Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego. UMOWA Nr UD-XVII-ZFE-B/V/2/9/2/ /2013/.. zawarta w dniu... 2013 r. w Warszawie, pomiędzy: Miastem Stołecznym Warszawa Dzielnicą Wola, Al. Solidarności 90, 01-003 Warszawa, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez: 1) Zastępcę Burmistrza Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy nr. z dnia. r. 2) Zastępcą Burmistrza Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, na podstawie pełnomocnictwa Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy nr. z dnia r. a firmą:, ul..., -.., NIP:, REGON:., reprezentowaną przez Panią/Pana:.., zwaną/zwanego w dalszej części umowy Wykonawcą. Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010r. Nr 113, poz. 759, ze zm.) do niniejszej umowy nie stosuje się przepisów ww. ustawy. Umowę wpisano do rejestru zamówień publicznych do 14. 000 EURO pod nr../zfe/2013 w dniu 2013 r. oraz wynika z budżetu Dzielnicy Wola m. st. Warszawy na rok 2013. 1. Przedmiot umowy 1. W związku z realizacją projektu pt.: TORT ŻYCIA program dla uczniów klas I-II Gimnazjum nr 46 i 51 z Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, zwanego dalej projektem, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.1. Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty), na zasadach określonych str. 1
w niniejszej umowie, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi polegającej na zorganizowaniu pikniku integracyjnego dla ok. 100 osób (uczniowie, nauczyciele, rodzice, władze lokalne). 2. Zakres przedmiotu umowy i obowiązki Wykonawcy określa Opis przedmiotu zamówienia, będący załącznikiem nr 1 do niniejszej umowy. 2. Terminy realizacji umowy Zrealizowanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 nastąpi do dnia 10 czerwca 2013 r., z zastrzeżeniem, że zorganizowanie i przeprowadzenie pikniku integracyjnego odbędzie się w dniu 06 czerwca w godzinach: 11:00 15:00. 3. Obowiązki Stron i realizacja umowy 1. Do obowiązków Zamawiającego należy: 1) zapłata wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy z tytułu wykonania przedmiotu umowy, 2) przekazanie w wersji elektronicznej niezbędnych logotypów (takich jak: logo projektu, UE, POKL, logo Zakochaj się w Warszawie na Woli oraz herbu m. st. Warszawy) w plikach umożliwiających ich zamieszczenie na dokumentacji sporządzonej przez Wykonawcę, związanej z realizacją przedmiotu umowy. 2. Do obowiązków Wykonawcy należy: 1) rzetelne i terminowe wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 niniejszej umowy, z uwzględnieniem specyfiki przedmiotu zamówienia, odpowiadające standardom i normom jakościowym właściwym dla tego rodzaju usług, 2) ubezpieczenie pikniku integracyjnego od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (z tego tytułu Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie) i przedłożenie Zamawiającemu dokumentu potwierdzającego jego zawarcie w terminie do 2 dni przed terminem realizacji pikniku integracyjnego, 3) dostarczenie dokumentacji fotograficznej z przeprowadzonego Pikniku integracyjnego (dobrej jakości), str. 2
4) informowanie uczestników Pikniku o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, 5) przygotowanie programu Pikniku przy współpracy z Zamawiającym i przekazanie Zamawiającemu do 5 dni kalendarzowych od daty podpisania umowy, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego, 6) zapewnienie sprawowania nadzoru organizacyjnego nad piknikiem integracyjnym, 7) ponoszenie wyłącznej odpowiedzialności z tytułu wad metodycznych i prawnych powstałych w trakcie wykonywania zadania określonego niniejszą umową, 8) wskazanie Zamawiającemu numeru telefonu oraz adresu e-mail, pod którymi będzie możliwy bezpośredni kontakt z Wykonawcą w dni robocze, w godzinach pracy Urzędu Dzielnicy Wola m. st. Warszawy, oraz osoby do bezpośrednich kontaktów w sprawie realizacji umowy, 9) Wykonawca nie może powierzyć prac objętych niniejszą umową osobie trzeciej bez pisemnej zgody Zamawiającego, 10) udostępnienie do wglądu Zamawiającemu, Instytucji Wdrażającej (Instytucja Pośrednicząca II stopnia) oraz innym podmiotom upoważnionym do kontroli, dokumentów Wykonawcy związanych z realizowanym przedmiotem umowy, w tym dokumentów finansowych, 11) przechowywanie dokumentacji związanej z przedmiotem