Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 Wydatek współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na Organizację obsługi cateringowej dla 300 osób podczas 9. Forum Rozwoju Mazowsza w dniach października 2018 roku. I. Określenie przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zapewnieniu podczas 2 dni trwania 9. Forum Rozwoju Mazowsza (zwanego dalej Forum) wyżywienia wraz z serwisem dla maksymalnie 300 osób. 2. Miejsce realizacji usługi: Usługa realizowana będzie na przestrzeni targowo-wystawienniczej w Warszawie na Stadionie Miejskim Legii Warszawa, Łazienkowska 3, Warszawa. Catering będzie serwowany podczas Forum w pierwszym dniu od 8:30 do 17:30, natomiast w drugim dniu od 8:30 do 15:00: a) umowa realizowana będzie dniach października 2018 r. b) miejsce realizacji oraz powierzchnię do serwowania potraw zapewnia Zamawiający. c) do obowiązków Wykonawcy należy zapewnienie: energii elektrycznej, wody itp. mediów na zapleczu kuchennym i magazynowym, które będą odpowiadać parametrami dla urządzeń wykorzystywanych przy obsłudze Forum umowa wynajmu / użyczenia mediów musi być zawarta przez Wykonawcę z właścicielem powierzchni wystawienniczej; wywozu śmieci powstałych w wyniku przyrządzania, nakładania i serwowania; dodatkowej przestrzeni, jeżeli zaistnieje taka konieczność (wynajem powierzchni od administrującej zapleczem kuchennym na Stadionie Miejskim Legii Warszawa, ul. Łazienkowska 3, Warszawa firmy, BELVEDERE Gourmet Group, kontakt Pani Beata Bronowicz Dyrektor Sprzedaży, Członek Zarządu, Tel , , Beata.bronowicz@belvedere.com.pl); organizacji zaplecza we własnym zakresie np. dostarczenie produktów/zestawów dań, dostarczenie zastawy itp. w sposób niezbędny do zorganizowania usługi bez zaplecza kuchennego zgodnie z załącznikiem nr 2 do SIWZ. zapewnienie sprzętów (do przyrządzania potraw) spełniających wymagania sanepid i ppoż. d) Wykonawca odpowiada finansowo za zniszczenia, które powstaną w wyniku transportu czy przygotowania cateringu (np. zalanie, uszkodzenie ścian lub podłogi przez wózek transportowy itp.); UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza przyrządzania / podgrzewania potraw poza przestrzenią do tego przeznaczoną np. na parkingu, korytarzu, magazynie itp. Pomieszczenia muszą być przeznaczone i przearanżowane na działalność cateringową w porozumieniu z właścicielem powierzchni. II. Harmonogram: Strony ustalają następujący harmonogram czynności w ramach niniejszej umowy: 1. dostawa (dostarczanie ciepłych posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego nie wcześniej niż 3 godziny i nie później niż 30 min. przed rozpoczęciem określonej przerwy, w termosach przystosowanych do przewozu żywności oraz transportem przystosowanym do przewożenia żywności - chłodnie na koszt i ryzyko Wykonawcy); 2. przygotowanie i aranżacja przestrzeni przeznaczonej do konsumpcji (np. ustawienie stołów, podgrzewaczy, lady dekoracji itp.); 3. zapewnienie cateringu dla 300 osób oraz całodzienna obsługa podczas każdego dnia wydarzenia; 4. sprzątanie. UWAGA: Program Forum zostanie przekazany na 7 dni przed realizacją zamówienia celem dostosowania się Wykonawcy do harmonogramu. Zamawiający nie dopuszcza przygotowywania dań gorących w przeddzień lub nocą przed ich podaniem. III. Zakres zamówienia obejmował będzie następujące zadanie: Zapewnienie 17 i 18 października 2018 roku wyżywienia ciągłego dla maksymalnie 300 osób, serwowanego w miejscu realizacji oraz dostawę wody gazowanej i niegazowanej w ilości co najmniej 5600 butelek (łącznie 5000 butelek do serwowania ciągłego w części wystawowej Forum oraz 600 do posiłków). Strona 1 z 7

