Znak sprawy: WFOŚ-231-B.III/(6/2016)/2016 Gdańsk, ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Pieczęć Funduszu Znak sprawy: WFOŚ-231-B.III/(6/2016)/2016 Gdańsk, ZAPYTANIE OFERTOWE na świadczenie usług doradztwa mediowego dla Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku w ramach projektu pn. Kampania informacyjno-edukacyjna na rzecz zrównoważonego rozwoju Pomorza. Zamawiający: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku, Gdańsk, ul. Rybaki Górne 8, tel , fax fundusz@wfos.gdansk.pl I. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradztwa mediowego dla Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Gdańsku w ramach projektu pn. Kampania informacyjno-edukacyjna na rzecz zrównoważonego rozwoju Pomorza w zakresie wskazanym poniżej. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie: 1) wsparcie merytoryczne w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na przygotowanie i realizację kampanii informacyjno-edukacyjnej (w trybie przetargowym z zastosowaniem ustawy Prawo zamówień publicznych), w tym: - weryfikacja w zakresie merytorycznym przygotowanego przez Zamawiającego szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia i przekazanie ewentualnych uwag, w wyznaczonym przez niego terminie, - wsparcie przy sporządzeniu zakresu obowiązków wykonawcy, określeniu warunków udziału w postępowaniu oraz określeniu obiektywnych, pozacenowych kryteriów oceny ofert, - przed wszczęciem postępowania na przygotowanie i realizację kampanii informacyjno-edukacyjnej, weryfikacja w zakresie merytorycznym przygotowanej przez Zamawiającego SIWZ i przekazanie ewentualnych uwag, w wyznaczonym przez niego terminie, - wsparcie przy sporządzeniu wyjaśnień treści SIWZ, o które w trakcie postępowania wnioskować będą potencjalni wykonawcy, - pomoc przy wyborze najkorzystniejszej oferty Wykonawca, jeśli nie będzie podlegał wyłączeniu, o którym mowa w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp, może zostać powołany na biegłego, zgodnie z art. 21 ust. 4 ustawy Pzp, - bieżąca pomoc przy wszelkich innych czynnościach związanych z działaniami podejmowanymi przez Zamawiającego w ramach postępowania, w tym wsparcie w ewentualnych postępowaniach odwoławczych; 2) wsparcie merytoryczne w zakresie oceny przygotowanej (przez wybranego w postępowaniu wykonawcę) strategii komunikacji, służącej realizacji planowanej przez Zamawiającego kampanii informacyjno-edukacyjnej oraz, w razie wnoszonych do strategii uwag, przedstawienie konkretnych zmian/rozwiązań; 3) weryfikacja i merytoryczna ocena zaproponowanych przez wykonawcę kampanii informacyjno-edukacyjnej media planów, obejmujących wszystkie zaplanowane działania w poszczególnych środkach przekazu; strona 1 z 5

2 Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, rozumianej jako dostępność Wykonawcy poprzez kontakt telefoniczny, mailowy oraz, w razie potrzeby, osobisty (w siedzibie Zamawiającego). Kontakt z pracownikami WFOŚiGW w Gdańsku w celu prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia może odbywać się wyłącznie w dni robocze w godzinach pracy WFOŚiGW w Gdańsku (tj. pon.-pt., w godz ). Wynagrodzenie ofertowe winno uwzględniać koszty związane z pobytem Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego. II. Oszacowanie przedmiotu zamówienia: Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro. III. Termin wykonania zamówienia: Termin wykonania zamówienia ustala się na dzień podpisania protokołu przyjęcia ostatecznej wersji media planu, obejmującego wszystkie zaplanowane działania w poszczególnych środkach przekazu. IV. Warunki gwarancji: Nie dotyczy. V. Warunki płatności: 1. Wynagrodzenie ofertowe jest wynagrodzeniem ryczałtowym i winno obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia (w tym koszty osobistego pobytu Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego) oraz przewidziane prawem opłaty i podatki (również te, dla których Zamawiający jest płatnikiem). 2. Wynagrodzenie płatne jest w dwóch równych częściach: a) po podpisaniu umowy z wykonawcą zamówienia na przygotowanie i realizację kampanii informacyjnoedukacyjnej oraz b) po przekazaniu Zamawiającemu, przez wykonawcę zamówienia na przygotowanie i realizację kampanii informacyjno-edukacyjnej, ostatecznej wersji media planu obejmującego wszystkie zaplanowane działania w poszczególnych środkach przekazu. 3. Zamawiający zobowiązuje się do uregulowania należności wynikającej z niniejszej umowy w terminie 30 dni od daty otrzymania faktur, przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy. 4. Za datę płatności uznaje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur jest protokół wykonania usługi, sporządzony w ciągu 5 dni roboczych zdarzeń, o których mowa w pkt. 2 lit. a) i b). *W przypadku osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą, niezatrudniającą pracowników lub niezawierającą umów ze zleceniobiorcami oraz osób fizycznych niewykonujących działalności gospodarczej, warunki płatności będą uwzględniać obowiązki wynikające z przepisów wprowadzonych ustawą z dnia 22 lipca 2016 r. o zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw (Dz.U ). VI. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. zdolności technicznej lub zawodowej: Wykonawca musi wykazać, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, zrealizował lub realizuje (w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych) co najmniej 1 usługę doradztwa w zakresie objętym niniejszym postępowaniem (tj. w zakresie wsparcia oraz przy weryfikacji i odbiorze prac od podmiotu realizującego taką kampanię). strona 2 z 5

3 W celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu, do oferty Wykonawca jest zobowiązany dołączyć Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, również wykonywanych usług, potwierdzający spełnienie powyższego warunku wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów na rzecz których usługi zostały wykonane oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Dowodami o których mowa są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane. Jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Wzór Wykazu stanowi załącznik nr 2 do zapytania. VII. Kontakt w sprawie zamówienia: Wszelkich dodatkowych informacji w sprawie zamówienia udzieli: w sprawach merytorycznych: Katarzyna Brejt, tel w sprawach formalnych: Joanna Miniewicz, tel VIII. Forma i termin złożenia oferty: Ofertę (formularz ofertowy stanowi załącznik nr 1 do zapytania) należy złożyć w terminie do r. w jednej z następujących form: pisemnej na adres: WFOŚiGW w Gdańsku ul. Rybaki Górne 8, Gdańsk lub w wersji elektronicznej (w postaci skanu podpisanej oferty) na adres: joanna.miniewicz@wfos.gdansk.pl W przypadku, gdy umocowanie osoby upoważnionej do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z publicznie dostępnych rejestrów, wówczas do złożonej oferty należy dołączyć pełnomocnictwo. IX. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie: Cena 80% Ilość świadczonych usług doradztwa w zakresie objętym niniejszym postępowaniem (tj. w zakresie wsparcia oraz przy weryfikacji i odbiorze prac podmiotu realizującego taką kampanię) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie 20% X. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert: 1. Cena (C) Ocena punktowa oferty w tym kryterium zostanie dokonana zgodnie z formułą, iż oferta nieodrzucona, zawierająca najniższą cenę otrzyma 80 punktów. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, obliczonych według wzoru: Cmin minimalna cena brutto spośród ocenianych ofert Cn - cena badanej oferty LC = (Cmin/Cn) x 80% Cena oferty musi być wyrażona w złotych polskich. Cena musi zawierać całkowity koszt brutto realizacji zamówienia, tj. musi obejmować wszelkie koszty związane z przygotowaniem i realizacją zamówienia, w tym przewidziane prawem opłaty i podatki (również te, dla których Zamawiający jest płatnikiem). Przez całkowity koszt realizacji zamówienia należy rozumieć łączne wynagrodzenie brutto Wykonawcy za cały okres realizacji zamówienia. strona 3 z 5

4 2. Ilość świadczonych usług doradztwa w zakresie objętym niniejszym postępowaniem (tj. w zakresie wsparcia oraz przy weryfikacji i odbiorze prac podmiotu realizującego taką kampanię) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie (M) Ocena punktowa oferty w tym kryterium zostanie dokonana zgodnie z poniższym zestawieniem: 1 wykonana usługa 0 pkt. od 2 do 4 wykonanych usług 10 pkt. za 5 lub więcej wykonanych usług 20 pkt. Punkty łączne dla danej oferty (L) zostaną obliczone w następujący sposób: L liczba całkowita punktów dla danej oferty C, M liczby punktów za poszczególne kryteria L = C + M Punkty zostaną przyznane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. XI. Zakres wykluczenia*: Zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z WFOŚiGW w Gdańsku osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu WFOŚiGW w Gdańsku lub osobami wykonującymi w imieniu Funduszu czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. XII. Wzór umowy lub istotne postanowienia, które obligatoryjnie zostaną wprowadzone do umowy (warunki zmian umowy): 1. Istotne postanowienia w zakresie: a) obowiązków Wykonawcy patrz pkt I zapytania, b) terminu realizacji przedmiotu umowy patrz pkt III zapytania, c) wynagrodzenia patrz pkt V zapytania. 2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Zamawiający może: a) w przypadku rozwiązania umowy z winy Wykonawcy - żądać zapłaty kary umownej w wysokości 20% umówionej łącznej kwoty wynagrodzenia brutto, b) w przypadku zwłoki Wykonawcy w wykonaniu przedmiotu umowy żądać zapłaty kary umownej w wysokości 1% wynagrodzenia brutto, za każdy dzień opóźnienia liczony od terminów wyznaczonych przez Zamawiającego. 3. Niezależnie od roszczeń, o których mowa w pkt. 2, Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy naprawienia szkody tj. dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych określonych przepisami Kodeksu Cywilnego, w przypadku gdyby niewłaściwe wykonanie lub niewykonanie przedmiotu umowy doprowadziło do powstania takiej szkody. 4. W przypadku opóźnienia w realizacji wykonania umowy o więcej niż 15 dni, Zamawiający może zrezygnować z usług Wykonawcy i odstąpić od umowy, naliczając kary jak za odstąpienie od umowy według pkt. 2 lit. a). 5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie kary umownej przez Zamawiającego z przysługującego mu wynagrodzenia bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń. strona 4 z 5

5 Projekt Kampania informacyjno-edukacyjna na rzecz zrównoważonego rozwoju Pomorza jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata Załączniki: 1. Formularz ofertowy 2. Wykaz wykonanych usług Sporządził: (imię, nazwisko, podpis pracownika) Sprawdził: (imię, nazwisko, podpis drugiego pracownika) Akceptuję:.. (podpis Dyrektora Ekonomiczno-Finansowego Funduszu) * dotyczy zamówień realizowanych z udziałem środków europejskich strona 5 z 5