1 PROJEKT UMOWY DOTYCZĄCEJ OBSŁUGI PRENUMERATY CZASOPISM ZAGRANICZNYCH w 2016 r. zawarta dnia.pomiędzy: Uniwersytetem Ekonomicznym w Poznaniu z siedzibą w Poznaniu (61-875), al. Niepodległości 10 zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez: Prorektora ds. Strategii i Rozwoju - prof. dr hab. Cezarego Kochalskiego, prof. nadzw. UEP, za kontrasygnatą finansową Kwestora mgr Lucyny Siateckiej a Firmą zwaną dalej Wykonawcą Umowa niniejsza zostaje zawarta w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego (ZP/ /15), prowadzonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych i Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia do tego postępowania. 1 Przedmiot umowy Przedmiotem umowy jest sukcesywna dostawa naukowych czasopism zagranicznych: print, online (płatny lub bezpłatny, zapewniony dodatkowo przez wydawcę) lub print + online, wydanych w okresie od rozpoczęcia do zakończenia cyklu wydawniczego na rok 2016, obejmująca czasopisma ujęte w wykazie czasopism zagranicznych, będącym załącznikiem nr 6 do SIWZ. Wszystkie czasopisma zamawiane są w jednym egzemplarzu. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dostawy czasopism zgodnie z treścią niniejszej umowy, postanowieniami Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia i treścią jego oferty z dnia...
2 2 Adres dostawy Wykonawca zobowiązuje się do dostarczania czasopism na adres: Uniwersytet Ekonomiczny BIBLIOTEKA GŁÓWNA ul. Powstańców Wielkopolskich 16, 61-895 Poznań, Polska chyba, że Zamawiający postanowi inaczej w odniesieniu do niektórych czasopism i powiadomi o tym Wykonawcę na piśmie. 3 Uzgodnienia cenowe i warunki płatności 1. Koszt brutto prenumeraty czasopism zagranicznych na rok 2016 r., określony w ofercie przetargowej z dnia.. wynosi:. (słownie:.. ) 2. Należność określona w 3.1 niniejszej Umowy zostanie przekazana przez Zamawiającego przelewem na podstawie faktury VAT, w terminie 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowej i zgodnej z Umową faktury VAT. Faktura powinna uwzględniać ceny jednostkowe (brutto) wszystkich zamawianych czasopism. Faktura zostanie wystawiona w ciągu 14 dni od daty zawarcia niniejszej umowy. 3. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem VAT i upoważnia Wykonawcę do wystawiana za czasopisma zagraniczne faktur VAT bez swojego podpisu (NIP 777-00-05-497; PL 7770005497). 4. Wykonawca gwarantuje, że cena oferty zawiera wszystkie istotne elementy składowe (cenę poszczególnych czasopism, koszty dostawy, cło, podatki, marże, bonifikaty, uwzględnienie naliczania zgodnego z systemem DDP i FTE, wymianę numerów wadliwych itp.). Żadne dodatkowe kwoty z tytułu różnic kursowych po stronie Wykonawcy, ceł, opłat granicznych i podatków nie będą obciążać Zamawiającego. 5. Z wyłączeniem zastrzeżeń wymienionych w 5.4 i 5.5 umówiona kwota oferty jest ostateczna. 6. W przypadku opisanym w 5.4 Wykonawca niezwłocznie, ale nie dalej niż w ciągu 2 (dwóch) miesięcy od zgłoszenia rezygnacji dokona rozliczenia z Zamawiającym, zwracając mu nadpłaconą kwotę. 7. Za nie dostarczone numery czasopism przysługuje Zamawiającemu refundacja zgodnie z ustaleniami zawartymi w 4.14 i 4.17. 8. Ostateczne rozliczenie prenumeraty za czasopisma, których cykl wydawniczy został zamknięty, ustala się na 30 maja roku następnego po okresie prenumeraty. W przypadku czasopism opóźnionych wydawniczo oraz czasopism, których cykl wydawniczy nie kończy się z końcem roku kalendarzowego (np. rok akademicki), zobowiązania Wykonawcy przechodzą na lata następne i zachowują ważność aż po wykonanie całości dostaw objętych prenumeratą i uwzględnionych na fakturze.
3 4 Obowiązki i prawa Wykonawcy 1. Wykonawca zapewni dostawę czasopism ujętych w załączniku nr 6 do SIWZ (wraz ze specyfikacją) w dni powszednie (od poniedziałku do piątku) w godzinach 7-15. 2. Obowiązkiem Wykonawcy jest realizowanie prenumeraty w sposób kompletny i terminowy. Dostawy będą następowały systematycznie w terminach: - czasopisma europejskie: najpóźniej do 3 tygodni od daty publikacji - czasopisma pozaeuropejskie: najpóźniej do 6 tygodni od daty publikacji - dzienniki: w trybie dostawy codziennej 3. Wykonawca będzie dostarczać czasopisma będące przedmiotem zamówienia (poza dziennikami) w systemie skonsolidowanym, w pełni przez siebie kontrolowanym. 4. Wykonawca zapewnia uiszczanie w imieniu Zamawiającego podatku VAT od prenumerowanych czasopism, zgodnie z obowiązującym stanem prawnym. 5. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić od 1.01.2016 r. dostęp online (na komputerach sieci uczelnianej, których IP podano w 4.6 lub zapewnić login i hasło) do czasopism objętych prenumeratą. Wykonawca zobowiązuje się przejąć wszelkie sprawy administracyjne z tym związane. 6. Wykonawca zobowiązuje się uruchomić dostęp do wersji online czasopism na komputerach o wskazanych adresach IP: 150.254.36.0/24; 150.254.37.0/24; 150.254.38.0/24; 150.254.39.0/24; 150.254.204.0/24; 150.254.220.0/24 Zastrzega się, że adresy IP mogą ulec zmianie. 7. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia w języku polskim umowy licencyjnej na korzystanie z wersji online prenumerowanych czasopism, o ile podpisanie takiej umowy jest wymagane przez wydawcę. 8. Wykonawca zobowiązuje się bieżąco informować o zmianach bibliograficznych i wydawniczych, takich jak: zaprzestanie wydawania czasopisma i zmiany tytułów w prenumerowanych czasopismach. 9. Wykonawca zobowiązuje się numerować kolejne dostawy tak, aby nie było wątpliwości, że wszystkie dotarły we wskazane miejsce. 10. Wykonawca zobowiązuje się przesyłać czasopisma bez oklejania ich swoimi etykietami. 11. Wykonawca zapewni dogodne warunki komunikowania się z Zamawiającym; w przypadku firm zagranicznych zapewni możliwość kontaktu i komputerowej obsługi prenumeraty w jęz. polskim. 12. Wykonawca zapewni bezpłatną komputerową obsługę prenumeraty w systemie online do czasu wywiązania się ze wszystkich dostaw objętych Umową. 13. Wykonawca gwarantuje bezpłatne przeszkolenie dwóch pracowników Zamawiającego (w razie potrzeby) w zakresie systemu online obsługującego prenumeratę oraz w zakresie dostępu do czasopism w wersji online.
4 14. Stwierdzanie braków w kompletności i reklamowanie ich u wydawców, w związku ze skonsolidowanym systemem dostaw, leży w całości po stronie Wykonawcy (z wyjątkiem dzienników, dostarczanych w systemie bezpośrednim). Monit Zamawiającego ma charakter tylko wspierający, w trosce o kompletność swego księgozbioru. W sytuacji, gdy monitowany numer wpłynie, lecz po 30-ym dniu od daty złożenia monitu, Wykonawca uiści Zamawiającemu (w ciągu 10 dni od otrzymania noty obciążeniowej) karę umowną w wysokości 30 złotych polskich za każdy nie dostarczony terminowo numer czasopisma. Gdyby monitowany numer nie został dostarczony do końca rocznego okresu rozliczeniowego, Wykonawca uiści Zamawiającemu (w ciągu 10 dni od otrzymania noty obciążeniowej) karę umowną w kwocie 50 zł za każdy nie dostarczony numer plus notę uznaniową za jego faktyczną wartość. W przypadku czasopisma, którego prenumerata nie zostanie uruchomiona obowiązują zasady jak wyżej, przy czym pierwszy monit staje się podstawą do naliczenia kary za każdy kolejny nie dostarczony numer tego czasopisma, bez konieczności ponawiania monitu. Każdy pisemny monit Zamawiającego winien być zwrotnie potwierdzony przez Wykonawcę. Podstawą do naliczenia kary będzie data maila wysłanego przez Zamawiającego, nawet jeśli nie będzie on miał potwierdzenia ze strony Wykonawcy. Przy rocznym rozliczeniu, w przypadku czasopism opóźnionych wydawniczo, wymagane jest przekierowanie maila od wydawcy informujące o tym stanie rzeczy lub informacja Wykonawcy o przewidywanym terminie wydania opóźnionych numerów. Nie uaktywnienie wersji online powiązanej z kupnem czasopisma w wersji print, albo występującej samodzielnie jest równoznaczne z niedostarczeniem czasopisma. 15. Wykonawca będzie wszczynał postępowanie reklamacyjne w przypadku dzienników dopiero po otrzymaniu informacji od Zamawiającego o niedostarczeniu numerów. 16. Wykonawca zapewnia zwrot wartości za czasopisma, których wydawania zaprzestano, a były ujęte na fakturze i zostały opłacone przez Zamawiającego. 17. Wykonawca zobowiązuje się do odpłatnego uzupełniania brakujących numerów czasopism, które to braki powstały z winy Zamawiającego, jeżeli Wydawca posiada jeszcze te numery. 18. Wykonawca zapewni Zamawiającemu egzemplarz sygnalny interesującego go czasopisma. 19. Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość domawiania i rezygnacji z czasopism zob. 5 pkt. 4-6
