Wyniki badania działań sądów rejonowych i okręgowych w zakresie rozwoju i upowszechniania mediacji

Transkrypt

1 Implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE z dnia 21 maja 2008 r. w sprawie niektórych aspektów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych w prawie i praktyce Wyniki badania działań sądów rejonowych i okręgowych w zakresie rozwoju i upowszechniania mediacji Centrum Pozasądowego Rozwiązywania Sporów na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego przeprowadziło w ramach badań statutowych WPiA UW badanie pod nazwą Implementacja Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2008/52/WE z dnia 21 maja 2008 r. w sprawie niektórych aspektów mediacji w sprawach cywilnych i handlowych w prawie i praktyce (zwana dalej Dyrektywą ). CEL I METODA BADAŃ Celem badań była diagnoza, jak realizowane są w Polsce zapisy Dyrektywy, w szczególności art. 4 dotyczący zapewnienia odpowiedniej jakości mediacji oraz art. 9 dotyczący obowiązku informowania społeczeństwa o mediacji. Badanie miało kilka komponentów, jeden z nich dotyczył działań sądów rejonowych i okręgowych w zakresie rozwoju i upowszechniania mediacji. W tym celu przygotowano szczegółowy kwestionariusz, który w październiku 2013 r. rozesłano drogą mailową do wszystkich koordynatorów ds. mediacji w polskich sądach z prośbą o wypełnienie (łącznie 115 adresów mailowych). Kwestionariusz można było wypełniać w wersji elektronicznej, papierowej, a także on-line. Ostatecznie otrzymano zwrot 24 wypełnionych ankiet. Kwestionariusz składał się z trzech zasadniczych części. Pierwsza część dotyczyła pracy koordynatora ds. mediacji i zawierała m.in. pytania dotyczące zakresu obowiązków, zasad powoływania, prowadzonych działań, w tym również inicjatyw podejmowanych wspólnie z mediatorami. Druga część kwestionariusza dotyczyła współpracy sądu z ośrodkami mediacyjnymi oraz weryfikowania jakości usług mediacyjnych i zawierała m.in. 1

2 pytania dotyczące wpisu ośrodków na listy podmiotów prowadzących mediację, weryfikacji tych list, a także kontroli jakości świadczonych usług mediacyjnych. Trzecia część kwestionariusza dotyczyła działań sądu w zakresie promowania mediacji i zawierała m.in. pytania dotyczące dostępności informacji na temat mediacji i mediatorów zarówno w budynku sądu, jak i na stronach internetowych. UCZESTNICY BADANIA W badaniu wzięło udział w sumie 24 koordynatorów ds. mediacji z terenu całej Polski, w tym 18 kobiet i 5 mężczyzn (1 osoba nie wypełniła końcowej części kwestionariusza zawierającej metryczkę). 18 osób spośród badanych to koordynatorzy w sądach okręgowych, 5 w rejonowych. Większość z tych osób (16) pełni funkcję koordynatora od co najmniej 3 lat, pozostali zostali powołani później, w tym 3 osoby w bieżącym roku. 2 osoby nie udzieliły odpowiedzi na to pytanie. Zebrany materiał badawczy nie pozwala na wyciąganie jednoznacznych wniosków statystycznych, daje jednak dość szeroki obraz działalności sądów na rzecz mediacji, jako że zawiera odpowiedzi około ¼ wszystkich koordynatorów ds. mediacji w Polsce. WNIOSKI Z ANALIZY WYPEŁNIONYCH KWESTIONARIUSZY 1. Zadania i działalność koordynatora ds. mediacji Wstępne pytania kwestionariusza dotyczyły m.in. zasad powoływania koordynatora ds. mediacji oraz zakresu jego obowiązków. W zdecydowanej większości przypadków osoba do pełnienia funkcji koordynatora wskazywana jest przez Prezesa Sądu, jednak forma powołania bywa różna od nieformalnego powiadomienia, przez pełnomocnictwo, wpisanie nowych zadań w zakres obowiązków, po wydanie zarządzenia o wyznaczeniu koordynatora. Odpowiedzi na pytanie o zakres obowiązków koordynatora okazały się bardzo zróżnicowane. Część osób wskazywała, że brak jest jasno i ściśle określonego zakresu obowiązków (w sumie 7 odpowiedzi, dodatkowo 4 osoby w ogóle nie odpowiedziały na to pytanie), pozostali wskazywali, że do zadań koordynatora należy organizowanie obchodów Międzynarodowego Dnia Mediacji oraz innych wydarzeń o tematyce mediacyjnej, współpraca z mediatorami, szkolenia i dystrybucja informacji, jak również propagowanie mediacji wśród sędziów, w 2

