Regulamin udzielania zamówień publicznych przez PWiK Lidzbark Warmiński o wartości przekraczającej euro REGULAMIN

Transkrypt

1 REGULAMIN UDZIELANIA PRZEZ PRZEDSIĘBIORSTWO WODOCIĄGÓW I KANALIZACJI SPÓŁKA Z O.O. W LIDZBARKU WARMIŃSKIM ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, KTÓRYCH WARTOŚĆ PRZEKRACZA WYRAŻONĄ W ZŁOTYCH RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY EURO Rozdział 1. Postanowienia ogólne 1. Objaśnienie pojęć Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) ustawie PZP należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013, poz.907 z późn.zm. oraz z 2014 r. poz.423); 2) Zamawiającym należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Lidzbarku Warmińskim; 3) Kierownik Jednostki Dyrektor Spółki Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Lidzbarku Warmińskim, a w razie nieobecności Prokurent 4) Wnioskujący, pracownik merytoryczny pracownik, do którego obowiązków służbowych należy załatwianie sprawy z danego zakresu 5) Działach Spółki należy przez to rozumieć komórki organizacyjne Spółki i samodzielne stanowiska; 6) Kierowniku Działu należy przez to rozumieć kierownika danej komórki organizacyjnej Spółki; 7) Komisji należy przez to rozumieć komisję przetargową działającą na podstawie regulaminu i pzp; 8) Wykonawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; 9) Cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz.U. z 2001, Nr 97, poz.1050 z późn.zm.); 10) Najkorzystniejszej ofercie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień publicznych w zakresie działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia; 11) Ofercie częściowej należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wykonanie części zamówienia publicznego; 12) Ofercie wariantowej należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia publicznego; 13) zamówieniu publicznym należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane po przeprowadzonej procedurze, zgodnie z przepisami ustawy pzp i niniejszego regulaminu, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane; 14) SIWZ należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia; 15) Dostawie - należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu, 16) Usłudze należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są dostawy lub roboty budowlane 17) Robocie budowlanej - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo -1-

2 budowlane (tj. Dz. U. z 2013 poz.1409, ze zm.), a także realizacje obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez Zamawiającego - PWiK Lidzbark Warmiński 2. Zakres regulacji 1. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych polskich równowartość kwoty euro, zwany dalej Regulaminem, określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację planowania, przygotowania, prowadzenia i udzielania przez PWik Sp. z o.o. zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane, w ramach środków finansowych, którymi dysponuje Zamawiający niezależnie od źródeł ich pochodzenia. 2. Przepisów Regulaminu nie stosuje się do udzielanych przez Zamawiającego zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane, wyłączonych stosownie do art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych spod rygorów tejże ustawy, tj o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych polskich równowartości kwoty euro. 3. Do zamówień, o których mowa wyżej, tj. nie przekraczających wartości określonej w art.4 pkt.8 ustawy pzp, a przekraczającej kwotę netto o równowartości euro, stosuje się wprowadzaną dnia r.(wraz ze zmianami) zarządzeniem Dyrektora, procedurę wewnętrzną udzielania zamówień publicznych. 4. W przypadku awarii lub innego zdarzenia losowego którego z zachowaniem najwyższej staranności nie można było przewidzieć i związanej z tym konieczności natychmiastowej realizacji dostawy, usługi lub roboty budowlanej kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona sporządza protokół potwierdzający zaistniały stan. Protokół zawierający między innymi informacje co uległo uszkodzeniu i oszacowanie kosztów niezbędnych zamówień, potwierdzenie konieczności natychmiastowego zamówienia (np. brak sprzętu zastępczego, niemożność wykonywania zamierzonych czynności lub funkcjonowania jednostki, zagrożenie dla bezpieczeństwa osób lub mienia), należy dołączyć do skierowanego do kierownika jednostki wniosku o wszczęcie postępowania, jeśli wartość zamówienia przekracza euro. 5. Wyłączenie stosowania: ustawy pzp oraz regulaminu nie stosuje się do zamówień o których mowa w art.4 oraz 137 do 138a ustawy pzp. Rozdział 2 OGÓLNE ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ORAZ WYDATKOWANIA ŚROD- KÓW 3. Wydatkowanie środków w celu nabycia w ramach zamówień publicznych dostaw, usług lub robót budowlanych powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umożliwiający terminową realizację zadań. 4. Wszelkie zamówienia publiczne o wartości powyżej kwoty euro netto wymagają zachowania formy pisemnej i udzielane są jedynie wykonawcom wyłonionym w wyniku prawidłowo przeprowadzonych postępowań w trybach przewidzianych przepisami PZP. 5. Postępowanie należy przygotować i przeprowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz przejrzystości. 6. Czynności w ramach postępowania wykonują wyłącznie osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 7. Postępowania prowadzi się w języku polskim. 8. Kierownik jednostki powołuje do przygotowania i przeprowadzenia postępowania komisję przetargową, jako zespół pomocniczy do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz do badania i oceny ofert, określa jej organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków. 9. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia Kierownikowi jednostki wyniki w zakresie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, propozycje wykluczenia wykonawców, odrzucenia ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej. 10. Członków komisji powołuje i odwołuje Kierownik jednostki. -2-

