Records management in SharePoint 2010 Implications and issues Konsekwencje i problemy na podstawie publikacji: Last updated 28 November 2011
Zasadnicze ustalenia 1. Wdrażając gotowy produkt SP2010 bez wykorzystanie dodatkowych, pośrednich rozwiązań dostarczonych przez inne firmy, departamenty w administracji publicznej ryzykują, że ich system nie będzie zgodny z Zasadami Postępowania (Lord Chancellor s Code of Practice on the management of records) wprowadzonymi przez Lorda Kanclerza odnośnie postępowania z dokumentacją wydanymi na podstawie działu 46 brytyjskiej ustawy o dostępie do informacji publicznej z 2000 r. (section 46 of the Freedom of Information Act 2000). 2. Niewłaściwe zidentyfikowanie wymagań zarządzania dokumentacją w toku prowadzenia spraw przed wdrożeniem SP2010 może poważnie wpłynąć na użyteczność, stosowanie i podtrzymywanie SP2010. 3. Mając na uwadze szeroki zakres usług oferowanych przez SP2010, przy jego wdrożeniu powinny uczestniczyć osoby odpowiedzialne za funkcje zarządzanie dokumentacją i informacją, ITC, bezpieczeństwo informacji, a także zwykłych użytkownicy.
Konfiguracja a dostosowanie Configuration versus Customisation SP2010 ma własny zestaw narzędzi dających różne możliwości skonfigurowania: Konfiguracja to np. zaprojektowanie za pomocą narzędzi i składników umożliwiających samodzielne tworzenie rozwiązań SP 2010 witryny firmy korzystając z określonych stylów i metadanych, aby osiągnąć przewidywalne rezultaty zarządzania i obiegu. Dostosowaniem zaś mogłoby być udostępnienie takiego rozwiązanie z poziomu bazy danych SQL aby użytkownik mógł dodać nową kolumnę (czyli funkcja niedostępna wśród narzędzi SP2010). Jeżeli wdrażając SP2010 raczej dostosowuje się, niż konfiguruje, to takie rozwiązanie może być nieobsługiwane, a w wyniku tego aktualizacja lub przejście do nowej wersji SharePoint może okazać się trudne lub niemożliwe. Dostosowanie może więc stanowić poważne ryzyko w stosunku do zarządzania dokumentacja i cyfrowej ciągłości. Sekcja 46 odnośniki: 9.3; 9.4; 10.10 Jakakolwiek konfiguracja musi być starannie wprowadzana dla uniknięcia sytuacji w której system zastosowany do zarządzania dokumentacją nie będzie obsługiwany w długim czasie; co wystawia na ryzyko integralność i zarządzanie cyfrowymi dokumentami, które się w nim znajdują.
Usunięcie witryn sieci Web firmy Dokumentacja SharePoint firmy Microsoft na temat usunięcie witryn sieci Web: Gdy usuwa się zbiór zgromadzony na witrynie firmy, usuwa się hierarchię stron stanowiących ten zbiór. Usuwając zgromadzony na witrynie firmy usuwa się trwale cała zawartość i informacje użytkowników [http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262392.aspx] Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (f) & (h); 10.11; 12.4 Wszystkie systemy stosowane do zarządzania dokumentacją powinny zapobiegać przypadkowemu lub rozmyślnemu usunięciu dokumentów nie przewidzianemu przez określoną politykę brakowania.
Zarządzanie Metadanymi SP2010 stwarza kilka problemów związanych z zarządzaniem metadanymi dokumentów, mianiowicie: Dokumenty przesyłane do centrum danych (record centre ) mogą stracić metadane odnoszące się do ich poprzedniej lokalizacji. Można temu zapobiec w, poprzez odpowiednie skonfigurowanie SP2010 w celu uniknięcia takiej sytuacji. Zmiany w metadanych w bibliotekach dokumentów lub w Witrynie firmy mogą być kaskadowe i obejmować będą wszystkie dokumenty, niezależnie od jakichkolwiek określonych uprawnie do dostępu lub brakowania przypisanych do tych dokumentów. Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (e); 10.5; 10.14 Jedynie uprawniony użytkownik, z zachowaniem należytej staranności, może dokonywać zmian metadanych wykorzystywanych przy zarządzaniu grupą dokumentów.
Eksport Metadanych Dokumenty eksportowane z SP2010 tracą swoje metadane kontekstowe, co stanowi poważne ryzyko przy zarządzaniu dokumentacja obejmujące: niemożność przesłania wymaganych podstawowych metadanych wraz z dokumentami cyfrowymi do Archiwum Narodowego (The National Archives); niemożność przesłania metadanych kontekstowych wraz z dokumentami cyfrowymi do innej jednostki administracji rządowej zgodnie z wymaganiami stosownych przepisów (Machinery of Government Change); trudność w zarządzaniu dokumentami poza SP2010 bez utraty ich kontekstu. Sekcja 46 odnośniki: 10.14 Należy zwrócić szczególna uwagę aby wraz z eksportem dokumentów cyfrowych eksportować metadane kontekstowe.
Brakowanie Brakowanie w SP2010 jest zwykle powiązane z kluczową datą dokumentu (np. datą utworzenie, data ostatniej modyfikacji). To oznacza, iż nie można utworzyć harmonogramu przechowywania i brakowania dla powiązanych dokumentów (o innych typach zawartości) odwołując się do jakiegoś zewnętrznego wydarzenia jako momentu uruchomienia brakowania (np. koniec roku finansowego). Mając to na uwadze, jest prawdopodobne, że należałoby opracować złożoną procedurę dla brakowania powiązanych dokumentów o innych typach zawartości, lub aby pozwolić na uruchamianie brakowania przez jakieś wydarzenie zewnętrzne. Bez tego dokumenty będą brakowane przypadkowo, a nie na podstawie określonej polityki przechowywania i brakowania. To tworzy środowisko, w którym szybko nie można zarządzać przechowywaniem i brakowanie i ryzykuje się, że dokumentacja będzie brakowana w sposób niewłaściwy. Sekcja 46 odnośniki: 9.6; 12.5 (b); 12.14 Tam, gdzie SP2010 nie może spełnić wymagań dotyczących przechowywania i brakowanie, należy przeprowadzić ocenę jakie narzędzia i procesy będą w stanie zapewnić pożądany poziom zarządzania. (por. Rozwiązania z innych firm ).
E-mail Integracja z MS Outlook nie jest obsługiwana przez SP2010, co oznacza, że nie ma w tym oprogramowaniu gotowego rozwiązanie dla przechowywanie i zarządzanie pocztą elektroniczną wraz z powiązanymi z nią dokumentami. Rozwiązania z innych firm mogą stanowić opcję pozwalającą na integrację SP2010 z MS Outlook. (por. Rozwiązania z innych firm ) Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (d); 10.1 (i podsekcje) Tam, gdzie pocztą elektroniczną jest zarządza oddzielnie, muszą być odnośniki do powiązanych z nią dokumentów w SP2010.
Rozwiązania z innych firm Do rozwiązań z innych firm, które opracowały metody poprawy funkcjonalności SP2010 w zakresie zarządzania dokumentacją, należy też podchodzić ostrożnie, stawiając pytania: Ile to kosztuje czy wartość odpowiada cenie? Jak prosta i kosztowana jest integracja czy to rozwiązanie wymaga konsultanta przy wdrożeniu? Jakie będą skutki zastosowanie tego rozwiązania czy zmienia ono infrastrukturę SP201 (por. Konfiguracja a dostosowanie )? Czy to rozwiązanie jest skalowalne czy sprosta potencjalnym przyszłym wymaganiom? Jaka jest strategia migracji czy rozwiązanie z innej firmy nie przeszkodzi w przyszłej migracji dokumentów z SP2010 na inną platformę? Jakie jest podtrzymywanie w długim czasie czy ta inna firma jest wystarczająco stabilna by zapewnić dalsze wsparcie, czy tez organizacja sama się musi o takie wsparcie zatroszczyć? Sekcja 46 odnośniki: 9.3 (i podsekcje) Rozwiązanie z innej firmy należy ocenić pod kontem wymagań prowadzenia działalności w długim czasie, aby zapewnić, że będzie ono pomocą a nie przeszkodą, w zarządzaniu dokumentacją w opłacalny sposób.
Migracja z SharePoint 2007 do SharePoint 2010 Migracja z poprzednich wersji SharePoint wymaga wzięcia pod uwagę, konfiguracji, rozwiązani z innych firm lub zamówienia dostosowania dla zapewnienia kontynuowania tych możliwości w SP2010. Microsoft przygotował poradnik, jako pomoc przy aktualizacji. Wcześniej SharePoint 2007 działał na serwerze 32- bitowym; jednak SP2010 zaprojektowano by działał na szybszym 64-bitowym serwerze. Przed migracją do SP2010 należy zaktualizować serwer na 64-bitowy. Obecnie nie ma pełnej ścieżki migracji z wersji wcześniejszych niż SharePoint 2007.
Koszty wdrożenia SharePoint 2010 Choć koszty licencji SP2010 są niższe w porównaniu z wielu standardowymi licencjami Systemów Zarządzania Dokumentacją Elektroniczną (ED/RMS); SP2010 będzie jednak wymagać poniesienia wstępnych kosztów przed wdrożeniem podobnie jak inne system ED/RMS: potencjalne rozwiązania z innych firm, aby zwiększyć możliwości zarządzania dokumentacja wymagania biznesowe a dostępne rozwiązania koszty wynajęcia konsultanta/integratora wynagrodzenie konsultanta może być w krańcowych wpadkach kosztem zakupionego software razy 1,5 konfiguracja Witryny firmy i Centralnego Repozytorium opracowanie właściwego dla organizacji Składu Terminów (klasyfikacja metadanych / biblioteki) oznaczenie typu zawartości w celu określenia, jak zarządzać pismami jako dokumentami migracja do SP2010 z innych środowisk i ocena rozwiązania z innej firmy wymaganego do tej operacji szkolenie użytkowników z działania i zarządzania witryną firmy, biblioteką dokumentów i aplikacjami zawartości, aby uzyskać konsekwentne wykorzystanie systemu koszty aktualizacji innych produktów Microsoft, dla zapewnienia ciągłości działania i stosowania SP2010 Należy oszacować pełne koszty uruchomienia SP2010, zwłaszcza gdy jego koszt to podstawowe kryterium wyboru SP2010 zamiast aktualizacji ED/RMS
Kompatybilność Systemowa SP2010 zaprojektowano do współpracy z Microsoft Windows 7 i związanymi z nim nowymi produktami MS Office. Wprawdzie może on współpracować z Microsoft XP i Vista, lecz aby skorzystać z wielu potencjalnych możliwości SP2010 organizacja powinna rozważyć modernizację całej infrastruktury Microsoft Windows. Pewne aktualizację będą konieczne; przede wszystkim SP2010 nie będzie współpracować z Explorer 6 lub jego jeszcze starszymi wersjami. Dlatego myśląc o wdrożeniu SP2010 należy uwzględnić koszty aktualizacji systemu.
Wnioski W celu zapewnienia, że zastosowanie SP2010 będzie zgodne z potrzebami organizacji konieczne mogą być wstępne inwestycje w konfigurację i zaprojektowanie systemu. Poza tym są także problemy odnoszące się do możności transferu dokumentów i metadanych poza SP2010 do wykorzystania ich w innym systemie lub transfer do Archiwum Narodowego - The National Archives. Trudność w zaradzania metadanymi także nakłada na organizacje ryzyko gdy chodzi o cyfrową ciągłości i zabezpieczenie informacji.