Analiza portfela usług w działalności spedycyjnej i ich klasyfikacja 2

Transkrypt

1 ŻUREK Tadeusz 1 Uniwersytet Technologiczno Przyrodniczy w Bydgoszczy Analiza portfela usług w działalności spedycyjnej i ich klasyfikacja 2 Każda działalność realizowana jest w oparciu o określone zasady, organizację i normy prawne. Prowadzenie działalności powinno przynosić korzyści najczęściej w postaci zysku, czyli nadwyżkę wpływów nad kosztami. Ponieważ koszty towarzyszą wynikają z każdej działalności, niezbędnym staje się uzyskiwanie wpływów poprzez wystawianie faktur i rachunków. Działalność w zakresie usług spedycyjnych podlega analogicznym prawidłowościom postępowaniu. Nie wytwarza się w ramach jej prowadzenia wyrobów w rozumieniu rzeczowym ale produkuje usługi najczęściej rozumiane jako ich świadczenie. Usługi też mają przynosić korzyści w oparciu o właściwe przeniesienie kosztu ich realizacji działalności na zlecającego / zamawiającego. Działalność ma miejsce wówczas, gdy takie czynniki jak; wyposażenie, siła robocza, technologia produkcji, sieci informacyjne lub produkty są powiązane w celu wytworzenia określonego wyrobu lub wykonania usługi. Działalność charakteryzowana jest przez produkty wejściowe (wyroby lub usługi), proces technologiczny oraz przez produkty wyjściowe. Działalność może polegać na prostym procesie (np. tkactwo), ale może również dotyczyć całego szeregu pod-procesów, gdzie każdy z nich wykonywany jest w różnych podklasach, grupach, działach a nawet sekcjach klasyfikacji. Jeżeli proces produkcyjny zorganizowany jest jako zintegrowany szereg elementów działalności, całość jest traktowana jako jedna działalność [4]. Powyższe jednoznacznie odnosić można do procesu spedycyjnego obejmującego cały szereg form i rodzajów działalności zmierzających do wywiązania się przyjmującego zlecenie z podjętego zadania. Zdefiniowanie spedycji i zadania w jej ramach realizowane Za najbardziej właściwą i prawnie skuteczną należy uznać definicję spedycji określoną w Kodeksie Cywilnym art. 794, gdzie ujęto ją jako formę umownego zobowiązania. Tak więc Przez umowę spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem. Wynika z tego, że katalog innych usług pozostaje zbiorem otwartym, którego elementy łączy wykonywanie przewozu. Sam przewóz został określony w art. 774 KC jako świadczenie usługi w której w oparciu o umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy. Widoczny pozostaje istotnie mniejszy zakres świadczenia usług w ramach takiej działalności [1]. Zagadnienie działalności spedycyjnej zostało określone w zapisach urzędowych - Polskiej Klasyfikacji Działalności stanowiącej Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) Dz. U. Nr 251 poz Klasyfikacja w części Zasady Budowy Klasyfikacji - pkt 3 Definicje działalności określa że [4]: 1. Przeważającą działalnością jednostki statystycznej jest działalność posiadająca największy udział wskaźnika (np. wartość dodana, produkcja brutto, wartość sprzedaży, wielkość zatrudnienia lub wynagrodzeń) charakteryzującego działalność jednostki. W badaniach statystycznych zalecanym wskaźnikiem służącym do określenia przeważającej działalności jest wartość dodana. 1 Dr T. Żurek, adiunkt, Uniwersytet Technologiczno Przyrodniczy w Bydgoszczy, Instytut Eksploatacji Maszyn i Transportu, Zakład Transportu i Eksploatacji 2 Artykuł recenzowany.

