I. Podstawowe informacje NOWY ROZKŁAD JAZDY 13.12.2015 eventy promocyjne OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i organizacja pięciu eventów tj.: trzech eventów na wskazanych przez PKP Intercity SA (dalej zwanym Zamawiającym) dworcach kolejowych w dniu 13.12.2015 roku, dwóch aktywności/eventów podczas dwóch przejazdów pociągów kategorii IC w dniu 13.12.2015 roku. II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Opis wydarzenia: a) Event na Dworcu Warszawa Centralna w dniu 13.12.2015r, w godzinach: 6.00-14.00. b) Event na Dworcu Bydgoszcz Główna w dniu 13.12.2015r, w godzinach:7.00-13.00. c) Event na Dworcu Białystok w dniu 13.12.2015r.w godzinach: 05.-12.00 (w tym przypadku jest możliwa zmiana lokalizacji na inne miasto, wynikające z rozkładu jazdy i wprowadzenia pociągu kategorii IC. d) Aktywności w pociągu kategorii IC podczas pierwszego przejazdu pociągu ze stacji Bydgoszcz Główna do stacji Warszawa Centralna w dniu 13.12.2015. Odjazd pociągu o godzinie 7.32, przyjazd do Warszawy 10.47. e) Aktywności w pociągu kategorii IC podczas pierwszego przejazdu pociągu ze stacji Białystok do stacji Warszawa Centralna w dniu 13.12.2015. Odjazd pociągu o godzinie 5.26, przyjazd do Warszawy 8.30. Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany aktywności/lokalizacji wskazanej w pkt. c) i e) powyżej na inną wynikającą z wprowadzanego nowego rozkładu jazdy oraz zmiany strategii komunikacji marketingowej, z zastrzeżeniem, że zmiana ta nastąpi najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia. 2. Cel imprezy: Działania promujące benefity dla podróżnych w związku z wprowadzeniem nowego rozkładu jazdy a wraz z nim nowych pociągów kategorii IC: wygodniejszą podróż, krótsze czasy przejazdów i więcej połączeń, nowe kierunki. Działania będą przeprowadzone w oparciu o promocję nowych pociągów typu EZT (Elektrycznych Zespołów Trakcyjnych) tj. Flirt oraz PesaDART. Opis obu pociągów znajduje się w załączniku nr 1 i nr 2. Z tej okazji odbędzie się event na Dworcu Warszawa Centralna, event na Dworcu w Bydgoszczy oraz event na Dworcu w Białymstoku (lub inny wskazanym). Ponadto w pierwszym pociągu wyjeżdżającym tego dnia z Bydgoszczy oraz w pierwszym pociągu wyjeżdżającym tego dnia z Białegostoku (lub innego wskazanego miasta) odbędą się aktywności promocyjne. 3. Termin: 13 grudnia 2015r. 4. Lokalizacja: Dworzec Warszawa Centralna, Dworzec Bydgoszcz Główna, Dworzec Białystok (lub inny wskazany), pociąg jadący z Bydgoszczy do Warszawy oraz pociąg jadący z Białegostoku do Warszawy. 5. Uczestnicy: a) Dworzec Warszawa Centralna minimum 1000 osób, podróżujący przebywający na Dworcu oraz dziennikarze. b) Dworzec Bydgoszcz Główna minimum 500 osób, podróżujący przebywający na Dworcu oraz dziennikarze.
c) Dworzec Białystok (lub inny wskazany) minimum 500 osób, podróżujący przebywający na Dworcu oraz dziennikarze. d) Osoby podróżujące z Bydgoszczy do Warszawy max 350 osób. e) Osoby podróżujące z Białegostoku do Warszawy (lub inny wskazany) max. 350 osób. 6. Harmonogram: a) Harmonogram dnia Dworzec Warszawa Centralna: 12.12.2015: 18:00-20.00 odprawa 13.12.2015: 04.00-05.30 montaż 06.00-14.00 czas trwania eventu 10: 47 wjazd pociągu Flirt³ z Bydgoszczy na Dworzec Warszawa Centralna 08: 30 wjazd pociągu PesaDART z Białegostoku na Dworzec Warszawa Centralna 14.00-16.00 demontaż b) Harmonogram dnia Dworzec Bydgoszcz Główna: 12.12.2015: 19.00-20.00 odprawa 13.12.2015: 05.30-06.30 montaż 07.00-13.00 czas trwania eventu 14.00-15.00 demontaż c) Harmonogram dnia Dworzec Białystok: 12.12.2015: 19.00-20.00 odprawa 13.12.2015: 04.00-05.00 montaż 05.00-12.00 czas trwania eventu 12.00-13.00 demontaż d) Harmonogram przejazdu pociągu kategorii IC na trasie Bydgoszcz - Warszawa: 13.12.2015: 07.00 gotowość na Dworcu 07.32 wyjazd z Bydgoszczy pociągu Flirt³ 07:32 10.47 Czas trwania aktywności na pokładzie pociągu 10.47 przyjazd na Dworzec Warszawa Centralna e) Harmonogram przejazdu pociągu kategorii IC na trasie Białystok- Warszawa: 13.12.2015: 05.00 gotowość na Dworcu 05.26 wyjazd z Białegostoku pociągu PesaDart 05.26 08.30 Czas trwania aktywności na pokładzie pociągu 08.30 przyjazd na Dworzec Warszawa Centralna 7. Zamawiający w ramach realizacji wydarzenia zapewni we własnym zakresie: 7.1. Wynajem lokalizacji w Warszawie: w tym powierzchnię przeznaczoną do strefy animacji, miejsce do postawienia ścianki, fotobudki, flag oraz pomieszczenie przeznaczone na pressroom, miejsce na peronach dla prasy i hostess.
