Program Certyfikacji P1BN
Strona 2 z 7 1 O FIRMIE INT sp. z o.o. (INT) jest osobą prawną, działającą w dziedzinie zapewnienia bezpieczeństwa urządzeń technicznych. Jednostka Certyfikująca Wyroby INT prowadzi proces certyfikacji wyrobów w oparciu o normę PN-EN ISO/IEC 17065:2013 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi. 2 ZAKRES CERTYFIKACJI Jednostka Certyfikująca Wyroby INT przeprowadza proces dobrowolnej certyfikacji na zgodność z wymaganiami określonymi w normach stanowiących podstawę badań i certyfikacji zgodnie z niniejszym programem certyfikacji. Program stosuje się wobec wyrobów użytkowych, do których zastosowanie mają normy przedstawione w wykazie zawartym w załączniku nr 1 do nin. programu. Program prowadzony jest w 5 typie certyfikacji wg normy EN ISO/IEC 17067:2013. 3 PODSTAWY OPRACOWANIA: a) Normą PN-EN ISO/IEC 17065:2013 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi b) Normą EN ISO/IEC 17067:2013 Ocena zgodności. Podstawy certyfikacji wyrobów oraz wytyczne dotyczące programów certyfikacji wyrobów. c) Przewodnikiem PKN-ISO/IEC Guide 28:2006 Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące systemu certyfikacji wyrobów przez stronę trzecią d) Przewodnikiem PKN-ISO/IEC Guide 53:2007 Ocena zgodności. Wytyczne do stosowania systemu zarządzania jakością organizacji w certyfikacji wyrobów 4 ETAPY PROCESU CERTYFIKACJI 4.1 Złożenie wniosku Wnioskodawca zainteresowany przeprowadzeniem procesu certyfikacji składa zapytanie ofertowe (drogą mailową bądź pisemną). Zapytanie powinno składać się z następujących informacji: a) wykaz wyrobów do certyfikacji b) wykaz dokumentów odniesienia, będących podstawą certyfikacji c) podstawowe informacje na temat wyrobów, karty techniczne, fotografie, wizualizacje graficzne itp. d) wykaz dokumentacji wyrobu, którą dysponuje wnioskodawca (dokumentacja techniczna, instrukcje, wyniki badań itp.) e) informacje o wnioskodawcy: producent / dystrybutor Na podstawie zabranych informacji oraz cennika INT, pracownik działu handlowego proponuje Klientowi ofertę. Wraz z ofertą Wnioskodawca otrzymuje: a) wniosek o certyfikację, b) regulamin certyfikacji c) niniejszy program certyfikacji. Klient wysyła wypełniony wniosek wraz z dokumentami rejestracyjnymi firmy. Wniosek jest zatwierdzany przez upoważnionego pracownika INT. W przypadku stwierdzenia błędów bądź braków we wniosku, Klient proszony jest drogą mailową bądź pisemną o korektę wniosku. W przypadku istotnych zastrzeżeń do wnioskowanego zakresu certyfikacji, istnieje możliwość odrzucenia wniosku. W takim przypadku Klient zostanie poinformowany o powodzie odrzucenia wniosku w formie mailowej lub pisemnej.
