Stalowa Wola, dn 28.10.2015 r ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/WnK/2015 I. WPROWADZENIE PPH CERKAMED Wojciech Pawłowski przygotowując się do przedsięwzięcia projektowego zaprasza do składania ofert na przeprowadzenie audytu wzorniczego i opracowanie strategii wzorniczej rozumianej jako raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego w ramach projektu Wzór doskonały umacnia konkurencyjność przedsiębiorstwa współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020, Oś Priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję I Etap. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie porównania ofert z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców w rozumieniu obowiązujących Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. II. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM: Dane teleadresowe: PPH CERKAMED Wojciech Pawłowski ul. Kwiatkowskiego1 37-450 Stalowa Wola NIP: 865-204-87-70 REGON: 431162810 Tel. +48 15 842 35 85 e-mail: biuro@cerkamed.pl Dominującym przedmiotem działania PPH CERKAMED zgodnie z wpisem do działalności gospodarczej nr 255/2004 jest: - produkcja leków i pozostałych wyrobów farmaceutycznych, - produkcja urządzeń, instrumentów oraz wyrobów medycznych włączając dentystyczne, - sprzedaż hurtowa wyrobów farmaceutycznych i medycznych, 1
- pozostała sprzedaż detaliczna w niewyspecjalizowanych sklepach, - sprzedaż detaliczna wyrobów medycznych, włączając ortopedyczne prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach. PPH CERKAMED zatrudnia 66 osób. Produkty odpowiadają najwyższym standardom medycznym. Każdy wyrób posiada certyfikaty zgodności z normami europejskimi, a atesty są zatwierdzane co roku przez dwie niezależne instytucje międzynarodowe. Przedsiębiorstwo posiada system jakości ISO 9001 oraz ISO 13485, co narzuca wszystkim pracownikom najwyższe standardy jakości pracy. Oferta produktowa stanowiąca przedmiot audytu wzorniczego firmy składa się z 4 grup produktowych zawierających łącznie 28 rodzajów produktów już istniejących oraz jednego nowego projektu wzorniczego, będącego w przygotowaniu. Za działania wzornicze w przedsiębiorstwie odpowiada właściciel - Wojciech Pawłowski, natomiast za dobór kolorystyki, kształtu i opracowanie ergonomii opakowań - dział graficzny składający się z 4 osób. PPH CERKAMED podejmuje działania zmierzające do zabezpieczenia i ochrony swoich wzorów. W związku z tym otrzymano świadectwa rejestracji: -12.04.2010 r. URZĄD - HARMONIZACJI RYNKU WEWNĘTRZNEGO (ZNAKI TOWAROWE I WZORY) zarejestrowany wzór wspólnotowy nr 001693532-0001 dot. adapterów do butelek medycznych; - 26.03.2013 r. URZĄD- HARMONIZACJI RYNKU WEWNĘTRZNEGO (ZNAKI TOWAROWE I WZORY) zarejestrowany wspólnotowy znak towarowy graficzny MTA nr 011253804 dot. produktów z działu Wypełnianie i odbudowa kanałów ; - 21.08.2014 r. URZĄD- HARMONIZACJI RYNKU WEWNĘTRZNEGO (ZNAKI TOWAROWE I WZORY) zarejestrowany wzór wspólnotowy nr 002522904-0003 dot. nakrętek opakowań; W dn. 13.09.2013 r. do URZEDU PATENTOWEGO RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ zgłoszono (nr zgłoszenia Z.418954), a dn. opublikowano 23.12.2013 r. otrzymanie prawa ochronnego na znak towarowy słowno-graficzny ENDO MASTER (nr prawa wyłącznego 268450) dla urządzenia do opracowania i leczenia kanałów zębowych. Ponadto 30.07.2012 r. do URZĄDU PATENTOWEGO RZECZPOSPOLITEJ POLSKIEJ zgłoszono (nr zgłoszenia Z.403419) znak towarowy stanowiący logo firmy, na które otrzymano prawo wyłączne (nr.259493)., a w dn. 18.03.2013 r. opublikowano patent na organizer endodontyczny (nr prawa wyłącznego 220479). Oprócz powyższych w bieżącym roku opracowano znak towarowy zgłoszony do URZĄDU - HARMONIZACJI RYNKU WEWNĘTRZNEGO (ZNAKI TOWAROWE I WZORY) dn. 18.05.2015r. z nr 014064851 Safety Adapter System oraz nr 014067243 Safety Product Transferring. 2
III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79212000-3 - Usługi audytu Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu wzorniczego i opracowanie strategii wzorniczej rozumianej jako raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego. Przy czym użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają: 1) audyt wzorniczy analiza działalności przedsiębiorcy pod względem potencjału i potrzeb wzorniczych, której wynikiem jest strategia wzornicza. Audyt obejmuje m.in.: analizę wzorniczą beneficjenta w zakresie oferty produktowej, modelu biznesowego, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji, strategii marketingowej, zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, analizę potrzeb beneficjenta w zakresie zarządzania wzornictwem, analizę oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego beneficjenta; 2) strategia