7.2. Wynajem lokalizacji na dworcach kolejowych w Białymstoku oraz w Bydgoszczy: w tym powierzchnię przeznaczoną do postawienia ścianek, flag i możliwość przeprowadzenia akcji z hostessami. 7.3. Catering wraz z obsługą w pressroomie w Warszawie. 7.4. Zapowiedzi o evencie na dworcach oraz w pociągach. 7.5. Wzmocnienie ochrony przez SOK. 7.6. Ochronę dworca. 7.7. Pracę informatorów mobilnych pracowników Zamawiającego, informujących podróżnych o nowym rozkładzie jazdy. 7.8. Vouchery w ilości po 15 sztuk na przejazd pociągów z Bydgoszczy oraz Białegostoku, do rozdania na pokładach pociągów, razem 30 sztuk. 7.9. Miejsce parkingowe w strefach 3 dworców. 7.10. Miejsce na nośnikach własnych: monitorach przy kasach, na FB i stronie internetowej. W związku z powyższym, Wykonawca nie powinien uwzględniać kosztów w/w elementów w ofercie. 8. W ramach współpracy podczas eventu na Dworcu Warszawa Centralna Wykonawca zapewni: 8.1. Wizję lokalną, koordynację spójności scenariusza działań w ustaleniu z Zamawiającym oraz logistykę wydarzenia. 8.2. Projekt Key-visualu wydarzenia opracowany na podstawie poniższych wytycznych Zamawiającego oraz zgodnie z treścią Załączników od 1 do 5. Key visual musi zawierać: a) logo Zamawiającego użyte zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej Zamawiającego, b) logo kategorii IC użyte zgodnie z załączonym manualem - patrz Załącznik nr 4, c) zdjęcie pociągu Flirt³, d) aplę umiejscowioną w sposób skorelowany z innymi materiałami oraz zgodnie z treścią Załącznika nr 4, e) hasło wydarzenia Wyższy komfort w dobrej cenie pisane czcionką montserrat zgodnie z manualem - patrz Załącznik nr 4, f) mapę połączeń kategorii IC zgodnie z treścią Załącznika nr 5, g) adres strony internetowej intercity.pl pisany czcionką wskazaną w manualu -- patrz Załącznik nr 4, h) znak ikony IC mobile navigator i) może zawierać inne elementy w tym zdjęcia podróżujących. 8.3. Projekt i produkcję 1 ścianki wystawienniczej zawierającej mapę połączeń, w oparciu o informacje otrzymane od Zamawiającego oraz zgodnie z treścią Załącznika nr 5. 8.4. Projekt i produkcję 2 ścianek wystawienniczych zawierających KV wydarzenia w korelacji do pkt. 8.2 8.5. Plakaty do potykaczy B1 i potykacze do plakatów B1 informacyjne, dedykowane, z informacją o miejscu spotkania prasowego, strefy animacyjnej, w korelacji do KV opisanego w pkt.8.2. Prosimy o zaplanowanie miejsca do wypełnienia markerem na miejscu. Liczba 40 sztuk plakatów oraz 10 potykaczy Zamawiający dysponuje również własnymi potykaczami w liczbie 10 sztuk. 8.6. Zaproszenia w wersji elektronicznej zgodne z zaproponowanym Key visualem z oddzielną informacją dla mediów lokalnych, ogólnopolskich, biur promocji miast. 8.7. Banner do emisji na monitorach przy kasach w oparciu o KV. 8.8. Zaproszenie do komunikacji wewnętrznej w oparciu o KV.
