DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW

Transkrypt

1 Poznań r. VI/KA /2018 DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu informuje, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn.: Usługa kompleksowego utrzymania czystości pomieszczeń wraz z obsługą szatni w wybranych obiektach oraz w domach studenckich Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu w 2018 roku (ZP/001/18) prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego wpłynęły pytania, na które Zamawiający niniejszym odpowiada. W związku z odpowiedziami na poniższe pytania Zamawiający dokonuje zmiany terminu składania ofert z: r. godz. 08:00 na r. godz 08:00 ( zmianie ulegają odpowiednio daty w pkt. 14.8, 15.1 i 15.4 SIWZ) Pytanie nr 1 W SIWZ Zamawiający zawarł informację, iż dopuszcza składanie ofert częściowych z jednoczesnym zastrzeżeniem, iż części C,D i E należy traktować jako jedno zamówienie, proszę o informację czy to oznacza, że Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę częściową obejmującą przedmiot zamówienia w zakresie wyżej wspomnianych zadań. Jeżeli tak, proszę o doprecyzowanie czy Wykonawca składający ofertę częściową w stosunku do powyższych zadań częściowych powinien: - złożyć zsumowaną wartość wadium podaną dla części C, D i E w pkt w SIWZ, tj zł, - zsumować warunki udziału w postępowaniu podane w pkt oraz w SIWZ, np. wykazać polisę OC na wartość nie mniejszą niż zł, wykazać 6 osób zdolnych do wykonywania zamówienia i przeszkolonych w zakresie obowiązujących przepisów BHP. Części C,D i E należy traktować jako jedno zamówienie - oznacza to, że Wykonawca musi złożyć ofertę na wszystkie te części. Wymagane zabezpieczenie wadialne w kwocie: dla cz. C: zł (słownie: jeden tysiąc czterysta czterdzieści złotych 00/100), dla cz. D: zł (słownie: jeden tysiąc czterysta czterdzieści złotych 00/100) i dla cz. E: zł (słownie: jeden tysiąc czterysta czterdzieści złotych 00/100). Dla każdej z części ( C, D i E) wymagane jest dysponowanie co najmniej 2 osobami zdolnymi do wykonania zamówienia przeszkolonymi w zakresie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Dla każdej z części ( C, D i E) wymagane jest ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej ,00 zł, (w tym wszelkie limity i podlimity) w tym ,00 zł na jedno zdarzenia w okresie ubezpieczenia. Pytanie nr 2 W odniesieniu do zapisu w pkt 11.2 w SIWZ, proszę o doprecyzowanie czy Zamawiający dopuszcza złożenie oferty częściowej przez jednego Wykonawcę na wszystkie zadania. Tak Pytanie nr 3 Zgodnie z pkt 3 w SIWZ niniejsze postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej wyższej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp z dn. 29 stycznia2004 r. W odniesieniu do powyższego, proszę o skorygowanie błędu w zapisie dot. terminów podpisania umowy w pkt 20.1 w SIWZ i dostosowanie do treści art. 94 ust. 1 pkt 1) ustawy Pzp. Zamawiajacy dokonuje zmiany zapisu 20.1 SIWZ z:

2 Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183 ustawy Pzp, w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 10 dni - jeżeli zostało przesłane w inny sposób. na: Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego, z zastrzeżeniem art. 183 ustawy Pzp, w terminie nie krótszym niż 10 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, albo 15 dni - jeżeli zostało przesłane w inny sposób. Pytanie nr 4 Zamawiający w pkt w SIWZ zawarł zapis, iż będzie żądać od Wykonawcy przedstawienia opłaconej polisy OC. Prosimy o dostosowanie powyższej treści do obecnie obowiązującego zapisu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rozwoju z dn r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 1126), gdzie zgodnie z zapisem 2 ust. 2 pkt 4 Zamawiający nie