UMOWA O USŁUGOWE PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH

Transkrypt

1 1 S t r o n a UMOWA O USŁUGOWE PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH zawarta w dniu XX.XX.2018r. w Białymstoku pomiędzy: XXXXXXXXXX z siedzibą w XXX przy ul. XXX, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. XXX XIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS XXX, NIP XXX, REGON XXX, kapitał zakładowy i wpłacony XX XXX zł reprezentowaną przez XX - XX zwaną niżej Zleceniodawcą a INVESTMENT ACCOUNTING Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Białymstoku Kapitał zakładowy ,00 zł wpłacony w całości ul. Jurowiecka 56, Białystok NIP: REGON: Wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Białystok - XIII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS: reprezentowaną przez: Kamil Al-Janabi - Członek Zarządu zwanym dalej Zleceniobiorcą, o następującej treści: 1 Zleceniodawca zleca, Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenie następujących czynności: 1. Prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę ewidencji księgowej (syntetycznej i analitycznej) Zleceniodawcy w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej Księgą, na którą składają się: - dziennik, - konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych, - zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, - odrębnie sporządzony inwentarz, 2. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji podatkowej, na którą składają się: a) ewidencja przychodów i kosztów na potrzeby podatku dochodowego, b) listy płac oraz kartoteki wynagrodzeń na potrzeby podatku od osób fizycznych (pracowników), c) ewidencje środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, d) ewidencje wyposażenia, - zwanych dalej Ewidencjami, przeznaczonych do ewidencjonowania osiągniętych przychodów i ponoszonych kosztów w ramach prowadzonej przez Zleceniodawcę działalności gospodarczej, 3. Sporządzanie deklaracji podatkowych. 4. Rachuba płac, przygotowywanie list płac. 5. Rozliczanie składek, sporządzanie deklaracji do ZUS, dokumentów rozliczeniowych i zgłoszeniowych.

2 2 S t r o n a 6. Przygotowywanie i weryfikacja umów o pracę z pracownikami, umów zleceń, umów o dzieło, umów współpracy. 7. Wyliczanie podatków, wypełnianie i wysyłanie deklaracji podatkowych i informacji podsumowujących, w tym rozliczenia VAT. 8. Wystawianie faktury sprzedaży (opcjonalnie - za dodatkową opłatą: 2 zł brutto / 1 faktura) 9. Dekretowanie i księgowanie dokumentów: a) Faktur zakupu b) Wyciągów bankowych c) Wyciągów kart płatniczych d) Faktur sprzedaży e) Rozliczeń z pracownikami f) Raportów kasowych g) Importu usług w tym rozliczenia faktur wewnętrznych do VAT h) List płac 10. Prowadzenie ewidencji księgowych. 11. Bieżąca i okresowa weryfikacja i uzgadnianie sald kont księgowych. 12. Rozliczenia międzyokresowe kosztów i ewidencja środków trwałych. 13. Współpraca z instytucjami zewnętrznymi (US, ZUS). 14. Współpraca z bankami, przygotowywanie danych do monitoringu, danych do kredytów. 15. Sporządzanie sprawozdań finansowych firmy w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa. 16. Współpraca z innymi działami Spółki w zakresie dotyczącym księgowości. 17. Współpraca z instytucjami kontrolującymi Przy wykonywaniu zobowiązań, o których mowa w 1 pkt Zleceniobiorca będzie prowadził Księgę i Ewidencje z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcy dokumentów i informacji. 2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do: A) Prawidłowego i terminowego prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu techniki komputerowej zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym: - sprawdzanie dokumentów dostarczanych przez Zleceniodawcę pod względem rachunkowym i formalnym, - dokonywanie bieżących zapisów w ewidencji księgowej, na podstawie dekretów, - sporządzania comiesięcznych wydruków obrotów i sald, - zamknięcie ksiąg po zakończeniu roku obrotowego, - sporządzania rocznych sprawozdań finansowych. B) Sporządzanie sprawozdań dla celów statystycznych, bankowych i innych instytucji finansowych na żądanie klienta za każdorazowo ustaloną odpłatnością; C) Ustalanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy, wypełnianie w imieniu Zleceniodawcy miesięcznych deklaracji na te zaliczki, a także zeznania rocznego na podstawie danych wynikających z zapisów do Księgi i innych niezbędnych informacji dostarczonych przez Zleceniodawcę. D) Ocenę dostarczonych dokumentów pracowniczych w celu prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów, wymaganych przepisami prawa, E) W celu prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniodawca będzie dostarczał do siedziby Zleceniobiorcy dokumenty stanowiące podstawę do zapisów w Księdze i Ewidencjach w

