SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Muzeum Historii Polski w Warszawie ul. Hrubieszowska 6a 01-209 Warszawa Znak sprawy: 11/U/09 Warszawa, 30-09-2009 r SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Wartość zamówienia jest mniejsza niż kwota określona w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust 8 Prawo zamówień Publicznych Obsługa Muzeum Historii Polski w Warszawie w zakresie świadczenia usług tłumaczenia tłumaczenia ustne i pisemne. 1 z 12

1 Zamawiający Zamawiającym jest: Muzeum Historii Polski w Warszawie ul. Hrubieszowska 6a, 01-209 Warszawa 2 Tryb udzielenia zamówienia Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz 1655), zwanej dalej Pzp, 3 Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę w zakresie tłumaczeń w szczególności: konferencji, spotkań, tekstów do wystaw i do publikacji, dokumentów, broszur informacyjnych i innych na potrzeby Zamawiającego, a) tłumaczenia: - z języka polskiego na język francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański - pisemne standard, expres oraz na język polski z języka francuskiego, rosyjskiego, niemieckiego, hiszpańskiego - pisemne standard, expres oraz na żądanie Zamawiającego, weryfikacja tłumaczeń standardowych przez native speakera. - z języka polskiego na język angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański - ustne (konsekutywne oraz symultaniczne w tym zastosowanie kabiny) oraz na język polski z języka angielskiego, francuskiego, rosyjskiego, niemieckiego, hiszpańskiego ustne (konsekutywne oraz symultaniczne w tym zastosowanie kabiny) - z języka angielskiego na język francuski i z języka francuskiego na język angielski ustne konsekutywne, 2. CPV: 79530000-8Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych, 2 z 12

CPV: 79540000-1Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych. 3. Rodzaje tłumaczeń: Przez poszczególne rodzaje tłumaczeń Zamawiający rozumie: tłumaczenie standardowe - tłumaczenie z języka polskiego na obcy lub z języka obcego na polski, dokonywane przez zwykłych tłumaczy; tłumaczenie ekspresowe - tłumaczenie wykonane w czasie odpowiednio krótszym; tłumaczenie ustne - tłumaczenie konsekutywne (tłumaczenie po zakończeniu zdania bądź przemówienia prelegenta) i symultaniczne (tłumaczenie na bieżąco, bez wcześniej przygotowanego tekstu lub z przygotowanym tekstem). 4. Termin realizacji pojedynczego zamówienia: 1) Termin realizacji pojedynczego zlecenia będzie ustalany indywidualnie, odrębnie przy poszczególnych zleceniach. 2) Za dzień przekazania tekstu do tłumaczenia uznaje się przekazanie przez Zamawiającego lub upoważnionych osób tekstu Wykonawcy do godz. 16.30. W przypadku przekazania przez Zamawiającego tekstu po godzinie 16.30 termin wykonania tłumaczenia biegnie od dnia następnego od godz. 8.00. 3) Zgłoszenie gotowości tłumacza ustnego do tłumaczenia: a) na terenie Polski nie później niż 2 dni licząc od dnia następnego po dniu przyjęcia zlecenia, b) za granicą nie później niż 7 dni licząc od dnia następnego po dniu przyjęcia zlecenia. 5. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe, jeżeli w wyniku tłumaczenia powstanie utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, na zasadach określonych we wzorze umowy. 6. Niedopuszczalne jest wykonywanie tłumaczeń za pomocą programów komputerowych służących do translacji tekstu. 7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 8. Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. 9. Zamawiający dopuszcza wykonanie zlecenia przez podwykonawcę, po uprzednim poinformowaniu o tym fakcie Zamawiającego. 3 z 12

