BUDŻET PROGNOZOWANIE SPRZEDAŻY SKLEPU. Te czynniki to:

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "BUDŻET PROGNOZOWANIE SPRZEDAŻY SKLEPU. Te czynniki to:"

Magda Tomczak
8 lat temu
Przeglądów:

1 BUDŻET Budżet jest szacunkowym rachunkiem zysków i strat przygotowanym z wyprzedzeniem. Ma przede wszystkim pomagać w planowaniu sprzedaży i wielkości zapasów oraz kontroli kosztów i zysku w nadchodzącym okresie (zwykle 1 roku). By jednak był skuteczny musi zachować elastyczność i zezwalać na korekty w trakcie danego okresu. Konstruowanie budżetu nie jest trudne, wymaga jednak nieco czasu i wysiłku. Właściciel sklepu musi przewidzieć wielkość sprzedaży w danym okresie oraz marże i koszty by ustalić jakiego zysku może oczekiwać. Prognozowanie wielkości sprzedaży, zwane czasami szacowaniem sprzedaży lub planowaniem sprzedaży, może dać podstawę do zaplanowania sprzedaży, zamówień, stanu zapasów i wyceny towaru. Te prognozy powinny być wciąż uaktualniane i dawać stały obraz przewidywanej sprzedaży dla każdego okresu (tygodnia, miesiąca, kwartału lub roku). PROGNOZOWANIE SPRZEDAŻY SKLEPU Każda prognoza finansowa oparta jest częściowo na przeszłych wynikach. Na przykład, przygotowując prognozę na następny rok najpierw należy przyjrzeć się sprzedaży w roku poprzednim. Potem należy rozważyć pięć czynników, które mogą wpłynąć na jej zmianę. Te czynniki to: OGÓLNA SYTUACJA GOSPODARCZA TRENDY REGIONALNE Ogólna sytuacja gospodarcza. Jakie są perspektywy rozwoju gospodarki w nadchodzącym roku silny wzrost, równowaga czy recesja? Jaki będzie to miało wpływ na całość branży spożywczej? Trendy regionalne Jakich zmian można oczekiwać w regionie demograficznych (populacja, wiek, dochód itp.), na rynku pracy, w przyzwyczajeniach konsumenckich i w obrazie gospodarczym regionu? Jak te czynniki wpłyną na sprzedaż w Twoim sklepie (sklepach)? 1 Z 7

By jednak był skuteczny musi zachować elastyczność i zezwalać na korekty w trakcie danego okresu. Konstruowanie budżetu nie jest trudne, wymaga jednak nieco czasu i wysiłku.

2 TRENDY W BRANŻY KONKURENCJA PLANY SKLEPU Trendy w branży. Jakie są aktualne trendy w branży spożywczej jeśli chodzi o wzrost sprzedaży, ceny, preferencje odnośnie produktów itp.? Jak wpłyną one na działalność Twojego sklepu? Konkurencja. Jakich zmian oczekuje się w działaniach konkurencyjnych na rynku lokalnym w nadchodzącym czasie? Jak odbije się to na sprzedaży Twojego sklepu? Plany sklepu. Jakie zmiany w działalności sklepu są planowane na najbliższy rok zwiększona aktywność promocyjna, rozbudowa itp.? Jak to wpłynie na wielkość sprzedaży? Po rozważeniu tych czynników, końcowym rezultatem powinna być wiarygodna prognoza całkowitej sprzedaży sklepu w nadchodzącym roku. PROGNOZOWANIE MARŻ, KOSZTÓW I ZYSKU Następnie trzeba stworzyć prognozę marż i kosztów na następny rok by ustalić wielkość zysku jakiej można oczekiwać. Mając prognozę sprzedaży na następny rok z łatwością można przewidzieć marże, koszty i zysk dla celów budżetowych: wystarczy pomnożyć wartość procentową z roku poprzedniego przez szacunkową przyszłą sprzedaż. Na przykład: Załóżmy, że sprzedaż w roku poprzednim wyniosła PLN, a szacunki na rok przyszły przewidują PLN. I powiedzmy, że zysk brutto wyniósł PLN (czyli 20%). Jeśli przyjmiemy, że nie będzie drastycznych zmian zysku brutto w nadchodzącym roku, możemy oczekiwać zysku na poziomie PLN ( PLN x 20%). Podobnie jeśli na przykład koszty reklamy sięgnęły PLN w roku poprzednim, albo 1% sprzedaży, możemy asygnować PLN na reklamę w roku przyszłym. ( PLN x 1%). 2 Z 7

Jak odbije się to na sprzedaży Twojego sklepu? Plany sklepu. Jakie zmiany w działalności sklepu są planowane na najbliższy rok zwiększona aktywność promocyjna, rozbudowa itp.

3 WYZNACZANIE PUNKTU ZEROWEGO Przy mnożeniu każdego elementu kosztów jako procentu sprzedaży z ubiegłego roku należy zwrócić uwagę na kilka spraw: - jeśli jakiekolwiek wartości dla roku ubiegłego były szczególnie wysokie lub niskie, powinny zostać odpowiednio skorygowane albo należy użyć średniej wartości dla ostatnich trzech lub pięciu lat. - wartości procentowe używane do tworzenia budżetu muszą odzwierciedlać planowane zmiany w działalności sklepu, które wzięto pod uwagę przy prognozowaniu sprzedaży. Przykładowo: jeśli planujemy zintensyfikowanie działalności promocyjnej, zwiększy to oczywiście koszty promocyjne sklepu w złotych... i może także zwiększyć koszty promocyjne wyrażone jako procent sprzedaży. Albo też, jeśli przewidywany jest duży wzrost sprzedaży, może to oznaczać konieczność zatrudnienia dodatkowego personelu i zwiększenia tym samym kosztu pracy. Po przemnożeniu procentu sprzedaży dla każdego rodzaju kosztów przez oczekiwaną sprzedaż w nadchodzącym roku, wystarczy zastosować proste dodawanie i odejmowanie by uzyskać prognozowany zysk. Wynikiem jest rachunek zysków i strat na następny rok z każdą pozycją wyrażoną w jednostkach pieniężnych i procentach całkowitej sprzedaży. W razie potrzeby wartości pieniężne można potem podzielić przez 52, 12 lub 4, aby uzyskać budżet tygodniowy, miesięczny czy kwartalny, chyba że działalność ma charakter sezonowy. Zdecydowanie zalecane jest budżetowanie miesięcznie. Rezultatem jest budżet, który można wykorzystać do wyznaczenia punktu zerowego i późniejszego kontrolowania wszystkich aspektów działalności by zapewnić zysk w następnym roku. 3 Z 7

- wartości procentowe używane do tworzenia budżetu muszą odzwierciedlać planowane zmiany w działalności sklepu, które wzięto pod uwagę przy prognozowaniu sprzedaży.

4 Punkt zerowy to punkt w którym wielkość już zrealizowanego zysku brutto jest wystarczająca by pokryć wszystkie wydatki przypadające na pozostałą część danego okresu. Jakikolwiek zysk brutto osiągnięty po przekroczeniu punktu zerowego jest w praktyce zyskiem netto (przed opodatkowaniem). By zobaczyć dlaczego tak jest, przypomnijmy sobie pojęcia kosztów stałych i zmiennych: Na początku roku właściciel sklepu jest zobowiązany pokryć koszty stałe (takie jak wynajem, amortyzacja i ubezpieczenie) za cały rok, bez względu na to czy coś sprzedał czy nie. Dlatego zysk zrealizowany na początku roku nie jest niczym innym jak tylko rezerwą z której później opłacane są te wydatki. Zysk netto tak naprawdę zaczyna się akumulować dopiero po zgromadzeniu środków na pokrycie wszystkich kosztów stałych za cały rok. Przynajmniej teoretycznie, gdy tylko sklep osiągnie punkt zerowy może się zamknąć na resztę roku i nie wykaże wtedy ani zysku ani straty za okres całego roku. Uproszczoną metodą obliczenia punktu zerowego jest pomnożenie prognozowanej sprzedaży przez 100% minus oczekiwany procent zysku przed opodatkowaniem. Oto przykład: Dla sklepu z oczekiwaną sprzedażą na poziomie PLN w następnym roku i 2% zyskiem przed opodatkowaniem, rocznym punktem zerowym będzie PLN: [ PLN x (100% - 2%)] 4 Z 7

By zobaczyć dlaczego tak jest, przypomnijmy sobie pojęcia kosztów stałych i zmiennych: Na początku roku właściciel sklepu jest zobowiązany pokryć koszty stałe (takie jak wynajem, amortyzacja i

5 Kiedy ten poziom sprzedaży zostaje osiągnięty, sklep powinien być w stanie pokryć wszystkie wydatki do końca roku. Dopiero wtedy zaczyna generować zysk. Podobnie jak przy budżecie, punkt zerowy można wyznaczyć także dla tygodnia ( PLN 52 tygodnie = PLN), dla miesiąca ( PLN 12 miesięcy = PLN) lub dla kwartału ( PLN 4 kwartały = PLN). Bez względu na to dla jakiego okresu jest wyliczany, główną korzyścią z punktu zerowego jest ułatwienie nadzorowania działalności sklepu w trakcie cyklu operacyjnego (zwykle jednego roku). Właściciel może porównać rzeczywiste wielkości sprzedaży, zysku brutto i kosztów z wartościami zapisanymi w budżecie. Następnie, w zależności od tego jak wygląda obraz sytuacji w odniesieniu do punktu zerowego może podjąć kroki korygujące niekorzystne trendy zanim będzie za późno. Na przykład: -jeśli sprzedaż jest niższa od zakładanej, można podjąć kroki zmierzające do odwrócenia tego trendu nasilenie akcji reklamowych celem przyciągnięcia większej liczby klientów do sklepu lub wykorzystanie większej liczby ekspozycji w sklepie by zwiększyć sprzedaż na jednego klienta. -jeśli zysk brutto jest niższy od zakładanego, można podjąć kroki zmierzające do ustalenia przyczyny np. a) przeanalizowanie cen, by sprawdzić czy wzrost kosztu na niektórych pozycjach nie został wchłonięty zamiast zostać przesuniętym na klienta przez podniesienie cen. b) zbadanie struktury sprzedaży sklepu, by stwierdzić czy pozycje o niskiej marży i/lub produkty szczególnie atrakcyjne nie reprezentują zbyt dużego udziału w sprzedaży c) inspekcja systemu bezpieczeństwa, by ustalić czy nagle nie zwiększył się poziom ubytków bez wiedzy właściciela. 5 Z 7

6 RACHUNEK ZYSKÓW I STRAT - jeśli wydatki są wyższe od przewidywanych, można podjąć następujące kroki: przeanalizować plan pracy pracowników czasowych, by sprawdzić czy można ograniczyć lub lepiej dopasować do potrzeb sklepu ich godziny pracy, stworzyć program ograniczenia zużycia materiałów opakowaniowych celem zredukowania kosztów. Reasumując, budżet i punkt zerowy pokazują co można zrobić by zakończyć okres rozliczeniowy z zyskiem bez względu na to czy chodzi o zwiększenie sprzedaży, marż czy ograniczenie kosztów. Oto jak wygląda przykładowy, pełny raport operacyjny lub rachunek zysków i strat. Użyte wartości liczbowe mają charakter przykładowy i mogą różnić się od rzeczywistych wartości jednak, jak pokazano w zysku netto po opodatkowaniu (wyniku końcowym), ostateczny rezultat wszystkich operacji w skali roku to około lub poniżej 1% zysku netto! Kluczowe znaczenie w uzyskaniu dobrego zwrotu z prowadzenia sklepu spożywczego ma właściwa kontrola. 6 Z 7

Reasumując, budżet i punkt zerowy pokazują co można zrobić by zakończyć okres rozliczeniowy z zyskiem bez względu na to czy chodzi o zwiększenie sprzedaży, marż czy ograniczenie kosztów.

7 Przykładowy rachunek zysków i strat (raport operacyjny) Wartość % sprzedaży SPRZEDAŻ CAŁKOWITA % Minus: Koszt własny sprzedaży: Zapas początkowy (Plus) Zakupy netto (Minus) Upusty gotówkowe (Minus) Zapas końcowy CAŁKOWITY KOSZT WŁASNY SPRZEDAŻY % ZYSK BRUTTO % KOSZTY: Stałe % Zmienne % Płace: Kierownicy % X X Prac. etatowi % % Prac. czasowi X X % Razem (9%) % % Pod. od wynagr. i ubezp % % KOSZTY PRACY RAZEM % % Wynajem % X X Ogrzewanie, energia elektr % % Telefony % % Materiały do pakowania X X % Reklama X X % Należności nie do odzysk % Promocje X X % Amortyzacja: sprzęt % X X * ulepsz. sprzętu leasing % X X Naprawy, konserwacja X X % Wynajem sprzętu X X % Ubezpieczenie % X X Usługi prawne i księgowe % X X Licencje i podatki % X X Darowizny X X % Wydatki różne X X % PLN 10.95% PLN 8.42% CAŁKOWITE KOSZTY STAŁE I ZMIENNE PLN 19.42% ZYSK OPERACYJNY % MINUS: INNE KOSZTY Skumulowane odsetki % INNE KOSZTY RAZEM % ZYSK PRZED OPODATKOWANIEM % MINUS: PODATKI DOCH. (rzeczywiste lub szacunkowe) % ZYSK NETTO PO OPODATKOWANIU PLN 0.88% 7 Z 7

000 2.% X X Prac. etatowi 210.000 3.5% 84.000 1.4% Prac. czasowi X X 126.000 2.1% Razem (9%) 330.000 5.5% 210.000 3.5% Pod. od wynagr. i ubezp. 48.000 80% 30.000 0.5% KOSZTY PRACY RAZEM 378.000 6.

Podobne dokumenty

ZYSK BRUTTO, KOSZTY I ZYSK NETTO

ZYSK BRUTTO, KOSZTY I ZYSK NETTO MARŻA BRUTTO Marża i narzut dotyczą tego ile właściciel sklepu zarabia na sprzedaży 1 sztuki pojedynczej pozycji. Marża brutto i zysk brutto odnoszą się do tego ile zarabia