Gdańsk, 11-01-2018 ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU NR WW/40/2017 Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na dostawę: Odnowienia wsparcia producenta dla oprogramowania IBM P/N Opis Ilość Start date End date E0MQELL IBM SAN Volume Controller Base Virtualization Terabytes (101-250) with 1year SW Maintenance 10 2018-10-01 2019-01-31 E0MQELL IBM SAN Volume Controller Base Virtualization Terabytes (101-250) with 1year SW Maintenance 46 E0MQDLL IBM SAN Volume Controller Base Virtualization Terabytes (1-100) Annual SW Subscription & Support Renewal 20 E0LWGLL IBM Spectrum Protect Extended Edition per 10 PVU 3086 E0LUDLL IBM Spectrum Protect Snapshot per Terabyte (1-12) 8 E0LWBLL IBM Spectrum Protect for Databases per 10 PVU 222 E0LVVLL IBM Spectrum Protect for Mail per 10 PVU 40 E0LVZLL IBM Spectrum Protect for SAN per 10 PVU 562 II. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: - rozpoczęcie wsparcia oraz zakończenie wsparcia zgodnie z tabelą. III. Harmonogram postepowania Do dnia 15.01.2018 godz. 10:00 Termin zadawania pytań. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący komisji Wyboru Kontrahenta w formie pisemnej. Zapytania należy kierować za pomocą platformy zakupowej lub na e-mail Adam.Nazaruk@grupalotos.pl Do dnia 16.01.2018 Termin przesłania odpowiedzi. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom do dnia za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu. Termin składania ofert - do dnia 22.01.2018 r., do godz. 10.00 W przypadku zainteresowania zapytaniem ofertowym, prosimy o przesłanie oferty jedynie poprzez platformę zakupową LOGINTRADE, oferty przesłane emailem nie będą akceptowane. Oferty zostaną otwarte przez Komisję Wyboru Kontrahenta niezwłocznie po upływie terminu wskazanego powyżej. IV. Wymogi formalne: 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim (skan podpisanego i wypełnionego formularza ofertowego Załącznik nr 1). V. Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach: I część z merytoryczną zawartością oferty tj.: wszystkie oświadczenia, informacje handlowe dodatkowe Oferenta, informacje wymagane zapytaniem ofertowym, II część warunki handlowe, formularz ofertowy oraz wypełnienie danych handlowych na platformie Logintrade. Strona 1 z 5
VI. Złożenie oferty będzie uznane za akceptację zasad prowadzonego postępowania opisanych w niniejszym dokumencie. Oświadczenia Oferenta, iż: 1. akceptuje treść i spełnia wymogi zapytania ofertowego i wszystkich załączników do zapytania ofertowego; 2. akceptuje treść OWZ znajdujących się na stronie http://www.lotos.pl/1327/grupa_kapitalowa/dla_dostawcow/wzory_umow 3. zdobył konieczne informacje do przygotowania oferty, a także że należycie zapoznał się z miejscem i sposobem wykonania przedmiotu Oferty, jego rozmiarem, kosztami oraz wszelkimi innymi okolicznościami mającymi wpływ na jego wykonanie, termin realizacji i cenę; 4. termin ważności złożonej oferty wynosi 90 dni od dnia wyznaczonego jako termin składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu związania ofertą po uzyskaniu uprzedniej zgody Oferenta; 5. wszelkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym zostały ujęte w ofercie i w całości zawierają się w cenie ofertowej; 6. jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym; 7. posiada uprawnienia niezbędne do wykonania prac objętych niniejszą ofertą; 8. dysponuje niezbędną wiedzą, doświadczeniem, potencjałem ekonomicznym i technicznym, a także pracownikami zdolnymi do wykonania prac; 9. znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie prac w oferowanym terminie; 10. firma, którą reprezentuje nie jest niewypłacalna, poddana zajęciu, bankructwu lub likwidacji, jej sprawy nie są objęte zarządem komisarycznym lub sadowym, jej działalność gospodarcza nie została zawieszona ani nie jest objęta postępowaniem prawnym z tytułów wymienionych poprzednio; 11. firma nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub uzyskała przewidzianą prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności oraz nie posiada zobowiązań przeterminowanych wobec swoich dostawców, pracowników i podwykonawców; 12. Oferent, ani jego wspólnik lub urzędujący członek organu zarządzającego nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 13. Oferenta zobowiązuje się do zachowania poufności w zakresie faktu prowadzenia niniejszego postępowania, uczestnictwa w nim oraz w zakresie wszelkich informacji pozyskanych w trakcie jego realizacji na temat Zamawiającego oraz zobowiązanie do zawarcia umowy o zachowaniu poufności po wyborze jego oferty z zastrzeżeniem, że za każde naruszenie poufności Wykonawca zapłaci Grupie LOTOS S.A. karę umowną w kwocie 100 000 PLN; 14. Oferent oświadcza, że w przypadku wyboru jego oferty i zawarciu przez Strony umowy na realizację przedmiotu zapytania ofertowego, jeśli w trakcie jego wykonania zostanie stworzone dzieło objęte przepisami o prawach autorskich, to z chwilą wydania dzieła Wykonawca przeniesie na Zamawiającego w ramach wynagrodzenia całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do dzieła wraz z wyłącznym prawem wykonywania i zezwalania na wykonanie zależnego prawa autorskiego; 15. Oferent oświadcza, że przestrzega obowiązujących przepisów prawa dotyczących szeroko rozumianej ochrony środowiska, w szczególności, w zakresie uzyskania niezbędnych zezwoleń, dokonania zgłoszeń i składania informacji oraz respektowania ograniczeń korzystania ze środowiska, w tym, w szczególności wynikających z należytej gospodarki odpadami. Ponadto Oferent oświadcza, że działa w sposób zrównoważony i podejmuje działania ograniczające negatywny wpływ własnej działalności na środowisko naturalne; 16. Oferent oświadcza, iż w zakresie dotyczącym zatrudnienia, stosuje w prowadzonej działalności gospodarczej obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa, w tym, w szczególności Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie; 17. Oferent oświadcza, iż uwzględnia w swojej działalności gospodarczej również problematykę społeczną i dąży do maksymalizacji integracji wartości społecznych, środowiskowych, etycznych i tych związanych z prawami człowieka, z działalnością swoją, innych zainteresowanych stron i społeczeństwa jako całości; Strona 2 z 5
18. Oferent oświadcza, że w przypadku wyboru jego oferty i zawarcia umowy na realizację przedmiotu zapytania ofertowego, wyraża zgodę na umieszczenia w umowie zapisów o następującej treści: Wykonawca oświadcza, iż wedle jego najlepszej wiedzy, w dacie podpisania Umowy, nie występuje jakikolwiek konflikt interesów, który mógłby stanowić przeszkodę dla należytego wykonywania Umowy przez Wykonawcę wpływać na jego bezstronność, jakość wykonywanych przez niego prac lub usług, niezależność lub rzetelność. Wykonawca oświadcza, iż zobowiązuje się zachować najwyższą staranność w zakresie wymaganym dla prowadzonej działalności gospodarczej oraz podejmować działania zmierzające do unikania konfliktu interesów. Wykonawca oświadcza, że w okresie realizacji Umowy, w przypadku podejrzenia zaistnienia ryzyka ewentualnego konfliktu interesów wpływającego na treść oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, niezwłocznie poinformuje na piśmie Zamawiającego o takim podejrzeniu, wskazując jego uzasadnienie i przedstawi propozycję wszelkich niezbędnych działań mających na celu zapobieżenie konfliktowi, uwzględniając szeroko pojęty interes Zamawiającego oraz stosowane przez niego zasady etyki biznesu. Wykonawca oświadcza, że nie oferował, ani nie przekazywał żadnych korzyści majątkowych w celu wywarcia wpływu na decyzję Zamawiającego o wyborze jego oferty w postępowaniu wyboru kontrahenta i nie wpływał na wynik takiego postępowania w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz nie brał udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach pomiędzy Wykonawcą lub innymi podmiotami trzecimi, które miałyby na celu wywarcie wpływu na wynik w/w postępowania; 19. na żądanie Zleceniodawcy Oferent dostarczy Zamawiającemu poświadczone przez Oferenta za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, zaświadczenia o nie zaleganiu ze opłatami na rzecz ZUS i US dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; kopie dokumentów potwierdzających rejestrację kontrahenta w stosownym rejestrze przedsiębiorców /w przypadku kontrahentów zagranicznych/; 20. w przypadku wyboru jego oferty i zawarcia umowy dostarczy oryginał aktualnego certyfikatu rezydencji podatkowej wydanego przez upoważniony organ /kontrahenci posiadający miejsce rezydencji poza granicami RP/; 21. stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania; 22. cena netto za realizację całości przedmiotu zapytania ofertowego w EUR (z ujętymi w cenie wszelkimi kosztami dodatkowymi) wskazanymi w wypełnionym i podpisanym przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, w przypadku podania ceny w innej walucie niż EUR, Komisja wyboru kontrahenta, w celu doprowadzenia ofert do stanu porównywalności, przeliczy ją na EUR wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień otwarcia ofert.; 23. termin płatności faktur: do 30 dni od dnia wpływu faktury do Zamawiającego; 24. zatwierdzony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu zapytania, określony w pkt II zapytania ofertowego; 25. oświadczenie Oferenta, że w przypadku wyboru jego oferty i podpisaniu umowy, wszystkie ewentualne zmiany w składzie zespołu wskazanego w ofercie następować będą wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody Zamawiającego na taką zmianę; 26. dane kontaktowe Oferenta (imię, nazwisko osoby odpowiedzialnej, numer telefonu, e-mail); Brak akceptacji któregokolwiek z ww. wymaganych elementów może skutkować odrzuceniem oferty. VII. Kryteria wyboru oferty: a. cena ryczałtowa netto Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert. Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Strona 3 z 5
Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego. Informujemy, że w przypadku wyboru Państwa oferty, na warunkach ustalonych w wyniku niniejszego postępowania zawarta zostanie umowa, w której stroną będzie Grupa LOTOS S.A. Pozostałe spółki z Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. w zależności od potrzeb będą mogły z wybranym Oferentem zawrzeć odrębne umowy na dostawę lub świadczenie usług na warunkach tożsamych z warunkami uzyskanymi przez Grupę LOTOS S.A. w wyniku przeprowadzonego procesu wyboru kontrahenta. Szanowni Państwo, Jeśli nie są Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie wiążącej oferty, mając na względzie jak najlepsze relacje z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zapytanie ofertowe. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji, o ile wyrazicie Państwo taką wolę na adres mailowy podany w pkt. III niniejszego zapytania. UWAGA! Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur (organizacja, pobieranie wymaganych zezwoleń i poleceń na prace). Wykonawca będzie zobowiązany do przestrzegania i bieżącego monitorowania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. zasad i standardów postępowania, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy i ochrony ppoż. udostępnionych przez Grupę LOTOS S.A. w serwisie: Wymagania Grupy LOTOS dla Kontrahentów pod adresem: http://kontrahenci.lotos.pl. O ile Oferent jest zainteresowany zapoznaniem się z ww. zasadami, w celu otrzymania loginu i hasła do serwisu zobowiązany jest do kontaktu mailowego na adres: Adam.Nazaruk@grupalotos.pl Grupa LOTOS S.A. informuje, że Zleceniobiorca, którego oferta zostanie wybrana w procesie wyboru kontrahenta i z którym zostanie zawarta umowa na zakres będący przedmiotem niniejszego zapytania, zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie GL S.A. uregulowań i przepisów obejmujących między innymi: BHP, ppoż., systemy przepustowe, zasady korzystania z telefonów komórkowych oraz innego sprzętu nadawczego. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie GL S.A. prowadzi LOTOS Ochrona Sp. z o.o. Zleceniobiorca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości jednego tysiąca złotych (1 000 PLN) od zdarzenia polegającego na ujawnieniu stanu nietrzeźwości lub stanu po spożyciu alkoholu (od 0,2 alkoholu we krwi lub od 0,1 mg alkoholu w 1 dm 3 wydychanego powietrza) u pierwszych dwóch pracowników Zleceniobiorcy lub innych osób wykonujących prace w jego imieniu w danym roku kalendarzowym. Za każdą kolejną osobę Zleceniobiorca zapłaci po dziesięć tysięcy złotych (10 000 PLN). Limit dwóch osób w roku kalendarzowym, w którym naliczana będzie kara w niższym wymiarze przysługuje Wykonawcy łącznie na wszystkie umowy (w tym Zamówienia) zawarte z Zamawiającym, a liczba osób, u których ujawniono stan nietrzeźwości lub stan po spożyciu alkoholu wykonujących prace w związku umowami (w tym Zamówieniami) sumuje się. Wykonawca zapewni, aby Strona 4 z 5
odpowiednie zapisy znalazły się w umowach z Podwykonawcami. Zamawiający wystawi notę obciążeniową na zastrzeżoną karę umowną z tytułu stwierdzenia stanu nietrzeźwości lub po spożyciu alkoholu, adresowaną do Zamawiającego. W notach obciążeniowych, zawarta będzie informacja o dokonaniu cesji należności z niej wynikających na rzecz LOTOS Ochrona Sp. z o.o., ze wskazaniem właściwego numeru rachunku bankowego LOTOS Ochrony Sp. z o.o. Osobie, u której stwierdzono nietrzeźwość w rozumieniu powyższym w trybie natychmiastowym odebrana zostanie przepustka z zakazem wstępu na teren Grupy LOTOS S.A określonym w aktualnym Taryfikatorze Wykroczeń. Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy audytów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 28.11.2016 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Wspólnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. Z poważaniem, Adam Nazaruk Dział Zakupów Wspólnych (WW) Zał.: 1) zał. nr 1 Formularz ofertowy Strona 5 z 5