2 2. Działalność drugorzędna jest każdym innym rodzajem działalności jednostki, której efektem końcowym są wyroby lub usługi wykonywane dla strony trzeciej. Z powyższego wynika, że swoboda ujmowana działalności np. w nazwie podmiotu może pozostawać istotnie mylącą nie informującą należycie o możliwościach a przede wszystkim także o doświadczeniu podmiotu odnoszonego do profilu świadczonych usług. W Schemacie klasyfikacji zostały określone Działy, grupy i podklasy określenia działalności. Podejmowane w niniejszym opracowaniu zagadnienia ujęte zostały w Sekcji H Dziale jako Transport i gospodarka magazynowa. W części określonej jako Wyjaśnienia PKD 2007 rozpisano wspomniany przedział w klasach i podklasach. W dziale 52 Magazynowanie i działalność usługowa wspomagająca transport Grupa A C ujęte zostały czynności spedycyjne, natomiast w wydzieleniu 52.29A C skoncentrowano się na działalności agencji transportowych [4]. Pojęcie spedycja w okresie minionych lat ewaluowało w zależności od zakresu przypisywanych mu działań i czynności na rzecz nadawcy oraz w odniesieniu do ładunku. Jedno z podstawowych obejmuje treść, że spedycja, to proces organizowania transportu ładunków a instytucje zajmujące się tą działalnością nazywa się przedsiębiorstwami spedycyjnymi (spedytorami) [3]. Inne zdefiniowanie mogące być uznanym za szersze określa że spedycja polega na przesyłaniu rzeczy za pomocą jednego lub kilku środków transportu we własnym imieniu, lecz na cudzy rachunek oraz na załatwieniu wszelkich związanych z tym formalności i czynności [2]. Tak więc jest to według definicji przewóz i nieograniczona ilość oraz forma różnych czynności dodatkowych. W Taryfie Transportu Samochodowego i Spedycji Załącznik Do Zarządzenia Ministra Komunikacji z dnia 16 października 1981 r. w Rozdziale IX Postanowienia i Opłaty Dotyczące Usług Spedycyjnych w 43 wskazano, że opłatę pobiera się za usługi spedycyjne związane z wysłaniem przesyłki od nadawcy do odbiorcy, odbiorem przesyłki dla dostarczenia jej zleceniodawcy względnie innemu odbiorcy, lub przy dostarczeniu przesyłki z jednego miejsca w inne z wykorzystaniem do bezpośredniego przewozu pojazdów samochodowych. W paragrafie tym wyszczególniono, które z czynności ujęte są w zryczałtowanej opłacie. Czynności te to [5]: 1) przyjęcie zlecenia, sprawdzenie prawidłowości zlecenia i dokumentów niezbędnych do wysłania przesyłki do odbiory oraz zawarcie w tym celu odpowiedniej umowy przewozu, udzielenie zleceniodawcy wskazówek zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami; 2) sprawdzenie stanu przesyłki, jej ciężaru, liczby sztuk i właściwości opakowania, ocechowania, okartkowania i adresowania przesyłki oraz przejęcie jej w celu nadania do przewozu lub przewozu własnymi środkami; 3) zamówienia potrzebnych środków przewozowych i dowozowych, dopilnowanie podstawienia tych środków oraz sprawdzenie ich przydatności dla danej przesyłki; 4) wypełnienie potrzebnych w zakresie podanym w pkt 3 dokumentów przewozowych, jeżeli przepisy dla tego rodzaju przewozu przewidują wypełnienie tych dokumentów przez usługobiorcę; 5) przekazanie przesyłki przewoźnikowi oraz nadzór przy jej załadowaniu i właściwym umieszczeniu na pojeździe, zawarcie umowy z przewoźnikiem oraz uiszczenie na rachunek zleceniodawcy opłat z tym związanych; 6) podjęcie wtórnika dokumentu przewozowego i przekazanie zleceniodawcy wszystkich dokumentów stwierdzających wykonanie zlecenia; 7) czuwanie nad przybyciem przesyłki, jeżeli odbiór jej ma nastąpić od przewoźnika, zawiadomienie zleceniodawcy o przybyciu przesyłki i dokonanie dalszych czynności w myśl otrzymanych zleceń;

