Automatyzacja procesów

Transkrypt

1 Automatyzacja procesów Przewodnik dla kupujących Ponieważ gospodarka coraz bardziej opiera się na cyfrowych interakcjach, rośnie zainteresowanie automatyzacją procesów biznesowych. Jaki jest najlepszy sposób na nią?

2 Z automatyzacją wielkie nadzieje wiążą firmy wykorzystujące szybkie i efektywne procesy do zwiększania sprawności oraz zapewniania lepszej obsługi użytkowników biznesowych i klientów końcowych. Jest wiele sposobów na automatyzację: od autonomicznego oprogramowania przez złożone systemy zarządzania procesami biznesowymi po pełny outsourcing. Każde podejście ma swoje zalety, wady, korzyści i ryzyko. Szczególnym zainteresowaniem cieszy się ostatnio zrobotyzowana automatyzacja procesów (robotic process automation, RPA). RPA można uznać za wygodną furtkę to sposób na wprowadzenie automatyzacji i uzyskanie korzyści biznesowych przy niskich kosztach i prawie zerowym ryzyku. Koncepcja RPA jest prosta: programowy robot powiela rutynowe interakcje człowieka z komputerem, automatyzując żmudne, powtarzalne zadania. RPA zapewnia pomost między interakcjami ręcznymi a pełną automatyzacją. RPA jest szczególnie atrakcyjnym rozwiązaniem tam, gdzie zasoby IT i budżety są mocno ograniczone, oraz w przypadku pracy z aplikacjami zaplecza, które nie mają dobrych interfejsów API, przez co trudno je zautomatyzować bez wprowadzania dużych zmian. Aby jednak mądrze wdrożyć RPA, warto poznać zalety i ograniczenia tej technologii oraz sposoby jej wykorzystania pozwalające zwiększyć jej możliwości i wartość. Według prognoz wartość rynku rozwiązań do automatyzacji procesów ma wynieść 2,1 miliarda dolarów w 2021 roku. Automatyzacja procesów Przewodnik dla kupujących Źródło: Raport Forrester Research 1

3 Miejsce RPA wśród rozwiązań do automatyzacji procesów Wdrożenie oprogramowania RPA nie przypomina tworzenia zautomatyzowanych procesów i platform od podstaw. W przypadku samodzielnego rozwiązania RPA programowy robot dosłownie wykonuje te same zadania, co człowiek: odczytywanie i wprowadzanie danych, klikanie i naciskanie klawiszy, ładowanie i pobieranie plików czy przetwarzanie faktur. Jest to znaczne ograniczenie, ale mimo to RPA przynosi korzyści: pozwala pracownikom zająć się bardziej wartościową pracą. Z drugiej strony mamy pełną automatyzację, która obejmuje systemy, procesy, a nawet usługi innych firm stworzone od podstaw z myślą o automatyzacji. Pełna automatyzacja przynosi znacznie większe korzyści, ale wymaga też znacznie większych inwestycji. Istnieją też rozwiązania pośrednie. Możliwości RPA można zwiększyć przez integrację z innym oprogramowaniem do automatyzacji. Dzięki temu RPA zyskuje nowe zastosowania i staje się cennym składnikiem strategii automatyzacji obejmującej wprowadzanie danych, reguły biznesowe i przepływy pracy. RPA: Czym jest i czym nie jest. RPA to sposób na łatwe zautomatyzowanie pojedynczych, względnie prostych zadań, które dotąd trzeba było wykonywać ręcznie. RPA nie automatyzuje całych procesów biznesowych ani przepływów pracy. Automatyzacja procesów Przewodnik dla kupujących 3