3 11. Komisja przetargowa składa się co najmniej z trzech osób będących wyłącznie pracownikami PWiK sp. z o.o. w Lidzbarku Warmińskim. Rozdział 3 ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA PRZYGOTOWANIE I PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA 12. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania ponosi kierownik jednostki, kierownicy działów wnioskujących a także inne osoby w zakresie powierzonym przez kierownika jednostki. 13. Komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za realizację zadań wynikających z Regulaminu oraz za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania oraz za udzielenie zamówienia publicznego są: 1) w sprawach merytorycznych kierownik działu wnioskującego lub osoba przez niego upoważniona; 2) w sprawach finansowych Główna Księgowa; 3) w sprawach proceduralnych samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych oraz powołana w jednostce komisja przetargowa. Wszelkie postępowania o udzielanie zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro realizowane są przez pracownika zajmującego samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych przy współudziale Komisji przetargowej. Pracownik ten ma w szczególności za zadanie zapewnienie obsługi formalno-prawnej postępowań o udzielenie zamówienia publicznego realizowanych na wniosek kierowników wewnętrznych jednostki. Procedura udzielenia zamówienia, którą realizuje pracownik na stanowisku ds. zamówień publicznych kończy się z chwilą zawarcia umowy lub unieważnienia postępowania oraz publikacją stosownego ogłoszenia, natomiast nadzór nad prawidłowym wykonaniem zamówienia (realizacją umowy) pełni kierownik wydziału, na wniosek którego postępowanie zostało przeprowadzone. 14. W wyjątkowych sytuacjach kierownik jednostki może powierzyć przygotowanie i przeprowadzenie postępowania podmiotowi specjalizującemu się w świadczeniu tego typu usług. 15. Naruszenie zasad, form i trybów przewidzianych ustawą przy udzielaniu zamówień publicznych jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Wszyscy pracownicy uczestniczący w jakikolwiek sposób w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, obowiązani są stosować obowiązujące w tym zakresie przepisy i ponoszą za to pełna odpowiedzialność: 1) przy przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia należy zapewnić zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, 2) nie można w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówień na części lub zaniżać ich wartości, 3) przedmiot zamówienia należ opisać w sposób zgodny z wymogami ustawy pzp, który nie utrudni uczciwej konkurencji, 4) należy zachować zasadę jawności na każdym etapie postępowania za wyjątkiem informacji tajnych, określonych w ustawie pzp i zastrzeżonych przez wykonawców. Rozdział 4. PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ 16. Podstawą podejmowania działań w zakresie udzielania zamówień są plany zamówień opracowane na okres roku kalendarzowego. 17. W PWiK Lidzbark Warmiński plany zamówień publicznych sporządzają kierownicy działów organizacyjnych PWiK Sp. z o.o. bądź upoważniony przez nich pracownik. Zasady sporządzania planów i ich dane dokonuje kierownik jednostki z udziałem Głównej Księgowej. 18. Wstępne plany zamówień publicznych w zakresie dostaw i usług w odniesieniu do zamówień związanych z własną działalnością są sporządzane na podstawie: 1) rocznych zestawień potrzeb zgłoszonych przez kierowników wewnętrznych jednostki; -3-

