Zamawiający: Spółdzielnia Mieszkaniowa Na Skarpie w Toruniu 87-100 Toruń ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 6 FORMULARZ PRZETARGOWY NA WYKONANIE W ROKU 2018 I. Okresowych przeglądów pięcioletnich instalacji elektrycznych w 23 budynkach mieszkalnych (w 1723 mieszkaniach) oraz instalacji odgromowych w 16 budynkach, II. Okresowych przeglądów pięcioletnich instalacji elektrycznych w 8 dyżurkach parkingów wraz z 40 lampami oświetleniowymi, III. Okresowych przeglądów rocznych instalacji elektrycznych zasilających 71 lamp oświetlających boiska sportowe IV. Okresowych przeglądów rocznych instalacji elektrycznych w 132 lokalach użytkowych (biurach, lokalach, piwnicach) oraz instalacji odgromowych w 3 pawilonach, na terenie administrowanym przez SM Na Skarpie w Toruniu. Dopuszcza się składanie ofert zarówno kompleksowych (na pełny zakres) jak i częściowych (na poszczególne punkty zakresu prac). 1. (dokładna nazwa i adres Oferenta). 2. Przedstawiciele i pełnomocnicy Oferenta upoważnieni do kontaktów z organizatorem przetargu (imię, nazwisko, stanowisko, nr telefonu): a. b. 3. Przedmiotem zamówienia jest wykonywanie okresowych przeglądów pięcioletnich i rocznych w celu sprawdzenia stanu technicznego i przydatności do użytkowania instalacji elektrycznych i piorunochronnych, zgodnie z mogami art. 62 Ustawy Prawo Budowlane z dnia 7 lipca 1994r. (Dz.U. z 1994r. nr 89 poz. 414 wraz z późniejszymi zmianami). Zakres prac określają załączniki nr 1 i 2 do formularza przetargowego. Załącznik nr 4 zawierający pełen spis lokali użytkowych z adresami i nazwiskami najemców przekazany zostanie przy podpisywaniu umowy. W roku 2018 prace będą wykonywane w 23 budynkach, w 132 lokalach użytkowych, w 8 dyżurkach parkingowych wraz z 40 lampami, w 71 lampach oświetlających boiska sportowe - zgodnie z harmonogramem stanowiącym załącznik do formularza przetargowego (załącznik nr 3 harmonogram wraz z wyceną prac), bez wystawiania odrębnych zleceń. 1
Wszystkie protokoły pomiarowe dotyczące danego obiektu zostaną dostarczone Zamawiającemu w formie Książki okresowej kontroli instalacji elektrycznych w terminie do 7 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pomiary zostały wykonane. Zestawienie przekazywanych książek pomiarów Wykonawca przedłoży w Punkcie Informacyjnym. Potwierdzeniem wykonania pomiaru ma być dołączony wykaz imienny wraz z podpisami właścicieli i najemców. Do książki będą załączone aktualne certyfikaty kalibracji użytych przyrządów pomiarowych. O terminie wykonywania pomiarów Wykonawca będzie powiadamiał mieszkańców poprzez wywieszanie ogłoszeń na drzwiach wejściowych i tablicach ogłoszeń w budynku, w uzgodnieniu z Administracją Osiedla, z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Obowiązek rozwieszenia powiadomień spoczywa po stronie Wykonawcy. W obiektach, w których nie dokonano kompleksowych pomiarów z uwagi na brak właścicieli i najemców, Wykonawca ustali termin dodatkowy dla tych mieszkań, nie później niż w ciągu 30 dni od terminu wynikającego z harmonogramu prac. 4. Dokumenty, które należy dołączyć do formularza przetargowego: 4.1. Wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego* / zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej * (dokumenty wystawione lub z potwierdzoną aktualnością nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem złożenia oferty). * niepotrzebne skreślić 4.2. Referencje inwestorów z poprzednich 2 lat, określające rodzaj i miejsce wykonywanych robót oraz stwierdzające, że roboty zostały wykonane w ustalonym terminie i jakościowo dobrze. Protokoły odbioru nie są zaliczane do referencji. Referencje muszą dotyczyć robót objętych przetargiem i potwierdzać min. 2 letnie doświadczenie w tej branży. 4.3. Zaświadczenie z ZUS o nie zaleganiu w płaceniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu w płaceniu podatków, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem złożenia oferty. 4.4. Dowód wpłaty wadium: kwota w wysokości 1 000,00 zł wpłacona przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego Nr 22 1140 2088 0000 5970 8100 1001 w mbanku S.A. lub w kasie Zamawiającego pawilon przy ul. Konstytucji 3 Maja 24. 4.5. Wykaz pracowników posiadających uprawnienia do wykonywania dozoru lub eksploatacji instalacji i urządzeń elektroenergetycznych do 1 kv, wraz z posiadanymi uprawnieniami kwalifikacyjnymi (załączyć kserokopie). 4.6. Charakterystyka techniczna wyposażenia będącego w dyspozycji, niezbędnego do wykonania robót. 4.7. Wypełniony i podpisany załącznik nr 3, tj. Harmonogram z wyceną pomiarów instalacji elektrycznych... 2