3 3 S t r o n a terminach ustalonych w 5 ust. 1 pkt 2,3; 4. W celu prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniobiorca będzie: A) badał odbierane dokumenty pod względem formalnym i informował Zleceniodawcę o ewentualnych brakach lub wadliwości przedstawionych dokumentów natychmiast po stwierdzeniu uchybień, lecz nie później niż - w ciągu 7 dni od dnia odbioru tych dokumentów. Zleceniobiorca nie bada ani nie bierze odpowiedzialności za autentyczność przekazanych mu dokumentów; B) zachowywał przekazywane przez Zleceniodawcę informacje w tajemnicy. 5. Informacja o wysokości zobowiązań podatkowych, o której mowa w ust. 2 pkt. 3, będzie przekazywana Zleceniodawcy osobiście w siedzibie Zleceniobiorcy, mailowo lub telefonicznie na życzenie Zleceniodawcy Strony zgodnie ustalają, iż Księga, Ewidencje oraz dokumenty, o których mowa będą przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy znajdującej się w Białymstoku, przy ul. Jurowiecka Zleceniodawca w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg rachunkowych zawiadomi właściwy Urząd Skarbowy o prowadzeniu ksiąg rachunkowych poza siedzibą Zleceniodawcy W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniodawcy Zleceniobiorca wyda mu przechowywane dokumenty także w trakcie roku obrachunkowego (podatkowego) za odpowiednim pokwitowaniem, dostosowanym do rodzaju wydanych dokumentów. 2. W okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, dla wykonywania których niezbędny jest dostęp do dokumentów wydanych Zleceniodawcy. 3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość wpisów dokonanych w tym okresie jak również za ewentualne nieprawidłowości wpisów i dokumentów sporządzanych przez Zleceniobiorcę, o ile bezpośrednią lub pośrednią przyczyną tych nieprawidłowości były wpisy dokonane przez inne osoby w okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy. 4. W przypadku, gdy uzasadnia to nakład pracy związany z wydaniem dokumentów i ich ponownym przyjęciem przez Zleceniobiorcę, może on obciążyć Zleceniodawcę dodatkową opłatą za te czynności. Może to nastąpić, wyłącznie w drodze negocjacji między stronami. W przypadku braku zgody Zleceniodawcy, Zleceniobiorca odstąpi od obciążenia, zachowując prawa, wynikające z innych postanowień umowy. 5. Zleceniobiorca może sporządzić i zachować odpisy lub kopie udostępnionych Zleceniodawcy dokumentów W celu umożliwienia Zleceniobiorcy prawidłowego wykonania zlecenia Zleceniodawca zobowiązany jest do następujących czynności: A) właściwego pod względem formalnym i rzetelnego pod względem merytorycznym dokumentowania operacji gospodarczych podlegających wpisowi do Księgi i Ewidencji; B) dostarczania Zleceniobiorcy wszelkich kompletnych dokumentów stanowiących podstawę wpisów do Księgi i Ewidencji nie później niż do 7-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą. Na odwrocie dokumentów kosztowych Zleceniodawca zobowiązuje się do określenia celowości poniesionych wydatków.

4 4 S t r o n a C) w przypadku dostarczenia dokumentów za dany miesiąc po 7 dniu miesiąca następującego po miesiącu którego dokumenty dotyczą, wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za dany miesiąc może ulec podwyższeniu od 10 do 20% wartości wynagrodzenia określonego w cenniku. Nie dotyczy przypadków gdy termin 7-go dnia miesiąca następnego przypada w niedzielę. D) niezwłocznego informowania Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentów, o wszelkich zdarzeniach powodujących zmiany w stanie oraz ilości składników majątkowych, w szczególności o zawarciu, rozwiązaniu lub wygaśnięciu umów, których jedną ze stron jest Zleceniodawca, wykazywaniu wszelkich podlegających opodatkowaniu przychodów, o innych przychodach, mogących mieć wpływ na zobowiązania z działalności gospodarczej, a także dokonanych czynnościach traktowanych przez odpowiednie przepisy jako sprzedaż oraz o zmianach w stanie zatrudnienia; E) stosowania się do wskazówek i zaleceń Zleceniobiorcy wynikających z jego zobowiązań określonych niniejszą umową, w szczególności co do dokumentacji finansowej działalności prowadzonej przez Zleceniodawcę. 2. W przypadku, gdy Zleceniodawca jest reprezentowany przez kilka osób, wyznaczy on jedną osobę do kontaktów ze Zleceniobiorcą w celu składania oświadczeń i udzielania informacji, które będą traktowane jako oświadczenia Zleceniodawcy. Nie wyklucza to prawa pozostałych osób do zasięgania u Zleceniobiorcy bieżących informacji o realizacji zlecenia. 3. Zleceniodawca zobowiązuje się do nie udostępniania innym osobom pisemnych opinii sporządzonych przez Zleceniobiorcę bez jego pisemnej zgody; nie dotyczy to przypadku, gdy z treści opinii wynika zgoda na przekazanie jej określonej osobie trzeciej. 4. Zleceniodawca zobowiązany jest do zasięgania z własnej inicjatywy informacji o wysokości zobowiązania podatkowego za dany miesiąc wg obliczeń Zleceniobiorcy. Nie zwalnia to Zleceniobiorcy od przekazania Zleceniodawcy informacji na podstawie posiadanych dokumentów o zobowiązaniach, wynikających z przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego na co najmniej trzy dni przed ich powstaniem. 6 Zleceniodawca ma prawo żądania usunięcia ewentualnych braków, przy czym w pierwszej kolejności powinien umożliwić zleceniobiorcy ich poprawienie. Jeżeli Zleceniobiorca nie usunie wytkniętych braków w stosownym terminie lub odmówi ich usunięcia, Zleceniodawca może wg swojego wyboru albo usunąć te braki na koszt Zleceniobiorcy przy pomocy innego biura rachunkowego albo żądać zmniejszenia wynagrodzenia lub wypowiedzieć umowę. Oczywiste nieprawidłowości (np. błędy pisarskie lub rachunkowe) Zleceniobiorca może sprostować w każdym czasie, również w stosunku do osób trzecich za wiedzą Zleceniodawcy. Inne braki Zleceniobiorca może sprostować w stosunku do osób trzecich tylko za zgodą Zleceniodawcy Zleceniodawca oświadcza, że : - ciąży na nim obowiązek prowadzenia rachunkowości w sposób i w formie przewidzianej w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, - nie toczy się w jego sprawie postępowanie podatkowe lub karne w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. 2. Zleceniobiorca oświadcza, że: - jest upoważniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z posiadanym certyfikatem

5 5 S t r o n a - zawarł umowę OC za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością i zobowiązuje się do posiadania takiego ubezpieczenia przez cały okres obowiązywania umowy - o wartości gwarancyjnej euro (stan na r. - suma gwarancyjna może ulec podwyższeniu w trakcie trwania umowy, co nie będzie miało wpływu na wynagrodzenie Zleceniobiorcy) - nie jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT Zleceniobiorca jest stosownie do przepisów ustawy zobowiązany do zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związku z wykonywaniem zlecenia, chyba że Zleceniodawca zwolni go pisemnie z tego obowiązku. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa nadal po wygaśnięciu umownego stosunku zlecenia. 2. Obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy w tym samym zakresie współpracowników Zleceniobiorcy. 3. Obowiązek zachowania tajemnicy nie dotyczy sytuacji, gdy wg warunków obowiązkowego ubezpieczenia zawodowego zobowiązany jest do udzielenia informacji i współpracy. Ustawowe prawo odmowy zeznań lub odpowiedzi na pytanie pozostaje nienaruszone. 4. Zleceniobiorca może wydawać osobom trzecim sprawozdania, opinie lub inne pisemne wyniki swojej działalności na rzecz Zleceniodawcy tylko za jego zgodą Umowa jest zawierana na 1 rok z opcjonalną możliwością przedłużenia za porozumieniem stron Umowy. 2. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron przez jednostronne, pisemne wypowiedzenie z zachowaniem 6-miesięcznego okresu wypowiedzenia, liczonego na koniec miesiąca kalendarzowego. 3. Umowa dotyczy czynności i odpowiedzialności powstałych w okresie trwania umowy Za wykonane czynności, o których mowa w 1 pkt. 1 i 2 niniejszej umowy, Zleceniobiorca będzie pobierać wynagrodzenie za miesiąc, którego dotyczy rozliczenie, w wysokości zgodnie z załącznikiem nr 1 do umowy. 2. Zaleganie z odpłatnością za wykonywane czynności w wysokości przekraczającej dwukrotności odpłatności miesięcznej równoznaczne jest z rozwiązaniem umowy przez Biuro bez zachowania okresu wypowiedzenia, ze skutkiem począwszy od dnia następnego po dniu przekroczenia kwoty, o której mowa w zdaniu poprzednim. Rozwiązanie umowy nie wymaga żadnych dodatkowych powiadomień. 3. Biuro może kontynuować realizację umowy pomimo zaistnienia zdarzeń, o których mowa w 10 pkt. 2 tylko wtedy, jeżeli Strony zawrą stosowne porozumienie w formie pisemnej. 4. Za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego Zleceniobiorcy przysługuje oddzielne wynagrodzenie w wysokości XXX zł brutto. Faktura za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego wystawiana jest do po zakończonym roku obrotowym. 5. Za dodatkowe usługi (np. wyjazdy do US, negocjacje z klientami, sprawy Sądowe, itp.) opłata podlega oddzielnym ustaleniom w drodze korespondencji telefonicznej lub mailowej. 6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do wystawiania faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. 7. Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do wystawiania faktur bez jego podpisu.

