U M O W A (PROJEKT) nr /2012 zawarta w dniu.. 2012 r. w Warszawie pomiędzy:................................. NIP:.............................., zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym. a................................. NIP:.............................., zwanym w dalszej części umowy Wykonawcą. razem zwanymi Stronami. 1. Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest: a. Produkcja i postprodukcja filmów promocyjnych i prezentacji. b. Przygotowanie i produkcja materiałów promocyjnych - webinary. 2. Termin realizacji 1. Realizacja przedmiotu umowy będzie trwać od dnia podpisania Umowy, do dnia 15 lutego 2014 r., zgodnie z harmonogramem realizacji przedmiotu umowy, stanowiącym Załącznik nr 3. 3. Bezpieczeństwo danych 1. Z dniem podpisania niniejszej Umowy, Zamawiający udostępni Wykonawcy wszelkie dostępne dokumenty w zakresie niezbędnym do wykonania przedmiotu Umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić bezpieczeństwo danych przekazanych na podstawie ust. 1, a w szczególności: 1) Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100 poz. 1024) i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z tymi przepisami. W szczególności do obowiązków tych należy stworzenie i stosowanie przy przetwarzaniu danych osobowych odpowiednich procedur i zabezpieczeń technicznych, informatycznych i prawnych wymaganych przepisami prawa; 2) Strony uzgadniają, że wszelkie dokumenty, materiały, dane i inne informacje związane z niniejszą Umową są poufne i są objęte tajemnicą. Strony zobowiązują się do dołożenia najwyższej staranności w celu zapewnienia tajemnicy danych, o których mowa wyżej. Zastrzeżenie to nie dotyczy udostępnienia niniejszej Umowy ustawowym organom kontrolnym, właściwym dla każdej z umawiających się Stron. Tajemnicą nie są objęte informacje ogólnie dostępne; 1/7
3) Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z niniejszą Umową przetwarzania danych, o których mowa w ust. 1. 3. Wykonawcy nie wolno wykorzystywać jakichkolwiek danych i informacji pozyskanych w toku realizacji niniejszej Umowy w innych celach, niż określone w niniejszej Umowie, jak również ich publikować, bez uprzedniej wyrażonej na piśmie zgody Zamawiającego. 4. Powyższego zobowiązania nie narusza ujawnianie informacji: 1) dostępnych publicznie; 2) uzyskanych niezależnie i zgodnie z prawem z innych źródeł; 3) co do których uzyskano pisemną zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie; 4) których ujawnienie może być wymagane na podstawie przepisów prawa. 5. W przypadku ujawnienia lub wykorzystania jakichkolwiek danych i informacji pozyskanych w toku realizacji niniejszej Umowy w innych celach, niż określone w niniejszej Umowie, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 8 ust. 1 niniejszej Umowy. Jeżeli jednak szkoda poniesiona przez Zamawiającego przewyższy wysokość kary umownej, o której mowa powyżej, Zamawiający będzie miał prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej, na zasadach ogólnych. 5. Prawa autorskie 1. Wykonawca oświadcza, że: 1) wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.), jakimi będzie się posługiwał w toku realizacji usług objętych niniejszą Umową, a także powstałych w jej trakcie lub wyniku, będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim a w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych tych osób, 2) nabędzie prawa, w tym autorskie prawa majątkowe oraz wszelkie upoważnienia do wykonywania praw zależnych od osób, którymi będzie posługiwać w ramach realizacji umowy, a także uzyska od tych osób nieodwołalne zezwolenia na wykonywanie zależnych praw autorskich oraz na wprowadzenie zmian bez konieczności ich uzgadniania z osobami, którym mogłyby przysługiwać autorskie prawa osobiste, 3) nie dokonał i nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami majątkowymi w zakresie, jaki uniemożliwiłby ich nabycie przez Zamawiającego i dysponowanie na polach eksploatacji określonych w Umowie. 2. Wykonawca przyjmuje na siebie odpowiedzialność za naruszenie dóbr osobistych lub praw autorskich i pokrewnych osób trzecich, spowodowanych w trakcie lub w wyniku realizacji usług objętych Umową lub dysponowania przez Zamawiającego utworami, do których Wykonawca przeniósł prawa na Zamawiającego, a w przypadku skierowania z tego tytułu roszczeń przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca zobowiązuje się do całkowitego zaspokojenia roszczeń osób trzecich oraz do zwolnienia Zamawiającego z obowiązku świadczenia z tego tytułu a także zwrotu i wynagrodzenia Zamawiającemu poniesionych z tego tytułu kosztów i utraconych korzyści. 3. Z dniem zapłaty wynagrodzenia, Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do utworów określonych w 5 ust. 1 Umowy, w zakresie rozporządzania nimi i korzystania z nich przez czas nieoznaczony na wszystkich polach eksploatacji, w szczególności obejmujących: 1) utrwalanie (sporządzanie egzemplarza, który mógłby służyć publikacji utworu); 2) digitalizację; 3) wprowadzenie do pamięci komputera; 4) sporządzenie wydruku komputerowego; 5) zwielokrotnienie poprzez druk lub nagranie na nośniku magnetycznym w postaci elektronicznej; 2/7