3 8) odebranie przesyłki wraz z odnośnymi dokumentami, sprawdzenie jej stanu, wagi, ilości sztuk i zgodności z danymi wskazanymi w dokumentacji przewozowej lub handlowej oraz uiszczenie na rachunek zleceniodwcy należności ciążących na przesyłce oraz przekazanie przesyłki odbiorcy; 9) załatwienie na rachunek zleceniodawcy wszelkich innych czynności związanych z załadowaniem na środek dowozowy, dowozem, wyładunkiem i dostarczeniem przesyłki; 10) zawiadomienie o nadejściu przesyłki; 11) zaopatrzenie przesyłki niezbędnymi cechami i adresem wysyłkowym; 12) niezbędne zważenie przesyłki. Z powyższego wynika, że czynności te można uznać za podstawowe występujące praktycznie w każdym działaniu spedycyjnym (a w większości przypadków także transportowym) a tym samym i stanowiące ofertę podstawową przekładającą się na istotę w wypełnianiu portfela usług w podmiocie spedycyjnym (transportowym). Spedycja właściwa i czynności dodatkowe Z wcześniej przedstawianych zagadnień wynika, że wykonywanie czynności spedycyjnych było w zasadzie standardową oferta zorganizowanych przewoźników za którą pobierano zryczałtowaną opłatę tzw. opłatę spedycyjną. Bez znaczenia pozostawało to czy wykonywane były wszystkie czynności ujęte w punktach 1 12 w poprzednim rozdziale, czy też tylko niektóre z nich. Tak więc wykonanie przez usługobiorcę we własnym zakresie którejkolwiek z czynności objętych zryczałtowana opłatą spedycyjną, przy wykonywaniu przez przewoźnika (spedytora) pozostałych czynności objętych tą opłatą, nie powoduje obniżenia z tego tytułu wysokości opłaty chyba że, obie strony uzgodniły to przy zawarciu umowy o wykonanie usług. Realizacja szeregu z tych czynności przypisana została kierowcy jako osobie kompetentnej. Inne czynności /poza punktami 1 12/ traktowane były jako dodatkowe usługi spedycyjne stanowiące podstawę do odrębnych opłat. Opłaty te miały charakter należności jednostkowych za skonkretyzowane czynności, tj. np.: 1) udział w sporządzeniu protokołu szkodowego; 2) za przyjęcie przez przewoźnika ryzyka kary umownej za przetrzymanie wagonów kolejowych; 3) za czyszczenie wagonu po wyładunku; 4) za dokonanie przeekspediowania przesyłki (ponowne nadanie i awizowanie); 5) za zgłoszenie dodatkowego zlecenia zmiany umowy przewozu z awizowaniem nadawcy i odbiorcy; 6) tytułem prowizji wykładowej od kwoty wyłożonej przez przewoźnika (spedytora) w zastępstwie zleceniodawcy; 7) tytułem prowizji inkasowej i przekazowej od kwot zainkasowanych i przekazywanych zleceniodawcy; 8) za ubezpieczenie transportowe przesyłek (ładunków); 9) za złożenie w imieniu zleceniodawcy reklamacji w sprawie zwrotu pobranych niesłusznie nadmiernych kwot z tytułu przewoźnego lub innych tytułów; 10) za inne nie wymienione usługi spedycyjne, wymagające udziału ekspedienta; 11) za każdorazowe zważenie przez przewoźnika (spedytora) pojazdu w stanie ładownym lub próżnym; 12) za dozór (konwojowanie) przesyłki;

4 13) za czynności szczególne występujące przy przeprowadzkach; 14) za przechowanie przesyłek (ładunków) w magazynach przewoźnika (spedytora) [5]. Relatywnie więc do powyższego można określić, że zakres czynności punktów 1 12 to tzw. spedycja właściwa, natomiast czynności punktów 1 14 to dodatkowe usługi spedycyjne. Należy przyjąć, ze zakres tych usług w zależności od gałęzi transportu oraz środowiska w jakim on jest realizowany, może ulegać zmianom, rozszerzeniu, doprecyzowaniu w umowach bądź przywoływanych regulaminach. W obszarze usług spedycyjnych wyróżnia się tzw. spedycję czystą, to jest taką, w której spedytor nie jest przewoźnikiem. Jest to następstwem ukształtowania się w ostatnich latach pośrednictwa, które objęło również usługi spedycyjne sprowadzając obszar działań spedytora (spedycyjnych) do roli organizatora nie zawsze świadomego istoty i zakresu swych działań a tym samym i możliwości zarobkowych (taryfikowania). Jak z powyższego wynika zakres usług występujących w obszarze czynności spedycji jest znaczny. W rozliczeniach tzw. spedytorzy opierając się na ustaleniach umownych (ofercie lub negocjacji) stosują obciążenie klienta poprzez naliczenie: - ryczałtu spedycyjnego, - według stawek czynnościowych, - prowizji spedycyjnej. Powyższe nie obejmuje w szczególności kosztów (nakładów) na przemieszczanie przesyłki (ładunku), które występują na poszczególnych etapach a następnie i całościowo. Oceniając powyższe rozwiązania uznać należy za właściwe organizacyjnie i zasadne gospodarczo funkcjonowanie przewozu przemieszczania z przejmowaniem za wynagrodzeniem czynności spedycyjnych numeratywnie (literalnie) wymienionych i zakwalifikowanych do ryczałtu oraz innych czynności dodatkowych dla których wskazano odrębne jednostkowe stawki. Takie rozwiązanie poparte jest niewątpliwie rzetelnym podejściem do usługi przemieszczania, które w swym podstawowym podziale obejmuje: - czynności przemieszczania, - czynności spedycyjne, - czynności dodatkowe [2]. Klasyfikowanie usług spedycyjnych według ich istotności Usługi spedycyjne jako element działalności gospodarczej podlegają analizie, wyodrębnieniu, przypisaniu stopnia istotności dla kształtowania wpływów (wielkości należności) i innym badaniom rynkowym w obszarze popytu i podaży. Prowadzone działalności spedycyjne jak to uprzednio wskazano w PKD sklasyfikowano jako działalność usługową wspomagającą transport. Różne podejście do zagadnienia spedycji i jej umiejscowienia nie wykluczają przyporządkowania czynności realizowanych w ramach usług spedycyjnych klasyfikacji ABC. W czynnościach tych występują w szczególności: - cechy mierzalne i okres ich występowania, - lista usług, - możliwość ustalenia kolejności, - całkowita wartość sprzedaży. We wspomnianej klasyfikacji przyjęto postępowanie [1]: a) ustalenie cechy która jest mierzalna i jej wartości mają znaczenie informacyjne oraz określenie czasu dla którego uzyskane zostaną dane o realizacji tej cechy; b) sporządzana jest lista usług, które mają być poddane klasyfikacji oraz dane do jej przeprowadzenia;

5 c) lista usług porządkowana jest ze względu na wartość sprzedaży od największej do najmniejszej wartości, naturalna numeracja usług odpowiada malejącym wartościom sprzedaży; d) dla każdej usługi obliczany jest jej procentowy udział w całkowitej sprzedaży; e) uporządkowaną listę dzieli się na trzy klasy relatywnie do przyjętych przedziałów. f) Do ustaleń przyjęto okres roku, gdyż w krótszym część z liczby usług mogłaby nie wystąpić szczególnie w mniejszym podmiocie. W kolejnych tabelach przedstawione zostają usługi w układzie wcześniej przedstawianym. Wartości usług jak i