INSTRUKCJA Nr I.O. HZ /I

Transkrypt

1 INSTRUKCJA nr I.O. HZ /I Wyd. 02 Str./Na str. 1/9 Egz. nr (data wydania) INSTRUKCJA Nr I.O. HZ /I ZASADY POSTĘPOWANIA PRZY WYSYŁANIU TOWARÓW OBJĘTYCH PRZEPISAMI ITAR/EAR Opracował Sprawdził Zatwierdził Stanowisko Imię i nazwisko Data Podpis Starszy Specjalista ds. Zaopatrzenia Adam Majewski

2 Zał. Nr 4 do Instrukcji Publikowania wewnętrznych aktów normatywnych TOWARÓW OBJĘTYCH PRZEPISAMI ITAR/EAR (Nazwa dokumentacji) INSTRUKCJA Nr I.O. HZ /I (Nr dokumentu) Ark. Nr 2 Na ark. 9 ARKUSZ REJESTRACJI KART ZMIAN L.p. Nr Karty Zmian Nr Oper. Nr Ark. Data wprowadzenia Obowiązuje od dnia Nazwisko wprowadzającego Podpis i pieczątka Stanowisko Nazwisko Podpis Data Opracował Zmiana Nr zmiany Data Podpis

3 SPIS TREŚCI Str. / Na str. 3 / 9 strona - Arkusz rejestracji kart zmian. 2 - Spis treści 3 1. CEL INSTRUKCJI PRZEDMIOT INSTRUKCJI ZAKRES STOSOWANIA ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4 5. DEFINICJE OPIS POSTĘPOWANIA 5 7. PAKOWANIE TOWARU DO WYSYŁKI PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO WYSYŁKI TOWARU WYBÓR SPEDYTORA ZEZWOLENIA NA OBRÓT TOWARAMI STRATEGICZNYMI DOKUMENTY ZWIĄZANE Z NINIEJSZĄ INSTRUKCJĄ ZAŁĄCZNIKI ROZDZIELNIK 9

4 1. CEL INSTRUKCJI Str. / Na str. 4 / 9 Ustalenie standardu i zasad obowiązujących w celu zapewnienia zgodności z przepisami ITAR/EAR. 2. PRZEDMIOT INSTRUKCJI Przedmiotem niniejszej instrukcji jest określenie zasad i trybu postępowania obowiązującego przy wysyłaniu z WZL-4 S.A. towarów objętych przepisami ITAR/EAR 3. ZAKRES STOSOWANIA Niniejsze wymagania obowiązują wszystkich pracowników WZL-4 S.A. pracujących w zakresie obrotu towarami o znaczeniu strategicznym. Powyższa instrukcja stosowana jest tylko w obszarze świadczonych przez organizacją usług w obszarze remontu modułów silnika F ODPOWIEDZIALNOŚĆ Za działania na poszczególnych etapach realizacji usługi odpowiedzialni są kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa zgodnie z zakresem swoich kompetencji określonych w instrukcji IO EK 21-21/II Księga kompetencji oraz w Kartach Służby. 5. DEFINICJE ITAR - ang. INTERNATIONAL TRAFFIC IN ARMS REGULATIONS - zbiór przepisów Rządu USA nadzorowany przez Departament Stanu dotyczący kontroli eksportu i importu towarów, technologii i usług o charakterze wojskowym pochodzących z USA. EAR - ang. EXPORT ADMINISTRATION REGULATIONS - zbiór przepisów Rządu USA nadzorowany przez Departament Handlu dotyczący towarów i technologii podwójnego zastosowania pochodzących z USA. Kontrola Eksportu - obszar działań, których celem jest zgodność z regulacjami dotyczącymi handlu międzynarodowego produktami, danymi technicznymi, technologiami, usługami i oprogramowaniem. Towar o znaczeniu strategicznym towar o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa będący towarem podwójnego zastosowania lub uzbrojeniem.

