ODPOWIEDZI NA PYTANIA OFERENTÓW

Transkrypt

1 BFZ /2016 Warszawa, r. ODPOWIEDZI NA PYTANIA OFERENTÓW POSTĘPOWANIE NR 19/12/MARK/2015 PKP Intercity S.A., zwany dalej Zamawiającym, w postępowaniu dotyczącym zakupu usługi doradztwa i audytu mediowego na okres 24 miesięcy od momentu zawarcia umowy, przekazuje poniżej treść otrzymanych zapytań od Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia wraz z udzielonymi odpowiedziami. Wykonawcy zobowiązani są uwzględnić poniższe wyjaśnienia podczas sporządzania oferty. Pytania dotyczące AUDYTU MEDIOWEGO PYTANIE 1 (pisownia oryginalna) Jakie media będą audytowane? Zamawiający planuje prowadzić kampanie 360 stopni, zatem audytowane media obejmować będą TV, radio, OOH, DOOH, Internet, prasę oraz media niestandardowe. PYTANIE 2 (pisownia oryginalna) Jaką ilość kampanii reklamowych (liczonych jako podpisanych dokumentów zlecających zakup kampanii) w poszczególnych Mediach mamy założyć do wyceny przedmiotu zamówienia? Zamawiający przewiduje ciągłość działań w czasie trwania umowy. Liczba podpisanych umów emisyjnych zależeć będzie od natężenia działań w danym miesiącu. PYTANIE 3 (pisownia oryginalna) Czy faktury z domu mediowego mają być weryfikowane przed terminem płatności czy tylko po kampanii w związku z ostatecznym rozliczeniem z agencją? Zamawiający oczekuje, że faktury z domu mediowego będą weryfikowane przez audytora zarówno po ich wystawieniu, jak również po zakończeniu kampanii w związku z ostatecznym rozliczeniem z domem mediowym. PYTANIE 4 (pisownia oryginalna) Czy przy ostatecznym rozliczaniu kampanii reklamowych będzie wymagana również weryfikacja protokołów odbioru danej kampanii?

2 Zamawiający oczekuje od audytora weryfikacji dokumentu przygotowanego przez dom mediowy każdorazowo po zakończeniu kampanii. PYTANIE 5 (pisownia oryginalna) Czy raporty podsumowujące audyt domu mediowego mają być przygotowywane rocznie / półrocznie? Zamawiający zakłada zarówno raportowanie bieżące dotyczące realizacji kampanii, jak również przygotowywanie raz na 6 miesięcy raportu podsumowującego audyt domu mediowego. Pytania dotyczące POSTĘPOWANIA PZP PYTANIE 6 (pisownia oryginalna) Czy w ciągu tych 24 miesięcy będzie jedno postępowanie PZP na dom mediowy? Zamawiający zakłada, że w ciągu 24 miesięcy będzie przeprowadzone na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2015r. poz. 2164) (dalej: PZP) jedno postępowanie na dom mediowy. PYTANIE 7 (pisownia oryginalna) Bardzo prosimy o informację w jakiej roli ma występować Audytor? ponieważ jeżeli w roli Biegłego to z naszych doświadczeń wynika, że biegłym nie może być osoba, która pozostaje w pokrewieństwie w linii prostej z Wykonawcami, nie pracowała w ciągu min 3 lat u Wykonawców itd.? a obecnie nie wymagają tego Państwo jako spełnienia warunku w udziale w tym postępowaniu? Zamawiający zakłada, że osoby pracujące w zespole Audytora mogą pełnić rolę Biegłego w postępowaniu. Decyzja każdorazowo będzie uzależniona od tego, jacy oferenci będą brali udział w postępowaniu. Na podstawie art. 21 ust. 4 ustawy Prawo Zamówień Publicznych jest wskazane, że Jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych, kierownik zamawiającego, z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji przetargowej, może powołać biegłych. Biegły podlega również wyłączeniu na podstawie art. 17 ustawy PZP tj.: Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają wyłączeniu, jeżeli: 1) ubiegają się o udzielenie tego zamówienia; 2) pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób;

3 5) zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy wezmą pod uwagę powyższe zastrzeżenia przy określeniu składu Zespołu. PYTANIE 8 (pisownia oryginalna) Czy zadaniem Audytora będzie również weryfikacja merytoryczna całej SIWZ? Zamawiający potwierdza, iż zadaniem Audytora będzie weryfikacja SIWZ do przetargu w zakresie merytorycznym. Pytania dotyczące części ogólnej / umowy PYTANIE 9 (pisownia oryginalna) W związku z Państwa prośbą, aby udowodnić nasze doświadczenie referencjami, to czy wymagają Państwo formy pisemnej od rekomendującego czy wystarczy nazwa firmy i kontakt do osoby odpowiedzialnej? Referencje powinny być przedstawione w formie pisemnej i potwierdzać w sposób niebudzący wątpliwości doświadczenie określone w zapytaniu ofertowym. Zamawiający dopuszcza przedstawienie referencji w formie protokołów odbioru, potwierdzających należyte wykonanie usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku udziału w postępowaniu, zgodnie z treścią Zapytania Ofertowego. PYTANIE 10 (pisownia oryginalna) Ewentualnie w zależności od Państwa odpowiedzi na powyższe pytania czy możemy prosić odpowiednio o doprecyzowanie projektu Umowy? Zamawiający wprowadził odpowiednie zmiany w projekcie umowy. Dokonano zmian w niniejszym dokumencie: dodając 2 ust. 1 lit. e) i d) (w części), 2 ust. 5 i 6, 3 ust. 7 11, 8 w całości; zmieniono numerację: z 8 Postanowienia końcowe na 9 Postanowienia końcowe. Wszystkie odesłania do niniejszego paragrafu w treści projektu umowy również ulegają odpowiedniej zmianie. Zamawiający zamieszcza na stronie internetowej projekt umowy z wprowadzonymi zmianami, o których mowa powyżej. Zmiany zostały wyróżnione kolorem żółtym. PYTANIE 11 (pisownia oryginalna) W treści projektu umowy wpisane są kary za niedotrzymanie terminowej realizacji, bardzo prosimy o doprecyzowanie w treści umowy jakich Państwo terminów oczekują od Audytora dla poszczególnych zadań?