4 2) stanu realizacji zawartych usług; 19. Kierownicy działów i komórek wewnętrznych sporządzają w formie pisemnej zestawienia planowanych potrzeb na kolejny rok kalendarzowy. Nadzór nad rzetelnym sporządzaniem planów zamówień publicznych sprawuje kierownik jednostki i Główna Księgowa. Rozdział 5. PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA 20. Warunkiem uruchomienia postępowania o zamówienie publiczne jest posiadanie odpowiednich środków finansowych przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 21. Obsługę postępowania związanego z przygotowaniem, wszczęciem i udzieleniem zamówienia publicznego koordynuje pracownik zajmujący samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych 22. Uruchomienie procedury udzielenia zamówienia publicznego rozpoczyna złożenie wniosku przez osoby upoważnione kierowników wydziałów PWiK Lidzbark Warmiński bądź osoby przez nich upoważnione. Wnioski składane są do kierownika jednostki. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 23. Zgłaszając wniosek sprawie zamówienia publicznego kierownicy wydziałów zobowiązani są sporządzić opis i oszacować przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący. 24. Sporządzający wniosek ponosi pełną odpowiedzialność za treść wniosku i zawartych w nim opisów oraz wymagań dotyczących zamówienia. 25. Wniosek podlega ocenie i akceptacji przez Głównego Księgowego pod względem wskazania źródeł finansowania oraz zabezpieczenia środków finansowych. 26. Po uzyskaniu akceptacji, kierownik wydziału bądź upoważniony przez niego pracownik przekazuje wniosek do kierownika jednostki. Rozdział 6. ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ 27. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. 28. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzaniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. 29. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami regulaminu. 30. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. 31. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, ze nie mogą być one udostępnione. 32. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi się w języku polskim. 33. Podstawowymi trybami udzielania zamówień publicznych są przetarg nieograniczony i przetarg ograniczony. Rozdział 7. PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 34. Decyzję o wszczęciu postępowania podejmuje poprzez zatwierdzenie wniosku kierownik jednostki. 35. W celu przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia, kierownik jednostki powołuje stałą komisję przetargową. 36. Regulamin pracy komisji przetargowej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. -4-

5 37. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym, powołanym do oceny spełniania przez wykonawców lub uczestników warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, badania i oceny złożonych ofert oraz wyłonienia najkorzystniejszej oferty. 38. Na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki wniosku, wyznaczony pracownik odpowiedzialny za obsługę postępowań w PWiK Lidzbark Warmiński przystępuje do wykonania niezbędnej dokumentacji, w tym: 1) Potwierdzenie wartości zamówienia. Za dokumenty z ustalenia wartości zamówienia mogą zostać uznane wydruki ofert bądź też cenniki z portali internetowych, lub notatka służbowa z przeprowadzonej analizy rynku. 2) Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wzoru umowy 3) Ogłoszeń informacyjnych wraz z ich umieszczaniem i publikacji zgodnie z przepisami ustawy pzp, 4) dokumenty właściwe dla prowadzonego postępowania, np. wyjaśnienia dotyczące spraw merytorycznych, modyfikacje, 5) Protokołu z postępowania wraz z załącznikami. 39. Wzór umowy o zamówienie publiczne podlega akceptacji przez radcę prawnego. Zakres informacji zawartych w SIWZ reguluje przepis art.36 ustawy pzp. SIWZ przekazuje się nieodpłatnie, z zastrzeżeniem art.42 ust.2 ustawy pzp. 40. Komisja przetargowa działa do momentu uprawomocnienia się wyników postępowania i zawarcia umowy z wybranym dostawcą lub wykonawcą. 41. Wyniki prac komisji z postępowania w zakresie propozycji wyboru dostawcy lub wykonawcy, opisane w odpowiednich protokołach z postępowania, zatwierdza Kierownik jednostki. 42. Po zatwierdzeniu wyboru najkorzystniejszej oferty następuje udzielenie zamówienia przez zawarcie umowy. 43. Do podpisywania umów upoważnieni są : Kierownik Jednostki, Prokurent. 44. Każde postępowanie zostaje opatrzone indywidualnym numerem rejestrowym. 45. Po zakończeniu w trybie i terminach określonych ustawą, pracownik odpowiedzialny za obsługę postępowań obowiązany jest do archiwizowania i przechowywania w sposób gwarantujący nienaruszalność dokumentacji postępowania. 46. Zamówienia publiczne podlegają wpisowi do rejestru zamówień publicznych. 47. Umowy w sprawie zamówień publicznych należy sporządzać w trzech egzemplarzach: 1 egzemplarz dla wykonawcy, 2 egzemplarze dla zamawiającego (1 zostaje w dokumentacji postępowania, 1 zostaje przekazany do Działu Księgowości). Rozdział 8 POSTĘPOWANIE O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO 48. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają wyłączeniu, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia, 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia, 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób, -5-