2 Charakterystyka wyżywienia dziennego: 1. Posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być świeże, muszą charakteryzować się wysoką jakością zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczenia usług gastronomicznych. Produkty przetworzone będą posiadały co najmniej termin przydatności do spożycia w dniach realizacji cateringu na Forum. 2. Potrawy muszą być wykonane z dobrej jakości (tzn. produktów gat. I) produktów naturalnych (nieprzetworzonych), świeżych (niemrożonych) oraz składników sezonowych. Wszystkie oferowane produkty jak i opakowania, muszą spełniać wymogi Sanepid i obowiązujące normy jakości żywieniowej (opakowania muszą posiadać atesty i być przystosowane do przechowywania żywności). Wszystkie serwowane dania muszą być przygotowane w dniu ich wydawania oraz muszą spełniać wymogi wyrobów dopuszczonych do obrotu i stosowania w żywieniu zbiorowym. 3. Wyżywienie będzie zapewnione dla 300 osób podczas dwóch dni w formie bufetu szwedzkiego z wyborem potraw (pierwszy dzień: Kawa powitalna , przerwa kawowa , lunch i przerwa kawowa ; drugi dzień: kawa powitalna , lunch , przerwa kawowa serwowana w godz ). Potrawy będą spożywane na stojąco przy stolikach koktajlowych. 4. Kanapki, ciasta i inne dania podawane bez indywidualnego pakowania nie mogą być układane jedna na drugiej. Potrawy muszą być tak wyeksponowane na stołach bufetowych aby zapewniły uczestnikom dostęp do potraw. 5. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania drogą mailową propozycji menu do akceptacji Zamawiającego na co najmniej 3 dni przed Forum. Jeżeli zaproponowane menu nie będzie odpowiadało wymaganiom i oczekiwaniom Zamawiającego niezwłocznie zgłosi on drogą mailową uwagi wraz ze zmianami, a Wykonawca ma obowiązek zaakceptować uwagi i dokonać niezbędnych korekt i przesłać Zamawiającemu zmodyfikowane menu do akceptacji. 6. Przy propozycji menu Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia dań zarówno dla osób bez specyficznych wymagań żywieniowych jak również w menu powinny znaleźć się dania wegetariańskie i wegańskie. 7. Wyżywienie dzienne przewidziane będzie wyłącznie dla części uczestników Forum posiadających specjalne identyfikatory. Wykonawca jest zobowiązany do weryfikowania osób korzystających z cateringu. UWAGA: Produkty w każdym z dwóch dni wydarzeń, będą podlegały losowej ocenie / kontroli Zamawiającego. W przypadku gdy Zamawiający stwierdzi, że jakość potraw lub poszczególnych ich składników nie jest zgodna z wymaganiami Zamawiającego opisanymi w SOPZ, Wykonawca jest zobowiązany do wymiany wadliwego asortymentu, tj. do dostarczenia nowego towaru w ciągu max. 1,5h od momentu stwierdzenia i zgłoszenia zastrzeżeń Koordynatorowi Wykonawcy. Zamawiający pozostawia sobie prawo kontroli miejsca przygotowania posiłków w miejscu wskazanym przez Wykonawcę w ofercie. Przestrzeń cateringowa będzie oddzielona od przestrzeni ogólnodostępnej (inne piętro). Zamawiający zapewni ochronę, której zadaniem będzie m.in. dbanie, aby do przestrzeni cateringowej nie wchodziły osoby nieuprawnione. IV. Zasoby personalne Wykonawca musi dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: 1. Koordynator, który będzie pełnił funkcję menagera (wymagane doświadczenie koordynacja prac przy co najmniej 3 imprezach o charakterze konferencyjno-wystawowym/ seminarium/ konferencji/warsztatów, dla co najmniej 200 osób (w każdym wydarzeniu), każde wydarzenie o wartości co najmniej złotych brutto, wskazana osoba w każdym wydarzeniu była odpowiedzialna m.in. za działania dotyczące kompleksowych usług cateringowych, a zakres wykonanych przez nią czynności obejmował co najmniej działania dotyczące realizację działań organizacyjnych, obsługi klientów, kontaktu z Partnerami i Podwykonawcami a w każdym wyszczególnionym wydarzeniu kierował zespołem nie mniejszym niż 15 osób; 2. Szef Kuchni, który będzie pełnił rolę zastępcy koordynatora usługi/ menagera, przy czym wskazana osoba realizowała co najmniej 3 imprezy o charakterze konferencyjno-wystawowym/seminarium/ konferencji/ warsztatów, dla co najmniej 200 osób każde wydarzenie i o wartości co najmniej złotych brutto, wskazana osoba w każdym wydarzeniu była odpowiedzialna m.in. za planowanie zakupów i przygotowywanie menu, nadzorowanie prac kuchni zimnej i gorącej, deserowni, strefy zmywania ponadto w swym zakresie obowiązków posiada doświadczenie w kierowaniu zespołem nie mniejszym niż 10 osób. 3. Wykonawca w celu prawidłowej realizacji zamówienia ma dysponować przy wykonywaniu: szefa kuchni i menagera/ koordynatora umowy wskazanego przez Zamawiającego na podstawie umów o pracę w rozumieniu przepisów art. 22 par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 1666, z późn. zm.). Zatrudnienie tych osób na umowę o pracę skutkować będzie otrzymaniem dodatkowych punktów w kryterium społecznym. Strona 2 z 7

3 4. 12 kelnerów Wykonawca odpowiedzialny będzie za zapewnienie obsługi, tj. profesjonalna obsługa kelnerska w ilości minimum 12 kelnerów każdego dnia. Kelnerzy/kelnerki muszą mieć jednolity ubiór oraz identyfikator/wizytówkę z imieniem lub/i pełnioną funkcją. Personel obsługujący musi być ubrany w koszule koloru czarnego i czarne długie spodnie, czarne fartuchy oraz muchy koloru innego niż czarny np. bordo. Każdy z kelnerów/ kelnerek muszą posiadać trybuszon. Obsługa kelnerska może posiadać czyste białe rękawiczki służące do serwowania dań wymieniane w przypadku ich poplamienia. Najpóźniej 3 dni przed realizacją umowy Wykonawca, który w Załączniku nr 1 do SIWZ wskazał osoby, które będą wykonywały na potrzeby Zamawiającego usługi wyszczególnione w Załączniku nr 2 do SIWZ są zatrudnione przez Wykonawcę na umowę o pracę. Na żądanie Zamawiającego, zobowiązany jest przedstawić stosowne oświadczenie. Niezbędny zespół do prawidłowego przygotowania potraw w trakcie Forum ubiór kucharzy odpowiadający wymogom Sanepid zawierający kitel kucharski oraz czapkę kucharską. Zamieszczone powyżej zdjęcia są przykładem graficznym i nie stanowią wzoru ale rodzaj ubioru obsługi cateringowej. UWAGA: Osoby mające bezpośredni kontakt z żywnością muszą mieć aktualne orzeczenie lekarskie dla celów sanitarno-epidemiologicznych. W przypadku, gdy osoba nie będzie miała aktualnego orzeczenia nie może Strona 3 z 7

4 pracować przy realizacji umowy, a Wykonawca ma zapewnić inną osobę w zamian w ciągu godziny od stwierdzenia faktu. V. Wymagania dodatkowe: 1. Każdorazowo na żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego (nie krótszym niż 5 dni robocze przed realizacją umowy), Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć oświadczenie o zatrudnieniu przy realizacji zamówienia osób posiadających ważną książeczkę Sanepid. 