Praktyka stosowania elektronicznych skrzynek podawczych Jacek Orłowski redaktor naczelny IT w Administracji
2 definicja ustawowa Elektroniczna skrzynka podawcza dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego. art. 3. pkt 17 Ustawa o informatyzacji podmiotów realizujących działania publiczne (dalej: uinf) DzU 2005 nr 64 poz. 565 ze zm.
3 kogo obowiązuje Zgodnie z art. 2 uinf przepisy tej ustawy odnoszą się do realizujących zadania publiczne: organów administracji rządowej organów kontroli państwowej i ochrony prawa sądów, jednostek organizacyjnych prokuratury jednostek samorządu terytorialnego i ich organów, jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych funduszy celowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz spółek wykonujących działalność leczniczą w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej ZUS, KRUS, NFZ państwowych lub samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw w celu realizacji zadań publicznych
4 do czego służy Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu, a także za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. art. 63. par. 1 Kodeks postępowania administracyjnego (dalej: kpa) DzU 1960 nr 30 poz. 168 ze zm.
5 wątpliwości prawne Kto powinien posiadać skrzynkę podawczą? wątpliwości budzi określenie mówiące, że ustawę stosuje się do jednostek samorządu terytorialnego i ich organów.( ) Zgodnie z literalną wykładnią art. 2 należałoby przyjąć, że osobną elektroniczną skrzynkę podawczą powinno się utworzyć dla samej gminy, osobną dla wójta i osobną dla rady gminy. ( ) problem jest wyłącznie teoretyczny, bo na stronach internetowych większości gmin, powiatów i województw udostępnia się jedną elektroniczną skrzynkę podawczą. w świetle omawianych przepisów gminne przedsiębiorstwo świadczące usługi wodociągowe i kanalizacyjne będzie zobowiązane do stosowania tych przepisów, jeżeli działa w formie zakładu budżetowego. Jeśli natomiast taką samą działalność prowadzi należąca do gminy spółka handlowa, to przepisy te jej nie dotyczą. Mateusz Kamiński Dla kogo informatyzacja, IT w Administracji 2009 nr 3
wątpliwości prawne Czy skrzynka podawcza jest obowiązkowa? przepisy uinf nie nakładają na podmioty publiczne w sposób jednoznaczny obowiązku utworzenia esp. Owszem, można stać na stanowisku, iż taki obowiązek wynika pośrednio z art. 16 ust. 1 uinf oraz z wydanego na podstawie art. 16 ust. 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych... czy art. 63 1 kpa i art. 168 1 op rodzą po stronie uczestnika postępowania ( ) uprawnienie do wniesienia pisma, w każdy z wymienionych w tych przepisach sposobów, czy też przepisy te dają jedynie podstawę do twierdzenia, że organ powinien przyjmować pisma, ale ma możliwość wyboru środków, którymi będzie to realizować? 6 Mateusz Kamiński Obowiązek posiadania esp, IT w Administracji 2012 nr 5
wątpliwości prawne Jakie pisma można przyjąć przez e-mail? Po wejściu w życie nowelizacji (17 czerwca 2010 r.) jedynym środkiem komunikacji elektronicznej służącym do składania pism drogą elektroniczną będzie elektroniczna skrzynka podawcza. ( ) Nadal każdy będzie mógł przesłać pocztą elektroniczną wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Poczta elektroniczna będzie nadal środkiem komunikacji służącym do składania skarg i wniosków. Wynika to z 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (DzU z 2002 r. nr 5, poz. 46). Narzędzie to może być również sposobem komunikacji w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Artykuł 36 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU nr 19, poz. 177) nadal obowiązuje ( ). 7 Mateusz Kamiński Czy nadal liczy się każdy e-mail, IT w Administracji 2010 nr 6
8 gdzie znaleźć adres usługi Podmioty publiczne informują na swoich stronach podmiotowych Biuletynu Informacji Publicznej, zwanego dalej BIP, o udostępnionym adresie elektronicznej skrzynki podawczej, podanym w formie identyfikatora URI. par. 3. ust. 1 pkt. 1 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych DzU 2011 nr 206 poz. 1216
źródło: Badanie na temat cyfryzacji w urzędach, MAC 2012 adresy esp w BIP Czy urząd publikuje adres esp w BIP przy danych teleadresowych podmiotu? 9 80% urzędów administracji rządowej i państwowej publikuje adres elektronicznej skrzynki podawczej na tej samej podstronie Biuletynu Informacji Publicznej, co inne dane teleadresowe podmiotu. W przypadku administracji samorządowej odsetek ten wynosi 73%.