8.9. Banner na portal społecznościowy we wskazanym przez Zamawiającego formacie (pliki otwarte w psd) zgodny z zaproponowanym KV. 8.10. Prezentację multimedialną (ok. 20 slajdów) wykonaną przykładowo w programie keynote. 8.11. Wszelkie materiały drukowane spełnią wymogi jakościowe: druk nierozmazujący się, dobrze wyschnięty, materiały czyste, niepogniecione, bez śladów odbitego druku, równo złożone i zabezpieczone w transporcie. 8.12. Wynajem Fotobudki wraz z obsługą, z layoutem zdjęć nawiązującym do wydarzenia oraz rekwizytami do wykonania zdjęć: wąsy, okulary, usta na patyku, nakrycia głowy. 8.13. Projekt, produkcję i umieszczenie 10 flag wraz z masztami i obciążnikami znakowanymi logo Zamawiającego zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej oraz z hasłem Nowy rozkład jazdy. 8.14. Adaptację pressroomu: wynajem 4 podłużnych stołów 50x150cm wraz z 12 hockerami, 4 rozgałęziaczami, dodatkowymi przedłużaczami, 3 fotele i mały stolik do przeprowadzenia wywiadów, umieszczenie tych elementów w pomieszczeniu po uprzedniej wizji lokalnej wraz z 1 ścianką z KV wydarzenia, według punktu 8.4 zaś po evencie usunięcie elementów z pomieszczenia. 8.15. 2 sztuki podestów dla prasy, do ustawienia na peronach, wraz z pomocą techniczną i usługą postawienia tych podestów. Podesty powinny być otoczone barierką z 3 stron, posiadać stopień, być wyłożone wykładziną. Wymiar podestu: 40x200x400cm, zejście z 2 stron. 8.16. Gadżety do presspacków 150 sztuk: kubków Contigo w kolorze granatowym lub srebrnym z logo Zamawiającego (użytym zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej). Kubki powinny być pakowane indywidualnie w kartonowe opakowanie w kolorze białym. 8.17. Zapewnienie kamery i pracy operatora w trakcie trwania całego eventu, czyli w godzinach: 6.00-14.00: Dokumentacja filmowa: film reportaż 45 s. z wydarzenia, nakręcony według ustaleń z Zamawiającym wraz z uroczystym wjazdem pociągów oraz przekazaniem pełni praw do nakręconego materiału. 8.18. Zapewnienie fotografa, który wykona dokumentację fotograficzną w trakcie całego eventu w godzinach:6.00-14.00 wraz z uroczystym wjazdem pociągów. Na usługę fotografa składają się: a) zapewnienie wykonania profesjonalnej dokumentacji fotograficznej tj. wykonanie min. 50 zdjęć z realizacji przedsięwzięcia, w formacie minimum 300 dpi, b) przekazanie Zamawiającemu pełni praw do wykonanych fotografii z możliwością ich dalszego wykorzystania w materiałach promocyjnych, informacyjnych i reklamowych Zamawiającego, c) dokumentacja fotograficzna: zdjęcia w postaci plików JPG o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, w liczbie: 5 zdjęć przekazanych w trakcie realizacji każdego eventu do publikacji na portalach społecznościowych (FB/Twitter), 10 zdjęć najlepiej obrazujących wydarzenie do przekazania Zamawiającemu na koniec dnia, w którym ma miejsce wydarzenie, natomiast pełna dokumentacja eventu ma zostać przekazana Zamawiającemu w postaci plików JPG, o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, niezwłocznie po zakończeniu imprezy, nie później niż 4 dni kalendarzowych po zakończeniu wydarzenia. 8.19. Stylistkę, która zapewni przygotowanie makijażu i fryzur promotorów oraz promotorek na Dworcu Centralnym w Warszawie. 8.20. Zapewnienie 12 promotorów oraz strojów dla nich wraz z pracą supervisora zgodnie z wytycznymi poniżej: a) 4 promotorów - mężczyzn (osoby te muszą spełniać wszelkie wymogi upoważniające do kontaktu z żywnością) serwujących kawę w sposób mobilny z
maszyny z plecaka i promujących nowy rozkład jazdy. Kawa markowa, dobrej jakości serwowana w jednorazowych kubkach z nadrukowanym hasłem Wyższy komfort w dobrej cenie i logotypem Zamawiającego oraz logotypem kategorii IC, z wyborem cukru i mleka, czas pracy w trakcie całego eventu. b) 8 promotorek rozdających ulotki, cukierki krówki i balony w trakcie trwania całego eventu promującego nowy rozkład jazdy. c) Stroje dla promotorów: 6 kompletów dla mężczyzn, dystrybuujących kawę: granatowe spodnie typu chinosy, kurtki białe, sportowe, dopasowany krój, ocieplane, zgrabne, ładnie podkreślające sylwetkę, małe, delikatne logo na lewej piersi (logo Zamawiającego), granatowe rękawiczki, granatowy szalik i czapka prosta bez pompona, zgrabna. 10 kompletów dla promotorek: granatowe spodnie typu chinosy, kurtki białe, sportowe, dopasowany krój, ocieplane, zgrabne, ładnie podkreślające sylwetkę, małe, delikatne logo Zamawiającego na lewej piersi, granatowe rękawiczki, granatowy komin, białe nauszniki, granatowe czapki (w zależności od pogody, podejmiemy decyzję, co będzie założone), torba granatowa przez ramię na krówki i drobne gadżety. 