Strona1 Zarządzenie nr 49 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 31 marca 2015 r. w sprawie realizacji Projektu pt.: Ekologia kulturowa- specjalność na kierunku etnologia, studia II stopnia. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z zatwierdzoną umową o dofinansowanie Projektu nr FSS/2014/HEI/W/0075/U/0016, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm. oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji Projektu pt.: Ekologia kulturowaspecjalność na kierunku etnologia, studia II stopnia, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest na mocy umowy o dofinansowanie Projektu nr: FSS/2014/HEI/W/0075/U/0016, zawartej pomiędzy Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji Operatorem Programu Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy Operatorem, a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach Beneficjentem, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową o dofinansowanie Projektu i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub
Strona2 współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach; 4) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 1 stycznia 2015 r. do dnia 31 maja 2016 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, o którym mowa w 5 i 6 niniejszego zarządzenia, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostaje wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych, odpowiednie przepisy prawa, w tym prawa pracy oraz przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu.
Strona3 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator Projektu; 2) Koordynator merytoryczny; 3) Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych; 4) Specjalisty ds. ewaluacji i monitoringu w Projekcie, 5) Administrator strony www w Projekcie. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami, b) nadzór nad zgodnością wydatkowania środków z budżetem Projektu, c) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, d) nadzór nad pracą Specjalisty ds. ewaluacji i monitoringu w Projekcie oraz Specjalisty ds. rozliczeń finansowo-księgowych, e) przygotowywanie we współpracy z Koordynatorem merytorycznym regulaminów i formularzy niezbędnych do realizacji Projektu, f) wnioskowanie o zatrudnienie/zaangażowanie/dodatkowe wynagrodzenie osób w celu realizacji zadań Projektu, g) nadzór nad rekrutacją uczestników Projektu, h) potwierdzanie kart czasu pracy oraz protokołów odbioru i rachunków dla umów cywilno-prawnych, i) nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, j) akceptacja wniosków o dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, k) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, l) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, m) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, n) prowadzenie archiwizacji dokumentów zgodnie z częścią VII niniejszego Zarządzenia, opracowywanie zasad (regulaminów), o których mowa w 9 niniejszego zarządzenia,
Strona4 o) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów), p) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów i Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu, q) podejmowanie działań minimalizujących ryzyko w Projekcie, r) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu oraz Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora ds. Projektów, s) składanie zamówień na usługi/dostawy w systemie SAP, t) działania informacyjno promocyjne; 2) Koordynator merytoryczny do obowiązków którego należeć będzie: a) udział w pracach zespołu merytorycznego, b) przygotowanie we współpracy z zespołem merytorycznym materiałów w formie zapewniającej efektywne umieszczenie na stronie www Projektu, c) organizowanie spotkań Zespołu Wykonawczego w celu analizy sytuacji w Projekcie oraz ustalenia dalszej realizacji poszczególnych zadań. W przypadku wystąpienia potrzeby organizowanie spotkań Zespołu Wykonawczego i zespołu merytorycznego, d) przygotowywanie we współpracy ze Specjalistą ds. rozliczeń finansowoksięgowych oraz Specjalistą ds. ewaluacji i monitoringu w Projekcie, raportów wniosków o płatność w części merytorycznej, e) przygotowywanie we współpracy z Koordynatorem Projektu regulaminów i formularzy niezbędnych do realizacji Projektu, f) organizowanie szkoleń, kursów, warsztatów i konferencji (program, kontakt z prelegentami) we współpracy ze Specjalistą ds. ewaluacji i monitoringu w Projekcie, g) nadzór nad przygotowaniem skryptu, h) nadzór, opieka nad pracami związanymi z opracowaniem nowego programu i dokumentacji specjalności Ekologia kulturowa, zgodnie z KRK i wewnętrznymi uregulowaniami, i) nadzór, opieka nad pracami związanymi z opracowaniem materiałów e-learningowych dla specjalności Ekologia kulturowa, zgodnie z KRK i wewnętrznymi uregulowaniami, j) współpraca z Działem Zamówień Publicznych przy sporządzaniu SIWIZ do zaplanowanych w Projekcie przetargów, k) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014, l) kontakt z instytucją finansującą;
Strona5 3) Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych - do jego obowiązków należy w szczególności: a) sporządzanie raportów - wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej, b) kontrola budżetu Projektu, zgłaszanie propozycji przesunięć w budżecie, zgłaszanie Koordynatorowi Projektu zagrożeń w realizacji Projektu, c) monitoring przepływów finansowych, d) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości, e) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, f) sporządzanie umów cywilnoprawnych wraz z załącznikiem dla osób zatrudnionych w Projekcie oraz nadzór nad ich rejestracją, g) przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie, h) sporządzanie wniosków o aneks do stosunku pracy/aktu mianowania, i) ewidencjonowanie kart czasu pracy, j) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z Zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm., k) prowadzenie archiwizacji dokumentów zgodnie z częścią VII niniejszego zarządzenia; 4) Specjalista ds. ewaluacji i monitoringu w Projekcie - do jego obowiązków należy w szczególności: a) tworzenie list uczestników poszczególnych form wsparcia, b) prowadzenie bieżącego monitoringu w Projekcie, w tym monitoringu uczestników Projektu, c) sporządzanie i przeprowadzanie ankiet, wywiadów i kwestionariuszy ocen na każdym etapie działań projektowych, d) opracowywanie raportów z poszczególnych etapów ewaluacji i monitoringu, e) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym wszelkich oświadczeń i deklaracji podpisywanych/składanych przez uczestników Projektu, f) przetwarzanie danych osobowych uczestników Projektu,
Strona6 g) organizowanie warsztatów we współpracy z Koordynatorem Projektu, h) pomoc w przygotowywaniu we współpracy z Koordynatorem Projektu oraz Specjalistą ds. rozliczeń finansowo - księgowych raportów wniosków o płatność w części merytorycznej, i) prowadzenie archiwizacji dokumentów zgodnie z częścią VII niniejszego zarządzenia; 5) Administrator strony www w Projekcie - do jego obowiązków należy w szczególności: a) administrowanie stroną www w Projekcie, b) serwis strony www, c) bieżąca aktualizacja treści strony www. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Etnologii i Nauk o Edukacji Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. Władze Wydziału Etnologii i Nauk o Edukacji są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulaminy i formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu, przygotowuje Koordynator Projektu wraz z Koordynatorem merytorycznym, w uzgodnieniu z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze, o których mowa w ust. 1, ustala Rektor w drodze zarządzenia.
Strona7 V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. Forma zatrudnienia/zaangażowania osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2014 r., poz. 1502), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121, z późn. zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczącym warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi regulacjami w zakresie wdrażania Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014. 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) zawarcia umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 3) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z osobą nie będącą pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu; 4) przyznanie dodatku specjalnego do wynagrodzenia. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy.
Strona8 VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę musi zawierać kategorię wydatków i opis zgodny z budżetem Projektu oraz musi być podpisany przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 12 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z poźn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Programu i Mechanizmu Finansowego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać informację Projekt finansowany ze środków funduszy norweskich i funduszy EOG, pochodzących z Islandii, Lichtensteinu i Norwegii oraz środków krajowych (zgodne z aktualnie obowiązującymi Wymogami dotyczącymi Informacji i Promocji Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2009-2014).
Strona9 VIII. Zakaz zbycia aktywów trwałych 13 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. Aktywa mogą zostać przekazane beneficjentom Projektu lub podmiotom niedziałającym dla zysku, po zakończeniu Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. 3. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późń. zm. IX. Ochrona danych osobowych 14 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Koordynator Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w Projekcie.
Strona10 16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały od 1 stycznia 2015 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś