WOJSKOWY INSTYTUT WYDAWNICZY

WOJSKOWY INSTYTUT WYDAWNICZY Z A T W I E R D Z ONY przez Dyrektora Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie Marka SARJUSZA-WOLSKIEGO WIW REGULAMIN DODATKOWEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ WOJSKOWEGO INSTYTUTU WYDAWNICZEGO W WARSZAWIE WARSZAWA 2013 ROK 1

1. Podstawy prawne: a) ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2012 r., poz. 406), b) zarządzenia Ministra Obrony Narodowej nr 3/MON z dnia 27.02.2013 r. w sprawie nadania statutu Wojskowemu Instytutowi Wydawniczemu w Warszawie (Dz. Urz. Min. Obr. Nar. poz. 57), c) ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz 885 z późn. zm.), d) ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), e) ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 907), f) ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. nr 5, poz. 24 z późn. zm.), g) ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 z późn. zm.). 2. Zakres dodatkowej działalności gospodarczej. Statut WIW określa następujące obszary działalności gospodarczej: a) produkcja i sprzedaż publikacji i wydawnictw książkowych, b) organizacja przedsięwzięć o charakterze naukowo-kulturalnym (w tym konferencji, seminariów, wystaw), c) organizacja szkoleń, d) organizacja wizyt studyjnych, e) obrót majątkowymi prawami autorskimi. 3. Cele dodatkowej działalności gospodarczej: a) wykorzystanie posiadanych zdolności wykonawczych (know how) dla generowania przychodów własnych z dodatkowej działalności gospodarczej stanowiących znaczące źródło finansowania działalności statutowej WIW, b) zmniejszanie zasilania działalności WIW z budżetu MON zgodnie z intencją leżącą u podstaw zarządzenia ministra obrony narodowej o powołaniu WIW. 2

4. Organizacja dodatkowej działalności gospodarczej. Dodatkowa działalność gospodarcza realizowana jest głównie siłami własnymi, tj. przez zaangażowanie zatrudnionych pracowników bez obligatoryjnego wynagrodzenia za realizację wyznaczonych zadań w ramach tej działalności oraz na bazie majątkowego wyposażenia WIW. W uzasadnionych merytorycznie, formalnie i finansowo przypadkach możliwa jest realizacja projektów w formie częściowego lub całkowitego outsourcingu. Decyzję o uruchomieniu projektów w ramach dodatkowej działalności gospodarczej podejmuje dyrektor WIW na podstawie wyników wstępnej kalkulacji finansowej przedstawianej przez głównego księgowego. W decyzji organizacyjnej wydawanej w uzgodnieniu z zastępcami dyrektora i głównym księgowym dyrektor określa podstawowe założenia wykonawcze projektów, w tym komórki organizacyjne i osoby funkcyjne właściwe merytorycznie do realizacji danego projektu. We wszystkich projektach dodatkowej działalności gospodarczej uczestniczą: a) dyrektor WIW, który kieruje całym procesem realizacyjnym tej działalności, b) kierownik Wydziału Marketingu i Promocji, który realizuje w szczególności następujące zadania: sporządza projekt planu przedsięwzięć (projektów), w uzgodnieniu z głównym księgowym i właściwymi merytorycznie dla danych projektów osobami funkcyjnymi, uczestniczy w sporządzaniu wstępnej kalkulacji finansowej zaplanowanych projektów, organizuje i koordynuje proces wykonawczy poszczególnych projektów, odpowiada za pozyskiwanie źródeł finansowania projektów (ogłoszenia, reklamy, sponsoring, fundusze unijne itp.), uczestniczy w przygotowaniu umów z ogłoszeniodawcami, reklamodawcami, sponsorami i partnerami uczestniczącymi w realizacji projektów w formie outsourcingu, koordynuje produkcję i organizuje sprzedaż publikacji i wydawnictw książkowych. c) główny księgowy, który odpowiada w szczególności za: aspekty ekonomicznej opłacalności zaplanowanych przedsięwzięć, 3

uwzględnienie w projekcie rocznego planu finansowego i w projektach planów wieloletnich efektów dodatkowej działalności gospodarczej, właściwość formalno-finansową zawieranych umów cywilno-prawnych, zlecenia i o dzieło, ewidencję i rozliczenie realizowanych projektów. 5. Pozyskiwanie zamówień na ogłoszenia/reklamy, ich wycena i zawieranie umów. a) działalność marketingową WIW w zakresie pozyskiwania zamówień na ogłoszenia/reklamy prowadzi Wydział Marketingu i Promocji, b) cennik ogłoszeń/reklam określa załącznik nr 1 do Regulaminu, c) w celu stworzenia konkurencyjnych warunków zachęcających do umieszczania ogłoszeń/reklam w wydawnictwach WIW stosuje się następujące instrumenty: bonifikaty, umieszczanie ogłoszenia/reklamy na okładkach wydawnictw, zapłata po ukazaniu się ogłoszenia/reklamy, do 30 dni od wystawienia faktury, zawieranie umów barterowych, rozłożenie płatności na raty. 6. Zasady udzielania bonifikat i zawierania umów: a) bonifikata nie może być wyższa niż 50% wartości cennikowej, b) udzielanie bonifikat odbywa się w drodze negocjacji kierownika Wydziału Marketingu i Promocji z przedstawicielem zamawiającego, c) z przeprowadzonych negocjacji sporządza się protokół wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu, d) protokół z negocjacji podlega zatwierdzeniu przez dyrektora WIW, e) zatwierdzony protokół z negocjacji stanowi podstawę zawarcia umowy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Regulaminu, f) w przypadku zastosowania cen bez bonifikat, podstawę zawarcia umowy stanowi protokół określający podstawowe zasady realizacji zamówienia ogłoszenia/reklamy, g) zawarcie umowy nie jest wymagane przy realizacji doraźnie zamawianych, 4

jednorazowych ogłoszeń/reklam. Wzór zamówienia stanowi załącznik nr 5 i nr 6 do regulaminu, h) ustalenia dodatkowe: zapłata za ogłoszenie/reklamę po jej ukazaniu z wydłużonym terminem płatności faktury może być stosowana do zamawiających stałych, wywiązujących się na bieżąco ze zobowiązań lub przy dodatkowych, umownych zabezpieczeń należności Instytutu, zawieranie umów barterowych jest możliwe z partnerami gospodarczymi zainteresowanymi umieszczaniem ogłoszeń/reklam w wydawnictwach WIW i oferującymi usługi promocyjne lub inne, korzystne dla Instytutu. Umowy barterowe zawierane są na podstawie protokołu z negocjacji przeprowadzonych przez kierownika Wydziału Marketingu i Promocji wg wzoru załącznik nr 4, zawierającego dodatkowo wycenę wzajemnie świadczonych usług i zatwierdzeniu przez dyrektora Instytutu, za treść i formę ogłoszeń/reklam odpowiada zamawiający, jednakże wyznaczeni pracownicy Wydziału Marketingu i Promocji, Pionu Wydawniczego i Pionu Redakcji Internetowej zobowiązani są do sprawdzania czy treść i forma ogłoszenia/reklamy są zgodne z obowiązującymi w tej dziedzinie przepisami polskiego prawa, z dobrymi obyczajami, linią programową wydawnictwa i charakterem publikacji. 7. Realizacja umów i windykacja należności: a) za terminowe i zgodne z umowami umieszczanie ogłoszeń/reklam w wydawnictwach odpowiadają wyznaczeni pracownicy Wydziału Marketingu i Promocji oraz Pionu Wydawniczego, b) realizacja należności za umieszczane ogłoszenia/reklamy następuje w oparciu o zapisy umowne w następujący sposób: Wydział Marketingu i Promocji prowadzi bieżącą analizę przebiegu realizacji umów ogłoszeniowych/reklamowych i sporządza wykazy należności do zafakturowania przez Pion Finansowo-Administracyjny, Pion Finansowo-Administracyjny sporządza faktury, wysyła do zamawiających oraz analizuje i egzekwuje terminową realizację należności. 5

8. Główne kierunki wydatków przychodów własnych z dodatkowej działalności gospodarczej: a) wpływy z ogłoszeń/reklam, jak i inne przychodów własnych z dodatkowej działalności gospodarczej mogą być wydatkowane wyłącznie na działalność statutową WIW. b) ustala się następujące proporcje podstawowych kierunków wydatkowania przychodów własnych (pomniejszonych o podatek VAT) z dodatkowej działalności gospodarczej: zasilenie podstawowej działalności wydawniczej do 75% wpływów, wydatki inwestycyjne do 10% wpływów, dodatkowa działalność promocyjna wojska i Instytutu (Buzdygany, odznaki, cykl Spotkania z Armią, wydania specjalne, konferencje, banery, upominki, reprezentacja, itp.) do 5 % wpływów, dodatkowy fundusz motywacyjny dla pracowników bezpośrednio i pośrednio zaangażowanych w dodatkowa działalność gospodarczą do 10%. Powyższe proporcje mogą ulec zmianie w ramach korekty rocznego planu finansowego w zależności od kształtowania się bieżących potrzeb statutowych i poziomu faktycznie osiąganych przychodów. Postanowienia końcowe 1. Racjonalizacja wydatków budżetowych w MON nakłada także na WIW obowiązek oszczędnego, zgodnego z zasadami gospodarowania środkami publicznymi, w tym pozyskanymi z przychodów własnych z dodatkowej działalności gospodarczej. 2. Racjonalizacja gospodarowania w WIW to także zwiększanie przychodów własnych z dodatkowej działalności gospodarczej z kierunków sprawdzonych (ogłoszenia/reklamy i sprzedaż wydawnictw) oraz poszukiwanie nowych źródeł przychodów, do czego zobowiązani są głównie pracownicy Wydziału Marketingu i Promocji, ale także innych działów. 3. Dodatkowy fundusz motywacyjny utworzony w ramach osiąganych przychodów 6

własnych z dodatkowej działalności gospodarczej stanowi zachętę dla załogi WIW do racjonalizacji kosztów i przychodów. 4. Ewidencję i rozliczenie dodatkowego funduszu motywacyjnego prowadzi Pion Finansowo-Administracyjny. 5. Tryb przyznawania premii z dodatkowego funduszu motywacyjnego jest analogiczny do określonego w Regulaminie premiowania WIW dla premii motywacyjnych pozostałych pracowników. 7

Załącznik nr 1 CENNIK OGŁOSZEŃ/REKLAM W WYDAWNICTWACH WIW WYDANIA SPECJALNE I OKOLICZNOŚCIOWE (w wersji polsko-angielskiej lub innej wersji językowej) format: 205 x 285 mm II okładka (cała strona, 205 x 285 mm) 7000 PLN* III okładka (cała strona, 205 x 285 mm) 6500 PLN IV okładka (cała strona, 205 x 285 mm) 8000 PLN cała strona (205 x 285 mm) 5000 PLN 2/3 strony (134 x 285 mm) 4000 PLN 1/2 strony (205 x 142,5 mm) 3000 PLN 1/3 strony (73 x 285 mm) 2000 PLN 1/6 strony (56 x 122 mm) 1200 PLN Ceny ogłoszeń/reklam w specjalnych wydawnictwach WIW, których format będzie inny od wyżej wymienionego, będą ustalane podczas negocjacji prowadzonych przez kierownika Wydziału Marketingu i Promocji z przedstawicielem zamawiającego, a ich wynik będzie musiał zostać zaakceptowany przez dyrektora WIW oraz mieć formę umowy lub protokołu z negocjacji. RODZAJE BANERÓW OGŁOSZENIOWYCH/REKLAMOWYCH NA STRONIE www.wiw.pl: 1. Baner na stronie głównej (www.wiw.pl) pojawiający się po każdym odświeżeniu strony, wymiar 400 x 400 pikseli 500 PLN/miesiąc* 2. Baner stały na lewej części strony, na pasku z menu (na stronie głównej i wszystkich podstronach), wymiar 210 x 250 pikseli 350 PLN/miesiąc 3. Baner na górze strony, pod logo Polski Zbrojnej, na większości podstron, wymiar 750 x 100 pikseli 200 PLN/miesiąc 8

4. Baner w artykułach, informacjach, wymiar 470 x 70 pikseli 100 PLN/miesiąc *Wszystkie podane ceny są cenami netto; należy doliczyć 23% VAT. Wymagania techniczne nadsyłanych plików: 1. wydania specjalne: format A4, 300 DPI & CMYK; TIF, PDF; cała strona: 205 x 285 mm plus 5 mm na spad; 2. banery ogłoszeniowe online na www.wiw.pl : statyczne format png. z oddzielnym linkiem; animowane - swf z zagnieżdżonym linkiem lub gif z oddzielnym linkiem 9

Załącznik nr 2 ZATWIERDZAM DYREKTOR WOJSKOWEGO INSTYTUTU WYDAWNICZEGO MAREK SARJUSZ-WOLSKI PROTOKÓŁ Z NEGOCJACJI W dniu.... r. odbyły się negocjacje pomiędzy: przedstawicielem Zamawiającego...... a przedstawicielem Wykonawcy Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie, Al. Jerozolimskie 97, 00-909 Warszawa, w osobie:.. Przedmiotem negocjacji był zakup ogłoszeń/reklam w niżej wymienionych wydawnictwach wydawanych przez Wykonawcę :.... Wynegocjowano następujące warunki zamówienia: a) termin realizacji zamówienia:... r., b) Zamawiający dostarczy Wykonawcy materiały do druku ogłoszeń/reklam na 10 dni przed ukazaniem się wydawnictwa, c) wynegocjowano cenę pakietu ogłoszeń/reklam w wysokości:. zł netto (słownie:..) + VAT - zgodną z regulaminem WIW. d) w cenie pakietu ogłoszeń/reklam Wykonawca dostarczy Zamawiającemu egzemplarz wydawnictwa w którym ukazało się ogłoszenie/reklama, e) warunki płatności: 10

płatność będzie dokonywana każdorazowo po ukazaniu się ogłoszenia/reklamy przelewem w terminie 14 dni od daty otrzymania faktur. f) protokół wykonano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron. Przedstawiciel WYKONAWCY Przedstawiciel ZAMAWIAJĄCEGO.. (podpis, data).... (podpis, data) 11

Załącznik nr 3 Wzór Umowy nr.. Zawarta w dniu pomiędzy: reprezentowanym/ą przez:. zwaną dalej Zamawiającym a reprezentowanym przez:. zwanym dalej Wykonawcą 1 Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji: 1. Opublikowanie. ogłoszeń/reklam o treści przedłożonej przez Zamawiającego i uzgodnionej z Wykonawcą w wydawnictwach WIW w roku. 2. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać Zamawiającemu egzemplarz wydawnictwa w którym ukazało się ogłoszenie/reklama. 2 1. Zamawiający zobowiązuje się dostarczać Wykonawcy materiały do druku ogłoszenia/reklamy, na 10 dni przed ukazaniem się wydawnictwa, w terminie wyznaczonym przez Wykonawcę. 2. Wykonawca nie odpowiada za brak opublikowania ogłoszenia/reklamy spowodowany niedotrzymaniem przez Zamawiającego terminu przekazania materiałów do druku, a taka sytuacja nie stanowi podstawy do obniżenia umówionego wynagrodzenia. 12

3 Umowę zawiera się na okres od dnia jej podpisania do. r. 4 Strony ustalają, że wynagrodzenie Wykonawcy za przedmiot umowy określony w 1 umowy wynosi.... zł netto, (słownie netto:... ) + podatek VAT w ustawowej wysokości 5 1. Strony ustalają, że Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określonego w 1, przelewem na konto podane na fakturze, w terminie 14 dni od dnia otrzymania faktury VAT. 2. Faktury zostaną wystawione każdorazowo po wydrukowaniu ogłoszenia/reklamy w wysokości:. zł netto każda. 3. Zamawiający oświadcza, że jest płatnikiem VAT i upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktur bez podpisu. 6 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 7 Ewentualne spory mogące wyniknąć z realizacji umowy, strony poddają pod sąd właściwy ze względu na siedzibę Zamawiającego. 8 Zmiany niniejszej umowy wymagają aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 9 Niniejsza umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym egzemplarzu otrzymują Zamawiający i Wykonawca. WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 13

Wzór - Umowa barterowa nr Załącznik nr 4 Zawarta w dniu. r. pomiędzy: Wojskowym Instytutem Wydawniczym w Warszawie, Al. Jerozolimskie 97, 00-909 Warszawa, wpisanym do rejestru instytucji kultury RIK MON 4/2010, NIP 701-02-67-116, REGON 142677675, reprezentowanym przez:... zwanym dalej Instytutem a. reprezentowanym przez:.. zwanym dalej XXXXXX 1 1. Instytut zobowiązuje się do: a) b) c) 2. Łączna wartość świadczeń.. na rzecz. po udzieleniu rabatu wynosi:.. PLN (słownie złotych:..) + podatek VAT w ustawowej wysokości. 2 1. XXXXXX zobowiązuje się do: a) b) 2. Łączna wartość świadczeń.. po udzieleniu rabatu na rzecz.. wynosi: PLN (słownie złotych:...) + podatek VAT w ustawowej wysokości. 14

3 Jakiekolwiek przenoszenie wierzytelności z powyższego tytułu przez jedną ze stron umowy na osoby trzecie, jest dopuszczalne wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą drugiej strony pod rygorem nieważności. 4 1. Po wykonaniu usługi określonej w 1 ust.1 oraz w 2 ust.1, każda ze stron wystawi fakturę VAT na kwotę.. PLN + podatek VAT w ustawowej wysokości, w terminie określonym przepisami podatkowymi, tj. do 14 dni od daty wykonania świadczenia i prześle na adres odbiorcy w terminie 7 dni od daty wystawienia. 2. Wartość wzajemnych zobowiązań i należności kompensuje się. 3. Umowa zawarta na czas określony od dn. do dnia r. 5 1. Forma i terminy realizacji usługi mogą ulec zmianie przez wprowadzenie aneksu do umowy wyłącznie za uprzednią pisemną zgodą drugiej strony pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Wszelkie ustępstwa od umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednej dla każdej ze stron..... Wojskowy Instytut Wydawniczy.... XXXXXXXX. 15