Zakładanie nowej bazy danych

Transkrypt

1 Dokumentacja programu e Zoz Zakładanie nowej bazy danych Wersja Zielona Góra

2 W programie ee e Zoz można założyć dowolną ilość baz danych (np. dla kilku świadczeniodawców pracujących na jednym komputerze lub kilka baz testowych), dla których wspólna pozostaje jedynie baza użytkowników, haseł i ustawień wyświetlania okien oraz tabel programu. Utworzenie nowej bazy danych może zostać wykonane dwoma sposobami. Podczas instalacji programu należy zaznaczyć Dodaj nową bazę danych, lub wybierając w menu Start systemu Windows Programy->eZoz->Utworzenie nowej bazy danych (np. dodatkowej bazy lub kiedy poprzednia próba zakładania bazy danych zakończyła się niepowodzeniem). Opisana w niniejszym dokumencie procedura dotyczy każdorazowego zakładania nowej bazy danych na komputerze z przeprowadzoną pełną instalacją programu (wybranie Instalacja programu podczas procedury instalacyjnej). Po uruchomieniu procedury na ekranie pojawi się poniższa formatka ekranowa W polu Nazwa połączenia (1) należy podać nazwę połączenia (najlepiej nazwę skróconą świadczeniodawcy, lub opis bazy danych). Będzie ona jednoznacznie identyfikowała zawarte w niej dane. Standardowo nosi ono nazwę Domyślne. Zaznaczając jedną z opcji w grupie Źródło danych do zaimportowania (2), określa się czy i ewentualnie z jakiego źródła pochodzić będą dane do zaimportowania. Jeżeli pozostanie wybrana pozycja Brak, utworzona baza danych będzie pusta. Oznacza to, że wszystkie dane personelu, deklaracji, osobowe, szkół wprowadzone zostaną przez operatora. Jest to sytuacja zalecana jedynie dwóch przypadkach. Pierwszym z nich jest chęć sprawdzenia funkcjonalności programu w formie testowej, bez konieczności wykonania migracji danych z dotychczasowego oprogramowania a drugim rozpoczęcie nowej działalności przez świadczeniodawcę. W przeciwnym wypadku konieczne jest zaznaczenie jednej z trzech pozostałych opcji: Pakiet Świadczeniodawcy, Pliki XML lub Pliki CSV. Spowoduje to zmianę wyglądu okna importu na jeden z pokazanych na następnych stronach. 2

3 Poniższy ekran pokazuje opcje dostępne podczas importu danych z Pakietu Świadczeniodawcy Poniższy ekran pokazuje opcje dostępne podczas importu danych z plików XML 3

4 Poniższy ekran pokazuje opcje dostępne podczas importu danych z plików CSV Naciskając na przycisk(i) 3, należy wskazać plik wymiany danych, zgony z opisem pola. Pojawi się formatka widoczna na następnej stronie. Po wskazaniu pliku wymiany, należy nacisnąć przycisk Otwórz. 4

5 Dla importu z Pakietu Świadczeniodawcy oraz z plików CSV będą to pliki zgodne z opisem pola a dla plików XML należy wskazać folder, w którym znajdują się dokumenty XML zawierające: - plik ostatniego wykonanego eksportu całościowego deklaracji POZ (DEKL) - obligatoryjnie - wszystkie odebrane z NFZ pliki rozliczenia deklaracji POZ (Z_RDP) - opcjonalnie - wszystkie odebrane z NFZ pliki weryfikacji deklaracji POZ (Z_WDP) - opcjonalnie Pliki mogą być dodatkowo spakowane w formacie ZIP lub GZIP. Pliki wymiany XSP oraz CSV muszą być utworzone zgodnie z procedurą, opisaną w dokumencie Migracja danych. W kolejnym kroku, należy wskazać elektroniczna wersję plików umów w (formacie umx), poprzez kliknięcie przycisku 4 w tabeli Pliki umów z NFZ. Po wskazaniu pliku umowy, należy nacisnąć przycisk Otwórz. Ten punkt trzeba powtórzyć dla ostatnich wersji umów lub aneksów jakie zostały podpisane z NFZ w latach Aktualne wersje elektroniczne umów dostępne są na Portalu Świadczeniodawcy lub SZOI. Dla baz testowych i w przypadku jeżeli świadczeniodawca aktualnie nie posiada tych plików, można pominąć ten punkt. Wczytanie umów konieczne jest przed wykonaniem pierwszej komunikacji z NFZ, lub przed rozpoczęciem wprowadzania danych o świadczeniach ambulatoryjnych. Dokładny opis wykonania tej czynności znajduje się w Dokumentacji użytkownika. Na dole okna Tworzenie nowej bazy danych należy wybrać, czy baza ma być testowa (5) (tylko do celów poznawczych i testowych bez możliwości wymiany danych z NFZ) czy produktywna (baza docelowa z do wymiany danych z NFZ). W drugim przypadku można zaznaczyć również pole Utwórz bazę testową co spowoduje utworzenie obu baz jednocześnie. 5