Strona 3 z 7 4.2 Zlecenie INT po pozytywnej weryfikacji wniosku przesyła do Klienta umowę szczegółową w zakresie certyfikacji określonym we wniosku, a w przypadku pierwszego procesu certyfikacji również umowę ramową. Klient przesyła podpisaną umowę/umowy w formie papierowej, podpisany regulamin oraz komplet dokumentacji technicznej w formie papierowej lub elektronicznej. 4.3 Ocena kompletności dokumentacji Upoważniony pracownik INT sprawdza dokumentację wyrobu pod kątem jej kompletności. W przypadku stwierdzenia braków w dokumentacji Klient informowany jest o konieczności jej uzupełnienia. 4.4 Ocena merytoryczna Upoważniony personel INT dokonuje oceny merytorycznej wyrobu w zakresie dokumentacji technicznej oraz pozostałej dokumentacji dostarczonej przez Klienta (np. karty techniczne, instrukcje itp.). 4.5 Kontrola WTO (Warunków Techniczno-Organizacyjnych) W ramach nin. programu certyfikacji personel INT przeprowadza kontrolę WTO w zakładzie produkcyjnym/dystrybucyjnym Wnioskodawcy. Plan kontroli WTO wraz z proponowanym terminem kontroli i kwestionariuszem przesyłany jest do Klienta drogą pisemną bądź mailową. Klient na określonym formularzu zobowiązuje się do zapewnienia dostępu do wszystkich obszarów działalności, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli WTO. Kontrola WTO w szczególności obejmuje: a) kontrola technologii wytwarzania (jeśli dotyczy) b) sprawdzenie maszyn i urządzeń do wytwarzania i kontroli (jeśli dotyczy) c) sprawdzenie przyrządów kontrolno-pomiarowych, d) sprawdzenie systemów kontroli jakości, instrukcji i procedur nadzoru, e) sprawdzenie organizacji produkcji (jeśli dotyczy) f) sprawdzenie kwalifikacji osób uczestniczących w procesie zarządzania produkcją, produkcji i kontroli jakości, g) sprawdzenie dokumentacji dotyczącej wytwarzanego urządzenia, h) sprawdzenie rejestru reklamacji i podjętych działań, O wyniku przeprowadzonej kontroli WTO Klient informowany jest bezpośrednio po jej przeprowadzeniu. Klient otrzymuje kopię raportu i akceptuje wyniki kontroli. W przypadku stwierdzenia negatywnego wyniku kontroli, Klient ma prawo do przerwania procesu certyfikacji, ponosząc dotychczasowe koszty, bądź do wykonania działań korygujących, przedstawiając jednostce INT dowody wprowadzonych działań. 4.6 Badanie Badania mogą zostać przeprowadzone na jeden z niżej przedstawionych sposobów: Badanie przeprowadza laboratorium na zlecenie INT (w takim przypadku Klient dostaje ofertę wraz z kosztem przeprowadzenia badań laboratoryjnych), Badania dostarcza Klient wraz z wyrobem. Badania dostarczone przez Klienta uznawane są jeżeli: o zrealizowane zostały przez laboratorium znajdujące się w Wykazie uznanych podwykonawców, o po ocenie personelu INT można potwierdzić zaufanie co do wyników. Obliczenia wytrzymałościowe dostarczone przez klienta podlegają ocenie personelu INT. Badanie typu Badanie typu ma na celu ocenę zgodności badanych wyrobów z dokumentami będącymi podstawą certyfikacji, przy jednoczesnym potwierdzeniu zgodności wyrobu z dokumentacją techniczną dostarczoną przez Klienta. Badanie typu przeprowadzone zostaje na egzemplarzu reprezentatywnym, udostępnionym przez Klienta. Egzemplarz udostępniony do badań powinien być reprezentatywny dla
Strona 4 z 7 grupy wyrobów zgłoszonych do certyfikacji i powinien być wytworzony przy użyciu tych samych materiałów oraz narzędzi, co wyroby docelowe. Badania wytrzymałościowe oraz inne badania przewidziane przez dokumenty odniesienia INT na podstawie wyspecyfikowanych wymagań formułuje zakres badań dla wyrobu. Próbki do badań certyfikacyjnych powinny być reprezentatywne dla grupy wyrobów zgłoszonych do certyfikacji i powinny być wykonane przy użyciu tych samych narzędzi oraz tymi samymi metodami, które używane są przy produkcji. Jeżeli w dokumentach odniesienia nie określono inaczej, liczebność i rodzaj próbek do badań ustalane są przez INT. Sposób udostępnienia wyrobu do badań określa INT, na podstawie możliwości przedstawionych przez Klienta. 4.7 Ocena końcowa wyrobu Ze wszystkich czynności wykonanych w ramach oceny sporządzane są raporty. Na podstawie zebranej dokumentacji, w tym dokumentacji technicznej wyrobu, raportów z badań oraz kontroli WTO, INT przeprowadza analizę wyrobu pod względem spełnienia warunków wymaganych w procesie certyfikacji. Certyfikacja jest udzielana gdy spełnione są wszystkie wymagania określone w danym programie certyfikacji oraz wszystkich dokumentach odniesienia będących podstawą certyfikacji. Informacja dotycząca stwierdzonych niezgodności, wraz z określeniem terminu ich usunięcia, przekazywana jest Klientowi w formie pisemnej lub mailowej. Wszystkie niezgodności stwierdzone w procesie certyfikacji muszą zostać skorygowane, a zrealizowane działania korygujące poddawane są ponownej ocenie przez INT. 4.8 Decyzja Decyzję o przyznaniu lub odmowie przyznania certyfikatu zgodności podejmuje Dyrektor ds. Certyfikacji na podstawie raportu końcowego. O pozytywnej decyzji Klient informowany jest na piśmie, mailowo lub telefonicznie. Decyzję o odmowie udzielenia certyfikatu zgodności, Dyrektor ds. Certyfikacji przekazuje Klientowi wraz z uzasadnieniem. Klientowi przysługuje prawo do odwołania się od decyzji negatywnej. 4.9 Wydanie certyfikatu i jego zawartość Wypełniony, niepodpisany certyfikat jest przesyłany do Klienta drogą mailową w celu weryfikacji poprawności danych. Po akceptacji danych zamieszczonych w certyfikacie, bądź w przypadku braku informacji o niezgodnościach w terminie 3 dni roboczych (samoakceptacja), certyfikat uznany zostaje za prawidłowy. Po uregulowaniu faktury za zrealizowany proces certyfikacji, Klient otrzymuje oryginał certyfikatu. Certyfikat zawiera: Nazwę i adres jednostki certyfikującej wyroby INT Nazwę i adres Klienta Datę udzielenia certyfikacji oraz datę ważności certyfikatu Zakres certyfikacji (wyroby oraz normy zgodnie z którymi certyfikowano wyroby) 5 OKRES WAŻNOŚCI CERTYFIKATU. Certyfikat jest wydawany na okres 3 lub 4 lat, zgodnie z umową szczegółową. Podstawowym okresem ważności certyfikatu jest okres 3 lat. Istnieje możliwość wydania certyfikatu na okres 4-letni na życzenie klienta. W przypadku dłuższego okresu ważności certyfikatu doliczone zostają dodatkowe koszty związane z licencją roczną i nadzorem w czwartym roku ważności certyfikatu.
6 NADZÓR NAD WYDANYM CERTYFIKATEM PROGRAM CERTYFIKACJI P1BN Strona 5 z 7 INT sprawuje nadzór nad wydanym certyfikatem w okresie jego ważności. Celem nadzoru jest potwierdzenie, że producent/dystrybutor wprowadza na rynek wyrób zgodny z dokumentacją przedłożoną do procesu certyfikacji oraz prawidłowo stosuje certyfikat zgodności. Nadzór sprawowany jest przez INT poprzez przeprowadzanie u Zleceniodawcy kontroli w ramach nadzoru oraz inspekcję próbek z miejsca produkcji. Planowana kontrola w ramach nadzoru (tzw. kontrola w nadzorze) przeprowadzana jest raz w roku. Celem kontroli w ramach nadzoru jest: sprawdzenie warunków do prowadzenia stabilnej produkcji/dystrybucji. Inspektor sprawdza, czy nie uległy pogorszeniu warunki techniczno-organizacyjne w sposób uniemożliwiający zapewnienie powtarzalności produkcji/dystrybucji, weryfikacja zgodności próbek z miejsca produkcji poprzez inspekcję albo badania, sprawdzenie przestrzegania obowiązków Klienta określonych