Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr Or.0050.136.2014 Wójta Gminy Damasławek z dnia 31 grudnia 2014 r. Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Damasławek Dział I WSTĘP Postanowienia ogólne 1. 1. Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Damasławek stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Cele i zadania realizowane są w sposób zgodny z obowiązującymi aktami prawnymi, uchwałami Rady Gminy Damasławek oraz zarządzeniami Wójta Gminy Damasławek. 3. Kontrola zarządcza: 1) stwarza podstawy efektywnego zarządzania, 2) dostarcza niezbędnych informacji do podejmowania decyzji związanych z zarządzaniem, 3) sygnalizuje naruszenia prawa, 4) sygnalizuje zaniedbania i nieprawidłowości, 5) sygnalizuje ewentualne nadużycia i inne uchybienia. 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; podejmowanie działań zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi aktami i wytycznymi, 2) skuteczności i efektywności działania i realizacji zadań; w tym w szczególności oszczędne i efektywne wykorzystywanie zasobów majątkowych i ludzkich, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) ochrony zasobów; w tym w szczególności zabezpieczenie składników majątku przed zniszczeniem, utratą i defraudacją, w tym danych osobowych i informacji niejawnych, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 1
7) zarządzania ryzykiem dla zwiększenia prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań poprzez zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w funkcjonowaniu Urzędu. 3. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o: Wójcie - należy przez to rozumieć Wójta Gminy Damasławek, Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Damasławek, Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy Damasławek. Zasady kontroli zarządczej 4. 1.Wójt zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie. 2. Wójt do 15 marca każdego roku otrzymuje oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni od jednostek organizacyjnych Gminy. 5. Wójt powołuje Koordynatora ds. kontroli zarządczej w osobie Sekretarza Gminy, który wykonuje zadania związane z prawidłowym funkcjonowaniem kontroli zarządczej. 6. System kontroli zarządczej w Urzędzie obejmuje następujące elementy: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informację i komunikację, 5) monitorowanie i ocenę. Dział II ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE Przestrzeganie wartości etycznych 7. 1. W celu zapewnienia właściwego środowiska wewnętrznego funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie stosuje się powszechnie obowiązującą etykę, wprowadzoną Kodeksem Etyki. 2. Wszyscy pracownicy Urzędu są zobowiązani do przestrzegania zasad określonych w Kodeksie Etyki. Kompetencje zawodowe i struktura organizacyjna 8. 1. Strukturę organizacyjną Urzędu określa regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem Wójta. 2
2. Regulamin organizacyjny Urzędu określa podział zadań na referaty oraz samodzielne stanowisko, a także uwzględnia podległość służbową pracowników. 3. Każde stanowisko pracy ma określony w formie pisemnej zakres czynności, w którym zawarty jest zakres obowiązków. 9. 1.Proces zatrudniania pracowników prowadzony jest w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. 2. Procedura naboru pracowników została określona w odrębnym zarządzeniu Wójta. 3. Nowo zatrudniani pracownicy odbywają służbę przygotowawczą. Procedura odbywania służby przygotowawczej uregulowana jest w odrębnym zarządzeniu. 4. W budżecie gminy na dany rok, zabezpiecza się środki, aby w miarę możliwości zapewnić rozwój kompetencji zawodowych pracowników. 5. Pracownicy na stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym oceną pracy. Rozdział 3 Delegowanie uprawnień 10.1. W Urzędzie zakresy zadań, uprawnień, odpowiedzialności oraz zastępstwa powierza się w formie pisemnej. Uprawnienia deleguje się w zakresie adekwatnym do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. 2. Delegowanie uprawnień następuje w formie pisemnego upoważnienia. Przyjęcie delegowanych uprawnień potwierdzone jest podpisem pracownika. 3. W Urzędzie prowadzany jest rejestr upoważnień i pełnomocnictw. Dział III CELE I ZARZADZANIE RYZYKIEM Misja i wizja 11. 1. Misją Urzędu (Gminy) jest jak najlepsza realizacja zadań ustawowych, w tym w szczególności jak najlepsze zaspokojenie potrzeb wspólnoty samorządowej z zachowaniem zrównoważonego rozwoju, a także podnoszenie poziomu życia mieszkańców Gminy Damasławek. 3