6 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 49. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, 2) posiadania wiedzy i doświadczenia, 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, 4) sytuacji ekonomicznej i prawnej. 50. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków, zamieszcza się w ogłoszeniu o zamówieniu lub w przypadku trybów, które nie wymagają publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w zaproszeniu do negocjacji. 51. Opis sposobu dokonania oceny spełniania warunków, o których mowa w 49, powinien być związany z przedmiotem zamówienia oraz proporcjonalny do przedmiotu zamówienia. 52. Opis przedmiotu zamówienia: 1) przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, z pomocą zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, 2) przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję, 3) przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy lub równoważny, 4) Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia z pomocą cech technicznych i jakościowych, z zachowaniem Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub innych państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego przenoszących te normy, 5) W przypadku braku Polskich Norm przenoszących normy europejskie lub norm innych państw członkowskich EOG przenoszących te normy uwzględnia się w kolejności: europejskie aprobaty techniczne, wspólne specyfikacje techniczne, normy międzynarodowe, 6) W przypadku braku norm, o których mowa w ust.5, uwzględnia się w kolejności: Polskie Normy, Polskie aprobaty techniczne. 7) Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień. Rozdział 9 WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 53. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 54. Ofertę składa się pod rygorem nieważności w formie pisemnej. 55. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 56. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. inne techniczne systemy odniesienia ustanowione przez europejskie organy normalizacyjne. -6-

7 57. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert. 58. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Niedopuszczalnym jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty. Rozdział 10 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 59. Integralną częścią Regulaminu są wszystkie załączniki do Regulaminu: 1) Załącznik nr 1 Wniosek o uruchomienie postępowania; 2) Załącznik nr 2 Regulamin pracy komisji przetargowej 60. Regulamin obowiązuje wszystkie działy organizacyjne w PWiK Lidzbark Warmiński, za jego przestrzeganie odpowiedzialni są kierownicy działów. 61. Kierownicy wewnętrzni są obowiązani do zapoznania z treścią regulaminu podległych im pracowników. 62. Regulamin dostępny jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej zamawiającego: Do umów zawieranych z podstawie procedur opisanych w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy ustawy pzp oraz przepisy ustawy z dnia r. Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r,. Nr 16, poz.93, z późn.zm.) 64. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy pzp, akty wykonawcze do ustawy pzp oraz inne przepisy obowiązującego prawa. 65. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień określa Prezes Rady Ministrów, w drodze rozporządzenia. 66. Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Kierownika Jednostki i zastępuje dotychczas obowiązujące w tym zakresie procedury. Zatwierdził: Prezes Zarządu mgr inż. Bartosz Buczyński Lidzbark Warmiński, 22 kwietnia 2014 r. -7-

8 Załącznik nr 1 Do Regulaminu udzielenia zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro W N I O S E K O URUCHOMIENIE POSTĘPOWANIA W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO KTÓREGO WARTOŚĆ PRZEKRACZA EURO (NETTO) Sporządzony dnia:.. 1.Wnioskujący o udzielenie postępowania: Opis przedmiotu zamówienia: dla robót koszt inwestorski, projekt, przedmiar prac dla dostaw i usług opis przedmiotu zamówienia, warunki techniczne, rodzaje opakowań, inne.: Oznaczenie CPV Wartość zamówienia (netto w PLN i w EURO, brutto w PLN) 1 = zł PLN euro Wartość szacunkowa ( netto ).. Wartość, jaką Zamawiający przeznaczył na realizacje przedmiotu zamówienia (brutto PLN) 4.Podstawa ustalenia wartości zamówienia publicznego Opis przedmiotu zamówienia i ustalenia wartości zamówienia dokonał/a. 6.Przewidywany termin realizacji szczegółowo ( partiami data):. 7.Proponowany tryb udzielenia zamówienia: 8.Proponowana osoba do kontaktów z Wykonawcami odpowiedzialna za sprawy merytoryczne... 9.Proponowane kryteria oceny ofert wraz z podaniem ich znaczenia % propozycje zapisu w umowie Uzasadnienie wyboru trybu zamówienia publicznego (nie dotyczy trybu przetargu nieograniczonego i przetargu ograniczonego).. 12.Opinia Głównego Księgowego o zabezpieczeniu środków finansowych na realizacje zamówienia:.. (Główny Księgowy) (Stanowisko ds. zamówień publicznych).. (Wnioskujący) ZATWIERDZAM. data i podpis -8-

9 Załącznik nr 2 Do Regulaminu udzielenia zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty euro 1. Słowniczek Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ 1) ustawie PZP należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 poz.907 ze zmianami oraz z 2014, poz.423); 2) Spółce należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Lidzbarku Warmińskim; 3) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. W Lidzbarku Warmińskim; 4) Działach Spółki należy przez to rozumieć komórki organizacyjne Spółki i samodzielne stanowiska; 5) kierowniku działu należy przez to rozumieć kierownika danej komórki organizacyjnej Spółki; 6) Komisji należy przez to rozumieć komisję przetargową działającą zgodnie z niniejszym regulaminem; 7) zamówieniu publicznym należy przez to rozumieć umowy odpłatne, zawierane po przeprowadzonej procedurze, zgodnie z przepisami ustawy pzp i niniejszego regulaminu, których przedmiotem są dostawy, usługi lub roboty budowlane; 8) SIWZ należy przez to rozumieć specyfikację istotnych warunków zamówienia. 2. Postanowienia ogólne Regulamin określa organizację i tryb pracy Komisji powołanej w celu przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne oraz zakres obowiązków i odpowiedzialności jej członków. 1. Posługiwanie się niniejszym regulaminem nie zwalnia członków Komisji z odpowiedzialności za przeprowadzenie postępowania zgodnie z przepisami prawa. 2. Komisja przetargowa składa się z co najmniej 3 członków, w tym przewodniczącego i sekretarza. 3. Członków Komisji powołuje Dyrektor. 4. Osoby pracujące w Komisji przetargowej podlegają wyłączeniu w przypadkach wyszczególnionych w przepisach ustawy pzp. 5. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności określonych w ustawie pzp. 6. Przewodniczący Komisji ma obowiązek powiadomić Dyrektora, o okolicznościach wskazanych w ust Każdy członek Komisji zobowiązany jest znać przepisy prawa dotyczące zamówień publicznych oraz niniejszy regulamin i pozostałe dokumenty wewnętrzne Spółki regulujące zasady udzielania zamówień. 3. Tryb pracy Komisji 1. Komisja przetargowa przystępuje do wykonywania czynności niezwłocznie po otrzymaniu decyzji o powołaniu komisji oraz materiałów umożliwiających przygotowanie projektów dokumentów niezbędnych do podjęcia czynności wymaganych przepisami o zamówieniach publicznych. 2. Praca komisji przetargowej rozpoczyna się z dniem jej powołania. Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania i upływu terminu na wniesienie protestu na tę czynność. -9-

