OGŁOSZENIE. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1.1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa imprez typu: szkolenie, konferencja itp.

Transkrypt

1 OGŁOSZENIE Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku (Zamawiający) zaprasza do składania ofert na obsługę imprez typu szkolenia, konferencje w Ośrodku Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze Pszczółki, ul. Żuławska 5. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1.1. Przedmiotem zamówienia jest obsługa imprez typu: szkolenie, konferencja itp. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Serwis kawowy: przez serwis kawowy Zamawiający rozumie obsługę imprez typu: szkolenie, konferencja itp. w ramach, których catering może być świadczony podczas ustalonych przez organizatorów przerw lub w sposób ciągły przez cały czas trwania imprezy. Zamawiający wymaga, aby serwis kawowy był świadczony zgodnie z wyborem Zamawiającego w trzech wersjach. 1. Serwis kawowy I obejmować będzie: 1) napoje gorące: kawę rozpuszczalną, herbatę ekspresową (łącznie, co najmniej 300 ml na osobę) plus wrzątek w termosie, 1) dodatki do napojów gorących - mleko do kawy, śmietanka do kawy o zawartości 10 % tłuszczu, cukier, cytryna świeża, pokrojona w plastry; 2. Serwis kawowy II obejmować będzie: 2) napoje gorące: kawę rozpuszczalną, herbatę ekspresową (łącznie, co najmniej 300 ml na osobę) plus wrzątek w termosie, 3) dodatki do napojów gorących - mleko do kawy, śmietanka do kawy o zawartości 10 % tłuszczu, cukier, cytryna świeża, pokrojona w plastry; 4) kanapki dekoracyjne lub rogaliki z nadzieniem słodkim (3 sztuki na osobę, - łącznie, co najmniej 150 g.) lub co najmniej 2 rodzaje krojonych ciast (łącznie co najmniej 100 g na osobę). 3. Lunch I obejmować będzie: 1) danie główne (do wyboru: jeden rodzaj mięsa, ryba, danie jarskie, danie mączne) oraz dodatek skrobiowy (co najmniej g na osobę, w tym dodatek mięsny, rybny lub jarski nie mniej niż 150 g), 2) zestaw surówek (łącznie co najmniej 100g na osobę), 3) napój zimny (łącznie, co najmniej 200 ml na osobę),

2 4. Bankiet składać się będzie z: 1) napoje zimne: a. woda mineralna - gazowana i niegazowana w butelkach nie większych niż 500 ml (łącznie, co najmniej 500 ml na osobę), b. soki - 3 rodzaje soków 100% (łącznie, co najmniej 300 ml na osobę). 2) napoje gorące: kawa, herbata, (łącznie, co najmniej 300 ml na osobę). 3) dodatki do napojów gorących - mleko do kawy, śmietanka do kawy o zawartości 10 % tłuszczu, cukier, cytryna świeża, pokrojona w plastry. 4) bufet zimny: a. zakąski - co najmniej 3 rodzaje, 3 sztuki na osobę (po jednej sztuce z każdego rodzaju, łącznie 150 g), propozycje będą obejmowały potrawy mięsne (dwa rodzaje), rybne (dwa rodzaje), jarskie (jeden rodzaj). b. sałatki - co najmniej 3 rodzaje, 3 porcje na osobę (po jednej porcji z każdego rodzaju, po 150 g na osobę). 5) bufet deserowy: świeże owoce, (co najmniej 150 g na osobę) i co najmniej 2 rodzaje ciast (łącznie, co najmniej 100g na osobę) lub rogaliki z nadzieniem (3 sztuki na osobę - łącznie, co najmniej 150g). Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zmian w przedstawionym powyżej menu na etapie realizacji przedmiotu zamówienia. Zmiany takie będą miały charakter incydentalny, a ich wprowadzenie będzie uprzednio uzgadniane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą. Zastąpienie poszczególnych pozycji menu innymi jest warunkowane m.in. zaproponowaniem w miejsce zastępowanej pozycji posiłku o podobnej kaloryczności, takich samych kosztach przygotowania i marży Wykonawcy. Zamawiający wymaga, aby zmiana menu nie powodowała zmian cen jednostkowych poszczególnych rodzajów posiłków dla jednej osoby, określonej w ofercie Wykonawcy. MENU stanowiące podstawę konstrukcji poszczególnych rodzajów Napoje gorące posiłków Napoje 1 Kawa rozpuszczalna (gotowa podana w termosach) 2 Herbata expresowa (co najmniej czarna, zielona saszetka do wyboru, zalewana wrzątkiem z termosu)

