytwórcą odpadów wytworzonych na obiektach oraz posesjach należących do niego w wyniku świadczenia usługi sprzątania? Tak b) Czy Zamawiający posiada podpisaną umowę z firmą zewnętrzną na odbiór odpadów komunalnych? Zamawiający ma złożone deklaracje na odbiór odpadów komunalnych zgodnie z Ustawą z dnia 13 września 1996 roku o utrzymaniu czystości i porządków w gminach. c) Czy do obowiązków Wykonawcy należy tylko i wyłącznie np. opróżnianie koszy, zbiór skoszonej trawy, itp. a składowanie powstałych odpadów w wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu? Wykonawca jest zobowiązany do segregowania i dostarczania odpadów w miejscu składowania wyznaczonym przez Zamawiającego d) Czy Zamawiający ma na obiekcie odpowiednio oznaczone kosze na śmieci przeznaczone do segregacji odpadów? Tak (w wybranych obiektach). Pytanie nr 2 Jeżeli Zamawiający w pytaniu nr 1 ppkt a) odpowiedział, że jest wytwórcą odpadów proszę o dodanie do wzoru umowy dla zadań częściowych nr I - IV zapisu odnoszącego się do gospodarowania odpadami o następującej treści: Właściwa gospodarka odpadami, rozumiana jako wytwarzanie zgodnie z art. 3. ust. 1 pkt. 32 ustawy o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 i gospodarowanie odpadami, zgodnie z art. 16 i 33 ustawy o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający jest wytwórcą odpadów, posiada wszelkie wymagane prawem umowy, deklaracje. Wykonawca w ramach świadczonych usług nie organizuje gospodarki odpadami i nie jest posiadaczem odpadów. Zamawiający dopuszcza możliwość dodania w projekcie umowy zapisu: Wykonawca w ramach świadczonych usług nie organizuje gospodarki odpadami i nie jest posiadaczem odpadów.

2 Pytanie nr 3 W odniesieniu do zapisu w 2 ust. 2 i 3 we wzorze umowy dotyczącego wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę proszę o informację czy Zamawiający dopuszcza możliwość zatrudnienia osoby wykonującej usługi utrzymania czystości i porządku w ramach zastępstwa (w przypadku choroby, urlopu, itp.) na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie nr 4 W odniesieniu do zapisu w art. 36ba ust. 1 ustawy Pzp proszę o informację czy Zamawiający dopuści podwykonawstwo na etapie realizacji umowy w sytuacji, gdy Wykonawca na etapie składania ofert nie wskazał, iż będzie zlecał usługi podwykonawcom. Tak. Pytanie nr 5 Proszę o informację czy w przypadku wybory oferty złożonej wspólnie Zamawiający dopuszcza wystawianie osobnych faktur przez każdego z konsorcjantów. Zamawiający będzie prowadził rozliczenia finansowe i przyjmował faktury wyłącznie wystawione przez wybranego Wykonawcę a w przypadku konsorcjum przez lidera Konsorcjum. Pytanie nr 6 Proszę o uwzględnienie w 9 we wzorze umowy sposobu regulowania płatności za wykonywaną usługę na postawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT. Czy Zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2016 r., N. 710, z późn. zm.)? Jeżeli tak, proszę o modyfikację zapisów umowy ww. paragrafie w zakresie sposobu rozliczania się z wykonywanej usługi poprzez dodanie następujących zapisów: 1) Strony akceptują wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2016 r., N. 710, z późn. zm.) 2) Faktury elektroniczne będą Zamawiającemu wysyłane na adres 3) Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o każdorazowej zmianie ww. adresu mailowego. 4) Osobą upoważnioną do kontaktów w sprawie e-faktur ze strony Zamawiającego jest: Zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej i warunki są następujące: 1.Strony zgodnie postanawiają, że przesyłanie faktur będzie odbywać się za pośrednictwem poczty elektronicznej, w formacie pliku PDF (Portable Document Format); ilekroć mowa o fakturze, rozumie się przez to również fakturę korygującą, duplikat faktury oraz notę korygującą. 2.Każda faktura powinna być zamieszczona w osobnym pliku; ewentualne załączniki do faktury powinny być zamieszczone w pliku odpowiedniej faktury.