w regulaminie, w tym, czy certyfikat jest wykorzystywany zgodnie z przyjętymi zasadami, sprawdzenie prowadzenia przez Klienta zapisów z reklamacji certyfikowanych wyrobów, których dotyczy kontrola, kontrola działań korygujących do niezgodności i spostrzeżeń stwierdzonych podczas poprzedniej kontroli. W przypadku powstania uzasadnionych wątpliwości, co do spełniania przez Zleceniodawcę zobowiązań zawartych w umowie oraz dokumentach powiązanych, w tym w nin. programie, INT ma prawo do przeprowadzenia kontroli pozaplanowej. Zakres kontroli pozaplanowej jest jednakowy jak w przypadku kontroli planowej lub ograniczony do obszaru występowania wątpliwości. INT może zlecić przeprowadzenie badań wyrobu w trakcie nadzoru w przypadku: zmian konstrukcyjnych zgłoszonych przez dostawcę stwierdzenia niezgodności wymiarów zmierzonych w trakcie inspekcji próbek zgłoszenia konsumentów lub przedstawicieli władz O konieczności i zakresie przeprowadzenia badań decyduje Dyr. Ds. Certyfikacji. Zakres badań może zostać ograniczony do zakresu wprowadzonych zmian mających wpływ na bezpieczeństwo wyrobów, obszaru stwierdzenia niezgodności bądź zakresu zgłoszonych uwag. O wyniku przeprowadzonej kontroli w nadzorze Klient informowany jest bezpośrednio po jej przeprowadzeniu. Klient otrzymuje kopię raportu i akceptuje wyniki kontroli. W przypadku negatywnych wyników kontroli przeprowadzonej w ramach nadzoru INT może: a) przeprowadzić kontrolę pozaplanową mającą na celu sprawdzenie skuteczności podjętych przez Klienta działań korygujących, b) zawiesić certyfikat, c) ograniczyć zakres certyfikatu. 7 PRZEDŁUŻENIE WAŻNOŚCI CERTYFIKATU Co najmniej miesiąc przed upływem ważności certyfikatu Klient może złożyć do jednostki INT wniosek o przedłużenie ważności certyfikatu na kolejny cykl. Na podstawie złożonego wniosku INT przeprowadza niezbędne oceny. Po przeprowadzeniu procesu z wynikiem pozytywnym wydawany jest certyfikat zgodności na kolejny cykl określony w umowie. Klient otrzymuje oryginał certyfikatu po otrzymaniu pozytywnej decyzji o przedłużeniu ważności certyfikatu oraz uregulowaniu faktury za zrealizowany proces certyfikacji. 8 PRAWA I OBOWIĄZKI ORAZ WARUNKI CERTYFIKACJI Szczegółowe informacje na temat: a) Praw i obowiązków Klienta oraz INT, b) Zasad poufności, c) Zasad posługiwania się certyfikatem, d) Wydania, ograniczenia, zawieszenia, cofnięcia, wygaśnięcia ważności bądź rozszerzenia zakresu certyfikatu,
Strona 6 z 7 e) Skarg, odwołań i reklamacji, zawarte są w aktualnej wersji Regulaminu Certyfikacji, zamieszczonego na stronie internetowej oraz dostarczanego wraz z ofertą lub na życzenie Klienta. Regulamin certyfikacji stanowi integralną całość z Programem certyfikacji. 9 OPŁATY Opłaty za proces certyfikacji uzależnione są m.in. od ilości certyfikowanych wyrobów oraz od stopnia ich skomplikowania i naliczane są wg szacunkowego czasu pracy poszczególnych pracowników INT realizujących poszczególne etapy certyfikacji, kosztów przejazdów i zakwaterowań. Opłaty za poszczególne etapy naliczane są na podstawie aktualnie obowiązującego cennika. Koszty przeprowadzenia procesu certyfikacji, niezależnie od jego wyniku, ponosi Klient, na podstawie wystawionej przez INT faktury VAT.
Strona 7 z 7 Załącznik nr 1 Dokumenty odniesienia LP. Nazwa wyrobu/grupa wyrobów 1 Numer normy lub dokumentu kryterialnego 1 Place zabaw ICS 97.200.40 PN-EN 1176-1:2009 PN-EN 1176-2:2009 PN-EN 1176-3:2009 PN-EN 1176-4:2009 PN-EN 1176-5:2009 PN-EN 1176-6:2009 PN-EN 1176-7:2009 PN-EN 1176-10:2009 PN-EN 1176-11:2009 PN-EN 1177:2009 1) ICS International Classification for Standards (Międzynarodowa Klasyfikacja Norm)