200 sztuk badge y do przypięcia do kurtki całego personelu promującego i pracowników Zamawiającego znakowane logotypem Zamawiającego oraz z nadrukowanym hasłem Nowy Rozkład Jazdy. Dodatkowe wytyczne dla personelu promującego: prosimy: by promotorki miały włosy związane w koński ogon, delikatny makijaż, brak kolorowej biżuterii, krzykliwie pomalowanych ust i paznokci oraz kolorowych ozdób, ciemne własne, zimowe obuwie, prosimy, by osoby promujące miały zadbane włosy i paznokcie u rąk, brak kolorowych ozdób własnych, ciemne, zimowe, własne obuwie. 8.22. Gadżety do dystrybucji: a) 2000 zawieszek bagażowych 5,5 x 7,5 cm z nadrukiem full colour z grafiką pociągu Flirt³ i PesaDART (lub tylko pociągu Flirt³) oraz z logotypem Zamawiającego, wzór zawieszki znajduje się w Załączniku nr 6. b) cukierki krówki, nadruk full colour z logo Zamawiającego, 100 kg, pakowane w kartony po 5 kg każdy; spełniające obowiązujące normy Unii Europejskiej, skład: cukier, mleko w proszku, syrop glukozowo-fruktozowy, tłuszcz roślinny, etylowanilina, c) nadmuchiwane balony koloru białego, pomarańczowego i granatowego z patyczkami i koszyczkami, oznakowane logo Zamawiającego i hasłem nawiązującym do nowego rozkładu jazdy 3 000 sztuk (1000 sztuk białych i 1000 sztuk granatowych i 1000 sztuk pomarańczowych), 8.23. Organizacje strefy animacji wraz z personelem dedykowanym do obsługi strefy: a) Strefa o powierzchni 5x5m wyznaczona wykładziną w kolorze pomarańczowym i granatowym ciętą z kawałków w 3 pasy: granatowy, pomarańczowy i granatowy. Szczegółowy opis strefy: wykładzina z atestami wydzielająca strefę 5m x 5m, poduchy na podłodze do siedzenia, min. 3 sztuki, strefa plastikowych stoliczków i krzesełek dla dzieci, fartuszków ochronnych do konkursów rysunkowych,
zapewnienie takich akcesoriów jak: farby, gry, bloki, kredki, kolorowanki, zabawki, elementy niezbędne do animacji i konkursów dla dzieci, które w przypadku zużycia będą sukcesywnie wymieniane na nowe, atestowane stoisko do zaplatania bransoletek z gumek, z odpowiednim zapasem gumek oraz doczepianych do nich breloczków z znakowanych logo Zamawiającego, atestowane stoisko do malowania buziek dzieci, stoisko z balonowym zoo dla dzieci wraz z osobą przygotowującą balonowe atrakcje dla dzieci. Istnieje możliwość umieszczenia w strefie 1-2 par foteli pociągowych, po uprzednim stabilnym obsadzeniu ich na listwach fotele zapewni Zamawiający, w strefie powinien znaleźć się ekran plazmowy w rozmiarze min. 65 cali Full HD z regulowanym statywem, a na nim powinny być emitowane filmy dostarczone przez Zamawiającego. Filmów jest 5, należy zapętlić je do emisji, nagłośnienie strefy niezbędne dla przeprowadzania przez moderatora animacji. b) W strefie powinny pracować minimum 4 osoby: moderator wraz z hostessą oraz minimum 2 animatorki, moderujące zabawy dla dzieci. c) Strój dla prowadzącego: strój moderatora smart casual w kolorze czerwonym marynarka, spodnie, czerwona kurtka, zgrabna czapka Mikołaja. Elementy stroju powinny tylko nawiązywać do estetyki świątecznej, ale być współczesne, nowoczesne i ciepłe proszę przewidzieć, że moderator pracuje w hali Dworca. d) Strój dla hostessy asystującej moderatorowi w korelacji do Mikołaja z akcentami świątecznymi, mikołajowymi, również z czapką mikołajową, ale ubranie w kolorze białym, elegancki płaszczyk, sukienka, białe buty na obcasie, ubranie ciepłe, proszę przewidzieć, że hostessa pracuje w strefie Dworca. Hostessa wzrost min 175cm, włosy długie, związane w kucyk zgrabna sylwetka, bardzo zadbane paznokcie, makijaż i stylizacja przygotowane przez makijażystkę. Do odzieży dołączony badge z hasłem o nowym rozkładzie jazdy i logotypem Zamawiającego, e) Animatorki w strefie osoby przygotowane do pracy z dziećmi, malujące buzie, prowadzące prace plastyczne, balonowe zoo oraz zaplatające z dziećmi bransoletki. Strój dla animatorek w rozmiarze 36-38 zapewni Zamawiający. W strefie powinny być przeprowadzone zabawy z nagrodami, sprawdzające wiedzę o nowym rozkładzie jazdy, oraz nowych typach pociągów EZT konkursy przeznaczone dla dzieci i dorosłych, zabawy dla dzieci, prowadzone przez moderatora. f) Upominki dedykowane dla aktywności prowadzonych w strefie: uwaga wszystkie upominki powinny być znakowane logotypem Zamawiającego: 30 kubków Contigo w kolorze granatowym lub srebrnym z logo Zamawiającego grawerowanym w dolnej części kubka. Kubki pakowane w pojedyncze opakowania kartonowe, białe. 10 gier o tematyce kolejowej: typ: pociągi/kolej transatlantycka, 10 kolejek drewnianych dla dzieci wysokiej jakości za atestem, 200 zabawek pluszowych typu Miś ok. 13 cm, w bluzie z kapturem z grafiką na przodzie bluzy ( rekomendowany kolor bluzy: biały), szaliko-czapka dziecięca z uszami misia w kolorze granatowym w ilości 400 sztuk. szaliko-czapka dla dorosłych bez akcentu uszy misia w kolorze granatowym w ilości 300 sztuk. Logo Zamawiającego naniesione na lewym końcu szalika/ na lewej rękawiczce. Pakowane w pojedyncze torebki. Wzór szaliko-czapek przedstawia Załącznik nr 7. Prosimy o zachowanie wymiarów wskazanych na wizualizacji.
8.24 Stroje dla osób obsługujących wydarzenie tj. pracowników Zamawiającego: 30 kurtek dwuczęściowych tj. ortalionowa kurtka wierzchnia z podpinką polarową. Kolor granatowy, bardzo wysokiej jakości we wskazanej rozmiarówce: 5 S, 10 M, 10 L, 5 XL. Znakowane logo Zamawiającego na lewej piersi, monochromatyczne, kolor srebrny. 8.25 Wynajem karetki wraz z medycznym patrolem pieszym na czas trwania całego eventu w godzinach: 6.00-14.00. 8.26 Projekt i produkcję ulotek według wytycznych Zamawiającego w ilości 25 000 sztuk. Ulotka 3xDL, kolor 4+4, lakier dyspersyjny matowy, gramatura 200g. druk. 8.27 Czas pracy Wykonawcy: Wykonawca powinien zabezpieczyć obsługę promocji, całą logistykę oraz produkcję i dostawę wszystkich wskazanych w OPZ materiałów i przedmiotów promocyjnych na potrzeby realizacji eventu, tj.: obsługa powinna pojawić się odpowiednio wcześniej przed rozpoczęciem eventu, aby przygotować strefy, na czas trwania eventu po zakończeniu eventu do czasu demontażu poszczególnych stref po zakończeniu wszystkich czynności objętych Zamówieniem do czasu przygotowania raportu końcowego z realizacji imprezy oraz do czasu realizacji wszystkich postanowień zawartych w Umowie. 9. W ramach eventu na Dworcu Bydgoszcz Główna w dniu 13.12.2015r Wykonawca zapewni: 9.1. Wizję lokalną, koordynację spójności scenariusza działań w ustaleniu z Zamawiającym oraz logistykę wydarzenia. 9.2. Projekt Key-visualu wydarzenia opracowany na podstawie poniższych wytycznych Zamawiającego oraz zgodnie z treścią Załączników od 1 do 5. Key visual musi zawierać: a) logo Zamawiającego użyte zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej Zamawiającego, b) logo kategorii IC użyte zgodnie z załączonym manualem - patrz Załącznik nr 4, c) zdjęcie pociągu Flirt³, d) aplę umiejscowioną w sposób skorelowany z innymi materiałami oraz zgodnie z treścią Załącznika nr 4, e) hasło wydarzenia Wyższy komfort w dobrej cenie pisane czcionką montserrat zgodnie z manualem - patrz Załącznik nr 4, f) mapę połączeń kategorii IC zgodnie z treścią Załącznika nr 5, g) adres strony internetowej intercity.pl pisany czcionką wskazaną w manualu -- patrz Załącznik nr 4, h) znak ikony IC mobile nawigator, i) może zawierać inne elementy w tym zdjęcia podróżujących. 9.3. Produkcję 1 ścianki wystawienniczej zawierającej mapę połączeń, w oparciu o informacje otrzymane od Zamawiającego, projekt ten sam, jak opisany w pkt.9.2. 9.4. Projekt i produkcję 1 ścianki wystawienniczej zawierającej KV wydarzenia w korelacji do pkt. 9.2 9.5. Projekt, produkcję i umieszczenie 10 flag wraz z masztami i obciążnikami znakowanymi logo Zamawiającego zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej oraz hasłem Nowy rozkład jazdy.
9.6. Gadżety do presspacków 25 sztuk: kubków Contigo w kolorze granatowym lub srebrnym z logo Zamawiającego (użytym zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej). Kubki powinny być pakowane indywidualnie w kartonowe opakowanie w kolorze białym. 9.7. Gadżety do rozdania przez promotorki: a) 500 zawieszek bagażowych 5,5 x 7,5 cm z nadrukiem full colour z grafiką pociągu Flirt³ oraz logotypem Zamawiającego, wzór zawieszki znajduje się w Załączniku nr 6. b) cukierki krówki, nadruk full colour z logo Zamawiającego, 50 kg, pakowane w kartony po 5 kg każdy; spełniające obowiązujące normy Unii Europejskiej, skład: cukier, mleko w proszku, syrop glukozowo-fruktozowy, tłuszcz roślinny, etylowanilina, c) nadmuchiwane balony koloru białego, pomarańczowego i granatowego z patyczkami i koszyczkami, oznakowane logo Zamawiającego i hasłem nawiązującym do nowego rozkładu jazdy 900 sztuk (300 sztuk białych i 300 sztuk granatowych i 300 sztuk pomarańczowych). 9.8. Zapewnienie kamery i pracy operatora od początku trwania eventu, z założeniem, że operator będzie na miejscu trwania eventu w Bydgoszczy, a następnie pojedzie pociągiem z Bydgoszczy do Warszawy, w trakcie organizowanego przejazdu. 9.9. Zapewnienie fotografa i dokumentacji fotograficznej podczas trwania całego eventu na Dworcu w Bydgoszczy: zapewnienie wykonania profesjonalnej dokumentacji fotograficznej tj. wykonanie min. 50 zdjęć z realizacji przedsięwzięcia, w formacie minimum 300 dpi.,przekazanie Zamawiającemu pełni praw do wykonanych fotografii z możliwością ich dalszego wykorzystania w materiałach informacyjnych i reklamowych Zamawiającego, dokumentacja fotograficzna: zdjęcia w postaci plików JPG o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, w liczbie: 5 zdjęć przekazanych w trakcie realizacji eventu do publikacji na portalach społecznościowych (FB/Twitter), 10 zdjęć najlepiej obrazujących wydarzenie do przekazania Zamawiającemu na koniec dnia, w którym ma miejsce wydarzenie, natomiast pełna dokumentacja eventu ma zostać przekazana Zamawiającemu w postaci plików JPG, o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, niezwłocznie po zakończeniu imprezy, nie później niż 4 dni kalendarzowych po zakończeniu wydarzenia, 9.10. Zapewnienie dokumentacji filmowej, przez co rozumie się film reportaż 45 s. z wydarzenia, nakręcony według ustaleń z Zamawiającym. 