10 3. Komisja przetargowa obraduje na posiedzeniach, które są zwoływane przez przewodniczącego komisji w terminach zapewniających sprawny przebieg prac. Z każdego posiedzenia sporządza się protokół. 4. Komisja przetargowa podejmuje rozstrzygnięcia w drodze uchwały. 5. W sprawach spornych komisja przetargowa dokonuje rozstrzygnięć w głosowaniu zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos przewodniczącego komisji. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, członek komisji przetargowej nie może wstrzymać się od głosu. Może natomiast żądać załączenia jego pisemnego stanowiska do protokołu. 7. Dla skuteczności czynności podejmowanych przez komisję przetargową wymagana jest obecność co najmniej połowy liczby jej członków. 8. Komisja przetargowa, w przypadkach wymagających specjalistycznej wiedzy związanej z prowadzonym postępowaniem, wnioskuje do Dyrektora Spółki o powołanie biegłych (rzeczoznawców). We wniosku komisja wskazuje osobę biegłego (rzeczoznawcy) oraz dołącza uzasadnienie wniosku. 4. Prawa i obowiązki Komisji 1. Członkowie komisji przetargowej wykonują swoje zadania w sposób rzetelny i uczciwy, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Komisja przetargowa, jako zespół pomocniczy Dyrektora, przygotowując i prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności: 1) zapoznanie się ze wszystkimi dokumentami mającymi wpływ na przeprowadzenie postępowania; 2) czynny udział w pracach komisji; 3) wykonywanie poleceń przewodniczącego dotyczących prac komisji; 4) niezwłoczne poinformowanie przewodniczącego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji; 5) ocena spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu; 6) badanie i ocena ofert; 3. Dokumenty sporządzone przez komisję przetargową wymagają zatwierdzenia przez Dyrektora. 4. W przypadku gdy czynność komisji przetargowej nie zostanie zatwierdzona przez Dyrektora, komisja przetargowa powtarza tę czynność, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych przepisami o zamówieniach publicznych. W przypadku wystąpienia okoliczności skutkujących koniecznością unieważnienia postępowania, postępowanie unieważnia się. 5. Komisja przetargowa nie ma prawa ujawnić informacji, które stanowią tajemnicę prawnie chronioną, w tym przede wszystkim informacji niejawnych, chronionych danych osobowych oraz tajemnic przedsiębiorstwa, zawartych w ofertach. 6. Członkowie komisji ponoszą odpowiedzialność za czynności podejmowane w ramach pracy komisji. 7. Jeżeli w związku z pracą komisji członek komisji otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje zastrzeżenia przewodniczącemu. Członek komisji powinien również przedstawić przewodniczącemu swoje zastrzeżenia, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac komisji, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki. 8. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa pkt.7 przez przewodniczącego komisji, członek komisji przedstawia je bezpośrednio Dyrektorowi. 9. Członkowi komisji nie wolno wykonywać poleceń, ani czynności, których wykonanie stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowaną stratą, nawet jeżeli otrzymał takie polecenie na piśmie. 10. Członkom komisji nie wolno ujawniać jakichkolwiek informacji związanych z przebiegiem prac komisji, w szczególności: -10-

