INSTYTUT MECHANIZACJI BUDOWNICTWA I GÓRNICTWA SKALNEGO OŚRODEK CERTYFIKACJI

Transkrypt

1 INSTYTUT MECHANIZACJI BUDOWNICTWA I GÓRNICTWA SKALNEGO OŚRODEK CERTYFIKACJI ul. Racjonalizacji 6/ Warszawa tel. (022) , tel/fax (022) Zatwierdzam: Dyrektor dr hab. Stefan Góralczyk prof. IMBiGS PROGRAM CERTYFIKACJI P-ZKP/04 CERTYFIKACJA ZGODNOŚCI ZAKŁADOWEJ KONTROLI PRODUKCJI W OPARCIU O WYMAGNIA KRAJOWYCH OCEN TECHNICZNYCH Kierownik Ośrodka Certyfikacji mgr inż. Michał Koźlik Wydanie: 2 Data wydania:

2 SPIS TREŚCI 1 Przedmiot i zakres stosowania programu Normy i dokumenty normatywne Terminy i definicje Informacje o zasadach certyfikacji Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji Przegląd i rejestracja wniosku Ocena Przygotowanie inspekcji Spotkanie otwierające Badanie i analiza dowodów Spotkanie zamykające Raport z inspekcji Działania poinspekcyjne 8 8 Przegląd dokumentacji procesu certyfikacji Decyzja Wydanie krajowego certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji Przerwanie procesu certyfikacji Ograniczenie zakresu certyfikacji Nadzór Przedłużenie ważności certyfikacji Wykorzystanie krajowego certyfikatu zgodności i znaku certyfikacji IMBiGS Poufność i bezstronność Zakończenie, zawieszenie lub cofnięcie certyfikacji Informacje o zmianach Odwołania i skargi Opłaty Publikacje Załączniki Dokumenty związane... 14

3 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 3 z 14 1 Przedmiot i zakres stosowania programu Przedmiotem programu jest określenie zasad prowadzenia przez Ośrodek Certyfikacji Instytutu Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego procesu certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji wyrobów budowlanych w ramach systemu 2+ oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych z wymaganiami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 17 listopada 2016 r. w sprawie sposobu deklarowania właściwości użytkowych wyrobów budowlanych oraz sposobu znakowania ich znakiem budowlanym (dalej Rozporządzenie). Program niniejszy stosowany jest w procesie certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji mieszanek mineralno-asfaltowych do napraw cząstkowych na zimno oraz kruszyw. 2 Normy i dokumenty normatywne Dokumentami normatywnymi stanowiącymi kryterium oceny zgodności zakładowej kontroli produkcji są Krajowe Oceny Techniczne, a w procesach nadzoru także Aprobaty Techniczne. 3 Terminy i definicje Występujące w programie definicje i terminy związane z oceną zgodności i certyfikacją systemów zakładowej kontroli produkcji są zgodne z normami PN-EN ISO/IEC 17065, PN-EN ISO 9000, i PN-EN ISO/IEC oraz Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 17 listopada 2016 r. w sprawie sposobu deklarowania właściwości użytkowych wyrobów budowlanych oraz sposobu znakowania ich znakiem budowlanym. Ponadto stosuje się następujące definicje i skróty: Rozporządzenie - Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 17 listopada 2016 r. w sprawie sposobu deklarowania właściwości użytkowych wyrobów budowlanych oraz sposobu znakowania ich znakiem budowlanym. Krajowy certyfikat zakładowej kontroli produkcji dokument wydany przez jednostkę certyfikującą, wymagany do sporządzenia krajowej deklaracji właściwości użytkowych. Krajowa deklaracja właściwości użytkowych (dalej krajowa deklaracja) wyraża właściwości użytkowe wyrobów budowlanych w odniesieniu do zasadniczych charakterystyk tych wyrobów zgodnie z odpowiednimi krajowymi specyfikacjami technicznymi. Przez sporządzenie krajowej deklaracji właściwości użytkowych producent przyjmuje na siebie odpowiedzialność za zgodność wyrobu budowlanego z zadeklarowanymi w ten sposób właściwościami użytkowymi. Właściwości użytkowe wyrobu budowlanego oznaczają właściwości użytkowe odnoszące się do odpowiednich zasadniczych charakterystyk wyrażone jako poziom lub klasa, lub w sposób opisowy. Zasadnicze charakterystyki oznaczają te cechy wyrobu budowlanego, które odnoszą się do podstawowych wymagań dotyczących obiektów budowlanych. Poziom oznacza wynik oceny właściwości użytkowych wyrobu budowlanego w odniesieniu do jego zasadniczych charakterystyk, wyrażony jako wartość liczbowa. Klasa oznacza zakres poziomów właściwości użytkowych wyrobu budowlanego ograniczony wartością minimalną i maksymalną. Krajowa specyfikacja techniczna należy przez to rozumieć Polską Normę lub krajową ocenę techniczną. Krajowa ocena techniczna należy przez to rozumieć udokumentowaną, pozytywną ocenę właściwości użytkowych tych zasadniczych charakterystyk wyrobu budowlanego, które zgodnie z zamierzonym zastosowaniem mają wpływ na spełnienie podstawowych wymagań (dotyczących nośności i stateczności, bezpieczeństwa pożarowego, higieny, zdrowia i środowiska, bezpieczeństwa użytkowania i dostępności obiektów, ochrony przed hałasem, oszczędności energii i izolacyjności cieplnej, zrównoważonego wykorzystania zasobów naturalnych) przez obiekty budowlane, w których wyrób będzie zastosowany.