3 3.Strony postanawiają, iż dochowają wszelkiej staranności oraz podejmą wszelkie niezbędne działania, aby przesyłane faktury cechowała autentyczność pochodzenia i integralność treści, zgodnie z wymogami określonymi w art. 106m i art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 roku poz. 1221, z późn. zm.). 4.Najemca udziela akceptacji na przesyłanie faktur w sposób i formacie określonym w ust Strony uzgadniają, że przesyłanie faktur w formie elektronicznej odbywać się będzie za pomocą poczty elektronicznej: 1) z następującego adresu mailowego Wynajmującego: efaktury@ue.poznan.pl; 2) na następujący adres mailowy Najemcy: ; tylko faktury przesłane przy użyciu adresów, o których mowa powyżej, będą uważane za prawidłowo doręczone. 6.Strony postanawiają, że w przypadku zmiany adresów poczty elektronicznej, wskazanych w ust. 5, przesłana zostanie notyfikacja elektroniczna, za pomocą poczty elektronicznej na adres wskazany powyżej, informująca o zaistniałym zdarzeniu; otrzymanie takiej notyfikacji nie powoduje konieczności wyrażenia ponownej zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. 7.Wynajmujący oświadcza, że nie będzie wprowadzał do obrotu w relacjach z Najemcą faktur w formie papierowej. 8.W przypadku opóźnienia się Najemcy z zapłatą, Wynajmujący jest uprawniony do żądania odsetek ustawowych za czas opóźnienia. Pytanie nr 7 W odniesieniu do zapisu w 15 we wzorze umowy proszę o zmniejszenie wysokości kar umownych w szczególności kar za odstąpienie od umowy poprzez zastąpienie obecnej treści następującym zapisem: W razie niewykonania lub nienależytego wykonania całości lub części umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: ( ) e) w przypadku odstąpienia od umowy albo jej rozwiązania przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% niewykorzystanej części wartości netto umowy. Wykonawca rozumie, iż praktyką jest zastrzeganie przez Zamawiających w kontraktach kar umownych. Jeżeli kary umowne zostały zastrzeżone, a Zamawiający wydatkuje środki publiczne, jest uprawniony do naliczenia kar umownych oraz domagania się ich zapłaty. W przeciwnym razie Zamawiający naraża się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Natomiast określając wysokość kar umownych, Zamawiający powinien jednak kierować się zdrowym rozsądkiem. Zbyt restrykcyjne kary umowne w połączeniu z wynikającą z ustawy o finansach publicznych koniecznością ich dochodzenia przez Zamawiającego może prowadzić nie tylko do negatywnych konsekwencji dla Wykonawcy, ale być powodem niemożności zrealizowania zamówienia. Zamawiający nie przewiduje zmiany wysokości i formy naliczania kar. Pytanie nr 8 W odniesieniu do zapisu w 15 ust. 1 lit. d) we wzorze umowy proszę o informację czy uchybienia usunięte w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie będą traktowane jako niebyłe i nie będą stanowić dalszej podstawy do naliczania kar umownych z tytułu nienależytego wykonania. Jeżeli uchybienia będą usunięte w czasie zadeklarowanym w ofercie nie będzie to podstawą do naliczenia kar.