4 Zalety i wady autonomicznych rozwiązań RPA Roboty: szansa czy zagrożenie? Zalety Pozwala zautomatyzować powtarzalne zadania, które nie wymagają ludzkiego osądu (np. przetwarzanie faktur czy należności). Łatwe i mało ryzykowne wdrożenie (we właściwych przypadkach), ponieważ powiela zadania, które są już wykonywane ręcznie. Nie wymaga szkolenia pracowników ani modyfikowania dotychczasowych procesów. Uwalnia pracowników od rutynowych, powtarzalnych zadań. Dzięki temu zwiększa się ich zadowolenie z pracy, morale i wydajność. Mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, takich jak rozwiązywanie problemów czy lepsza obsługa klientów. Wady Słabo nadaje się do automatyzacji bardziej skomplikowanych zadań, które wymagają złożonych decyzji lub mają wiele ścieżek. Nie pozwala ulepszyć procesów, które są źle zaprojektowane lub w swojej istocie nieefektywne.? Raczej nie usunie wąskich gardeł. Ograniczony zasięg i możliwe korzyści. Nie zastąpi specjalnie zaprojektowanych procesów automatycznych. Pracownicy mogą postrzegać automatyzację jako zagrożenie dla ich miejsc pracy. Jednak właściwie wdrożona automatyzacja staje się źródłem nowych możliwości zarówno dla firmy, jak i dla pracowników: RPA zastępuje zadania wykonywane przez ludzi, a nie ludzi.? To technologia wspomagająca, która przejmuje powtarzalne zadania i pomaga ludziom pracować efektywniej. Wiedza pracowników staje się cenniejsza, ponieważ mają teraz czas na jej stosowanie z pożytkiem dla firmy i klientów. RPA może pomóc zwiększyć dokładność i obniżyć całkowite koszty użytkowania. Wniosek jest oczywisty: trzeba skupić się na szansach, a nie na potencjalnych problemach. Oznacza to konieczność zdobywania wiedzy na temat korzyści z automatyzacji. 4

5 Jaki poziom automatyzacji jest właściwy dla Twojej firmy? Najlepszy sposób wdrożenia RPA zależy od sytuacji. Aby uzyskać odpowiedni zwrot z inwestycji, trzeba dopasować możliwości rozwiązania do pożądanych efektów. W rezultacie mamy dwie opcje: Wdrożyć autonomiczne rozwiązanie RPA, aby wprowadzić automatyzację w prosty sposób. Połączyć ją z dodatkowymi komponentami, aby utworzyć zaawansowane rozwiązanie RPA plus. Konieczna jest umiejętność rozpoznania, czy wystarczy autonomiczne rozwiązanie RPA, czy trzeba pomyśleć o wzbogaceniu go o bardziej zaawansowane możliwości, takie jak wprowadzanie danych nieustrukturyzowanych, zarządzanie regułami biznesowymi czy orkiestracja przepływów pracy. Wybór właściwego rozwiązania Kiedy wybrać Charakterystyka zadań Koszt i złożoność implementacji Autonomiczne RPA: Szybko, łatwo, tanio Bardzo dobrze nadaje się do przyspieszania prostych zadań, które można precyzyjnie udokumentować, będących dobrze zdefiniowaną sekwencją czynności. Rutynowe. Powtarzalne. Przewidywalne. Ustalona kolejność czynności. Nie wymaga elastyczności. Bardzo małe. Wdrożenie zajmuje kilka dni lub tygodni i nie wymaga dużych umiejętności informatycznych. RPA plus: Zaawansowane i zintegrowane Potrzebne w przypadku procesów, które trzeba koordynować ze względu na ich złożoność i zależności. Umożliwia zastosowanie RPA do bardziej złożonych czynności warunkowych, które mogą mieć wiele wyników lub wymagają podejmowania decyzji. Nierutynowe. Zależne od stanu, wiele zmiennych, wiele wyników. Bardziej zależne od interakcji z człowiekiem i oceny przez człowieka. Większe niż w przypadku autonomicznego rozwiązania RPA, ale małe w porównaniu z pełną automatyzacją. Wdrożenie może trwać wiele tygodni lub miesięcy i wymagać pomocy z zewnątrz. Potencjalny zwrot z inwestycji Umiarkowany lub umiarkowanie duży w zależności od obecnego kosztu wykonywania rutynowych zadań (np. niski koszt jednego zadania przy bardzo dużej liczbie zadań). Duży dzięki dodatkowym korzyściom z zaawansowanej automatyzacji. Automatyzacja procesów Przewodnik dla kupujących 5