4 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 4 z 14 Zakładowa kontrola produkcji udokumentowana stała i wewnętrzna kontrola produkcji w zakładzie produkcyjnym zgodnie ze stosownymi krajowymi specyfikacjami technicznymi. Producent osoba fizyczna lub prawna, która produkuje wyrób budowlany lub która zleca zaprojektowanie lub wyprodukowanie wyrobu budowlanego i wprowadza ten wyrób do obrotu pod własną nazwą lub znakiem firmowym. Jako producenta należy także rozumieć upoważnionego przedstawiciela producenta. Wyrób budowlany każdy wyrób lub zestaw wyprodukowany i wprowadzony do obrotu w celu trwałego wbudowania w obiektach budowlanych lub ich częściach, którego właściwości wpływają na właściwości użytkowe obiektów budowlanych w stosunku do podstawowych wymagań dotyczących obiektów budowlanych. Wprowadzenie do obrotu udostępnienie po raz pierwszy wyrobu budowlanego na rynku krajowym. Udostępnienie na rynku krajowym każde dostarczenie wyrobu budowlanego w celu dystrybucji lub zastosowania na rynku krajowym w ramach działalności handlowej, odpłatnie lub nieodpłatnie. Inspekcja systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z inspekcji oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów inspekcji. Instytut, IMBiGS Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego. IBDiM Instytut Badawczy Dróg i Mostów. Dział CC Dział Certyfikacji Wyrobów Ośrodka Certyfikacji IMBiGS. Dział CS Dział Certyfikacji Systemów Zarządzania Ośrodka Certyfikacji IMBiGS. OC Ośrodek Certyfikacji. 4 Informacje o zasadach certyfikacji Wnioskodawca przed złożeniem formalnego wniosku o certyfikację zgodności zakładowej kontroli produkcji w systemie krajowym może otrzymać w Ośrodku Certyfikacji informacje dotyczące: podstawowych przepisów dotyczących certyfikacji, procedury certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji w systemie krajowym obowiązujących w Ośrodku Certyfikacji, zakresu uprawnień certyfikacyjnych Ośrodka Certyfikacji, wzoru formularza wniosku o certyfikację wraz z niezbędnymi wyjaśnieniami dotyczącymi dokumentacji załączanej do wniosku, zasad inspekcji, obowiązujących specyfikacji technicznych, opłat za certyfikację, zasad udzielania, utrzymywania, rozszerzania i ograniczania zakresu, zawieszania, cofania, zakończania lub odmowy certyfikacji, zasad nadzoru, praw i obowiązków wnioskujących i posiadaczy certyfikatów, procedury składania odwołań i skarg. Wymienione wyżej informacje są również dostępne na stronie internetowej Instytutu Schemat obrazujący przebieg procesu certyfikacji w systemie krajowym przedstawia załącznik nr 1 do niniejszego programu. Posiadanie przez Wnioskodawcę systemu zarządzania jakością zgodnego z PN-EN ISO 9001:2009 nie jest równoznaczne ze spełnieniem wymagań specyfikacji technicznych odnoszących się do zakładowej kontroli produkcji dla poszczególnych wyrobów budowlanych. Ośrodek Certyfikacji na życzenie udziela klientom wyjaśnienia wymagań w odniesieniu do wyspecyfikowanych norm lub innych stosowanych dokumentów normatywnych w zakresie niniejszego

5 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 5 z 14 programu certyfikacji, konsultując, jeśli to konieczne, te wymagania z ekspertem Ośrodka Certyfikacji posiadającym niezbędne kompetencje techniczne. 5 Wniosek o przeprowadzenie certyfikacji Z wnioskiem o przeprowadzenie certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji w systemie krajowym producent lub upoważniony przez niego przedstawiciel występuje do Ośrodka Certyfikacji. Wzór wniosku przedstawia załącznik nr 2 do procedury PW-17B. Do wniosku Wnioskodawca załącza dokumenty wyszczególnione na formularzu wniosku oraz ewentualnie inne dokumenty uzgodnione z Ośrodkiem Certyfikacji, a niezbędne dla przeprowadzenia procesu certyfikacji. 6 Przegląd i rejestracja wniosku Przegląd wniosku prowadzony jest w celu zapewnienia, że: - informacje o kliencie i wyrobie są wystarczające do przeprowadzenia procesu certyfikacji; - wszystkie różnice w rozumieniu zagadnień, w tym dotyczących norm lub specyfikacji technicznych pomiędzy Ośrodkiem Certyfikacji a klientem zostały rozwiązane; - został określony zakres wnioskowanej działalności i dokument odniesienia; - są dostępne środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną; - OC posiada kompetencje i możliwości do przeprowadzenia wnioskowanego procesu certyfikacji. OC może podjąć się realizacji wniosku tylko wtedy, jeśli wiedza i kompetencje personelu są wystarczające do wykonania wszystkich wymaganych działalności certyfikacyjnych. W przypadku braku jakichkolwiek kompetencji lub możliwości wymaganych do przeprowadzenia procesu certyfikacji Ośrodek Certyfikacji odmawia podjęcia się realizacji wniosku. Przegląd wniosku i załączonej dokumentacji przeprowadzają pracownicy Ośrodka Certyfikacji. Jeśli wniosek nie jest kompletny OC dokonuje stosownych uzgodnień z Wnioskodawcą. W przypadku nie uzupełnienia dokumentów w uzgodnionym terminie wniosek pozostaje bez rozpatrzenia. Pozytywny wynik przeglądu wniosku, załączonej do niego dokumentacji oraz potwierdzenie możliwości realizacji wniosku jest podstawą jego rejestracji. Identycznie rejestrowane są wnioski o zmianę zakresu obowiązującego certyfikatu (pkt. 12 niniejszego programu). Po zarejestrowaniu wniosku OC ustala czas trwania inspekcji według zasad określonych w procedurze PC-09, a następnie sporządza umowę określającą zakres, terminy i koszty postępowania certyfikacyjnego. Koszty są ustalone na podstawie obowiązującego w OC cennika certyfikacji zakładowej kontroli produkcji. Formularz umowy określający jej zasadnicze elementy przedstawia załącznik nr 4 do procedury PW-17B. Podpisanie umowy stanowi podstawę rozpoczęcia kolejnego etapu certyfikacji. Na identycznych zasadach zawierane są umowy z posiadaczami certyfikatów w przypadku złożenia wniosku o zmianę zakresu certyfikacji. Przeprowadzenie przeglądu wniosku i jego rejestracja dokumentowane są w Karcie procesu certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji wyrobu budowlanego (wzór według załącznika nr 5 do procedury PW-17A). 7 Ocena W ramach oceny przeprowadzana jest wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji. Kryteriami inspekcji są wymagania krajowych ocen technicznych dotyczących danego (określonego) wyrobu lub grupy wyrobów oraz dokumentacja systemowa Wnioskodawcy. 7.1 Przygotowanie inspekcji Wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji odbywa się w zakładzie produkującym wyrób, zgłaszany do certyfikacji. Ośrodek Certyfikacji przeprowadza inspekcję w terminie uzgodnionym z klientem. Inspekcja przeprowadzana jest przez zespół składający się z