5 Str. / Na str. 5 / 9 Spedytor - jest to osoba prawna lub fizyczna (przedsiębiorca), której celem działania jest organizowanie przewozu ładunków. Spedytor za odpowiednią opłatą świadczy usługi spedycyjne na rzecz osób prawnych lub fizycznych, organizuje przewóz, wystawia dokumenty spedycyjne. W znaczeniu potocznym mianem spedytora określa się przedsiębiorstwa spedycyjne. 6. OPIS POSTĘPOWANIA 6.1 Zgłoszenie przez pracownika wydziału P-2A towaru gotowego do wysłania do działu HH. Towarem mogą być: - wyroby gotowe sprzedawane i wysyłane do klienta; - wyroby po usługach zlecanych przez klientów; - wyroby do kooperacji zewnętrznej. 6.2 Przekazanie towaru gotowego do wysyłki do Magazynu Przejściowego. Pomieszczenie w Magazynie Przejściowym, w którym składowane są towary gotowe do wysyłki, objęte jest strefą bezpieczeństwa, dostęp osób postronnych do materiałów jest zabroniony. 6.3 Dział HH przekazuje do działu HZ informację o planowanym terminie wysyłki towaru. 6.4 Pracownik Działu HZ kompletuje dokumenty towarzyszące wysyłanemu towarowi. 6.5 Dział HZ zgłasza zapotrzebowanie na własny środek transportu do sekcji HA lub zleca spedytorowi realizację dostawy towaru do ostatecznego odbiorcy. 7. PAKOWANIE TOWARU DO WYSYŁKI 7.1 Towar z wymaganą dokumentacją zostaje spakowany na wydziale P-2A z udziałem pracownika magazynu przejściowego. 7.2 Osoby pakujące odpowiadają za: - weryfikację ilości i rodzaju spakowanego towaru; - kompletność przekazanej wraz ze spakowanym towarem dokumentacji; - przygotowanie wymaganych przywieszek lub naklejek identyfikacyjnych.

6 Str. / Na str. 6 / Przy pakowaniu i zabezpieczeniu ładunku by nie uległ uszkodzeniu w czasie transportu należy zwrócić uwagę na: - wybór odpowiedniego opakowania; - zabezpieczenie zawartości paczki (owinięcie przedmiotów folią bąbelkową oraz wypełnienie paczki np. styropianem, poduszkami powietrznymi); - zaklejenie paczki taśmą firmową z napisem WZL-4 S.A. a w przypadku użycia palety zabezpieczenie by stanowiła z towarem jedną spójną całość; - prawidłowe oznaczenie przesyłki etykiety, naklejki. 7.4 Opakowania produkcyjne, opakowania wysyłkowe zawierające wyroby podlegające kontroli eksportu należy oznaczyć naklejką z napisem MILITARY SHIPMENT. 8. PRZYGOTOWANIE DOKUMENTÓW DO WYSYŁKI TOWARU 8.1 Dział HZ odpowiada za przygotowanie i wydanie spedytorowi dokumentów wysyłkowych: Faktura proforma - zał. nr 1 do instrukcji (wystawia pracownik wydziału HH) Dokument wywozowy - zał. nr 2 do instrukcji (wystawia pracownik działu HZ) Dokument Wz - wydanie na zewnątrz; zał. nr 11 do instrukcji IO NP 53-5/I Gospodarka magazynowa (wystawia pracownik działu HZ). Uwaga: Na każdej stronie w/w dokumentów należy umieścić informację odnoszącą się do klasyfikacji eksportowej wg zasad ujętych w instrukcji nr I.O. NJ /I Zasady postępowania z towarami podwójnego zastosowania List przewozowy List przewozowy wystawia spedytor po przekazaniu niezbędnych informacji przez zlecającego usługę pracownika działu HZ. List przewozowy powinien zawierać następujące informacje: - miejsce i datę jego wystawienia; - nazwę i adres nadawcy; - nazwę i adres przewoźnika; - miejsce i datę przyjęcia towaru do przewozu oraz przewidziane miejsce jego wydania; - nazwę i adres odbiorcy; - powszechnie używane określenie rodzaju towaru oraz sposób opakowania; - ilość sztuk, ich cechy i numery; - wagę brutto lub inaczej wyrażoną ilość towaru;

7 Str. / Na str. 7 / 9 - umówiony termin, w jakim ma być wykonany przewóz; - instrukcje nadawcy dla przewoźnika dotyczące ubezpieczenia przesyłki; - koszty związane z przewozem (przewoźne, koszty dodatkowe, należności celne i inne koszty powstałe od chwili zawarcia umowy do chwili dostawy); - instrukcje niezbędne do załatwienia formalności celnych i innych; - oświadczenie, że przewóz, bez względu na jakąkolwiek przeciwną klauzulę, podlega przepisom Konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów. 8.2 Dla wywozu realizowanego własnym środkiem transportu pracownik HZ wystawia dokument CMR (Międzynarodowy List Przewozowy). Podstawowe informacje znajdujące się na liście CMR dotyczą: - nadawcy; - przewoźnika; - odbiorcy; - towaru; - terminu i miejsca nadania; - przewidzianego miejsca dostawy. 8.3 W przypadku realizacji wysyłki zagranicznej w/w dokumenty sporządzane są w wersji dwujęzycznej. 9. WYBÓR SPEDYTORA 9.1 Transport produktów ITAR/EAR dopuszczalny jest tylko przez zatwierdzoną firmę przewozową. 9.2 Wybór spedytora polega na sprawdzenia możliwości spełnienia przez niego wymagań związanych z Kontrolą Eksportu, przepisami ITAR/EAR. Decyzję podejmuje NJ. 9.3 Ocena zdolności przewozowej spedytora dokonywana przez dział HZ powinna opierać się na n/w czynnikach: - posiadaniu stosownych zezwoleń; - możliwości sprawdzenia spedytora i kierowców realizujących przewóz na listach sygnałów ostrzegawczych; - udzielaniu pełnej informacji w trakcie realizacji zlecenia; - kompletności dostaw; - punktualności dostaw; - bezszkodowości dostaw. 9.4 Przed właściwą umową o świadczeniu usługi spedycyjnej należy zawrzeć z firmą przewozową Umowę o zachowaniu poufności (zwaną również umową NDA z ang. non disclosure agreement) określającą zasady związane z zachowaniem w poufności otrzymanych informacji.

8 10. ZEZWOLENIA NA OBRÓT TOWARAMI STRATEGICZNYMI Str. / Na str. 8 / Wysyłka z Polski towarów o znaczeniu strategicznym realizowana poza obszar celny UE wymaga uzyskania zezwolenia indywidualnego na wywóz w Ministerstwie właściwym do spraw gospodarki. Zasady uzyskania zezwolenia reguluje Ustawa z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. 119 poz.1250 z dnia r. z późniejszymi zmianami) Wszystkie produkty o przeznaczeniu wojskowym pochodzące z USA podlegają przepisom ITAR/EAR. Oznacza to, że eksport z USA oraz re-eksport wyrobu obronnego do kraju trzeciego wymaga uzyskania dodatkowego zezwolenia Departamentu Stanu USA Dokumenty wymagane do złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia: - Oryginał Międzynarodowego Certyfikatu Importowego lub Oświadczenia Końcowego Użytkownika poświadczone przez właściwe organy kraju zagranicznego importera lub odbiorcy; - Dokument handlowy potwierdzający współpracę handlową (np. zamówienie, umowa handlowa) Procedura wnioskowania Dział HZ: - zleca wykonanie tłumaczenia przysięgłego dokumentów wymienionych w pkt 10.3 jeżeli zostały sporządzone w wersji obcojęzycznej; - po otrzymaniu przetłumaczonych dokumentów rozpoczyna procedurę ubiegania się o wydanie zezwolenia; - przedkłada kompletny wniosek do jego weryfikacji i akceptacji; - po uzyskaniu akceptacji uzupełnia wniosek o pozostałe dokumenty i składa komplet dokumentów w Ministerstwie właściwym do spraw gospodarki Na obrót towarami o znaczeniu strategicznym do państw członkowskich Unii Europejskiej Wojskowe Zakłady Lotnicze Nr 4 S.A. uzyskały krajowe zezwolenie generalne ZG- PL-U-1. Potwierdzeniem uzyskania zezwolenia jest wpis w załączniku nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 19 maja 2014r. w sprawie krajowego zezwolenia generalnego Dział HZ jest odpowiedzialny za wnioskowanie o wydanie w/w zezwoleń.

9 11. DOKUMENTY ZWIĄZANE Z NINIEJSZĄ INSTRUKCJĄ Str. / Na str. 9 / 9 1. Przepisy zewnętrzne - Ustawa z dnia 29 listopada 2000 r. o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz. U. 119 poz.1250 z dnia 28 grudnia 2000 r. z późniejszymi zmianami); - Ustawa z dnia 25 maja 2012 r. o zmianie ustawy o obrocie z zagranicą towarami, technologiami i usługami o znaczeniu strategicznym dla bezpieczeństwa państwa, a także dla utrzymania międzynarodowego pokoju i bezpieczeństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2012 r., poz. 707 z późniejszymi zmianami); - Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia 3 sierpnia 2012 r. w sprawie wykazu uzbrojenia, na obrót, którym jest wymagane zezwolenie (Dz. U nr 0 poz. 963 z późniejszymi zmianami); - Rozporządzenie Ministra Gospodarki 29 maj 2013 poz. 619; w sprawie ewidencji obrotu towarami o znaczeniu strategicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 194 z późniejszymi zmianami); - Rozporządzenie Rady (WE) NR 1334/2000 z dnia 22 czerwca 2000 r. ustanawiające wspólnotowy system kontroli wywozu, transferu, pośrednictwa i tranzytu w odniesieniu do produktów podwójnego zastosowania; - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 388/2012 z dnia 19 kwietnia 2012 r. zmieniające rozporządzenie Rady (WE) nr 428/2009 ustanawiające wspólnotowy system kontroli wywozu, transferu, pośrednictwa i tranzytu w odniesieniu do produktów podwójnego zastosowania. 2. Instrukcje wewnętrzne: - Księga WSK; - Instrukcja nr I.O. NJ /I Zasady postępowania z towarami podwójnego zastosowania ; - Instrukcja nr I.O. NP 53-5/I Gospodarka magazynowa. 12. ZAŁĄCZNIKI 1. Faktura Proforma; 2. Dokument wywozowy. 13. ROZDZIELNIK DN, NE, NT, NP, NK, NH, NO, NJ

10 Załącznik Nr 1 do instrukcji Nr I.O. HZ /I Zasady postępowania przy wysyłaniu towarów objętych przepisami ITAR/EAR PROFORMA INVOICE No Faktura Proforma Nr.. ORGINAL/ORYGINAŁ Vendor: Sprzedawca: Vat id number: Numer NIP:.. Name of the Bank: Nazwa banku:.. Account nr: Numer konta:... No Nr Description Nazwa towaru/usługi Place, Issue date: Miejsce, data wystawienia: Units j.m. Currency: Waluta: Purchaser: Nabywca: Vat id number: Numer NIP:.. Payment method: Incoterms: Forma płatności: Quantity Ilość Unit Value Wartość Jednostkowa ( ) Total Value Wartość Całkowita ( ) Using words: Słownie: TOTAL TO PAY: DO ZAPŁATY: the name, the surname and the signature of a person allowed to accept the invoice Imię i nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do otrzymania faktury the name, the surname and the signature of a person allowed to issue the invoice Imię i nazwisko oraz podpis osoby upoważnionej do wystawienia faktury Export control classification / Klasyfikacja eksportowa: ITAR / USML: EAR / ECCN: Polish LU: This document contains no technical data. / Ten dokument nie zawiera danych technicznych. Page 1 of 1 / Strona 1 z 1

11 WOJSKOWE ZAKŁADY LOTNICZE NR 4 SPÓŁKA AKCYJNA ul. Księcia Bolesława 1/3, Warszawa, Polska Export Document / Dokument Wywozowy Ship To / Dostawa do: Sold To / Sprzedany do: Freight Forwarder / Spedytor: Załącznik Nr 2 do instrukcji Nr I.O. HZ /I Zasady postępowania przy wysyłaniu towarów objętych przepisami ITAR/EAR Export Doc No:.. / / (DD/MM/YYYY) Vendor / Sprzedawca: Wojskowe Zakłady Lotnicze Nr 4 S.A. ul. Księcia Bolesława 1/ Warszawa, Polska Vat id number / Numer NIP : PL Intermediate Consignee / Odbiorca Pośredni: Ultimate Consignee/End User / Ostateczny Odbiorca/Końcowy Użytkownik: Carrier / Przewoźnik Case QTY / Ilość opakowań Incoterms Bill of Lading / List przewozowy Airway Bill Number Nr listu lotniczego Case No / Nr Sprawy: Type / Typ: Net Weight / Waga netto: Gross Weight / Waga brutto: No / Nr: Material: Description / Nazwa towaru: License No / Nr licencji: HT code / Kod taryfy celnej: QTY / Ilość UoM / j.m. Unit Value / Wartość jednostkowa: Total Value / Wartość całkowita: CoO / Kraj pochodzenia: Delivery No / Nr dostawy: PO/Item No / Nr zamówienia/pozycji: USML: ECCN: LU: Re-Export Authority / Zezwolenie na reeksport: Fair market value / Wartość celna: Total Fair market value / Całkowita wartość celna: Sales Order/Serial No Nr zlecenia sprzedaży/seryjny: Remarks / Uwagi: End User / Country of Origin / Końcowy użytkownik: Kraj pochodzenia: Page 1 of 1 / Strona 1 z 1