5 5 Obowiązki i prawa Zamawiającego 1. Zamawiający zobowiązuje się odbierać dostarczane czasopisma. 2. Zamawiający zobowiązuje się każdorazowo sprawdzać zawartość przesyłki poprzez porównywanie z załączoną specyfikacją dostawy czasopism i monitować (w ciągu trzech dni od daty przyjęcia przesyłki) ewentualne braki wynikłe z niezgodności stanu faktycznego ze specyfikacją. 3. Zamawiający może składać reklamacje pocztą, pocztą elektroniczną (..), faxem lub poprzez system obsługi prenumeraty Wykonawcy. Kontakt telefoniczny: 4. Zamawiający ma prawo do wprowadzenia zmian w przedmiocie Umowy, polegających na rezygnacji z czasopism do wysokości 15% (piętnastu procent) wartości Umowy. Wykonawca nie będzie z tego tytułu dochodził żadnych roszczeń odszkodowawczych. 5. Zamawiający ma prawo do wprowadzenia zmian w przedmiocie Umowy, polegających na domawianiu czasopism do wysokości 20% (dwudziestu procent) wartości Umowy, w dowolnym momencie danego roku, z gwarancją otrzymania czasopism od nr 1, jeżeli Wydawca posiada jeszcze te numery. 6. Zamawiający będzie opłacał należność za prenumeratę czasopism domawianych u Wykonawcy w 2016 r. na podstawie faktur VAT wystawianych przez Wykonawcę, w terminie wskazanym na fakturze, nie krótszym niż 14 dni od daty doręczenia prawidłowej, zgodnej z umową faktury. Domawiane czasopisma opłacane będą jedną fakturą za cały ustalony zamówieniem okres ich prenumeraty. 7. Zamawiający zobowiązuje się uiszczać zapłatę za dostarczane czasopisma zgodnie z warunkami określonymi niniejszą Umową. 6 Postanowienia końcowe 1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od rozpoczęcia do zakończenia cyklu wydawniczego na 2016 r. i ulega rozwiązaniu po dostarczeniu ostatniego numeru objętego prenumeratą oraz po wywiązaniu się z ewentualnych procedur monitowych, i z uwzględnieniem 3 ust. 8. 2. Wykonawca zastrzega sobie prawo do jednostronnego, niezwłocznego odstąpienia od umowy w przypadku nie dokonania wpłaty za przedmiot umowy określony w 3. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednostronnego natychmiastowego (bez wyznaczania dodatkowego terminu) odstąpienia od umowy w przypadku nie wywiązywania się Wykonawcy z obowiązków wskazanych w 4 niniejszej umowy. 4. W przypadku odstąpienia od umowy albo jej rozwiązania przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca zapłaci
Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% (dwudziestu procent) wynagrodzenia brutto Wykonawcy, określonego w 3 ust.1. 5. Prawo odstąpienia od umowy przysługuje Zamawiającemu aż do ostatecznego zamknięcia rozliczeń pomiędzy Stronami. 6. Zamawiający może potrącać kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy, w tym także wynagrodzenia przyszłego. 7. Naliczenie kar umownych nie pozbawia Zamawiającego prawa do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego, jeżeli szkoda przekroczy kwotę kar umownych. 8. W sprawach spornych umawiające się Strony będą dążyć do rozstrzygnięć polubownych; w przypadku niemożności osiągnięcia porozumienia, spory rozstrzygać będzie, w oparciu o prawo polskie, sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 9. Strony umowy zobowiązują się do niezwłocznego powiadomienia o każdej zmianie adresu lub numeru telefonu. 10. Wszelkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają dla swej ważności zachowania formy pisemnej i winny mieć formę aneksu do umowy. 11. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego i ustawa Prawo zamówień publicznych. 12. Wykonawca nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie bez zgody Zamawiającego. 13. Umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach na prawach oryginału, dla każdej ze Stron, z których trzy przeznaczone są dla Zamawiającego. 6 ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA