Załącznik nr 1 do specyfikacji BPM.ZZP.271.354.2014 I. Opis przedmiotu Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i wykonanie obsługi plenerowej imprezy artystyczno rozrywkowej pn. Imieniny Nowego Sącza 2014" terenie otwartym w Parku Strzeleckim przy ul. Ogrodowej w Nowym Sączu w dniach: 5 i 6 lipca 2014 roku. W celu przygotowania i przeprowadzenia imprezy Zamawiający udostępni Wykonawcy teren nieodpłatnie. Usługa w zakresie przygotowania i wykonania obsługi plenerowej imprezy artystyczno - rozrywkowej pn. Imieniny Nowego Sącza 2014", obejmuje: przygotowanie sceny, wynajem nagłośnienia i oświetlenia wraz z obsługą techniczną, oraz zapewnienie bezpieczeństwa wykonawcom i uczestnikom imprezy organizowanej Integralną częścią imprezy jest program artystyczny, którego realizację Zamawiający powierzył innym podmiotom na postawie odrębnych umów. Wykonawca jest zobowiązany do współpracy z tymi podmiotami, niezbędnej dla prawidłowej realizacji przedmiotu umowy. Program imprezy - w dniu 5.07.2014 roku godz. 16.30-17.10 program dla dzieci pokazy i zabawy Teatru Lalek PINOKIO: TAMBURMAJORKI godz. 17.10-17.25 konkursy godz. 17.25-18.45 koncert Zespołu Dollars Brothers godz. 18.45-19.00 konkursy godz. 19.00-20.20 koncert Zespołu El Saffron godz. 20.20-20.40 konkursy godz. 20.40-21.55 Koncert Sylwii Grzeszczak z zespołem godz. 21.55 - zakończenie imprezy - w dniu 6.07.2014 roku godz. 16.40-18.45 program dla dzieci i spektakl Teatru Lalek PINOKIO godz. 18.45-19.00 konkursy godz. 19.00-20.20 koncert Zespołu Recykling Band godz. 20.20-20.40 konkursy godz. 20.40-21.55 koncert Kamila Bednarka z zespołem godz. 21.55 - zakończenie imprezy. Miejsce realizacji: Nowy Sącz, Amfiteatr w Parku Strzeleckim przy ul. Ogrodowej. Teren Amfiteatru jest ogrodzony. Na teren Amfiteatru istnieje swobodny dojazd od ul. Ogrodowej i od strony parku. Znajdują się 3 bramki wejściowe dla publiczności. Termin realizacji: 5.07.2014r. - 6.07.2014r. 1. Scena: Scena musi być konstrukcją posiadającą aktualne atesty - istniejąca scena w Parku Strzeleckim musi być odpowiednio dostosowana, w przypadku konstrukcji tymczasowej, minimalnym wymiarem jest: 10 x 8 m.
Opis istniejącej sceny: scena konstrukcji betonowej z podłogą drewnianą o wymiarach: szerokość przód sceny - 11m a tył sceny 9m, głębokość sceny 13m. Zadaszenie wykonane z metalu pokrytego plandeką. Scena zabezpieczona płotem metalowym połączonym słupami z cegły. Scena na potrzeby tej imprezy winna być : wypoziomowana, stabilna, połączona z FOH (miejscem pracy realizatora dźwięku) oraz wykonana z obowiązującymi przepisami BHP. wyposażona w schody umożliwiające bezproblemowe wejście na scenę. powierzchnia sceny powinna być wykonana lub obita antypoślizgowym materiałem, scena i stanowisko realizatorów frontowych muszą być zadaszone i osłonięte (zabezpieczone), w tym: boki sceny przed: wiatrem i deszczem z trzech stron tak, aby nie było możliwości zalania sprzętu przez deszcz, na scenie mają być trzy podesty pod perkusje i dla chórków, zgodnie z riderami Artystów: Sylwii Grzeszczak i Kamila Bednarka oraz dwa krzesła barowe i jedno niskie dla Zespołu El Saffron, do sceny powinien być zapewniony dojazd samochodami w celu rozładunku instrumentów, scena i stanowisko realizatorów muszą być zabezpieczone płotkami barierkami i ochroną gwarantującą bezpieczeństwo Artystom, uniemożliwiając wejście osób postronnych na scenę i zaplecze. 2. Zapewnienie nagłośnienia i oświetlenia do przeprowadzenia imprezy, przy czym przez oświetlenie i nagłośnienie należy rozumieć dostarczenie sprzętu (transport na miejsce imprezy), jego zainstalowanie i obsługę przez cały okres trwania imprezy i prób oraz demontaż po zakończeniu imprezy: organizowanej w dniach: 5-6 lipca 2014 roku. Sprzęt zgodny z załączonymi riderami Artystów: Sylwii Grzeszczak z Zespołem zał. nr 1 - bez zapewnienia cateringu, Kamila Bednarka z Zespołem zał. nr 2, Zespołu Dollars Brothers zał. nr 3, Zespołu Recykling Band - zał. nr 4, Zespołu El Saffron - zał. nr 5. Uwaga!. Do obsługi koncertów ma być zapewniony ŚREDNI lub DUŻY system dźwiękowy liniowy podwieszony na konstrukcjach, pokrywający