2. Wyżywienie dzienne podawane będzie w ogólnej przestrzeni cateringowej oraz w 2 mniejszych salach VIP (w każdym dla ok. 15 osób). W związku z tym, do każdej z mniejszych sal VIP musi być dedykowanych co najmniej dwóch kelnerów donoszących dania i napoje, naczynia i sztućce oraz dbający o czystość i estetykę w obrębie wyżywienia. Posiłki muszą być podawane w formie bufetu szwedzkiego z wyborem potraw, jako bufet ciągły uzupełniany w miarę potrzeb. 3. W wypadku gdyby zapewnione przez Zamawiającego zaplecze (50 m 2 ) było niewystarczające na organizację i podanie przewidzianego cateringu na Forum Wykonawca we własnym zakresie wynajmie dodatkową powierzchnię lub dostarczy produkty/zestawy dań gotowych, zastawę itp. w ilości nie wymagających konieczności dostępu do np. bieżącej wody, prądu itp. 4. Wykonawca zapewni do realizacji zamówienia co najmniej 1 piec konwekcyjny w celu zapewnienia gorących potraw o wysokiej jakości. 5. Wykonawca zapewni jednakowego rodzaju naczynia i urządzenia, stoły i inne sprzęty niezbędne do serwowania i spożywania dań, tj. w szczególności podgrzewacze, tace, patery, dzbanki, szklanki, talerze, filiżanki, spodeczki, sztućce i serwetki. 6. Zamawiający wymaga podawania potraw na zastawie stołowej dostosowanej do rodzaju potraw, napojów, oraz zapewnienia sprzętów gwarantujących podawanie posiłków z utrzymaniem wysokiego standardu. 7. Wykonawca musi zapewnić nowoczesne stoły bufetowe na czterech nogach, o różnej wysokości. blaty stołów co najmniej o grubości 2,5 cm nie będą nakrywane obrusami, tym samym muszą być bez oznak zniszczenia o jednolitej powierzchni, gładkie preferowane matowe lub półmatowe (ranty bez śrub, gwoździ, metalowych listew, które mogłyby skaleczyć/zranić uczestników). 8. Wykonawca musi zapewnić estetyczne stoły koktajlowe z blatem np. z MDF lub drewna na jednej stalowej nodze, bez oznak zniszczenia (blaty stołów nie będą nakrywane obrusami) i bezpieczne w użytkowaniu o gładkiej i jednolitej powierzchni (ranty bez śrub, gwoździ, metalowych listew, które mogłyby skaleczyć/zranić uczestników). UWAGA: Zamieszczone powyżej zdjęcia są przykładem graficznym i wskazują na rodzaj i styl stołów i stolików coctailowych do serwowania cateringu. 9. Zamawiający nie dopuszcza używania jednorazowych naczyń i sztućców. Użyte do serwowania potraw i napojów naczynia i sztućce muszą należeć do jednego pod względem wyglądu, koloru lub wzoru zestawu (ta sama seria). 10. Wykonawca musi zapewnić poniższy sprzęt (naczynia przeznaczone do podania cateringu): do serwowania napojów: szklanki (typu np. long), filiżanki wraz ze spodkami, itp., półmiski, talerze przystawkowe, do dania głównego, bulionówki do zup, talerze deserowe, serwetki papierowe co najmniej 3 warstwowe, w rozmiarach co najmniej 33x33 cm wraz z serwetnikami, wykałaczki pakowane pojedynczo, sztućce używane do konsumpcji i do serwowania dań, etażery na ciasta, menaże, dzbanki do napojów lub dyspensery, dzbanuszki do mleka, cukiernice, szczypce do cukru w kostkach, maselniczki, tace, itp. sprzęty do podania cateringu, sprzęt elektryczny podgrzewający dla dań gorących i napojów gorących, systemy bufetowe, stojaki bufetowe do serowania przystawek, 11. Zamawiający nie dopuszcza szkła brantowanego (z umieszczonym logo firm produktów w nich podawanych). Strona 4 z 7