4 Termin wykonania zamówienia Tłumaczenia będą realizowane sukcesywnie w miarę potrzeb Zamawiającego, w ilościach i terminach, zgodnych z zapotrzebowaniami zgłaszanymi przez Zamawiającego, w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 31-12-2010r. lub do wyczerpania kwoty jaką Zamawiający przeznaczył na realizacje zamówienia. 5 Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposobu dokonywania oceny tych warunków oraz wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie ma obowiązek dostarczyć Wykonawca w celu potwierdzenia ich spełniania. 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1) Posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie; 3) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 Pzp. 2. W celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w ust. 1 Wykonawca ma obowiązek złożyć następujące dokumenty: 1) aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich; 2) Aktualne zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzających odpowiednio, że wykonawca nie 4 z 12

zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert. 3) wypełnione i podpisane oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiące Załącznik nr 1 do SIWZ. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia dokument ten składa każdy z nich; 4) Wykaz wykonanych i wykonywanych w okresie ostatnich 3 lat minimum 3 usług tego samego rodzaju, co objęty postępowaniem przedmiot zamówienia - Załącznik nr 3 5) Referencje potwierdzające należyte wykonanie i wykonywanie usług wskazanych przez Wykonawcę w Załączniku nr 3. 3. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 4. Wymagane dokumenty określone w ust. 2 pkt 1 i 2) powinny być przedstawione w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Pozostałe dokumenty i oświadczenia powinny być przedstawione w formie oryginału. 5. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunek określony w ust. 1 pkt 4) musi spełnić każdy z Wykonawców, a warunki określone w ust. 1 pkt 1) 3) mogą zostać spełnione łącznie przez wszystkich Wykonawców. 6. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2 składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub 5 z 12

miejsce zamieszkania, potwierdzające, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 7. Dokument, o którym mowa w ust. 6 powinien być wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 8. Jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w ust. 6, to zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio do kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Postanowienie ust. 7 stosuje się odpowiednio. 9. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez wykonawcę za zgodność z oryginałem. 10. Ocena spełniania warunków wskazanych w ust. 1 będzie się odbywała metodą spełnia / nie spełnia. Podstawą oceny będą dokumenty, o których mowa w ust. 2. 6 Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami. 1 Wyjaśnienia dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia udzielane będą z zachowaniem zasad określonych w ustawie (art. 38 Pzp). 2. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną. 3. Dokumenty, o których mowa w pkt. 2 uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu i została niezwłocznie potwierdzona zwrotnym mailem lub drogą pisemną, na wyraźne żądanie nadawcy. 4 Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest: - Erwin Olczak tel. (22) 211 90 19, e-mail: erwin.olczak@muzhp.pl 7 Termin związania ofertą 6 z 12

1 Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. 2 Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 3 W uzasadnionych przypadkach na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może tylko raz zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. 8 Opis sposobu przygotowania ofert 1 Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia na zasadach określonych w art. 23 ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 2 Wykonawcy, który złożył ofertę nie podlegającą odrzuceniu przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty jedynie w przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia, z przyczyn leżących po stronie zamawiającego. W pozostałych przypadkach wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania. 3 Oferta wraz ze stanowiącymi jej integralną część załącznikami powinna zawierać całość informacji wymaganych niniejszą Specyfikacją. 4 Oferta musi być sporządzona zgodnie z wzorem formularza oferty, stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej Specyfikacji. 5 Oferta musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem. 6 Wszystkie zapisane strony oferty wraz z załącznikami muszą złączone w sposób trwały oraz na każdej stronie podpisane przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, przy czym co najmniej na pierwszej i ostatniej stronie oferty podpis (podpisy) muszą być opatrzone pieczęcią imienną Wykonawcy. 7 Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisujące ofertę i opatrzone datami ich dokonania. 8 Wykonawca zamieszcza ofertę w jednej kopercie oznaczoną nazwą i adresem Zamawiającego oraz opisanych w następujący sposób: Oferta na: Usługi tłumacza zadanie nr.. nie otwierać przed godz. 12:00 dnia 08-10-2009 r Kopertę należy 7 z 12

ponadto opisać danymi Wykonawcy. 9 Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem składania ofert i pod warunkiem, że przed upływem tego terminu Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty. Powiadomienie to musi być opisane w sposób wskazany w 9 oraz dodatkowo oznaczone słowami ZMIANA lub WYCOFANIE. 10 Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli wystąpią okoliczności wskazane w art. 89 ust. 1 ustawy PZP. 9 Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1 Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, w sekretariacie Dyrektora piętro V, do dnia 08-10-2009 r do godz. 11:30. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po terminie składania ofert zostaną zwrócone Wykonawcom bez ich otwierania po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. 2 Zamawiający otworzy oferty w obecności Wykonawców, którzy zechcą przybyć w dniu 08-10-2009 r o godz. 12:00, w siedzibie Zamawiającego. 10 Opis sposobu obliczania ceny 1. Wykonawca poda w formularzu oferty, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do SIWZ następujące ceny jednostkowe brutto oraz stawki: - cenę jednej strony tłumaczenia standardowego (jedna strona obliczeniowa wynosi 1800 znaków, liczonych łącznie ze znakami odstępu), - N język niemiecki, F język francuski, R język rosyjski, H język hiszpański, - cenę za tłumaczenia ustne symultaniczne za 1 godzinę pracy 1 tłumacza - BA język angielski, BN język niemiecki, BF język francuski, BR język rosyjski, BH język hiszpański - cenę za tłumaczenia ustne konsekutywne za 1 godzinę pracy 1 tłumacza, - CA język angielski, CN język niemiecki, CF język francuski, CR język rosyjski, CH język hiszpański stawkę tłumaczenia standardowego w trybie ekspresowym wyrażoną jako procentowa wartość liczona od ceny za 1 stronę 8 z 12

tłumaczenia pisemnego,... % stawki podstawowej - XN język niemiecki, XF język francuski, XR język rosyjski, XH język hiszpański - koszt wynajmu kabiny przy tłumaczeniach stawka za dzień E - cenę za tłumaczenia ustne konsekutywne za 1 godzinę pracy 1 tłumacza tłumaczenie z języka angielskiego na język francuski i z języka francuskiego na język angielski AF - stawka za weryfikację tłumaczeń standardowych pisemnych przez native speakera wyrażona jako procentowa wartość liczona od ceny za 1 stronę tłumaczenia pisemnego - SN język niemiecki, SN język francuski, SR język rosyjski, SH język hiszpański 2. Cena zostanie obliczona według następującego wzoru. (N + XN + SN) + (F + XF + SF) + (R + XR + SR) + (H + XH + SH) +BA + BN + BF + BR + BH + CA + CN + CF + CR + CH + E + AF 3. Wszystkie ceny należy podać w złotych i groszach polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 4. Podana cena brutto musi obejmować wszystkie koszty realizacji zamówienia z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także od towarów i usług), w tym koszty wynagrodzenia z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych, odebrania tekstu do tłumaczenia i dostarczenie tekstu przetłumaczonego do siedziby Zamawiającego, w przypadku kabiny - koszt wynajmu kabiny oraz wszystkich elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania tłumaczenia symultanicznego czyli koszt wynajmu tzw. "systemu symultanicznego", nagłośnienia oraz wynagrodzenie osoby obsługującej oraz inne koszty, które będą niezbędne dla prawidłowego wykonania usługi, a także koszt dojazdu tłumacza w przypadku tłumaczeń odbywających się na terenie m. st. Warszawy w przypadku pozostałych tłumaczeń strony będą ustalały warunki zwrotu kosztów przy składaniu zamówienia. 5. Wszystkie ceny powinny zawierać w sobie ewentualne upusty, rabaty proponowane przez Wykonawcę. 6. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę pozostaną stałe przez okres 9 z 12

obowiązywania umowy i nie będą podlegały zmianom. 11 Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się kryterium najniższej ceny. Kryterium: Cena brutto 100 pkt 2. W kryterium Cena najwyższą liczbę punktów (100) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę brutto, a każda następna odpowiednio mniej zgodnie ze wzorem: cena oferty najniżej skalkulowanej -------------------------------------------- x 100 pkt = liczba punktów oferty cena oferty ocenianej 3. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta uzyska największą liczbę punktów w kryterium cena. 12 Istotne postanowienia umowy 1. Przez należyte wykonanie usługi rozumie się: 1) tłumaczenie niezawierające błędów stylistycznych, edytorskich, ortograficznych, merytorycznych, 2) tłumaczenie zrealizowane zgodnie z terminami określonymi w 5 ust. 1 i 2. 3) tłumaczenie nie wykonane za pomocą translatorów elektronicznych czy programów do tłumaczenia automatycznego tekstów. 2. Zamawiający będzie mógł odstąpić od umowy: 1) bez wyznaczania terminu dodatkowego, bez prawa Wykonawcy do wynagrodzenia i bez zachowania okresu wypowiedzenia nawet przed terminem wykonania umowy, jeżeli Wykonawca dwukrotnie spóźnił się już z wykonaniem zamówienia w umówionym terminie lub były uzasadnione zastrzeżenia co do 10 z 12

jakości wykonanych tłumaczeń ustnych lub pisemnych oraz dotychczasowy przebieg prac wskazywać będzie, iż nie jest prawdopodobnym wykonanie umowy w umówionym terminie; 2) gdy Wykonawca wykonuje umowę w sposób sprzeczny z umową, w szczególności zleca wykonanie prac będących przedmiotem umowy bez uprzedniego poinformowania Zamawiającego, i nie zmienia sposobu realizacji umowy mimo wezwania go do tego przez Zamawiającego w terminie określonym w tym wezwaniu; 3) gdy Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności, wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne, upadłościowe bądź naprawcze; 4) gdy Wykonawca nie jest w stanie usunąć lub nie zdoła usunąć w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie istotnych wad przedstawionego do odbioru przedmiotu umowy. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w sytuacjach, o których mowa w ust. 1 pkt 2) i 3): 1) Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do sporządzenia protokołu, który będzie zawierał opis wykonanych prac do dnia odstąpienia od umowy. 2) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie na podstawie zakresu prac wykonanych przez niego i zaakceptowanych przez Zamawiającego do dnia odstąpienia od umowy, o ile wykonana praca będzie miała dla Zamawiającego znaczenie. 3. Odstąpienie od umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną: 1) za opóźnienie w wykonaniu tłumaczenia pisemnego w wysokości 5% wynagrodzenia netto za dane tłumaczenie, za każdy dzień opóźnienia wykraczający poza termin ustalony na realizację tłumaczenia, 2) za nie przystąpienie w wyznaczonym terminie do wykonania zleconego tłumaczenia ustnego w wysokości 100% wynagrodzenia netto, które by przysługiwało, gdyby tłumaczenie zostało wykonane należycie, 11 z 12

3) za nienależyte wykonanie tłumaczenia pisemnego w wysokości 30% wynagrodzenia netto za dane tłumaczenie. 2. W przypadku niewykonania przez Wykonawcę zleconego tłumaczenia pisemnego, opóźnienia się z wykonaniem takiego tłumaczenia powyżej połowy okresu wyznaczonego na jego realizację; nie przystąpienia przez Wykonawcę do zleconego tłumaczenia ustnego Zamawiający może powierzyć wykonanie takiej usługi osobie trzeciej, na koszt Wykonawcy. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych. 13 Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wykonawcom, a także innym osobom, jeśli ich interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszania przez Zamawiającego przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, przysługuje środek ochrony prawnej określony w rozdziale 2 działu VI tejże ustawy. 14 Załączniki Załącznik nr 1 Wzór oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 2 Wzór formularza oferty Załącznik nr 3 Wykaz wykonanych i wykonywanych usług oraz referencje potwierdzające należyte wykonanie i wykonywanie usług wskazanych przez Wykonawcę w załączniku nr 3. 12 z 12