Warszawa, dnia roku JEDNOSTKA WOJSKOWA NR Nr Warszawa. wg rozdzielnika

Transkrypt

1 Warszawa, dnia roku JEDNOSTKA WOJSKOWA NR 2063 Nr Warszawa wg rozdzielnika Dotyczy: przetarg nieograniczony na usługę sprzątania powierzchni biurowych i powierzchni zewnętrznych w kompleksach wojskowych mieszczących się przy ul. Banacha 2, ul. Winnickiej 1, ul. Sękocińskiej 8 oraz ul. Nowowiejskiej 28a w Warszawie, Nr sprawy 01/ W dniu r. do Zamawiającego wpłynęły zapytania odnośnie przedmiotowego postępowania od potencjalnych Wykonawców. Treść zapytania: 1) Poprosimy o podanie średniego miesięcznego zużycia artykułów higieny (papier toaletowy, ręczniki papierowe typu ZZ, mydło, odświeżacze powietrza i kostki zapachowe do muszli)? Jeśli Zamawiający nie posiada takich informacji, proszę o podanie liczby użytkowników na obiektach oraz doprecyzowania jakości tych środków. 2) Proszę o podanie ilości i wielkości koszy na śmieci lub średniego zużycia worków na śmieci. 3) Proszę o podanie parametrów worków na śmieci. 4) Czy Zamawiający wymaga od Wykonawcy uzupełnienia worków w niszczarkach? Jeśli tak, to prosimy podanie ilości i wielkości niszczarek i jak często mają być opróżniane. 1

2 5) Zamawiający wymaga zabezpieczenia roślin zagrożonych przemarznięciem w okresie zimy. Po czyjej stronie leży zakup tzw. ochronek na rośliny? Jeśli po stronie Wykonawcy, prosimy o informacje ile roślin wymaga takie zabezpieczenia. 6) Prosimy o podanie minimalnej obsady osobowej do serwisu dziennego w godz ) Prosimy o podanie orientacyjnej liczby dni wolnych od pracy, gdzie Wykonawca ma zapewnić obsadę personalną nieodpłatnie oraz prosimy o określenie minimalnej obsady, gdyż Wykonawca musi skalkulować koszty tej usługi. 8) Prosimy o podanie krotności prania firan, zasłon, verticali. 9) Zamawiający wymaga aby Wykonawca usuwał śnieg na terenach kompleksu w miejscu wskazane przez Zamawiającego lub w przypadku jego braku wywoził poza kompleks na własny koszt. Prosimy o doprecyzowanie na których kompleksach konieczny jest wywóz poza kompleks i z jakiej powierzchni. Dane niezbędne do skalkulowania kosztu wywozu śniegu. 10) Załącznik nr 11 do SIWZ: Zamawiający wymaga aby na powierzchni zewnętrznej przypadało nie więcej niż 9000 m2 na osobę, a w załączniku nr 12 do SIWZ podaje 6000 m2. Prosimy o wskazanie właściwego metrażu, który może przypadać na osobę. 11) W 3 pkt. 7 projektu umowy Zamawiający określa iż podstawą do płacenia faktury będzie protokół wykonania usługi. Prosimy o wzór protokołu oraz informacje czy jest to protokół miesięczny? Jeśli tak to czy składa się on z protokołów dziennych czy tygodniowych? Jeśli jest to protokół dzienny to prosimy o doprecyzowanie w jakim czasie/godzinie dokonywany odbiór usługi. 12) W 3 pkt. 8 projektu umowy Zamawiający określa sposób zapłaty za wykonaną usługę. Prosimy o doprecyzowanie na podstawie jakich dokumentów będzie określany wykaz czynności niewykonanych w całości lub części i prosimy również o doprecyzowanie co oznacza termin 2

3 czynności niewykonanych w całości oraz czynności niewykonanych w części. 13) Prosimy o dopisanie do projektu umowy punktu mówiącego o możliwości dokonania poprawek czynności niewykonanych częściowo lub w całości wg Zamawiającego i określenia maksymalnego czasu na dokonanie tych poprawek. 14) W 5 pkt. 1 projektu umowy mówi, że Zamawiającemu przysługuje prawo do wstrzymania realizacji faktury dotyczącej wykonanej usługi, w przypadku zastrzeżeń co do jakości świadczonej usługi. Prosimy o podanie parametrów określających jakość świadczonej usługi wg których ma być ona mierzona. 15) W 5 pkt. 1 projektu umowy mówi, że Zamawiającemu przysługuje prawo do stosowania kar umownych, w przypadku stwierdzenia zaniedbań w wykonywaniu przedmiotowej umowy. Prosimy o podanie parametrów określających zaniedbania w wykonywaniu usługi wg których ma być ona mierzona. 16) Prosimy o określenie parametrów wg których określane będą zastrzeżenia Zamawiającego za każdorazowy przypadek nienależytego wykonania zobowiązania, o których mowa w 6 pkt. 2 ppkt. d). 17) Na podstawie jakiego dokumentu będzie określane czy wada została usunięta w wyznaczonym terminie do 3 dni, o której mowa w 6 pkt. 2 ppkt. b). Prosimy o doprecyzowanie czy chodzi o 3 dni robocze czy 3 dni od stwierdzenia wady. 18) Prosimy o obniżenie kar umownych o 50% ze względu na ich rażąco wysoką wartość względem przedmiotu i złożoności zamówienia. Zamawiający udzielił następujących odpowiedzi: Ad. 1) Zamawiający nie jest w stanie określić średniego zużycia artykułów higienicznych w przeciągu miesiąca. W załączniku nr 9 do SIWZ w tabeli przedstawiono średnią liczbę osób korzystających użytkowników. Ad. 2) W załączniku nr 9 do SIWZ w tabeli przedstawiono liczbę koszy na śmieci. Wielkość koszy jest w przedziale l. 3

4 Ad. 3) Parametry worków na śmieci w przedziale l. Ad. 4) Zgodnie z załącznikiem nr 11 do SIWZ ust. I pkt 1.1 wskazał, iż do obowiązków codziennych Wykonawcy należy opróżnianie pojemników niszczarek na dokumenty. Zamawiający nie jest w stanie określić dokładnej ilości niszczarek. W obiektach objętych zamówieniem jest ok. 600 pomieszczeń, można założyć iż w każdym znajduje się niszczarka. Jednocześnie Zamawiający przypomina o możliwości dokonania wizji lokalnej obiektów objętych niniejszym postępowaniem w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z zapisem rozdziału III ust. 6 specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Ad. 5) Materiał w tym celu zabezpiecza Zamawiający. Ad. 6) Obsadę osobową do sprawowania serwisu dziennego w godzinach wyznacza Wykonawca. Zgodnie z załącznikiem nr 11 do SIWZ ust. I pkt 1 w przypadku gdy wyznaczona liczba ilość osób do serwisu nie jest wystarczająca Wykonawca zobowiązuje się do zwiększenia osób serwisowych na każde żądanie Zamawiającego. Ad. 7) Zamawiający na obecną chwilę nie jest w stanie przewidzieć ilości dni wolnych od pracy, w których Wykonawca ma zapewnić obsadę personalną gdyż jest to uzależnione od indywidualnych uroczystości instytucji mieszczących się w administrowanych obiektach. Ad. 8) Zgodnie z załącznikiem nr 11 do SIWZ ust. I pkt do obowiązku Wykonawcy dwa razy w roku należy: pranie firan, zasłon i verticali, czyszczenie żaluzji pionowych i poziomych (wraz z ich zdjęciem i montażem na otwór okienny po wykonanie usługi prania, usługa zsynchronizowana z usługą mycia okien). Ad. 9) Na każdym kompleksie może się zdarzyć potrzeba wywiezienia śniegu, w zależności od warunków atmosferycznych. Śnieg należy wywozić z terenu zewnętrznego utwardzonego w chwili utrudnienia sprawnej komunikacji na obiekcie. Ad. 10) Załącznik nr 11 do SIWZ został zmodyfikowany w dniu roku. 4

5 Ad. 11) Zamawiający przewiduje wprowadzić jednolitą procedurę kontroli usługi sprzątania, którą udostępni użytkownikom oraz przedstawicielom Wykonawcy (załącznik nr 8 do projektu umowy). Z zakresu czynności codziennych Wykonawca będzie rozliczany codziennie, zakres prac raz w miesiącu będzie rozliczany raz w miesiącu, prace doraźne będą rozliczane według harmonogramu, usługa sprzątania będzie podsumowana w jednym protokołem odbioru. Ad. 12) Faktura będzie opłacana na podstawie zbiorczego protokołu z rozliczeniem na m 2, ponadto sprzątanie będzie rozliczane pod względem czynności jakie powinny zostać wykonane. Ad. 13) Wnioskowany zapis został zamieszczony w procedurze kontroli usługi sprzątania. Ad. 14) Wstrzymanie faktury może zaistnieć w przypadku stwierdzenia zastrzeżeń co do jakości wykonywanej usługi. Jakość będzie stwierdzana na podstawie kontroli. Ad. 15) Kary umowne będą naliczone na podstawie przeprowadzonych kontroli. Każde uchybienie, nie wykonanie przedmiotu zamówienia opisane w załączniku nr 11 do SIWZ będzie skutkowało naliczeniem kary. Ad. 16) Zgodnie z 7 ust. 2 lit. d ( ) za każdorazowy przypadek nienależytego wykonania uznaje się każde zastrzeżenie ZAMAWIAJĄCEGO do sposobu wykonania usługi zawarte w protokole odbioru usługi. Zastrzeżenia będą formułowane na podstawie przeprowadzonych kontroli. Ad. 17) Usunięcie wady stwierdzone zostanie na podstawie kontroli z której będzie sporządzona notatka. Wyznaczone 3 dni na usunięcie usterek są dniami kalendarzowymi. Ad. 18) Zamawiający nie wyraża zgody na obniżenie kar umownych. 2. Zgodnie z postanowieniem art. 38 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający postanowił zmienić treść specyfikacji, jak poniżej: 1) W załączniku nr 8 do SIWZ, tj. Projekt umowy w 3 oraz 5 na aktualnie obowiązujący, zgodnym z załącznikiem nr 1 do niniejszego pisma. 5

6 W związku ze zmianą warunków udziału w postępowaniu niemającą wpływu na treść ogłoszenia Zamawiający postępuje zgodnie z art. 38 ust. 6 ustawy Pzp umieszcza tę zmianę na stronie internetowej Jednostki Wojskowej 2063: Powyższe nie ma wpływu na termin składania i otwarcia ofert w niniejszym postępowaniu. Załącznik nr 1 - na 17 ark. Zmodyfikowany projekt umowy (załącznik nr 8 do SIWZ) oraz załącznik nr 8 do umowy Procedura kontroli usługi sprzątania. DOWÓDCA wz. ppłk Marcin RATAJCZAK Joanna DWORAKOWSKA (22) r. T- 19/2 Zwrot do wykonawcy 6