może żądać od Wykonawcy przedstawienia dowodów na posiadanie opłaconej polisy OC. Z uwagi na nie potwierdzenie opłaty składki ubezpieczeniowej Zamawiający nie może być pewnym istnienia ochrony ubezpieczeniowej. Zamawiajacy jest uprawniony i zobowiązany do ustalenia, czy Wykonawca faktycznie jest objęty ochroną ubezpieczeniową w celu potwierdzenia spełnienia warunku udziału w postepowaniu. Pytanie nr 5 W odniesieniu do zapisu w pkt 20.8 w SIWZ, proszę o doprecyzowanie jakie konkretnie poprawki ma na myśli Zamawiający. Poprawki wynikające z ewentualnej rozbieżności pomiędzy projektem umowy a przygotowanym do podpisu tekstem umowy. Pytanie nr 6 W odniesieniu do konstrukcji formularzy cenowych, tj. załącznik nr 2 i nr 3 do SIWZ, proszę o potwierdzenie, iż dla zadania częściowego A i B oraz C, D i E Wykonawca podaje wartość miesięcznej stawki jednostkowej za posprzątanie 1m 2. Dla części A i B miesięczny koszt usługi obejmuje stawkę za całą podaną powierzchnię w m 2 (czyli odpowiednio dla A: 3535 m 2, dla B: m 2 ). Dla części C, D i E cena jednostkowa (netto i brutto) powinna zostać podana za posprzątanie 1 m 2. Pytanie nr 7 Proszę o podanie szacunkowej wartości zamówienia w podziale na zadania częściowe, o której mowa w art. 35 ust. 1 ustawy Pzp, jednocześnie pragnę podkreślić, iż Wykonawcy nie chodzi o kwotę jaką Zamawiający ma zamiar odczytać przed otwarciem ofert zgodnie z art. 86 ust. 3 ustawy Pzp. Zakres pytania nie jest wnioskiem o udzielenie wyjaśnienia treści SIWZ. Pytanie nr 8 W odniesieniu do zapisu w art. 36ba ust. 1 ustawy Pzp, prosimy o informację czy Zamawiający dopuści podwykonawstwo na etapie realizacji umowy w sytuacji, gdy Wykonawca na etapie składania ofert nie wskazał, iż będzie zlecał usługi podwykonawcom.

3 Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie nr 9 W odniesieniu do zapisu w 7 ust. 1 lit. e) we wzorze umowy dla zadań częściowych A i B oraz w 8 ust. 1 lit. e) we wzorze umowy dla zadań częściowych C,D i E, proszę o doprecyzowanie w przypadku jakich sytuacji Zamawiający przewiduje zmniejszenia zakresu przedmiotu zamówienia. Zmniejszenie zakresu przedmiotu zamówienia wskazane w 7 ust. 1 lit. e) zgodnie z przytoczonym zapisem dotyczy zdarzeń niezależnych. Przykładem po stronie Zamawiającego może być zmniejszenie dotacji udzielonej przez Ministerstwo. Zmniejszenie zakresu przedmiotu zamówienia wskazane w 8 ust. 1 lit. e) we wzorze umowy dla zadań częściowych C,D i E może być spowodowane, np. wystąpieniem awarii infrastruktury, lub innego zdarzenia losowego powodującego wyłączenie części lub całego budynku ze świadczenia usług noclegowych. Pytanie nr 10 W odniesieniu do zapisów w 7 ust. 1 lit. b), 9 ust. 7 oraz w 10 ust. 14 we wzorze umowy dla zadań częściowych A i B oraz w 8 ust. 1 lit. b), 10 ust. 7 oraz w 11 ust. 9 we wzorze umowy dla zadań częściowych C, D i E pragnę zwrócić uwagę, iż zmiana umowy w przypadku zmiany stawki podatku VAT nie może stanowić negatywnych konsekwencji finansowych dla Wykonawcy, gdyż kwota podatku VAT wliczona do ceny oferty nie ma wpływu na korzyści ekonomiczne osiągane przez wykonawcę z tytułu wykonania zamówienia. W odniesieniu do powyższego wnosimy o wprowadzenie zmian w zakresie wyżej wymienionych zapisów poprzez dostosowanie ich do obecnie stosowanych praktyk, tj. w przypadku zmiany stawki podatku VAT zmianie ulega jedynie wynagrodzenie brutto Wykonawcy, a wynagrodzenie netto Wykonawcy pozostaje bez zmian. Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie nr 11 W odniesieniu do zapisów w 15 ust. 1 lit. a) we wzorze umowy dla zadań częściowych A i B oraz w 16 ust. 1 lit. a) we wzorze umowy dla zadań częściowych C, D i E, proszę o informację czy Zamawiający będzie wyznaczać dodatkowy czas na naprawę uchybień oraz czy uchybienia usunięte w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego będą traktowane jako niebyłe i nie będą stanowić podstawy do naliczania kar umownych. Dotyczy części A i B - Zamawiający będzie wyznaczać dodatkowy czas na naprawę uchybień, uchybienia usunięte w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego będą traktowane jako niebyłe. W zakresie części C, D, E Wykonawca będzie miał czas na usunięcia wad stwierdzonych przez Zamawiającego w trakcie wykonywania prac, związanych z realizacją usługi sprzątania, zgodnie z czasem zadeklarowanym na naprawę uchybień przez Wykonawcę w złożonej ofercie. Pytanie nr 12 W odniesieniu do zapisów w 15 ust. 1 lit. a), b), c) we wzorze umowy dla zadań częściowych A i B oraz w 16 ust. 1 lit. a), b), c) we wzorze umowy dla zadań częściowych C, D i E, prosimy o zmniejszenie wysokości kar umownych, w szczególności kar w przypadku nienależytego wykonania oraz odstąpienia od umowy lub jej rozwiązania opisanych w ww. wzorach umów poprzez zastąpienie obecnych treści następującymi zapisami: 15 / W razie niewykonania lub nienależytego wykonania całości lub części umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kare umowną:

4 a) w wysokości 10% wartości przysługującego Wykonawcy miesięcznego wynagrodzenia netto za daną część zamówienia, i to za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (..); b) za odstąpienie od umowy albo jej rozwiązanie przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% niewykorzystanej części łącznej wartości netto umowy wskazanej w 10 ust. 1 zdanie pierwsze; c) za odstąpienie od umowy albo jej rozwiązanie przez Wykonawce z przyczyn leżących po jego stronie w wysokości 10% niewykorzystanej części łącznej wartości netto umowy wskazanej w 10 ust. 1 zdanie pierwsze. Wykonawca rozumie, iż praktyką jest zastrzeganie przez Zamawiających w kontraktach kar umownych. Jeżeli kary umowne zostały zastrzeżone, a Zamawiający wydatkuje środki publiczne, jest uprawniony do naliczenia kar umownych oraz domagania się ich zapłaty. W przeciwnym razie Zamawiający naraża się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Natomiast określając wysokość kar umownych, Zamawiający powinien jednak kierować się zdrowym rozsądkiem. Zbyt restrykcyjne kary umowne w połączeniu z wynikającą z ustawy o finansach publicznych koniecznością ich dochodzenia przez Zamawiającego może prowadzić nie tylko do negatywnych konsekwencji dla Wykonawcy, ale być powodem niemożności zrealizowania zamówienia. Dotyczy części A i B Zamawiający proponuje następujące zmiany w 15 ust. 1 lit. a), b), c): W razie niewykonania lub nienależytego wykonania całości lub części umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: a) w wysokości 10 % wartości przysługującego Wykonawcy miesięcznego wynagrodzenia netto, i to za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy; b) za odstąpienie od umowy albo jej rozwiązanie przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 5 % łącznej wartości netto umowy wskazanej w 9 ust.1 zdanie pierwsze, c) za odstąpienie od umowy albo jej rozwiązanie przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie, w wysokości 5 % łącznej wartości netto umowy wskazanej w 9 ust.1 zdanie pierwsze. We wzorze umowy dla zadań części C, D i E proponuje się następującą zmianę jej treści 16 ust. 1: a) w wysokości 10 % wartości przysługującego Wykonawcy miesięcznego wynagrodzenia netto za daną część zamówienia, i to za każdy stwierdzony przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy; Zamawiającemu przysługuje prawo do potrącenia kwoty kar umownych naliczonych w danym miesiącu z należnego Wykonawcy wynagrodzenia, na co