11 a) liczbą złożonych ofert do daty składania ofert, b) przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert. 11. Członkowie komisji wykonują swoje obowiązki związane z udziałem w pracach komisji w ramach obowiązków służbowych. 5. Czynności w trakcie postępowania 1. Członkowie komisji przetargowej, po ujawnieniu wykonawców ubiegających się lub zamierzających ubiegać się o zamówienie publiczne, składają pisemne oświadczenie, że nie podlegają wyłączeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, o treści wymaganej przepisami art. 17 ust. 2 Pzp, z uwzględnieniem postanowień ust W przypadku ujawnienia w toku prowadzonego postępowania okoliczności, o których mowa w ust. 1, członek komisji przetargowej zobowiązany jest niezwłocznie, poinformować o tym na piśmie przewodniczącego komisji przetargowej. 3. Przewodniczący komisji przetargowej informuje Dyrektora o okolicznościach wskazanych w ust. 2, jak również o każdym przypadku nie wywiązywania się przez członka komisji przetargowej z obowiązków przewidzianych przepisami Pzp oraz postanowieniami niniejszego regulaminu. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, kierownik zamawiającego odwołuje członka komisji przetargowej. 5. Czynności komisji przetargowej, jeżeli zostały dokonane z udziałem członka, o którym mowa w ust. 2, podlegają powtórzeniu, z zastrzeżeniem ust. 7, chyba że postępowanie powinno zostać unieważnione. 6. Przepisy ust. 1 4 mają odpowiednie zastosowanie do przewodniczącego komisji przetargowej. 7. Przepisu ust. 5 nie stosuje się do czynności otwarcia ofert oraz tych czynności faktycznych, które nie mają wpływu na wynik postępowania. 8. Przepisy ust. 3 5 stosuje się odpowiednio, gdy członek komisji przetargowej zostanie wyłączony z powodu nie złożenia oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, lub w przypadku, gdy złoży oświadczenie niezgodne z prawdą. 6. Przewodniczący komisji Pracami komisji przetargowej kieruje przewodniczący, do którego zadań należą w szczególności: 1) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie, 2) podział prac między członków komisji przetargowej, 3) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 4) odebranie od członków komisji przetargowej oraz innych osób, wykonujących czynności związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, oświadczeń o treści określonej w 8 ust. 1, 5) decyzje o możliwości obecności podczas posiedzeń komisji osób nie będących jej członkami ani biegłymi, 6) przewodniczenie prowadzonym przez komisję negocjacjom z Wykonawcami w przypadkach, gdy ustawa pzp przewiduje przeprowadzanie takich negocjacji, 7) informowanie Dyrektora o zaistniałych w toku postępowania o udzielenie zamówienia problemach, związanych z pracami komisji, 8) nadzór nad terminowym i prawidłowym dokonywaniem czynności w postępowaniu o zamówienie publicznego. 7. Sekretarz komisji Do zadań sekretarza komisji przetargowej należy w szczególności: 1) dokumentowanie prac komisji przetargowej, 2) obsługa techniczno- organizacyjna komisji w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym odpowiednie zabezpieczenie złożonych w postępowaniu ofert I dokumentacji: -11-

12 Przyjmowanie i rejestracja zapytań wykonawców odnośnie treści SIWZ lub innych dokumentów i niezwłoczne informowanie o ich wpłynięciu przewodniczącemu komisji, odbieranie ofert z Sekretariatu, sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji, sprawdzenie czy otwarcie ofert złożonych przez wykonawców nastąpiło w ustalonym miejscu i terminie, sprawdzenie, czy oferty zostały złożone zgodnie z wymogami oraz czy nie doszło do ich przedwczesnego otwarcia, zapewnienie, żeby oferty złożone po wyznaczonym terminie zostały zwrócone wykonawcom bez otwierania po upływie terminu na wniesienie protestu, przekazywanie do właściwego działu PWiK, jeżeli zachodzi taka potrzeba, poręczeń i gwarancji bankowych, gwarancji ubezpieczeniowych, weksli, czeków oraz innego rodzaju dokumentów składanych przez wykonawców jako wadium oraz informowanie tego działu o konieczności zwrotu wadium wykonawcom, zgodnie z zasadami pzp. 3) zapewnienie zachowania formy pisemnej postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 4) występowania w związku z prowadzoną procedurą do wykonawców, a w szczególności żądania złożenia wyjaśnień treści przedłożonych oświadczeń, dokumentów i samej oceny, 5) poinformowania wykonawców między innymi o: poprawieniu omyłki pisarskiej lub rachunkowej, wykluczeniu z postępowania lub odrzuceniu oferty, wyborze oferty lub o unieważnieniu postępowania, terminie podpisania umowy, 6) publikacji wymaganych przepisami ustawy pzp ogłoszeń, w szczególności o wyborze oferty i udzieleniu zamówienia, 7) prowadzenia wszystkich formalnych, wymaganych prawem czynności związanych z przyjęciem i rozstrzygnięciem protestu, 8. Postanowienia końcowe 1. Zakończenie prac komisji przetargowej następuje z chwilą zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego lub unieważnienia postępowania w sprawie zamówienia publicznego. 2. Sekretarz komisji przetargowej po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekazuje wszystkie dokumenty związane z pracą komisji przetargowej Dyrektorowi. 3. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania, jednocześnie z tym dniem tracą moc wszystkie sprzeczne z jego postanowieniami dotychczas wydane zarządzenia i instrukcje Dyrektora. 4. Postanowienia niniejszego regulaminu podaje się do wiadomości pracowników poprzez umieszczenie go na stronie internetowej. 5. Wszyscy pracownicy Spółki są zobowiązani do zapoznania się z niniejszym regulaminem i stosowania jego postanowień. -12-

