ZAPYTANIE OFERTOWE Plska Knfederacja Pracdawców Prywatnych Lewiatan, w ramach prjektu Pprawa wizerunku przedsiębirców, współfinanswaneg ze śrdków Unii Eurpejskiej w ramach Eurpejskieg Funduszu Spłeczneg na pdstawie umwy nr UDA-POKL.02.01.02-00- 022/10 z dnia 26 lipca 2011 r., przesyła zapytanie fertę na: Przygtwanie i prdukcja kampanii reklamwej raz zakup mediów na ptrzeby jej emisji. 1. Pstanwienia gólne 1. Niniejsze pstępwanie nie pdlega przepism ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Praw zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, pz. 1655 z późn. zm.). 2. Zapytanie fertwe zstanie przekazane wybranym pdmitm raz zamieszczne na strnie internetwej. 3. Zamawiający zastrzega sbie praw d zmiany treści niniejszeg zapytania d upływu terminu składania fert. Jeżeli zmiany będą mgły mieć wpływ na treść składanych w pstępwaniu fert, Zamawiający przedłuży termin składania fert. Dknane zmiany przekazuje się niezwłcznie wszystkim Wyknawcm, d których zstał wystswane zaprszenie fertwe i jest n dla nich wiążące. O dknanych zmianach infrmuje się także na strnie internetwej. 4. W niniejszym pstępwaniu fertę i inne infrmacje Zamawiający i Wyknawcy przekazują drgą elektrniczną. 5. Zamawiający nie dpuszcza mżliwści złżenia ferty częściwej. 6. P wybrze Wyknawcy Zamawiający pdejmie uzgdnienia w celu dpwiednieg uszczegółwienia spsbu wyknania zamówienia. 2. Opis przedmitu zamówienia Kd CPV przedmitu zamówienia: 793, 921, 922 Przedmitem pstępwania jest: przygtwanie i prdukcja kampanii reklamwej Pprawa wizerunku przedsiębirców, zakup mediów na ptrzeby jej emisji. Przygtwanie i prdukcja kampanii reklamwej Pprawa wizerunku przedsiębirców Zamawiający przewiduje na prdukcję kampanii reklamwej Pprawa wizerunku przedsiębirców maksymalną kwtę 400.000 zł brutt (słwnie: czterysta tysięcy złtych) Zakres świadczeń w ramach prdukcji kampanii reklamwej: 1. przedstawienie trzech knceptów kreatywnych kampanii 1
2. pracwanie załżeń strategii kmunikacji dla kampanii w parciu wybrany kncept, bejmującej przeprwadzenie weryfikacji na grupie dcelwej z wykrzystaniem badań fkuswych. Kncepty pwinny być przygtwane przez: a) Wyknawcę samdzielnie lub pdmit d nieg zależny lub pdmit znajdujący się w jednej grupie własnściwej b) lub agencję reklamwą wynajętą przez Wyknawcę na zasadzie pdwyknawstwa, niespełniającą warunków kreślnych w punkcie a) wówczas Wyknawca jest zbwiązany d wyłnienia pdwyknawcy z zachwaniem zasad przetargwych Stwarzyszenia Agencji Reklamwych (przygtwanych wspólnie z Eurpean Assciatin f Cmmunicatin Agencies). Wyknawca przygtwujący kampanię musi mieć dświadczenie w przygtwywaniu i prdukcji kampanii reklamwych min. pięć kampanii reklamwych łącznej wartści min. 1,5 milina złtych nett, w tym min. trzy kampanie spłeczne łącznej wartści min. 300 tys. złtych nett. 3. przygtwanie kreacji zgdnie z przyjętym knceptem i strategią kmunikacji raz wyprdukwanie elementów kampanii reklamwej mgących bejmwać: spty telewizyjne długści 30, z mżliwścią ich skrócenia lub wydłużenia, zgdnie z wartściami czasów emisji uzyskanymi w prcesie zakupu mediów spty radiwe gólnplskie raz ich wersje wjewódzkie (spty w ramach jedneg knceptu, dstswane pd względem treści d pszczególnych wjewództw) kncepty kreacji praswych i internetwych dla kampanii gólnplskiej raz wyknanie wersji wjewódzkich (w ramach jedneg knceptu, dstswane pd względem treści d pszczególnych wjewództw), z mżliwścią przefrmatwań w zależnści d pzyskanych warunków emisji w gazetach i mediach internetwych wyknanie niezbędnych czynnści związanych z kreacją key visuala (np.sesji zdjęciwych, rysunków, zakup innych elementów na ptrzeby pwyższych kreacji) wykupienie niezbędnych licencji d emisji na terenie Plski raz wykrzystania kreacji d celów archiwalnych (prezentacja na strnie www. rganizatra prjektu, prezentacja pdczas drcznych eventów i sptkań, umieszczenia na płytach i innych nśnikach digitalwych jak materiały PR dla mediów i człnków Zamawiająceg, mżliwść zgłszeń d knkursów w kraju i za granicą) 4. krdynację emisji kampanii reklamwej w ramach zakupinych mediów dstarczenie materiałów medim wraz z wymaganą przez media dkumentacją. 2
Zakup mediów d emisji kampanii Pprawa wizerunku przedsiębirców Celem kampanii jest jak najskuteczniejsze dtarcie z jej przekazem d minimum milina sób w wieku prdukcyjnym. Zakupine media pwinny spełniać następujące warunki: grupa dcelwa milin sób z grupy 18-65 lat (sby w wieku prdukcyjnym) skutecznść kampanii min. 300 GRP, w tym min. 200 GRP uzyskane w telewizji, c stanwić będzie płwę budżetu przeznaczneg na zakup mediów termin emisji: pierwszy kwartał 2013 r. Dkładna alkacja kwt pmiędzy mediami nastąpi p akceptacji strategii kmunikacji kampanii przez Zamawiająceg. Prpnwany przez Wyknawcę budżet mediwy mże zawierać emisje niedpłatne, dstępne dla Wyknawcy w wyniku uzyskanych rabatów lub darmwych emisji, w ramach czasów dstępnych w mediach na emisję kampanii spłecznych. 3. Składanie fert. a) ferty należy składać d 14 września 2012 r. d gdz. 24:00. b) ferty należy złżyć w wersji elektrnicznej na adres e-mail: kgiedrjc@pkpplewiatan.pl, zatytułwane: Oferta na kampanię. c) Oferty trzymane p terminie nie będą rzpatrywane. 4. Oferta Oferta pwinna zawierać: 1. Dane Wyknawcy: nazwa, adres, numer NIP, sbę upważniną d reprezentacji. 2. Datę sprządzenia i datę ważnści ferty. 3. Prezentację zespłu dedykwaneg d realizacji zamówienia, w tym szczegółwe CV kierwnika zespłu, uwzględniające dświadczenie w zakresie, któreg dtyczy przedmit zamówienia. 4. Oświadczenie braku pwiązań, zgdnie ze wzrem zawartym na kńcu niniejszeg zapytania. 5. Opis trzech kampanii spłecznych, dtychczas wyprdukwanych przez Wyknawcę. Opisu należy dknać na frmularzu dłącznym d niniejszeg zapytania. 6. Oświadczenie Wyknawcy, iż prezentwane kampanie zstały przez nieg lub jeg pdwyknawców stwrzne i wyprdukwane raz że psiada praw d ich prezentwania w zakresie zapytania fertweg. 7. Kszt zakupu mediów na ptrzeby kampanii, spełniający kryteria pisane w punkcie 2 (grupa dcelwa, GRP itd.). Należy pdać kwtę sumaryczną brutt (z VAT). 8. Listę sób wraz z danymi kntaktwymi, które mgą udzielić Wyknawcy referencji w bu bszarach: prdukcji kampanii reklamwych i zakupu mediów. 3
5. Kryteria wybru Wyknawcy Warunkiem rzpatrzenia ferty jest jej frmalna zgdnść czyli: złżenie ferty zgdnie w zasadami pisanymi w punkcie 3 knstrukcja i zawartść ferty zgdna z wymgami pstawinymi w punkcie 4 zgdnść ferwanych usług z pisem przedmitu zamówienia (punkt 2) spełnienie wymgów frmalnych dtyczących dświadczenia Wyknawcy, pisanych w punkcie 5. Niespełnienie przez Wyknawcę któregklwiek z pwyższych warunków pwduje drzucenie złżnej ferty. Wymgi frmalne dtyczące Wyknawcy: dświadczenie w krdynacji prdukcji gólnplskich kampanii reklamwych minimum trzy wyprdukwane kampanie gólnplskie, w tym minimum dwie kampanie spłeczne. W ramach prezentacji dświadczenia należy przedstawić dla każdej kampanii, dla której krdynacją prdukcji zajmwał się Wyknawca : tytuł nazwę zamawiająceg lub na czyją rzecz zstała przygtwana skrót pisu (max. 2000 znaków) dtyczący celów, przyjętych załżeń strategicznych, wykrzystanych kanałów kmunikacji raz siągniętych celów wykaz przygtwanych kreacji infrmację czy kampania zstała przyjęta przez klienta i wyemitwana (należy pdać termin emisji) W przypadku, gdy Wyknawca nie psiada w swjej strukturze agencji reklamwej, dświadczenie w przeprwadzaniu min. trzech prcesów wybru agencji reklamwej zgdnie z zasadami Stwarzyszenia Agencji Reklamwych i Eurpean Assciatin f Cmmunicatin Agencies w ramach prezentacji dświadczenia należy przedstawić dla każdeg przeprwadzneg pstępwania wybru: nazwę kampanii i nazwę Zamawiająceg nazwę wybraneg Wyknawcy rk i miesiąc, w którym był prwadzne pstępwanie. dświadczenie w zakupie i pzyskiwaniu mediów na ptrzeby gólnplskich kampanii spłecznych minimum dwa zrealizwane zlecenia wartści rynkwej pzyskanych mediów w sumie minimum milin złtych nett. Przygtwanie i prdukcja kampanii reklamwej (waga 50%) kryteria ceny. Wybór Wyknawcy w zakresie przygtwania i prdukcji kampanii reklamwej zstanie dknany w parciu kryterium ceny pracy kreatywnej raz ceny efektywnści przedstawinych przez Wyknawcę trzech kampanii spłecznych, dtychczas przez nieg przygtwanych i wyprdukwanych. D ceny zstanie zastswany mdel ceny stswany w ramach EFFIE Awards. Zstał n wypracwany w parciu wielletnie, 4
międzynardwe dświadczenia branży reklamwej. Zasadniczym elementem ceny kampanii jest jej efektywnść i umiejętnść wykrzystania zasbów d siągnięcia jak najlepszeg efektu rynkweg. 1. Ocena pracy kreatywnej 50% 2. Ocena efektywnść kampanii 50% W ramach ceny efektywnści kampanii, zgdnie z mdelem EFFIE, brane będą pd uwagę: Ocena pzimu nakładów (inwestycji) ptrzebnych d siągnięcia efektów (czy cel nie zstał siągnięty pprzez pnadprprcjnalne w stsunku d efektu wydatki) Czy pis grupy dcelwej wskazuje na głębsze jej rzumienie w kntekście prduktu, a nie jest t jedynie prsty pis ilściwy, demgraficzny? Czy strategia dpwiada bezpśredni na wyzwanie marki, jest zgdna z jej pzycjnwaniem, czy jej realizacja pzwala na zmianą pstaw, zachwań grupy dcelwej? Wyniki kampanii. Oferty zstaną cenine w skali d 1 d 100. Średnia suma punktów uzyskanych przez każdeg Wyknawcę w wyniku ceny, pmnżna przez wagę 50%, stanwi liczbę punktów uzyskaną w kategrii prdukcja kampanii. Zakup mediów d emisji kampanii (waga 50%) Sumaryczny kszt zakupu mediów (kwta brutt), spełniających kryteria kreślne pkt 2: grupa dcelwa milin sób z grupy 18-65 lat (sby w wieku prdukcyjnym) skutecznść kampanii min. 300 GRP (w tym min. 200 GRP uzyskane w telewizji, c stanwić będzie płwę budżetu przeznaczneg na zakup mediów) termin emisji: pierwszy kwartał 2013 r. Spsób kalkulacji: [ kwta zadeklarwana przez Oferenta / najwyższa kwta zadeklarwana przez Wyknawców] x 50% x 100 Suma punktów uzyskanych w bu kategriach pmnżna przez wagę 50% stanwi liczbę punktów uzyskaną przez Wyknawcę w kategrii zakup mediów. Wynik kńcwy Suma punktów uzyskanych przez Wyknawcę za kampanię reklamwą i zakup mediów stanwi stateczną liczbę punktów uzyskanych przez Wyknawcę. Wygrywa Wyknawca, który uzyskał najwyższą liczbę punktów. 6. Isttne infrmacje dtyczące przebiegu pstępwania. 5
1. Termin ważnści fert składanych w ramach zapytania fertweg pwinien wynsić c najmniej 30 dni, licząc d dnia złżenia ferty 2. W tku dknywania ceny złżnych fert Zamawiający mże żądać udzielenia przez Wyknawców wyjaśnień dtyczących treści złżnych przez nich fert. 3. Zaprszenie d negcjacji nie znacza przyjęcia przez Zamawianeg ferty Wyknawcy. 4. Zamawiający nie pnsi żadnej dpwiedzialnści ani jakichklwiek ksztów związanych z przygtwaniem ferty przez Wyknawcę, a w szczególnści związanych z przystąpieniem d prcesu fertweg, przygtwaniem i złżeniem ferty, negcjacji, przygtwaniami d zawarcia umwy. 5. Zamawiający nie jest zbwiązany d uzasadnienia swjej decyzji w przypadku drzucenia ferty. 7. Wymagania związane ze współfinanswaniem Wyknanie zamówienia musi spełnić wymgi prjektu realizwaneg ze śrdków UE w ramach Prgramu Operacyjneg Kapitał Ludzki. Wyknawca składając fertę wyraża zgdę na zamieszczenie w umwie zapisów wymaganych w związku z realizacją prjektu raz stswania zasad realizacji zamówień w takich prjektach. 8. Osba upważnina d kntaktu z Oferentami: Kuba Giedrjć tel. +48 22 565 18 23 e-mail: kgiedrjc@pkpplewiatan.pl Warszawa, 30 sierpnia 2012 r. OŚWIADCZENIE W związku z przedłżeniem ferty na realizację zadania w ramach prjektu Pprawa wizerunku przedsiębirców w PO Kapitał Ludzki niniejszym świadczam, że w stsunku d Plskiej Knfederacji Pracdawców Prywatnych Lewiatan lub sób upważninych d zaciągania w jej imieniu zbwiązań, lub sób wyknujących w jej imieniu czynnści związane z przygtwaniem i przeprwadzeniem prcedury wybru wyknawcy nie zachdzą pwiązania sbwe lub kapitałwe, w szczególnści pprzez: uczestnictw w spółce jak wspólnik spółki akcyjnej lub spółki sbwej psiadanie udziałów lub c najmniej 10% akcji pełnienie funkcji człnka rganu nadzrczeg lub zarządzająceg, prkurenta, pełnmcnika pzstawanie w związku małżeńskim, w stsunku pkrewieństwa lub pwinwactwa w linii prstej, pkrewieństwa lub pwinwactwa w linii bcznej d drugieg stpnia lub w stsunku przyspsbienia, pieki lub kurateli. Pdpis sby (sób) upważninej(ych) d reprezentacji 6
KWESTIONARIUSZ OPISU KAMPANII SPOŁECZNYCH ZGODNIE Z PUNKTEM 4.5 ZAPYTANIA A. pisać mierzalne cele pstawine przed kampanią d siągnięcia: Jakie mierzalne cele miała zrealizwać kampania. Mgą t być cele zarówn dnszące się d kształtwania rynku, przełamywanie isttnych barier świadmściwych, sprzedaży (np. pzyskane pieniądze w wyniku kampanii, liczba użytkwników, pzyskiwanie lead ów), jak i d kmunikacji (np. świadmść spntaniczna lub wspmagana marki/kampanii, świadmść spntaniczna lub wspmagana reklamy, wizerunek akcji/kampanii, generwanie rekmendacji WOM). W przypadku celów dnszących się d kmunikacji dpuszczalne są zarówn dane z ilściwe i jakściwe. Rekmendwane jest pdanie dla pszczególnych celów benchmarków z lat pprzednich lub benchmarków z działań knkurencji. B. Grupa dcelwa Prsimy sprecyzwanie załżnej grupy dcelwej raz uzasadnienie wybru. Prsimy pdanie jedynie tych infrmacji, które są ptrzebne dla zrzumienia prezentwanej kncepcji kampanii (czyli takich które miały wpływ na dknywane wybry strategiczne czy kreatywne). C. Strategia kmunikacji: główna myśl (idea) i jej uzasadnienie Jaka była główna myśl/idea, na której pierała się prezentwana kmunikacja? Jaki był insight związany z knsumentem, kategrią, czy marką na którym była parta? Na czym plega wartść tej kncepcji dla efektów kampanii jak i dlaczeg przekazanie tej idei w kmunikacji wpłynęł na zachwanie knsumentów zgdnie z czekiwaniami? D. Wybór kanałów kmunikacyjnych Wskaż wszystkie kmunikacyjne punkty kntaktu wykrzystane w kampanii. TV Spty Branded Cntent Prduct placement Spnsring Interactive Reklama internetwa display Media spłecznściwe E-mail marketing Wide nline SEM/SEO Mbile marketing Strna internetwa Reklama w grach Radi internetwe Twrzenie/użycie kntentu Marketing wiruswy Aplikacje/Widgety/Gry Inne (jakie) Radi 7
Spty Spnsring Knkursy Prgram/ kntent Print Magazyny Gazety Advertriale Prasa handlwa Inserty Sampling w prasie Direct Prezentacja prduktu Listy E-maile Telemarketing PR Eventy Prdukt Kmunikacja czaswa na pakwaniu Kin On screen Of screen OOH Billbardy Transprt Ltniska Nśniki ambientwe twrzne na ptrzeby kampanii Inne (jakie) Pkazy branżwe Spnsring/partnerstw Handel detaliczny Prmcje sprzedaży Nśniki POS In-Stre Merchandizing Nśniki POS Vide Retailtainment 8
Guerrilla Ambient Media Sampling/Trial Street Teams Happening Flash mb Prjekcje multimedialne Zaangażwanie knsumentów WOM User Generated Cntent Marketing wiruswy Blgi Brand Design Crprate Identity Design pakwania E. Opisz punkty kntaktu, które w znaczący spsób przyczyniły się d sukcesu kampanii. F. Skala kampanii Prsimy pdanie wydatków na media i pisanie intensywnści działań w kanałach kmunikacyjnych w pdziale POE: paid, wned, earned. G. Share f Spend zgłszneg prduktu w kategrii, d której dnszą się cele kampanii, w dniesieniu d czasu: Trwania kampanii : Całeg rku: % Share f Spend % Share f Spend G. Wyniki kampanii Wyniki kampanii muszą być przypisane d pszczególnych celów kampanii wymieninych w punkcie 4. Wyniki kampanii pwinny dać Zlecenidawcy pdstawę d ceny skutecznści pdjętych działań wymaga t pdania danych przed i p kampanii, sbn dla każdeg z celów. Każdy dwód należy pisać pdając czas przeprwadzenia badań raz kres, d jakieg się dnszą i pdać nazwę firmy badawczej. Mżna także zamieścić własny krótki kmentarz ułatwiający interpretację danych i wskazujący na sukces w realizacji załżnych celów. 9