PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Nowym Stawie w dniu 1 października 2013 r. przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Kontrolę przeprowadzili: 1. Katarzyna Dańczyszyn inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 239/2013 z dnia 10 września 2013 r. przewodnicząca zespołu 2. Alicja Szwaj starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 241/2013 z dnia 10 września 2013 r. 3. Iwona Gocał starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 240/2013 z dnia 10 września 2013 r. I. Zasady i warunki organizacji kontroli Celem kontroli była ocena organizacji, skuteczności pracy i poprawności realizacji rządowego programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania w 2012 roku. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2013 r. Nr 182), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 267), Ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259 z późn. zm.), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 27, poz. 138), 1
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U z 2012, poz. 712). Informacja o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli: Jednostka kontrolowana została powiadomiona o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem z dnia 10 września 2013 r., znak: PS.II.431.2.32.2013.KD (zał. nr 1) Podstawa przeprowadzenia kontroli: Upoważnienia Nr 239/2013, Nr 240/2013, Nr 241/2013 z dnia 10 września 2013, (zał. nr 2, nr 3 i 4). Ustalenia ogólne: Ilekroć w protokole jest mowa o: Programie należy przez to rozumieć: Rządowy program wieloletni Pomoc państwa w zakresie dożywiania, Ośrodku należy przez to rozumieć: Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Stawie, Kierowniku należy przez to rozumieć: Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Stawie. Badaniem kontrolnym objęto następujące zagadnienia: 1) ogólne ustalenia organizacyjne dotyczące Ośrodka, 2) poprawność realizacji Programu w tym: populacja objęta dożywianiem, baza żywieniowa, prowadzenie dokumentacji, zasadność przyznawania świadczeń w ramach Programu, prawidłowość wydawanych decyzji, 3) wydatki na realizację Programu w tym: wykorzystanie dotacji celowej z budżetu państwa, 4) współpraca z podmiotami uczestniczącymi w realizacji Programu. 2
W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Wioletta Pielak - kierownik Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Stawie. II. Ustalenia kontrolne Ad.1 Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Nowym Stawie jest jednostką organizacyjną Gminy Nowy Staw funkcjonuje na mocy Uchwały Nr X/53/90 Gminnej Rady Narodowej Miasta i Gminy w Nowym Stawie z dnia 27 lutego 1990 r. w sprawie utworzenia Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Stawie. (zał. nr 5). Statut Ośrodka został nadany w oparciu o Załącznik Nr 3/90 do Zarządzenia Naczelnika Miasta i Gminy z dnia 25 maja 1990 r. (zał. Nr 6). W związku ze zmianami zachodzącymi w pomocy społecznej statut wymagał dostosowania do aktualnie obowiązującego stanu prawnego. Na dzień kontroli aktualnie obowiązujący statut został wprowadzony Uchwała Nr 137/2011 Rady Miejskiej w Nowym Stawie z dnia 29 grudnia 2011 r. (zał. Nr 7). Strukturę organizacyjną Ośrodka, szczegółowy zakres zadań, działalności oraz obowiązki i zakres działania pracowników określał Regulamin Organizacyjny Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Nowym Stawie na dzień kontroli aktualny wprowadzony był Zarządzeniem Nr 1/2012 z dnia 30 stycznia 2012 r. (zał. nr 8). W oparciu o art. 110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej Burmistrz Nowego Stawu upoważnił kierownika Ośrodka do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. (zał. nr 9). Ponadto, na wniosek Kierownika Ośrodka, Burmistrz Nowego Stawu upoważnił Panią Małgorzatę Wrońską pracownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy (zał. nr 10,11). 3
Ludność według stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosiła 7 919 mieszkańców. Stopa bezrobocia (stosunek liczby osób bezrobotnych do liczby ludności aktywnej ekonomicznie) w powiecie malborskim wg stanu na koniec roku 2012 kształtowała się na poziomie 24,6 %. Głównymi problemami społecznymi w ramach, których udzielana jest pomoc to: bezrobocie, ubóstwo, niepełnosprawność, długotrwała choroba. Ośrodek mieści się na parterze budynku Urzędu Miejskiego w Nowym Stawie przy ul. Bema 1. Do dyspozycji pracowników jest 5 pomieszczeń, wszystkie stanowiska wyposażone są w pełni w sprzęt biurowo-komputerowy. Budynek nie jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, jednak przy głównych drzwiach urzędu znajduje się specjalny dzwonek, za pomocą którego klient może wezwać pracownika. Ośrodek czynny jest od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30 do 15.30. Interesanci przyjmowani są w godzinach pracy Ośrodka. Wypłata świadczeń pieniężnych realizowana jest w kasie Ośrodka zgodnie z harmonogramem wypłat oraz przelewem na indywidualne konta klientów. Pracownicy socjalni na dojazdy do oddalonych środowisk korzystają z samochodu służbowego. Wszystkie wyjazdy pracowników socjalnych są odnotowywane w książce wyjść. W trakcie kontroli ustalono, że Ośrodek w 2012 roku zatrudniał 6 pracowników, w tym: 1) kierownik Wioletta Pielak na stanowisku Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy od 4 września 2007 r. Posiada wykształcenie wyższe licencjackie (ukończyła w 2007 r. Elbląską Uczelnię Humanistyczno-Ekonomiczną w Elblągu na kierunku: pedagogika w zakresie praca socjalna), oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej ukończoną w 2009 r. na Uniwersytecie Gdańskim Wydział Nauk Społecznych w Gdańsku, zatem spełnia kwalifikację określone w art. 122 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tj. z 2009 r. Dz. U. Nr 175, poz. 1362 ze zm.) (zał. nr 12), 2) starszy specjalista pracy socjalnej, posiada wykształcenie wyższe magisterskie (Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, kierunek: pedagogika w zakresie praca socjalna - rok ukończenia 2003. W 1997 roku ukończyła Policealną Szkołę Pracowników Służb Społecznych w Olsztynie), w związku 4
z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 13), 3) specjalista pracy socjalnej, posiada wykształcenie policealne (Policealna Szkoła Pracowników Służb Społecznych w Gdańsku - rok ukończenia 1995). W roku 2000 uzyskała specjalizację I stopnia w zawodzie pracownik socjalny) (zał. Nr 14), wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 15), 4) specjalista pracy socjalnej, posiada wykształcenie policealne (Policealna Szkoła Pracowników Służb Społecznych w Gdańsku - rok ukończenia 1995). W roku 2000 uzyskała specjalizację I stopnia w zawodzie pracownik socjalny) (zał. Nr 16), wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 17), 5) pracownik socjalny, posiada wykształcenie wyższe magisterskie (Wyższa Szkoła Humanistyczno-Ekonomiczna w Łodzi, kierunek: psychopedagogika - rok ukończenia 2008) (zał. Nr 18), 6) główny księgowy, posiada wykształcenie wyższe Pracownicy ośrodka mają możliwość korzystania z porad radcy prawnego zatrudnionego w Urzędzie Miasta Nowy Staw. Ponadto w Ośrodku zatrudniony jest informatyk na 0,5 etatu. W czasie przeprowadzania czynności kontrolnych ustalono, iż na 1 zatrudnionego pracownika socjalnego przypada 1 980 mieszkańców, tym samym spełniony jest wymóg określony w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej zgodnie, z którym Ośrodek winien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2000 mieszkańców, nie mniej jednak niż trzech pracowników. 5
Ad.2 W okresie objętym kontrolą Ośrodek realizował zadania w oparciu o zapisy ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, którego celem jest: wsparcie gmin w wypełnianiu zadań własnych o charakterze obowiązkowym w zakresie dożywiania dzieci oraz zapewnienie posiłku osobom jego pozbawionym ze szczególnym uwzględnieniem osób z terenów dotkniętych wysokim bezrobociem i ze środowisk wiejskich, długofalowe działanie w zakresie poprawy zdrowia dzieci i młodzieży poprzez ograniczanie zjawiska niedożywienia, upowszechnienie zdrowego stylu życia, poprawa poziomu życia osób i rodzin o niskich dochodach, rozwój bazy żywieniowej ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb dzieci i młodzieży. Zgodnie z art. 3 ww. ustawy w ramach Programu realizowane są działania dotyczące w szczególności zapewnienia pomocy, w formie gorącego posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych dzieciom do lat 7, uczniom do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej oraz osobom i rodzinom znajdującym się w sytuacjach wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej w szczególności osobom samotnym, w podeszłym wieku, chorym lub niepełnosprawnym. Natomiast zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji Programu doprecyzowały sposób realizacji pomocy w formie świadczenia pieniężnego określając, że pomoc w formie świadczenia pieniężnego w postaci zasiłku celowego na zakup żywności, w tym dla dzieci i młodzieży w placówkach, a także pomocy w formie świadczenia rzeczowego, jest przyznawana w przypadku braku możliwości zapewnienia gorącego posiłku lub gdy przyznanie pomocy w formie posiłku byłoby nie uzasadnione z uwagi na sytuację osobistą lub rodzinną. Należy zwrócić szczególną uwagę, że podstawowym celem Programu jest m.in. upowszechnienie zdrowego stylu żywienia oraz prowadzenie działań zmierzających do zwiększenia liczby wydawanych gorących posiłków w formie obiadu. 6
Zgodnie z art. 5 ustawy o ustanowieniu Programu, beneficjentami pomocy w zakresie dożywiania mogą być osoby, których dochód nie przekracza 150% kryterium dochodowego, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt. 1 ustawy o pomocy społecznej. W trakcie kontroli stwierdzono, że Rada Miejska Nowy Staw wykorzystała ustawową możliwość wynikającą z zapisów art. 5 ust. 2 ustawy o ustanowieniu Programu i podjęła uchwałę w oparciu, o którą można podwyższyć kryterium dochodowe określone w art. 8 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Podwyższenie kryterium dochodowego przy przyznawaniu tej formy pomocy sprzyja zwiększaniu kręgu odbiorców pomocy. Ma to szczególne znaczenie w grupie dzieci, wśród których można skuteczniej realizować wszystkie cele Programu, wykraczające poza standardową pomoc społeczną (zał. Nr 19). W ramach Programu w 2012 roku ogółem skorzystały 587 osoby w tym: 101 dzieci do 7 roku życia, 204 uczniów szkół podstawowych, gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych, 282 pozostałe osoby otrzymujące pomoc na podstawie art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Stwierdzono, że Ośrodek realizując Program stosował dwie formy pomocy; tj. pomoc w formie świadczenia pieniężnego w postaci zasiłku celowego na zakup posiłku lub żywności oraz pomoc w formie gorącego posiłku. Na podstawie skontrolowanych dokumentów ustalono, że główną formą pomocy w ramach Programu był zasiłek celowy przyznany 285 osobom, w tym; 37 dzieciom do 7 roku życia, 79 uczniom do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej i 169 pozostałym osobom i rodzinom znajdującym się w sytuacjach wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Pomoc w formie dożywiania realizowana była w placówkach na terenie gminy w: 1) Szkole Podstawowej Nr 2 w Nowym Stawie, 2) Gimnazjum w Nowym Stawie, 3) Przedszkolu w Nowym Stawie, 4) Szkole Podstawowej w Świerkach, 5) Zespole Szkół Ponadgimnazjalnych w Nowym Stawie 7
Programem objęto również dzieci uczęszczające do szkół poza terenem gminy Nowy Staw w: 1) Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym Nr 10 w Malborku (16 dzieci), 2) Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym w Uśnicach (1 dziecko), 3) Szkole Podstawowej Nr 9 w Malborku (1 dziecko), 4) Gimnazjum Gminnym w Malborku (1 dziecko), 5) Młodzieżowym Ośrodku Socjoterapii w Zespole Placówek w Gołotczyźnie (1 dziecko). Z podmiotami spoza obszaru gminy realizującymi dożywianie Ośrodek zawierał umowy. Należności za wydane posiłki płacone były przelewem, w terminie określonym w umowie, na podstawie przedkładanych przez szkoły rachunków/faktur wraz z załączonymi imiennymi wykazami dzieci i ilością wydawanych posiłków, potwierdzonymi przez dyrektorów szkół (zał. Nr 20), Pomoc w formie dożywiania przyznawana była najczęściej na wniosek rodziców składany bezpośrednio do Ośrodka, dyrektorów placówek oświatowych oraz urzędu. Pomoc przyznawana była na rok budżetowy zgodnie z planem finansowym. Kontrola wykazała, iż w okresie objętym kontrolą, dzieciom z terenu Nowy Staw zapewniono dożywianie w postaci gorących posiłków zgodnie z zasadami prawidłowego żywienia, a tym samym z celem Programu. W szkołach dysponujących zapleczem kuchennym (Szkoła Podstawowa i Przedszkole w Nowym Stawie) posiłki sporządzano na miejscu i wydawano w stołówkach. Dzieciom uczęszczającym do szkół nie posiadających swojej kuchni (Gimnazjum w Nowym Stawie i Szkoła Podstawowa w Świerkach) obiady dowożone były przez firmę cateringową i wydawane w przeznaczonym do tego celu pomieszczeniu. W trakcie kontroli ustalono, iż Ośrodek rozważał możliwość dożywiania dzieci i uczniów w okresie wakacji i ferii, co powinno mieć miejsce m.in. w świetle zapisu art. 2 pkt. 2 ustawy z dnia z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, jednak z racji tego, iż w okresie dni wolnych od nauki nie pracowały szkoły, a tym samym stołówki nie było to technicznie możliwe. 8
Skontrolowano następujące losowo wybrane akta osób i rodzin, którym w kontrolowanym okresie decyzjami administracyjnymi przyznano pomoc w formie dożywiania w przedszkolu, szkole oraz przyznano świadczenia w formie zasiłku celowego na zakup żywności w ramach Programu: (zał. nr 21) 1. Decyzja Nr 8121-573/2012 z dnia 19.09.2012 r. 2. Decyzja Nr 8121-926/2012 r. z dnia 7.12.2012 r. 3. Decyzja Nr 8121-557/2012 z dnia 17.09.2012 r. 4. Decyzja Nr 8121-825/2012 z dnia 26.11.2012 r. 5. Decyzja Nr 8121-947/2012 r. z dnia 10.12.2012 r. 6. Decyzja Nr 8121-723/2012 z dnia 17.10.2012 r. 7. Decyzja Nr 8121-722/2012 z dnia 17.10.2012 r. 8. Decyzja Nr 8121-878/2012 r. z dnia 4.12.2012 r. 9. Decyzja Nr 8121-518/2012 z dnia 16.09.2012 r. 10. Decyzja Nr 8121-522/2012 z dnia 6.09.2012 r. 11. Decyzja Nr 8121-521/2012 z dnia 6.09.2012 r. 12. Decyzja Nr 8121-765/2012 z dnia 30.10.2012 r. 13. Decyzja Nr 8121-913/2012 r. z dnia 7.12.2012 r. 14. Decyzja 8121-1014/2012 z dnia 14.12.2012 r. 15. Decyzja 8121-1020/2012 z dnia 14.12.2012 r. 16. Decyzja 8121-729/2012 z dnia 17.10.2012 r. 17. Decyzja 8121-995/2012 z dnia 12.12.2012 r. 18. Decyzja 8121-956/2012 z dnia 10.12.2012 r. 19. Decyzja 8121-888/2012 z dnia 4.12.2012 r. 20. Decyzja 8121-803/2012 z dnia 21.11.2012 r. 21. Decyzja 8121-839/2012 z dnia 28.11.2012 r. 22. Decyzja 8121-838/2012 z dnia 28.11.2012 r. 23. Decyzja 8121-485/2012 z dnia 17.12.2012 r. 24. Decyzja 8121-484/2012 z dnia 17.12.2012 r. 9
25. Decyzja 8121-807/2012 z dnia 21.11.2012 r. Na podstawie analizy akt osobowych podopiecznych ustalono, że po złożeniu przez zainteresowanych stosownych wniosków, pracownicy Ośrodka przeprowadzali wywiady środowiskowe, na podstawie których wydawano decyzje administracyjne przyznające pomoc w formie posiłku, zasiłku celowego i pomocy rzeczowej. W dokumentacji znajdowały się dokumenty potwierdzające sytuację bytową i zdrowotną. Ponadto stwierdzono, ze osoby otrzymujące pomoc spełniały wymagane przepisami kryterium dochodowe co potwierdzały zgromadzone w aktach dokumenty (zaświadczenia o dochodach, oświadczenia majątkowe, odcinki potwierdzające wysokość renty lub emerytury, zaświadczenia z PUP itp.). Dokumenty te jednak nie były potwierdzane za zgodność z oryginałem, co stanowi naruszenie zapisów 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712). Kwalifikacja świadczeń była właściwa. Wywiady środowiskowe przeprowadzane były w miejscu zamieszkania klienta. Treść wywiadów pełna, zawierała opis sytuacji socjalno-bytowej i zdrowotnej rodziny oraz ustalony plan pomocy przez pracownika socjalnego i wnioskującego, potwierdzony własnoręcznym podpisem klienta. W wywiadach znajdował się również zatwierdzony przez kierownika Ośrodka plan pomocy w oparciu, o który podjęte były decyzje dotyczące przyznania świadczeń w ramach Programu. Stwierdzono, iż w części z poddanej kontroli dokumentacji brak było aktualnych rodzinnych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które dokonana winna być kwalifikacja do pomocy w formie świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych. Z wyjaśnień kierownika Ośrodka wynikało, że pracownicy socjalni ustalali, a następnie przyznawali pomoc na podstawie wcześniej przeprowadzonych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które udzielono pomocy w okresie wcześniejszym. Było to niezgodne z zapisami art. 107 ust. 4, który stanowi W przypadku ubiegania się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie, sporządza się aktualizację wywiadu (...). W wyniku kontroli stwierdzono, że wydawane decyzje administracyjne przyznające pomoc w formie posiłku lub zasiłku celowego zawierały aktualną podstawę prawną, 10
pouczenie o możliwości wniesienia odwołania do organu II instancji oraz zapis mówiący o obowiązku informowania Ośrodka o każdej zmianie sytuacji osobistej i majątkowej klienta. Uzasadnienie decyzji było pełne pod względem formalno prawnym. Art. 109 1 Kpa stanowi, ze decyzję doręcza się stronom na piśmie. Ustalono, iż decyzje administracyjne w sprawie przyznania pomocy w ramach Programu w większości przypadków dostarczone były przez zatrudnionego w Ośrodku kierowcę w aktach wskazana była data i podpis potwierdzający jej odbiór. We wszystkich poddanych kontroli aktach symbole oraz hasła klasyfikacyjne nie zostały nadane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Kierownik Ośrodka wyjaśnił kontrolującym, że w dniu 7 listopada 2011 r. do Archiwum Państwowego w Elblągu z siedzibą w Malborku przesłano do akceptacji Instrukcję kancelaryjną wraz z załącznikami. ( zał. Nr 22) Ad.3 W roku 2012 koszt Programu ogółem w gminie wyniósł 104 976 zł z tego: - na posiłki 74 644 (dotacja 49 488, środki własne 25 156), - na zasiłki celowe na zakup produktów żywnościowych 19 532 (dotacja 4 960, środki własne 14 572), - na świadczenie rzeczowe 10 800 (dotacja 1 552, środki własne 9 248), W ramach dotacji celowej Ośrodek otrzymał kwotę w wysokości 56 000 zł zgodnie z Porozumieniem zawartym w dniu 25 stycznia 2012 r. pomiędzy Wojewodą Pomorskim, a Burmistrzem Nowy Staw w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania otrzymana dotacja została wykorzystana 100%. W ramach środków własnych gmina przeznaczyła na ten cel kwotę 48 976 zł, co stanowiło 46 % udziału własnego. Czynności związane z opłacaniem posiłków regulowano zgodnie z zawartymi umowami. Szkoła i przedszkole zobowiązane były przygotowywać i wydawać gorące posiłki wg sporządzonych list dzieci zakwalifikowanych do przyznania posiłków na określony termin. Placówki wystawiały miesięcznie fakturę bądź rachunek obejmujący wartość 11
posiłków oraz liczbę dzieci, oraz ilość dni żywieniowych za dany miesiąc kalendarzowy na podstawie, którego Ośrodek dokonywał przelewu. Ad. 4 Realizując założenia i cele Programu, Ośrodek współpracował z placówkami oświatowymi na terenie gminy, przede wszystkim w zakresie dożywiania. Uznać należy, iż Ośrodek dokłada wszelkich starań, aby zgodnie z Programem ograniczyć zjawisko niedożywiania dzieci i młodzieży udzielając świadczeń pieniężnych na zakup gorących posiłków i produktów żywnościowych w celu sporządzenia posiłku co w efekcie pozwoliło zabezpieczyć podstawowe potrzeby tej grupy odbiorców na terenie gminy. Ponadto Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej ściśle współpracuje z władzami samorządowymi na polu szeroko rozumianej pomocy społecznej. Kierownik zapraszany jest na sesje Rady Nowy Staw, gdy poruszane są problemy z obszaru pomocy społecznej. Ośrodek współpracuje również z: - Szkołami - kwalifikowaniem do obiadów w szkole, organizacją czasu wolnego, podejmowaniem interwencji w przypadkach zaniedbywania i krzywdzenia dzieci. - Kościołem pw. Św. Mateusza w Nowym Stawie, Parafialnym Zespołem Caritas. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1) W części z poddanej kontroli dokumentacji brak było aktualnych rodzinnych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które dokonana winna być kwalifikacja do pomocy w formie świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych. Z wyjaśnień kierownika Ośrodka wynikało, że pracownicy socjalni ustalali, a następnie przyznawali pomoc na podstawie wcześniej przeprowadzonych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które udzielono pomocy w okresie wcześniejszym. Było to niezgodne z zapisami art. 107 ust. 4, który stanowi W przypadku ubiegania się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie, sporządza się aktualizację wywiadu (...). 2) Załączone do wywiadów kopie dokumentów nie były potwierdzane za zgodność z oryginałem, co stanowiło naruszenie zapisów 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy 12
i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. z 2012 r. poz. 712). 3) Symbole oraz hasła klasyfikacyjne nie zostały nadane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. W oparciu o zapisy 1 ust. 3 w stosunku do organów stanowiących gminy zadania w zakresie postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych realizują odpowiednio podmioty i kierownicy tych podmiotów, Przeprowadzona kontrola nie stwierdziła nieprawidłowości, co do merytorycznej zasadności przyznawania świadczeń. Reasumując, dokumentacja w Ośrodku prowadzona jest w sposób prawidłowy nie budzący zastrzeżeń i zgodny z obowiązującymi przepisami. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzenia inspekcji pod pozycją nr 2/2013. Na tym protokół zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla jednostki kontrolowanej. Kierownikowi kontrolowanej jednostki zgodnie z 16, ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przed podpisaniem protokołu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole - w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Przysługuje również prawo odmowy podpisania protokołu z kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do odmowy. 13
Nowy Staw, dnia....2013 r. Kontrolujący: Kierownik jednostki kontrolowanej: Katarzyna Dańczyszyn Kontrolujący: Alicja Szwaj Kontrolujący: Iwona Gocał Sporządzono: Gdańsk, dnia.. 2013 r. 14