3 nielicznych przypadkach również wskazywano na opiniowanie wniosków o wpis na listy mediatorów, a także kontrolę nad funkcjonowaniem mediacji w ramach sądu. Na pytanie o to, czy koordynator ds. mediacji współpracuje przy wykonywaniu swoich zadań z innymi osobami, prawie wszyscy odpowiedzieli twierdząco (23 osoby). Z dalszych odpowiedzi wynika jednak, że jest to głównie wsparcie biurowe ze strony administracji obsługa sekretariatu (w nielicznych przypadkach koordynatorzy mają formalnie zapewnioną obsługę biurową), a także współpraca z mediatorami i ewentualnie zaangażowanymi sędziami, w nielicznych przypadkach wspominano o wsparciu Prezesa Sądu. Większość koordynatorów ds. mediacji nie posiada jakichkolwiek środków finansowych na swoje działania. Tylko dwie osoby spośród badanych posiadają niewielki budżet (kilka tysięcy złotych), dwie dalsze osoby wspomniały o zwrocie niewielkich wydatków (kawa, plakaty). Jest to istotna informacja w kontekście zawartego w Dyrektywie zobowiązania do wsparcia rozwoju mediacji przez instytucje państwowe. Czy koordynator ds. mediacji posiada środki finansowe na swoje działania? Tak 2 Nie 22 N=24 Zdecydowana większość badanych koordynatorów zadeklarowała, że nie prowadzi w sądzie dyżurów. Dyżury takie mogłyby być otwarte zarówno dla mediatorów zainteresowanych współpracą z sądem, dla sędziów zainteresowanych tematyką mediacji, jak i dla potencjalnych stron zainteresowanych uzyskaniem informacji na temat procedury i postępowania mediacyjnego. Tylko trzy osoby zadeklarowały prowadzenie dyżurów (mniej lub bardziej regularnie od dyżurów kilka razy w roku do cotygodniowych) oraz wskazały, że stanowi to element ich roli zawodowej koordynatora. 3

4 Czy w sądzie odbywają się dyżury koordynatora ds. mediacji? Tak 3 Nie 20 N=23 (jedna osoba nie odpowiedziała na to pytanie) Na pytanie o to, czy w sądzie odbywają się dyżury mediatorów odpowiedzi były bardziej pozytywne. Ponad połowa badanych potwierdziła, że takie dyżury mają miejsce, choć ich częstotliwość jest różna od regularnych dyżurów kilka razy w tygodniu, po dyżury kilka razy w roku, do sporadycznych inicjatyw z okazji Międzynarodowego Dnia Mediacji. Warto jednak zwrócić na takie działania szczególną uwagę, gdyż realizują one ważny cel informowania społeczeństwa o mediacji, w sposób możliwie dostępny (klienci sądu mogą porozmawiać bezpośrednio z mediatorem i uzyskać szeroki zakres informacji). Ważną rolą sądu w tym względzie jest udostępnienie miejsca do pełnienia dyżuru, a także możliwe szeroka dystrybucja informacji o tej inicjatywie. Czy w sądzie odbywają się dyżury mediatorów? Tak 13 Nie 10 N=23 (jedna osoba nie odpowiedziała na to pytanie) Większość badanych odpowiedziała również pozytywnie na pytanie o to, czy w sądzie odbywają się spotkania koordynatora z przedstawicielami ośrodków mediacyjnych / mediatorami. Jest to ważna kwestia w kontekście nawiązywania dobrej współpracy i rozwijania profesjonalnych usług mediacyjnych. Według deklaracji osób badanych, większość z tych spotkań odbywa się jednak nieregularnie, kilka razy do roku. Inicjowanie tych spotkań leży po obu stronach zarówno koordynatora, jak i mediatorów. Spotkania takie mogą mieć charakter zebrania roboczego lub spotkania tematycznego / seminarium. 4

5 Czy w sądzie odbywają się spotkania koordynatora ds. mediacji z przedstawicielami ośrodków mediacyjnych / mediatorami? Tak 14 Nie 9 N= 23 (jedna osoba nie odpowiedziała na to pytanie) 2. Współpraca sądu z ośrodkami mediacyjnymi i weryfikacja jakości usług mediacyjnych Druga część kwestionariusza dotyczyła zarówno formalnych, jak i nieformalnych aspektów współpracy sądów z ośrodkami mediacyjnymi. Na pytanie dotyczące zasad wpisu ośrodków na listy podmiotów prowadzących mediację koordynatorzy odpowiadali różnie. Część osób powoływała się szczegółowo na istniejące przepisy prawne, inni wskazywali na decyzję Prezesa Sądu Okręgowego w odpowiedzi na złożony wniosek, jeszcze inni deklarowali wprost brak wiedzy w tym zakresie. Te ostatnie odpowiedzi (w tym również w ogóle brak odpowiedzi) były szczególnie częste wśród koordynatorów pracujących w sądach rejonowych, co wydaje się zrozumiałe w sytuacji, gdy listy ośrodków mediacyjnych prowadzone są w ramach sądów okręgowych. Interesujące wydają się natomiast odpowiedzi na koleje pytanie czy sąd weryfikuje ośrodki mediacyjne, które zgłaszają listy stałych mediatorów. Nieliczne osoby (5) odpowiedziały na to pytanie twierdząco. Znów trzeba tu podkreślić, że wśród odpowiedzi przeczących były również głosy koordynatorów zatrudnionych w sądach rejonowych, które nie prowadzą list mediatorów. Zgodnie z deklaracją respondentów weryfikacja ma przede wszystkim charakter ściśle formalny, polegający na udokumentowaniu spełniania odpowiednich wymogów. 16 koordynatorów zadeklarowało, że w ich sądzie istnieje schemat / szablon informacji niezbędnych do wpisu na listę stałych mediatorów, co ciekawe, większość z tych osób wskazała jednocześnie (13 na 16), że jednym z niezbędnych elementów jest informacja o odbytym stażu mediacyjnym. 5

6 Wymóg taki nie wynika wprost w obowiązujących przepisów, stanowi jednak dobrą praktykę, która z pewnością przyczynia się do profesjonalizacji usług mediacyjnych. Czy sąd weryfikuje ośrodki mediacyjne, które zgłaszają listy stałych mediatorów? Tak 5 Nie 17 N= 23 (jedna osoba nie odpowiedziała na to pytanie) Kolejną istotną informacją wydaje się to, iż zgodnie z deklaracjami koordynatorów ds. mediacji, listy stałych mediatorów w większości nie podlegają weryfikacji lub aktualizacji ze strony sądu. Trzeba zwrócić w tym miejscu uwagę, że w badaniu rozróżniono pytania o weryfikację ośrodków mediacyjnych (jako instytucji prowadzących profesjonalną działalność mediacyjną) od weryfikacji list mediatorów zgłaszanych przez te instytucje (które to listy mogą ulegać dezaktualizacji, bądź poszczególni mediatorzy mogą nie spełniać wymogów czy standardów prowadzenia mediacji, niezależnie od renomy instytucji). Połowa badanych odpowiedziała na to ostatnie pytanie przecząco (przy czym zdecydowaną większość w tej grupie stanowiły osoby pracujące w sądach okręgowych), zaś 4 osoby pozostawiły je bez odpowiedzi. Badani, którzy odpowiedzieli na pytanie twierdząco, nie wskazywali jednocześnie konkretnych zasad takiej weryfikacji. 6