Wykonawca wyraża zgodę; jeżeli kwota kar umownych przekroczy kwotę należną Wykonawcy od Zamawiającego, a Wykonawca nie ureguluje kar umownych w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, Zamawiający ma prawo rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia; b) za odstąpienie od umowy albo jej rozwiązanie przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 5 % łącznej wartości netto umowy wskazanej w 10 ust.1 zdanie pierwsze, c) za odstąpienie od umowy albo jej rozwiązanie przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie, w wysokości 5% łącznej wartości netto umowy wskazanej w 10 ust.1 zdanie pierwsze. Pytanie nr 13 Proszę o uwzględnienie w 10 we wzorze umowy dla zadań częściowych A i B oraz we wzorze umowy dla zadań częściowych C, D i E sposobu regulowania płatności za wykonywaną usługę na postawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT. Czy Zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2016 r., N. 710, z późn. zm.)? Jeżeli tak, prosimy o modyfikację zapisów umowy ww. paragrafie w zakresie sposobu rozliczania się z wykonywanej usługi poprzez dodanie następujących zapisów: 1)Strony akceptują wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz. U. z 2016 r., N. 710, z późn. zm.) 2)Faktury elektroniczne będą Zamawiającemu wysyłane na adres 3)Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o każdorazowej zmianie ww. adresu mailowego. 4)Osobą upoważnioną do kontaktów w sprawie e-faktur ze strony Zamawiającego jest:

5 Zamawiający nie wyraża zgody. Pytanie nr 14 W odniesieniu do 2 ust. 2 i 3 we wzorze umowy dla zadań częściowych A i B oraz we wzorze umowy dla zadań częściowych C, D i E, proszę o informację czy Zamawiający dopuszcza możliwość zatrudnienia osoby wykonującej zamówienie w ramach zastępstwa (w przypadku choroby, urlopu, itp.) na podstawie umowy cywilnoprawnej. Zamawiający wyraża zgodę. Pytanie nr 15 W odniesieniu do ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach zwracam się do Zamawiającego w sprawie wyjaśnienia kwestii dotyczącej gospodarowaniem odpadami a mianowicie: a) Czy Zamawiający w myśl art. 3 ust 1 pkt. 19 oraz 32 ww. ustawy jest posiadaczem odpadów oraz wytwórcą odpadów wytworzonych na obiektach oraz posesjach należących do niego w wyniku świadczenia usługi sprzątania? b) Czy Zamawiający posiada podpisaną umowę z firmą zewnętrzną na odbiór odpadów? c) Czy do obowiązków Wykonawcy należy tylko i wyłącznie np. opróżnianie koszy, zbiór skoszonej trawy, itp. a składowanie powstałych odpadów w wyznaczonym przez Zamawiającego miejscu? d) Czy Zamawiający ma na obiekcie odpowiednio oznaczone kosze na śmieci przeznaczone do segregacji odpadów? Dotyczy części A i B: ad. a) Zamawiający w myśl art. 3 ust 1 pkt. 19 jest posiadaczem odpadów. ad. b) Tak. ad. c) Tak. ad. d) w pomieszczenia biurowych i salach znajdują się kosze do odpadów zmieszanych, natomiast na korytach są pojemniki do segregacji odpadów. Dotyczy części C,D i E : ad a) Zamawiający jest posiadaczem i wytwórcą ad. b) Tak. ad. c) Tak. ad. d) Tak Pytanie nr 16 W odniesieniu do zapisu w 19 ust. 1 we wzorze umowy dla zadań częściowych A i B oraz w 20 ust. 1 we wzorze umowy dla zadań częściowych C, D i E proszę o potwierdzenie, iż możliwość wypowiedzenia umowy z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia ze strony Wykonawcy nie będzie stanowić podstawy do naliczenia przez Zamawiającego kary umownej. Wypowiedzenie umowy zgodnie z 19 ust. 1 we wzorze umowy nie będzie stanowić podstawy do naliczenia kary umownej. Pytanie nr 17 Proszę o informację, czy osoba wyznaczona jako koordynator może jednocześnie wykonywać usługę sprzątania. Zamawiający wyraża zgodę, aby koordynatorem była osoba wykonująca usługę.

