FORUM POSZUKUJĄCEJ ADMINISTRACJI USŁUGI I DOBRE PRAKTYKI DO WZIĘCIA Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji publicznej stan obecny oraz plany rozwojowe systemu EZD PUW Mariusz Madejczyk Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. informatyzacji Magdalena Sawicka Kierownik Oddziału Rozwoju Systemów Teleinformatycznych i Szkoleń BI PUW
Naturalny dokument elektroniczny w administracji stał się faktem a mity zostały. Zmienia się postać informacji i dokumentów w systemach EZD gromadzone są akta sprawy w postaci elektronicznej. Ale system EZD, to nie system ZDE!! Służy do zarządzania całą dokumentacją w podmiocie, nie tylko elektroniczną lub co gorsza wyłącznie wpływającą w postaci elektronicznej. Archiwiści muszą przygotować się do nowych wyzwań.
Strachy na lachy Skład chronologiczny i co dalej? Przekazywanie akt sprawy do archiwów cyfrowych. Dekretacja elektroniczna i dekretacja zastępcza. Naturalny dokument elektroniczny kopia, czy oryginał Uwierzytelnianie dokumentów i podpisów elektronicznych. Przekazywanie elektronicznych akt sprawy do innych instytucji (sądy) vs paczka archiwalna?? XML, XADES, PADES UFO ;-)!
Dlaczego czas na EZD? - ponieważ prawo już nie przeszkadza ale nowa IK to nie wszystko, - ponieważ EZD to praca u podstaw, fundament e-administracji, - bo systemy EZD przynoszą korzyści i oszczędności dla organizacji. na przykładzie przedsięwzięcia wdrażania i rozwoju jednolitego systemu EZD PUW w administracji rządowej.
Partnerzy w województwach 1. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie 2. Opolski Urząd Wojewódzki w Opolu 3. Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie 4. Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku 5. Świętokrzyski Urząd Wojewódzki w Kielcach 6. Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach 7. Lubuski Urząd Wojewódzki w Gorzowie Wielkopolskim 8. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie 9. Lubelski Urząd Wojewódzki w Lublinie 10. Mazowiecki Urząd Wojewódzki w Warszawie 11. Dolnośląski Urząd Wojewódzki we Wrocławiu 12. Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi oraz administracja zespolona poszczególnych województw wdrażanych samodzielnie przez poszczególne urzędy wojewódzkie
Partnerzy centralni aktualna lista na http://ezd.gov.pl Kancelaria Prezesa Rady Ministrów 10.11.2011 Uniwersytet Warszawski Wydział Historyczny 02.03.2012 Uniwersytet w Białymstoku 26.03.2012 Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego 01.06.2012 Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych 04.07.2012 Archiwum Państwowe w Olsztynie 24.08.2012 Komenda Główna Straży Granicznej 06.08.2012 Główny Urząd Geodezji i Kartografii 19.09.2012 Rządowe Centrum Legislacji 27.09.2012 Rzecznik Praw Obywatelskich 12.11.2012 Uniwersytet Warszawski 15.11.2012 Archiwum Państwowe w Szczecinie 05.02.2013 Ministerstwo Edukacji Narodowej 26.02.2013 Krajowy Zarząd Gospodarki Wodnej 07.03.2013 Ministerstwo Zdrowia 21.03.2013 Narodowy Bank Polski 29.07.2013 Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji 21.08.2013 Główny Urząd Miar 02.09.2013 Urząd Transportu Kolejowego 01.10.2013 Archiwum Państwowe w Lublinie 11.10.2013 Generalna Dyrekcja Lasów Państwowych 05.11.2013 Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej 17.12.2013 Uniwersytet Pedagogiczny w Krakowie 30.12.2013 Rzecznik Praw Dziecka 11.02.2014 Ministerstwo Skarbu Państwa 24.02.2014 Szkołą Główna Handlowa 10.06.2014 Ministerstwo Finansów 17.06.2014 Kancelaria Prezydenta RP 01.08.2014 Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju 04.08.2014 ARiMR w trakcie Centrum Informatyczne Edukacji 05.07.2013 Urząd ds. Cudzoziemców 12.07.2013 Rzecznik Praw Pacjenta 18.07.2013
Garść statystyk za rok 2013 oraz I kwartał 2014 r. Liczba instytucji korzystająca z EZD PUW: 151 Liczba urzędników pracujących w systemie EZD PUW (produkcja): 16 070 Liczba dokumentów wysłanych z EZD PUW via epuap: 687 448 Liczba dokumentów wewnętrznych w EZD PUW: 2 410 205 Liczba akceptacji w systemie EZD PUW: 2 603 674 Liczba dokumentów w składzie chronologicznym: 371 701
Pryncypia wdrażania jednolitego systemu EZD PUW 1. System jest jednolity, własnością Skarbu Państwa - przekazywany, wdrażany i utrzymywany przez PUW na zasadach niekomercyjnych. 2. PUW nie wdraża systemu w urzędach - urzędy same wdrażają system. 3. System jest narzędziem prostym i szybkim, wygodny dla urzędników - tworzony przez urzędników dla urzędników. 4. Redukcja dokumentacji papierowej wewnątrz jednostki. 5. Procedury nie odzwierciedlają świata papierowego urzędu. 6. Wszystkie dekretacje wykonywane są elektronicznie. 7. Korespondencja pomiędzy urzędami poprzez epuap.
Wdrożenie EZD nie jest przedsięwzięciem informatycznym Przedsięwzięcie wymaga: - determinacji i świadomości kierownictwa jednostki wdrażającej system, - monitowania postępu prac, - osobistego zaangażowania w proces wdrożenia i pracy w systemie, - powołania zespołu ds. wdrożenia i utrzymania systemu EZD w jednostce, - uświadamiania i szkoleń pracowników urzędu, - przygotowania refleksyjnych procedur, - przygotowania technicznego i organizacyjnego.
Dziękuję za uwagę mmadejczyk@bialystok.uw.gov.pl