Zasady korespondencji Elementy pism Wszystkie pisma mają pewne elementy różnicujące je oraz pewne elementy wspólne. Elementem wspólnym jest treść i wymagania, jakie powinna ona spełniać, aby pismo było uprzejme, przejrzyste, właściwie zredagowane a przede wszystkim skuteczne. Biorąc pod uwagę poszczególne elementy pisma i ich rozmieszczenie istnieje podział na: 1. pisma zatytułowane mające tytuł, np. upoważnienie, protokół, zawiadomienie; 2. pisma zaadresowane mające adresata, np. oferta, zamówienie, reklamacja; 3. pisma mieszane zawierające obydwa wspomniane elementy, np. list motywacyjny może mieć adres i tytuł. Jest to podział umowny wprowadzony po to, aby można było ukazać podobieństwa i różnice między nimi. W praktyce biurowej o rodzaju pisma pod tym względem decyduje nadawca. Jeśli np. zawiadamia o zebraniu w formie wywieszki pewną grupę osób i zatytułuje je "Zawiadomienie", wówczas pismo zakwalifikujemy do pism zatytułowanych. Powiadamiając o tym samym zebraniu w formie pisemnej jedną osobę i umieszczając jej adres na piśmie (a poniżej sformułowanie "Sprawa: zawiadomienie o zebraniu") nadawca decyduje się na nadanie pismu formy pisma zaadresowanego. Umieszczając na piśmie, zarówno adres, jak i tytuł - napisze pismo mieszane. Takie techniczne manipulacje nie są jednak możliwe w odniesieniu do pewnej grupy pism, w której w ogóle nie jest określany adresat. Pisma te dotyczą pewnych działań wewnątrzorganizacyjnych i stanowią jedynie załącznik do innych dokumentów kierowanych do adresata, np. protokół odbioru towaru załączony do reklamacji potwierdza fakt zaistnienia niezgodności towaru lub usługi ze złożonym zamówieniem. Pisma zatytułowane mogą wystąpić w każdym rodzaju korespondencji omawianej w niniejszym opracowaniu. Aby umożliwić rozróżnianie pism na podstawie tego kryterium, przytoczę poniżej cechy charakterystyczne każdego z wymienionych rodzajów pism oraz podam jego schemat. Pozwoli to Czytelnikowi na samodzielne dokonanie wyboru formy pisma. PISMA ZATYTUŁOWANE Układ pisma zatytułowanego nie jest określony żadną normą, ale zwyczajowo rozmieszczenie poszczególnych elementów wygląda następująco: 1. Pieczęć nagłówkowa nadawcy (jeśli nie używamy blankietu firmowego), w lewym górnym rogu blankietu. 2. Pełna data, tj. nazwa miejscowości, dzień, miesiąc, rok po prawej stronie. Unikamy zapisu miesiąca cyfrą rzymską, a także połączenia zapisu słownego z numerycznym, np. Warszawa, dnia 1999-03-11, jest to bowiem nieprawidłowa składnia. Spotykamy następujące formy pisania dat: o Warszawa, dnia 20-03-1999, o Warszawa, 1999-03-20, o Warszawa, dnia 20 marca 1999 roku. Nie należy stosować : o o skracania roku, np. 97 r., skracania dnia, np. dn. Powinno się pisać miesiąc cyframi arabskimi lub słownie, na drukach urzędowych wpisywać zero w miejsce brakujących dziesiątek, a na końcu nie stawiać kropki. W różnych krajach jest przyjęty inny system pisania dat. Tak napisana data: 12/10/ 97 może być odczytana w Wielkiej Brytanii jako 12 października, a w USA będzie to 10 grudnia. Aby uniknąć nieporozumienia w odczytywaniu daty, najlepiej miesiąc pisać słownie.
2 3. Tytuł pisma pośrodku pola pisania uwypuklony za pomocą wersalików (dużych liter), podkreślenia, pogrubienia itp. 4. Treść pisze się w układzie blokowym, tzn.: każdy wiersz rozpoczyna się od lewego marginesu, ale "nowe myśli" ujmuje się w bloki oddzielane dodatkowym odstępem (czasami nazywanym "interlinią", "światłem") wielkości jednego "skoku" (należy pamiętać, że skok liczony jest przy odstępie pojedynczym, zarówno w komputerze, jak w maszynie do pisania). 5. Zwroty grzecznościowe (na początku i na końcu pisma) zwykle są pomijane w pismach "roboczych"-zawiadomieniach, komunikatach, sprawozdaniach, wnioskach, protokołach itp. 6. Podpis (lub podpisy) są umieszczane w odległości 3 "skoków" od końca treści, zgodnie z przyjętymi zasadami, czyli: o jeśli jest jeden podpis - umieścimy go po prawej stronie, o jeśli dwa - po prawej umieścimy podpis osoby stojącej w hierarchii wyżej, o jeśli są trzy podpisy - osoba stojąca w hierarchii najniżej podpisze pośrodku pola. 7. Załączniki (np. w protokole) umieszcza się przy lewym marginesie, na poziomie podpisu złożonego po prawej stronie lub w odległości 2 skoków od podpisu złożonego z lewej. 