Regulamin przesyłania faktur VAT w formie elektronicznej przez R e j e s t r D ł u ż n i k ó w E R I F B I G S. A. Strona 1
1 Wstęp 1. Niniejszy Regulamin określa zasady przesyłania faktur VAT, w formie elektronicznej ( usługa e-faktura ). 2. Usługa e-faktura realizowana jest przez ( ERIF ) lub upoważniony przez ERIF podmiot zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, Dz.U. z 29.12.2012 r., poz. 1528 ( Rozporządzenie ). 3. Danymi osobowymi administruje z siedzibą w Warszawie przy Placu Bankowym 2. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do przetwarzanych danych i ich poprawiania, a także prawo żądania zaprzestania przetwarzania danych i wniesienia sprzeciwu zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz.U. z 2002r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Udzielenie zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w związku z realizacją usługi. 2. Zgoda na przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej przez 1. Obsługa usługi e-faktury jest dostępna dla Klientów ERIF, którzy wyrazili zgodę ( Zgoda ) na przesyłanie dokumentów w formie elektronicznej przez 2. Klient może wyrazić Zgodę: a. w formie elektronicznej wypełniając formularz elektroniczny na stronie http://info.erif.pl/oferta/e-faktura/index.php b. w formie elektronicznej dla obecnych Klientów wyrażając zgodę poprzez zakreślenie odpowiednich pól w serwisie Klienckim ERIF na https://system.erif.pl c. w formie klauzuli w umowie zawieranej z Rejestrem Dłużników ERIF BIG S.A. R e j e s t r D ł u ż n i k ó w E R I F B I G S. A. Strona 2
d. w formie papierowej wypełniając formularz pobrany ze strony www.erif.pl oraz przesyłając oryginał na adres: 58-310 Szczawno Zdrój Ul. Szczawieńska 2 Centrum Obsługi Klienta e. w innej formie dopuszczanej Rozporządzeniem. 3. Zgoda oznacza rezygnację z otrzymywania faktur w formie papierowej i dotyczy wszystkich umów zawartych pomiędzy ERIF, a Klientem z zastrzeżeniem możliwości technicznych generowania faktur w formie elektronicznej przez systemy fakturujące ERIF. 4. Po otrzymaniu Zgody w formie papierowej, ERIF dokona jej weryfikacji i rozpocznie Obsługę e-faktury w ciągu maksymlanie 5 dni roboczych od daty otrzymania Zgody. 5. Po otrzymaniu Zgody w formie elektronicznej (serwis http://system.erif.pl), ERIF rozpocznie Obsługę e-faktury natychmiast. 6. Jako potwierdzenie aktywacji usługi e-faktura Klient otrzyma mail potwierdzający ten fakt. Informacja ta jest wysyłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany przez Klienta w formularzu Zgody dla klienta w obsłudze lub w umowie dla klienta nowego. 7. Klient jest uprawniony do wycofania Zgody zgodnie z 3 Rozporządzenia. W tym celu Klient może po zalogowniu do serwisu pod adresem https://system.erif.pl oznaczyć odpowiednią opcję bądź wypełnić formularz pobrany ze strony www.erif.pl oraz przesłać jego skan za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: efaktura@erif.pl lub faksem na numer telefonu 71 7902957 bądź przesyłając oryginał na adres: 58 310 Szczawno Zdrój Ul. Szczawieńska 2 Centrum Obsługi Klienta 8. ERIF zaprzestaje przesyłania faktur w formie elektronicznej najwcześniej w następnym dniu roboczym po otrzymaniu powiadomienia od Klienta o wycofaniu Zgody jednak nie później niż R e j e s t r D ł u ż n i k ó w E R I F B I G S. A. Strona 3
w ciągu 30 dni kalendarzowych. Od tego momentu kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej. 9. Zmiana adresu e-mail odbywa się poprzez formularz zmiany, wysyłany jako skan elektronicznie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: efaktura@erif.pl lub faksem na numer telefonu: 71 7902957. Centrum Obsługi Klienta potwierdzi zmianę adresu elektronicznie w ciągu 5 dni roboczych od daty otrzymania formularza zmiany. 3 Obsługa oraz udostępnianie e-faktury 1. Każda wystawiona e-faktura jest udostępniona Klientowi w serwisie https://system.erif.pl po zalogowaniu. Jednocześnie Klient otrzymuje powiadomienie o nowym dokumencie poprzez pocztę elektroniczną na adres wskazany w umowie/zgodzie Klienta.W ząłączeniu do powiadomienia przesyłana jest wystawiona e-faktura. 2. Nie wystawia się duplikatów dla e-faktur. e-faktura jest dostępna w serwisie z możliwością wielokrotnego pobrania. 4 Serwis Rejestru Dłużników ERIF 1. Klient otrzymuje dostęp do indywidualnego konta w Serwisie pod adresem https://system.erif.pl. 2. Dostęp do konta jest zabezpieczony indywidualnym loginem oraz hasłem. 3. Klient jest odpowiedzialny za utrzymanie hasła w tajemnicy. 4. Klient ma możliwość podglądu oraz pobrania e-faktur w ramach indywidualnego konta w serwisie. 5. Dostęp do e-faktur jest możliwy w trybie 24/7. ERIF zastrzega jednak, że dostęp może być czasowo ograniczony z przyczyn technicznych. 6. Klient jest odpowiedzialny za pobranie dokumentów i ich przechowywanie oraz udostępnianie organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej przez okres zgodny z przepisami prawa i w zgodzie z Rozporządzeniem. R e j e s t r D ł u ż n i k ó w E R I F B I G S. A. Strona 4
5 Zapewnienie autentyczności pochodzenia oraz integralności e-faktury 1. e-faktury są udostępnione w formacie PDF. 2. Sprawdzenie autentyczności oraz integralności dokumentu zapewniają audytowane procedury wewnętrzne wystawcy tj. Rejestru Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. R e j e s t r D ł u ż n i k ó w E R I F B I G S. A. Strona 5