6 Przykładowo wypełniona formatka znajduje się poniżej. Aby kontynuować proces zakładania nowej bazy danych należy nacisnąć przycisk Utwórz (6) znajdujący się w lewym górnym rogu formatki. W następnym kroku zakładane są pliki baz danych. Po zakończeniu tego procesu program wymagał będzie podania danych świadczeniodawcy. W grupie Dane podstawowe (1) należy wypełnić wszystkie dane ewidencyjne. Używane one będą w sprawozdaniach składanych do NFZ oraz w fakturach i rachunkach za wykonane usługi. Szczególną uwagę należy zwrócić na pole wyboru Oddział NFZ (2). Określa ono oddział NFZ, z którym świadczeniodawca ma podpisaną umowę. W zależności od wybranej pozycji dane w grupach Informacje techniczne (3) oraz Komunikacja (4) uzupełniane są domyślnymi wartościami (na podstawie informacji uzyskanych z poszczególnych oddziałów NFZ). Szczególnie ważne jest wypełnienie pola Kod świadczeniodawcy (2a). Identyfikuje ono jednoznacznie świadczeniodawcę, z którym prowadzona jest komunikacja od strony NFZ, a także dla którego generowane są pliki umów oraz inne dokumenty elektroniczne. Podczas importu danych, a także wczytywania umów, porównywana jest wartość podana przez świadczeniodawcę w formularzu z danymi 6

7 wewnątrz tych dokumentów. Jeżeli nie będą one zgodne, program nie pozwoli ich wczytać i proces zakładania nowej bazy danych nie powiedzie się. Następne kroki opisują sposób wypełniania formatki wymagany tylko dla baz produktywnych. Należy odróżnić dwa rodzaje wypełniania danych w grupach 3 i 4. Związane one są ze specyfiką oddziałów NFZ oraz ich wewnętrznymi systemami informatycznymi i procedurami wymiany danych. Postępowanie dla oddziałów Dolnośląskiego, Lubuskiego, Łódzkiego, Małopolskiego, Opolskiego, Podkarpackiego, Pomorskiego i Śląskiego W grupie Informacje techniczne (3) w pozycjach Kod instalacji (5) oraz Kod długi instalacji (6) należy wpisać odpowiednie dane z dokumentu pod nazwą Informacje o instalacji dla systemu otwartego uzyskanego z właściwego oddziału NFZ. Szczególną uwagę należy zwrócić na poprawność wprowadzonych danych. Jeżeli świadczeniodawca dysponuje elektroniczną wersją tego dokumentu (do pobrania z Portalu Świadczeniodawcy) zalecana jest metoda kopiowania zaznaczonych danych do schowka (zaznaczyć odpowiednie dane w dokumencie i nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl oraz C ) a następnie wklejenia ich do odpowiedniego pola w formatce (wejść do pola w formatce i nacisnąć jednocześnie klawisze Ctrl oraz V). Podobnie należy postąpić z polami Adres (7) Użytkownik (8) i Hasło (9) w grupie Komunikacja (4) proszę wpisać dane z dostarczonego dokumentu. Pozostałe pola wypełniane są domyślnymi wartościami i nie powinno się ich zmieniać, jeżeli nie wstępują żadne problemy w przeprowadzaniu komunikacji. Jeżeli świadczeniodawca dysponuje odpowiednią widzę techniczną, może porównać ich zawartość z danymi przekazanymi we wspomnianym wcześniej dokumencie, w celu upewnienia ich poprawności. Uwaga! W oddziale Małopolskim dane z zakresu POZ i Kolejek Oczekujących przekazywane są za pośrednictwem Portalu ISI. W związku z tym sprawdzić należy poprawność domyślnie wypełnionego pola Adres Portalu Świadczeniodawcy. Służy ono do ułatwienia pracy poprzez automatyczne otwieranie domyślnej przeglądarki internetowej z adresem serwera portalu, w celu pobrania komunikatów zwrotnych z NFZ lub odpowiednio zaraz po wygenerowaniu komunikatów do pliku w celu wysłania ich do oddziału NFZ Formatka z przykładowymi danymi 7

8 Postępowanie dla oddziałów: Kujawsko-Pomorskiego, Lubelskiego, Mazowieckiego, Podlaskiego, Świętokrzyskiego, Warmińsko-Mazurskiego, Wielkopolskiego, Zachodniopomorskiego Pozycje w grupie Informacje techniczne (3) wypełniane są automatycznie zaraz po określeniu właściwego oddziału (nie można ich zmienić). W grupie Komunikacja (4) pole Adres serwera SZOI (10) wypełniane jest automatycznie. Służy ono do ułatwienia pracy poprzez automatyczne otwieranie domyślnej przeglądarki internetowej z adresem serwera SZOI w celu pobrania komunikatów zwrotnych z NFZ lub odpowiednio zaraz po wygenerowaniu komunikatów do pliku w celu wysłania ich do oddziału NFZ. Adresu tego nie powinno się zmieniać, jeżeli nie wstępują żadne problemy w połączeniu internetowym do OW. Formatka z przykładowymi danymi Uwaga 1! Jeżeli podczas instalacji pojawił się jeden z komunikatów pokazanych poniżej, oznacza to iż w oknie Dane świadczeniodawcy w polu Kod świadczeniodawcy (2a), wpisano wartość niezgodną z zawartością pliku wymiany. W programie wprowadzono kontrolę pochodzenia plików danych tak aby nie było możliwości omyłkowego wczytania deklaracji i umów nie należących do świadczeniodawcy. W większości przypadków pojawienie się komunikatu, świadczy o pomyłce podczas wypełniania wspomnianego wyżej pola. W takiej sytuacji, należy zanotować wartość oznaczoną czerwoną elipsą, zakończyć aktualną operację zakładania bazy danych i przystąpić do jej ponownego wykonania, wpisując w oknie Dane świadczeniodawcy w polu Kod świadczeniodawcy zanotowaną wcześniej, poprawną wartość. 8

9 Uwaga 2! Od stycznia 2008, deklaracje medycyny szkolnej typu SI są nieprawidłowe i należy je zmienić na typ SI.1 lub SI.2. W przypadku tworzenia nowej bazy danych o występujących niezgodnościach program ee e Zoz poinformuje poniższym komunikatem. Po naciśnięciu przycisku Tak wszystkie deklaracje zawierające typ szkoły SI zostaną automatycznie zmienione na typ szkoły SI.1, natomiast po naciśnięciu NIE program ee e Zoz wyświetli poniższy komunikat i konieczna będzie zmiana typy szkół manualna lub przy użyciu narzędzia do grupowej zmiany w module Administrator. Uwaga 3! W oddziałach z którymi dotychczas prowadzona była komunikacja za pomocą kanałów VPN (przed przeprowadzeniem transmisji należało uruchomić specjalny program kodujący), sposób postępowania nie ulega zmianie. Należy najpierw zestawić szyfrowany kanał VPN (uruchomić dotychczasowy program szyfrujący) a następnie wysyłać lub odbierać dane z programu ee e Zoz. Z naszych informacji wynika, że dotyczy to oddziałów Pomorskiego i Podkarpackiego. 9

10 Przywracanie statusu Złożona dla deklaracji importowanych z Pakietu Świadczeniodawcy Istnieje możliwość importu danych z Pakietu Świadczeniodawcy w przypadku, gdy wszystkie deklaracje zostały w nim wycofane zgodnie z procedurą migracji danych opisaną w poradniku NFZ. Podczas importu danych z pliku xsp, program sprawdza, czy większość deklaracji ma status Wycofana. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce wyświetlony zostaje poniższe okno. W polu 1 wskazywana jest data ostatniego wycofania deklaracji w Pakiecie Świadczeniodawcy. Powinna ona być zgodna z datą wykonania całościowego wycofania deklaracji. Można ją również zmodyfikować. Jeżeli użytkownik wyraża chęć przywrócenia statusów deklaracji wycofanych z datą wskazaną w polu 1, powinien nacisnąć Tak, w przeciwnym wypadku nacisnąć Nie. Po zakończeniu przywracania deklaracji wyświetlony zostanie komunikat podsumowujący pokazany poniżej. Pamiętać należy aby w programie e ee Zoz wprowadzić wszelkie zmiany w deklaracjach, które zostały wykonane po ich wycofaniu w Pakiecie Świadczeniodawcy, tak aby osiągnąć zgodność ze stanem faktycznym (papierowym). 10