9.11. Zapewnienie makijażystki i fryzjerki, która zapewni stylizację promotorów na dworcu. 9.12. Zapewnienie 6 promotorów oraz strojów dla nich wraz z pracą supervisora oraz zgodnie z wytycznymi poniżej: a) 2 promotorów - mężczyzn (osoby te muszą spełniać wszelkie wymogi upoważniające do kontaktu z żywnością) serwujących kawę w sposób mobilny z maszyny z plecaka i promujących nowy rozkład jazdy. Kawa markowa, dobrej jakości serwowana w jednorazowych kubkach z nadrukowanym hasłem Wyższy komfort w dobrej cenie i logotypem Zamawiającego oraz logotypem kategorii IC, z wyborem cukru i mleka, czas pracy w trakcie całego eventu. b) 4 promotorek rozdających ulotki, cukierki krówki i balony w trakcie trwania całego eventu i promujących nowy rozkład jazdy. c) Stroje dla promotorów:
3 kompletów dla mężczyzn, dystrybuujących kawę: granatowe spodnie typu chinosy, kurtki białe, sportowe, dopasowany krój, ocieplane, zgrabne, ładnie podkreślające sylwetkę, małe, delikatne logo na lewej piersi (logo Zamawiającego), granatowe rękawiczki, granatowy szalik i czapka prosta bez pompona, zgrabna. 5 kompletów dla promotorek: granatowe spodnie typu chinosy, kurtki białe, sportowe, dopasowany krój, ocieplane, zgrabne, ładnie podkreślające sylwetkę, małe, delikatne logo Zamawiającego na lewej piersi, granatowe rękawiczki, granatowy komin, białe nauszniki, granatowe czapki (w zależności od pogody, podejmiemy decyzję, co będzie założone), torba granatowa przez ramię na krówki i drobne gadżety Dodatkowe wytyczne dla personelu promującego: Prosimy, by promotorki miały włosy związane w koński ogon, delikatny makijaż, brak kolorowej biżuterii, krzykliwie pomalowanych ust i paznokci oraz kolorowych ozdób, ciemne własne, zimowe obuwie, prosimy, by osoby promujące miały zadbane włosy i paznokcie u rąk, brak kolorowych ozdób własnych, ciemne, zimowe, własne obuwie. 9.13. Stroje dla osób obsługujących wydarzenie tj. pracowników Zamawiającego: 10 kurtek dwuczęściowych tj. ortalionowa kurtka wierzchnia z podpinką polarową. Kolor granatowy, bardzo wysokiej jakości we wskazanej rozmiarówce: 4 S, 4 M, 2 L. Znakowane logo Zamawiającego na lewej piersi, monochromatyczne, kolor srebrny. 9.14.Czas pracy Wykonawcy: Wykonawca powinien zabezpieczyć obsługę promocji, całą logistykę oraz produkcję i dostawę wszystkich wskazanych w OPZ materiałów promocyjnych na potrzeby realizacji eventu, tj.: obsługa powinna pojawić się odpowiednio wcześniej, podczas odprawy oraz przed rozpoczęciem eventu, aby przygotować strefę na czas trwania eventu po zakończeniu eventu do czasu demontażu poszczególnych stref po zakończeniu wszystkich czynności objętych Zamówieniem do czasu przygotowania raportu końcowego z realizacji imprezy oraz do czasu realizacji wszystkich postanowień zawartych w Umowie. 10. W ramach eventu na Dworcu Białystok ( możliwa jest jeszcze zmiana lokalizacji na inne miasto w Polsce) w dniu 13.12.2015r Wykonawca zapewni: 10.1. Wizję lokalną, koordynację spójności scenariusza działań w ustaleniu z Zamawiającym oraz logistykę wydarzenia. 10.2. Projekt Key-visualu wydarzenia opracowany na podstawie poniższych wytycznych Zamawiającego oraz zgodnie z treścią Załączników od 1 do 5. Key visual musi zawierać: a) logo Zamawiającego użyte zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej Zamawiającego, b) logo kategorii IC użyte zgodnie z załączonym manualem - patrz Załącznik nr 4, c) zdjęcie pociągu Flirt³ lub pociągu PesaDART, d) aplę umiejscowioną w sposób skorelowany z innymi materiałami oraz zgodnie z treścią Załącznika nr 4, e) hasło wydarzenia Wyższy komfort w dobrej cenie pisane czcionką montserrat zgodnie z manualem - patrz Załącznik nr 4, f) mapę połączeń kategorii IC zgodnie z treścią Załącznika nr 5,