4 Pytanie nr 9 Proszę o informację Zamawiający będzie udostępniać pomieszczenia socjalne dla pracowników Wykonawcy. Jeżeli tak, proszę o informację czy będą one odpowiednio wyposażone i czy będą spełniać wszelkie wymogi BHP. Zgodnie z treścią SIWZ Zamawiający udostępni Wykonawcy wyłącznie pomieszczenia do przechowywania sprzętu oraz środków czystości. Pytanie nr 10 Jeżeli Zamawiający w pytaniu nr 9 odpowiedział twierdząco, proszę o uwzględnienie we wzorze umowy zapisu o następującej treści: Zamawiający odpowiada za zapewnienie pracownikom Wykonawcy pomieszczeń socjalnych i gospodarczych/ warunków pracy zgodnie z wymogami przepisów BHP. Nie dotyczy Pytanie nr 11 Proszę o informację czy udostępniane przez Zamawiającego pomieszczenia socjalne dla pracowników Wykonawcy będą wyposażone w szafki BHP. Nie dotyczy Pytanie nr 12 W odniesieniu do zapisu w 19 ust. 1 we wzorze umowy proszę o informację czy możliwość wypowiedzenia umowy przez obie Strony z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca będzie skutkować naliczaniem kary umownej, o której mowa w 15 ust. 1 lit. e). Tak Pytanie nr 13 Proszę o podanie pojemności oraz ilości koszy na śmieci i niszczarek u Zamawiającego w zakresie zadania częściowego nr 3. Ilość koszty została podana w treści SIWZ. Pojemność do 120 l. Niszczarki w ilości 5 sztuk. Pytanie nr 14 W odniesieniu do zapisów w SIWZ Wykonawca zapewnia środki higieny, proszę zatem o podanie średniomiesięcznej ilości zużywanych u Zamawiającego ręczników papierowych, papieru toaletowego oraz mydła w płynie w zakresie zadania częściowego nr 3. Jeżeli Zamawiający nie posiada takiej wiedzy, proszę o pozyskanie owej informacji od Wykonawcy obecnie świadczącego usługę w zakresie ww. zadania. Średniomiesięczne zużycie w roku akademickim:

5 - ręczniki papierowe 30 kartonów po 20 paczek; - papier toaletowy 200 rolek; - mydło od 10 do 12 baniaków 5 l. Pytanie nr 15 Proszę o podanie szacunkowej wartości zamówienia w zakresie zadania częściowego nr 3, o której mowa w art. 35 ust. 1 ustawy Pzp, jednocześnie pragnę podkreślić, iż Wykonawcy nie chodzi o kwotę jaką Zamawiający ma zamiar odczytać przed otwarciem ofert zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy Pzp. Jeżeli nie, proszę o udostępnienie protokołu postępowania. Na dzień udzielenia odpowiedzi wartość szacunkowa zamówienia wynosi: Cz. I: ,37 zł netto ( na 2019 r.) i ,37 zł netto ( na 2020 r.) Cz. II: ,55 zł netto ( na 2019 r.) i ,55 zł netto ( na 2020 r.) Cz. III: ,22 zł netto ( na 2019 r.) i ,22 zł netto ( na 2020 r.) Cz. IV: ,02 zł netto ( na 2019 r.) i ,02 zł netto ( na 2020 r.) Cz. V: ,08 zł netto ( na 2019 r.) i ,08 zł netto ( na 2020 r.) Pytanie nr 16 Proszę o informacje czy Zamawiający przewiduje wyłączenia zakresu usługi/sprzątanej powierzchni w zakresie zadania częściowego nr 3. Jeżeli tak, proszę o określenie procentowo maksymalnego zakresu usług/powierzchni objętych przedmiotem zamówienia jakie mogą ulec wyłączeniu w trakcie trwania umowy na niniejsze zamówienie publiczne w zakresie ww. zadania. Zamawiający nie przewiduje wyłączeń. Pytanie nr 17 Proszę o podanie nazwy producenta zamontowanych u Zamawiającego dozowników na papier toaletowy i ręczniki papierowe w zakresie zadania częściowego nr 3. Firma Jofel Pytanie nr 18 Proszę o podanie szacunkowych danych dotyczących liczby studentów i pracowników u Zamawiającego w zakresie zadania częściowego nr 3. W zakresie liczby pracowników max. 60 osób, w zakresie liczby studentów - Zamawiający nie posiada takiej informacji. Pytanie nr 19 W przypadku części 3: czy podane godziny sprzątania obiektu są to godziny, w których mają przebywać na obiekcie pracownicy Wykonawcy, czy są to jedynie godziny, w których możliwe jest wykonanie pracy, a Wykonawca sam decyduje o czasie pracy swoich pracowników? Są to godziny w których możliwe jest wykonanie prac. Niektóre pomieszczenia muszą być sprzątane w obecności pracowników Zamawiającego, dlatego godziny sprzątania muszą być ustalone z Zamawiającym.

6 Pytanie nr 20 W odniesieniu do zapisu w 3 ust. 2 we wzorze umowy pragnę zaznaczyć, iż określenie przez Zamawiającego na etapie tworzenia SIWZ obowiązków Wykonawcy w sposób precyzyjny ma posłużyć prawidłowemu skalkulowaniu ceny oferty, co jest podstawą rzetelnego wykonania usługi. Uwzględnienie w treści umowy zapisu, o którym mowa powyżej może stanowić o nierzetelnym przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego. 3 ust. 2 precyzuje zakres oraz częstotliwość poszczególnych czynności, które są podstawą (łącznie ze szczegółami ujętymi w SIWZ) do realizacji przez Wykonawcę kalkulacji ceny (oferty). Pytanie nr 21 W związku z faktem, iż na dzień składania ofert w niniejszym postępowaniu (tj ) Wykonawcy nie mają wiedzy na temat wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub wysokości minimalnej stawki godzinowej, które będą obowiązywać od r., zwracamy się z prośbą o potwierdzenie, iż Wykonawcy w zakresie kosztów osobowych mają kalkulować wynagrodzenie umowne według stawki minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej obowiązującej w 2018 r., tj zł brutto oraz 13,70 zł brutto. Tak. Pytanie nr 22 Ponadto proszę o potwierdzenie, iż w przypadku obowiązku kalkulowania przez Wykonawców wynagrodzeń jak wyżej to Zamawiający dokona waloryzacji wynagrodzenia umownego od dnia rozpoczęcia realizacji usługi, tj r. do obowiązującej w 2019 r. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej. Wykonawca może skorzystać z zawartej w umowie klauzuli waloryzacyjnej na warunkach określonych w 7 projektu umowy. Pytanie nr 23 W odniesieniu do opisu przedmiotu zamówienia w zakresie zadania częściowego nr 3, gdzie Zamawiający wymaga świadczenia usługi odśnieżania terenów zewnętrznych w okresie zimowym i koszenia trawy w okresie letnim, proszę o uwzględnienie pozycji cenowej dla tych czynności w formularzu ofertowym. Załącznik nr 2 do SIWZ formularz cenowy ulega modyfikacji poprzez dodanie w cz. III w tabeli pozycji: III.1.5 Utrzymanie czystości chodnika i dziedzińców. Pytanie nr 24 Proszę o informację na temat średniomiesięcznego zużycia środków higieny u Zamawiającego w zakresie zadania częściowego nr 3. Średniomiesięczne zużycie w roku akademickim: - ręczniki papierowe 30 kartonów po 20 paczek; - papier toaletowy 200 rolek; - mydło od 10 do 12 baniaków 5 l.

7 Pytanie nr 25 W odniesieniu do opisu przedmiotu zamówienia w zakresie zadania częściowego nr 3 Zamawiający wymaga, aby środki czystości stosowane przez Wykonawcę posiadały atest Państwowego Zakładu Higieny (PZH). Pragniemy zaznaczyć, iż z dniem r. ustała prawnie obowiązująca konieczność uzyskiwania atestów PZH, w związku z tym prosimy o zrezygnowanie z wymogu posiadania przez środki atestów PZH. Podstawą prawną jest ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności z późniejszymi zmianami (tekst jednolity - Obwieszczenie Marszałka Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 24 sierpnia 2004 r. Dz. U. nr 204, poz. 2087), znosząca rozporządzenie Prezydenta Rzeczpospolitej z dnia , które było podstawą prawną procedury rejestracji przedmiotów użytku w PZH. Pragniemy również nadmienić, że obecnie na rynku nie ma środków, które posiadałyby atesty PZH i spełniały wszystkie wymagania, opisane przez Zamawiającego niniejszym paragrafie. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentami dopuszczającymi są odpowiednio: - dla środków myjących, czyszczących, konserwujących posiadających w swym składzie substancje niebezpieczne karta charakterystyki, - dla preparatów dezynfekcyjnych będących wyrobami medycznymi deklaracja zgodności, certyfikat CE lub wpis do rejestru wyrobów medycznych w zależności od klasyfikacji określonej w ustawie o wyrobach medycznych, - dla preparatów dezynfekcyjnych będących produktami biobójczymi - pozwolenie na wprowadzenie do obrotu lub wpis do rejestru produktów biobójczych, - dla kosmetyków Potwierdzenie wpisu do portalu CPN. W związku z powyższym prosimy o dopuszczenie w/w dokumentów w miejsca atestów PZH. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć spis używanych środków wraz kartami charakterystyk przed przystąpieniem do wykonania usługi sprzątania w CEUE. Uwaga wszystkie środki czystości muszą odpowiadać wymienionym w Załączniku nr 17 Wytyczne do konserwacji i czyszczenia poszczególnych elementów budynku, które zapewniają utrzymanie gwarancji na budynek. Zamawiający dopuszcza zastosowanie środków równoważnych, w przypadku wycofania wymaganego przez Zamawiającego (i gwaranta budynku) produktu z rynku. Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą dr hab. Elżbieta Gołata, prof. nadzw. UEP