6) wprowadzenie do odbioru; 7) nieodpłatne wypożyczenie lub udostępnienie zwielokrotnionych egzemplarzy; 8) wprowadzenie w całości lub w części do sieci komputerowej Internet w sposób umożliwiający transmisję odbiorczą przez zainteresowanego użytkownika łącznie z utrwalaniem materiałów w pamięci RAM; - w oryginalnej (polskiej) wersji językowej i w tłumaczeniu na języki obce, wraz z prawem do dokonywania opracowań, przemontowań i zmian układu, na terytorium Polski oraz poza jej granicami a także upoważnia Zamawiającego do wykonywania zależnego prawa autorskiego. 6. Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do prawidłowego wykonania wszelkich prac związanych z realizacją przedmiotu umowy zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy i obowiązującym prawem. 2. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o trudnościach w realizacji przedmiotu umowy, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji. 3. Wykonawca zapewni niezbędny personel i narzędzia do właściwego i terminowego wykonania przedmiotu umowy. 4. Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy oraz do zapewnienia zachowania w tajemnicy przez osoby realizujące Umowę w jego imieniu, informacji oraz dokumentów przekazanych przez Zamawiającego w ramach realizacji Umowy. 7. Obowiązki Zamawiającego 1. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszystkie informacje lub dokumenty będące w jego posiadaniu, niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. 2. Zamawiający będzie, na ile jest to możliwe, współpracować z Wykonawcą przy dostarczaniu informacji, których Wykonawca może zażądać w celu prawidłowej realizacji umowy. 8 Wynagrodzenie Wykonawcy 1. Za wykonanie przedmiotu umowy, Zamawiający zapłaci na rzecz Wykonawcy wynagrodzenie w kwocie (słownie:..) złotych brutto. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 zostanie każdorazowo zapłacone w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego poprawnie wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT po otrzymaniu i zatwierdzeniu przez Zamawiającego poszczególnych sprawozdań oraz po przyjęciu przez Zamawiającego wykonanych poszczególnych zadań w danym okresie rozliczeniowym, określonym w ust. 3. Wykonawca każdorazowo dostarczy faktury VAT w terminie 1 dnia roboczego od zatwierdzenia przez zamawiającego sprawozdania. 3. Strony ustalają cztery okresy rozliczeniowych: 1) Pierwszy od dnia podpisania umowy do dnia 15 lutego 2013 r. 2) Drugi od dnia 1 marca 2013 r. do dnia 19 lipca 2013 r. 3) Trzeci od dnia 1 czerwca 2013 r do dnia 15 listopada 2013 r. 4) Czwarty od dnia 1 grudnia 2013 r. do dnia 14 lutego 2014 r. 4. Dniem zapłaty będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. Faktury będą wystawiane na: 6. Zapłata wynagrodzenia zostanie dokonana przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany w fakturze. 7. Zamawiający dopuszcza wypłatę wynagrodzenia w formie zaliczek na poczet wykonywanych prac. 3/7
9. Akceptacja i odbiór prac 1. Wykonawca będzie przygotowywał sprawozdania z okresów rozliczeniowych i będzie składać je wraz z Załącznikami Zamawiającemu w formie pisemnej, 2. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1, będą przekazywane Zamawiającemu najpóźniej w terminie 1 dnia roboczego po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego, 3. Sprawozdania, o których mowa w ust. 1 Wykonawca przekazuje Zamawiającemu również w wersji elektronicznej, przy czym w przypadku wystąpienia różnicy pomiędzy wersją elektroniczną a wersją pisemną, za obowiązującą uznaje się wersję pisemną, 4. Osobą, która podpisywać będzie sprawozdania, o których mowa w ust. 1, musi być odpowiedzialna za współpracę wymieniona w par. 13, 5. Zamawiający dokona oceny w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania każdego ze sprawozdań, o których mowa w ust. 1, wraz z załącznikami, i zdecyduje o jego zatwierdzeniu albo niezatwierdzeniu w całości albo w części, 6. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego istotnych braków lub nieprawidłowości w przekazanym mu sprawozdaniu lub załączniku do niego, Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia sprawozdania lub załącznika do niego poprawionych zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego braków lub nieprawidłowości. 7. Zatwierdzenie w akceptacji Zamawiającego projektów graficznych wyglądu serwisu zostanie wykonane na podstawie protokołu przyjęcia dzieła. 8. Sprawozdania z wszystkich okresów rozliczeniowych stanową załącznik do końcowego protokołu wykonania prac. 9. Wzory sprawozdania oraz protokołów zostaną przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. 4/7
10. Logo Unii Europejskiej oraz Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (POIG) 1. Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszej Umowy przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujące logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) oraz logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka wraz z Księgą Znaku. 2. Wykonawca umieści logo Unii Europejskiej, logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz informację o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach EFRR we wszystkich miejscach, w których realizowane będą działania w ramach umowy jak również w materiałach promocyjnych i informacyjnych oraz na wszelkich materiałach wykorzystywanych do realizacji umowy. 11. Logo Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) oraz logo portalu Wspieramy e- biznes 1. Zamawiający na potrzeby realizacji niniejszej Umowy przekaże Wykonawcy w wersji elektronicznej obowiązujące logo PARP wraz z Księgą Identyfikacji Wizualnej PARP oraz logo web.gov.pl wraz z Księgą Znaku. 2. Wykonawca umieści logo PARP oraz logo web.gov.pl we wszystkich miejscach, w których realizowane będą działania w ramach umowy jak również w materiałach promocyjnych i informacyjnych, na podstronie www oraz na wszelkich materiałach wykorzystywanych do realizacji umowy. 12. Kontrola 1. Wykonawca zapewni Zamawiającemu oraz innym uprawnionym podmiotom pełny wgląd we wszystkie dokumenty związane bezpośrednio lub pośrednio z realizacją umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontroli dokonywanej przez Zamawiającego oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji umowy. 3. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 2, Wykonawca udostępnia kontrolującym dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty elektroniczne związane z realizacją umowy. 13 Osoby do kontaktu 1. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za współpracę jest: Dane ww. osoby: Dane ww. osoby: Imię i nazwisko: Stanowisko: Tel.: Fax: E-mail: 2. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za współpracę jest: Dane ww. osoby: Imię i nazwisko:. Tel.: E-mail:. 14 Odstąpienie od umowy Zamawiający może odstąpić od umowy lub od jej części, bez wypłaty jakiegokolwiek odszkodowania, w następujących przypadkach: 1) bez wyznaczania terminu dodatkowego, bez prawa Wykonawcy do wynagrodzenia nawet przed terminem wykonania przedmiotu umowy, jeżeli dotychczasowy przebieg prac wskazywać będzie, iż nie jest prawdopodobnym wykonanie Umowy lub jej części w 5/7
umówionym terminie, w terminie 1 miesiąca od dnia kiedy powziął wiadomość o okolicznościach uzasadniających odstąpienie od Umowy z tych przyczyn; 2) gdy Wykonawca wykonuje Umowę lub jej część w sposób sprzeczny z Umową, w szczególności zleca wykonanie prac będących przedmiotem umowy innym osobom niż wskazane w ofercie lub rozszerza zakres podwykonawstwa poza wskazany w ofercie bez zgody Zamawiającego, i nie zmienia sposobu realizacji Umowy mimo wezwania go do tego przez Zamawiającego w terminie 1 miesiąca od upływu terminu określonego w tym wezwaniu; 3) gdy Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne bądź naprawcze, w terminie 1 miesiąca od dnia kiedy powziął wiadomość o okolicznościach uzasadniających odstąpienie od Umowy z tych przyczyn; 4) gdy Wykonawca nie jest w stanie usunąć lub nie zdoła usunąć w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie istotnych wad przedstawionego do odbioru przedmiotu Umowy, w terminie 1 miesiąca od upływu tego terminu 5) jeżeli Wykonawca złoży fałszywe oświadczenie w ramach realizacji niniejszej Umowy albo oświadczenie niekompletne, którego nie uzupełni w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, w terminie 1 miesiąca od dnia kiedy Zamawiający powziął informacje o okolicznościach warunkujących odstąpienie od Umowy; 6) jeżeli Wykonawca zaprzestanie realizacji Umowy lub opóźnienie w realizacji działań określonych w harmonogramie, stanowiącym Załącznik nr 3 do Umowy, będzie trwało dłużej niż 1 miesiąc, w każdym czasie do dnia kiedy upływa termin określony w 2 Umowy. 