6 Czego potrzebujesz? na początek? Wdrożenie autonomicznego rozwiązania RPA jest niezwykle proste. Człowiek wykonuje zadanie w normalny sposób, a w tym czasie jest ono rejestrowane na potrzeby oprogramowania. Powstały skrypt można zmodyfikować, aby uwzględnić wszystkie możliwe warianty. Utworzony w ten sposób robot jest testowany w celu zapewnienia, że działa poprawnie. Strategia obejmująca RPA jako część bardziej zaawansowanego rozwiązania do automatyzacji, obejmującego wprowadzanie danych, reguły biznesowe i przepływy pracy, prawdopodobnie będzie wymagać więcej planowania i badania procesów wraz z ich danymi wejściowymi i wyjściowymi. Opłaca się najpierw zidentyfikować zadania, których automatyzacja może przynieść największy zwrot z inwestycji. Pomoże to w ustaleniu, czy wprowadzać autonomiczne rozwiązanie RPA, pomyśleć o rozwiązaniu zaawansowanym, czy może nadal wykonywać dane zadanie ręcznie. Zadanie gotowe na RPA ma kilka szczególnych cech Jest proste, stałe i powtarzalne. Powtarzalne zadania, które nie wymagają dużych umiejętności, ale ludzie popełniają przy nich dużo błędów lub ich nie lubią. Istniejące lub planowane procesy, z których można usunąć rutynowe zadania, uwalniając od nich pracowników i zwiększając wydajność pracy i efektywność lub zmniejszając koszty. Zadania, których automatyzacja pozwoli przyspieszyć istniejące procesy, by zwiększyć zadowolenie klientów i pracowników. Niektóre zadania mogą spełniać wiele z tych kryteriów, a mimo to nie nadawać się do automatyzacji przy użyciu autonomicznego rozwiązania RPA. Na przykład przetwarzanie papierowych faktur może spełniać wszystkie kryteria, ale jego automatyzacja wymaga dodatkowych rozwiązań do wprowadzania danych lub zaprojektowania nowego całkowicie cyfrowego procesu. Automatyzacja procesów Przewodnik dla kupujących

7 Jak znaleźć właściwego dostawcę RPA? Rozwiązania RPA i jego dostawcy różnią się wieloma cechami. Często autonomiczne oprogramowanie to wszystko, czego potrzebujesz. Warto jednak znaleźć dostawcę, który ma szerszą ofertę oprogramowania i usług ułatwi to przejście na zintegrowane rozwiązanie typu? RPA plus, gdy będzie taka potrzeba. Najważniejsze pytania do dostawcy RPA Czy firma oferuje tylko rozwiązania RPA, czy też RPA jest częścią szerszej oferty rozwiązań do automatyzacji? Jak kompleksowa i zintegrowana jest oferowana platforma automatyzacji? Czy dostawca pomaga w znalezieniu najlepszych możliwości integracji i planowaniu działań? Czy dostawca ma konkretny plan dla klientów, którzy w przyszłości będą chcieli wdrożyć bardziej zaawansowaną automatyzację?? Czy oferta spełnia wymagania mojej firmy dotyczące bezpieczeństwa i zgodności? Czy dostawca ma odpowiednią wiedzę, aby pomóc w utworzeniu mapy zadań i procesów, ustaleniu ich priorytetów i udokumentowaniu ich? Czy rozwiązanie RPA obejmuje narzędzia do programowania i testowania botów, zarządzania wdrożeniem, monitorowania i obsługi wyjątków? Czy dostawca ma osiągnięcia w dziedzinie optymalizacji biznesowej i rozwiązań informatycznych dla przedsiębiorstw? Automatyzacja procesów Przewodnik dla kupujących 7