umowy do dnia 31 grudnia 2020 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz do informowania Zamawiającego i Instytucji Wdrażającej (Instytucji Pośredniczącej II stopnia) o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z przedmiotem umowy, 12) w przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Wykonawcę działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 19, Wykonawca zobowiązuje się pisemnie poinformować Zamawiającego i Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą II stopnia) o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym przedmiotem umowy. Informacja ta jest wymagana w przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów w terminie, o którym mowa w ust. 19. str. 3
4. Odbiór przedmiotu umowy 1. Odbiór przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 nastąpi w terminie do 20 czerwca 2013 r., na podstawie protokołu odbioru (wzór - załącznik nr 2 do niniejszej umowy), podpisanego przez przedstawicieli Stron wskazanych w 13 niniejszej umowy. 2. W przypadku, gdy dokumentacja dostarczona przez Wykonawcę, a także forma przekazanej dokumentacji nie będą spójne z treścią opisu przedmiotu zmówienia (załącznik nr 1), Wykonawca zobowiązuje się wymienić dokumentację wskazaną przez Zamawiającego na właściwą, bądź w przypadku braków ilościowych, uzupełnić ją - w terminie do 3 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia dokonanego przez pracownika Zamawiającego. Zamawiający dokonuje weryfikacji dostarczonej dokumentacji w terminie do 3 dni kalendarzowych. 5. Wynagrodzenie 1. Za wykonanie przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 Zamawiający wypłaci Wykonawcy łączne wynagrodzenie w wysokości nie przekraczającej kwoty zł brutto (słownie:.). 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 płatne będzie po zrealizowaniu usługi na podstawie faktury VAT z zastrzeżeniem 7 ust. 2. 3. W wynagrodzeniu zostały uwzględnione wszystkie koszty Wykonawcy związane z wykonaniem umowy. 4. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego i budżetu projektu w dziale 801, rozdziale 80195, paragrafach:.... zł i.... zł (środki własne:... zł; środki krajowe: zł), zadanie B/V/2/9/2. 6. Płatność 1. Wypłata wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1 nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę w drodze przelewu bankowego na nr rachunku: w terminie 21 dni od daty otrzymania faktury prawidłowo str. 4
wystawionej i zaakceptowanej przez Zamawiającego, na podstawie protokołu odbioru, o którym mowa w 4 ust. 1. 2. Faktura powinna być wystawiana na: Miasto Stołeczne Warszawa, Pl. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP: 525-22-48-481. Odbiorca i płatnik: Miasto Stołeczne Warszawa Dzielnica Wola, Al. Solidarności 90, 01-003 Warszawa. 3. Za termin zapłaty faktury uznaje się dzień, w którym płatnik polecił swojemu bankowi dokonanie przelewu wynagrodzenia na konto Wykonawcy. 4. Poszczególne składowe przedmiotu umowy, takie jak nazwa elementu przedmiotu umowy, którego faktura dotyczy, muszą być wyodrębnione przez Wykonawcę (zgodnie ze wskazówkami Zmawiającego), na fakturze przedkładanej Zamawiającemu. 5. Termin płatności ulega odpowiedniej zmianie (przesunięciu), bez konsekwencji naliczania ustawowych odsetek za opóźnienie, w przypadku nieterminowego przekazania Zamawiającemu środków przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia. Jednocześnie Zamawiający zobowiązuje się do wypłaty zaległej płatności w terminie do 30 dni od dnia wpływu środków na jego konto. 7. Odstąpienia od umowy 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie do 10 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia z tytułu wykonania części umowy, tj.: za faktyczną realizację przedmiotu umowy. 8. Kary umowne 1. W przypadku niezrealizowania lub nienależytego realizowania przedmiotu umowy Zamawiający jest uprawniony do naliczenia Wykonawcy niżej wymienionych kar umownych: str. 5
