ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 23 września 2016 r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 23 września 2016 r. na zakup: usługi prowadzącej do przeprowadzenia audytu wzorniczego oraz opracowania strategii wzorniczej w zakresie przedmiotu działalności Zamawiającego 1. Informacje o Zamawiającym RENATA PIETRYKA PRZEDSIĘBIORSTWO WIELOBRANŻOWE MANSARD-BIS ul. Wojska Polskiego Sanok Firma prowadzi działalność w branży produkcji pokryć dachowych i wyrobów budowlanych. Przeważającym przedmiotem działalności Zamawiającego zgodnie z wpisem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest produkcja wyrobów formowanych na zimno PKD Z. Wykonywana działalność gospodarcza Zamawiającego zgodnie z zgodnie z wpisem do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej to: - Produkcja wyrobów formowanych na zimno Z, - Obróbka metali i nakładanie powłok na metale PKD Z, - Obróbka mechaniczna elementów metalowych - PKD Z, - Wykonywanie konstrukcji i pokryć dachowych PKD Z, - Sprzedaż hurtowa drewna, materiałów budowlanych i wyposażenia sanitarnego PKD Z, - Sprzedaż hurtowa niewyspecjalizowana PKD Z, - Pozostała sprzedaż detaliczna prowadzona w niewyspecjalizowanych sklepach PKD Z, - Sprzedaż detaliczna drobnych wyrobów metalowych, farb i szkła prowadzona w wyspecjalizowanych sklepach PKD Z. Do kluczowych produktów Zamawiającego należą: - blachodachówka panelowa malowana metodą proszkową MANSARD; - systemy rynnowe MANSARD; - blachy trapezowe malowane metodą proszkową. 2. Postanowienia ogólne Niniejsze postępowanie toczy się w trybie zapytania ofertowego, z zachowaniem zasady konkurencyjności, w związku z zamiarem realizacji projektu pt.: Wzrost konkurencyjności firmy poprzez umiejętne zarządzanie wzornictwem w ramach Działania 1.4 Wzór na konkurencję I Etap, Programu Operacyjnego Polska Wschodnia , Oś Priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia 1

2 3. Przedmiot zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest wybór oferty na wykonanie usługi prowadzącej do przeprowadzenia audytu wzorniczego oraz opracowania na podstawie audytu raportu końcowego (strategii wzorniczej) w zakresie przedmiotu działalności Zamawiającego. 2. Szczegółowy opis zamówienia określono w załączniku nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. 3. Zgodnie z zasadami wynikającymi z Regulaminu konkursu w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia , Oś Priorytetowa I: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia, Działanie 1.4 Wzór na konkurencję I Etap" po wyborze Wykonawcy w niniejszym postępowaniu ofertowym Zamawiający zawrze umowę warunkową na przeprowadzenie audytu wzorniczego oraz stworzenie strategii wzorniczej, która zawierać będzie co najmniej zakres zgodny z załącznikiem nr 5 do zapytania ofertowego. 4. Obowiązywanie umowy warunkowej na przeprowadzenie audytu wzorniczego oraz opracowanie strategii wzorniczej w zakresie przedmiotu działalności Zamawiającego, Zamawiający uzależnia od otrzymania informacji od PARP o przyznaniu dotacji do realizacji projektu złożonego w ramach Działania 1.4 Wzór na konkurencję I Etap", I Osi priorytetowej: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia", Programu Operacyjnego Polska Wschodnia Kod CPV usługi: Usługi audytu 4. Termin realizacji zamówienia 1. Okres realizacji zamówienia: od , z zastrzeżeniem, że rozpoczęcie audytu wzorniczego musi rozpocząć się nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia następnego po dacie zawarcia umowy o dofinansowanie projektu z PARP przez Zamawiającego, a okres realizacji projektu nie może być dłuższy niż 6 miesięcy licząc od dnia rozpoczęcia realizacji projektu. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia. Nowe terminy będą ustalane w konsultacji z wyłonionym Wykonawcą. 5. Miejsce realizacji zamówienia 1. Miejsce realizacji zamówienia: uzależnione od potrzeb Zamawiającego (w tym: siedziba Zamawiającego lub Wykonawcy) 2. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić miejsce i sprzęt niezbędny do przeprowadzenia usługi. 6. Informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym 1. Zamówienie udzielane jest w trybie zapytania ofertowego, z zachowaniem zasady konkurencyjności. 2. Złożenie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron. Oferty są przygotowywane na koszt Wykonawcy. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę. 3. O udzielenie zlecenia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają potencjał niezbędną do wykonania zamówienia oraz zapewniają realizację zamówienia przez osoby posiadające niezbędne kwalifikacje. Za spełnienie ww. warunku Zamawiający uzna: 2