dźwiękiem cały amfiteatr łącznie z bokami nie tylko front. Oświetlenie koncertów Artystów podczas imprezy w dniach 5 i 6 lipca 2014 ma być efektowne i profesjonalne zrealizowane przy użyciu różnych urządzeń oświetleniowych zgodnie ze sztuką oświetlenia estradowego koncertów muzycznych przy tego rodzaju imprezach plenerowych (podobnie jak oświetlenie koncertów zespołów "gwiazd" i innych wykonawców biorących udział w IMIENINACH Nowego Sącza w latach poprzednich np. ENEJ, GRUPA POD BUDĄ, MYSLOVITZ, przy użyciu różnorodnego dostępnego na rynku sprzętu oświetleniowego w ilości i w taki sposób, by koncerty były widowiskiem na wysokim poziomie artystycznym. Wykonawca ma obowiązek konsultowania przygotowań do imprezy z przedstawicielami Artystów i Zamawiającego. 3. Zapewnienie energii elektrycznej przyłącz energii jest zapewniony na terenie Amfiteatru. Wykonawca musi pokryć koszt zużytej energii dla prawidłowej pracy urządzeń
zwłaszcza do zasilania nagłośnienia imprezy. i oświetlenia podczas przygotowania i wykonania Firma zapewniająca oświetlenie, nagłośnienie i zasilanie sprzętu odpowiada za bezpieczeństwo wykonawców, realizatorów i techniki zespołów podczas prób i koncertów oraz za ewentualne uszkodzenia sprzętu/instrumentów zespołów. 4. Dopilnowanie, aby osoby zatrudnione przez Wykonawcę przy imprezie były oznakowane przepustkami - identyfikatorami i tylko one będą mogły przebywać na zapleczu podczas imprezy. 5. Zapewnienie obsługi technicznej na miejscu imprezy: w szczególności w trakcie prób i koncertów, upoważnionych do działania przedstawicieli Wykonawcy: elektryka i doświadczonej ekipy technicznej odpowiedzialnej za aparaturę nagłaśniającą oraz oświetleniową. Obsługa techniczna zapewniona przez Wykonawcę winna współpracować z obsługą techniczną Artystów w celu szybkiego, bezpiecznego montażu: świateł, nagłośnienia, sprzętu backline, przeprowadzenia profesjonalnych prób i dla pełnego komfortu pracy Artystów podczas koncertów, zgodnie z programem. 6. Zapewnie osób do pomocy w rozładunku oraz załadunku sprzętu i instrumentów Zespołów, w tym: dla Sylwii Grzeszczak 4 osoby. 7. Zapewnienie możliwości przeprowadzenia prób na scenie przez Zespoły w dniach koncertów przed występami w godzinach ustalonych z przedstawicielami Artystów. 8. Wykonanie identyfikatorów (zalaminowanych i zawieszonych na smyczy) około 200 sztuk, projekt i treść do akceptacji ZAMAWIAJĄCEGO. 9. Wykonanie i druk plakatów 150 sztuk projekt i treść do uzgodnienia z Zamawiającym. II. Przygotowanie wyposażenia do garderób zgodnie z wymaganiami zespołów, - garderoby będą stanowić namioty o wymiarach 4m x 3m znajdujące się w bezpośrednim sąsiedztwie sceny, przy każdej z garderób (po jednym ochroniarzu), każda garderoba opisana Zespół., - w pobliżu garderób ma być toaleta przeznaczona tylko dla Zespołów posprzątana z wodą bieżącą, zaopatrzona w mydło w dozowniku, ręczniki i papier toaletowy oraz zamykana, Garderoby mają być gotowe na przyjazd Artystów ( przed próbą). W dniu 5 lipca 2014 roku 1. Dla zespołu Dollars Brothers - garderoba wyposażona w: stolik, lustro, 4 krzesła, wieszak, oświetlenie wewnętrzne namiotu, zasilanie elektryczne w 2 gniazda. 2. Dla Zespołu El Saffron - garderoba wyposażona w: stolik, lustro, 5 krzeseł, wieszak, oświetlenie wewnętrzne namiotu, zasilanie elektryczne w 2 gniazda. 3. Sylwii Grzeszczak z Zespołem dwie osobne garderoby (dla Sylwii Grzeszczak oraz zespołu) wyposażone w: lustro, stół, krzesła, wieszak, oświetlenie wewnętrzne namiotu, zasilanie elektryczne w 2 gniazda. W dniu 6 lipca 2014 roku