1) z tytułu odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn zawinionych przez Wykonawcę, w wysokości 35 % łącznego wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1; 2) z tytułu nienależytego wykonywania umowy, w szczególności: nieterminowego zrealizowania Pikniku integracyjnego w terminie, o którym mowa w 2 ust. 1 lub realizacji pikniku niezgodnie z zaakceptowanym programem pikniku, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 20 % łącznego wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1 za każde stwierdzone naruszenie w realizacji przedmiotu umowy; 3) z tytułu nieterminowego dostarczenia dokumentacji, o której mowa w 3 ust. 2 pkt 3 i 6 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, licząc odpowiednio od terminów o których mowa w 3 ust. 2 pkt 3 i 6 w wysokości 1 % wynagrodzenia brutto określonego w 5 ust. 1. 2. Łączna wysokość naliczonych kar nie może przekroczyć 50 % wartości wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1. 3. W przypadku nie dokonania zapłaty kar umownych przez Wykonawcę w ciągu 7 dni roboczych od daty otrzymania wezwania do zapłaty, Zamawiający będzie uprawniony do potrącenia tych kar z należności Wykonawcy. Zapłata kary, jej potrącenie lub pobranie nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku wykonania pozostałych zobowiązań umownych i zakończenia realizacji przedmiotu umowy. 4. Postanowienia dotyczące kar umownych nie wyłączają prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wysokość zaskarżonych kar umownych na zasadach wynikających z Kodeksu cywilnego. 9. Prawa autorskie 1. Wykonawca z chwilą dostarczenia wszystkich dokumentów wytworzonych w toku realizacji zamówienia, przenosi na Zamawiającego na wyłączność, w ramach łącznego wynagrodzenia, o którym mowa w 5 ust. 1 umowy, autorskie prawa majątkowe do wszelkiej dokumentacji, opracowań oraz utworów graficznych oraz informatycznych wytworzonych przez siebie w trakcie i w związku z realizacją przedmiotu umowy na wszystkich znanych w chwili zawarcia umowy polach eksploatacji, w szczególności: str. 6
1) utrwalanie na wszelkich nośnikach i zwielokrotnianie (niezależnie od ilości egzemplarzy) każdą techniką znaną w momencie przeniesienia praw, w tym technikami poligraficznymi, drukarskimi, reprograficznymi, plastycznymi, informatycznymi, fotograficznymi, cyfrowymi, multimedialnymi, audiowizualnymi, 2) wprowadzanie do pamięci komputera oraz sieci Internet, 3) rozpowszechnianie w całości lub części, w tym w sieci Internet, 4) dokonywanie zmian i modyfikacji, 5) wykorzystywanie we wszelkich postępowaniach jako element samodzielny, bądź część składowa innych dokumentów, 6) samodzielne przekazywanie podmiotom trzecim w dowolnej formie oraz dowolnej ilości egzemplarzy i w dowolnym celu, 7) publikowanie jako publikacja samodzielna lub jako część składowa dowolnej publikacji. 2. Przeniesienie praw opisanych powyżej nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie. 10. Zmiany umowy 1. Postanowienia umowy nie mogą być zmienione ani uzupełnione postanowieniami niekorzystnymi dla Zamawiającego. 2. Powiadomienie o konieczności wprowadzenia zmian w zawartej umowie powinno nastąpić niezwłocznie po zaistnieniu okoliczności uzasadniających zmiany w umowie. 3. Wszelkie zmiany w ramach treści umowy oraz jej uzupełnienia muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności. 4. Nie stanowi zmiany umowy: 1) wyznaczenie innych osób niż wskazane w 13., 2) zmiana numeru rachunku bankowego wskazanego w 6 ust. 1, 11. Dostęp do informacji publicznej 1. Wykonawca oświadcza, że znany jest mu fakt, iż treść niniejszej umowy, a w szczególności przedmiot umowy i wysokość wynagrodzenia, stanowią informację publiczną w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do str. 7
informacji publicznej (Dz. U. z 2001 r. nr 112, poz. 1198, z późn. zm.), która podlega udostępnieniu w trybie przedmiotowej ustawy. 2. Wykonawca wyraża zgodę na udostępnienie w trybie ustawy, o której mowa w ust. 1, zawartych w niniejszej umowie dotyczących go danych osobowych w zakresie obejmującym imię i nazwisko, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej również w zakresie firmy. 12. Bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych 1. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29.08.1997 r. o ochronie danych osobowych ( t. j. Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 1, Zamawiający realizuje obowiązki Administratora Danych Osobowych określone w w/w ustawie. 3. Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi zawarte w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych. 4. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu realizacji umowy. 5. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia Administratora Danych Osobowych o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 6. Wykonawca na pisemne żądanie Administratora Danych Osobowych, umożliwia Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych w sytuacjach odnotowania incydentu, o którym mowa w ust. 5. 7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku stwierdzenia omijania warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przez Wykonawcę. str. 8
13. Nadzór nad umową Nadzór nad realizacją przedmiotu umowy sprawują: 1) ze strony Zamawiającego:.; tel., e-mail:., 2) ze strony Wykonawcy:.; tel., e-mail:. 14. Postanowienia końcowe 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. Wszystkie spory mogące wynikać z niniejszej umowy, będą rozstrzygane w pierwszej kolejności polubownie, na zasadzie porozumienia Stron. W przypadku braku takiego porozumienia, sporne kwestie rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie adresu i oświadczają, że ich aktualne adresy dla korespondencji są następujące: 1) Zamawiający: Al. Solidarności 90, 01-003 Warszawa, 2) Wykonawca:.. 4. Za doręczone uznaje się pismo przyjęte bezpośrednio lub listem poleconym za pośrednictwem poczty, jak i zwrócone przez pocztę po dwukrotnej awizacji listu poleconego na powyższe adresy. 5. Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 3 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na wskazany adres uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu. 6. Wykonawca oświadcza, że przystępując do zawarcia niniejszej umowy posiada odpowiednie kwalifikacje do jej wykonania oraz przed podpisaniem umowy zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego przedmiotu umowy. 7. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia. str. 9
8. Umowę sporządzono w pięciu jednobrzmiących egzemplarzach, cztery dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy. Załączniki: 1. Opis przedmiotu zamówienia 2. Protokół odbioru Zamawiający Wykonawca.... str. 10
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Załącznik nr 1 do umowy zlecenia nr UD-XVII-ZFE-B/V/2/9/2/../2013 - Do projektu TORT ŻYCIA program dla uczniów klas I-II Gimnazjum nr 46 i 51 z Dzielnicy Wola m. st. Warszawy współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych). Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi polegającej na zorganizowaniu Pikniku integracyjnego na terenie Gimnazjum nr 46 (boisko i szkoła) dla ok. 100 osób (uczniowie, nauczyciele, rodzice, władze lokalne). I. Termin wykonania zamówienia: 06 czerwca 2013 r. II. Miejsce wykonania zamówienia: Piknik integracyjny będzie zorganizowany na terenie Gimnazjum nr 46 im. Szarych Szeregów (ul. M. Kasprzaka 1/3, Warszawa), w godzinach: 11:00 15:00 (w tym przedstawienie szkolne i wystawa prac uczniów - ok. 1 h). III. W ramach realizacji elementów przedmiotu zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia: 1) osoby/osób prowadzącej/ych i moderującej/ych całość imprezy posiadającej/ych doświadczenie w prowadzeniu imprez masowych). 2) oprawy muzycznej, 3) opieki medycznej, 4) gier i zabaw integracyjnych oraz ruchowych, 5) konkursów oraz drobnych upominków, 6) poczęstunku dla każdego uczestnika (np. bułka i kiełbaska oraz woda mineralna i sok). Uwagi ogólne: 1. Z tytułu archiwizacji dokumentów związanych z realizacją przedmiotu umowy, potwierdzających zrealizowane zadanie, Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie. 2. Wykonawca nie może pobierać żadnych opłat od uczestników projektu. str. 11
Załącznik nr 2 do umowy zlecenia nr UD-XVII-ZFE-B/V/2/9/2/../2013 - (Pieczątka nagłówkowa Zamawiającego) Warszawa, dnia.. r. PROTOKÓŁ ODBIORU Zgodnie z 4 ust 1 umowy nr UD-XVII-ZFE/B/V/2/9/2/... /2013 -., Zamawiający potwierdza odbiór przedmiotu umowy zrealizowany przez Wykonawcę: PRZEDMIOT UMOWY UWAGI organizacja pikniku integracyjnego (w tym dokumentacja fotograficzna) Potwierdzam wykonanie przez Wykonawcę powyżej wymienionych elementów umowy Potwierdzam wykonanie dla Zamawiającego powyżej wymienionych elementów umowy... Imię i nazwisko, pieczątka Zamawiającego Imię i nazwisko, pieczątka przedstawiciela Wykonawcy str. 12