6 Pytanie nr 18 Zgodnie z informacją ujętą w SIWZ po stronie Wykonawcy leży zakup worków na śmieci, proszę zatem o informację na temat pojemności oraz ilości koszy i niszczarek na śmieci u Zamawiającego w podziale na zadania częściowe. Dotyczy części A i B ilość koszy - załącznik nr 1, - ilość niszczarek max. 40 sztuk. W zakresie części C, D i E liczba koszy na śmieci oraz ich pojemność zostały wymienione szczegółowo w SIWZ. Pytanie nr 19 W odniesieniu do zapisów w SIWZ Wykonawca zapewnia środki higieny, proszę zatem o informację jakiego typu pojemniki na papier, mydło oraz ręczniki papierowe posiada Zamawiający w odniesieniu do każdego zadania częściowego oddzielnie. Dotyczy części A i B załącznik nr 1, W zakresie części C, D i E Wykonawca nie jest zobowiązany do zakupu papieru toaletowego oraz mydła. Pytanie nr 20 Proszę o informację na temat średniomiesięcznego zużycia środków higieny u Zamawiającego z podziałem na zadania częściowe. Zamawiający nie dysponuje informacją na temat średniomiesięcznego zużycia środków higieny, które dostarczane są przez Wykonawców. Pytanie nr 21 Proszę o informację w podziel na części na temat miesięcznej liczby osób odwiedzających/ przebywających na obiektach objętych niniejszym postępowaniem. Zamawiający nie dysponuje informacją na temat miesięcznej liczby osób odwiedzających/przebywających na obiektach z uwagi, że obiekty Zamawiającego są budynkami użyteczności publicznej dostępnymi dla osób z zewnątrz. Pytanie nr 22 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia w pkt zawiera warunek aby Wykonawca wskazał wykonanie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie dla cz. A i B : co najmniej jednego zlecenia obejmującego kompleksowe usługi sprzątania pomieszczeń w czynnych budynkach użyteczności publicznej o powierzchni min m². (nazwa firmy) jako profesjonalny podmiot, na co dzień współpracujący m.in. z Uniwersytetem im. Adama Mickiewicza w Poznaniu oraz Akademią Wychowania Fizycznego w Poznaniu posiada stosowne umowy na usługi obejmujące kompleksowe sprzątanie pomieszczeń o powierzchni ponad m². W związku z powyższym zwracamy się do Państwa o dopuszczenie Wykonawcy, którego zdolność techniczna i zawodowa oraz doświadczenie dla części A i B polega na wykonaniu co najmniej jednego zlecenia obejmującego kompleksowe usługi sprzątania pomieszczeń w czynnych budynkach użyteczności publicznej o powierzchni min m². Zamawiajacy dokonuje zmiany zapisu SIWZ z: Wykazania wykonania w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie: - dla cz. A i B : co najmniej jednego zlecenia obejmującego kompleksowe usługi sprzątania pomieszczeń w czynnych budynkach użyteczności publicznej o powierzchni min m².

7 na: Wykazania wykonania w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, to w tym okresie: dla cz. A i B: co najmniej jednego zlecenia obejmującego kompleksowe usługi sprzątania pomieszczeń w czynnych budynkach użyteczności publicznej o powierzchni min m². Prorektor ds. Finansów i Rozwoju dr hab. Sławomir Kalinowski, prof. nadzw. UEP