Kserokopie dokumentów należy poświadczyć własnoręcznym podpisem za zgodność z oryginałem. Pozostałe dokumenty należy przekazać podpisane przez Oferenta lub odpowiednią instytucję. 5. Wadium: 5.1. Wadium podlega utracie w razie cofnięcia oferty po upływie terminu składania ofert lub w razie uchylenia się Oferenta, który wygrał przetarg od realizacji zamówienia na warunkach określonych w formularzu przetargowym. Wadium w takim przypadku przechodzi na rzecz Zamawiającego. 5.2. Wadium w wysokości wpłaconej (bez odsetek) podlega zwrotowi: dla Oferentów nie wybranych w przetargu bezpośrednio po podpisaniu umowy z wybranym oferentem, ale nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od daty wygaśnięcia oferty dla Oferenta wybranego w przetargu niezwłocznie po zawarciu umowy, ale nie wcześniej niż po wniesieniu przez oferenta zabezpieczenia należytego wykonania przedmiotu umowy, o ile takie zabezpieczenie jest wymagane umową dla Oferenta, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert niezwłocznie po podjęciu stosownej uchwały przez Zarząd Zamawiającego w przypadku unieważnienia postępowania wadium zwraca się w terminie 7 dni roboczych od dnia unieważnienia przetargu Oferentowi, który złożył ofertę nieważną, Zamawiający zwraca wadium w terminie 7 dni roboczych od daty podjęcia stosownej uchwały przez Zarząd Zamawiającego 6. Warunki umowne: 6.1. Wykonawca wykona przedmiot umowy zgodnie z postanowieniami zawartymi w formularzu przetargowym i podpisanej na jego podstawie umowie, obowiązującymi warunkami technicznymi, polskimi normami, zasadami sztuki budowlanej i wiedzy technicznej oraz dokumentacją techniczno ruchową. 6.2. Prace w poszczególnych budynkach i obiektach należy bezwzględnie wykonać w miesiącach określonych w harmonogramie, uwzględniając w protokołach pomiarów zaistniałe zmiany w okresie od poprzednich pomiarów. Prace należy wykonywać w dni robocze w godzinach od 8 00 do 20 00. 6.3. Zamawiający przerwie wykonywanie robót nie spełniających wymagań punktu 6.1 i zażąda ponownego ich wykonania. Odmowa ponownego wykonania robót stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy i do odmowy wypłaty wynagrodzenia umownego za te roboty. 6.4. W przypadku nie wykonania ciążących na Wykonawcy obowiązków umownych, Zleceniodawca ma prawo zlecić innemu wykonawcy realizację robót na Jego koszt. W takim przypadku Wykonawca dokona zapłaty wystawionej faktury w terminie 7 dni od jej otrzymania. 3
6.5. Pracownicy wykonujący przedmiot umowy muszą posiadać uprawnienia do wykonywania dozoru lub eksploatacji instalacji i urządzeń elektroenergetycznych do 1 kv. 6.6. Wykonawca poniesie odpowiedzialność za wszelkie ewentualne szkody powstałe w wyniku prowadzonych przez niego robót. 6.7. W trakcie prowadzonych robót Wykonawca zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących przepisów BHP i ochrony środowiska. 6.8. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez pracowników realizujących roboty na O/M Na Skarpie identyfikatorów ze zdjęciem umieszczonych w widocznym miejscu. 6.9. Podstawą wystawiania faktur będzie kompleksowe, terminowe i prawidłowe jakościowo wykonanie prac na poszczególnych obiektach, potwierdzane comiesięcznie, protokolarnie przez inspektora nadzoru. Zamawiający dopuszcza możliwość wypłaty wynagrodzenia po wykonaniu przeglądów instalacji elektrycznych w co najmniej 90% mieszkań w każdym budynku oraz w 100% pozostałego zakresu. Kwota wynagrodzenia będzie odpowiadać ilości faktycznie wykonanych pomiarów. Termin płatności faktury: 14 dni od daty jej otrzymania przez Zamawiającego. Za zwłokę w zapłacie należności za wykonanie przedmiotu zamówienia przysługują odsetki ustawowe. 6.10. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kar umownych za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy oraz za zwłokę w wywieszeniu ogłoszeń - w wysokości 100,00 zł za każdy dzień zwłoki w danym budynku. Kary umowne będą potrącane z faktur. 6.11. Wykonawca udziela 5 lat nieodpłatnej gwarancji z tytułu odpowiedzialności za wady przedmiotu zamówienia. Termin gwarancji liczy się od daty przekazania Książki okresowej kontroli instalacji elektrycznych. 