Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów. Ciech SA. Portal intranetowy Ciech SA instrukcja dla Redaktorów

Ciech SA Portal intranetowy Ciech SA instrukcja dla Redaktorów 1

Projekt: Intranet Ciech SA Rodzaj dokumentu: Produkty \ Instrukcja Nazwa CiechSA_MOSS2007_InstrukcjaRedaktorzyPortalu_v1.0 dokumentu: Data utworzenia dokumentu: Tytuł Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów 11.02.2008 Data ostatniej modyfikacji: 13.02.2008 Liczba stron: 54 Historia zmian dokumentu (od najnowszej wersji): Nr wersji: Data: Autor zmiany: Opis zmiany: 1.0 13.02.2008 Anna Wójcik Spis treści 1 Podstawowe definicje... 4 2 Hierarchia portalu... 5 3 Menu Akcje witryny portalu... 6 4 Pasek edycji strony... 6 5 Wybrane składniki WebPart... 7 5.1 Składnik Web Part edytora zawartości... 7 5.2 Web Part Łącze do podsumowania... 10 5.3 Web Part Szczegóły kontaktu... 12 5.4 Web Part kwerendy zawartości... 13 5.5 Składnik Web Part obrazu... 14 6 Zarządzanie dokumentami... 15 6.1 Przepisy wewnętrzne... 15 6.1.1 Dodawanie nowego przepisu wewnętrznego... 17 6.1.2 Zarządzanie przepisami wewnętrznymi... 18 6.2 Dokumenty korporacyjne... 20 6.2.1 Dodawanie dokumentów korporacyjnych... 22 7 Strony portalu... 29 2

7.1 Strona główna... 29 7.1.1 Zmienianie kontaktu... 29 7.1.2 Zmienianie obrazka... 30 7.1.3 Edytowanie łącza... 31 7.1.4 Edytowanie obrazu (np. podmienianie obrazka)... 31 7.1.5 Edytowanie telefonów podręcznych... 32 7.1.6 Zmieniami ilości wyświetlanych zarządzeń... 32 7.2 Wiadomości... 33 7.2.1 Dodawanie i edytowanie nowej wiadomości... 33 7.2.2 Linkowanie wiadomości na stronę główną... 35 7.2.3 Usuwanie wiadomości... 36 7.2.4 Publikacja wiadomości... 36 7.3 Oferty pracy... 38 7.3.1 Dodawanie nowej oferty pracy... 38 7.4 Pytania i odpowiedzi... 40 8 Informacje ogólne na temat bibliotek dokumentów... 41 8.1 Widoki bibliotek... 41 8.2 Funkcjonalności zarządzania dokumentami... 42 8.3 Ustawienia bibliotek dokumentów... 43 8.4 Usuwanie plików... 45 8.5 Przenoszenie plików między bibliotekami... 46 8.6 Kosz użytkownika... 48 8.7 Modyfikowanie widoku publicznego biblioteki... 49 8.8 Uprawnienia do dokumentów... 51 3

1 Podstawowe definicje Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów Witryna Witryna to grupa powiązanych ze sobą stron sieci Web udostępniana w sieci WWW lub w witrynie intranetowej. Większość witryn sieci Web ma punkt początkowy w postaci strony głównej (strona powitalna). Strona główna jest połączona z innymi stronami przy użyciu linków. Każda z witryn w portalu intranetowym posiada swoją nawigację górny pasek nawigacyjny (taki sam w całym portalu) oraz lewe menu zawierające specyficzny dla danej witryny zestaw linków. Przykłady witryn: http://portal/bazawiedzy - Baza Wiedzy http://portal/centrumkorporacyjne/bpkio - Biuro Polityki Kadrowej i Organizacji Strona Strona to jeden z podstawowych elementów portalu, pozwalający na prezentację różnego rodzaju informacji. Na stronach w portalu mogą być prezentowane informacje tekstowe (statyczne) oraz różnego rodzaju dynamicznie generowane zestawienia jak np. aktualności. Strony w portalu grupowane są w witrynach. Przykładowe strony http://portal/centrumkorporacyjne/bpkio/strony/default.aspx - strona główna witryny Biura Polityki Kadrowej i Organizacji http://portal/centrumkorporacyjne/bkpr/strony/gazetaciech.aspx - strona w witrynie Biura Komunikacji Listy i elementy Lista to zbiór informacji konkretnego typu (elementów). Listę można wyobrazić sobie jako tabelę, której kolumny to informacje opisujące w różny sposób elementy. Przykładowo w portalu można stworzyć listę kontaktów pozwalającą na gromadzenie i udostępnianie danych kontaktowych osób. Przykłady: http://portal/bazawiedzy/lists/produkty - lista produktów w Bazie Wiedzy Alerty Alerty to automatycznie generowane przez portal powiadomienia mailowe np. o zmianach czy dodaniu nowych elementów (np. dokumentu) do portalu. Składnik WebPart Za pomocą składnika Web Part edytora zawartości można dodawać do strony sformatowany tekst, tabele, hiperłącza i obrazy, widoki bibliotek i list, zestawienia artykułów. Każdy składnik Web Part ma zestaw wspólnych właściwości, które określają wygląd składnika (na przykład tytuł, wysokość i szerokość), układ (na przykład kolejność składników Web Part wewnątrz strefy) oraz cechy zaawansowane (takie jak ikona obrazu i opis). 4

Wiele składników Web Part ma również właściwości niestandardowe, które są unikatowe dla poszczególnych składników. Są one zwykle wyświetlane powyżej lub poniżej właściwości wspólnych składnika Web Part w okienku narzędzi. Na przykład składnik Web Part obrazu ma dodatkowe właściwości niestandardowe, takie jak łącze obrazu, jego wyrównanie w poziomie i pionie czy kolor tła. Strona publikowania Strona utworzona poprzez Akcje Witryny układów stron. > Utwórz stronę. Używa jednego z Strona listy lub biblioteki Strona, która wyświetla tylko listę dokumentów lub innych elementów. Aby rozpoznac stronę listy należy spojrzeć na URL takiej strony. Np. http://portal/centrumkorporacyjne/documents/forms/allitems.aspx Słowo Forms pomiędzy nazwą biblioteki Documents a nazwą widoku biblioteki (AllItems.aspx). Strony listy lub biblioteki nie mają rozbudowanego paska edycji strony, tylko 2 Hierarchia portalu Całą strukturę portalu można zobaczyć z poziomu Menadżera zawartości: http://portal/_layouts/sitemanager.aspx Portal Ciech to jedna kolekcja witryn (zbiór witryn). Składa się z witryny poziomu głównego http://portal i podwitryn tworzących strukturę drzewiastą. 5

3 Menu Akcje witryny portalu Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów Dostępne opcje to: Edytuj stronę edycja aktualnie oglądanej strony Utwórz stronę dodanie nowej strony w obrębie bieżącej witryny Utwórz witrynę dodanie podwitryny w obrębie bieżącej witryny (podwitryny bieżącej witryny) Pokaż pasek narzędzi edycji strony wyświetlenie paska narzędzi związanych z edycją strony Wyświetl całą zawartość witryny dostęp administracyjny do pełnej zawartości witryny (wszystkich bibliotek, list, stron) Wyświetl raporty prezentacja zestawień i raportów dotyczących danej witryny Ustawienia witryny zarządzanie ustawieniami witryny: Modyfikuj wszystkie ustawienia witryny administracja bieżącą witryną Osoby i grupy użytkownicy i uprawnienia bieżącej witryny Modyfikuj nawigację nawigacja bieżącej witryny Modyfikuj ustawienia biblioteki stron dostęp do stron bieżącej witryny Zarządzaj zawartością i strukturą zarządzanie zawartością i strukturą witryny. Link do Menadżera Zawartości Przez witrynę bieżącą należy rozumieć witrynę obecnie otworzoną w przeglądarce. Np. Jeśli adres w pasku URL przeglądarki = http://portal/centrumkorporacyjne/bsiik/strony/zespolanalizrynkowych.aspx to bieżącą witryną jest http://portal/centrumkorporacyjne/bsiik - Biuro Strategii i Inwestycji Kapitałowych. 4 Pasek edycji strony Na każdej ze stron można, wybierając odpowiednią opcję w menu Akcje witryny, wyświetlić pasek edycji strony jest to obszar prezentujący informacje o statusie strony. Na pasku edycji dostępne są także menu grupujące przydatne podczas edycji strony narzędzia. Po zakończeniu edycji strony można ją zapisać i edytować ją dalej w późniejszym terminie. Zaewidencjonowanie strony pozwala na jej edycję przez innych użytkowników o odpowiednich uprawnieniach (dla czytelników portalu jest 6

widoczna ostatnia wersja opublikowana), publikowanie strony jest wymagane do udostępnienia jej wszystkim użytkownikom portalu, niezależnie od ich uprawnień. Aby wyświetlić pasek edycji strony należy z Akcje Witryny wybrać Pokaż pasek narzędzi edycji strony. Od tego momentu pasek powinien pokazywać się na górze każdej strony publikowania. 5 Wybrane składniki WebPart 5.1 Składnik Web Part edytora zawartości Za pomocą składnika Web Part edytora zawartości można dodawać do strony składników Web Part sformatowany tekst, tabele, hiperłącza i obrazy. 5.1.1.1 Sposoby używania składnika Web Part edytora zawartości Za pomocą składnika Web Part edytora zawartości można dodać: sformatowany akapit wprowadzający dla strony; tabelę instrukcji opisującą wykres na stronie, dane używane na wykresie oraz sposób utworzenia wykresu; zestaw hiperłączy odsyłających do dodatkowych źródeł informacji. W standardzie większości układów stron znajduje się jeden wbudowany edytor zawartości. Dobrą praktyką jest w miarę możliwości korzystanie z niego, bez wstawiania nadmiernej ilości dodatkowych edytorów. 7

Wbudowany w układ strony edytor zawartości (podstawową cechą jest brak możliwości przesuwania między strefami oraz niemożność usunięcia/zamknięcia) 8

Edytor wbudowany w układ Edytor wstawiony użytkownika zawartości przez Przemieszczanie WebPart strefami między Dodawanie zawartości do składnika Web Part edytora zawartości Istnieją trzy sposoby dodawania zawartości do składnika Web Part edytora zawartości: Edytor tekstu sformatowanego Za pomocą edytora tekstu sformatowanego można wpisywać sformatowaną zawartość automatycznie, nie znając składni języka HTML. Zawartość można wprowadzać i formatować, klikając przyciski na paskach narzędzi Standardowy i Formatowanie u góry okna. Klikając przycisk Pomoc na pasku narzędzi Standardowy, można wyświetlić zestawienie zadań, które mogą być wykonywane w programie, oraz odpowiadających im przycisków. 9

Edytor źródła Za pomocą edytora źródła można wprowadzać i modyfikować kod źródłowy HTML. Edytor źródła jest edytorem czysto tekstowym przeznaczonym dla użytkowników, którzy znają składnię języka HTML. Łącze zawartości Zamiast edytować zawartość, można utworzyć łącze do istniejącej zawartości, wprowadzając hiperłącze do pliku tekstowego zawierającego kod źródłowy HTML. Można użyć następujących dwóch protokołów hiperłączy: protokołu HTTP (http://), protokołu HTTP zabezpieczanego szyfrowaniem SSL (https://). Można używać bezwzględnych adresów URL lub względnych adresów URL. Nie można jednak używać ścieżki pliku. Właściwości niestandardowe składnika Web Part edytora zawartości Poniżej przedstawiono właściwości niestandardowe składnika Web Part edytora zawartości. Opis Właściwość Edytor tekstu Służy do wprowadzania sformatowanego tekstu, tabel, hiperłączy i sformatowanego Edytor źródła obrazów. Znajomość składni języka HTML nie jest wymagana. Służy do wprowadzania kodu źródłowego języka HTML do prostego edytora tekstów. Wymagana jest znajomość składni języka HTML. Służy do wprowadzania hiperłącza do pliku tekstowego zawierającego kod źródłowy HTML. Można używać bezwzględnych adresów URL lub względnych adresów URL. Nie można jednak używać ścieżki pliku. 5.2 Web Part Łącze do podsumowania Sposoby używania składnika Web Part Łącze do podsumowania Za pomocą składnika Web Part Łącze do podsumowania na stronie portalu można umieścić zestawienie linków. Linki można grupować oraz określać sposób ich prezentacji. Zarządzanie linkami Odbywa się w trybie edycji strony. Możemy dodawać/usuwać/modyfikować łącza. 10

Tryb edycji Podczas edytowania strony w składniku Web Part Łącze do podsumowania widoczne jest menu pozwalające na zarządzanie prezentowanymi linkami: Nowe łącze dodawanie nowego łącza do zestawienia Nowa grupa dodanie nowego nagłówka (pozwalającego na grupowanie łączy) do zestawienia Konfiguruj style i układ określenie, jaki ma być styl prezentowania łączy (na powyższym zrzucie ekranu jest to styl c_bulleted_link) Zmień kolejność układanie łączy w określonej przez użytkownika kolejności. 11

Przy każdym z elementów dostępne jest menu edycji (oznaczone na rysunku strzałką) pozwalające na edycję, lub usunięcie danego elementu. 5.3 Web Part Szczegóły kontaktu Sposoby używania składnika Web Part Szczegóły kontaktu Za pomocą składnika Web Part Szczegóły kontaktu na stronie portalu można umieścić kontakt do osoby związanej z zawartością strony (np. do autora). Osoba, której dane mają być prezentowane, wybierana jest z wyszukiwarki lub można podać jej login. Imię i nazwisko osoby są linkiem do jej profilu na portalu. Wygląd składnika Web Part Szczegóły kontaktu W sekcji Różne w menu składnika Web Part można określić, w jaki sposób informacje mają być prezentowane: czy ma być wyświetlane stanowisko wybranej osoby czy ma być wyświetlane jej zdjęcie ( i w jakim położeniu). 12

Właściwości niestandardowe składnika Web Part Szczegóły kontaktu Właściwość Kontakt Położenie obrazu kontaktu Wyświetl obraz kontaktu Wyświetl stanowisko kontaktu Etykieta Limit czasu pamięci podręcznej Opis Wprowadzenie loginu lub wybór osoby z wyszukiwarki Określenie, w jakim położeniu względem imienia i nazwiska powinno być prezentowane zdjęcie danej osoby Określenie, czy oprócz imienia i nazwiska osoby, ma być prezentowane jej zdjęcie Określenie, czy oprócz imienia i nazwiska osoby, ma być prezentowane nazwa jej stanowiska Możliwość podania dodatkowych informacji (tekst), które mają być prezentowane oprócz danych kontaktowych Ustawienie odświeżania danych 5.4 Web Part kwerendy zawartości Web Part kwerendy zawartości pozwala na prezentację danych (np. strony, dokumenty) spełniających określone kryteria. Niektóre Web Party kwerendy w portalu: 13

Sposoby używania składnika Web Part kwerendy zawartości Za pomocą składnika Web Part kwerendy zawartości można: tworzyć zestawienia ostatnio dodanych do portalu stron / elementów; tworzyć zestawienia informacji danego rodzaju np. stron utworzonych w określonym układzie. Właściwości niestandardowe składnika Web Part kwerendy zawartości Właściwość Opis Kwerenda Określenie, jakie warunki muszą spełniać prezentowane elementy: Źródło cały portal / określona witryna / określona lista Typ listy np. ogłoszenia, dokumenty, obrazy Typ zawartości np. wybór stron stworzonych w oparciu o określony layout Określanie docelowych odbiorców określenie czy zestawienie ma być widoczne dla wszystkich użytkowników portalu, czy tylko dla użytkowników spełniających określone kryteria Dodatkowe filtry możliwość zastosowania dodatkowych filtrów jak np. autor informacji Prezentacja Sposób wyświetlania danych możliwość grupowania, sortowania i ograniczenia liczby wyświetlanych elementów; określenie stylu prezentacji elementów (z obrazem, sam tytuł, tytuł i opis etc) 5.5 Składnik Web Part obrazu Za pomocą składnika Web Part Obraz można dodać obraz lub grafikę do strony składników Web Part. Aby łatwiej koordynować obraz z innymi składnikami Web Part na stronie, można kontrolować wyrównanie w pionie, wyrównanie w poziomie i kolor tła obrazu znajdującego się wewnątrz składnika Web Part Obraz, modyfikując jego właściwości niestandardowe w widoku udostępnionym. Sposoby używania składnika Web Part Obraz Za pomocą składnika Web Part Obraz można: dodawać logo firmy lub projektu do strony; wyświetlać zdjęcia pracowników lub produktów; zwiększać atrakcyjność strony. Właściwości niestandardowe składnika Web Part Obraz Poniżej przedstawiono właściwości niestandardowe składnika Web Part Obraz. Właściwość Opis 14

Łącze obrazu Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów Określa ścieżkę lub hiperłącze do obrazu, który ma być wyświetlany w składniku Web Part Obraz. Obsługiwane formaty plików graficznych są następujące (zależne od używanej przeglądarki). Format pliku graficznego Typ pliku Mapa bitowa Windows (BMP) Rozszerzony metaplik Windows (EMF) Format GIF (Graphics Interchange Format) bmp emf gif Format JPEG (Joint Photographic Experts Group) jpg, jpeg Format PNG (Portable Network Graphics) png Tekst alternatywny Wyrównanie obrazu w pionie Wyrównanie obrazu poziomie Kolor składnika Part w tła Web Określa tekst wyświetlany po zatrzymaniu wskaźnika myszy na obrazie. Ten tekst jest wyświetlany, gdy obraz jest niedostępny. Umożliwia określanie położenia obrazu w pionie wewnątrz składnika Web Part Obraz. Można wybrać jedną z następujących wartości: Do góry, Do środka lub Do dołu. Wartością domyślną jest Do środka. Umożliwia określanie położenia obrazu w poziomie wewnątrz składnika Web Part Obraz. Można wybrać jedną z następujących wartości: Do lewej, Do środka lub Do prawej. Wartością domyślną jest Do środka. Wyznacza kolor okna składnika Web Part Obraz, znajdującego się w tle obrazu. Kolorem domyślnym jest kolor tła bieżącego motywu. Aby określić kolor, kliknij przycisk z prawej strony pola tekstowego, a następnie wykonaj jedną z następujących czynności: Zaznacz kolor na siatce kolorów. Wpisz nazwę koloru HTML. Wpisz wartość RGB koloru. Aby kolor tła był taki sam jak w motywie witryny, kliknij pozycję Przezroczysty w oknie dialogowym Kolor tła składnika Web Part. 6 Zarządzanie dokumentami W portalu istnieją trzy główne lokalizacje dokumentów udostępnionych wszystkim pracownikom: Przepisy wewnętrzne http://portal/przepisy/documents Dokumenty korporacyjne http://portal/centrumkorporacyjne/documents Katalogi Baza Wiedzy http://portal/bazawiedzy/nazwakatalogu (obecnie 7 katalogów) 6.1 Przepisy wewnętrzne Wszystkie dokumenty znajdują się w bibliotece http://portal/przepisy/documents 15

Różnią się między sobą typem zawartości, tzn. DokumentSZJ DokumentGMP Komunikat Zarządzenie Załącznik do Zarządzenia Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów Właściwości dokumentów: DokumentSZJ Kolumna Typ Wymagana? Nazwa Plik Wymagana Tytuł Pojedynczy Opcjonalna wiersz tekstu DokumentacjaKategoria Wybór Opcjonalna DokumentacjaPodkategoria Wybór Opcjonalna Kontakt Osoba lub Opcjonalna grupa Dok_Data Data i Opcjonalna godzina DokumentGMP Kolumna Typ Wymagana? Nazwa Plik Wymagana Tytuł Pojedynczy Opcjonalna wiersz tekstu DokumentacjaKategoria Wybór Opcjonalna DokumentacjaPodkategoria Wybór Opcjonalna Kontakt Osoba lub Opcjonalna grupa Dok_Data Data i Opcjonalna godzina Komunikat Kolumna Typ Wymagana? Nazwa Plik Wymagana Tytuł Pojedynczy wiersz tekstu Opcjonalna Dok_Data Data i godzina Opcjonalna Kontakt Osoba lub grupa Opcjonalna Zarządzenie Kolumna Typ Wymagana? Nazwa Plik Wymagana Tytuł Pojedynczy wiersz tekstu Opcjonalna Dok_Data Data i godzina Opcjonalna Kontakt Osoba lub grupa Opcjonalna Załącznik do Zarządzenia Kolumna Typ Wymagana? Nazwa Plik Wymagana Tytuł Pojedynczy wiersz tekstu Opcjonalna Kontakt Osoba lub grupa Opcjonalna Dok_Data Data i godzina Opcjonalna DokumentacjaKategoria: Dokumenty podstawowe Procesy Instrukcje Formularze 16

Szablony DokumentacjaPodkategoria: Ogólne Kadrowe Rekrutacja Szkolenia i rozwój Praktyki, staże, adptacja zawodowa Planowanie i ocena pracy Handel i logistyka Dokumenty handlowe 6.1.1 Dodawanie nowego przepisu wewnętrznego Będąc na stronie biblioteki Przepisów wewnętrznych http://portal/przepisy/documents Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów 17

Można usunąć dany plik Wybieramy dokumentu typ Wybranie typu powoduje przeładowanie formularza, tak aby pokazały się pola do wypełnienia dla danego typu 6.1.2 Zarządzanie przepisami wewnętrznymi Każdy widok biblioteki dokumentów posiada tzw. Menu kontekstowe przypisane do kolumny Nazwa. Uaktywnia się ono w momencie najechania na kolumnę danego dokumentu pojawia się jako strzałka po prawej strony nazwy dokumentu. Aby otworzyć menu należy kliknąć tą strzałkę Menu zawiera akcje, jakie może wykonać użytkownik na danym pliku. Ilość akcji zależy od uprawnień użytkownika. wyświetlić wszystkie właściwości dokumentu (Wyświetl właściwości): 18

ustawić powiadomienia o modyfikacjach dokumentu dla siebie i innych użytkoników Prześlij mi alert wyświetlić historię wersji dokumentu Historia wersji pobrać kopię dokumentu Pobierz kopię na dysk. Pojawi się okno 19

wysłać łącze pocztą email Wyślij łącze pocztą email otworzy się tworzenie listu z łączem do tego dokumentu, przydatne jeśli chcemy kogoś poinformować o lokalizacji dokumentu. skopiować dokument do innej biblioteki w innym miejscu portalu (operacja powiedzie się tylko, jeśli pracownik ma uprawnienia do biblioteki docelowej) Inna lokalizacja wyewidencjonować dokument zablokować go do edycji dla innych użytkowników. Tylko osoba, która wyewidencjonowała plik może go zmieniać. Inne osoby mogą tylko oglądać. Zarządzać uprawnieniami jeśli plik ma być widoczny dla mniejszej ilości osób niż wszyscy użytkownicy, domyślnie przepisy wewnętrzne są dostępne dla wszystkich pracowników 6.2 Dokumenty korporacyjne Wszystkie dokumenty znajdują się w bibliotece http://portal/centrumkorporacyjne/documents Dokumenty są w jednym typie DokumentKorporacyjny Kolumny typu DokumentKorporacyjny: Kolumna Typ Wymagana? Nazwa Plik Wymagana Tytuł Pojedynczy wiersz tekstu Opcjonalna CBiuro Wybór Opcjonalna CDywizja Wybór Opcjonalna Dok_Kategoria Wybór Opcjonalna Dok_Podkategoria Wybór Opcjonalna 20

Dok_Data Data i godzina Opcjonalna Kontakt Osoba lub grupa Opcjonalna BW_Opis Wiele wierszy tekstu Opcjonalna Dok_Typ Wybór Opcjonalna Wartości Dok_Kategoria: finanse giełda kadry komunikacja organizacja przepisy ogólne przepisy wewnętrzne produkty inne Wartości Dok_Podkategoria: artykuł prasowy budżet jednostki gazeta wewnętrzna gazeta zewnętrzna harmonogram raportowania informacja prasowa informacja techniczna instrukcja stosowania karta charakterystyki katalog identyfikacji wizualnej klauzule arbitrażowe materiał reklamowy opinia prawna orzecznictwo pełnomocnictwo planowanie protokół raport regulamin pracy rekrutacja sprawozdanie finansowe szkolenia dla pracowników umowa vademecum pracownika wykaz MPK zaproszenie zmiany w przepisach inne Wartości Dok_Typ: 21

analiza artykuł film formularz gazeta Ciech HR informacja instrukcja kalendarz okresów zamkniętych karty druków firmowych katalog katalog druków firmowych katalog elementów oznakowania firmy katalog elementów uzupełniających katalog materiałów do prezentacji publicznej katalog znaku firmowego newsletter prezentacja projekt prospekt przeprowadzka raport analityczny raport bieżący raport finansowy raport okresowy wzór zdjęcie obce zdjęcie własne znaki firmowe inne 6.2.1 Dodawanie dokumentów korporacyjnych 6.2.1.1 Pojedynczo Będąc na stronie biblioteki Przepisów wewnętrznych http://portal/centrumkorporacyjne/documents Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów 22

23

Uzupełnij właściwoś ci dokument u Wybrać kontakt, czyli osobę odpowiedzialną za dokument/autora dokumentu (Nie zawsze jest to ta sama osoba, co dodający dokument). Wystarczy wpisać część imienia lub nazwiska i kliknąć ikonkę, aby osoba została podpowiedziana przez system: Klikając na podkreślony na czerwono fragment dostajemy listę dopasowań: Innym sposobem znalezienia osoby jest wyszukanie w katalogu użytkowników, klikając na ikonkę. Katalog pracowników daje możliwość wyszukiwania po wpisaniu części imienia, nazwiska, maila, loginu użytkownika 24

Jeśli znamy dokładne imię i nazwisko, wpisujemy je. 6.2.1.2 Wiele naraz Redaktor może też skorzystać z możliwości przekazania do katalogu wielu plików naraz. Zalecane jest robienie tego tylko w wypadku plików publicznych, gdyż pliki dodane będą dostępne dla wszystkich czytelników zaraz po przekazaniu. W celu przekazania wielu plików Redaktor wchodzi do biblioteki i wybiera z niebieskiego menu Przekaż > Przekaż wiele plików. 25

Zaznacz wszystkie z wybranego katalogu Wyszukaj plik z Twojego komputera lub sieci lokalnej Zaznacz pliki Po kliknięciu OK. pojawi się komunikat, klikamy Tak, jeśli chcemy kontynuować. Po zakończeniu kopiowania pliku lub wielu plików metodą Przekaż wiele dokumentów system przechodzi do katalogu, gdzie znajdują się przekazane pliki. Pliki są nieopisane atrybutami, należy edytować ich właściwości poprzez: Edycję pojedynczego pliku 26

Właściwości dopiero co przekazanego pliku są puste, co wygląda następująco: Edycję właściwości w arkuszu danych 27

Dodane ostatnio pliki będą na końcu arkusza, będą miały puste właściwości. Należy uzupełnić Biuro, Dywizję oraz inne kategorie dokumentów 28

7 Strony portalu Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów 7.1 Strona główna 7.1.1 Zmienianie kontaktu Edytujemy WebPart Wybieramy kontakt (osobę) 29

7.1.2 Zmienianie obrazka Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów Edytujemy poprzez Edytortekstu sformatowanego lub edytor źródła (dla osób znających podstawy języka HTML) 30

7.1.3 Edytowanie łącza Portal Intranetowy Ciech SA Instrukcja Dla Redaktorów 7.1.4 Edytowanie obrazu (np. podmienianie obrazka) Pamiętajmy, że obrazek musi być najpierw przekazany do portalu 31

7.1.5 Edytowanie telefonów podręcznych Tak samo, jak kontener z łączami obrazkowymi, jest to Web Part edytora 7.1.6 Zmieniami ilości wyświetlanych zarządzeń W zakładce Prezentacja zmieniamy Limit elementów 32

7.2 Wiadomości Źródłem wiadomości jest witryna http://portal/centrumkorporacyjne/bkpr 7.2.1 Dodawanie i edytowanie nowej wiadomości Będąc na stronie głównej http://portal/centrumkorporacyjne/bkpr klikamy Akcje witryny > Utwórz stronę. 33

Na formularzu tworzenia strony wybieramy Układ strony (StronaWiadomosci) Strona wiadomości. W polu nazwa nie używamy polskich liter ani spacji. 34

Data artykułu (kolejność wiadomości w zestawieniu) Tekst wiadomości Mały obrazek do zajawki artykułu Streszczenie artykułu (do 255 znaków) 7.2.2 Linkowanie wiadomości na stronę główną W tym zestawieniu nowa wiadomość pojawi się automatycznie po jej opublikowaniu. Wiadomości są w kolejności od najnowszej (decyduje Data artykułu, NIE data utworzenia) Aby zmienić kolejność wyświetlania wiadomości, należy edytować ich właściwość Data artykułu. Przykładowo, aby przenieść artykuł na pierwszą pozycję, jego data artykułu musi być najnowsza. Aby zmienić artykuł głowny pojawiający się z obrazkiem i opisem z linkiem do całego artykułu: Należy edytować stronę główną portalu: http://portal/strony/default2.aspx W trybie edycji otworzyć menu składnika Web Part. 35

Rozwinąć kategorię Kwerenda. Zmienić filtr wiadomości, znając tytuł wiadomości, którą chcemy wyeksponować. Klikamy Ok. Należy pamiętać, aby wiadomość posiadała obrazek zestawienia i opis. 7.2.3 Usuwanie wiadomości 7.2.4 Publikacja wiadomości Nowo utworzona wiadomość nie będzie dostępna dla czytelników do czasu jej opublikowania. Aby opublikować stronę należy z paska edycji strony wybrać Publikuj. Aby cofnąć publikowanie strony wybieramy Cofnij publikowanie i potwierdzamy operację klikając Ok. 36

Aby zobaczyć wszystkie wiadomości: Będąc na stronie głównej http://portal/centrumkorporacyjne/bkpr klikamy Akcje witryny > Wyświetl całą zawartość witryny 37

Biblioteka Strony Widok tylko wiadomości 7.3 Oferty pracy Oferty pracy znajdują się na witrynie http://portal/centrumkorporacyjne/bpkio/praca Spis wszystkich ofert można zobaczyć na stronie: http://portal/centrumkorporacyjne/bpkio/praca/strony/forms/oferty.aspx 7.3.1 Dodawanie nowej oferty pracy Znajdując się na stronie http://portal/centrumkorporacyjne/bpkio/praca Otwieramy Akcje witryny > Utwórz stronę 38

Wybieramy (Strona artykułu) Oferta pracy twórz w witrynie Praca 39

Nazwa stanowiska Aby oferta pojawiła się na stronie głównej należy opublikować stronę, analogicznie jak w przypadku Wiadomości. 7.4 Pytania i odpowiedzi Są to strony znajdujące się w bibliotece stron witryny http://portal, więc aby utworzyć kolejną należy tworzyć stronę będąc np. na stronie głównej. 40

Wybieramy (Strona PytanieOdpowiedz) Strona Pytanie- Odpowiedź (FAQ) Pamiętamy o uzupełnieniu strony zawartością i opublikowaniu. 8 Informacje ogólne na temat bibliotek dokumentów W obrębie portalu przygotowane są biblioteki dla poszczególnych typów przechowywanych dokumentów np. biblioteka z przepisami wewnętrznymi, biblioteki w Bazie Wiedzy, biblioteka z dokumentami korporacyjnymi Uwaga! Bezpośredni dostęp do bibliotek dokumentów oraz pozostałej zawartości witryny można uzyskać wybierając opcję Wyświetl całą zawartość witryny w menu Akcje witryny. Kliknięcie nazwy biblioteki (lub dowolnego innego elementu na liście) powoduje przejście do strony umożliwiającej zarządzanie biblioteką i jej zawartością. 8.1 Widoki bibliotek Przez widok rozumie się listę dokumentów wyświetloną na jednej ze stron witryny, w której znajduje się biblioteka. 41

Widoki umożliwiają sortowanie i filtrowanie. Tą funkcję aktywuje się poprzez najechanie myszką na nagłówek kolumny, po której chcemy sortować/filtrować. Filtrowanie 8.2 Funkcjonalności zarządzania dokumentami W każdej z bibliotek dokumentów dostępne są następujące funkcjonalności zarządzania zawartością: zatwierdzanie publikacji Proces publikowania dokumentów przez może zostać rozszerzony o konieczność akceptacji publikowanych treści przez redaktora merytorycznego bądź przez przełożonego. W tym scenariuszu publikowane dokumenty nie są widoczne dla czytelników, dopóki ich publikacja nie zostanie zatwierdzona przez osobę o odpowiednich uprawnieniach. mechanizmy check-in / check-out Dokumenty umieszczone w portalu SharePoint objęte są mechanizmami check-in / check-out, co ułatwia prace grupową nad nimi. Użytkownik chcąc edytować dokument dokonuje jego wyewidencjonowania (check-out), co jednocześnie blokuje możliwość edycji tego dokumentu dla innych użytkowników. Po zakończeniu pracy z dokumentem użytkownik ma możliwość zaewidencjonowania (check-in) dokumentu, oraz umieszczenia stosowanej informacji o edycji w metryczce dokumentu. Od tego momentu nowa wersja dokumentu jest dostępna do edycji dla innych użytkowników o odpowiednich uprawnieniach. gromadzenie dokumentów w strukturze katalogów W każdej z bibliotek dokumentów można tworzyć intuicyjną strukturę katalogów, co pozwala na kategoryzację dokumentów i oddaje sposób przechowywania dokumentów na lokalnych dyskach użytkowników, lub dotychczas używanych dyskach udostępnionych. metryczki dokumentów Dla każdej z bibliotek dokumentów istnieje możliwość stworzenia własnej metryczki dla dokumentów w niej opublikowanych. Jest to zestaw pól, który opisuje dokument. Metryczka jest definiowana przez użytkowników biznesowych poprzez specjalne formularze konfiguracji. uprawnienia 42

Dla każdej biblioteki istnieje możliwość zdefiniowania różnych poziomów uprawnień i przypisania do nich określonych użytkowników. W szczególności daje to możliwość określenie uprawnień tylko do odczytu, uprawnień do modyfikacji i publikacji nowych dokumentów, uprawnień do zatwierdzania opublikowanych dokumentów oraz zablokowania dostępu w całości. Biblioteki dokumentów są także opisane w pomocy produktu SharePoint Server 2007 Pomoc i wykonywanie określonych zadań > Współpraca > Tworzenie witryn, stron, list i bibliotek > Tworzenie list i bibliotek > Tworzenie biblioteki 8.3 Ustawienia bibliotek dokumentów Każda biblioteka może mieć inne ustawienia. Aby otworzyć stronę ustawień biblioteki na niebieskim pasku wybieramy Ustawienia > Biblioteka dokumentów - ustawienia Lokalizacja biblioteki, nazwa Konfiguracja biblioteki Widoki biblioteki 43

Ustawienia wersjonowania (Ustawienia przechowywania wersji): Skutki zaznaczania opcji: Nie przechowuj wersji nie będzie dostępnej opcji historia wersji w menu kontekstowym dokumentu Utwórz wersje główne pojawi się opcja historia wersji w menu konteksotym dokumentu, ale nie ma możliwości ukrywania dokumentów przed publikacją (np. podczas dopracowywania dokumentu) Utwórz wersje główne i pomocnicze z opcją Tylko użytkownicy, którzy mogą edytować elementy po dodaniu dokumentu do biblioteki będzie to wesja robocza, niewidoczna dla ogółu. W menu kontekstowym elementu pojawi się opcja Publikuj wersję główną. Czy wymagać wyewidencjonowania dokumentów przez rozpoczęciem edytowania Tak mechanizm check In check out, przydatny podczas pracy edycyjnej wielu osób nad jednym dokumentem (mowa o edytowaniu dokumentu bezpośrednio na serwerze). Jeśli jeden edytor wyewidencjonuje plik, będzie on tylko do odczytu dla innych edytorów do czasu jego powtórnego zaewidencjonowania. Uwaga!!! Wyewidencjonowanie pliku nie powoduje, że plik nie jest widoczny dla czytelników. Jeśli plik posiadał wcześniej wersję główną jest ona widoczna dla czytelników. Wyewidencjonowany plik nie jest widoczny tylko wtedy, gdy ma tylko wersje draft (roboczą 0.X) Czy wymagać zatwierdzania zawartości dla przesłanych elementów - pojawi się opcja Zatwierdź/odrzuć w menu kontekstowym oraz kolumna Status zatwierdzenia (oczekujący/zatwierdzony/odrzucony). Dokument nie będzie widoczny dla czytelników dopóki nie zatwierdzą go osoby z uprawnieniami Zatwierdzanie. Ustawienia zaawansowane: 44

Skutki zaznaczania opcji: Czy zezwolić na zarządzanie typami zawartości na Tak wykorzystywane w bibliotece Przepisy wewnętrze oraz DokumentyKorporacyjne pozwala na globalne zarządzanie typami plików i ich właściwościami (kolumnami). Otwieranie dokumentów obsługiwanych w przeglądarce na otwórz w aplikacji klienckiej pliki Word będą otwierać się w Microsoft Word Czy wyświetlać polecenie Nowy Folder na Nie nie można tworzyć podkatalogów (Zalecane) Czy zezwolić na wyświetlanie elementów z listy typu biblioteka dokumentów w wynikach wyszukiwania na Tak elementy tej biblioteki zostaną zindeksowane i możliwe do wyszukiwania w wyszukiwarce portalu 8.4 Usuwanie plików Usuwanie pojedynczego pliku 45

Usuwanie z widoku arkusza zaznaczamy wiersze do usunięcia i naciskamy przycisk Delete na klawiaturze. System pyta o potwierdzenie operacji. 8.5 Przenoszenie plików między bibliotekami Jeśli zachodzi potrzeba przeniesienia pliku do innego katalogu należy otworzyć menu pliku > Wyślij do > Inna lokalizacja. Redaktor zostanie poproszony o wpisanie adresu URL. Plik zostanie skopiowany, redaktor będzie mógł usunąć plik z lokalizacji źródłowej. 46

URL katalogu docelowego 47

Innym sposobem kopiowania plików jest korzystanie z Menadżera witryny. Dostęp do niego odbywa się poprzez Akcje witryny > Zarządzaj zawartością i strukturą Z lewej strony Menadżera znajduję się drzewo obiektów portalu, podobnie jak w exploratorze Windows. Aby skopiować/przenieść pliki do innej biblioteki należy zaznaczyć pliki w bibliotece źródłowej, wybrać Akcje z niebieskiego paska. Po kliknięciu Przenieś pojawi się okno wyboru miejsca docelowego dla plików. Należy wybrać bibliotekę i kliknąć Ok. 8.6 Kosz użytkownika Aby uzyskać dostęp do kosza należy otworzyć okno wyświetlające całą zawartość witryny: 48

Z kosza można przywracać elementy (dokument wróci do miejsca pochodzenia) lub usuwać (dokument zostanie usunięty z kosza użytkownika, ale będzie ciągle do odzyskania przez głównego Administratora portalu drugi poziom kosza). Aby przywrócić pojedynczy dokument należy do zaznaczyć i kliknąć Przywróć zaznaczone elementy. 8.7 Modyfikowanie widoku publicznego biblioteki Widoki mogą tworzyć tylko uprawnieni użytkownicy (posiadają akcję Utwórz widok na liście rozwijanej widoków biblioteki) 49

Czytelnik widzi tylko widoki publiczne: Tworzenie i edytowanie widoku polega na wyborze ukazujących się pól, sortowania, filtrowania, grupowania, sumowania i sposobu wyświetlania. Otwiera się okno edytowania bieżącego widoku. Najważniejszymi ustawieniami są: Widoczność kolumn i ich kolejność Sortowanie Filtrowanie 50

Grupowanie Styl Aby pokazać kolumnę z menu edycji elementu należy na widoku umieścić kolumnę o nazwie Wejscie (połączone z elementem menu edycji) 8.8 Uprawnienia do dokumentów Domyślnie każdy dokument w bibliotekach portalu jest widoczny dla wszystkich użytkowników. W celu nadania unikalnych uprawnieę dla konkretnego pliku (np. dany dokument mają widzieć tylko kierownicy) edytorzy muszą zmienić uprawnienia w menu kontekstowe >Zarządzaj uprawnieniami. 51

Aby zmienić uprawnienia standardowe należy najpierw przerwać domyślne ustawienia. Aby utworzyć unikalne uprawnienia dla jakiegoś elementu witryny należy najpierw zerwać dziedziczenie jego uprawnień - Akcje > Edytuj uprawnienia. Pojawi się alert, że do tego elementu zostaną utworzone unikatowe uprawnienia i zmiany uprawnień elementu nadrzędnego nie będą już przenosić się na ten element. Należy kliknąć "OK". Od tej chwili lista uprawnień elementu zmienia się - pojawia się możliwość dodawania i usuwania grup i nadawania im uprawnień. Przejawem tego jest zmiana wyglądu listy uprawnień - lista staje się edytowalna (podstawowy przejaw to kwadraciki przy każdym uprawnieniu) 52

Po tej operacji Aby dodać użytkowników/grupę i nadać im uprawnienia: Aby usunąć uprawnienia jakiegoś użytkownika/grupy: Zaznaczamy grupę do usunięcia i klikamy Akcje > Usuń uprawnienia użytkownika Aby przywrócić uprawnienia domyślne (wszyscy mogą czytać): 53

54