6 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 6 z 14 auditorów Ośrodka Certyfikacji (auditor wiodący i stosowna liczba auditorów). Skład zespołu przeprowadzającego inspekcję ustalany jest przez Kierownika CS. Auditor wiodący jest wyznaczany nawet w przypadku wykonywania inspekcji przez jedną osobę. Do zespołu przeprowadzającego inspekcję ZKP mogą być dołączeni eksperci techniczni posiadający określoną wiedzę dotyczącą procesów i zagadnień objętych ZKP oraz wyrobów, których dotyczy inspekcja. Skład zespołu przeprowadzającego inspekcję dobierany jest w sposób zapewniający właściwe kompetencje oraz bezstronność i niezależność w odniesieniu do przedmiotu inspekcji. Do zespołu przeprowadzającego inspekcję może być włączony auditor uczący się, który wykonuje na polecenie auditora zadania inspekcyjne przydzielone w planie inspekcji auditorowi. Auditor w tym czasie pełni rolę ewaluatora. O zakresie zlecanych zadań auditorowi uczącemu się decyduje auditor na podstawie oceny bieżącej wiedzy i umiejętności auditora uczącego się. W przypadku korzystania z usług tłumacza, Ośrodek Certyfikacji zapewnia jego wybór w taki sposób aby nie ingerował on w wynik inspekcji. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest uczestnictwo podczas działań inspekcyjnych obserwatorów, którzy nie mają wpływu i nie ingerują w prowadzenie i wynik inspekcji. Udział obserwatorów musi być uzgodniony przed inspekcją z klientem. Wyznaczone osoby mają zapewniony dostęp do informacji i/lub dokumentacji niezbędnych do wykonania powyższych zadań związanych z oceną, w odniesieniu do wymagań objętych zakresem certyfikacji i innych wymagań określonych w niniejszym programie certyfikacji. Auditor wiodący (jeśli jest pracownikiem Ośrodka, w przeciwnym razie Kierownik Działu CS) informuje ocenianą organizację o składzie zespołu do przeprowadzenia inspekcji oraz o możliwości zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec którejkolwiek osoby. W przypadku sprzeciwu Kierownik Działu CS wyjaśnia z Wnioskodawcą istniejące wątpliwości lub proponuje zmianę składu zespołu do przeprowadzenia inspekcji. Kierownik Ośrodka Certyfikacji zatwierdza skład zespołu, podpisując upoważnienie do przeprowadzenia inspekcji według wzoru załącznik nr 3a do procedury PS-02. Członkowie zespołu przeprowadzającego inspekcję zobowiązani są do zachowania zasad poufności i bezstronności, co potwierdzają podpisem na Karcie auditora / eksperta. Osoby, które w jakikolwiek sposób związane są z ocenianym przedsiębiorstwem nie są brane pod uwagę przy ustalaniu składu zespołu do przeprowadzenia inspekcji. Członkowie zespołu dokonują merytorycznej oceny dokumentacji ZKP ocenianego przedsiębiorstwa pod kątem zgodności z wymaganiami krajowej oceny technicznej, stanowiącej kryteria inspekcji. W przypadku negatywnej oceny Wnioskodawca informowany jest o konieczności podjęcia stosownych działań. Niepodjęcie działań może skutkować przerwaniem procesu certyfikacji. Auditor wiodący na podstawie materiałów dotyczących procesu certyfikacji przygotowuje plan inspekcji i przekazuje go do Ośrodka Certyfikacji. Wzór planu inspekcji przedstawia załącznik 10 do procedury PW-17A. Auditor wiodący (jeśli jest pracownikiem Ośrodka, w przeciwnym razie Kierownik Działu CS) przesyła plan inspekcji do Wnioskodawcy i uzgadnia z nim przyjęcie warunków inspekcji. Auditorzy Ośrodka Certyfikacji są zaznajomieni z procedurą PW-17B, niniejszym programem oraz zasadami prowadzenia inspekcji obowiązującymi w Ośrodku Certyfikacji. Wykaz dokumentów, w które zaopatrzony jest zespół do przeprowadzenia inspekcji przedstawia załącznik nr 16 do procedury PW- 17A. Inspekcja zakładowej kontroli produkcji składa się z następujących etapów: - spotkanie otwierające z Najwyższym Kierownictwem Klienta w celu potwierdzenia zakresu inspekcji, przekazania upoważnienia do przeprowadzenia inspekcji, wyjaśnienia metodyki raportowania wyników inspekcji i spostrzeżeń poczynionych podczas inspekcji, - szczegółowa ocena systemu zgodności zakładowej kontroli produkcji, - spotkanie zamykające, na którym auditor wiodący przedstawia wyniki inspekcji. 7.2 Spotkanie otwierające Spotkanie otwierające prowadzi auditor wiodący. Na tym spotkaniu następuje:

7 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 7 z 14 wzajemne przedstawienie zespołu do przeprowadzenia inspekcji oraz kierownictwa i odpowiedzialnych pracowników ocenianej jednostki, przegląd celów, zakresu i kryteriów inspekcji, ostateczne uzgodnienie planu inspekcji, w tym terminu spotkania zamykającego, ustalenie sposobów porozumiewania się oraz procedur bezpieczeństwa pracy dla auditorów przeprowadzających inspekcję, omówienie metod i procedur, które będą stosowane w trakcie inspekcji, w tym warunków, w jakich może nastąpić przerwanie inspekcji, potwierdzenie oddania do dyspozycji auditorów środków i sprzętu, potrzebnych do przeprowadzenia inspekcji, potwierdzenie zobowiązania zespołu przeprowadzającego inspekcję do zachowania poufności. Wzór listy obecności na spotkaniu otwierającym stanowi załącznik nr 7 do PW-17A. Auditor wiodący w uzgodnieniu z ocenianą organizacją może w trakcie inspekcji zmienić harmonogram inspekcji oraz zadania przydzielone poszczególnym auditorom. 7.3 Badanie i analiza dowodów W trakcie inspekcji członkowie zespołu przeprowadzającego inspekcję zbierają obiektywne dowody potwierdzające zgodność funkcjonowania systemu zakładowej kontroli produkcji z dokumentami odniesienia. Zbieranie dowodów następuje poprzez rozmowy, badanie dokumentów i obserwację działań i warunków w ocenianych obszarach. W trakcie inspekcji sporządzana jest lista osób udzielających informacji (załącznik nr 8 do procedury PW-17A) oraz spis dokumentów udostępnionych w trakcie inspekcji (załącznik nr 9 do procedury PW-17A). Zespół przeprowadzający inspekcję po wykonaniu wszystkich działań dokonuje przeglądu zebranych dowodów i ustala wynik i wnioski z inspekcji, w tym spostrzeżenia i niezgodności. Wszystkie niezgodności powinny być jasno i zrozumiale sformułowane i zapisane w kartach niezgodności, których wzór przedstawia załącznik nr 2a do procedury PS Spotkanie zamykające Spotkanie zamykające organizuje się przy zakończeniu inspekcji, a przed sporządzeniem raportu. Na spotkaniu auditor wiodący zapoznaje kierownictwo ocenianej organizacji z wynikami inspekcji, przedstawia i komentuje spostrzeżenia i niezgodności w taki sposób, aby nie było wątpliwości, że zostały całkowicie zrozumiane. Niezgodności powinny być przyjęte do wiadomości przez kierownictwo ocenianej jednostki oraz podpisane przez jej upoważnionego przedstawiciela. Wzór listy obecności na spotkaniu zamykającym jest załącznikiem nr 11 do procedury PW-17A. 7.5 Raport z inspekcji Auditor wiodący w terminie 30 dni od spotkania zamykającego, jeśli nie uzgodniono inaczej, opracowuje raport. Wzór raportu z inspekcji określa załącznik nr 4 do procedury PW-17A. Numer raportu z inspekcji jest tożsamy z numerem ewidencyjnym inspekcji według wykazu prowadzonego przez Dział CS. Auditor wiodący przekazuje do Działu CS dwa egzemplarze raportu, zaś Ośrodek Certyfikacji przekazuje jeden egzemplarz raportu ocenianej organizacji, zaś drugi dołącza do dokumentacji wniosku o certyfikację zgodności zakładowej kontroli produkcji. Raport przed wysłaniem jest przeglądany pod kątem zgodności z procedurami Ośrodka Certyfikacji. Inspekcję uważa się za zakończoną, gdy oceniana organizacja potwierdzi na piśmie akceptację raportu lub w ciągu 14 dni nie wniesie żadnych uwag. W przypadku zastrzeżeń organizacji do raportu z inspekcji Ośrodek Certyfikacji jest zobowiązany do udzielania stosownych wyjaśnień, jeśli zaś nie doprowadzi to do uzyskania zgodności stanowisk stron, dalszy ciąg postępowania przebiega według procedury PC-05.

8 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 8 z Działania poinspekcyjne Jeżeli w trakcie inspekcji zostały stwierdzone niezgodności, oceniana organizacja jest zobowiązana do zainicjowania działań korygujących niezbędnych do usunięcia przyczyn niezgodności. Auditor wiodący ocenia przedstawioną propozycję i harmonogram działań korekcyjnych i korygujących oraz określa sposób i termin sprawdzenia skuteczności przeprowadzonych działań korygujących przez ocenianą organizację. 8 Przegląd dokumentacji procesu certyfikacji Do przeglądu dokumentacji wniosku oraz dokumentacji procesu certyfikacji zawsze wyznaczana jest osoba (lub grupa osób), która nie była zaangażowana w proces oceny. Wynikiem przeglądu jest Protokół przeglądu dokumentacji procesu certyfikacji zakładowej kontroli produkcji będący załącznikiem nr 20 do PW-17A. Protokół zawiera rekomendację dotyczącą decyzji w sprawie certyfikacji. 9 Decyzja Przed podjęciem decyzji o udzieleniu certyfikacji zgodności ZKP Kierownik Ośrodka Certyfikacji może skierować wniosek wraz z dokumentacją procesu certyfikacji do rozpatrzenia przez Komitet Techniczny ds. Certyfikacji Wyrobów. Komitet jest organem opiniodawczym powoływanym przez Dyrektora Instytutu i działającym na podstawie zatwierdzonego przez Dyrektora regulaminu. Komitet rozpatruje wnioski o certyfikację zgodności zakładowej kontroli produkcji na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego. Komitet dokonuje oceny ZKP na podstawie dokumentacji procesu certyfikacji, w tym: Protokołu przeglądu dokumentacji procesu certyfikacji zakładowej kontroli produkcji, sprawozdania z badań, dokumentacji systemu zakładowej kontroli produkcji, raportu z inspekcji, harmonogramu działań korygujących lub dowodów ich usunięcia, w zależności od decyzji auditora wiodącego zapisanej na karcie niezgodności. innych dokumentów związanych z certyfikacją zgodności zakładowej kontroli produkcji dostarczonych wraz z wnioskiem o certyfikację. Wyznaczony przez Przewodniczącego członek Komitetu przedstawia na posiedzeniu Koreferat do sprawozdania z postępowania certyfikacyjnego na formularzu stanowiącym załącznik nr 8 do procedury PW-01. Rekomendacje Komitetu dotyczące decyzji w sprawie certyfikacji zapisywane są jako orzeczenie na formularzu stanowiącym załącznik nr 7 do PW-01. Decyzję w sprawie certyfikacji podejmuje Kierownik OC na podstawie kompletu dokumentów z postępowania certyfikacyjnego, w oparciu o rekomendację z przeglądu dokumentacji procesu certyfikacji oraz ewentualnie Orzeczenia Komitetu Technicznego. Decyzję swoją zapisuje na Karcie procesu certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji wyrobu budowlanego będącej załącznikiem nr 5 do PW-17A. Podczas nieobecności Kierownika OC lub w przypadku, gdy Kierownik OC był zaangażowany w proces oceny decyzję podejmuje Kierownik CC lub CS. W przypadku podjęcia decyzji niezgodnej z orzeczeniem Komitetu Technicznego, informacja ta przekazywana jest Przewodniczącemu Komitetu Technicznego, który następnie może poinformować o tym fakcie Dyrektora Instytutu. Jeśli podczas wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji stwierdzono niezgodności, Ośrodek Certyfikacji zobowiązuje producenta do podjęcia stosownych działań, odmawia składającemu wniosek wydania krajowego certyfikatu zgodności ZKP i informuje pisemnie o tym Wnioskodawcę z podaniem uzasadnienia podjętej decyzji.

9 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 9 z 14 Wnioskodawca, który otrzymał decyzję o nie przyznaniu krajowego certyfikatu zgodności ZKP jest powiadomiony również o możliwości złożenia odwołania od decyzji Ośrodka Certyfikacji do Dyrektora Instytutu lub innych właściwych organów. Zasady rozpatrywania odwołań i skarg określa procedura PC-05, która jest załącznikiem do umowy o certyfikację, a ponadto może być udostępniana Wnioskodawcy na jego życzenie. 10 Wydanie krajowego certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji Po podjęciu decyzji o udzieleniu certyfikacji Ośrodek Certyfikacji zawiera z Wnioskodawcą umowę o stosowaniu certyfikatu krajowego certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji na formularzu stanowiącym załącznik nr 5 do procedury PW-17B. Umowa ustala: zasady posługiwania się krajowym certyfikatem zgodności, częstość inspekcji nadzoru, zasady i tryb utrzymywania, przedłużania ważności, rozszerzania i ograniczania zakresu, zawieszania, cofania i zakończenia certyfikacji, gwarancje zapewnienia posiadacza certyfikatu o poufności informacji uzyskanych w trakcie nadzoru oraz ochronę jego praw własności, zobowiązania finansowe związane z nadzorem oraz prawem posługiwania się krajowym certyfikatem zgodności ZKP, inne ustalenia konieczne do sprawowania nadzoru przez Ośrodek Certyfikacji (w tym zasady wzajemnego informowania o zmianach istotnych dla stron zawierających umowę). Ośrodek Certyfikacji wydaje, składającemu wniosek, krajowy certyfikat zgodności zakładowej kontroli produkcji według wzoru będącego załącznikiem nr 6a do procedury PW-17B. Krajowe certyfikaty zgodności zakładowej kontroli produkcji wydawane są z terminem ważności do daty obowiązywania specyfikacji technicznej. Warunkiem wydania krajowego certyfikatu zgodności jest podpisanie przez Wnioskodawcę umowy o stosowaniu krajowego certyfikatu zgodności oraz wniesienie wszystkich opłat zgodnie z umową o certyfikację na podstawie faktur wystawionych przez OC. Po wydaniu krajowego certyfikatu zgodności ZKP z Dział CS aktualizuje: rejestr krajowych certyfikatów zgodności zakładowej kontroli produkcji (wzór według załącznika nr 3 do procedury PW-17B), rejestr wniosków, umów i certyfikatów (wzór według załącznika nr 7 do procedury PW-17B), komputerową bazę wydanych krajowych certyfikatów zgodności ZKP. 11 Przerwanie procesu certyfikacji Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na każdym jego etapie, jeżeli: wnioskujący o certyfikację nie nadeśle w terminie określonym przez Ośrodek Certyfikacji uzupełniających dokumentów i/lub informacji, Wnioskodawca nie zapewni możliwości przeprowadzenia inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji, Wnioskodawca nie przedstawi działań związanych z usunięciem stwierdzonych niezgodności, w terminie uzgodnionym z Ośrodkiem Certyfikacji, Wnioskujący o certyfikację nie wywiąże się ze zobowiązań finansowych wobec Instytutu, z wnioskiem o przerwanie procesu certyfikacji wystąpi Wnioskodawca ubiegający się o certyfikację. Decyzję o przerwaniu procesu certyfikacji podejmuje Kierownik Ośrodka Certyfikacji. Decyzję o przerwaniu procesu certyfikacji wraz z uzasadnieniem Ośrodek Certyfikacji przesyła Wnioskodawcy w sposób udokumentowany.

