Zaproszenie do złoŝenia oferty cenowej

Nazwa Zamawiającego: Gmina Stegna Regon: 170747939 NIP: 579 20 69 687 Miejscowość: Stegna Adres: ul. Gdańska 34 Strona internetowa: www.stegna.pl Godziny urzędowania: 7:00-15:00, w czwartki 7:00-16:00, w piątki 7:00-14:00 Tel./fax. 55 247 81 71/ 55 247 83 95 Stegna, 20.09.2013r. Zaproszenie do złoŝenia oferty cenowej Przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projektu,,gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym W związku z realizacją przez Gminę Stegna projektu pn.: Gmina Stegna udostepnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym współfinansowanego z budŝetu Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 8. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion, zwracam się z prośbą o złoŝenie Państwa oferty cenowej na wykonanie elementów promocyjnych projektu tj. 1. Opracowanie strony www projektu, 2. Administracja, aktualizacja i hosting strony www projektu, 3. Zorganizowanie 10 spotkań informacyjnych dla mieszkańców gminy, 4. Opracowanie oraz wydruk ulotki informacyjno-promocyjnej projektu 20 pakietów po 100 sztuk, 5. Opracowanie plakatu informacyjnego projektu, 6. Wydruk 500 sztuk plakatów informacyjnych projektu o wymiarach 90 cm x 40 cm 7. Opracowanie folderów informacyjnych projektu, 8. Wydruk 1000 sztuk folderów informacyjnych projektu, 9. Opracowanie i wydruk 192 sztuk naklejek informacyjnych na zakupiony sprzęt o wymiarach 5cm x 3 cm, 10. Opracowanie tablicy informacyjnej z logo projektu, 11. Wykonanie 7 sztuk tablic informacyjnych, 1

12. Opracowanie artykułów w lokalnej prasie (pierwszy artykuł dotyczący informacji o zakupie i dostarczeniu dla mieszkańców gminy Stegna komputerów i Internetu, drugi artykuł z informacją o zakończeniu projektu), 13. Wykonanie dokumentacji fotograficznej podczas trwania projektu. Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 14 000 euro. Do niniejszego postępowania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych. (Dz. U. 2013r poz. 907) Szczegółowy opis warunków realizacji zamówienia: spotkania informacyjne Organizacja i obsługa 10 spotkań informacyjnych dla mieszkańców Gminy Stegna przygotowanie materiałów informacyjnych/prezentacji, zapewnienie serwisu kawowego w 5 szkołach i 5 sołectwach gminy Stegna, dla których organem prowadzącym jest Gmina Stegna w ramach projektu Gmina Stegna udostepnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym. Tematyką spotkań będzie rozpowszechnianie informacji o naborze dla Beneficjentów Ostatecznych Projektu tj. jednostek podległych oraz gospodarstw domowych. Wszelkie działania informacyjne podporządkowane są realizacji głównego celu dostarczenie Internetu dla osób zagroŝonych wykluczeniem cyfrowym z powodu trudnej sytuacji ekonomicznej w 32 gospodarstw domowych na obszarze objętym projektem, oraz informowanie o stworzeniu dostępu do nieodpłatnego szerokopasmowego Internetu dla całej społeczności gminy, zlokalizowany w 18 jednostkach podległych Gminy Stegna. Wykonawca w trakcie organizowanych spotkań informacyjnych zobowiązany jest rozpowszechniać informacje dotyczące realizowanego Projektu. Wykonawca przygotuje się merytoryczne oraz zapozna się z problematyką projektów realizowanych w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion, osi priorytetowej 8. Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki, Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, a w trakcie prowadzenia spotkań okaŝe uczestnikom pomoc merytorycznoinformacyjną w zakresie realizowanego przez Zamawiającego projektu. Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczenia logotypów Unii Europejskiej i Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka oraz informacji o współfinansowaniu spotkania ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion osi priorytetowej 8. Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania elementów promocji zgodnie z Przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 dla Beneficjentów i Instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie programu., dostępnym na stronie internetowej Władzy WdraŜającej Programy 2