7 N=24 Ważnym wnioskiem z przeprowadzonych badań jest również to, że sądy w zasadzie nie kontrolują jakości świadczonych przez mediatorów usług, nie wymagają również przestrzegania określonych kodeksów postępowania. Tylko w dwóch przypadkach koordynatorzy zadeklarowali, że ośrodki mediacyjne przesyłają do sądu sprawozdania ze swojej działalności. Zdecydowana większość koordynatorów udzieliła na wskazane powyżej pytania odpowiedzi negatywnej, istotna wydaje się również stosunkowo duża liczba przypadków braku odpowiedzi. W tym ostatnim przypadku można się zastanawiać, czy wynika to z braku informacji, czy z drażliwego charakteru tych informacji, czy może z uznania, że pytanie jest mało istotne. Brak kontroli ze strony sądu, a także brak konieczności stosowania określonych kodeksów postępowania, wydaje się z jednej strony zjawiskiem pozytywnym w kontekście niezależności mediatorów od instytucji wymiaru sprawiedliwości, ich neutralności i bezstronności. Z drugiej jednak strony można się zastanawiać, czy większa kontrola sądu w zakresie profesjonalizacji usług mediacyjnych mogłaby wpłynąć pozytywnie na wzrost zaufania społecznego do instytucji mediacji oraz jej rozwój. Trzeba dodać, że badani zaznaczali, iż tam gdzie kontrola ma miejsce, dotyczy ona formalnego wyniku mediacji (ugody), a także sytuacji wyjątkowych, gdy do sądu wpłynie skarga na działania mediatora. Warto jednocześnie zauważyć, że tylko w trzech ankietach wspomniano o tym, że do sądu rzeczywiście wpłynęła skarga (bądź skargi) na działania mediatora. Podjęte w tej sytuacji działania sądu polegały przede wszystkim na przeprowadzeniu rozmowy wyjaśniającej z mediatorem oraz poinformowaniu skarżącego o jej wyniku. 7

8 N=24 N=24 Pozytywną informacją wydaje się z kolei fakt, że istotna liczba badanych (ponad ½) odpowiedziała pozytywnie na pytanie o to, czy w sądzie odbywają się spotkania sędziów z przedstawicielami ośrodków mediacyjnych / mediatorami. Takie spotkania mogą stanowić ważną platformę współpracy i rozwijania działalności mediacyjnej, gdyż z jednej strony mogą zwiększać wiedzę sędziów w zakresie mediacji, z drugiej zaś podnosić profesjonalizm mediatorów w zakresie wymogów prawno-formalnych, jakości ugód mediacyjnych itp. Bezpośrednie spotkania sprzyjają również rozwijaniu zasad dobrej współpracy i poprawie komunikacji na linii sąd-ośrodek mediacyjny, co sprzyja podnoszeniu jakości usług świadczonych stronom. Warto podjąć działania, aby zwiększyć regularność takich spotkań, bowiem z dotychczasowych deklaracji koordynatorów wynika, że odbywają się one raczej sporadycznie, najczęściej przy okazji Międzynarodowego Dnia Mediacji. Spotkania takie są 8

9 organizowane często z inicjatywy koordynatora ds. mediacji i obejmują m.in. spotkania tematyczne, a także warsztaty dla sędziów. N=24 3. Działania sądu w zakresie promowania mediacji Artykuł 9 Dyrektywy stanowi, iż państwa członkowskie wspierają wszelkimi środkami, które uznają za właściwe, w szczególności za pośrednictwem stron internetowych, udostępnianie ogółowi społeczeństwa informacji dotyczących sposobu nawiązania kontaktu z mediatorami i organizacjami świadczącymi usługi mediacji. Z przeprowadzonych badań wynika, iż sądy w zdecydowanej większości (spośród tych badanych) realizują cel informacyjny w zakresie mediacji. Praktycznie wszyscy koordynatorzy odpowiedzieli pozytywnie na pytanie o to, czy na stronie internetowej sądu są dostępne informacje na temat mediacji (23 odpowiedzi twierdzące i jeden przypadek braku odpowiedzi). Zdecydowana większość odpowiedziała również pozytywnie na pytanie o to, czy na stronie internetowej sądu są umieszczone informacje na temat ośrodków mediacyjnych. Nieco mniej osób (19) potwierdziło, że na stronie internetowej znaleźć można informację na temat list stałych mediatorów. 9