zły przykład Jak nie udostępniać adresu URL skrzynki: 10 Kliknij na listę wszystkich usług według podziału terytorialnego i wybierz odpowiednie województwo a następnie powiat, miasto lub gminę i tam znajdziesz naszą Elektroniczną Skrzynkę Podawczą
11 zły przykład Który link jest właściwy?????? żaden
12 dobry przykład Jak najlepiej udostępnić usługi na epuap http://epuap.gov.pl/wps/portal/e2_opisuslugi/searchengi ne=true&opisid=3259¬heme=false&kartaid=39290? pe2shhlwords=urz%c4%85d+podkarpacki+wojew%c3 %B3dzki
13 źródło: badania MSWiA, MAC z lat 2010-2012, opracowanie autora wykorzystanie Ile urzędów posiada esp? 100% 90% 26% 12% 4% 80% 70% 60% 50% 40% 74% 88% 96% 30% 20% 10% 0% 2010 2011 2012 tak nie
14 źródło: Raport stanu e-administracji w Polsce (Badanie własne ILiM w ramach Projektu UEPA w 2011 roku) wykorzystanie Jak samorządy korzystają z esp?
15 źródło: Badanie na temat cyfryzacji w urzędach, MAC 2012 wykorzystanie Ile urzędów ma esp wg województwa?
16 rodzaje skrzynek podawczych Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej
17 źródło: Badanie własne ILiM w ramach Projektu UEPA, MH 2011 epuap rozwój platformy Ile urzędów założy skrzynkę na epuap? Z badań wynika, że ok. 15% urzędów planujących zmiany w zakresie ESP zamierza zrezygnować ze swojej skrzynki na epuap i uruchomić inną. Zmianę polegającą na przejściu na platformę epuap, planuje nieco większa liczba urzędów (17%). Dodatkowo, uruchomienie swojej pierwszej ESP na epuap planuje ponad 34% urzędów, co oznacza, że stopień wykorzystania epuap-u jako skrzynki podawczej znacznie wzrośnie.
18 źródło: Badanie na temat cyfryzacji w urzędach, MAC 2012 epuap na Warmii i Mazurach Ile urzędów ma skrzynkę na epuap? 2012 2011 Najrzadziej elektroniczną skrzynkę podawczą umieszczały na platformie epuap umieszczały urzędy z województw: warmińskomazurskiego (63%) oraz lubelskiego (68%), a najczęściej urzędy z południowo-wschodniej Polski (98%).
19 rodzaje skrzynek podawczych Wrota regionalne
20 rodzaje skrzynek podawczych Rozwiązania indywidualne / komercyjne
obywatel w e-urzędzie informacja sprawy finansowe dokumenty tożsamości działalność gospodarcza rejestracja pojazdu pozwolenie na budowę zezwolenia, zaświadczenia skarga wybory powszechne wizyta w placówce? 21
22 źródło: Badanie zrealizowane przez TNS OBOP na zlecenie Kancelarii Prezydenta RP w dniach 9-14.III. 2012 r. na ogólnopolskiej losowej, reprezentatywnej próbie obywatel w e-urzędzie Jakich e-usług oczekują Polacy?
23 przykład 1 informacja jest problem kto pomoże go rozwiązać? urząd gminy starostwo powiatowe zarząd melioracji i urządzeń wodnych zarząd gospodarki wodnej
24 przykład 1 informacja sierpień 2010 r. z informacji na stronie WWW można wnioskować, że urząd wie, iż powinien mieć esp, choć jej nie udostępnia; w podmiotowym BIP nie ma informacji o adresie esp; upewnijmy się i zapytajmy urząd
25 przykład 1 informacja Urząd nie udzielił odpowiedzi na wniosek o informację publiczną; nie powiodły się też telefoniczne próby przekonania placówki do uruchomienia esp. Spróbujmy eskalować sprawę do Krajowego Zarządu Gospodarki Wodnej. Niestety... ta placówka też nie miała uruchomionej esp, więc i do niej wysłano prośbę o podanie adresu esp
26 przykład 1 informacja wygasł certyfikat SSL = nie można traktować serwisu jako zaufanego koniec września 2010 r. KZGW również nie odpowiedział na wniosek o informację publiczną, zatem spróbujmy poskarżyć się do Ministra Środowiska. Instytucja ma esp, jej adres dostępny jest na stronie WWW i w BIP. Jednak
27 przykład 1 informacja październik 2010 r. KZGW informuje, że podjął działania zmierzające do uruchomienia esp na epuap, jednak przez kolejne tygodnie usługa ta ciągle nie była dostępna; w międzyczasie MOS uruchomiło nową esp na epuap
28 przykład 1 informacja
29 przykład 1 informacja Aktualnie wymienione placówki mają udostępniony formularz ogólny na epuap
przykład 1 informacja jednostka wiedziała, że powinna udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą, ale jej nie udostępniała nie ma konsekwencji za nieposiadanie esp oraz za nieudzielanie informacji publicznej wielomiesięczna, żmudna i nieskuteczna procedura eskalacji sprawy brak dobrego przykładu z jednostek nadrzędnych 30
31 przykład 2 opłaty miejskie abonament co jeśli zapomnimy położyć blankiet?
32 przykład 2 opłaty miejskie Ponieważ opłata parkingowa została uiszczona w formie abonamentu, poproszono o anulowanie opłaty dodatkowej wysyłając pismo, na esp ZDiUM po to, by mieć poświadczenie przedłożenia
33 przykład 2 opłaty miejskie ale odpowiedź też chcielibyśmy dostać elektronicznie, ponieważ np. nie mieszkamy tam, gdzie jesteśmy zameldowani
34 przykład 2 opłaty miejskie pismo wysyłamy przez epuap
35 przykład 2 opłaty miejskie i za kilka dni dostajemy e-mail z informacją o anulowaniu opłaty.
przykład 2 opłaty miejskie jednostka wcześniej nie wiedziała, że powinna udostępnić elektroniczną skrzynkę podawczą udało się przekonać placówkę do uruchomienia esp korespondencja jest przyjmowana i procedowana wnioskujący otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia załatwienie sprawy trwa kilka dni odpowiedź wysyłana jest na e-mail brak korespondencji papierowej (listów, faksów) 36
37 przykład 3 wybory powszechne wybory gdzie mam głosować?
38 przykład 3 wybory powszechne Komisja wyborcza przygotowała formularze na epuap ułatwiające wysłanie wniosku o dopisanie do spisu wyborców. Pismo sprawdzające figurowanie na liście można też wysłać za pomocą formularza ogólnego.
39 przykład 3 wybory powszechne Odpowiedź przychodzi na epuap na skrytkę wnioskującego. Informacja o piśmie z gminy będzie wysłana na e-mail o ile tzw. skład dokumentów jest odpowiednio skonfigurowany przez użytkownika.
przykład 3 wybory powszechne jednostka ma uruchomioną esp na epuap udostępnia, niestety, tylko kilka e-usług (formularzy) korespondencja jest przyjmowana i procedowana odpowiedź na wniosek odsyłana jest na epuap 40
najczęstsze problemy z esp pracownicy kancelarii i sekretariatów notorycznie mylą esp ze skrzynką poczty elektronicznej placówki nie zachęcają, a raczej zniechęcają obywateli do załatwiania spraw (pism) drogą elektroniczną zdarza się inicjowanie spraw bez podstawy prawnej, np. gdy podanie powinno być wnoszone na formularzu źle skonfigurowana lub nieuruchomiona esp odpowiadanie na pismo w postaci elektronicznej pismem w postaci papierowej i wysyłanie go zwykłą pocztą lub jako skan na adres e-mail podmioty nie korzystają z esp do przesyłania pism między sobą, choć może to przynieść oszczędności 41
42 źródło: Centrum Projektów Informatycznych, 2013-01-26 statystyki epuap Liczba podmiotów (użytkowników) uruchomienie profilu zaufanego
43 źródło: Centrum Projektów Informatycznych, 2013-01-26 statystyki epuap Liczba nowych kont w miesiącach uruchomienie profilu zaufanego
44 źródło: opracowanie Jan Gorski dla IT w Administracji statystyki epuap Liczba profili zaufanych epuap 120 profili (tys.) 100 80 Pełny start CEIDG Migracja danych 60 40 Start PUE-ZUS 20 0 2011/07 2012/10 2012/01 2012/04 2012/07 2012/10 2012/01
45 źródło: Centrum Projektów Informatycznych, 2013-01-26 statystyki epuap Rozkład podmiotów w województwach
46 źródło: Centrum Projektów Informatycznych, 2013-01-26 statystyki epuap Liczba dokumentów przesyłanych w miesiącu uruchomienie profilu zaufanego
47 źródło: Centrum Projektów Informatycznych, 2013-01-26 statystyki epuap Aktywność użytkowników
48 źródło: Centrum Projektów Informatycznych, 2013-01-26 statystyki epuap Ilość użytkowników, którzy nie logowali się do systemu przez ponad 90 dni na koniec kolejnych miesięcy (od stycznia 2010) 200 000 20 000
49 kontakt Dziękuję za uwagę. Zapraszam do lektury oraz na łamy miesięcznika. Jacek.Orlowski@itwadministracji.pl tel. +48 660 761 865 Jacek Orłowski redaktor naczelny miesięcznika IT w Administracji branżowego pisma dla informatyków i menedżerów IT sektora publicznego. Przez wiele lat współtworzył magazyn CHIP. Ma zawodowe doświadczenie w zarządzaniu i administrowaniu sieciami i systemami komputerowymi. Od 1998 r. aktywnie wspiera rozwój usług teleinformatycznych. Inicjator regionalnych konwentów informatyków integrujących środowisko informatyków zatrudnionych w różnych placówkach administracji publicznej. Badacz polskiej e-administracji.