Europejskie http://www.wwpe.gov.pl/index.php?params[section_id]=24&params[category_id]=287 Wykonawca zobowiązany jest przygotować ulotki, foldery oraz plakaty informacyjne, które będą rozpowszechniane na spotkaniach informacyjnych. Wszelkie materiały informacyjne będą przekazywane mieszkańcom gminy. Wykonawca zobowiązany jest z kaŝdego spotkania informacyjnego sporządzić listę obecności, które będzie załącznikiem do faktury VAT. Wykonawca zobowiązany jest opracowania dokumentacji fotograficznej z organizowanych spotkań informacyjnych oraz innych waŝnych wydarzeń towarzyszących podczas trwania projektu. Dokumentacja fotograficzna zostanie udostępniana na stronie www projektu utworzonej przez Wykonawcę, oraz dołączona do Faktury VAT jako załącznik. Terminy zorganizowania spotkań informacyjnych Zamawiający uzgodni z Wykonawcą, Wykonawca jest zobowiązany przedstawić Zamawiającemu projekty graficzne oraz treść materiałów promocyjnych w celu uzyskania akceptacji. Opis przedmiotu zamówienia: tablice informacyjne: Zaprojektowanie, wykonanie i montaŝ 7 tablic informacyjnych promujących projekt zgodnie z zaleceniami zawartymi w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla Beneficjentów i Instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie Programu, po zaakceptowaniu projektu przez Zamawiającego. Istnieje prawdopodobieństwo zmiany ostatecznych kwot dotyczących wartości oraz dofinansowania projektu. W takiej sytuacji zaleca się: wykonanie tablicy informacyjnej techniką umoŝliwiającą wprowadzenie zmian w zakresie wskazanych na niej kwot. Tablice informacyjne umieszczone zostaną wskazanych przez Zamawiającego. się w miejscach powszechnie dostępnych, Układ tablicy powinien być wykonany zgodnie z wytycznymi,,przewodnika w zakresie promocji - logo Unii Europejskiej z podpisem Unia Europejska. Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego, - logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, - poza ciągiem znaków, w dolnej części tablicy, naleŝy umieścić informację o współfinansowaniu projektu, - nazwę realizowanego projektu, jego łączny budŝet i wysokość dofinansowania ze środków UE, - okres realizacji projektu, - hasło przeznaczone dla PO IG. 3

Tablica powinna mieć wielkość, która umoŝliwia jej właściwą ekspozycję. Minimalny zalecany wymiar to: 150 cm x 100 cm. Tablice wykonywane mają być z materiału trwałego np. stalowy, gwarantujący długoletni okres ich eksploatacji oraz atrakcyjność pod względem graficznym i estetycznym. Przygotowane tablice naleŝy zamocować na stałe na ścianach budynków wskazanych przez Zamawiającego. Opis przedmiotu zamówienia: Opracowanie strony www projektu oraz administracja, aktualizacja i hosting strony www projektu Wykonawca opracuje stronę www projektu oraz będzie ją aktualizował raz w miesiącu do czasu zakończenia projektu. Strony internetowe/zakładki internetowe poświęcone projektowi powinny zawierać: - logo Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, - logo Unii Europejskiej z odwołaniem słownym do UE i funduszu, - hasło określone dla PO IG Dotacje na innowacje, - uzupełnienie hasła określonego dla PO IG Inwestujemy w Waszą przyszłość (opcjonalnie), - informację o współfinansowaniu (opcjonalnie), - logo instytucji/beneficjenta/projektu (opcjonalnie). Adres strony internetowej projektu powinien być rozpowszechniany m.in. w publikacjach dotyczących projektu i innych wydawnictwach, informacjach prasowych i oraz w inny skuteczny sposób, np. na papierze firmowym, wizytówkach osób zaangaŝowanych w realizację projektu. Link do informacji o projekcie powinien być dostępny i zauwaŝalny dla internauty odwiedzającego stronę. Zaleca się, by linkowi odsyłającemu towarzyszyło logo PO IG, umoŝliwiające szybszą identyfikację na stronie projektu realizowanego w ramach tego Programu. Informacje prezentowane na stronie/podstronie/zakładce poświęconej projektowi powinny być prezentowane w sposób atrakcyjny (równieŝ z wykorzystaniem materiałów fotograficznych i audiowizualnych, banerów), ale przy zapewnieniu przejrzystości strony. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu przygotowane materiały do zaopiniowania. Materiały zostaną przekazane pocztą elektroniczną na adres iwona.wojtasik@stegna.pl Zamawiający ma 2 dni na głoszenie uwag dot. przygotowanych materiałów. W przypadku kiedy Zamawiający nie zgłosi uwag przyjmuje się, iŝ zostały odebrane bez zastrzeŝeń. W przypadku kiedy Zamawiający zgłosi uwagi do przesłanych materiałów Wykonawca ma 2 dni na wprowadzenie poprawek lub złoŝenie wyjaśnień z jakiego powodu ich wprowadzenie nie jest moŝliwe. Zamawiający ma 2 dni na akceptację materiałów. 4