1. Dla Teatru Lalek PIONKIO - garderoba wyposażona w: stolik, 5 krzeseł, lustro, wieszak, 2. Dla zespołu Recykling Band - garderoba wyposażona w: stolik, 5 krzeseł, wieszak ubraniowy, lustro, oświetlenie wewnętrzne namiotu, zasilanie elektryczne w 2 gniazda. 3. Dla Kamila Bednarka z Zespołem garderoba w sąsiedztwie sceny wyposażona w: stolik, 10 krzeseł, wieszak ubraniowy, lustro, oświetlenie wewnętrzne namiotu, zasilanie elektryczne w 2 gniazda. III. Wymagania organizacyjne dotyczą wszystkich elementów imprezy organizowanej w dniach 5 i 6 lipca 2014 roku na terenie Amfiteatru w Parku Strzeleckim w Nowym Sączu, tj. realizowanych przez WYKONAWCĘ jak i inne podmioty - ARTYSTÓW na podstawie umów z ZAMAWIAJĄCYM. WYKONAWCA zobowiązany jest zorganizować strefę imprezy masowej zgodnie z wszelkimi wymogami Ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 roku (Dz. U. z 2013 r., poz. 611 z późn. zm.). Szacowana liczba uczestników imprezy wynosi 5000 osób. Wykonawca, który zostanie wybrany w toku niniejszego postępowania będzie Organizatorem imprezy masowej w rozumieniu przepisów w/w ustawy. Wykonawca zobowiązany jest do: Posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia oraz: 1. uzyskania wszelkich niezbędnych zezwoleń na zorganizowanie i przeprowadzenie imprezy masowej, w tym w szczególności zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej wydanego w drodze decyzji Prezydenta miasta Nowego Sącza, najpóźniej na 7 dni przed imprezą, 2. wydzielenia (ogrodzenia) w ramach imprezy Imieniny Nowego Sącza 2014 strefy imprezy masowej obejmującej scenę i teren przed sceną (ławki miejsca siedzące i stojące, łącznie 5000 miejsc dla osób (3000 miejsc siedzących ławki + 1000m2), które mogą być obecne na imprezie, 3. wyznaczenia kierownika do spraw bezpieczeństwa, któremu podlegać będą służby porządkowe i informacyjne, 4. opracowania i udostępnienia uczestnikom regulaminu terenu i regulaminu imprezy masowej zawierającego warunki uczestnictwa i zasady zachowania się uczestników imprezy, w szczególności zakaz wnoszenia na imprezę i posiadania broni, niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów łatwopalnych, napojów alkoholowych, środków odurzających, substancji psychoaktywnych, 5. zapewnienia bezpieczeństwa osobom uczestniczącym w imprezie, ochrony porządku publicznego, w tym: zabezpieczenia pod względem medycznym (karetka z pełnym wyposażeniem), 6. spełnienie wymogów sanitarnych (zapewnienie 20 toalet, w tym 1 toaletę dla niepełnosprawnych) i zabezpieczenie przeciwpożarowe (wóz strażacki), 7. zabezpieczenia imprezy pod względem ochrony będzie realizowane przez służby porządkowe i służby informacyjne, liczebność (minimum 57 pracowników ochrony,
w tym 12 służby porządkowej), oznakowanie, łączność uprawnienia i pozostałe wymagania zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych), 8. zabezpieczenia ochrony sceny, sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i wszelkich instalacji technicznych na terenie imprezy w czasie montażu, w trakcie trwania prób i imprezy oraz po jej zakończeniu do czasu demontażu urządzeń, 9. opracowanie graficznego planu terenu wraz z opisem wyznaczenia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji, 10. opracowanie szczegółowej instrukcji postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu przeprowadzania imprezy, w tym zapewnienie sprzętu ratowniczego i gaśniczego, 11. wykupienia ubezpieczenia OC imprezy Imieniny Nowego Sącza 2014, wynikającego z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, na minimalną sumę gwarancyjną 250.000,- zł (słownie: dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych), 12. uzyskanie opinii Komendanta Policji, Państwowej Straży Pożarnej, Państwowego Inspektora Sanitarnego i Pogotowia Ratunkowego. Wykonawca nie dopuści do rejestrowania dźwięku lub obrazu przez jakiekolwiek osoby. W tym celu należy umieścić w widocznych miejscach informację o zakazie filmowania i nagrywania koncertów. Uwaga! Miasto Nowy Sącz jako współorganizator imprezy zapewni nieodpłatnie: - Konferansjera - prowadzenie imprezy i konkursów - udostępnienie przekazanie przez aktualnego Dzierżawcę Amfiteatru w Parku Strzeleckim terenu i sceny na przygotowanie przeprowadzenie imprezy Imieniny Nowego Sącza 2014 (montaż sprzętu, oraz demontaż sprzętu po zakończeniu), - 4 namioty z przeznaczeniem na garderoby o wymiarach 3 x 4m lub 3 x 3m, - sprzątanie terenu Amfiteatru w Parku Strzeleckim, na którym będzie zorganizowana i przeprowadzona impreza, Dzierżawca Amfiteatru w Parku Strzeleckim w Nowym Sączu na podstawie odrębnej umowy: - prowadzi gastronomię: w tym sprzedaż alkoholu do 4.5 %, - zapewnia atrakcje dla dzieci urządzenia dmuchane i rekreacyjne,