8. Inne elementy dodatkowe (do wiadomości, otrzymują, rozdzielnik) umieszcza się jako ostatni element pisma po załącznikach, przy lewym marginesie. Pisma zatytułowane mogą być wielostronne. Należy wówczas strony ponumerować u góry (lub częściej u dołu), pamiętając, że w żadnym opracowaniu nie pisze się numeru strony na stronie pierwszej. Jeśli na stronie końcowej jest zbyt mało miejsca, aby estetycznie i zgodnie z zasadami umieścić podpisy i elementy końcowe pisma, wówczas należy przynajmniej dwa ostatnie wiersze treści na poprzedniej stronie przenieść na stronę ostatnią, aby pod nimi umieścić brakujące (wymienione wyżej) elementy. Najczęściej występujące w praktyce pisma zatytułowane to: pełnomocnictwa, upoważnienia, zaświadczenia, zawiadomienia, ale również listy intencyjne itp. Innym rodzajem pism zatytułowanych (w których nigdy nie występuje adresat) są umowy, protokoły, sprawozdania itp. Po tym ogólnym omówieniu rozmieszczania pism stosownie do ich rodzajów, zostało umieszczone szczegółowe omówienie pisma od strony merytorycznej, przed każdym z konkretnych przykładów. Mam nadzieję, że umożliwi to wykorzystanie wzorca w różnych, zarówno typowych, jak i nietypowych sytuacjach. Schemat pisma zatytułowanego (które może wskutek pewnych zabiegów technicznych zostać napisane jako pismo zaadresowane lub mieszane) przedstawia. Nieco inaczej wygląda schemat typowego pisma zatytułowanego, jakim jest np. protokół zebrania. Główną różnicę stanowi sposób pisania daty, która nie występuje jako oddzielny element pisma, a jest zawarta w tytule, a także odmienny sposób pisania adresu jednostki, w której zebranie się odbyło. PISMA ZAADRESOWANE W pismach zaadresowanych elementem charakterystycznym jest adres odbiorcy. Jest to podział umowny, pozwalający na ustalenie pewnych cech, według których można formułować niektóre zasady pisania. Podane nazwy, oznaczenia i wymiary blankietów, nie muszą być zapamiętywane i cytowane przy różnych okazjach, ale są podawane po to, aby można je było swobodnie rozróżniać i stosować zgodnie z przeznaczeniem. Najczęstszą formą rozmieszczania pism zaadresowanych jest firmowy blankiet korespondencyjny o stałych nadrukach porządkujących całe pismo, w którym poszczególne elementy pisma (adres nadawcy i odbiorcy, znaki pisma, miejsce na określenie sprawy) mają zawsze tą samą pozycję. Rodzaje blankietów określa norma PN-76/HP-55315, która obowiązuje od l.01.1978 roku (Dz. Norm i Miar nr 20/76, poz. 80). Norma ta wyróżnia cztery zasadnicze rodzaje blankietów korespondencyjnych oraz dziesięć ich odmian, różniących się układem, formatem i rozmieszczeniem pól. Co prawda norma dotyczy blankietów pism przeznaczonych do korespondencji zewnętrznej organów administracji państwowej, jednostki gospodarki uspołecznionej, instytucji oraz organizacji społecznych i zawodowych, ale wykorzystywanie jej w odniesieniu do całej korespondencji wprowadza ujednolicenie pism i zrutynizowanie czynności, którym są one poddawane. Już na pierwszy rzut oka, pozwala na zorientowanie się, jaki to rodzaj pisma i skupienie się wyłącznie na jego treści. Jeśli w firmie brak firmowego blankietu korespondencyjnego, wówczas należy użyć czystego arkusza papieru i umieścić na nim odpowiednie znaki, stawiając w miejscu nagłówka nadawcy - pieczęć nagłówkową firmy. Wiele firm, długo działających na rynku, opracowuje specjalne blankiety firmowe, które (jako dobro niematerialne, jakim jest tradycja) pomagają zdobyć zaufanie klienta.
3 W każdym blankiecie wyróżniamy następujące części: pole nagłówkowe, zawierające dokładne informacje o nadawcy pisma, adres odbiorcy pisma (nazwa zakładu, imię i nazwisko adresata, ulica, miejscowość, kod, znaki powoławcze, dotyczące korespondencji, na którą odpowiadamy, oraz znak dotyczący naszego pisma i daty napisania, określenie sprawy, której pismo dotyczy, tekst (treść) korespondencji, podpis osoby upoważnionej do podpisywania pism (lub osób), informacje dodatkowe (załączniki, do wiadomości, według rozdzielnika). W przedsiębiorstwach najczęściej wykorzystuje się blankiety zwykłe (BZ1, BZ2 i BZ3) oraz blankiety reklamowe (BR1 i BR2). Blankiety bez kopertowe nie są używane. Na blankietach korespondencyjnych występują nadruki stałe i zmienne. Do nadruków stałych zaliczamy: "Wasze pismo z dnia", "Znak", "Nasz znak", "Data", "Sprawa", linię wyznaczającą miejsce nastawienia dziurkacza, linię sygnalizującą miejsce zakończenia pisma oraz inne, np. linię przeznaczoną na kod z miejscowością, adres nadawcy i odbiorcy. Nadruki zmienne są ustalone przez zamawiającego blankiet. Są to nadruki umieszczone w polu nagłówkowym, reklamowym, firmowym czy też innych polach oprócz pola korespondencyjnego. Pole nagłówkowe wykorzystywane jest w całości w dwóch blankietach: BZ i BR. Na blankietach BU1, BU2, BU3 nagłówek umieszczany jest po lewej stronie blankietu.[przykład pola "G" na blankiecie BZ1] Miejsce i kształt adresu zależy od typu blankietu. Najpowszechniej stosowany jest blankiet zwykły BZ w formacie A4 "przeznaczony do przesyłania korespondencji w kopertach bez okienek lub z okienkami". W polu adresowym umieszcza się adres odbiorcy pisma w układzie blokowym Przy wypełnianiu pola adresata obowiązują następujące zasady: 1. nazwę i adres adresata pisze się w kształcie prostokąta; 2. stosuje się układ blokowy; 3. pomiędzy wierszami stosuje się pojedynczy odstęp; 4. wszystkie elementy nazwy adresata pisze się w pierwszym przypadku; 5. każdy element nazwy i adresu pisze się w oddzielnym wierszu; 6. w polu adresata nie należy stosować skrótów, z wyjątkiem: skrótów stopni oraz tytułów zawodowych i naukowych, np.: mgr, inż., prof., dr; skrótów związanych z adresem, np.: ul.-ulica,al.-aleja,pl.- plac,m.-mieszkanie,im.-imienia;skrótowców, np. pw. -pod wezwaniem; 7. kolejność pisania poszczególnych elementów nazwy i adresu adresata jest następująca: o nazwa jednostki organizacyjnej lub imię i nazwisko adresata, o interlinia, czyli dodatkowy odstęp - nazwę adresata od jego adresu zawsze należy oddzielić jedną interlinią, o ulica, numer domu i ewentualnie numer mieszkania, o kod pocztowy i nazwa miejscowości; 8. nazwę miejscowości adresata należy wyróżnić poprzez napisanie jej dużymi drukowanymi literami i tłustym drukiem; 9. w polu adresata niczego nie należy podkreślać. Przykładowe, wypełnione pole adresata pisma kierowanego do konkretnej osoby, jak i do instytucji powinno wyglądać w sposób następujący: Pani Zespół Szkół Zawodowych nr l Janina Kowalska w Kępnie ul. Rynek 28 ul. Sienkiewicza 25 63-600 KĘPNO 63-600 KĘPNO Imię i nazwisko adresata może być poprzedzone jego tytułami lub stopniami naukowymi czy zawodowymi, a przed nimi można użyć dodatkowo zwrotu grzecznościowego, np.: Szanowny Pan, Szanowna Pani, Szanowni Państwo, Pani, Pan, Państwo. Taki zwrot grzecznościowy należy umieścić w oddzielnym wierszu,
4 np. Szanowny Pan mgr inż. Zenon Nowak Dyrektor Zespół Szkół Zawodowych nr 3 w Kępnie ul. Sienna 65 63-600 KĘPNO Specyficznego zwrotu grzecznościowego używa się, adresując pisma do osób zajmujących najwyższe stanowiska państwowe. Adresując pismo do prezydenta państwa, premiera, ministrów czy ambasadorów należy użyć zwrotu grzecznościowego Ekscelencja. Do tych osób należy zwracać się w trzeciej osobie; i tak pełny zwrot grzecznościowy w tym przypadku powinien mieć brzmienie: Ekscelencja Można go też napisać w dwóch wierszach, np.: Ekscelencja Po takim zwrocie, następne wiersze to imię i nazwisko, stanowisko adresata i jego adres. Specyficznego zwrotu grzecznościowego używa się, adresując pismo do rektora wyższej uczelni, np. podanie o przyjęcie na studia wyższe. Zwrot stosowany w tym przypadku to: lub w formie: Magnificencja Magnificencja Po tym zwrocie, w następnych wierszach należy wymienić: tytuły naukowe, imię i nazwisko - nieobowiązkowo, stanowisko, nazwę uczelni, po jednej interlinii, ulicę i numer domu, kod pocztowy i miejscowość, np.: Magnificencja Rektor Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu ul. Wieniawskiego 1 61-712POZNAŃ W ostatnich czasach jednostki organizacyjne coraz częściej prowadzą korespondencję z osobami duchownymi lub z parafiami, głównie Kościoła rzymskokatolickiego. Umiejętność adresowania pism do osób duchownych nabiera coraz większego znaczenia. Korespondencja taka najczęściej związana jest ze wspieraniem działalności duszpasterskiej lub charytatywnej Kościoła, poprzez przekazywanie na ten cel środków finansowych. Oprócz darowizn korespondencja z osobami duchownymi dotyczy też próśb o poświęcenie nowych pomieszczeń firmy lub też o udział przedstawicieli Kościoła w szczególnie ważnych uroczystościach przedsiębiorstwa. Przy adresowaniu takich pism obowiązują nieco odmienne zasady. Tradycja wymaga, aby niekiedy do księży zwracać się również w trzeciej osobie. Oprócz tego użyty zwrot
5 grzecznościowy, uzależniony jest od funkcji piastowanej w Kościele. Stosowane zwroty grzecznościowe w tym przypadku: do księdza wikariusza należy zwracać się zwrotem: do księdza kanonika, prałata, proboszcza lub dziekana: do księdza biskupa: do księdza kardynała: do papieża: Wielebny Przewielebny Ekscelencja Eminencja Świątobliwość Prawidłowo zaadresowana korespondencja do osób duchownych powinna wyglądać następująco: Wielebny Ksiądz Jerzy Wojciechowski Przewielebny Ksiądz Prałat Jan Kowalski Ekscelencja Ksiądz Biskup Piotr Nowakowski Eminencja Ksiądz Kardynał Józef Nowak Uwzględniając powyższe uwagi, pismo kierowane do proboszcza parafii powinno być zaadresowane następująco: Przewielebny Ksiądz Prałat Jan Kowalski Proboszcz Parafia Rzymskokatolicka pw. Św. Marcina w Kępnie ul. Kościuszki 3 63-600 KĘPNO Zwrotów grzecznościowych i innych elementów pola adresata nie należy skracać. Niektóre instytucje mają formę graficzną pisma inną niż zalecają PN, należy wtedy dostosować się do wymogów danej jednostki. Jeżeli pismo jest przeznaczone dla odbiorcy zagranicznego, wówczas adresuje się je według zasad obowiązujących w danym kraju. Adresując pisma do osób, które mogą posiadać tytuły naukowe, zawodowe lub rodowe, aby nie urazić adresatów, należy zastosować zwrot Pleno Titulo, który oznacza dosłownie: pełnym tytułem, a w korespondencji tłumaczy się go: z zachowaniem należnych tytułów. Podając ten zwrot w adresie, pisze się go w skrócie P.T., np.: Szanowni Państwo P. T. Joanna i Tomasz Niklewiczowie ul. Nowakowskiego 63/25 63-600 KĘPNO Zwrotu tego można też używać w treści pism do grupy nieznanych nam bliżej osób, z których część może
6 posiadać takie tytuły, np. w zawiadomieniach, ogłoszeniach, listach otwartych, życzeniach, dedykacjach: Uprzejmie informujemy P. T. Klientów, że... Z okazji Dnia Edukacji Narodowej składamy serdeczne życzenia P.T, Pracownikom naszej firmy... Sympatycznym P.T. Joannie i Tomaszowi Niklewiczom... Serdecznie zapraszamy P.T. Członków organów samorządu Kępna... Nazwę miejscowości - miejsca przeznaczenia pisze się w Polsce, zgodnie z normą, wraz z pięciocyfrowym kodem pocztowym. Całość nie ma być ani podkreślana, ani pisana rozstrzelonym pismem. Nazwę miejscowości należy podawać w takiej postaci, w jakiej występuje ona w urzędowym spisie miejscowości lub w księdze kodów pocztowych, jednakże bez pojawiających się tam niekiedy, pisanych kursywą dodatków; dodatki te (np. k/łańcuta, n/sanem) są zbędne. To samo dotyczy nazw dzielnic typu Kraków/N. Huta. Dodatkowa informacja jest niezbędna tylko wtedy, kiedy dana miejscowość nie ma własnej poczty; w takim przypadku należy podać nazwę miejscowości, w której mieści się urząd pocztowy. W adresie na blankiecie korespondencyjnym dwie pierwsze linie mogą być przeznaczone na dodatkowe informacje adresowe, które na kopercie markowane są zwykle za pomocą gotowych naklejek pocztowych, np ekspres, polecony, lotniczy itp. Niemiecka norma DIN rozróżnia tu trzy kategorie: dane o rodzaju przesyłki (np. polecony), dane o formie doręczenia (np. pilny) i dyspozycje uprzedzające. U nas nie ma tradycji tak dokładnego rozróżniania tych informacji. Nie ma to zresztą praktycznie większego znaczenia, skoro i tak na odnośne adnotacje przeznaczona jest jedna, najwyżej dwie linie na początku adresu. Cały adres może więc wyglądać np. tak: Polecony Kwiaciarnia Malwa Ul. Kazimierzowska 46 37-070 Przemyśl albo tak: Polecony Pilny Kwiaciarnia Malwa Ul. Kazimierzowska 46 37-070 Przemyśl Kiedy nie można zostawić odstępu między rozdzielonymi na dwa wersy informacjami dodatkowymi a nazwą adresata, podkreśla się drugą z nich, markując w ten sposób ich oddzielenie od reszty adresu.jeżeli nazwa adresata jest długa, bo obejmuje nazwisko i nazwę firmy, a chcemy zachować przejrzystość, to pole adresowe zajmuje więcej wersów - maksymalnie dziewięć. Wygląda to wówczas tak (dla ułatwienia numeruję wersy w przykładzie): 1 Pilne 2 3 Pan Dyrektor 4 Jan Kanty Pawłowski 5 Budostal 3 6 Oddział l 7 Skrytka pocztowa 18 12 34 8 9 31-868 Kraków Na blankietach korespondencyjnych BZ l, BZ2, BZ3 oraz BR l, BR2 pod polem wpływu i adresowym znajdują się nadruki stałe. Umieszcza się je w jednym wierszu, na blankietach zwykłych i reklamowych pod polem wpływu i adresowym:
7 Wasze pismo z dnia Wasz znak Nasz znak Data Odpowiednie informacje wpisuje się pod tymi nadrukami w układzie blokowym, np.: Wasze pismo z dnia Wasz znak Nasz znak Data 2001-08-31 TK-II/34/64/2001 NA- V/26/65/2001 2001-09-08 Nadruki zmienne, które ustalane są przez zamawiającego blankiet, umieszcza się głównie w polu reklamowym, informacyjnym i innych, z wyjątkiem pola korespondencyjnego. Przeważnie są to nadruki reklamowe. Coraz częściej w korespondencji brak jest nadruków stałych (Wasze pismo z dnia, znak, nasz znak, data i sprawa), w ich miejsce wprowadzone są formuły grzecznościowe: Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowny Panie Dziekanie, Szanowna Pani Prezes. Bezpośrednio po nich następuje wprowadzenie do tematu. W relacjach zwierzchnik - pracownik spotykamy np. sformułowania: Szanowna Pani Wiśniewska. Data jest obowiązkowym elementem każdego pisma. Przy jej pisaniu obowiązują następujące zasady: dzień i miesiąc musi być zapisany dwoma cyframi, a rok czterema. Zaleca się, aby datę pisać, zaczynając od roku, poprzez miesiąc do dnia, rozdzielając poszczególne elementy daty łącznikiem, np.: 2001-10-12 2001-03-09 2001-05-28 nazwę miesiąca można pisać słownie, jednak należy wtedy odwrócić kolejność i wpierw napisać dzień, potem miesiąc (zawsze w dopełniaczu), dalej cztery cyfry roku i słowo roku, np.: 12 stycznia 2001 roku 05 maja 2001 roku miesiąca nie należy pisać cyfrą rzymską, np. 12.II.2001 roku, gdyż umożliwia to fałszowanie daty poprzez dopisywanie znaków za lub przed cyfrą miesiąca, w dacie nie powinno się stosować skrótu r. zamiast słowa roku, pisząc pismo na papierze bez nadruku lub na blankiecie uproszczonym, miejsce i datę napisania pisma umieszcza się w prawym górnym jego rogu, po nazwie miejscowości powinien być przecinek i słowo dnia, a potem dopiero data, np.: Kępno, dnia 30 maja 2001 roku lub Kępno, dnia 2001-05-30 Niejednokrotnie wątpliwości budzi sposób pisania miejsca i daty napisania pisma przedstawiony w drugim przykładzie powyżej (Kępno, dnia 2001-05-30). Spotyka się twierdzenia, że przy pisaniu daty od roku, przez miesiąc do dnia, po przecinku nie powinno się stosować słowa dnia, gdyż zaraz potem pisany jest rok, a nie dzień. Po zastanowieniu można jednak stwierdzić, że pisownia taka jest prawidłowa, gdyż niezależnie od kolejności pisania elementów daty, i tak określa się przecież, obok miejsca, dzień napisania pisma (30 maja 2001 roku). Użycie słowa dnia jest tu w pełni uzasadnione. Pisząc zaś pismo na blankiecie zwykłym lub reklamowym, gdzie umieszczone są nadruki stałe, datę i znak pisma pisze się w układzie blokowym (pod tymi nadrukami). System pisania dat jest różny w różnych krajach. Data 12/10/01 w Wielkiej Brytanii odczytana zostanie jako 12 października, zaś w Stanach Zjednoczonych 10 grudnia. Aby uniknąć nieporozumień w odczytaniu daty w korespondencji pisanej za granicę, najlepiej miesiąc pisać słownie. Przedmiot sprawy powinien być wyróżniony, określony zwięźle i wynikać z treści korespondencji. Określenie sprawy jest ważnym i obowiązkowym elementem pisma. Jest jakby tytułem pisma. zadaniem jest poinformowanie adresata, w jednym lub kilku słowach, czego dane pismo dotyczy. Często podczas rozdzielania pism, osoba dekretująca pisma, przy braku czasu, nie czyta tekstu pisma i kieruje je do załatwienia na podstawie samego określenia sprawy. Określenie sprawy umieszcza się w polu korespondencyjnym, poniżej pola wpływu. Na blankietach zwykłych i reklamowych wpisuje się je po nadruku stałym - Sprawa:, zaś na blankietach uproszczonych i na papierze bez nadruku umieszcza się je również w polu korespondencyjnym, o 2-3 interlinie poniżej pola wpływu i adresowego. Pisząc określenie sprawy, zaczyna się je zawsze od wyrazu Sprawa, po którym stawia się dwukropek. Wyraz ten należy pisać wielką literą, bezpośrednio przy lewym marginesie. Następnie, po
8 dwukropku wpisuje się właściwe określenie sprawy. Przy pisaniu określenia sprawy obowiązują następujące zasady: właściwe określenie sprawy pisze się po dwukropku, zawsze małą literą, pisze się w pierwszym przypadku, ponieważ określenie sprawy jest jakby tytułem pisma, po nim nigdy nie stawia się kropki, określenie sprawy powinno być wyróżnione przez podkreślenie, pogrubienie lub kursywę, przy czym nie należy wyróżniać słowa Sprawa, najkrótszym i najczęściej stosowanym określeniem sprawy jest zwykle nazwa danego pisma. Np.: Sprawa: zlecenie Sprawa: zamówienie Sprawa: reklamacja Sprawa: a w i z o Sprawa: oferta Sprawa: przeszeregowanie Sprawa: organizacja praktyk uczniowskich Sprawa: niesłuszne obciążenie rachunku bankowego Treść korespondencji powinna się rozpoczynać w odległości 2-3 interlinii poniżej określenia sprawy. Przy czym należałoby zwrócić uwagę na to, aby odległość od tekstu nazywającego adresata do określenia sprawy była większa niż odległość pomiędzy określeniem sprawy i tekstem. Spowodowane jest to tym, że określenie sprawy związane jest z tekstem pisma, a nie z adresatem. Przed napisaniem tekstu, jeśli pismo ma charakter listu (list motywacyjny, list intencyjny), powinno się umieścić zwrot grzecznościowy rozpoczynający list i wtedy treść pisma należy rozpocząć w odległości 1-2 interlinii poniżej tego zwrotu. Zwrot grzecznościowy należy umieścić zamiast określenia sprawy i w jego miejscu, zaraz przy lewym marginesie, np.: Szanowna Pani Dyrektor, Szanowny Panie Prezesie, Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. Jeśli po takim zwrocie grzecznościowym: postawi się przecinek, to treść listu należy rozpocząć poniżej od małej litery, nie postawi się żadnego znaku interpunkcyjnego, to treść listu zaczyna, się również poniżej, ale od dużej litery. W treści pism urzędowych należy unikać pozostawiania spójnika lub przyimka na końcu wiersza. Nie należy też kończyć wiersza myślnikiem. W zasadzie nie zaleca się też dzielenia wyrazów i przenoszenia ich części do następnego wiersza. W praktyce dzielenie wyrazów jest dopuszczalne i stosuje się je głównie wtedy, gdy na końcu wiersza ma pozostać przyimek, spójnik lub myślnik. Lepszym rozwiązaniem jest wtedy przedzielenie wyrazu. Dzielenie wyrazów jest też bardzo przydatne przy wyrównywaniu tekstu do lewego i prawego marginesu. Dzięki niemu zapewnia się równe odstępy pomiędzy wyrazami w poszczególnych wierszach. Pismo powinno wypełniać całą przestrzeń pomiędzy marginesami. Wybierając format papieru, należy o tym pamiętać. Szczególnie zalecanymi formatami są A4 (210 x 297 mm), który stosuje się w układzie pionowym i A5 (148 x 210 mm) w układzie poziomym. Te dwa formaty papieru są najczęściej stosowane w korespondencji biurowej. Pisma z niewielką ilością tekstu należy pisać na papierze o formacie A5. Na takim formacie najczęściej sporządza się: pisma przewodnie, zaświadczenia, karty urlopowe, upoważnienia, itp. W innych przypadkach należy korzystać z papieru o formacie A4. Jeśli pismo nie zajmuje całej powierzchni między marginesami, należy je przeredagować, lub zmienić układ jego tekstu. Zaleca się w takim przypadku zwiększenie odstępów pomiędzy częściami pisma lub wierszami. Można też zastosować inny układ tekstu, jak np. układ francuski, w którym stosuje się większe wcięcie i dodatkowo interlinię między akapitami. Podczas redagowania pism przy użyciu komputera należy używać funkcji justowania, która wyrównuje tekst do prawego i lewego marginesu. Zaleca się używanie prostych czcionek, np.: Times New Roman, Courier, Arial. Treść pism powinno się pisać czcionkami o wielkości 10-12 punktów oraz 14-16 punktów przy pisaniu tytułów. Podczas redagowania pisma należy pamiętać o tym, aby myśli w nim wyrażone były ułożone w przejrzysty i logiczny sposób. Dlatego też poszczególne zagadnienia ujmować należy w oddzielnych częściach tekstu pisma (akapity, bloki), a ważne informacje w treści pisma należy wyróżniać. Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady: podpis umieszcza się z prawej strony w odległości 2-3 interlinii od ostatniego wiersza tekstu, przy czym na piśmie jednostronnym podpis powinien być umieszczony tuż nad dolnym marginesem i
9 jednocześnie przy prawym marginesie, jeśli zamiast pieczątki imiennej, stanowisko oraz imię i nazwisko pisze się na maszynie, pomiędzy stanowiskiem służbowym, a tytułem, imieniem i nazwiskiem należy pozostawić odstęp (2-3 interlinie), który przeznaczony jest na podpis, podpis musi być własnoręczny, podpis wykonany powinien być piórem lub długopisem, podpis powinien być pełny, za podpis pełny uważa się także podpis złożony z pierwszej litery imienia i nazwiska, na kopiach można stosować skrócony podpis, czyli parafę, niedopuszczalne jest to jednak na oryginale pisma, przy wysyłaniu zawiadomień, wezwań lub zaproszeń można stosować zamiast podpisu pieczątkę, która go odwzorowuje, czyli faksymile, jeśli pismo podpisują dwie osoby, to obie składają podpisy w jednej linii obok siebie, przy czym z prawej strony podpis składa osoba zajmująca wyższe stanowisko, a z lewej niższe, np.: Gł.księgowy Prezes zarządu Maria Niska Jan Kowalski /mgr Maria Niska/ /mgr inż. Jan Kowalski/ jeśli osoby podpisujące pismo zajmuj ą równorzędne stanowiska, to z prawej strony podpis składa zawsze osoba odpowiedzialna za załatwienie sprawy, która jest poruszana w piśmie, jeżeli pisma nie może podpisać osoba upoważniona do podpisywania, podpis może wtedy złożyć inna, zastępująca ją osoba. Podpis musi być poprzedzony oznaczeniami: z up. - z upoważnienia, wz. -w zastępstwie, w końcowych częściach pisma coraz częściej używa się zwrotów pożegnalnych, które umieszcza się pomiędzy tekstem a podpisem, po nich nie należy stawiać kropki, np. : Z poważaniem Załączam wyrazy szacunku Z wyrazami szacunku Z należnymi wyrazami Załączam pozdrowienia Oczekuję na odpowiedź, pozostaję z poważaniem Jeśli w piśmie zastosowano zwrot pożegnalny, podpis umieszcza się o 2-3 interlinie poniżej tego zwrotu. Z lewej strony, bezpośrednio przy lewym marginesie, na wysokości podpisu umieszcza się informacje dodatkowe: o załącznikach, o tym, do czyjej wiadomości pismo wysłano, według jakiego rozdzielnika dokonano rozdziału. Przy umieszczaniu w piśmie informacji dodatkowych obowiązują następujące zasady: 1. Jeśli załączniki wymienione są w treści pisma z nazwy, w informacjach dodatkowych informuje się tylko o ich ilości nie podając dodatkowo ich nazwy, np.: Załączniki: 3, Załączników: 5. 2. Jeśli załączników jest więcej niż pięć i wymienione są w treści pisma z nazwy, można napisać: Załączników: plik. Lepszym jednak rozwiązaniem jest podawanie każdorazowo liczby załączników. 3. Jeśli w treści pisma nie ma informacji o rodzaju załączników, należy je wymienić z nazwy w informacjach dodatkowych: Załączniki: 1.Plan zagospodarowania miasta. 2.Mapa osiedla Kopa. 3.Analiza finansowa. Dyrektor Jan Maliniak /inż.jan Maliniak/ lub też w formie: Załączniki: 1)plan zagospodarowania miasta, 2)mapa osiedla Kopa, 3)analiza finansowa. Dyrektor Jan Maliniak /inż.jan Maliniak/ Jeśli załączniki wymieniane są w informacjach dodatkowych z nazwy, obowiązują przy tym
10 następujące zasady: o jeśli po numerze załącznika postawi się kropkę, to po niej nazwę załącznika należy pisać wielką literą, o jeśli po numerze załącznika postawi się nawias lub znak złamania (/), to po nim nazwę załącznika pisze się małą literą. Specyficzne rozwiązanie stosowane jest w różnego rodzaju podaniach, w których zwykle nie wymienia się nazw załączników w treści, tylko w informacjach dodatkowych. Wymieniając załączniki w tych pismach, ich nazwy poprzedza się informacją: Do padania załączam. Np.: Do podania załączam: 1.Kwestionariusz osobowy. 2.Świadectwo pracy. 3.Orzeczenie lekarskie. Dyrektor Jan Maliniak /inż. Jan Maliniak/ 4. Jeśli pismo oprócz adresata wysyłąne jest do wiadomości innych odbiorców, to informacja o tym musi być umieszczona w informacjach dodatkowych, np.: Do wiadomości: 1.Sąd rejonowy w Mielnie. 2.Urząd Skarbowy w Mielnie. 3.Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Mielnie. Dyrektor Jan Maliniak /inż. Jan Maliniak/ 5. W sytuacji, gdy identyczne pismo wysyłane jest do kilku adresatów, w polu adresowym umieszcza się informację: Wg rozdzielnika, a rozdzielnik umieszcza się w informacjach dodatkowych. Oryginał pisma pozostaje wtedy wyjątkowo u nadawcy, a kopie przesyła się do wymienionych w rozdzielniku adresatów, przy czym w rozdzielniku należy podkreślić adresata, do którego dana kopia jest wysyłana. Postępowanie takie podyktowane jest tym, że wysłanie do któregoś z adresatów oryginału byłoby wyróżnieniem go i zarazem nietaktem wobec pozostałych, np.: Rozdzielnik: 1.Wyższa Szkoła Bankowości w Bielsku-Białej. 2.Wyższa Szkoła Biznesu w Bielsku-Białej. 3.Politechnika Łódzka Dyrektor Adam Nowak /mgr Adam Nowak/ 6. Jeśli pismo podpisują dwie osoby, informacje dodatkowe umieszcza się w odległości 2-3 "enterów" poniżej podpisów (też przy lewym marginesie). 7. Jeśli pod treścią pisma umieszczone są informacje o załącznikach, to rozdzielnik umieszcza się poniżej tych informacji. Gdy treść pisma nie mieści się na jednej stronie, należy jej część przenieść na następną. Przenosząc pismo na następną stronę, stosować można dwie techniki. Pismo można pisać dwustronnie lub jednostronnie. Korespondencja reprezentacyjna i pisma specjalne powinny być zawsze pisane jednostronnie. Przenosząc część pisma na następną stronę, w miejscu podpisu (prawy dolny róg) na poprzedniej stronie stawia się znak przeniesienia:./. Po przeniesieniu części tekstu na następną stronę, powinny na niej znaleźć się co najmniej 3 lub 4 wiersze tekstu i podpisy. Nie wolno przenosić na następną stronę samych podpisów, jak i samych podpisów z informacjami dodatkowymi (załączniki, do wiadomości, rozdzielnik). Na następnej stronie należy umieścić numer strony. W pismach wielostronnych brak numeru strony może być dużym utrudnieniem, jeśli kartki, na których jest napisane pismo, nie są odpowiednio spięte. Numer strony należy umieścić nie wyżej, niż 20 mm od górnej krawędzi strony (na środku strony lub po zewnętrznej stronie, z uwzględnieniem marginesu). Treść należy wtedy rozpocząć poniżej, w odległości nie mniejszej niż l0mm poniżej numeru strony. Przy pisaniu pism dwustronnie, na stronie parzystej należy zamienić miejscami prawy i lewy margines: lewy margines powinien mieć 10-15mm, prawy zaś 25-30 mm. Zamiana ta jest konieczna z uwagi na to, że do wpięcia pisma do skoroszytu czy segregatora, na odwrotnej stronie pisma przeznaczony jest nie lewy, a prawy margines. Dlatego prawy margines musi być odpowiednio większy. W prawidłowo napisanym dwustronnym piśmie, po obejrzeniu go pod światło, marginesy, z jednej i drugiej
11 strony, powinny się pokrywać. Jest to najlepszy sposób sprawdzenia prawidłowości sporządzenia marginesów w pismach pisanych dwustronnie. Należy również pamiętać o marginesie dolnym, czyli "polu D" przeznaczonym na informacje dodatkowe o nadawcy: telefon, telex, fax, numer konta bankowego. Opisany powyżej układ graficzny to najbardziej popularny w Polsce europejski układ graficzny pisma. Ostatnio często spotyka się pisma o innym układzie, jest to amerykański układ graficzny. Układ ten może być stosowany zarówno na blankietach korespondencyjnych, jak i na papierze bez nadruku. Pole adresata, zwrot pożegnalny, podpis oraz informacje dodatkowe umieszcza się, w odróżnieniu od układu europejskiego, zaraz przy lewym marginesie. PISMA MIESZANE Pisma mieszane (posiadające zarówno adres, jak i tytuł) są rozmieszczane na czystych blankietach korespondencyjnych lub na blankietach oznaczonych symbolami BU I, BU2 (czyli blankietach uproszczonych). Dla uwypuklenia różnic i podobieństw do poprzednich układów, ponownie zostaną krótko przedstawione ich elementy. 1. Nagłówek jest wydrukowany na blankiecie korespondencyjnym lub zawiera pieczęć nagłówkową (wówczas u góry przy lewym marginesie) bądź nazwę i adres nadawcy napisane na komputerze lub maszynie (czasami nawet odręcznie). 2. Data jest napisana podobnie jak w pismach zatytułowanych, po prawej stronie pisma, tuż pod górnym marginesem. 3. Znak powoławczy pisma umieszcza się w odległości 2-3 skoków poniżej adresu nadawcy. 4. Adres odbiorcy musi być napisany zgodnie z zasadami (czyli po prawej stronie osi pola pisania, z zachowaniem dodatkowego skoku pomiędzy nazwą a siedzibą odbiorcy i rozpoczynaniem wszystkich elementów adresu od jednego miejsca). Wszelkie fantazyjne rozwiązania w ujęciu adresu (asymetria, "schodki") raczej szkodzą niż pomagają. Należy pamiętać o poprawnym, tzn. logicznym, dzieleniu długich nazw instytucji, aby zmieścić je w obrębie okienka adresowego. Nie wolno stosować w adresie skrótowców (tworzonych od pierwszych liter nazwy), a także dzielić wyrazów. Należy stosować skróty tytułów naukowych (dr, mgr, inż..), natomiast nie należy skracać tytułów grzecznościowych; Pan, Szanowna Pani, ani zawodowych - Dyrektor Generalny, Specjalista ds. Marketingu. 5. Tytuł pisma powinien być wypośrodkowany w stosunku do pola pisania i uwypuklony np. wersalikami, czyli dużymi literami. Jeśli nie jesteśmy w stanie określić tytułu w dwóch, trzech słowach, powinniśmy raczej zasygnalizować sprawę. 6. Zwrot grzecznościowy na początku pisma stosujemy lub nie, zależnie od sprawy i firmy, z którą korespondujemy. 7. Treść powinna być jednoznacznie, przejrzyście (czyli z uwzględnieniem wprowadzenia, przedstawienia sprawy, uzasadnienia i wniosków) i uprzejmie zredagowana, estetycznie rozmieszczona (układ graficzny, odstępy) oraz starannie napisana. 8. Zwroty grzecznościowe końcowe (Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku) mogą, ale nie muszą być stosowane, zależy to bowiem od charakteru pisma. 9. Podpis lub podpisy składa się według ogólnie obowiązujących (wyżej wspomnianych zasad), podobnie zresztą, jak elementy dodatkowe (tj. Załączniki:, Do wiadomości:). Przykładem pisma mieszanego może być list motywacyjny wielokrotnie omawiany w fachowej literaturze. Innym przykładem (niezbyt typowym, ponieważ brak w nim zarówno tytułu, jak i określenia sprawy) jest zamieszczony niżej list, jaki mogłaby otrzymać od "niedoszłego" pracodawcy osoba ubiegająca się o przyjęcie do pracy. Sprawę przyjęcia załatwiono odmownie, ale firma odpowiedziała na złożoną ofertę. Taki sposób załatwienia sprawy świadczy o wysokiej kulturze zawodowej i osobistej zatrudniającego (a właściwie działu kadr lub sekretarki, która napisała to pismo). Zwróćmy uwagę, że drobne działania, jakie podejmuje każdy z pracowników na własnej "działce zawodowej" są identyfikowane przez otoczenie z działaniem całej firmy lub urzędu, tworząc ich pozytywny lub negatywny wizerunek. Należy sobie zdawać sprawę z tego, że za pomocą pisma przesyłamy nie tylko komunikaty werbalne, czyli napisane słowa. Równie ważne są komunikaty niewerbalne, tzn.: rodzaj i format papieru,
12 przestrzeganie marginesów i innych zasad rozmieszczania pisma, umiejętność uwypuklania szczegółów, poprawność językowa, skreślenia i inne poprawki, rodzaj użytej czcionki lub charakter pisma (przy piśmie odręcznym), sposób zaadresowania koperty, sposób włożenia blankietu do koperty, użycie odpowiedniego środka komunikacji (np. zaproszeń nie przesyła się fuksem), i wielu innych elementów używanych w komunikacji pisemnej. Tworzą one wizerunek nadawcy w oczach odbiorcy pisma i mogą zostać potraktowane przez adresata jako dodatkowe argumenty "za" lub "przeciw" podejmowanej decyzji. Świadomość istnienia komunikacji niewerbalnej, zarówno w mowie, jak i piśmie, pozwala ominąć wiele niebezpiecznych zakrętów, jakie spotykamy w swojej pracy zawodowej. FAKSY Obecnie bardzo często stosuje się w korespondencji wysyłanie informacji telefaksem (jednak nie wszystkie dokumenty mogą być w taki sposób przesyłane, faktury bowiem powinny być dostarczane w oryginale). Jest to wspaniały sposób na szybkie dostarczenie odbiorcy właściwie każdej informacji w formie pisma, rysunku, tabelki, zestawienia itp. Ponieważ przesyłanie fuksem pojawiło się dopiero w kilkanaście lat po wprowadzeniu normy, dotyczącej rozmieszczania pism na blankietach korespondencyjnych, siłą rzeczy forma graficzna tuk s u nie jest znormalizowana. Należy jednak mieć na uwadze, do kogo taks jest kierowany i w jakim celu. Na przykład potwierdzenie zamówienia jest drugą częścią zawartej umowy kupna-sprzedaży i zasługuje na potraktowanie go z należytym szacunkiem, tymczasem spotyka się niekiedy taksy o bardzo familiarnej formie i treści. Dobrze byłoby również ponumerować faksowane strony, aby uniknąć pomyłek podczas przesyłania dokumentów wielostronicowych. Co prawda faks numeruje je sam, ale jeśli pomylimy się przy wkładaniu faksowanych stron, wówczas trudno będzie złożyć spójny dokument. Powinniśmy opracować stały układ faksu. W strukturze tej należy umieścić następujące elementy: Dla: nazwa firmy do której kierujemy faks, czyli dane adresata. Faks: nr faksu adresata. Od: nazwisko i nazwa firmy nadawcy. Data: (wysyłanego faksu). Liczba stron: (wraz ze stroną tytułową, jeśli faks jest wielostronicowy, a strona tytułowa pisana oddzielnie). Dotyczy: Treść: ewentualnie podpis osoby odpowiedzialnej za treść faksu Inne: można również zamieścić dyspozycje dotyczące faksu: o pilne, o do recenzji, o skomentuj, o odpowiedź, o obiegiem lub uwagi dotyczące reakcji adresata: o jeśli otrzyma faks, o jeśli nie otrzyma faksu, o jeśli otrzyma faks przez pomyłkę. Ponieważ w zasadzie kolejność rozmieszczenia wymienionych wyżej elementów zależy od preferencji wysyłającego, podana wyżej struktura nie musi być zachowana w każdej firmie (można te dane umieszczać w różnej kolejności). W programie Windows 95 znajduje się kilka wersji faksów standardowych, z których można korzystać przy różnych okazjach. Można jednak opracować własną wersję, charakterystyczną tylko dla tej firmy, co niewątpliwie wpłynie wizualnie na podświadomość otrzymującego. Faksy w sprawach służbowych nie powinny być ozdabiane: kwiatuszkami, serduszkami, buziaczkami itp.