ich występowanie przedstawiane są jako orientacyjne. Rzeczywista ich wartość jak i ich rozkład w przedziałach A,B lub C pozostaje bez wątpienia zróżnicowana w poszczególnych podmiotach. Tab1. Spedycja realizowana przez przewoźnika Lp. Nazwa usługi Wartość sprzedaży (tys. zł) Udział w sprzedaży (%) Skumulowany udział (%) 1 Czynności przemieszczania 843,5 95,0 95,0 A 2 Czynności spedycyjne (ryczałt) 28,5 3,2 98,2 B 3 Czynności spedycyjne dodatkowe 16,0 1,8 100,0 C 4 Suma 888,0 x x Źródło: Opracowanie własne Z klasyfikacji powyżej wynika, że podmiot realizuje przewozy jako działalność dominującą. Czynności pozostałe stanowią (B i C) niewielki udział w przychodach. Tab.2. Spedycja mieszana Lp. Nazwa usługi Wartość sprzedaży (tys. zł) Udział w sprzedaży (%) Skumulowany udział (%) 1 Przewóz zasadniczy 818,30 92,15 92,15 A 2 Dowóz / odwóz 8,80 0,99 93,14 A 3 Czynności ładunkowe/rozładunkowe 8,20 0,92 94,06 A 4 Magazynowanie i składowanie przejściowe 7,90 0,89 94,95 A 5 Czyszczenie i mycie środków transportowych 4,70 0,53 95,48 B 6 Opieka nad przesyłką w drodze 4,50 0,51 95,99 B 7 Przygotowanie przesyłki do przewozu 4,30 0,48 96,47 B 8 Ubezpieczenie przesyłki 4,10 0,46 96,93 B 9 Przeprowadzenie odprawy celnej 3,80 0,43 97,36 B 10 Regulowanie należności z tytułu kosztów 3,50 0,39 97,95 B transportu i innych wykonanych usług 11 Sprawdzenie stanu przesyłki 3,30 0,37 98,12 C 12 Sporządzenie dokumentów przewozowych 2,80 0,32 98,44 C (zawieranie umów o przewóz) 13 Odbieranie przesyłki i dokumentów przewozowych 2,50 0,28 98,72 C 14 Podejmowanie należności za towar 2,20 0,25 98,97 C 15 Odbieranie zawiadomień o nadejściu przesyłki 2,10 0,24 99,21 C 16 Udzielanie fachowych porad 2,00 0,23 99,44 C 17 Sporządzenie protokołu szkodowego 1,50 0,17 99,61 C 18 Sprzedaż nie odebranej przesyłki 1,20 0, 13 99,74 C 19 Cesja praw do przesyłki 1,20 0,13 99,87 C 20 Inne wg uzgodnień 1,10 0,12 99,99 C 21 Suma 888,00 x x Źródło: Opracowanie własne. Klasa Klasa

6 Z tabeli wynika, że wpływy z pierwszych czterech usług stanowią prawie 95 % wartości obrotów, kolejne 6 usług zapewnia uzyskanie przychodu na poziomie ok. 3 %. Pozostałe usługi segmentu C pozostające w portfelu to zaledwie 2 %. Ich wykonywanie nie powinno rzutować na płynność finansową firmy. Usługi tego segmentu mogą jednak pozostawać istotne dla całości funkcjonowania firmy jako powiązane z grupą sklasyfikowaną w A, a także obejmujące kryteria wyboru spedytora przez klienta w ramach kompleksowych usług. Tab. 3. Spedytor czysty Lp. Nazwa usługi 1 Prowizja za usługi spedycyjne płacona spedytorowi przez zleceniodawcę 2 Rabaty udzielone spedytorowi przez przewoźników i podmioty dokonujące za i rozładunki 3 Różnice taryfowe pomiędzy opłatami za przesyłki drobne i całopojazdowe 4 Różnice w opłatach taryfowych wynikające z zaokrągleń ciężaru poszczególnych przesyłek Wartość sprzedaży (tys. zł) Udział w sprzedaży (%) Skumulowany udział (%) Klasa 74,7 84,10 84,10 A 10,20 11,50 95,60 B 2,10 2,40 98,00 C 1,80 2,00 100,00 C 5 Suma 88,80 x x Źródło: Opracowanie własne. W powyższej tabeli rozpoznać można, że podmiot spedycyjny funkcjonuje ze środków za świadczenie i organizację usług od wartości których nalicza prowizję, która stanowi 84 % jego przychodów. Istotne znaczenie w rozliczeniach przysparzających wpływy mają w segmencie B uzyskiwane rabaty od zlecanych usług, a w odniesieniu do których nie prowadzi