3 a. posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej 3 projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich 5 latach; b. posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu strategii rozwoju produktów w 3 różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy wykonawca posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju produktów tylko w jednej branży, może być wykonawcą w projektach dotyczących branży gospodarki, w której posiada doświadczenie; c. posiada wykwalifikowaną kadrę - minimum 2 ekspertów, z których każdy posiada udokumentowane doświadczenie w realizacji co najmniej 3 projektów w zakresie projektowania strategii rozwoju produktów (wyrobów lub usług) tj. przeprowadził co najmniej 3 projekty w tym zakresie wraz z wdrożeniem na rynek w ostatnich 5 latach. d. każdy ze wskazanych ekspertów posiada udokumentowane doświadczenie w projektowaniu oraz wdrażaniu strategii rozwoju produktów w różnych branżach gospodarki. W przypadku, gdy ekspert posiada doświadczenie w projektowaniu i wdrażaniu strategii rozwoju produktów lub usług tylko w jednej branży, może być ekspertem w projektach dotyczących branży gospodarki, w której posiada doświadczenie; e. co najmniej 1 z wyznaczonych ekspertów posiada udokumentowane doświadczenie w zakresie wzornictwa; f. minimum 1 eksperta, ze wskazanych do realizacji projektu ekspertów, weźmie udział w posiedzeniu Panelu Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP; g. posiada sprzęt oraz oprogramowanie niezbędne do realizacji zamówienia. Weryfikacja spełnienia warunków udziału w postępowaniu nastąpi na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w formularzu ofertowym, dołączonego do oferty CV każdego we wskazanych ekspertów oraz minimum 5 referencji odbiorców usług przedstawiające zakres zrealizowanych prac wraz z osiągniętymi efektami zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszej ofert. Zamawiający ma prawo do wykluczenia z postępowania Wykonawców, którzy nie spełniają warunków udziału w postępowaniu. Wykluczenie Wykonawcy będzie jednoznaczne z odrzuceniem złożonej przez niego oferty. 4. Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku w/w powiązań według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 3

4 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia postępowania bez wyboru ofert, w szczególności w przypadku gdy wartość otrzymanych ofert przekracza wielkość środków przeznaczonych przez Zamawiającego na sfinansowanie zamówienia. 7. Opis sposobu obliczenia ceny oferty 1. Wykonawca zobowiązany jest do podania ceny za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z formularzem ofertowym. 2. Podana w ofercie cena musi być wyrażona w PLN. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty związane z terminowym i prawidłowym wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami i wytycznymi stawianymi przez Zamawiającego, odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia. 3. Cena dla przedmiotu zamówienia może być tylko jedna, nie dopuszcza się wariantowości cen. Wszelkie upusty, rabaty, winny być od razu ujęte w obliczaniu ceny, tak by wyliczona cena za realizację przedmiotu zamówienia była ceną ostateczną, bez konieczności dokonywania przez Zamawiającego przeliczeń i innych działań w celu jej określenia. 4. Ceną oferty jest cena brutto za realizację przedmiotu zamówienia. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych i wyboru częściowego. 8. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował, przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów 1. Kryteria wyboru ofert i ich znaczenie: Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: KRYTERIUM I: Cena brutto 80 pkt. (80 %) KRYTERIUM II: Termin realizacji zamówienia wyrażony w miesiącach 20 pkt. (20 %) 2. Sposób oceny ofert. a) zamawiający dokona oceny poszczególnych ofert w kryterium I: Liczba punktów w kryterium cena brutto będzie przyznawana według poniższego wzoru: P i = C min /C i, * 80 pkt., gdzie P i - liczba punktów dla oferty nr i w kryterium cena brutto C min najmniejsza cena brutto ze wszystkich cen brutto zaproponowanych przez wszystkich oferentów C i - cena brutto oferty nr i Oferta w kryterium I może uzyskać maksymalnie 80 punktów. Wszystkie obliczenia dokonywane są z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. b) Zamawiający dokona oceny poszczególnych ofert w Kryterium II: Liczba punktów w kryterium Termin realizacji zamówienia wyrażony w miesiącach będzie przyznawana według poniższego wzoru: P i = T min /T i, * 20 pkt., gdzie P i - liczba punktów dla oferty nr i w kryterium Termin realizacji zamówienia wyrażony w miesiącach 4

