Ubytek magazynowy generalnie odnosi się do utraty towaru przeznaczonego do sprzedaży z powodu: ELIMINOWANIE UBYTKÓW MAGAZYNOWYCH

Transkrypt

1 ELIMINOWANIE UBYTKÓW MAGAZYNOWYCH Ubytek magazynowy generalnie odnosi się do utraty towaru przeznaczonego do sprzedaży z powodu: - braków w dostawach i/lub - uszkodzenia i zepsucia i/lub - kradzieży Nie jest możliwe określenie wielkości strat supermarketu z powodu każdej z powyższych przyczyn. Jednak efekty takich strat są łatwo widoczne: - jeśli produkt ma 20% marżę, strata jednej sztuki jednej puszki, słoika czy pudełka oznacza stratę łącznego zysku brutto ze sprzedaży 4 sztuk. - jeśli zysk netto sklepu stanowi 1% sprzedaży, wtedy średni produkt przynosi 1% zysku netto od ceny sprzedaży. Strata jednej sztuki oznacza stratę łącznego zysku netto ze sprzedaży następnych 80 sztuk. Oto jak to działa: załóżmy, że produkt kosztuje 20 groszy, a cena sprzedaży to 25 groszy. Jeśli zysk netto stanowi 1%, wtedy będzie to on ¼ grosza na sztukę. Strata jednej sztuki jest rzeczywistą utratą 20 groszy z Twojej kieszeni czyli kosztu jednej sztuki. By odrobić tą stratę, trzeba sprzedać dodatkowo 80 sztuk (80 * ¼ gr. = 20 gr.) ZAPOBIEGANIE BRAKOM W DOSTAWACH Braki w dostawach mogą wynikać m. in. z niedbałości, nieuczciwości personelu fabryki bądź magazynu z którego pochodzi dostawa, kierowcy lub personelu sklepu. Z trzech przyczyn powstawania ubytków magazynowych, braki są zdecydowanie najłatwiejsze do wykrycia i zapobieżenia przy zastosowaniu skutecznej procedury. 1 Z 9

2 DOSTAWY Z MAGAZYNU Przy przyjmowaniu dostaw z magazynu należy przestrzegać następujących zasad: jeden pracownik sklepu powinien odpowiadać za dostawy na zaplecze. Ta osoba powinna zadbać, by: - samochód z towarem był zawsze pod nadzorem - towar nigdy nie był zostawiany na zewnątrz zaplecza - drzwi zaplecza były cały czas zamknięte (z wyjątkiem momentu przyjęcia towaru) w trakcie rozładunku powinien być sprawdzony stan wszystkich produktów cały przyjmowany towar powinien być przeliczony i przeskanowany skanerem ręcznym zaraz po rozładunku stan faktyczny należy sprawdzić ze stanem na fakturze, dokumencie dostawy bądź liście przewozowym - wszelkie braki powinny być odnotowane - wszelkie uszkodzone produkty, których nie można sprzedać powinny być odrzucone lub odnotowane; produkty lekko uszkodzone powinny być przyjęte, a ich stan odnotowany - kierowca powinien potwierdzić wszelkie braki bądź uszkodzenia i podpisać się w odpowiednim miejscu na fakturze, dokumencie dostawy lub liście przewozowym. - pracownik sklepu powinien odnotować datę i godzinę dostawy i podpisać się TOWAR DOSTARCZONY BEZPOŚREDNIO DO SKLEPU W przypadku pozycji dostarczanych bezpośrednio do sklepu i umieszczanych na półce przez dostawcę obowiązują następujące zasady: jeden pracownik sklepu powinien być odpowiedzialny za wszystkie dostawy bezpośrednie jedne drzwi na zapleczu powinny być przeznaczone do przyjmowania tego typu dostaw 2 Z 9

3 godziny przyjęcia powinny być ograniczone, ale dostosowane do potrzeb najwyżej trzy osoby powinny móc równocześnie przebywać na zapleczu gdy przychodzi dostawa, towar powinien zostać przeliczony i odnotowany (przy ręcznym systemie przyjęcia towaru) lub przeliczony i wprowadzony do komputera sklepu (przy systemie skomputeryzowanym) lub przeskanowany ręcznym skanerem (przy systemie przyjęcia UCS/NEX). towar na półkach i na zapleczu powinien być przeliczony po załatwieniu osoby, która go dostarczyła stan faktyczny powinien zostać porównany z dokumentem dostawy pozycje wybrane do korekty faktury lub refundacji powinny zostać przeliczone lub przeskanowane zanim opuszczą sklep, a odpowiednia korekta dostarczona. puste kartony/kosze powinny być sprawdzone zanim osoba dostarczająca towar wyjedzie ZAPOBIEGANIE USZKODZENIOM I ZEPSUCIU ZAPOBIEGANIE USZKODZENIOM Jeśli te zasady są sumiennie i konsekwentnie przestrzegane, powinno to wyeliminować braki w dostawach i zwiększyć zysk sklepu. Wpływ uszkodzeń i zepsucia na sprzedaż i zysk sklepu jest oczywisty ludzie będą przychodzić do sklepu tylko jeśli towar będzie wyglądał świeżo i zachęcająco. Te proste środki mogą pomóc zapobiec uszkodzeniom w sklepie: nie należy ustawiać kartonów zbyt wysoko, ani ustawiać ciężkich skrzynek na kruchych ostrożnie obchodź się z kartonami. Zachowaj szczególną ostrożność przy otwieraniu kartonów z produktami pakowanymi przy pomocy noża 3 Z 9