5 12. Wszystkie dania muszą być podawane elegancko i estetycznie, np. papilotki przy ciastach nie mogą być wymięte, poplamione, dekoracja potraw nie może być zwiędnięta, naczynia nie mogą być poplamione lub wyszczerbione itp. 13. Stoły bufetowe nie mogą być nakryte. W razie zabrudzenia/zalania stołów (bufetowych) Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego usunięcia plam. Proces musi przebiegać w sposób niezakłócający korzystania z bufetu lub stolika coctailowego. Zamawiający nie dopuszcza używania zarówno tradycyjnych skirtingów marszczonych, nabłyszczanych i zawieszanych na brzegu stołów, nakładanych jak i naciąganych pokrowców na stoły bufetowe i koktajlowe, stołów podświetlanych led. UWAGA: Zamieszczone powyżej zdjęcia są przykładem graficznym i wskazują na sposób ekspozycji i serwowania potraw na stołach cateringowych wszystkich części zamówienia cateringu. 14. Wykonawca zapewnienia dekorację florystyczną na stołach bufetowych i stolikach koktajlowych. Dekoracja florystyczna musi składać się ze świeżych kwiatów ciętych. Bukiety na stołach bufetowych i koktajlowych muszą być dostosowane do ich wielkości. Aranżacja stołów musi być spójna pod względem stylu i kolorystyki (wygląd określa Zamawiający np. zgodną z linią kolorystyczną Forum) po zakończeniu usługi przechodzi ona na własność Zamawiającego. Zamawiający wymaga nowoczesnej, jednolitej aranżacji każdego ze stołów: koktajlowego jak i bufetu. UWAGA: zamieszczone zdjęcie jest przykładem graficznym i stanowi wzór akcentu florystycznego przy serwowaniu cateringu 15. Zamawiający wymaga zapewnienia tabliczek (w języku polskim), z nazwami dań oraz z wykazem najbardziej popularnych alergenów występującymi w potrawach. 16. W głównej przestrzeni cateringowej muszą być ustawione metalowe, preferowane są zamykane kosze na śmieci (co najmniej 5 koszy) wraz z workami do wymiany (min. po 5 szt. na kosz), przy wejściu i wyjściu z sali cateringowej oraz na powierzchni cateringowej, 17. Wykonawca jest zobowiązany do dbania o czystość i porządek w przestrzeniach gdzie wydawane będą posiłki oraz na zapleczu w trakcie wydarzenia oraz uprzątnięcia, wywozu i utylizacji pozostałego jedzenia po Forum, 18. Wykonawca zobligowany jest do systematycznego zbierania zużytych naczyń, opróżniania koszy na śmieci / wymiany worków, donoszenia dań oraz czystych naczyń, 19. Napoje i posiłki muszą być dostępne przez cały czas trwania Forum uzupełnianie w ramach potrzeb, Strona 5 z 7

6 UWAGA: W ramach realizacji zadania Zamawiający zapewnia co najmniej 30 stolików koktajlowych oraz stoły na bufety szwedzkie w miejscu realizacji cateringu dziennego podczas dwóch dni trwania Forum. Na salach VIP potrawy i nakrycia muszą być tożsame z całością cateringu serwowanego podczas Forum. Wykonawca w ramach realizacji zadania musi zapewnić ilość jedzenia odpowiadającą liczbie uczestników, dbając o to, aby nie zabrakło żadnego rodzaju z asortymentu. VI. Opis przykładowy posiłków: Menu musi być każdego dnia inne i zawierać co najmniej: 1. napoje i dodatki do napojów nielimitowane serwowane w ogólnej przestrzeni cateringowej oraz w salach VIP: świeżo parzona naturalna kawa ziarnista transportowana w hermetycznie zamkniętych opakowaniach (do ekspresów ciśnieniowych z młynkiem do mielenia kawy) lub kawa w kapsułkach (do kompaktowych kapsułkowych ekspresów ciśnieniowych wysoko wydajnych dla gastronomii). Co najmniej 3 ekspresy ciśnieniowe lub kapsułkowe na części cateringowej, herbata ekspresowa do wyboru spośród 6 rodzajów herbat w kopertach; pakowana w pojedyncze opakowania, wyeksponowana w kasetkach na herbatę, 100% soki owocowe min. 3 smaki (podawane w dzbankach lub w dyspenserach, w ilości co najmniej 1 x 0,33 l na osobę), woda gazowana i niegazowana butelkowana (w ilości 1:1, pojemność butelki po max. 0,5 l., w ilości co najmniej 1 x 0,5 l na osobę), mleko 3,2% do kawy (w mlecznikach), cytryna (pokrojona w plastry, estetycznie ułożone na spodeczkach z widelczykiem do nakładania), cukier serwowany w saszetkach (co najmniej dwa rodzaje: biały, brązowy) oraz słodzik, wykałaczki pakowane pojedynczo. 2. ciasta i desery serwowane w ogólnej przestrzeni cateringowej oraz w salach VIP: min. 4 rodzaje ciast (min. 3 porcje każdego rodzaju na osobę gramatura porcji na osobę co najmniej g), wypieki drobne (min. 2 szt. na osobę, gramatura porcji na osobę co najmniej g), ciasta z musami lub/i kremami z owocami (min. 2 rodzaje, min. 1 szt. każdego rodzaju gramatura porcji na osobę co najmniej g), desery podawane w pucharkach bądź miseczkach deserowych (co najmniej 2 szt. na osobę gramatura porcji na osobę co najmniej g), 3. przekąski zimne (tzw. finger food ) serwowane w ogólnej przestrzeni cateringowej oraz w salach VIP: mini kanapeczki konferencyjne / bankietowe dekorowane (min. 3 szt. na osobę). Zamawiający nie dopuszcza produktów masłopodobnych, wyrobów seropodobnych oraz nie dopuszcza możliwości dekorowania kanapek majonezem, ketchupem, musztardą itp.; warzywa faszerowane (min. 1 szt. na osobę, w ilości najmniej 200 g na osobę), mini roladki (2 rodzaje, min. 1 szt. każdego rodzaju na osobę, w ilości najmniej 200 g na osobę), sałaty mieszane z wyłączeniem kapusty pekińskiej z dodatkami (min. 2 szt. na osobę, w ilości najmniej 200 g na osobę) przystawki (co najmniej 5 rodzajów ciepłych i 5 rodzajów na zimno: np. roladki warzywne, rybne, mięsne z farszami, roladki z tortilli crostini z warzywami, faszerowane warzywa (podawane w zastawie stołowej do niej przeznaczonej finger foodowej), 4. dania obiadowe serwowane w ogólnej przestrzeni cateringowej oraz w salach VIP: 2 zupy do wyboru uczestników (np. w tym 1 zupa krem w ilości najmniej 200 g na osobę), 2 rodzaje mięs do wyboru uczestników (np. mięso zwierząt rzeźnych, drób), ryba (ryba morska- wykluczone podawanie ryby maślanej, łososia hodowlanego, suma afrykańskiego i pangi), danie wegetariańskie, 2 rodzaje sałat mieszanych z wyłączeniem kapusty pekińskiej z dodatkami, (min. 2 szt. na osobę, w ilości najmniej 200 g na osobę każdego dnia inne), warzywa gotowane na parze/ z grilla (w ilości najmniej 200 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków skrobiowych (np. ryż brązowy, ziemniaki z wody, kasza w ilości najmniej 200 g na osobę). VII. Zapewnienie wody na Forum: Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia: Strona 6 z 7

7 Wody niegazowanej o pojemności max. 0,5 l w ilości 2800 butelek (łącznie 2500 butelek do serwowania ciągłego w części wystawowej Forum oraz 300 do posiłków), Wody gazowanej o pojemności max. 0,5 l w ilości 2800 butelek, (łącznie 2500 butelek do serwowania ciągłego w części wystawowej Forum oraz 300 do posiłków). VIII. Uwagi końcowe: 1. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przechowywania przez co najmniej 3 dni od daty ostatniego wydarzenia, próbek wszystkich oferowanych potraw menu podczas Forum, o krótkim okresie przydatności do spożycia, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 17 kwietnia 2007 r. w sprawie pobierania i przechowywania próbek żywności przez zakłady typu żywienia zbiorowego. 2. Wykonawca przystępujący do postępowania przedstawi opłaconą polisę ubezpieczeniową NNW, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od NNW w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej ,00 zł brutto. Strona 7 z 7