5 T min Najkrótszy termin realizacji zamówienia wyrażony w miesiącach ze wszystkich terminów realizacji zamówienia wyrażonych w miesiącach zaproponowanych przez wszystkich oferentów T i - Termin realizacji zamówienia wyrażony w miesiącach oferty nr i Oferta w kryterium II może uzyskać maksymalnie 20 punktów. Wszystkie obliczenia dokonywane są z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Punkty uzyskane przez ofertę w ocenie oferty za Kryterium I zostaną dodane do punktów uzyskanych przez nią w ocenie oferty Kryterium II. Na tej podstawie zostanie obliczona łączna ocena oferty. Oferta w łącznej ocenie może uzyskać Maksymalnie 100 pkt. 4. Zamawiający podpisze umowę warunkową o udzielenie zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymogom zawartym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona w podanych kryteriach wyboru jako najkorzystniejsza uzyskując najwyższą liczbę punktów, pod warunkiem podpisania przez Zamawiającego umowy o dofinansowanie. 5. W przypadku odmowy podpisania umowy przez wybranego Wykonawcę, Zamawiający może zawrzeć umowę z Wykonawcą, który spełnia wymagania zapytania ofertowego i którego oferta uzyskała kolejno najwyższą liczbę punktów. 6. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone zostały oferty, które uzyskały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia - w terminie określonym przez Zamawiającego - ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 9. Sposób przygotowania oferty 1. Ofertę sporządzić należy na druku Formularz ofertowy stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego, zgodnie z wymaganiami stanowiącymi Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego, w języku polskim, w formie pisemnej, czytelnie, wypełniając nieścieralnym atramentem lub długopisem, maszynowo lub komputerowo. Oferta winna być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (dotyczy również ofert wysłanych drogą mailową). 2. Do Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego należy dołączyć: a. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym stanowiące Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego; b. Wykaz klientów referencyjnych stanowiący Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego; c. CV każdego ze wskazanych ekspertów. 3. Jeżeli z przedłożonych do oferty dokumentów nie wynika upoważnienie do podpisania i złożenia oferty przez osobę reprezentującą Wykonawcę przekazanie pełnomocnictwa podpisanego przez osobę reprezentującą Wykonawcę. 4. Wykonawca pozostaje związany złożoną przez siebie ofertą do dnia 1 marca 2017 r. 10. Miejsce i termin złożenia oferty, osoba do kontaktu 1. Ofertę zgodną z załączonym formularzem i niniejszym zapytaniem ofertowym należy złożyć w terminie do 1 października 2016 r. do godziny 16: Ofertę należy złożyć osobiście lub za pomocą poczty w siedzibie firmy RENATA PIETRYKA PRZEDSIĘBIORSTWO WIELOBRANŻOWE MANSARD-BIS, ul. Wojska Polskiego 74, Sanok lub mailem na adres: biuro@mansard.pl 5

6

7 Załącznik nr 1 Formularz ofertowy. Pieczęć Wykonawcy.. Miejscowość, data OFERTA Dane Wykonawcy: Nazwa Adres NIP REGON. Tel./Fax. Adres e mail W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia..przedstawiamy poniższą ofertę cenową na realizację usługi prowadzącej do przeprowadzenia audytu wzorniczego oraz opracowania strategii wzorniczej w zakresie przedmiotu działalności Zamawiającego dla firmy RENATA PIETRYKA PRZEDSIĘBIORSTWO WIELOBRANŻOWE MANSARD-BIS zgodnie z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikiem nr 4 do zapytania ofertowego Wzrost konkurencyjności firmy poprzez umiejętne zarządzanie wzornictwem dla działania 1.4 Wzór na konkurencję I Etap POPW. Wartość oferty netto:... Vat:.. Wartość oferty brutto:. Termin realizacji oferty wyrażony w miesiącach: Oświadczam/y, iż zapoznałem/liśmy się z warunkami zapytania ofertowego i nie wnoszę/imy do niego żadnych zastrzeżeń oraz zdobyłem/liśmy konieczne informacje i wyjaśnienia do przygotowania oferty. Oświadczam/y iż uważam/y się za związanego/ych ofertą do dnia 1 marca 2017 r. Oświadczam/y iż w przypadku wyboru przez Zamawiającego niniejszej oferty zobowiązuję/y się do podpisania umowy w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Oświadczam/y, iż Wykonawca spełnia/nie spełnia wszystkie wymagania dotyczące Wykonawcy i ekspertów zawarte w punkcie 6.3. (podpis i pieczęć Wykonawcy) 7

8 Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. Pieczęć Wykonawcy.. Miejscowość i data Oświadczenie Nawiązując do zapytania ofertowego z dnia ja, niżej podpisany. (imię i nazwisko osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy) działając w imieniu i na rzecz: (dane Wykonawcy pełna nazwa i adres firmy) oświadczam, że: Wykonawca nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tzn. nie występują żadne powiązania kapitałowe lub osobowe w rozumieniu wzajemnych powiązań między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.. (podpis i pieczęć Wykonawcy) 8

