Jak w praktyce - pod względem opodatkowania - wygląda to rozliczenie? Pytanie Spółka z o.o., współpracująca z osobą fizyczną na podstawie umowy zlecenia, zleciła jej odbycie podróży służbowej. Zleceniobiorca (emeryt) z tytułu umowy zlecenia podlega pełnemu oskładkowaniu i opodatkowaniu. Zleceniodawca zwraca zleceniobiorcy koszty odbytej delegacji. Czy należności zleceniobiorcy z tytułu delegacji podlegają oskładkowaniu, tak samo jak jego przychody z tytułu zlecenia? Czy kwota delegacji podlega u zleceniobiorcy opodatkowaniu z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych? Czy zleceniobiorca zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu prywatnego? Czy zleceniodawca ponosi z tego tytułu koszt podatkowy z dniem rozliczenia delegacji? Proszę o podanie przykładu liczbowego rozliczenia delegacji zleceniobiorcy. Odpowiedź 1 / 6
Aby przyznane zleceniobiorcy świadczenie mogło korzystać ze zwolnienia od opodatkowania, musi ono zostać wypłacone w limitach wartościowych określonych odrębnymi przepisami. Jeżeli zleceniodawca wypłaci świadczenia w kwotach wyższych niż wynikające z przepisów, wówczas nadwyżka ponad ustalony limit będzie objęta opodatkowaniem. Wypłacone świadczenia nie będą objęte obowiązkiem rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Uzasadnienie Jeżeli wartość delegacji wypłacana jest zleceniobiorcy w wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.) - dalej r.w.w.n., wówczas nie będzie ona podlegała opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W zacytowanym rozporządzeniu określona jest wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu odbycia podróży służbowej na obszarze kraju. Z tytułu odbycia podróży służbowej przysługuje pracownikowi m.in. dieta w wysokości 23 zł. Pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów: 2 / 6
1. przejazdów, 2. noclegów, 3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej, 4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem. Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, wówczas przysługuje mu ryczałt w wysokości w wysokości 150% diety, tj. w wysokości 34,50 zł. W treści 5 r.w.w.n. określone jest, że pracodawca ustala środek transportu właściwy do odbycia podróży. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn.: Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.). Celem ustalenia, jaka powinna być wartość zwrotu kosztów przejazdu, konieczne jest zatem prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, bowiem tylko na podstawie jej treści można ustalić, jaką faktycznie pracownik powinien otrzymać kwotę tytułem zwrotu. W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) - dalej r.z.u.p.w., wskazane jest, że diety wypłacone do wysokości 23 zł nie podlegają oskładkowaniu. 3 / 6
Powyższe wynika z 2 ust. 1 pkt 15 r.z.u.p.w., którego brzmienie jest następujące: podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Na podstawie 5 ust. 2 r.z.u.p.w. powyższe przepisy stosuje się odpowiednio przy ustalaniu podstawy wymiaru składek członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych oraz osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Stąd też regulacja ta znajduje zastosowania w stosunku do zleceniobiorców. Zatem wartość diet i innych należności z tytułu podróży służbowej zleceniobiorcy nie powinna być wykazana w podstawie naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne. Kwestie opodatkowania reguluje ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.) - dalej u.p.d.o.f. W podatku dochodowym obowiązuje zwolnienie określone treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f. wskazujące, że zwolnione z opodatkowania są diety i inne należności za czas: a) podróży służbowej pracownika, b) podróży osoby niebędącej pracownikiem 4 / 6
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach. W świetle powyższego diety wypłacane zleceniobiorcom objęte są wspomnianym zwolnieniem. Powyższe znajduje potwierdzenie w treści np. interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 marca 2009 r., IPPB2/415-1617/08-2/MK oraz interpretacji wydanej przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 czerwca 2010 r., IPPB2/415-208/10-4/MR. Również zwrot kosztów dojazdu własnym samochodem do miejsca wykonywania czynności służbowych może podlegać zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f., ale tylko wówczas, gdy dokonywany jest w związku z podróżą służbową. Koszty podróży służbowej należy zaksięgować z chwilą rozliczenia delegacji, o ile tego samego dnia świadczenia zostały wypłacone zleceniobiorcy. Przykład Zleceniobiorca w czerwcu otrzymał wynagrodzenie w wysokości 2000 zł. Oprócz wynagrodzenia zleceniobiorca odbył podróż służbową, za którą przysługują mu świadczenia w wysokości 500 zł. Zleceniodawca wypłacił świadczenia w wartościach nie wyższych niż określone odrębnymi przepisami. Jako podstawę do ubezpieczeń społecznych zleceniodawca powinien wskazać wynagrodzenie za czynności wykonane w ramach umowy zlecenie określone umową, czyli kwotę 2000 zł. 5 / 6
Podstawą zaś opodatkowania podatkiem dochodowym będzie kwota wynagrodzenia w wysokości 2000 zł pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne i koszty uzyskania przychodu. 6 / 6