wzornicza raport z przeprowadzonego audytu wzorniczego zawierający co najmniej następujące elementy: a) ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, strategii marketingowej; b) ogólny opis otoczenia firmy w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych; c) określenie kluczowych w kontekście beneficjenta trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek beneficjenta; d) ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie oraz jej potencjału w tym zakresie; e) zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie, przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie; f) rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy; Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) Przeprowadzenie analizy stosowanego i realizowanego przez Zamawiającego wzornictwa w odniesieniu do stosowanej technologii w zakresie konfekcjonowania i ergonomii opakowań, a także projektów nowych produktów, wg. preferencji nabywców oraz zachodzących trendów na rynkach krajowych i światowych, jak również ocenie kierunków działań konkurencji; 3
2) Przeprowadzenie analizy potrzeb Zamawiającego w zakresie rozwoju wzornictwa i zarządzania procesami tworzenia i rozwoju wzornictwa; 3) Przeprowadzenie analizy dotychczasowej oferty Zamawiającego pod kątem wykorzystania wzornictwa do podniesienia atrakcyjności sprzedażowej asortymentu; 4) Przeprowadzenie analizy potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie zarządzania wzornictwem; 5) Opracowanie strategii wzorniczej służącej przeprowadzeniu działań z wykorzystaniem procesów projektowania, których końcowym rezultatem będzie wprowadzenie na rynek innowacji (produktowej, procesowej, marketingowej, organizacyjnej); 6) Dostarczenie strategii wzorniczej w wersji elektronicznej (płyta DVD/CD) oraz papierowej; 7) Analiza/audyt odbywać się będzie w dni robocze (poniedziałek-piątek), w godzinach od 8.00 do 15.00. 8) Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia bieżącego nadzoru na każdym etapie realizacji zamówienia; 9) Oferent zobowiązuje się do wykonania innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w tym w szczególności takich jak: oznaczenie strategii wzorniczej zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, przy czym stosowne oznaczenia zostaną dostarczone przez Zamawiającego; dostarczenie Zamawiającemu kompletnej dokumentacji dotyczącej wykonanych działań; archiwizowanie dokumentacji związanej z realizacją usługi w ramach projektu (m.in.: umowa na realizację usługi, dokumentacja finansowa) do dnia 31 grudnia 2027 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo; umożliwienie Zamawiającemu, Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości i innym upoważnionym instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usług w ramach projektu, w tym do dokumentów finansowych. IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Warunkiem udziału w postępowaniu jest spełnianie przez Oferentów następujących kryteriów: 4
1) Oferent posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach. Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie są poświadczenia w postaci szczegółowych referencji odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. 2) Oferent posiada doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu produktów w trzech różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy oferent posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu produktów tylko w jednej branży, może być wykonawcą w projektach dotyczących branży gospodarki, w której posiada doświadczenie. Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie są: szczegółowy opis prowadzonych działań wzorniczych oraz sposobu i efektów ich wdrożenia (wg. wzoru w załączniku nr 2: szczegółowy wykaz projektów), a także szczegółowe referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. 3) Oferent dysponuje/będzie dysponował i oddeleguje do realizacji audytu co najmniej dwóch ekspertów, z których każdy posiada doświadczenie w realizacji co najmniej trzech projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług), tj. przeprowadził co najmniej trzy projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich pięciu latach. Eksperci, o których mowa posiadają doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu produktów w różnych branżach gospodarki. Udział w realizacji przedsięwzięcia poszczególnych osób uzależniony będzie od doświadczenia i posiadanych kompetencji bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, pochodzenie etniczne, wyznawaną religię, światopogląd czy orientację seksualną. Dokumentacją potwierdzającą doświadczenie jest: szczegółowy opis projektów oraz sposobu i efektów ich wdrożenia, a także szczegółowe referencje odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami oraz CV poszczególnych osób. 4) Oferent posiada stacje robocze z odpowiednim, licencjonowanym oprogramowaniem w ilości wystarczającej dla ekspertów (i ewentualnych innych pracowników) wyznaczonych do realizacji umowy. 