Opis przedmiotu zamówienia: Opracowanie artykułów w lokalnej prasie Wykonawca opracuje i przekaŝe lokalnej prasie do opublikowania dwa artykuły dot. projektu z tym, Ŝe pierwszy artykuł będzie dotyczył informacji o zakupie i dostarczeniu dla mieszkańców gminy Stegna komputerów i Internetu, drugi artykuł z informacją o zakończeniu projektu. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania elementów promocji zgodnie z Przewodnikiem w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 dla Beneficjentów i Instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie programu. Kryteria oceny złoŝonych ofert: 100% cena. Forma składania ofert: ofertę naleŝy przygotować zgodnie z Załącznikiem nr 2 do ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Wraz z ofertą naleŝy przedłoŝyć podpisany Załącznik nr 1 do niniejszego ZAPYTANIA. Termin waŝności oferty: 14 dni. Ofertę naleŝy przesłać do dnia 07.10. 2013 r. do godz. 14:00, - na adres pocztowy: Urząd Gminy w Stegnie, 82-103 Stegna, ul. Gdańska, z dopiskiem Przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projeku Gmina Stegna udostępnienie Interentu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym oferta (liczy się data wpływu), lub - na adres e-mailowy: gmina@stegna.pl w tytule wpisując Przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projeku Gmina Stegna udostępnienie Interentu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym oferta (liczy się data wpływu), lub - faxem na nr: 55247 83 95 (liczy się data wpływu). Dokumenty wysłane e-mailem lub faxem naleŝy równieŝ przesłać pocztą. Wszelkie pytania zawiązane z niniejszym zaproszeniem naleŝy kierować na adres e-mail: iwona.wojtasik@stegna.pl, w tytule wpisując: Gmina Stegna udostępnienie Interentu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym Zamawiający zastrzega sobie prawo do uniewaŝnienia niniejszego zapytania bez podania przyczyny. Zamawiający umieści na stronie internetowej Gminy Stegna informację o wyborze Wykonawcy. 5

Załączniki: 1. Załącznik nr 1_potwierdzenie zapoznania się z zaproszeniem, 2. Załącznik nr 2_formularz ofertowy, 3. Załącznik nr 3_ wzór umowy, 4. Załącznik nr 4_ wzór protokołu zdawczo-odbiorczego. 6