15 Kary umowne 1. W przypadku opóźnienia realizacji prac będących przedmiotem Umowy, w stosunku do terminów określonych w Harmonogramie realizacji przedmiotu umowy lub terminów określonych par. 9 ust. 2 i 6, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,1% wynagrodzenia brutto, o którym mowa 8 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, zapłaci on Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wynagrodzenia brutto, o którym mowa 8 ust. 1 umowy. 3. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, na zasadach ogólnych przewidzianych w Kodeksie cywilnym. 4. Roszczenia z tytułu kar umownych będą pokrywane z wynagrodzenia należnego Wykonawcy lub przez Wykonawcę na podstawie pisemnego wezwania do zapłaty, w zależności od wyboru Zamawiającego. 5. Na kary umowne zostanie wystawiona nota obciążeniowa przez Zamawiającego. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kar umownych na rachunek bankowy zamawiającego wskazany w nocie obciążeniowej, w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania takiej noty. 16 Zmiana umowy 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej umowy w przypadkach gdy: 1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia i/lub 2) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym, a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację Projektu systemowego Wspieramy e-biznes platforma internetowa wspierająca realizację Działań 8.1 i 8.2 PO IG. 17 Postanowienia końcowe 6/7
1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania. 2. Wszelkie spory mogące wynikać w związku z realizacją mniejszej Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego 3. W sprawach, których nie reguluje niniejsza umowa, będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu cywilnego, oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 4. Niniejszą umowę wraz z załącznikami sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 5. Integralną część umowy stanowią następujące załączniki: Załącznik nr 1 do Umowy - Zakres Zadań Wykonawcy Załącznik nr 2 do Umowy - Oferta Wykonawcy Załącznik nr 3 do Umowy - Harmonogram realizacji przedmiotu umowy. Podpisy: Zamawiający Wykonawca 7/7
Załącznik nr 1 Zakres Zadań Wykonawcy W celu realizacji zadania Wykonawca zobowiązany będzie do: 1. Nagranie oraz wyprodukowanie 20 filmów związanych z eusługą i procesem sprzedaży podczas 10 dni zdjęciowych. A w szczególności: a. nagranie aparatem fotograficznym typu lustrzanka podczas każdego z 10 dni zdjęciowych materiału do 2 filmów. Zapewnienie podczas nagrań kompletnego sprzętu nagrywającego, świateł oraz mokrofonu typu mikro port. b. Stworzenie i wyprodukowanie czołówki do filmów na bazie logotypu S4R. c. Wykorzystanie w firmach motywu muzycznego dostarczonego przez Zamawiającego. d. Wyprodukowane na bazie nagranego materiału 20 filmów o długości od 10-15 każdy minut w rozdzielczości full HD. e. Umieszczenie wyprodukowanych i zaakceptowanych filmów na kanale YouTube Zamawiającego. f. Przekazanie autorskich praw majątkowych do czołówki, nagrań oraz do wyprodukowanych filmów. 2. Obsługę techniczną i produkcję internetowych seminariów, tzw webinariów. A w szczególności: a. Zapewnienie infrastruktury, oprogramowania, świateł, kamery i mikrofonu typu mikroport do realizacji średnio 1 transmisji miesięcznie, łącznie 18 transmisji. Referencyjną funkcjonalnością infrastruktury do realizacji webinarów jest funkcjonalność serwisu Cisco Webex. Średnia przewidywana długość transmisji wynosi 60 minut. b. Nagranie seminarium w postaci filmu i umieszczenie filmów na kanale YouTube Zamawiającego. 8/7
Załącznik nr 3 Harmonogram realizacji przedmiotu umowy Wykonanie przedmiotu umowy zostaje podzielone na cztery okresy rozliczeniowe opisanych w 8 punkt 3 niniejszej umowy. Plan prac do wykonania w poszczególnych okresach rozliczeniowych: Okres rozliczeniowy Pierwszy Drugi Trzeci Czwarty Zadania do wykonania 1. Produkcja i postprodukcja 8 filmów 2. Obsługę techniczną i produkcję 6 internetowych seminariów 1. Produkcja i postprodukcja 4 filmów 2. Obsługę techniczną i produkcję 5 internetowych seminariów 1. Produkcja i postprodukcja 4 filmów 2. Obsługę techniczną i produkcję 4 internetowych seminariów 1. Produkcja i postprodukcja 4 filmów 2. Obsługę techniczną i produkcję 3 internetowych seminariów 9/7