4 przy uzupełnianiu towaru na półkach czy ekspozycjach unikaj sytuacji, kiedy: - produkty mogą spaść same - klienci mogą je przypadkiem zawadzić jeśli to możliwe, odzyskaj lekko uszkodzone produkty użyj taśmy by zabezpieczyć odklejone etykiety itp. Większość producentów ma swoją politykę radzenia sobie z uszkodzonym towarem i zapewnienia przynajmniej częściowego zwrotu kosztów. Niemniej jednak personel sklepu powinien unikać przypadków uszkodzenia lub zniszczenia towaru, ponieważ zwrot nie pokrywa strat w pełni. Musimy bowiem wziąć pod uwagę dodatkowe koszty zwrotu towaru do producenta. Istnieją też pewne środki zapobiegające zepsuciu. W urządzeniach do przechowywania i eksponowania produktów łatwo psujących się, cały czas powinna być utrzymywana właściwa temperatura. Wszystkie lodówki, zamrażarki i chłodziarki należy często i regularnie sprawdzać. WŁAŚCIWE PROCEDURY OBROTU TOWAREM Przy wszystkich produktach, nie tylko łatwo psujących się, należy przestrzegać odpowiednich procedur obrotu towarem: przy przyjęciu towaru na zaplecze, nowo dostarczone kartony powinny być ustawione pod lub za starszym towarem, tak by starsze produkty trafiły na półki lub ekspozycje jako pierwsze przy uzupełnianiu towaru na półkach lub ekspozycjach starsze opakowania powinny być usunięte, nowszy towar umieszczony z tyłu lub na spodzie, starszy z przodu lub na górze wszystkie produkty łatwo psujące się i artykuły o krótkim terminie ważności powinno się sprawdzać często i te które przekroczyły ten termin należy usuwać 4 Z 9

5 by zapewnić świeżość, starszy towar powinien być sprzedawany w pierwszej kolejności Te proste procedury mogą w dużym stopniu zapobiec uszkodzeniom i zepsuciu towaru redukując tym samym koszty. ZAPOBIEGANIE STRATOM Z POWODU KRADZIEŻY KLIENCI Szacuje się, że co roku z amerykańskich sklepach spożywczych kradnie się towar o wartości ponad 1 miliarda dolarów co stanowi od około ½ do 1% całkowitego rocznego obrotu! Szacuje się również, że na klientów przypada około połowa kradzionego towaru, za resztę odpowiedzialny jest personel dostawców i sklepu. Złodziei sklepowych trudno sklasyfikować i opisać. Mogą być w dowolnym wieku, o dowolnym statusie materialnym, dowolnej płci, sami lub w grupie. Mogą być w sklepie po raz pierwszy lub być stałymi klientami. Większość z nich to amatorzy jednak często bardzo zręczni (złodzieje zawodowcy zwykle kierują się do sklepów odzieżowych lub domów towarowych, gdzie towar jest bardziej wartościowy). Większość z nich tak naprawdę nie potrzebuje kraść, często mają przy sobie dość pieniędzy by zapłacić za to co kradną! W większości przypadków zabierają tylko jeden lub dwa produkty za jednym razem. Złodzieje sklepowi zwykle nie spieszą się wędrując od działu do działu i rozglądając się, często po to by ustalić gdzie są pracownicy sklepu i czym się zajmują. Ich ulubione produkty są małe i płaskie, by łatwiej je było ukryć np. pakowane mięso, artykuły higieny osobistej, papierosy, słodycze i wyroby pończosznicze. 5 Z 9

6 Według różnych badań, większość złodziei schwytanych w supermarketach nie było wcześniej notowanych. Wielu było szanowanymi obywatelami i dobrymi klientami sklepów w których ich przyłapano. Dlaczego tacy ludzie kradną? W większość to porządni ludzie, lub przynajmniej za takich się uważają. Niemniej jednak, powodem może być to, że mięso kupione tydzień wcześniej było twarde, jajka były zbite lub ich samochód został porysowany na parkingu przez sklepem, gdy robili zakupy. Z drugiej strony, powodem mogą być problemy finansowe, przejściowa depresja lub niekontrolowany impuls czy wreszcie dreszczyk emocji! Choć śmiałe i pomysłowe, techniki amatorskie wyglądają jak dziecinada w porównaniu z metodami zawodowców i półzawodowców. Oto kilka wyszukanych sztuczek używanych przez zawodowców kiedy pracują samotnie: wydrążone książki książki w twardej oprawie z wyciętym środkiem stron. Idealne do wymknięcia się z małymi wartościowymi przedmiotami złodziejskie pudełka puste pudełka po ubraniach owinięte w brązowy papier związany sznurkiem, przy czym jeden koniec pudełka jest otwierany. Jeśli pociągnie się za sznurek, pudełko się otwiera, jeśli puści się sznurek i pudełko się zamyka. podwójne spodnie para spodni związanych przy kostkach i noszonych pod inną parą luźnych spodni. Doskonałe miejsce do ukrycia każdego rodzaju produktu 6 Z 9