Załącznik nr 1 POTWIERDZENIE ZAPOZNANIA SIĘ Z ZAPROSZENIEM DO Z ZŁOśENIA OFERTY CENOWEJ Zapytanie ofertowe Przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projektu Gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym, dnia. Ja niŝej podpisany/-a,., PESEL:..., NIP..., oświadczam, Ŝe: - zapoznałem/-am się z opisem zapytania ofertowego Przeprowadzenie akcji promocyjnoinformacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projektu Gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagrozonym wykluczeniem cyfrowym - nie wnoszę uwag do przedstawionych w opisie informacji, - jestem świadomy/a, Ŝe wykonanie elementów promocyjnych projektu objętych zapytaniem ofertowym muszą spełniać wymogi zawarte w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla beneficjentów i instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie Programu opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego.. 7

O F E R T A Załącznik nr 2 Ja/My niŝej podpisany/i... z siedzibą:... NIP:.., REGON:.. składam/y niniejszą ofertę na Przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projektu Gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagrońonym wykluczeniem cyfrowym, projektu współfinansowanego z budŝetu Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju, 8. Oś Priorytetowa: Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion, zgodnie z zapytaniem ofertowym z dnia 20.09.2013 r. 8

Lp. Przedmiot oferty Ilość (w szt.) Cena jednostkowa (netto) 1 Opracowanie strony www projektu 1 2 Administracja, aktualizacja i hosting strony www pojektu 1/miesiąc 3 Opracowanie projektu ulotki 1 4 Wydruk ulotek (pakiety po 100 sztuk) 20 5 Opracowanie projektu plakatu 1 6 Wydruk plakatów 500 7 Opracowanie projektu folderu 1 8 Wydruk folderu 1000 9 Opracowanie i wyduk naklejek inf. 192 na zakupiony sprzęt Opracowanie tablicy informacyjnej 10 1 z logo projektu 11 Wykonanie tablic informacyjnych 7 Przeprowadzenie spotkań 12 informacyjnych dla mieszkańców 10 gminy Artykuły promocyjne w lokalnej 13 prasie 2 Dokumentacja fotograficzna 14 projektu 6 ŁĄCZNA WARTOŚĆ Wartość (netto) VAT Wartość (brutto). Pieczęć i podpis Wykonawcy lub osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy. miejscowość i data Zaoferowana cena winna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacja zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy, w tym takŝe koszty z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich. 9

Załącznik nr 3 Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Umowa nr. zawarta w dniu... w Stegnie pomiędzy Gminą Stegna, z siedzibą w Stegnie, ul Gdańska 34, 82-103 Stegna, reprezentowaną przez Panią Jolantę Kwiatkowską Wójta Gminy Stegna zwaną dalej Zamawiającym a z.siedzibą. NIP.., REGON....reprezentowanym przez:. zwanym dalej Wykonawcą. 1 PRZEDMIOT UMOWY Przedmiotem niniejszej umowy jest Przeprowadzenie akcji promocyjnoinformacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projektu,,gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym zgodnie z ofertą oraz harmonogramem rzeczowym stanowiącymi załączniki do umowy na potrzeby projektu Gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013 działanie 8.3 Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu einclusion. 2 OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania: 1) Opracowanie strony www projektu 2) Administracja, aktualizacja i hosting strony www projektu 3) Zorganizowanie 10 spotkań informacyjnych dla mieszkańców gminy 4) Opracowanie oraz wydruk ulotki informacyjno-promocyjnej projektu 20 pakietów po 100 sztuk 5) Opracowanie plakatu informacyjnego projektu 6) Wydruk 500 sztuk plakatów informacyjnych projektu o wymiarach 90 cm x 40 cm 7) Opracowanie folderów informacyjnych projektu 8) Wydruk 1000 sztuk folderów informacyjnych projektu 10