5) W przypadku, gdy Oferent jest wskazany jako wykonawca w innych projektach w ramach Działania 1.4 Wzór na konkurencję I Etap, oświadcza iż posiada możliwości do zrealizowania usług w ramach wszystkich zgłoszonych projektów w sposób rzetelny, dokładny, zgodny z zakresem umowy (załącznik nr 6). 6) Oferent wyraża zgodę na obecność w zespole dokonującym audytu (i opracowującym strategię) osób wyznaczonych przez zarząd PPH CERKAMED. 5
7) Oferent nie podlegania wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia z powodu: a) otwarcia w stosunku do Oferenta postępowania likwidacyjnego lub ogłoszenia upadłości; b) zalegania z uiszczeniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków, kiedy uzyskane zostało przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; c) złożenia nieprawdziwych informacji mających wpływ na wynik prowadzonego postępowania. 8) Między Zamawiającym a Oferentem nie występują powiązania kapitałowe lub osobowe Oferenta z Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 9) W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia Oferenta z postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający żąda następujących dokumentów: a) Aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. V. PLANOWANY OKRES REALIZACJI ZAMÓWIENIA Przeprowadzenie audytu wzorniczego i opracowanie strategii wzorniczej planowane jest na II/III kwartał 2016 r. i uzależnione od uzyskania dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020 na powyższe działania. 6
VI. MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA Audyt przeprowadzany będzie w (siedzibie i miejscu produkcji) PPH CERKAMED Wojciech Pawłowski, ul. Kwiatkowskiego1, 37-450 Stalowa Wola. VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT 1) Przedstawione oferty odpowiadają na szczegółowy zakres zamówienia 2) Oferty należy składać zgodnie ze wzorem Formularza oferty, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 3) Oferty muszą być podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta lub pełnomocnika, przy czym w tym wypadku wymagane jest także złożenie stosownego pełnomocnictwa. 4) Oferta powinna być napisana w języku polskim w sposób czytelny. 5) Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i podpisane przez osobę uprawnioną do reprezentowania Oferenta. 6) Wszystkie strony dokumentów, składające się na ofertę powinny być w sposób trwały ze sobą połączone (np. zszyte, zbindowane), a strona tytułowa powinna zawierać następujące informacje: - Nazwę, adres siedziby firmy, - adres do korespondencji Oferenta, (jeżeli jest inny niż adres siedziby), - Numer telefonu, numer faksu, - numer NIP. 7) Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna być umieszczona w zaklejonej kopercie, w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością przed upływem terminu otwarcia ofert. 8) Każdy oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferta wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie odrzucona, 9) Oferta ma obejmować całość zamówienia. 10) Do formularza oferty załączyć należy: a) opis doświadczenia: szczegółowy wykaz projektów oraz sposobu i efektów ich wdrożenia wraz ze szczegółowymi referencjami odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami. Opisu należy dokonać wg wzoru załącznika nr 2 niniejszego zapytania. b) wykaz ekspertów oddelegowanych do realizacji zamówienia wraz z CV oraz dokumentami potwierdzającymi doświadczenie (kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) c) oświadczenie Oferenta o braku powiązań kapitałowych i osobowych z PPH CERKAMED załącznik nr 3, 7
d) aktualny wydruk KRS lub z CEIDG. Powyższe załączniki należy przedstawić w oryginale lub poświadczyć za zgodność z oryginałem, obić pieczęcią firmową, pieczęcią imienną wraz z podpisem oraz opatrzyć aktualną datą. Powyższy sposób poświadczenia zgodności dotyczy każdej strony dokumentu osobno, przedstawionego jako kserokopia. Potwierdzenia za zgodność dokonuje osoba do tego upoważniona, która podpisuje ofertę. W przypadku przedstawienia kserokopii poświadczonych za zgodność z oryginałem wybrany Oferent będzie zobowiązany przed podpisaniem umowy do przedstawienia oryginałów tych dokumentów. W toku badania i oceny Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. W toku postępowania Zamawiający może przeprowadzić dodatkowe czynności nie przewidziane w treści niniejszego zapytania do złożenia oferty. Zamawiający z Oferentami może porozumiewać się pisemnie, telefonicznie, faxem lub elektronicznie. Jeżeli firma/instytucja, której oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. VIII. KRYTERIUM WYBORU OFERT Ocena ofert obejmuje: - ocenę formalną - ocenę merytoryczną Podczas oceny formalnej zostaną odrzucone oferty: a. nieczytelne b. nie złożone w wyznaczonym terminie 8