3 Dodatki do napojów gorących 3 Mleko do kawy zagęszczone, niesłodzone, sterylizowane 4 Śmietanka do kawy, porcjowana UHT, o zawartości 10 % tłuszczu 5 Cukier 6 Cytryna Woda 1 Woda mineralna niegazowana w butelkach 0,5 l 2 Woda mineralna gazowana w butelkach 0,5 l Bufet deserowy Ciasta 1 Ciasto krojone, np. sernik, szarlotka, babka piaskowa, rogaliki z nadzieniem słodkim 2 Ciasteczka bankietowe w bibułkach Owoce 1 Np.: jabłka, winogrona, mandarynki, banany, owoce sezonowe. Dania główne 1 Kotlet schabowy 2 Kotlet de volaille 3 Pierogi z kapustą i grzybami 4 Pierogi z mięsem 5 Pierogi ruskie z cebulką 6 Filet z dorsza smażony 7 Schab po staropolsku 8 Zrazy wieprzowe w sosie pieczeniowym 9 Makaron w sosie pomidorowym z warzywami, bazylią i tartym parmezanem (danie wegetariańskie) Dodatki Dodatki do dań głównych (dodatki skrobiowe) 1 Ziemniaki gotowane 2 Ziemniaki pieczone (talarki, cząstki itp.) 3 Ryż 4 Kasza 5 Makaron Sałaty 1 Zestaw surówek warzywnych Bufet zimny Zakąski 1 Rolada z kurczaka nadziewana suszonymi pomidorami 2 Schab staropolski ze śliwką 3 Szparagi w szynce 4 Koreczki z suszonych pomidorów i fety

4 Sałatki 1 Sałatka grecka z fetą i oliwkami 2 Sałatka z siekaną piersią kurczaka i chrupiącymi warzywami 3 Sałatka ogórkowa z sosem śmietanowo - jogurtowym 1.2. Jeżeli Zamawiający dokonując opisu poszczególnych produktów przykładowo wskazał nazwę handlową (nazwę producenta, typ produktu), tym samym wskazał minimalny dopuszczalny standard jakościowy produktów W tym zakresie Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert równoważnych tj. obejmujących towary innych producentów, o innej nazwie handlowej, które posiadają nie gorsze cechy jakościowe od produktów wskazanych przez Zamawiającego. II. SZCZEGÓŁOWY OPIS SPOSOBU REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Przygotowania posiłków oraz ich dowozu i podawania w terminach wskazanych przez Zamawiającego w miejscach, w których usługi te mają być świadczone, 2) Zamawiający zastrzega sobie prawo do świadczenia usługi cateringowej w restauracji Wykonawcy, 3) Świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 4) Przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. z 2010r. nr 136, poz. 914 ze zm.) oraz posiadania aktualnego wpisu do rejestru zakładów podlegających urzędowej kontroli organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej. 5) Przygotowania ustawienia sali w sposób uzgodniony z Zamawiającym najpóźniej 30 min. przed ustalonym z Zamawiającym terminem realizacji zamawianych usług, 6) Dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 30 min. przed ustalonym z Zamawiającym terminem podania posiłków, chyba że Zamawiający ustali inaczej, 7) Świadczenia usług cateringowych na zastawie ceramicznej lub porcelanowej zgodnie z zapotrzebowaniem złożonym przez Zamawiającego, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych (zgodnie z jednostkowym zleceniem wystawianym przez Zamawiającego)

5 8) Estetycznego podawania posiłków, 9) Zapewnienia stołów niezbędnych do wystawiania i wydawania potraw, 10) Zapewnienia na żądanie Zamawiającego stołów niezbędnych do konsumpcji (stoły bankietowe), przy czym Zamawiający nie będzie pokrywał kosztu zapewnienia do 10 stołów bankietowych, 11) Zebrania naczyń oraz resztek pokonsumpcyjnych najpóźniej 30 min. po zakończeniu spotkania, chyba, że Zamawiający ustali inaczej, 12) Zapakowania do jednorazowych pojemników nieskonsumowanych potraw, 13) Zapewnienia i pokrycia kosztów transportu przedmiotu zamówienia, 14) Zapewnienia, na wyraźne żądanie Zamawiającego, ciągłej obsługi kelnerskiej w czasie trwania imprezy polegającej na bieżącym, w miarę zużycia uzupełnianiu produktów - kawy, herbaty, wody, oraz sprzątaniu w trakcie cateringu i dbanie o estetykę podawanych posiłków oraz miejsca wydawania posiłków. 2. Wykonawca gwarantuje, że usługi cateringowe będą świadczone na najwyższym poziomie, zgodnie z postanowieniami umowy i obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa m.in.; 1) Dostarczone produkty żywnościowe będą świeże, 2) Produkty przetworzone takie jak kawa, herbata, itp. będą posiadały okres przydatności do spożycia nie krótszy niż 3 miesiące przed terminem podania w ramach świadczonych przez Wykonawcę usług cateringowych, 3) Potrawy gotowane winny być przyrządzone w dniu, w którym będą świadczone usługi cateringowe. 4) Zastawa będzie czysta, kompletna, nieuszkodzona (niewyszczerbiona itp.), niezużyta i z jednego rodzaju a także zgodna z obowiązującymi przepisami sanitarnymi. 3. Wykonawca zapewni estetyczną aranżację stołów zgodnie z przyjętymi standardami i ustaleniami poczynionymi z Zamawiającym z wykorzystaniem ozdobnych przewieszek, żywych kwiatów, świeczników itp. 4. Wykonawca w ramach wykonywania przedmiotu niniejszej umowy jest zobowiązany przestrzegać zasad dobrej praktyki higienicznej, zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia. 5. Wykonawca zobowiązany jest do stosowania się do wszelkich uwag i zaleceń Zamawiającego w zakresie kwestii technicznych i organizacyjnych. 6. Wykonawca zapewni obsługę cateringową przez osoby posiadające określone przepisami ustawy o chorobach zakaźnych i zakażeniach, orzeczenie lekarskie dla celów sanitarno - epidemiologicznych o braku przeciwskazań do wykonywania prac, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (Dz. U. z2013r., poz. 947).

6 7. Osoby wykonujące obsługę cateringową (kelnerzy, obsługa) podczas realizacji usług będą posiadali jednolity, schludny i czysty ubiór. 8. Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji usług cateringowych do dbania o czystość elementów wystawionych na stołach. 9. Zamawiający wymaga aby rozliczenie z wykonywanych przez Wykonawcę usług odbywało się na podstawie wystawionej przez Wykonawcę 1 raz w miesiącu (na koniec miesiąca) faktury- na której jako odrębne pozycje znajdować się będą usługi na poszczególne imprezy z podaniem nazwy klienta i daty imprezy- do której dołączone zostaną protokoły podpisane przez Zamawiającego i Wykonawcę potwierdzające realizację usług (każdej imprezy osobno) ze szczegółowym zestawieniem określającym rodzaj usługi oraz ilości wydanych porcji. Termin płatności faktury 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu. III. Zamawiający wymaga, aby: 1.1. Wykonawca dla celów porównania ofert, podał jednostkową cenę ofertową netto, podatek VAT dla każdej pozycji. Za jednostkową cenę ofertową brutto przyjmuje się łączną cenę ofertową brutto (z podatkiem VAT) Cenę ofertową brutto należy podać w złotych liczbowo i słownie (gdzie wskazano), z wyodrębnieniem należnego podatku VAT (gdzie wskazano) zgodnie z formularzem oferty Cena ofertowa brutto nie ulega zmianie przez okres ważności oferty. IV. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o poniższe kryterium wyboru ofert: 1. Cena: waga 100% Sposób obliczenia ilości punktów dla badanej oferty: najniższa łączna cena ofertowa brutto spośród nieodrzuconych ofert Ilość punktów = X100Xwaga kryterium łączna cena ofertowa brutto badanej oferty Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę, która zdobędzie najwyższą łączną ilość punktów.

7 V. Miejsce i termin wykonania przedmiotu zamówienia Miejsce i termin wykonania przedmiotu zamówienia został szczegółowo opisany w II. SZCZEGÓŁOWY OPIS SPOSOBU REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: VI. Opis sposobu przygotowania ofert. 1. Oferta musi zawierać: Datę sporządzenia i czytelny podpis osoby upoważnionej do składania ofert, Pełną nazwę Wykonawcy, jego adres lub siedzibę, Oferta powinna być sporządzona na dołączonym formularzu ofertowym. 3. Zaoferowana przez Wykonawcę cena powinna obejmować wszystkie koszty, które Wykonawca poniesie przy realizacji. 4. W przypadku wątpliwości co do treści zapytania lub warunków realizacji zamówienia, Wykonawca może kierować do Zamawiającego pytania celem wyjaśnienia wątpliwości. Zamawiający udzieli niezwłocznie odpowiedzi na zadane pytania. 5. Do bezpośredniego kontaktu w sprawie zapytania ofertowego upoważniony jest: Roman Nowak, tel VII. Termin składania ofert. Oferta podpisana przez uprawnione osoby do reprezentowania Wykonawcy, powinna zostać złożona pisemnie do dnia r. na adres: Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku, Gdańsk, ul. Równa 19/21, pok. 101, I piętro (budynek dwukondygnacyjny) do godziny 12:00. lub mailowo na adres: r.nowak@autodrompomorze.pl Decyduje moment wpłynięcia oferty; Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania bądź unieważnienia zapytania ofertowego i ponownego skierowania zapytań ofertowych zawierających uzupełnione lub zmodyfikowane przez Zamawiającego warunki. O takim fakcie wszyscy Wykonawcy, którzy terminowo złożyli kompletną i prawidłową pod względem formalnym ofertę, zostaną poinformowani oraz zaproszeni do złożenia nowej oferty. Złożenie oferty przez Wykonawcę jest jednoznaczne z zaakceptowaniem bez zastrzeżeń treści i warunków niniejszego zapytania ofertowego VIII. Do oferty należy dołączyć: Formularz ofertowy - załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, Oświadczenie załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