2. Wizją Urzędu jest: Gmina Damasławek atrakcyjna i otwarta na współpracę, zapewniająca bardzo dobre warunki dla rozwoju mieszkańców i zaspokojenia ich potrzeb z poszanowaniem tradycji i środowiska naturalnego. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 12. Urząd jest jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych, realizującą zadania w zakresie określonym w Statucie Gminy Damasławek, w szczególności: 1) zaspakajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej, 2) tworzenie warunków do racjonalnego i harmonijnego rozwoju Gminy, 3) tworzenie warunków dla pełnego uczestnictwa mieszkańców Gminy w życiu wspólnoty. 13. Szczegółowy podział zadań powierzonych do realizacji przez poszczególne referaty i samodzielne stanowisko określony jest w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. 14. Zadania finansowe określone są w uchwale budżetowej, która jest uchwalona przez Radę Gminy Damasławek. 15. Realizacja zadań monitorowana jest na bieżąco przez kierownictwo. 16. W Urzędzie sporządza się plan realizacji celów i zadań w sposób jasny i w rocznej perspektywie. Sporządzanie planu realizacji celów i zadań określa odrębny dokumentprocedura zarządzania ryzykiem. 17.1. W celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań i osiągnięcia celów powołano w Urzędzie Zespół ds. oceny ryzyka, oraz wprowadzono regulamin pracy Zespołu ds. oceny ryzyka. 2. Powołany Zespół ds. oceny ryzyka zajmuje się identyfikacją i oceną ryzyka oraz ustala metody przeciwdziałania ryzyku w odniesieniu do zadań określonych w rocznym planie działania (plan celów i zadań). Rozdział 3 Identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko 18.1. W Urzędzie w miesiącu styczniu każdego roku Zespół ds. oceny ryzyka dokonuje identyfikacji ryzyka w odniesieniu do określonych celów i zadań. 2. Procedura zarządzania ryzykiem określa sposób zarządzania ryzykiem, w tym m. in. sposób identyfikacji i analizy ryzyka. 4
Dział IV MECHANIZMY KONTROLI Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 19. 1. Dokumentacją sytemu kontroli zarządczej Urzędu są w szczególności procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Nadzór 20. 1. Nadzór na poszczególnymi Referatami oraz samodzielnym stanowiskiem sprawują Wójt, Sekretarz Gminy, Skarbnik oraz Kierownicy Referatów. 21.1. Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się według ściśle określonych kryteriów w zależności od rodzaju kontroli. 2. Przy wykonywaniu czynności kontrolnych (nadzorujących) obowiązują następujące zasady: 1) legalności, tj. zbadania zgodności działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa, wskazania luk i sprzeczności występujących w przepisach lub działań niezgodnych z intencją ustawodawcy, 2) gospodarności, tj. ustalenia czy działalność Urzędu jest zgodna z zasadami gospodarki finansowej, 3) celowości, tj. ustalenia, czy podejmowane działania mieszczą się w celach określonych w aktach normatywnych, także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów wynikających z zatwierdzonych planów działalności, 4) rzetelności, tj. zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem faktycznym. Biorąc pod uwagę kryterium rzetelności należy zbadać, czy zobowiązania Urzędu były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy i inne osoby odpowiedzialne za określoną działalność wykonywały swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania Urzędu oraz czy określone działania lub stany są faktycznie udokumentowane, zgodnie z rzeczywistością, 5
5) kontradyktoryjności tj. możliwości przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się do nich. 22. Kontrolę przeprowadza się odpowiednio do ustalonych obowiązków nadzorczo - kontrolnych poszczególnych stanowisk pracy i jednostek organizacyjnych, w formie kontroli wstępnej, bieżącej i następczej. 23. Kontrole prowadzone są przez pracowników Urzędu zgodnie z zarządzeniem Wójta w sprawie wprowadzenia regulaminu kontroli wewnętrznej. Rozdział 3 Ciągłość działania 24. W celu zapewnienia efektywnej pracy i ciągłości działalności Urzędu: 1) tam gdzie nie jest to zakazane z mocy prawa, zaleca się delegowanie uprawnień do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, 2) sprawy są prowadzone, przechowywane, znakowane, rejestrowane zgodnie z instrukcją kancelaryjną, co pozwala na bieżące śledzenie toku sprawy, w przypadku przejęcia jej przez zstępującego pracownika, 3) w zakresach czynności ustalone są zastępstwa pracowników. Rozdział 4 Ochrona zasobów 25. W celu zapewnienia ochrony zasobów Urzędu pracownicy zobowiązani są do: 1) przestrzegania ustalonych w Regulaminie Pracy Urzędu zasad porządku i dyscypliny pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych, 2) dochowania tajemnicy ustawowo chronionej, w szczególności w zakresie dostępu do informacji publicznej i ochrony danych osobowych, 3) ochrony danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 26. 1. Wójt mając na względzie wymogi wynikające z norm prawnych określa w drodze Zarządzenia w sprawie wprowadzenia do użytku służbowego polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy Damasławek, zasady administrowania i przetwarzania danych osobowych w Urzędzie. 6