8 Następny krok:? Wypróbuj RPA Wdrożenie autonomicznego rozwiązania RPA może być tak tanie i łatwe, że w większości przypadków można poeksperymentować z nim bez ryzyka finansowego czy biznesowego. Przygotowanie programu pilotażowego obejmującego automatyzację jednego lub kilku zadań jest bardzo łatwe i zajmie tylko kilka dni lub tygodni, a przyniesie dużo przydatnych doświadczeń i informacji, na podstawie których można opracować uzasadnienie biznesowe bardziej zaawansowanego rozwiązania RPA plus. Pierwsze kroki są łatwe. Poznaj IBM RPA tutaj znajdziesz informacje o produkcie i opinie klientów: Jak to zrobić: Wybierz kilka prostych zadań do automatyzacji i sprawdź, czy ich parametry odpowiadają możliwościom testowanego oprogramowania RPA. Zbierz informacje o czasie poświęcanym na te zadania zarówno czasie wykonywania pojedynczego zadania, jak i sumie czasu w całej firmie. Zarejestruj kroki zadania za pomocą oprogramowania RPA. Przeprowadź edycję powstałego skryptu, aby dostosować go do potrzeb Uruchom robota w środowisku produkcyjnym na okres próbny. Zmierz wyniki i przeanalizuj wpływ na przepływ pracy i pracowników. Oceń uzyskaną efektywność, oszczędność czasu i jakość.

9 IBM Polska Sp. z o.o. ul. Krakowiaków Warszawa Strona główna IBM znajduje się pod adresem: ibm.com IBM, logo IBM oraz ibm.com są znakami towarowymi firmy International Business Machines Corp. zarejestrowanymi w wielu systemach prawnych na całym świecie. Nazwy innych produktów lub usług mogą być znakami towarowymi IBM lub innych podmiotów. Aktualna lista znaków towarowych IBM jest dostępna w serwisie WWW IBM, w sekcji Copyright and trademark information (Informacje o prawach autorskich i znakach towarowych), pod adresem ibm.com/legal/copytrade.shtml Niniejszy dokument jest aktualny na dzień jego pierwszej publikacji i może zostać zmieniony przez IBM w dowolnym momencie. Nie wszystkie produkty są dostępne we wszystkich krajach, w których IBM prowadzi działalność. Przytoczone dane wydajnościowe i przykłady wykorzystania przez klientów mają charakter poglądowy. Rzeczywiste wyniki mogą być różne w zależności od konkretnej konfiguracji i warunków użytkowania. Wszystkie cytowane lub opisane przykłady klientów mają ilustrować sposób, w jaki niektórzy klienci używali produktów IBM, oraz wyniki, które mogli uzyskać. Rzeczywiste koszty i wyniki będą zależeć od konfiguracji i warunków u danego klienta. Skontaktuj się z firmą IBM, aby dowiedzieć się, co może Ci zaoferować. INFORMACJE ZAWARTE W TYM DOKUMENCIE SĄ DOSTARCZANE W STANIE, W JAKIM SIĘ ZNAJDUJĄ ( AS IS ), BEZ JAKICHKOLWIEK GWARANCJI (RĘKOJMIA JEST NINIEJSZYM RÓWNIEŻ WYŁĄCZONA), WYRAŹNYCH CZY DOMNIEMANYCH, W TYM W SZCZEGÓLNOŚCI DOMNIEMANYCH GWARANCJI PRZYDATNOŚCI HANDLOWEJ, GWARANCJI PRZYDATNOŚCI DO OKREŚLONEGO CELU ORAZ GWARANCJI NIENARUSZANIA PRAW OSÓB TRZECICH. Produkty IBM podlegają gwarancjom zgodnym z warunkami umów, na mocy których są dostarczane. Copyright IBM Corporation 2018 Odzyskuj surowce wtórne 1 Wartość rynku RPA wyniesie 2,9 miliarda dolarów w 2021 r. Forrester Research. 13 lutego 2017 r. Dostęp do strony początkowej z podsumowaniem raportu w kwietniu 2018 r. com/report/the+rpa+market+will+reach+29+billio n+by+2021/-/e-res PLPL-00