10 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 10 z Ograniczenie zakresu certyfikacji Ograniczenie zakresu certyfikacji może być skutkiem: wniosku Posiadacza krajowego certyfikatu zgodności ZKP, negatywnych wyników inspekcji prowadzonych w nadzorze nad stosowaniem krajowego certyfikatu zgodności ZKP. Po podjęciu decyzji w sprawie ograniczenia zakresu krajowego certyfikatu zgodności ZKP, Ośrodek Certyfikacji wydaje krajowy certyfikat zgodności ZKP z aktualnym zakresem certyfikacji. Certyfikat zachowuje pierwotny numer i zawiera informację umożliwiająca identyfikację kolejnych zmian dotyczących tego certyfikatu. 13 Nadzór Ośrodek Certyfikacji prowadzi kontynuację nadzoru, oceny i ewaluacji zakładowej kontroli produkcji. Celem nadzoru jest upewnienie się, że producent wypełnia obowiązki wynikające ze specyfikacji technicznych, z obowiązujących przepisów prawa oraz z umowy o stosowaniu krajowego certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji. Warunki sprawowania nadzoru określa Umowa o stosowaniu krajowego certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji, w myśl której Posiadacz Certyfikatu: udostępnia Ośrodkowi Certyfikacji dokumentację systemu zakładowej kontroli produkcji, powiadamia OC o wprowadzonych modyfikacjach systemu zakładowej kontroli produkcji oraz procesu produkcji, udziela OC wszelkich żądanych informacji związanych z zatwierdzonym systemem zakładowej kontroli produkcji. wyraża zgodę, aby auditorzy OC mieli wolny wstęp na teren zakładu objętego systemem ZKP oraz dostęp do pomieszczeń i dokumentów związanych z systemem zakładowej kontroli produkcji. W ramach sprawowania nadzoru nad certyfikowanym systemem zakładowej kontroli produkcji Ośrodek Certyfikacji przeprowadza okresowo inspekcje, zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 7 niniejszego programu, w trakcie których: upewnia się, że producent zachowuje i utrzymuje udokumentowany system zakładowej kontroli produkcji, a wytwarzany wyrób i proces produkcji jest zgodny ze specyfikacją techniczną, sprawdza prawidłowość sporządzania przez producenta krajowej deklaracji właściwości użytkowych i sposobu znakowania wyrobów znakiem budowlanym, ocenia skuteczności działań korygujących i zapobiegawczych w odniesieniu do stwierdzonych niezgodności i spostrzeżeń, analizuje zgłaszane reklamacje oraz działania podejmowane w ich następstwie przez Posiadacza Certyfikatu, sprawdza sposób stosowania krajowego certyfikatu zgodności ZKP i wypełniania warunków umowy o stosowaniu krajowego certyfikatu zakładowej kontroli produkcji, w tym sposobu powoływania się na posiadany certyfikat w materiałach reklamowych i promocyjnych, na stronach internetowych i innych publikacjach. Terminy inspekcji określa opracowany harmonogram nadzoru, za realizację którego odpowiedzialny jest Kierownik Działu CS. 14 Przedłużenie ważności certyfikacji Krajowe certyfikaty zgodności zakładowej kontroli produkcji wydawane są z terminem ważności zgodnym z obowiązującym prawodawstwem. Decyzje o ich utrzymaniu podejmuje Kierownik OC na podstawie wyników kolejnych inspekcji przeprowadzonych w nadzorze oraz weryfikacji.

11 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 11 z 14 Przedłużenie ważności certyfikacji może nastąpić na wniosek Posiadacza Certyfikatu złożony zgodnie z zasadami określonymi w pkt. 5 niniejszego programu. Wniosek powinien być złożony przed upływem ważności bieżącej certyfikacji. Przedłużenie to jest możliwe na kolejny okres zgodny z ważnością krajowej oceny technicznej. Proces przedłużenia ważności certyfikacji realizowany jest na zasadach analogicznych jak w procesie certyfikacji i obejmuje przegląd i rejestrację wniosku, ocenę, przegląd dokumentacji procesu certyfikacji, decyzję w sprawie przedłużenia oraz wydanie krajowego certyfikatu zakładowej kontroli produkcji według punktów 6 10 niniejszego programu. W przypadku przedłużenia ważności certyfikacji, w procesie oceny, możliwe jest wykorzystanie informacji uzyskanych w trakcie trwania cyklu certyfikacji. 15 Wykorzystanie krajowego certyfikatu zgodności i znaku certyfikacji IMBiGS Uzyskanie krajowego certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji jest jednym z wymagań Rozporządzenia niezbędnych do wprowadzenia wyrobu budowlanego do obrotu w systemie 2+. Podstawowe zasady wykorzystania krajowego certyfikatu zgodności ZKP określa umowa o stosowaniu krajowego certyfikatu ZKP zawarta z Posiadaczem Certyfikatu. Posiadacz krajowego certyfikatu zgodności ZKP ma prawo podać do publicznej wiadomości, że uzyskał krajowy certyfikat zgodności ZKP oraz podać jego zakres. Fakt posiadania krajowego certyfikatu zgodności ZKP może być wykorzystany przez jego Posiadacza również w różnego rodzaju dokumentach reklamowych, promocyjnych, handlowych, itp. Posiadacz krajowego certyfikatu zgodności ZKP nie powinien podawać w informacji dla użytkowników opisów funkcjonalnych lub stwierdzeń, które mogłyby wprowadzić nabywcę w błąd i spowodować przeświadczenie, że właściwości użytkowe wyrobu są certyfikowane, w przypadkach, gdy tak nie jest. Przywoływany przez Posiadacza krajowego certyfikatu zgodności ZKP numer akredytacji Ośrodka Certyfikacji wydającego krajowy certyfikat zgodności ZKP nie może być wykorzystywany w sposób wprowadzający w błąd co do jego znaczenia oraz nie może naruszać reputacji Jednostki Certyfikującej i narażać ją na utratę publicznej wiarygodności. Niewłaściwe stosowanie krajowego certyfikatu zgodności ZKP oraz powoływanie się na posiadane krajowe certyfikaty zgodności ZKP w katalogach, ogłoszeniach itp. może spowodować odpowiednie działania urzędowe lub o charakterze prawnym oraz podjęcie decyzji o zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji i opublikowanie informacji o tym fakcie. W przypadku stosowania znaku certyfikacji IMBiGS powinny być przestrzegane wymagania określone przez IMBiGS (właściciela znaku) w umowie o stosowaniu krajowego certyfikatu zgodności ZKP oraz w dokumencie Zasady stosowania znaków certyfikacji IMBiGS. 16 Poufność i bezstronność W trakcie postępowania certyfikacyjnego prowadzonego przez OC zapewniona jest poufność informacji dotyczących Posiadacza Certyfikatu. Osoby biorące udział w realizacji procesów certyfikacji zobowiązane są do zachowania poufności informacji uzyskanych w trakcie wykonywania prac związanych z certyfikacją zgodności zakładowej kontroli produkcji w systemie krajowym, a w szczególności: informacji dotyczących właściwości użytkowych wyrobów, objętych wnioskiem, informacji dotyczących certyfikowanego systemu zgodności zakładowej kontroli produkcji, organizacji procesów produkcji i kontroli w zakładach Wnioskodawców. Osoby te zobowiązane są dodatkowo do: zgłaszania wszelkich byłych i obecnych powiązań swoich i swojego pracodawcy z projektowaniem, wdrażaniem lub utrzymywaniem systemu ZKP, jak również z projektowaniem lub produkcją wyrobów objętych systemem ZKP, w sposób mogący zagrozić poufności i bezstronności.

