ZAPYTANIE OFERTOWE. UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku (zwany dalej PORD lub Zamawiający) zwraca się zapytaniem ofertowym pn.: Usługa gastronomiczna imprez typu szkolenia, konferencje w Ośrodku Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze w Pszczółkach (83-032), ul. Żuławska 5. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1.1. Przedmiotem zamówienia jest: ZADANIE 1 - usługa gastronomiczna cateringowa w Ośrodku Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze ZADANIE 2 - usługa gastronomiczna w lokalu Wykonawcy UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych Przedmiot zamówienia będzie świadczony podczas organizowanych przez Zamawiającego imprez (szkoleń, konferencji itp.) 1.3. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia był świadczony w formie ZADANIA 1 lub ZADANIA 2, zgodnie z wcześniejszym wyborem Zamawiającego Menu dla ZADANIA 1 i ZADANIA 2 będzie każdorazowo ustalane z Zamawiającym w terminie co najmniej 1 dzień przed imprezą i będzie składało się z wybranych posiłków/produktów: I. NAPOJE MENU STANOWIĄCE PODSTAWĘ KONSTRUKCJI POSZCZEGÓLNYCH RODZAJÓW POSIŁKÓW NAPOJE GORĄCE: 1. kawa rozpuszczalna (gotowa podana w termosach) 2. herbata expressowa (co najmniej czarna i zielona - saszetka do wyboru zalewana wrzątkiem z termosu) DODATKI DO NAPOJÓW GORĄCYCH: 3. mleko do kawy - zagęszczone, niesłodzone; 4. śmietanka do kawy, porcjowana UHT, o zawartości 10 % tłuszczu 5. cukier 6. cytryna NAPOJE ZIMNE: 7. woda mineralna niegazowana w butelkach 0,5 l 8. woda mineralna gazowana w butelkach 0,5 l 9. sok owocowy w butelkach 0,33 l II. BUFET DESEROWY CIASTA: 10. ciasto krojone, np. sernik, szarlotka, babka piaskowa 11. ciasteczka bankietowe w bibułkach 12. ciastka kruche, rogaliki z nadzieniem OWOCE: 13. np. jabłka, winogrona, mandarynki, banany, owoce sezonowe; III. ZUPY 14. rosół 1

2 15. barszcz ukraiński 16. zupa krem 17. żurek 18. strogonow 19. grochówka IV. DANIA GŁÓWNE 20. kotlet schabowy 21. kotlet de'volaille 22. filet z ryby smażonej 23. zrazy wieprzowe w sosie pieczeniowym 24. pierogi z kapustą i grzybami 25. placek węgierski 26. podudzia faszerowane włoszczyzną 27. karkówka z sosem chrzanowym 28. filet z kurczaka z sosem pesto V. DODATKI DO DAŃ GŁÓWNYCH 29. ziemniaki gotowane 30. ziemniaki zapiekane 31. frytki 32. ryż 33. kasza 34. zestaw surówek warzywnych VI. ZAKĄSKI 35. jajko z kawiorem 36. tartinki 37. rolada z łososiem na biszkopcie szpinakowym 38. kruche babeczki z wytrwanym nadzieniem 39. koreczki z mini mozzarelli z oliwkami 40. pasty smakowe na krakersach 41. terina z szynki 42. koreczki mięsno-warzywne 43. rolada z indyka z żurawiną i papryką 44. melon z szynką VII. GRILL 45. kiełbasa zwykła 46. kiełbaski frankfurterki 47. szaszłyk 48. warzywa grillowane 49. karkówka 50. pierś z kurczaka 51. kaszanka 52. pieczywo 53. ogórki kiszone 54. smalec 55. sosy (np. ketchup, musztarda, czosnkowy, ostry) II. WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do: ZADANIE 1: 2