4 W projekcie Umowy przewidziano, że terminy realizacji poszczególnych zadań będą każdorazowo określane przez Strony w przypadku każdego z zadań indywidualnie. Niedotrzymanie w/w terminów będzie skutkowało naliczaniem kar umownych. PYTANIE 12 (pisownia oryginalna) Jednym z warunków przystąpienia do postępowania jest przedłożenie polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej prosimy o informację czy moglibyśmy przedłożyć oświadczenie, że podpiszemy taką polisę w przypadku nawiązania współpracy? jeśli tak, prosimy o potwierdzenie, że wtedy nie wykluczy nas forma oświadczenia z tego postępowania? Zgodnie z warunkiem udziału w postępowaniu, o którym mowa w Rozdziale V pkt 2 ppkt 6) Zapytania Ofertowego: Oferent powinien przedłożyć następujące dokumenty: kopię opłaconej polisy ważnej w okresie ważności oferty oraz obowiązywania umowy, a w przypadku jej braku innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej ,00 zł (słownie: trzysta trzydzieści tysięcy złotych). Zamawiający nie dopuszcza składania oświadczeń na potwierdzenie spełniania warunku. PYTANIE 13 (pisownia oryginalna) Jeśli Zleceniobiorca ma podpisana umowę roczną od odpowiedzialności cywilnej w związku z prowadzoną działalnością, ponieważ jego ubezpieczyciel sprzedaje je w rocznych interwałach to czy wystarczy podpisana polisa na rok z oświadczenie Zleceniobiorcy że zobowiązuje się ją odpowiednio przedłużyć? Tak, Zamawiający potwierdza, że wystarczy podpisana polisa na rok (obowiązująca na dzień składania ofert) z oświadczeniem Zleceniobiorcy, iż zobowiązuje się ją odpowiednio przedłużyć na okres trwania umowy. Takie oświadczenie powinno zostać złożone wraz z Ofertą do dnia r. do godz. 10:00. PYTANIE 14 (pisownia oryginalna) Czy możemy jeszcze poprosić o przesłanie wszystkich wzorów dokumentów w wersji edytowalnej, których wymagają Państwo do uzupełnienia przez Oferentów? Zamawiający informuje, iż wszystkie dokumenty (również te w wersji edytowalnej) są zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego, pod linkiem PYTANIE 15 (pisownia oryginalna) Jaki jest orientacyjny budżet mediowy na kampanie w trakcie trwania umowy? Zamawiający nie może udzielić takiej informacji.

5 PYTANIE 16 (pisownia oryginalna) Jakie media będą wykorzystywane w kampaniach? Zamawiający planuje prowadzić kampanie 360 stopni, zatem planowane do wykorzystania media to TV, radio, OOH, DOOH, Internet, prasa oraz media niestandardowe PYTANIE 17 (pisownia oryginalna) Jak budżet będzie rozłożony w czasie - ile fal kampanii jest przewidzianych? Zamawiający przewiduje ciągłość działań w czasie trwania umowy. PYTANIE 18 (pisownia oryginalna) Czy kwota ubezpieczenia zł dotyczy jednego roku czy też 24 miesięcy objętych umową? Zamawiający wymaga, aby Wykonawca posiadał ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę co najmniej ,00 zł przez cały okres obowiązywania umowy. PYTANIE 19 (pisownia oryginalna) Czy przetarg jest otwarty czy też skierowany tylko do wybranych firm? Zamawiający informuje, iż przetarg jest otwarty. Wszystkie informacje na temat tego postępowania zostały zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego i są na bieżąco uaktualniane. Ponadto Zamawiający przesłał informacje o wszczęciu postępowania (Zapytanie ofertowe) do starannie wybranej listy potencjalnych oferentów. PYTANIE 20 (pisownia oryginalna) Czy usługodawcą musi być osoba prawna, czy dopuszczalna jest również jednoosobowa działalność gospodarcza (w propozycji umowy jest załącznik w postaci odpisu KRS)? Zamawiający dopuszcza taką możliwość, aby Usługodawcą była osoba świadcząca jednoosobową działalność gospodarczą. W takim przypadku załącznikiem do umowy będzie wykaz z CEIDG. UWAGA!!! Zamawiający zmienia termin składania Ofert. Oferty należy przesyłać elektronicznie do do godz. 10:00 na adres elektroniczny Kupca wskazany w Zapytaniu Ofertowym. Do Formularza formalno-merytorycznego nie należy załączać kosztorysów, natomiast Formularz oferty handlowej musi być zahasłowany. Hasło należy przesłać (w ten sam sposób jak ofertę) do godziny 14:00, dn r.