12 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 12 z 14 ujawnienia każdej znanej im sprawy mogącej postawić ich lub certyfikującą jednostkę akredytowaną w sytuacji konfliktu interesów. Ośrodek Certyfikacji IMBiGS zobowiązany jest do zapoznania osób biorących udział w postępowaniu certyfikacyjnym z podanymi wyżej zasadami zachowania poufności i uzyskania ich pisemnych oświadczeń według wzoru podanego w procedurze PC-03 o zobowiązaniu do zachowaniu poufności informacji i bezstronności. 17 Zakończenie, zawieszenie lub cofnięcie certyfikacji Zakończenie certyfikacji możliwe jest na żądanie Wnioskodawcy w przypadku np.: zakończenia produkcji wyrobu objętego zakresem certyfikacji, zakończenie działalności organizacji, której wydano certyfikat zgodności ZKP, przeniesienie certyfikacji do innej jednostki certyfikującej. Ośrodek Certyfikacji ma prawo zawiesić ważność certyfikacji w następstwie: stwierdzenia niezgodności zakładowej kontroli produkcji z wymaganiami specyfikacji technicznej stanowiącej dokument odniesienia, stwierdzenia niezgodności postępowania z zasadami określonymi w dokumentacji systemu zakładowej kontroli produkcji, stwierdzenia niezgodności wyrobu, braku udokumentowanego usunięcia stwierdzonych niezgodności, stwierdzenia niemożności prowadzenia przez Posiadacza Certyfikatu działalności objętej zakresem certyfikatu, uchybień w wywiązywaniu się Posiadacza Certyfikatu z zobowiązań określonych umową o stosowaniu krajowego certyfikatu zgodności ZKP, uniemożliwienia Ośrodkowi Certyfikacji przeprowadzenia inspekcji, na wniosek Posiadacza Certyfikatu. Zawieszając ważność certyfikacji Ośrodek Certyfikacji określa warunki, na których nastąpi jej przywrócenie oraz termin ich wypełnienia. Okres zawieszenia certyfikacji, z wyjątkiem zawieszenia na wniosek Posiadacza Certyfikatu, nie może przekraczać sześciu miesięcy. Ośrodek Certyfikacji ma prawo cofnąć ważność certyfikacji w następstwie: uniemożliwienia Ośrodkowi Certyfikacji sprawowania nadzoru nad certyfikacją, niewłaściwego wykorzystywania lub celowego nadużycia certyfikatu przez Posiadacza Certyfikatu, niedotrzymania przez Posiadacza Certyfikatu warunków umowy o stosowaniu, niespełnienia w ustalonym terminie warunków postawionych przez Ośrodek Certyfikacji przy zawieszaniu certyfikacji, niedostosowanie się przez Posiadacza Certyfikatu, w określonym terminie, do zmienionych wymagań certyfikacyjnych. O decyzji o zakończeniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji, podejmowanej przez Kierownika Ośrodka Certyfikacji, jego Posiadacz jest powiadomiony, w sposób udokumentowany z uzasadnieniem decyzji oraz z informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania od decyzji w trybie określonym w procedurze PC- 05. O decyzji o zakończeniu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikacji, podejmowanej przez Kierownika Ośrodka Certyfikacji, jego Posiadacz jest powiadomiony, w sposób udokumentowany z uzasadnieniem decyzji oraz z informacją o możliwości i terminie złożenia odwołania od decyzji w trybie określonym w procedurze PC-05. W przypadku zakończenia (na żądanie klienta) lub cofnięcia certyfikacji Ośrodek Certyfikacji informuje klienta, że dalsze posługiwanie się certyfikatem oraz informacją o jego posiadaniu jest zabronione. Ośrodek Certyfikacji prosi ponadto klienta o zwrot wydanych certyfikatów.

13 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 13 z 14 W przypadku zawieszenia certyfikacji Ośrodek Certyfikacji informuje klienta, że posługiwanie się certyfikatem oraz informacją o jego posiadaniu, w okresie zawieszenia, jest zabronione. W przypadku zakończenia (na żądanie klienta), zawieszenia lub cofnięcia certyfikacji Ośrodek certyfikacji aktualizuje odpowiednio wykaz wydanych, zawieszonych lub cofniętych certyfikatów. Wykazy te udostępniane są na stronie internetowej IMBiGS. W przypadku cofnięcia certyfikatu i ponownego ubiegania się przez Posiadacza Certyfikatu o jego wznowienie, Ośrodek Certyfikacji przeprowadza ponownie proces certyfikacji. W uzasadnionych przypadkach Ośrodek Certyfikacji może powiadomić o cofnięciu certyfikatu odpowiednie instytucje państwowe. 18 Informacje o zmianach W przypadku zmiany wymagań certyfikacyjnych, mogących mieć wpływ na ważność krajowego certyfikatu zgodności ZKP, Ośrodek Certyfikacji przekazuje Posiadaczom krajowych certyfikatów zgodności ZKP informacje o zmianach, a gdy to jest wymagane, o terminach dostosowania się do zmienionych wymagań oraz o sposobie weryfikacji wdrożonych zmian. Odpowiednie zapisy w tym zakresie zawiera umowa o stosowaniu krajowego certyfikatu zgodności ZKP. Nie zwalnia to Posiadaczy krajowych certyfikatów zgodności ZKP od konieczności śledzenia zmian w specyfikacjach technicznych i przepisach prawnych. Posiadacz krajowego certyfikatu zgodności ZKP jest zobowiązany do powiadomienia Ośrodka Certyfikacji o zmianach wprowadzonych w organizacji, systemie zgodności zakładowej kontroli produkcji i technologii produkcji. Ośrodek Certyfikacji analizuje te zmiany, ich wpływ na ZKP i określa każdorazowo zakres działań niezbędnych do potwierdzenia zgodności w zakresie określonym w krajowym certyfikacie zgodności ZKP. Zakres działań niezbędnych do określenia, czy w wyniku zmian producent nadal zachowuje i stosuje udokumentowany system zakładowej kontroli produkcji, zgodny z wymaganiami dokumentów odniesienia i w zakresie określonym w krajowym certyfikacie zgodności ZKP, może obejmować funkcję oceny, przeglądu dokumentacji procesu certyfikacji, decyzję w sprawie certyfikacji oraz wydanie nowych lub zmienionych dokumentów certyfikacyjnych. W uzasadnionych przypadkach możliwe jest pominięcie niektórych z w.wym. funkcji (np. kiedy wymaganie certyfikacyjne nie zmienia wymagań dotyczących wyrobu i żadne działania związane z oceną, przeglądem dokumentacji procesu certyfikacji czy decyzją w sprawie certyfikacji nie są potrzebne). Powody wyłączenia którejkolwiek z w.wym. funkcji muszą być udokumentowane. W przypadkach konieczności przeprowadzenia dodatkowego postępowania Ośrodek Certyfikacji może zobowiązać Posiadacza krajowego certyfikatu zgodności ZKP do wstrzymania się z wykorzystywaniem krajowego certyfikatu zgodności ZKP do momentu przeprowadzenia dodatkowych czynności. 19 Odwołania i skargi Wszelkie odwołania, skargi oraz sprawy sporne występujące w trakcie postępowania certyfikacyjnego rozpatrywane są zgodnie z procedurą PC-05, która jest załącznikiem do umowy o certyfikację, a ponadto może być przekazana Wnioskodawcy na jego życzenie. 20 Opłaty Opłaty za prowadzenie postępowania certyfikacyjnego włącznie z działaniami w ramach nadzoru reguluje obowiązujący cennik certyfikacji zakładowej kontroli produkcji opracowany zgodnie z procedurą PC-07 i zatwierdzony przez Dyrektora Instytutu. Cennik jest w zależności od potrzeb aktualizowany i podawany do informacji zainteresowanym. 21 Publikacje Ośrodek Certyfikacji IMBiGS publikuje wykaz wydanych, zawieszonych i cofniętych krajowych certyfikatów zgodności zakładowej kontroli produkcji na swojej stronie internetowej

14 P-ZKP/04 (wydanie 2) Strona 14 z 14 OC udostępnia na stronie internetowej wykaz wydanych, zawieszonych i cofniętych krajowych certyfikatów zgodności zakładowej kontroli produkcji, zawierający nr, datę ważności, nazwę i adres Posiadacza krajowego certyfikatu zgodności ZKP, identyfikację wyrobu oraz dokument odniesienia. Zgodę na opublikowanie wyżej wymienionych informacji Wnioskodawca wyraża poprzez podpisanie umowy o certyfikację zawierającą stosowną klauzulę. W przypadku, gdy OC jest zobowiązany z mocy prawa do ujawnienia poufnej informacji o kliencie stronie trzeciej, informuje o tym fakcie klienta z wyprzedzeniem. Szczegółowe zasady udzielania informacji stronie trzeciej o certyfikowanych klientach zawarte są w umowie o stosowaniu krajowego certyfikatu zgodności ZKP. 22 Załączniki Załącznik nr 1 Schemat certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji w systemie krajowym, Załącznik nr 2 Wymagania specyfikacji technicznych dotyczących systemów oceny zgodności w systemie krajowym, wymagań dotyczących zakładowej kontroli produkcji oraz minimalnej częstotliwości badań i postanowień Rozporządzenia. 23 Dokumenty związane 1. Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz.U nr 166 poz z późniejszymi zmianami). 2. Ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o wyrobach budowlanych (Dz.U nr 92 poz.881 z późniejszymi zmianami). 3. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 Prawo budowlane (tekst ujednolicony Dz.U nr 156 poz z późniejszymi zmianami). 4. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 17 listopada 2016 r. w sprawie sposobu deklarowania właściwości użytkowych wyrobów budowlanych oraz sposobu znakowania ich znakiem budowlanym (Dz.U. z 2016r. poz. 1966), 5. Dokumenty systemu zarządzania obowiązującego w Ośrodku Certyfikacji IMBiGS, tj.: PC-03 Zatrudnianie, szkolenie i monitorowanie personelu. PC-05 Rozpatrywanie odwołań i skarg. PC-07 Zasady finansowania. PC-09 ustalanie czasu pracy auditorów PS-02 Audity systemów zarządzania PW-01 Certyfikacja wyrobów. PW-17A Certyfikacja zgodności zakładowej kontroli produkcji w systemie 2+ oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych, PW-17B Certyfikacja zgodności zakładowej kontroli produkcji w krajowym systemie 2+ oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych. 6. DAC-24 Akredytacja jednostek oceniających zgodność w ramach krajowych systemów oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanych, wyd. 2 z r. 7. DA-06 Polityka dotycząca zapewnienia spójności pomiarowej, wyd. 6 z r.