9) Opracowanie i wydruk 192 sztuk naklejek informacyjnych na zakupiony sprzęt o wymiarach 5cm x 3 cm 10) Opracowanie tablicy informacyjnej z logo projektu 11) Wykonanie 7 sztuk tablic informacyjnych 12) Opracowanie artykułów w lokalnej prasie (pierwszy artykuł dotyczący informacji o zakupie i dostarczeniu dla mieszkańców gminy Stegna komputerów i Internetu, drugi artykuł z informacją o zakończeniu projektu) 13) Wykonanie dokumentacji fotograficznej podczas trwania projektu. 2. Wykonawca zrealizuje przedmiot umowy zgodnie z ofertą oraz harmonogramem rzeczowym stanowiącymi załączniki do umowy. 3 WYNAGRODZENIE I SPOSÓB ZAPŁATY 1. Strony ustalają wartość umowną na kwotę..pln netto + 23% VAT..PLN brutto (słownie:....). 2. Zamawiający zobowiązany jest do przekazania naleŝności przelewem na konto Wykonawcy po zrealizowaniu usługi w terminie do 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z protokołem zdawczo odbiorczym, podpisanym przez strony umowy. 3. W przypadku przekroczenia terminu płatności Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjowania odroczenia terminu płatności i wysokości naliczonych odsetek. 4. Wykonawca wystawi fakturę VAT na Gminę Stegna ul. Gdańska 34, 82-103 Stegna REGON 17074939 NIP 5792069687 4 TERMIN REALIZACJI 1. Całość przedmiotu umowy zostanie wykonany do dnia 31 maja 2014 r. 2. Terminy wykonania poszczególnych etapów przedmiotu umowy wyznaczono w harmonogramie rzeczowym wykonania umowy, stanowiącym załącznik do umowy. 11

3. Wykonanie przedmiotu umowy będzie zgodne z wytycznymi dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 2013, w szczególności w oparciu o Przewodnik w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 dla Beneficjentów i Instytucji zaangaŝowanych we wdraŝanie programu. 5 KARY UMOWNE Strony ustalają, Ŝe obowiązującą formę odszkodowania stanowią kary umowne naliczone w następujących przypadkach i wysokościach: 1) Zamawiający moŝe naliczyć Wykonawcy kary umowne: a) Za zwłokę realizacji przedmiotu umowy w wysokości 1% wartości niezrealizowanej w wyznaczonym terminie części umowy za kaŝdy dzień zwłoki, jeŝeli wina leŝeć będzie po stronie Wykonawcy, b) Za odstąpienie od umowy z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy w wysokości 15 % wynagrodzenia umownego. 2) Wykonawca moŝe naliczyć Zamawiającemu kary umowne: a) Za nieterminowe regulowanie naleŝności odsetki ustawowe. b) Za odstąpienie od umowy z przyczyn zaleŝnych od Zamawiającego z w wysokości 15% wartości umowy. 6 USTALENIA KOŃCOWE 1. Wyklucza się takie zmiany umowy, które byłyby niekorzystne dla Zamawiającego, chyba Ŝe konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŝna byłoby przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 2. Jakiekolwiek zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy mogą być dokonane w formie pisemnej pod rygorem niewaŝności. 3. Wszelkie spory związane z Umową rozstrzygane będą polubownie. W przypadku braku porozumienia, spór rozstrzygnie sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 12

7 Niniejszą Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zmawiającego i jeden egzemplarz dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: 13

PROTOKÓŁ ZDAWCZO ODBIORCZY Załącznik nr 4 ZAMAWIAJĄCY: 4. Gmina Stegna, ul. Gdańska 34, 82-103 Stegna, REGON 17074939 NIP 5792069687 WYKONAWCA:... NIP:.., REGON:. Wykonawca na potrzeby realizacji projektu Gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, zgodnie z umową nr z dnia.. Przeprowadzenie akcji promocyjno-informacyjnych, skierowanych do społeczności gminy Stegna w ramach projektu,,gmina Stegna udostępnienie Internetu mieszkańcom zagroŝonym wykluczeniem cyfrowym Zamawiający nie wnosi zastrzeŝeń do wykonanej usługi i dostarczonych materiałów. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA... 14