3 o przygotowywania posiłków oraz ich dowozu i podawania w terminach wskazanych przez Zamawiającego, o dostarczania posiłków najpóźniej 30 min. przed ustalonym z Zamawiającym terminem podania posiłków, chyba że Zamawiający ustali inaczej, o zapewnienia i pokrycia kosztów transportu przedmiotu zamówienia, ZADANIE 2: o świadczenia usług gastronomicznych w lokalu Wykonawcy, o przygotowywania posiłków oraz ich podania w lokalu gastronomicznym Wykonawcy w terminach wskazanych przez Zamawiającego, 2. Wymagania Zamawiającego w odniesieniu do: 2.1. Miejsca (lokalu Wykonawcy i pomieszczeń w ODTJ), w którym będzie realizowany przedmiot zamówienia - Zamawiający wymaga aby: a. zaproponowany przez Wykonawcę lokal gastronomiczny znajdował się w odległości do 5 km od ODTJ Autodrom Pomorze w Pszczółkach, b. zaproponowany przez Wykonawcę lokal był przystosowany do obsługi minimum 50 osób jednorazowo, c. Wykonawca przygotował pomieszczenie na konsumpcję w sposób uzgodniony z Zamawiającym najpóźniej 30 min. przed ustalonym z Zamawiającym terminem realizacji przedmiotu zamówienia, d. Wykonawca zapewnił niezbędne stoły do wystawiania i wydawania potraw, e. Wykonawca zapewnił niezbędne stoły do konsumpcji (stoły bankietowe), przy czym Zamawiający nie będzie pokrywał kosztu zapewnienia dodatkowych stołów bankietowych, f. Wykonawca dbał o czystość elementów wystawionych na stołach, g. Wykonawca zapewnił estetyczną aranżację stołów zgodnie z przyjętymi, standardami i ustaleniami z Zamawiającym z wykorzystaniem ozdobnych przewieszek, świeczek, kwiatów itp Posiłków Niezależnie od miejsca spożywania posiłków (ZADANIE 1 i ZADANIE 2) Zamawiający wymaga, aby: a. koszt posiłku na jedną osobę był zawsze taki sam, b. Usługi gastronomiczne były świadczone wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych: - dostarczone produkty żywnościowe będą świeże, - produkty przetworzone takie jak kawa, herbata, itp. będą posiadały okres przydatności do spożycia nie krótszy niż 3 miesiące przed terminem podania w ramach świadczonych przez Wykonawcę usług cateringowych, c. potrawy gotowane winny być przyrządzone w dniu, w którym będzie świadczony przedmiot zamówienia, 3

4 d. Posiłki były podawane na zastawie ceramicznej lub porcelanowej zgodnie z zapotrzebowaniem złożonym przez Zamawiającego, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych (zgodnie z jednostkowym zleceniem wystawianym przez Zamawiającego), e. Zastawa winna być czysta, kompletna, nieuszkodzona (niewyszczerbiona itp.), niezużyta i z jednego rodzaju, a także zgodna z obowiązującymi przepisami sanitarnymi. f. Realizacja usługi w postaci grilla (dot. pkt. 1.4., pozycja VII w tabeli) była na życzenie Zamawiającego świadczona w postaci przygotowania posiłku na grillu na miejscu tj. w ODTJ Autodrom Pomorze, wraz z zapewnieniem stosownego sprzętu, zastawy stołowej i obsługi, a koszt tak przygotowanego menu nie różnił się od jego kosztu podobnego zamówienia przygotowanego w lokalu Oferenta i przywiezionego do ODTJ Autodrom Pomorze (zgodnie z pkt. II.2.2a). 2.3 Przepisów prawa Zamawiający wymaga aby: a. Wykonawca przestrzegał przepisy prawne w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2010r. nr 136, poz. 914 ze zm.) oraz posiadał aktualny wpis do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej. b. Wykonawca przestrzegał zasad dobrej praktyki higienicznej, zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. 2.4 Obsługi Zamawiający wymaga aby: a. Wykonawca zapewnił obsługę posiadającą orzeczenie lekarskie dla celów sanitarno - epidemiologicznych o braku przeciwskazań do wykonywania prac, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r.o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z2013r., poz. 947)., b. Po zakończeniu konsumpcji obsługa zebrała naczynia oraz odpady pokonsumpcyjne najpóźniej 30 min. po zakończeniu konsumpcji, chyba, że Zamawiający ustali inaczej, c. Obsługa zapakowała do jednorazowych pojemników nieskonsumowane potrawy i przekazała je Zamawiającemu, d. Obsługa realizująca przedmiot zamówienia posiadała jednolity, schludny i czysty ubiór. 2.5 Rozliczeń Zamawiający wymaga aby: a. rozliczenie z wykonywanych przez Wykonawcę usług (ZADANIE 1 i ZADANIE 2) odbywało się na podstawie wystawionej przez Wykonawcę raz w miesiącu (na koniec danego miesiąca) faktury, do której dołączony zostanie protokół potwierdzający realizację usługi, zawierający zestawienie określające rodzaj poszczególnych posiłków w rozbiciu na daty realizacji oraz ilości wydanych porcji i ich cenę, podpisany przez Zamawiającego i Wykonawcę. 4

5 III. Opis sposobu obliczenia ceny: Wykonawca dla celów porównania ofert, podał jednostkową cenę ofertową netto dla produktów wyszczególnionych w tabeli, podatek VAT dla każdej pozycji oraz cenę ofertowa brutto. cenę ofertową brutto należy podać w złotych liczbowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT zgodnie z formularzem oferty. Cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę zostanie ustalona na okres ważności umowy i nie będzie podlegała zmianom. IV. Okres obowiązywania umowy: od r. do r. V. Kryteria wyboru oferty: Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o poniższe kryterium wyboru: Cena 100% Sposób obliczenia ilości punktów dla badanej oferty: Ilość punktów najniższa cena ofertowa brutto spośród nieodrzuconych ofert x 100 x waga kryterium cena ofertowa brutto badanej oferty Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która zdobędzie najwyższą łączną ilość punktów. VI. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta musi zawierać: Datę sporządzenia i czytelny podpis osoby upoważnionej do składania ofert, Pełną nazwę Wykonawcy, jego adres lub siedzibę. 2. Oferta powinna być sporządzona na dołączonym formularzu ofertowym, 3. Zaoferowana przez Wykonawcę cena powinna obejmować wszystkie koszty, które Wykonawca poniesie przy realizacji niniejszej usługi, 4. W przypadku wątpliwości co do treści zapytania lub warunków realizacji zamówienia, Wykonawca może kierować do Zamawiającego pytania celem wyjaśnienia wątpliwości. Zamawiający udzieli niezwłocznie odpowiedzi na zadane pytania. VII. Informacji w sprawie zapytania udziela Kierownik ODTJ Autodrom Pomorze - Agnieszka Łobocka, tel VIII. Termin składania ofert 5

6 Oferta podpisana przez uprawnione osoby do reprezentowania Wykonawcy, powinna zostać złożona pisemnie na adres: Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, Gdańsk, ul. Równa 19/21, pok. 101, I piętro (budynek dwukondygnacyjny) lub na adres pord@pord.pl do dnia r.do godziny 13:00. Decydująca jest data dostarczenia oferty w powyższe miejsce, a nie data nadania. Za dostarczenie oferty przez pocztę lub kuriera pod wskazany adres odpowiada Wykonawca. UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania bądź unieważnienia zapytania ofertowego i ponownego skierowania zapytań ofertowych zawierających uzupełnione lub zmodyfikowane przez Zamawiającego warunki. O takim fakcie wszyscy Wykonawcy, którzy terminowo złożyli kompletną i prawidłową pod względem formalnym ofertę, zostaną poinformowani oraz zaproszeni do złożenia nowej oferty. VIII. Do oferty należy dołączyć: Formularz ofertowy Oświadczenie Kwestionariusz 6

7 OFERTA Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku ul. Równa 19/ Gdańsk Nawiązując do zapytania ofertowego składam/składamy* ofertę na Usługę gastronomiczną imprez typu szkolenia, konferencje w Ośrodku Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze w Pszczółkach (83-032), ul. Żuławska 5. Ja/My* niżej podpisani:... działając w imieniu i na rzecz:... (nazwa (firma), dokładny adres Wykonawcy / Wykonawców) (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich wspólników spółki cywilnej lub członków konsorcjum) 1. Oferuję / oferujemy* wykonanie ww. przedmiotu zamówienia (ZADANIE 1 i ZADANIE 2): MENU STANOWIĄCE PODSTAWĘ KONSTRUKCJI POSZCZEGÓLNYCH RODZAJÓW POSIŁKÓW CENA JEDNOSTKOW A ZA 1 PORCJĘ NETTO PODATEK VAT CENA JEDNOSTK OWA ZA 1 PORCJĘ BRUTTO I. NAPOJE NAPOJE GORĄCE: 1. kawa rozpuszczalna (gotowa podana w termosach) 2. herbata expressowa (co najmniej czarna i zielona - saszetka do wyboru zalewana wrzątkiem z termosu) DODATKI DO NAPOJÓW GORĄCYCH: 3. mleko do kawy - zagęszczone, niesłodzone; 4. śmietanka do kawy, porcjowana UHT, o zawartości 10 % tłuszczu 5. cukier 6. cytryna NAPOJE ZIMNE: 7. woda mineralna niegazowana w butelkach 0,5 l 8. woda mineralna gazowana w butelkach 0,5 l 9. sok owocowy w butelkach 0,33 l II. BUFET DESEROWY CIASTA: 10. ciasto krojone, np. sernik, szarlotka, babka piaskowa, 7

8 11. ciasteczka bankietowe w bibułkach 12. ciastka kruche, rogaliki z nadzieniem OWOCE: 13. np. jabłka, winogrona, mandarynki, banany, owoce sezonowe; III. ZUPY 14. rosół 15. barszcz ukraiński 16. zupa krem 17. żurek 18. strogonow 19. grochówka IV. DANIA GŁÓWNE 20. kotlet schabowy 21. kotlet de'volaille 22. filet z ryby smażonej 23. zrazy wieprzowe w sosie pieczeniowym 24. pierogi z kapustą i grzybami 25. placek węgierski 26. podudzia faszerowane włoszczyzną 27. karkówka z sosem chrzanowym 28. filet z kurczaka z sosem pesto V. DODATKI DO DAŃ GŁÓWNYCH 29. ziemniaki gotowane 30. ziemniaki zapiekane 31. frytki 32. ryż 33. kasza 34. zestaw surówek warzywnych VI. ZAKĄSKI 35. jajko z kawiorem 36. tartinki 37. rolada z łososiem na biszkopcie szpinakowym 38. kruche babeczki z wytrwanym nadzieniem 39. koreczki z mini mozzarelli z oliwkami 40. pasty smakowe na krakersach 41. terina z szynki 42. koreczki mięsno-warzywne 43. rolada z indyka z żurawiną i papryką 44. melon z szynką VII. GRILL 45. kiełbasa zwykła 46. kiełbaski frankfurterki 47. szaszłyk 48. warzywa grillowane 49. karkówka 50. pierś z kurczaka 51. kaszanka 52. pieczywo 53. ogórki kiszone 54. smalec 55. sosy (np. ketchup, musztarda, czosnkowy, ostry) 8

9 CENA OFERTOWA BRUTTO (suma wszystkich cen brutto) zł Słownie cena ofertowa brutto 2. Oświadczam / oświadczamy,że odległość lokalu gastronomicznego (ZADANIE 2) od ODTJ w Pszczółkach wynosi km. 3. Oświadczam / oświadczamy, że zaproponowane przez nas ceny będą stałe, niezależne od miejsca konsumpcji. 4. Oświadczam / oświadczamy*, że zapoznałem/ zapoznaliśmy się* z zapytaniem ofertowym. Uznaję / uznajemy* się za związanego / związanych* określonymi w nim postanowieniami i zasadami postępowania. 5. Oświadczam / oświadczamy*, że wypełniłem / wypełniliśmy* obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o zamówienie w niniejszym zapytaniu. 6. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania kierować należy na poniższy adres Wykonawcy: . telefon.. 7. Załącznikami do niniejszej Oferty są: * ) - niepotrzebne skreślić Data (Pieczęć i podpis Wykonawcy / Wykonawców lub pełnomocnika) 9

10 KWESTIONARIUSZ DLA WYKONAWCY NIE BĘDĄCEGO PRACOWNIKIEM PORD, PRZED ZAWARCIEM UMOWY Dane Wykonawcy (nazwa i adres) KRS NIP REGON Nr telefonu (miejscowość i data) (podpis Wykonawcy) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do realizacji celu jakim jest zawarcie i realizacja umowy. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c) RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych). Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1), dalej RODO, informuję, że: administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku, ul. Równa 19/21, Gdańsk, zwany dalej PORD; 10

11 z administratorem można się skontaktować poprzez adres lub pisemnie na adres siedziby administratora; zgodnie z art. 37 RODO został wyznaczony Inspektor Ochrony Danych Osobowych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem i ochroną danych osobowych może Pan/Pani kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Taki kontakt może się odbyć tel: , fax , drogą elektroniczną na adres iod@pord.pl lub tradycyjnie w formie pisemnej na adres Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, ul. Równa 19/21, Gdańsk * ; Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania ofertowego; odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz i 2018), dalej ustawa Pzp ; Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; posiada Pani/Pan: na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ** ; na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; 11

12 na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Oświadczam że zapoznałam(-em) się z treścią klauzuli informacyjnej (miejscowość i data) oświadczenie) (podpis osoby składającej * Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych. ** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników. *** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. 12

13 OŚWIADCZENIE Przystępując do zapytania ofertowego na działając w imieniu Wykonawcy (podać nazwę i adres Wykonawcy) oświadczam, że podmiot, który reprezentuje : a. posiada kompetencje lub uprawnienia* do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów, b. znajduje się w sytuacji ekonomicznej lub finansowej* pozwalającej na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym, c. posiadam odpowiedni potencjał techniczny lub zawodowy* pozwalający na realizację przedmiotu zamówienia zawartego w zapytaniu ofertowym., dnia r. (miejscowość) podpis wraz z pieczęcią osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 13