13 ZARZĄDZENIE Dyrektora PWiK Nr W SPRAWIE POWOŁANIA KOMISJI PRZETARGOWEJ z dnia... Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 poz.907 ze zmianami oraz z 2014, poz.423) zarządza się, co następuje: 1 Powołuję z dniem... stałą komisję przetargową do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Lidzbarku Warmińskim, w składzie: 1)... przewodniczący komisji, (imię i nazwisko) 2)... członek komisji sekretarz, (imię i nazwisko) 3)... członek komisji, (imię i nazwisko) 4)... członek komisji, (imię i nazwisko) Pracami komisji kieruje przewodniczący. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności: 1) prowadzenie posiedzeń komisji, 2 2) nadzorowania dokonania oceny ofert pod kątem spełniania wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia, 3) nadzorowanie przebiegu oceny ofert przez członków komisji oraz prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego 4) dokonanie oceny merytorycznej ofert. 3 Do zadań sekretarza należy w szczególności: 1) dokonanie oceny dokumentów załączonych do ofert przez wykonawców pod kątem spełniania wymagań formalnych, 2) sporządzenie protokołu postępowania, 3) przygotowanie projektów odpowiednich wniosków, ogłoszeń i pism niezbędnych do przygotowania i przeprowadzenia postępowania, 4) dokonanie oceny merytorycznej ofert, 5) wykonywanie obowiązków informacyjnych określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, 6) obsługa organizacyjna i administracyjna spraw związanych z realizacją zamówień publicznych takich jak: prowadzenie ewidencji zamówień publicznych, nadzorowanie przechowywania dokumentacji postępowania o zamówienia publiczne. 4 Do zadań członka komisji, o którym mowa w 1 pkt 3, należy w szczególności: 1) dokonanie oceny sytuacji wykonawców pod kątem spełniania wymagań ekonomicznych i finansowych, 2) dokonanie oceny ofert pod względem rachunkowym, w tym terminów i warunków realizacji umowy, gwarancji i płatności, -13-

14 3) dokonanie oceny wykonawców pod kątem spełniania przez nich wymagań formalno-prawnych, 4) dokonanie oceny merytorycznej ofert Szczegółowe zadania komisji przetargowej oraz tryb jej pracy określa regulamin pracy komisji przetargowej. -14-

15 WYŁĄCZENIE CZŁONKA KOMISJI PRZETARGOWEJ Działając na podstawie art. 21 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 poz.907 ze zmianami oraz z 2014, poz.423) w związku z zaistnieniem okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 tej ustawy, wyłączam Pana/Panią:... z dniem... ze składu (z dalszych prac) komisji przetargowej prowadzącej postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia publicznego na (nazwa przedmiotu zamówienia) Wyłączenie uzasadniam* (podpis Kierownika zamawiającego) * wypełnienie nieobowiązkowe -15-