6 6 S t r o n a Wynagrodzenie płatne będzie w formie przelewu na rachunek Zleceniobiorcy w banku: mbank w kwocie stałej: XXX zł brutto / miesięcznie W przypadku dostarczenia dokumentów po 15 dniu miesiąca Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za terminowe sporządzenie i złożenie deklaracji. 11 Zleceniobiorca ponosi odpowiedzialność za szkody wynikłe z niewykonania lub nie należytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy Zleceniodawca na mocy niniejszej umowy udziela Zleceniobiorcy pełnomocnictwa do reprezentowania go przed organami podatkowymi w szczególności w sprawach dotyczących spraw związanych z bieżącym rozliczeniem należności podatkowych, a także do składania wyjaśnień, podpisywania deklaracji i oświadczeń oraz do wglądu w akta wymiarowe. 2. Zakres pełnomocnictwa obejmuje również upoważnienie Zleceniobiorcy do podejmowania czynności w postępowaniu kontrolnym i wyjaśniającym dotyczącym okresu, w którym strony były związane niniejszą umową, choćby zostało wszczęte po jej rozwiązaniu. 3. Dokument pełnomocnictwa zostanie sporządzony oddzielnie Zleceniobiorca wykonuje czynności zlecone mu na podstawie niniejszej umowy poprzez pracę księgowych, będących wspólnikami lub pracownikami. Czynności polegające na dokonywania wpisów w Księdze zostaną powierzone do stałego wykonywania określonemu współpracownikowi Zleceniobiorcy (księgowej). 2. Zleceniobiorca jest upoważniony przy wykonywaniu zlecenia do współdziałania ze współpracownikami, ekspertami, jak również może wyjątkowo powierzyć wykonanie poszczególnych obowiązków wynikających z niniejszej umowy innej osobie lub innemu podmiotowi (podwykonawcy), udzielając mu w tym zakresie zlecenia i pełnomocnictwa. 3. Za działania współpracowników, podwykonawcy oraz w przypadku współpracy z ekspertami Zleceniobiorca musi zadbać o to, by podmioty te zobowiązały się do zachowania tajemnicy oraz odpowiada względem Zleceniodawcy za prawidłowe wykonanie zlecenia jak za swoje własne działania. 4. Zleceniobiorca może być zastępowany przez inne biuro rachunkowe w trakcie postępowania podatkowego dotyczącego Zleceniodawcy. 14 Umowa kończy się z upływem terminu, na jaki została zawarta lub na skutek wypowiedzenia. Umowa kończy się także w razie śmierci, utraty zdolności prowadzenia interesów przez Zleceniodawcę lub Zleceniobiorcę. 15 Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonywania niniejszej umowy, przed poddaniem ich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy, strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.

7 7 S t r o n a 16 Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej w postaci aneksu. 17 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron Zleceniodawca Zleceniobiorca