g) adres strony internetowej intercity.pl pisany czcionką wskazaną w manualu -- patrz Załącznik nr 4, h) znak ikony IC mobile nawigator, i) może zawierać inne elementy w tym zdjęcia podróżujących. 10.3. Produkcję 1 ścianki wystawienniczej zawierającej mapę połączeń, w oparciu o informacje otrzymane od Zamawiającego, projekt zgodnie z pkt 10.2. 10.4. Projekt i produkcję 1 ścianki wystawienniczej zawierającej KV wydarzenia w korelacji do pkt. 10.2. 10.5. Projekt, produkcję i umieszczenie 10 flag wraz z masztami i obciążnikami znakowanymi logo Zamawiającego zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej oraz hasłem Nowy rozkład jazdy. 10.6. Gadżety do presspacków 25 sztuk: kubków Contigo w kolorze granatowym lub srebrnym z logo Zamawiającego (użytym zgodnie z księgą identyfikacji wizualnej).kubki powinny być pakowane indywidualnie w kartonowe opakowanie w kolorze białym. 10.7. Gadżety do rozdania przez promotorki: a) 500 zawieszek bagażowych 5,5 x 7,5 cm z nadrukiem full colour z grafiką pociągu PesaDART lub Flirt³ oraz logotypem Zamawiającego, wzór zawieszki znajduje się w Załączniku nr 6. b) cukierki krówki, nadruk full colour z logo Zamawiającego, 50 kg, pakowane w kartony po 5 kg każdy; spełniające obowiązujące normy Unii Europejskiej, skład: cukier, mleko w proszku, syrop glukozowo-fruktozowy, tłuszcz roślinny, etylowanilina, c) nadmuchiwane balony koloru białego, pomarańczowego i granatowego z patyczkami i koszyczkami, oznakowane logo Zamawiającego i hasłem nawiązującym do nowego rozkładu jazdy 900 sztuk (300 sztuk białych i 300 sztuk granatowych i 300 sztuk pomarańczowych). 10.8. Zapewnienie kamery i pracy operatora od początku trwania eventu, z założeniem, że operator będzie na miejscu trwania eventu w Białymstoku, a następnie pojedzie pociągiem z Białegostoku do Warszawy, w trakcie organizowanego przejazdu. 10.9. Zapewnienie fotografa i dokumentacji fotograficznej podczas trwania całego eventu na Dworcu w Białymstoku: zapewnienie wykonania profesjonalnej dokumentacji fotograficznej tj. wykonanie min. 50 zdjęć z realizacji przedsięwzięcia, w formacie minimum 300 dpi.,przekazanie Zamawiającemu pełni praw do wykonanych fotografii z możliwością ich dalszego wykorzystania w materiałach informacyjnych i reklamowych Zamawiającego, dokumentacja fotograficzna: zdjęcia w postaci plików JPG o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, w liczbie: 5 zdjęć przekazanych w trakcie realizacji eventu do publikacji na portalach społecznościowych (FB/Twitter), 10 zdjęć najlepiej obrazujących wydarzenie do przekazania Zamawiającemu na koniec dnia, w którym ma miejsce wydarzenie, natomiast pełna dokumentacja eventu ma zostać przekazana Zamawiającemu w postaci plików JPG, o rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi, niezwłocznie po zakończeniu imprezy, nie później niż 4 dni kalendarzowych po zakończeniu wydarzenia, 10.10. Zapewnienie dokumentacji filmowej, przez co rozumie się film reportaż 45 s. z wydarzenia, nakręcony według ustaleń z Zamawiającym. 10.11. Zapewnienie makijażystki i fryzjerki, która zapewni stylizację promotorów na dworcu. 10.12. Zapewnienie 6 promotorów oraz strojów dla nich wraz z pracą supervisora oraz zgodnie z wytycznymi poniżej: d) 2 promotorów - mężczyzn (osoby te muszą spełniać wszelkie wymogi upoważniające do kontaktu z żywnością) serwujących kawę w sposób
mobilny z maszyny z plecaka i promujących nowy rozkład jazdy. Kawa markowa, dobrej, jakości serwowana w jednorazowych kubkach z nadrukowanym hasłem Wyższy komfort w dobrej cenie i logotypem Zamawiającego oraz logotypem kategorii IC, z wyborem cukru i mleka, czas pracy w trakcie całego eventu. e) 4 promotorek rozdających ulotki, cukierki krówki i balony w trakcie trwania całego eventu i promujących nowy rozkład jazdy. f) Stroje dla promotorów: 3 kompletów dla mężczyzn, dystrybuujących kawę: granatowe spodnie typu chinosy, kurtki białe, sportowe, dopasowany krój, ocieplane, zgrabne, ładnie podkreślające sylwetkę, małe, delikatne logo na lewej piersi (logo Zamawiającego), granatowe rękawiczki, granatowy szalik i czapka prosta bez pompona, zgrabna. 5 kompletów dla promotorek: granatowe spodnie typu chinosy, kurtki białe, sportowe, dopasowany krój, ocieplane, zgrabne, ładnie podkreślające sylwetkę, małe, delikatne logo Zamawiającego na lewej piersi, granatowe rękawiczki, granatowy komin, białe nauszniki, granatowe czapki (w zależności od pogody, podejmiemy decyzję, co będzie założone), torba granatowa przez ramię na krówki i drobne gadżety Dodatkowe wytyczne dla personelu promującego: prosimy: by promotorki miały włosy związane w koński ogon, delikatny makijaż, brak kolorowej biżuterii, krzykliwie pomalowanych ust i paznokci oraz kolorowych ozdób, ciemne własne, zimowe obuwie, prosimy, by osoby promujące miały zadbane włosy i paznokcie u rąk, brak kolorowych ozdób własnych, ciemne, zimowe, własne obuwie. 10.13. Stroje dla osób obsługujących wydarzenie tj. pracowników Zamawiającego: 10 kurtek dwuczęściowych tj. ortalionowa kurtka wierzchnia z podpinką polarową. Kolor granatowy, bardzo wysokiej jakości we wskazanej rozmiarówce: 4 S, 4 M, 2 L, Znakowane logo Zamawiającego na lewej piersi, monochromatyczne, kolor srebrny. 