przekazywania ich zlecającemu klientowi. Wpływy w segmencie C mogą wystąpić w określonych sytuacjach i objąć mogą także np. różnice kursowe walut stosowanych w rozliczeniach. Podsumowanie Podmiot gospodarczy realizujący swe zadania w obszarze spedycji i transportu jest organizatorem i wykonawcą określonego procesu. Proces ten w następstwie efektywnego działania zabezpiecz środki na bieżące i przyszłe funkcjonowanie firmy. Podstawą takiego działania są uzyskiwane zlecenia wypełniające tzw. portfel zleceń kwalifikowanych wg istotności, znaczenia czy powiązań. Analizowanie struktury zleceń i umiejscawianie ich w odpowiednim korzystnym dla firmy obszarze działalności jest ważne z uwagi na kształtowanie poziomu przychodów. Odpowiedni dobór usług do oferty przedstawianej jako informacja rynkowa pozwala uniknąć obejmowania segmentu działalności o niskiej wartości ekonomicznej i spychanej na margines obszaru realizowanego. Przedstawione w tabelach klasyfikacje usług w ramach ich rozróżniania jako ABC są powiązane jak to wykazano z charakterem i zakresem działania na rynku. Dla porównania posłużono się podobnymi wielkościami by zilustrować m.in. przepływ środków przez podmiot transportowy bądź spedycyjny. Niewątpliwie też w przedstawionych rozwiązaniach można dostrzec właściwość działania podmiotu dla pozyskiwania istotniejszego obszaru świadczenia usług powiązanego z uzyskiwanymi przychodami. Streszczenie W działalności transportowej i spedycyjnej niezbędne i właściwe jest dobranie odpowiedniego profilu i zakresu realizowanych usług. Usługi te relatywnie do gałęzi transportu pozostawać powinny jako sklasyfikowane wg swej istotności dla zapewniania pożądanego poziomu wpływu należności na rachunek podmiotu. W rozróżnianiu tych usług posłużyć się można również i w przedmiotowym obszarze działalności klasyfikacją ABC. W niej to w segmencie (grupie) A występują usługi o najwyższym priorytecie w wy-

7 stępujących podmiotach co zostało stosownie wykazane. Grupa C zawiera usługi występujące incydentalnie lub też takie, których świadczenie nie przekłada się na uzyskiwanie większych wpływów. Słowa kluczowe: usługi spedycyjne, klasyfikacja ABC, portfel zleceń. Abstract Analysis of freight forwarding services and their classification The transport and forwarding activity it is necessary to appropriately selecting the correct profile and scope of provided services. These services, relative to the branches of transport, should be classified by their significance for ensuring the desired level of receivables. In differentiating these services the ABC classification can be used. Keywords: freight forwarding, classification ABC, portfolio of orders LITERATURA / BIBLIOGRAPHY [1]. Abt S., Logistyka ponad granicami, Wydawca Instytut Logistyki i Magazynowania, Poznań, [2]. Marzec J., Spedycja lądowa, WKŁ, Warszawa, [3]. Neider D., Neider J., Nowakowski J., Spedycja lądowa Cz.I, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk, [4]. PKD Załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 grudnia 2007 r. w sprawie polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) Dz. U. Nr 251 poz [5]. Taryfa Towarowa Transportu Samochodowego i Spedycji Załącznik do Zarządzenia Ministra Komunikacji z dnia 16 października 1981 r. Dz. T.i Z.K. Nr 13 poz. 99, WKŁ, Warszawa, [6]. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny Dz. U. Nr 16 poz. 93 z późn. zm.