10 Czy na stronie internetowej sądu umieszczone są informacje na temat ośrodków mediacyjnych? Tak 23 Nie 1 N=24 N=24 Wszyscy badani koordynatorzy ds. mediacji potwierdzili, że w budynku ich sądu można znaleźć materiały informacyjne na temat mediacji. Są to przede wszystkim plakaty, broszury i ulotki, dostępne na korytarzu, w gablotach lub na tablicach informacyjnych, przy Biurze Podawczym lub Biurze Obsługi Interesanta, niekiedy również w sekretariatach. Jednak już tylko połowa badanych (12 osób) potwierdziła, że w budynku sądu można znaleźć materiały informacyjne na temat konkretnych ośrodków mediacyjnych. Fakt, że w budynku sądu można znaleźć informacje na temat list stałych mediatorów zadeklarowało 15 osób. Należy przy tym podkreślić, ze różny jest zakres informacji zamieszczonych na tych listach od nazwisk i danych kontaktowych, po kwalifikacje i specjalizacje. 10

11 Czy w budynku sądu można znaleźć informacje na temat list stałych mediatorów? Tak 15 Nie 9 N=24 WNIOSKI KOŃCOWE Z analizy kwestionariuszy wypełnionych przez koordynatorów ds. mediacji w sądach nasuwa się kilka wniosków i rekomendacji. Po pierwsze, zasadne wydaje się podjęcie działań w celu jasnego uregulowania oraz doprecyzowania zadań i obowiązków koordynatora, a jednocześnie zapewnienie mu wsparcia finansowego i organizacyjnego w wykonywaniu tych zadań. Rekomendacja ta pozostaje w zgodzie z zapisami Dyrektywy, która wskazuje, iż państwa członkowskie wspierają wszelkimi środkami, które uznają za właściwe działania mające na celu zapewnienie odpowiedniej jakości usług mediacyjnych oraz informowanie społeczeństwa o mediacji. W chwili obecnej wydaje się, że rozwój współpracy pomiędzy sądami a ośrodkami mediacyjnymi opiera się w dużej mierze na aktywności i zaangażowaniu poszczególnych osób (po obu stronach), a nie na trwałych rozwiązaniach systemowych. Po drugie, z zebranych ankiet wynika, że współpraca pomiędzy koordynatorami ds. mediacji, sędziami i mediatorami została w wielu przypadkach nawiązana, warto jednak zwrócić uwagę na konieczność jej rozwijania, ugruntowania i usystematyzowania. Po trzecie, warto podjąć szeroką dyskusję, zarówno wśród mediatorów jak i sędziów, na temat weryfikacji jakości świadczonych usług mediacyjnych, a także podjąć działania w celu wypracowania wspólnych, ogólnie obowiązujących standardów i zasad świadczenia tych usług. 11

12 Z deklaracji koordynatorów ds. mediacji wynika, że zarówno w budynkach sądów, jak i na stronie internetowej, informacja na temat mediacji oraz ośrodków mediacyjnych i list mediatorów jest dość szeroko dostępna. Warto byłoby jednak zweryfikować tę dostępność również z punktu widzenia klientów sądu zarówno tych zainteresowanych skorzystaniem z mediacji, jak i tych, którzy nie posiadają żadnej wiedzy na ten temat. Trzeba na koniec zaznaczyć, iż z analizy kwestionariuszy wypełnionych przez koordynatorów ds. mediacji wynika, że w poszczególnych sądach istnieją dobre praktyki działania, rozwijania i popularyzowania mediacji. Warto te praktyki rozpowszechniać, a także włączać je do rozwiązań systemowych i udzielać większego wsparcia inicjatywom, które okazują się skuteczne. 12