7 Jednym z najbardziej niezwykłych typów zawodowych złodziei sklepowych są ludzie w szerokich spódnicach lub płaszczach, którzy wychodzą ze sklepu w towarem przymocowanym do wewnętrznej strony ud. Po aresztowaniu i skazaniu jeden z zawodowych złodziei przyznał, że w ciągu 13 miesięcy ukradł towar o wartości ponad miliona dolarów w tym takie produkty jak pieczenie, indyki, butelki alkoholu, maszyny do pisania, kalkulatory, a nawet przenośne telewizory! Zawodowcy i amatorzy często pracują parami. Typowa technika polega na tym, że jeden z nich ma odwrócić uwagę personelu i klientów (np. upuszczając i rozbijając słoik z marynatami), podczas gdy drugi szybko chowa małe, wartościowe produkty. Inna technika polega na tym, że jeden wchodzi do sklepu sam, bierze wartościowy produkt z dobrze widocznej części sklepu, zostawia w bardziej odosobnionym zakątku i wychodzi. Potem wchodzi drugi i bez pośpiechu go kradnie. Jak można zaradzić kradzieżom w supermarkecie? Być może nie da się ich wyeliminować, ale można je kontrolować do pewnego stopnia by zminimalizować straty. Aby to osiągnąć sklepy: korzystają z usług specjalistów: ochroniarzy, detektywów, wywiadowców adaptują metody i procedury odstraszające złodziei: - stemplują wszystkie torebki z warzywami i owocami oraz wszystkie wyroby mięsne, garmażeryjne i pieczywo - rezerwują sobie prawo do sprawdzania wszystkich pakunków przynoszonych do sklepu lub wymagają zostawiania ich w biurze obsługi klienta na czas zakupów - stosują etykiety cenowe, które trudno usunąć 7 Z 9

8 - wystawiają drogie, podatne na kradzież produkty na widoku obsługi kas rozmieszczają w sklepie informacje, że złodzieje będą pozywani do sądu korzystają ze sprzętu zabezpieczającego (telewizji przemysłowej czy wypukłych luster w narożnikach sklepu) pomocnych w wykrywaniu złodziei i przestrzeganiu ich przed kradzieżą Najlepszym zabezpieczeniem przed złodziejami sklepowymi jest jednak czujny personel wiedzący na co zwracać uwagę i co robić w razie podejrzenia, że ktoś dokonuje kradzieży! Przyjrzeliśmy się kilku środkom zapobiegawczym, które można podjąć by wyeliminować przypadkowe lub zamierzone braki produktów dostarczanych do sklepu. Jeśli kierowcy i przedstawiciele handlowi dostawcy mają wolny wstęp do sklepu, zawsze istnieje niebezpieczeństwo utraty towaru. Nietrudno wcisnąć np. karton papierosów do pustej skrzynki po mleku czy chlebie czy nawet do kartonu po próbkach! Większość kierowców czy przedstawicieli handlowych to uczciwi, solidni i ciężko pracujący ludzie. Jednak niebezpieczeństwo kradzieży wciąż istnieje z powodu kilku, którzy tacy nie są, więc czujność jest niezbędna. PERSONEL DOSTAWCY Większość pracowników sklepu ma wiele okazji by ukraść pieniądze i/lub towar w czasie pracy. Świadomy tego, dobry menedżer sklepu czy właściciel stworzy procedury minimalizujące niebezpieczeństwo. Wśród nich powinny się znaleźć: rygorystyczna polityka przeciwko kradzieżom oznaczająca brak tolerancji dla takich zachowań, natychmiastowe zwolnienie i możliwy pozew do sądu zasada, że bez względu na porę dnia, wszyscy 8 Z 9

9 pracownicy używają tylko jednych drzwi zwykle usytuowanych blisko stanowiska kasowego lub biura kierownika procedura wymagająca od pracownika odpowiedzialnego za kasy kontroli taśm kasowych, w szczególności gdy klient skarży się, że za dużo policzono mu na rachunku lub wydano za mało reszty zasada, że wszystkie zakupy dokonywane przez pracowników są kontrolowane przez kogoś z kierownictwa PRACOWNICY SKLEPU Te i inne środki mogą zminimalizować kradzieże pracowników. Jednak jednym z najskuteczniejszych sposobów jest zachowanie stałej czujności przez wszystkich członków personelu zainteresowanych awansem. JEŚLI SKLEP BĘDZIE PROSPEROWAŁ, WSZYSCY NA TYM SKORZYSTAJĄ. 9 Z 9