c. niekompletne: braki formalne, brak załączników, brak podpisu, brak parafki Oferenta na ofercie i załącznikach, brak ponumerowanych stron; d. nie spełniające wymagań wskazanych w ogłoszeniu i zaproszeniu. Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków formalnych udziału w postępowaniu przez zastosowanie kryterium spełnia/nie spełnia tj. zgodnie z zasadą czy wymagane dokumenty zostały dołączone do oferty i czy spełniają określone w zapytaniu ofertowym wymagania. Brak któregokolwiek z wymaganych oświadczeń, dokumentów, załączników, załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodne z wymaganiami określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym będzie skutkowało wykluczeniem Oferenta z udziału w postępowaniu. Ocena merytoryczna prowadzona będzie w oparciu o następujące kryteria: a) Doświadczenie Oferenta (D) waga 40% Oferent wykazuje posiadane doświadczenie (doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów) w realizacji podobnych usług poprzez szczegółowy wykaz projektów oraz sposobu i efektów ich wdrożenia wraz z referencjami odbiorców usług, przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami, zdobyte w ciągu ostatnich 5 lat. Ocena ofert dokonywana będzie według następującej punktacji: ilość projektów oferty badanej D = --------------------------------------------------------------------- x 40 pkt. najwyższa ilość projektów z przedstawionych ofert b) Cena oferty (C) waga 60% Oferent określa cenę realizacji zamówienia poprzez wskazanie ceny brutto obejmującej kwotę podatku VAT i wszelkie inne koszty, których poniesienie okaże się konieczne w celu należytego wykonania przedmiotu zamówienia. Ocena ofert dokonywana będzie według następującego wzoru: najniższa cena ofertowa C = ------------------------------------------- x 60 pkt. cena oferty badanej 9
Cena oferty winna obejmować wszelkie koszty jakie poniesie Oferent przy realizacji zamówienia tj. koszt przeprowadzenia analizy, koszt przygotowywania strategii, koszt dojazdu do przedsiębiorcy i inne. W przypadku otrzymania tylko jednej oferty spełniającej warunki zamówienia i jednoczesnym przekroczeniu kwoty założonej w budżecie Zamawiający zastrzega możliwość negocjacji. Wartość punktowa (W) przyznana dla każdej oferty to: suma punktów uzyskanych w kryterium cena (C) i doświadczenie (D) czyli: W= C + D Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ocenę końcową. Maksymalna ilość punktów do uzyskania 100. IX. INFORMACJA O UPUBLICZNIENIU ORAZ WYBORZE NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Informacja o niniejszym zapytaniu zamieszczona została na stronie internetowej przedsiębiorstwa www.cerkamed.pl. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczona na stronie internetowej przedsiębiorstwa oraz przesłana drogą e-mailową do podmiotów biorących udział w postępowaniu. Zamawiający sporządzi pisemny protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty. X. SPOSÓB UZYSKANIA INFORMACJI DOTYCZĄCYCH PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście w siedzibie firmy od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00-15.00 bądź pod nr telefonu tel. +48 15 842 35 85. Osoba upoważniona do udzielania informacji o postępowaniu Sławomir Palak. XI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT Ofertę należy dostarczyć w zamkniętej kopercie na adres: 10
PPH CERKAMED WOJCIECH PAWŁOWSKI UL. KWIATKOWSKIEGO 1, 37-450 STALOWA WOLA ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/WnK/2015 WZÓR DOSKONAŁY UMACNIA KONKURENCYJNOŚĆ PRZEDSIĘBIORSTWA PPH CERKAMED NIE OTWIERAĆ PRZED TERMINEM OTWARCIA OFERT Oferty należy składać w terminie od 29.10.2015 roku do 9.11.2015 roku, do godziny 12:00 Termin otwarcia ofert: 9.11.2015.r godz. 12:15 XII. WARUNKI REALIZACJI USŁUGI W RAMACH ZAMÓWIENIA Z wybranym Oferentem PPH CERKAMED Wojciech Pawłowski zawrze umowę warunkową, której realizacja zależeć będzie od uzyskania dofinansowania w ramach działania 1.4 I Osi priorytetowej,,przedsiębiorcza Polska Wschodnia" POPW 2014-2020. Wzór umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego znajduję się w załączniku nr 4. XIII. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1: FORMULARZ OFERTY 2. Załącznik nr 2: OPIS DOŚWIADCZENIA 3. Załącznik nr 3: OŚWIADCZENIE OFERENTA O BRAKU POWIĄZAŃ Z PPH CERKAMED 4. Załącznik nr 4: WZÓR UMOWY ZATWIERDZAM: 11
Podpis Zamawiającego 12