9 Załącznik nr 3 Wymogi funkcjonalne Zakres Zamówienia obejmuje: 1) Przeprowadzenie audytu wzorniczego celem przygotowania Zamawiającego do podjęcia działań w kierunku rozwoju produktów / usług wraz z rekomendacjami. Obszary audytu muszą obejmować: a) analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie oferty produktowej, b) analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie modelu biznesowego, c) analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie technologii, d) analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie struktury organizacyjnej, e) analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie procesów komunikacji, f) analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie strategii marketingowej, g) analizę wzorniczą Zamawiającego w zakresie zdefiniowania i charakterystyki klientów i konkurencji oraz kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, h) analizę potrzeb Zamawiającego w zakresie zarządzania wzornictwem, i) analizę oferty pod kątem wykorzystania wzornictwa i potencjału rynkowego Zamawiającego 2) Opracowanie strategii wzorniczej, w postaci raportu z przeprowadzonego audytu wzorniczego, zawierającego co najmniej następujące elementy: a) ogólną charakterystykę firmy zawierającą analizę wzorniczą przedsiębiorstwa w zakresie produktów, technologii, struktury organizacyjnej, procesów komunikacji z klientem, strategii marketingowej; b) ogólny opis otoczenia firmy w zakresie designu zawierający co najmniej informacje odnośnie charakterystyki klientów, opis głównych konkurentów, opis trendów rynkowych; c) określenie kluczowych w kontekście Zamawiającego trendów branżowych, społecznych i technologicznych o dużym potencjale wpływu na rynek Zamawiającego; d) ocenę poziomu wykorzystania wzornictwa w firmie oraz jej potencjału w tym zakresie; e) zdefiniowanie problemów wzorniczych w firmie, przy czym problemy te mogą dotyczyć zarówno produktu, jak i innych procesów biznesowych w firmie; f) rekomendacje dalszych szczegółowych działań dla firmy. 3) Udział w posiedzeniu Panelu Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP minimum 1 eksperta, ze wskazanych do realizacji projektu ekspertów. 9

10 Załącznik nr 4 - Wykaz klientów referencyjnych* Lp Pełna nazwa klienta Adres siedziby Branża Produkty, dla których opracowano strategię wzorniczą Rok, w którym opracowano strategię wzorniczą *Do wykazu należy przedłożyć referencje dla każdego ze wskazanych w wykazie klientów. Minimalna liczba referencji 5 szt. (podpis i pieczęć Wykonawcy) 10

11 Załącznik nr 5 Zakres minimalny umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Zakres minimalny umowy warunkowej na realizację audytu wzorniczego Umowa warunkowa musi w szczególności uwzględniać: 1. Opis działań planowanych do realizacji w ramach audytu wzorniczego z uwzględnieniem harmonogramu i miejsca ich realizacji; 2. Planowany termin rozpoczęcia i zakończenia audytu wzorniczego oraz opracowania strategii wzorniczej; 3. Informację o zespole wykonawcy realizującym audyt oraz opracowującym strategię wzorniczą wraz z przypisaniem osób do poszczególnych działań; 4. Informacje o osobach wyznaczonych ze strony wnioskodawcy do współpracy przy realizacji audytu i opracowania strategii wzorniczej; 5. Wynagrodzenie przysługujące wykonawcy za realizację działań związanych z przeprowadzeniem audytu oraz opracowaniem strategii wzorniczej; 6. Kwestie przeniesienia na wnioskodawcę autorskich praw majątkowych i praw zależnych do wszelkich utworów powstałych w związku z przeprowadzeniem audytu wzorniczego i opracowaniem strategii wzorniczej; 7. Zobowiązanie wykonawcy do udziału jego przedstawiciela w posiedzeniu Panelu Ekspertów w terminie wyznaczonym przez PARP, zgodnie z Regulaminem konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW; 8. Zobowiązanie wykonawcy do opracowania strategii wzorniczej zgodnie z wymogami określonymi w Regulaminie konkursu do Etapu I działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW; 9. Zobowiązanie wykonawcy do uzgodnienia ostatecznej wersji strategii wzorniczej z wnioskodawcą; 10. Zobowiązanie wykonawcy do uwzględnienia uwag do strategii wzorniczej zgłoszonych przez PARP; 11. Warunek uzależniający obowiązywanie umowy od umieszczenia projektu wnioskodawcy na liście projektów spełniających kryteria formalne i zakwalifikowanych do oceny merytorycznej opublikowanej na stronie internetowej PARP albo warunek uzależniający obowiązywanie umowy od otrzymania informacji od PARP o przyznaniu dofinansowania. Do czasu zawarcia umowy o dofinansowanie wnioskodawca realizuje projekt na własne ryzyko; 12. Zobowiązanie wykonawcy do realizacji usługi doradczej zgodnie z zasadami działania 1.4 Wzór na konkurencję POPW 11