10.14.Czas pracy Wykonawcy: Wykonawca powinien zabezpieczyć obsługę promocji, całą logistykę oraz produkcję i dostawę wszystkich wskazanych w OPZ materiałów promocyjnych na potrzeby realizacji eventu, tj.: obsługa powinna pojawić się odpowiednio wcześniej, podczas odprawy oraz przed rozpoczęciem eventu, aby przygotować strefy, na czas trwania eventu po zakończeniu eventu do czasu demontażu poszczególnych stref po zakończeniu wszystkich czynności objętych Zamówieniem do czasu przygotowania raportu końcowego z realizacji imprezy oraz do czasu realizacji wszystkich postanowień zawartych w Umowie. 11. Aktywności w pociągu podczas pierwszego przejazdu pociągu ze stacji Bydgoszcz Główna do stacji Warszawa Centralna w dniu 13.12.2015: a) Pracę 2 promotorek (osoby te muszą spełniać wszelkie wymogi upoważniające do kontaktu z żywnością), dystrybuujących 350 sztuk słodkich czekoladek, zapakowanych w eleganckie kartonowe pudełeczka z logo Zamawiającego przewiązanych wstążeczką oraz ulotek informujących o nowym rozkładzie jazdy. Kolorystyka pudełeczek biało-granatowa, lakier błyszczący na powleczeniu. W trakcie przejazdu będzie możliwość wygrania nagrody w
konkursie w postaci vouchera na przejazdy weekendowe. Vouchery będą wydawane przez Zamawiającego na zasadach opisanych w regulaminie konkursu. Zamawiający odpowiedzialny będzie za przekazanie voucherów natomiast Wykonawca (Organizator konkursu) odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie konkursu według regulaminu. b) Ładne koperty z KV na voucher, stanowiący nagrodę. c) Pracę fotografa dokumentującego przejazd, według ustaleń z Zamawiającym, pracującego podczas całego przejazdu, nie jest to osoba opisana w punkcie 9.9 d) Pracę operatora dokumentującego przejazd, o którym była mowa w punkcie 9.8. e) Pracę makijażystki i stylistki, która przygotuje promotorki przed wyjazdem pociągu. f) Strój dla promotorek w postaci białej koszuli, ładnej granatowej lub granatowobiałej apaszki oraz badge a z hasłem nawiązującym do nowego rozkładu jazdy. Granatowe spodnie i marynarki w rozmiarze 36-38 będą przekazane przez Zamawiającego. Promotorki powinny mieć ładne, estetyczne pojemniki/ tace lub torby, w których będą roznosić czekoladki. g) Kamerę go pro do zamontowania w kabinie maszynisty lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 12. Aktywności w pociągu podczas pierwszego przejazdu pociągu ze stacji Białystok do stacji Warszawa Centralna w dniu 13.12.2015. a) Pracę 2 promotorek (osoby te muszą spełniać wszelkie wymogi upoważniające do kontaktu z żywnością), dystrybuujących 350 sztuk słodkich czekoladek, zapakowanych w eleganckie kartonowe pudełeczka z logo Zamawiającego przewiązanych wstążeczką oraz ulotek informujących o nowym rozkładzie jazdy. Kolorystyka pudełeczek biało-granatowa, lakier błyszczący na powleczeniu. W trakcie przejazdu będzie możliwość wygrania nagrody w konkursie w postaci vouchera na przejazdy weekendowe. Vouchery będą wydawane przez Zamawiającego na zasadach opisanych w regulaminie konkursu. Zamawiający odpowiedzialny będzie za przekazanie voucherów natomiast Wykonawca (Organizator konkursu) odpowiedzialny będzie za przeprowadzenie konkursu według regulaminu. b) Ładne koperty z KV na voucher, stanowiący nagrodę. c) Pracę fotografa dokumentującego przejazd, według ustaleń z Zamawiającym, nie jest to osoba opisana w punkcie 10.9 d) Pracę operatora dokumentującego przejazd, o którym była mowa w punkcie 10.8. e) Pracę makijażystki i stylistki, która przygotuje promotorki przed wyjazdem pociągu. f) Strój dla promotorek w postaci białej koszuli, ładnej granatowej lub granatowobiałej apaszki oraz badge a z hasłem nawiązującym do nowego rozkładu jazdy. Granatowe spodnie i marynarki w rozmiarze 36-38 będą przekazane przez Zamawiającego. Promotorki powinny mieć ładne, estetyczne pojemniki/ tace lub torby, w których będą roznosić czekoladki. g) Kamerę go pro do zamontowania w kabinie maszynisty lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. 13 Logistyka. Oferta powinna zawierać koszty: a) usług transportowych (należy wziąć pod uwagę transport wszelkich materiałów promocyjnych), w tym również materiałów z dwóch lokalizacji
warszawskich wskazanych przez Zamawiającego do miejsca docelowego oraz odwiezienie materiałów do dwóch magazynów w Warszawie, b) ewentualnych noclegów, diet, transportu osób przeznaczonych do obsługi eventów ze strony Wykonawcy, c) wizji lokalnych przed eventami na dworcach wskazanych przez Zamawiającego, d) czyszczenia oraz transportu przedmiotów eventowych i ubrań wykorzystanych przez obsługę oraz ich transport w ciągu maksymalnie 14 dni roboczych po zakończonej imprezie na adres wskazany przez Zamawiającego. Załączniki 1. Opis pociągu EZT FLIRT³. 2. Opis pociągu EZT PesaDART. 3. Księga identyfikacji wizualnej Zamawiającego. 4. Zdjęcia pociągów EZT oraz wytyczne do KV. 5. Mapa połączeń. 6. Wzór zawieszek bagażowych. 7. Wzór szaliko-czapek dla dzieci i dorosłych.