8 (pieczęć Wykonawcy / Wykonawców) FORMULARZ OFERTOWY Pomorski Ośrodek Ruchu Drogowego w Gdańsku ul. Równa 19/ Gdańsk Nawiązując do zapytania ofertowego składam/składamy* ofertę na obsługę imprez typu szkolenia, konferencje w Ośrodku Doskonalenia Techniki Jazdy Autodrom Pomorze Pszczółki, ul. Żuławska 5. Ja/My* niżej podpisani:... działając w imieniu i na rzecz: (nazwa (firma), dokładny adres Wykonawcy / Wykonawców) (w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich wspólników spółki cywilnej lub członków konsorcjum) 1. Oferuję / oferujemy* wykonanie ww. przedmiotu zamówienia: MENU stanowiące podstawę konstrukcji poszczególnych rodzajów posiłków Napoje gorące Napoje 1 Kawa rozpuszczalna (gotowa podana w termosach) 2 Herbata expresowa (co najmniej czarna, zielona saszetka do wyboru zalewana wrzątkiem z termosu) Dodatki do napojów gorących 3 Mleko do kawy zagęszczone, niesłodzone, sterylizowane Cena jednostkowa za 1 porcję dla 1 uczestnika netto Podatek VAT Cena jednostkowa za 1 porcję dla 1 uczestnika brutto

9 4 Śmietanka do kawy, porcjowana UHT, o zawartości 10 % tłuszczu 5 Cukier 6 Cytryna Woda 1 Woda mineralna niegazowana w butelkach 0,5 l 2 Woda mineralna gazowana w butelkach 0,5 l Bufet deserowy Ciasta 1 Ciasto krojone, np. sernik, szarlotka, babka piaskowa, rogaliki z nadzieniem 2 Ciasteczka bankietowe w bibułkach Owoce 1 Np.: jabłka, winogrona, mandarynki, banany, owoce sezonowe. Dania główne 1 Kotlet schabowy 2 Kotlet de volaille 3 Pierogi z kapustą i grzybami 4 Pierogi z mięsem 5 Pierogi ruskie z cebulką 6 Filet z dorsza smażony 7 Schab po staropolsku 8 Zrazy wieprzowe w sosie pieczeniowym 9 Makaron w sosie pomidorowym z warzywami, bazylią i tartym parmezanem (danie wegetariańskie) Dodatki Dodatki do dań głównych (dodatki skrobiowe) 1 Ziemniaki gotowane 2 Ziemniaki pieczone (talarki, cząstki itp.) 3 Ryż 4 Kasza 5 Makaron Sałaty 1 Zestaw surówek warzywnych Bufet zimny Zakąski 1 Rolada z kurczaka nadziewana suszonymi pomidorami 2 Schab staropolski ze śliwką

10 3 Szparagi w szynce 4 Koreczki z suszonych pomidorów i fety Sałatki 1 Sałatka grecka z fetą i oliwkami 2 Sałatka z siekaną piersią kurczaka i chrupiącymi warzywami 3 Sałatka ogórkowa z sosem śmietanowo - jogurtowym RAZEM cena ofertowa brutto 2. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania kierować należy na poniższy adres Wykonawcy: E mail Telefon Fax Załącznikami do niniejszej Oferty są: * ) - niepotrzebne skreślić Data (Pieczęć i podpis Wykonawcy / Wykonawców lub pełnomocnika)

11 (pieczęć Wykonawcy / Wykonawców) OŚWIADCZENIE oświadczam, że podmiot, który reprezentuję: posiada uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, posiada wiedzę i doświadczenie wymagane do wykonania usługi, dysponuje odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania usługi, znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na realizację usługi. Oświadczamy, że wszystkie informacje są zgodne z prawdą. Data (Pieczęć i podpis Wykonawcy lub pełnomocnika)