2. W celu zapewnienia prawidłowego nadzoru nad przestrzeganiem zasad polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych w Urzędzie, Wójt odrębnym zarządzeniem powołał Administratora Bezpieczeństwa Informacji i Administratora Systemu Informatycznego. 27. Właściwym referatom i stanowiskom pracy w Urzędzie powierzono odpowiedzialność za utrzymanie we właściwym stanie i gotowości technicznej poszczególnych składników infrastruktury Urzędu. 28. Pracownicy, którym powierzono odpowiedzialność za powierzony im sprzęt, przyjmują go na swój stan, co potwierdzają własnoręcznym podpisem na druku OT - przyjęcie środka trwałego. 29. Prowadzone są okresowe porównania stanu zasobów z zapisami w rejestrach środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z zarządzeniem Wójta w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie. 30. W celu ochrony informacji niejawnych powołano Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych. 31. Budynki należące do Gminy, są odpowiednio zabezpieczone i zapewniona jest ich ochrona. Rozdział 5 Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 32. 1. Przedmiotem kontroli zarządczej są w szczególności procesy związane z pobieraniem i gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych i dokonywaniem wydatków ze środków publicznych oraz zwrotem środków publicznych, stanowiących własność Urzędu. 2. Działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość objęte są szczególną formą kontroli zarządczej kontrolą finansową, która umożliwia przeprowadzenie wstępnej oceny realizacji dochodów, celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. 3. Wszelkie operacje finansowe i gospodarcze mają swoje odzwierciedlenie w dokumentacji. Dokumentacja jest kompletna i umożliwia dokładne prześledzenie każdej operacji finansowej i gospodarczej. Operacje finansowe i gospodarcze są bezzwłocznie rejestrowane i prawidłowo klasyfikowane, zgodnie z aktami prawnymi oraz przepisami 7
wewnętrznymi, między innymi zarządzeniem Wójta w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości. Rozdział 6 Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 33. W celu zwapnienia bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych został powołany Administrator Sytemu Informatycznego. Dział V INFORMACJA I KOMUNIKACJA 34. Pracownicy mają zapewniony dostęp do niezbędnych informacji potrzebnych do wykonywania przez nich obowiązków poprzez powszechny dostęp do Informacji Prawnej LEX. 35. Informacje o realizacji zadań przez kierownictwo oraz pracowników Urzędu są na bieżąco przekazywane. 36. Na stronie internetowej Gminy Damasławek oraz stronie BIP Urzędu na bieżąco udostępnia się informacje o funkcjonowaniu i zadaniach Urzędu. 37. Zasady udzielania informacji środkom masowego przekazu zostały określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. Dział VI MONITOROWANIE I OCENA Monitorowanie systemu kontroli zarządczej 38. 1. W Urzędzie system kontroli zarządczej monitorowany jest na bieżąco. 2. Wójt, Kierownicy referatów dokonują bieżącego monitorowania i oceniany funkcjonowania kontroli zarządczej, stale przy wykonywaniu swoich obowiązków związanych z prowadzonym nadzorem. Samoocena 39. 1. Raz w roku, nie później niż do końca marca każdego roku przeprowadzana jest samoocena kontroli zarządczej zgodnie z zaleceniami Koordynatora ds. kontroli zarządczej. 8
2.W samoocenie biorą udział wszyscy pracownicy Urzędu (pracownicy biurowi w tym kierownicy, samodzielne stanowisko). 3.Samoocenę przeprowadza się na podstawie ankiety do samooceny kontroli zarządczej, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4.Do końca lutego każdego roku Koordynator ds. kontroli zarządczej przekazuje wzór ankiety wszystkim pracownikom Urzędu do wypełnienia, a pracownicy w terminie do 15 marca każdego roku składają Koordynatorowi ds. kontroli zarządczej wypełnioną ankietę. Ankieta wypełniana jest anonimowo. 5. Koordynator ds. kontroli zarządczej dokonuje pisemnej analizy odpowiedzi udzielonych w ankiecie (sporządza raport). Raport powinien zawierać: 1) cel przeprowadzonej samooceny, 2) zakres samooceny, 3) wyniki samooceny (m. in. ogólna ocena stanu kontroli zarządczej, zidentyfikowane słabości kontroli zarządczej, proponowane działania naprawcze). 6. Koordynator ds. kontroli zarządczej w terminie do końca marca każdego roku przekazuje powyższy raport Wójtowi. Rozdział 3 Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej 40. Źródłem zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Wójta powinny być w szczególności wyniki: samooceny, przeprowadzonych kontroli, monitoringu realizacji celów i zadań. Dział VII POSTANOWIENIA KOŃCOWE 41.1.Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Damasławek jest procesem ciągłym. 2. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu. 9