6.12. W przypadku gdy Zleceniodawca nie będzie dokonywał terminowo płatności faktur, Wykonawca ma prawo wypowiedzieć umowę z dwumiesięcznym okresem wypowiedzenia. W przypadku gdy Wykonawca nie będzie wykonywał robót zgodnie z ustaleniami umownymi lub ogłosi upadłość czy rozwiązanie firmy, Zleceniodawca ma prawo wypowiedzieć umowę z miesięcznym okresem wypowiedzenia. 6.13. Przetwarzanie danych osobowych: I. Powierzenie przetwarzania danych osobowych: 1. W związku z realizacją niniejszej umowy Zamawiający powierza przetwarzanie danych osobowych Wykonawcy w rozumieniu art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.) zwanej dalej Ustawą". 2. Zamawiający oświadcza, że jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Ustawy w stosunku do danych powierzonych Wykonawcy. 3. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zakresie określonym w punkcie II. 4. Zmiana zakresu powierzonych danych nie powoduje konieczności zmiany umowy i następuje poprzez pisemne oświadczenie złożone Wykonawcy przez Zamawiającego. II. Zakres i cel przetwarzania danych: 1. Wykonawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej umowy, następujące kategorie danych osobowych/zbiory danych osobowych: 4
1) imię i nazwisko 2) adres zamieszkania 3) telefon 4) inne dane niezbędne do wykonania niniejszej umowy 2. Powierzone przez Zamawiającego dane osobowe będą przetwarzane przez Wykonawcę wyłącznie w celu przewidzianym w umowie i w sposób zgodny z niniejszą umową. 3. Wykonawca w ramach realizacji obowiązków wynikających z niniejszej umowy może wykonywać tylko takie operacje na danych, które są niezbędne do należytego wykonania przedmiotu umowy. III. Sposób wykonania umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych: 1. Wykonawca zobowiązuje się, przy przetwarzaniu danych osobowych, o których mowa w punkcie 2 ust 1, do ich zabezpieczenia poprzez podjęcie środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w art. 36-39a Ustawy. 2. Wykonawca oświadcza, iż sposób prowadzenia i zakres dokumentacji, o której mowa w art. 39a Ustawy oraz środki techniczne i organizacyjne zastosowane w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych są zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 Nr 100, poz. 1024). 3. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Ustawą oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą. 4. Zamawiający ma prawo do kontroli sposobu wykonywania niniejszej umowy przez Wykonawcę oraz żądania składania przez niego pisemnych wyjaśnień. 5. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o: - każdym przypadku naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych mu do przetwarzania, w tym o naruszeniu tajemnicy danych osobowych lub ich niewłaściwego wykorzystania, - jakimkolwiek prowadzonym w stosunku do niego postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez niego danych osobowych. IV. Odpowiedzialność Wykonawcy: 1. Wykonawca jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z niniejszą umową, a w szczególności za udostępnienie osobom nieupoważnionym. 2. W przypadku naruszenia przepisów Ustawy lub niniejszej umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w następstwie czego Zamawiający jako administrator danych osobowych zostanie zobowiązany do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarany karą grzywny, Wykonawca zobowiązuje się pokryć Zamawiającemu poniesione z tego tytułu straty i koszty. V. Zasady zachowania poufności: Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów i dokumentów otrzymanych od Zamawiającego i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy, w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej. 7. Oświadczenia Oferenta: 7.1. Oświadczam, że zapoznałem się z warunkami przetargu i przyjmuję je bez zastrzeżeń oraz, że wypełniłem formularz przetargowy po zapoznaniu się z zamieszczonymi w nim warunkami. 7.2. Oświadczam, że w przypadku wygrania przetargu podpiszę umowę w siedzibie Zamawiającego zawierającą ustalenia z formularza przetargowego. 7.3. Przyjmuję do wiadomości, że jestem związany ofertą przez okres 30 dni od daty podpisania protokołu przetargowego. 7.4. Oświadczam, że na dzień złożenia oferty nie zaistniała żadna z n/wym. sytuacji: a) nie jestem podmiotem gospodarczym, w odniesieniu do którego wszczęto postępowanie likwidacyjne 5
b) nie jestem podmiotem gospodarczym, którego upadłość ogłoszono c) nie jestem podmiotem gospodarczym, w odniesieniu do którego wszczęto postępowanie upadłościowe d) nie jestem podmiotem gospodarczym, który zalega z płaceniem podatków lub składek na ubezpieczenia społeczne 7.5. Oświadczam, że w przypadku wyboru mojej oferty wyrażam zgodę na umieszczenie na stronie internetowej Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie w Toruniu informacji o nazwie firmy, jej siedzibie (miejscowość), nazwisko osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą oraz oferowaną cenę. 7.6. Oświadczam, że zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu umowy w wysokości 5% jej wartości wniosę w formie: a) pieniądza (przelewem na rachunek bankowy Zamawiającego Nr 22 1140 2088 0000 5970 8100 1001 w mbanku S.A.)* b) weksla in blanco wraz z porozumieniem wekslowym ustalającym kwotę wekslową* c) gwarancji bankowej* (* niepotrzebne skreślić) Do czasu przekazania gwarancji bankowej - na poczet zabezpieczenia należytego wykonania przedmiotu umowy zostanie zatrzymane wadium. W przypadku gdy kwota zabezpieczenia przekroczy kwotę wadium Wykonawca dopłaci różnicę i dowód wpłaty przedłoży Zamawiającemu przy podpisywaniu umowy. 7.7. Oświadczam, że wyrażam zgodę* / nie wyrażam* zgody na zaliczenie wpłaconej kwoty wadium na poczet zabezpieczenia należytego wykonania przedmiotu umowy (dotyczy zabezpieczenia wniesionego w pieniądzu). (* niepotrzebne skreślić) Uwaga: zabezpieczenie należytego wykonania przedmiotu umowy zostanie zwrócone na wniosek Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty upływu okresu gwarancji. 8. Ocena złożonych ofert zostanie dokonana w oparciu o następujące kryteria: Cena 100 %, Ocena zostanie dokonana odrębnie dla: I. Okresowych przeglądów pięcioletnich instalacji elektrycznych w 23 budynkach mieszkalnych (w 1723 mieszkaniach) oraz instalacji odgromowych w 16 budynkach, II. Okresowych przeglądów pięcioletnich instalacji elektrycznych w 8 dyżurkach parkingów wraz z 40 lampami oświetleniowymi, III. Okresowych przeglądów rocznych instalacji elektrycznych zasilających 71 lamp oświetlających boiska sportowe IV. Okresowych przeglądów rocznych instalacji elektrycznych w 132 lokalach użytkowych (biurach, lokalach, garażach, piwnicach) oraz instalacji odgromowych w 3 pawilonach, 6
9. Załączniki do formularza przetargowego: - nr 1 harmonogram - nr 2, 2a, 2b, 2c - zakres robót - nr 3 harmonogram z wyceną pomiarów - mapka osiedla Informacje dodatkowe: 1. Termin składania ofert ustala się do dnia 14.12.2017r. do godz. 11 00. 2. Ofertę należy złożyć w sekretariacie Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie ul. Kardynała Stefana Wyszyńskiego 6 1 piętro, na formularzu przetargowym pobranym ze strony internetowej (niedopuszczalne jest edytowanie formularza). W formularzu powinny być ręcznie wypełnione wszystkie wolne rubryki, powinny być dołączone do niego wszystkie wymagane dokumenty, formularz musi być zaopatrzony w datę i podpis oferenta. 3. Dokumenty przetargowe należy przekazać w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: Przetarg pomiary elektryczne. 4. Otwarcie ofert nastąpi dnia 14.12.2017r. o godz. 11 00 w siedzibie Spółdzielni sala narad (sekretariat). 5. Zamawiający ma prawo nie rozpatrywać ofert złożonych przez Oferentów, którzy otrzymali negatywną opinię odnośnie wcześniej wykonywanych prac na rzecz Spółdzielni, wykonywali je niewłaściwie w zakresie terminowości, jakości lub fachowości. 6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana dla realizacji przedmiotu zamówienia uchyla się od zawarcia umowy na warunkach określonych w formularzu przetargowym, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 7. Przetarg jest organizowany w oparciu o dostępny na stronie internetowej Zamawiającego Regulamin organizowania i przeprowadzania przetargów na wykonanie robót w Spółdzielni Mieszkaniowej Na Skarpie w Toruniu. 8. Osoby upoważnione do udzielania wyjaśnień ze strony Zamawiającego: a) W sprawach technicznych (tel. (56) 648-61-50): Inspektor Techniczny Robót Elektrycznych: Zbigniew Polny, b) W sprawach formalnych (tel. (56) 648-67-84 wewn. 219): Kierownik Działu Technicznego Ryszard Fiedler Specjalista ds. Technicznych - Renata Kaźmierczak Toruń, dnia. (podpis Oferenta, nr telefonu i faxu, adres e-mail) 7