ZARZĄDZENIE NR S /10 BURMISTRZA RADLINA z dnia 15 lipca 2010r. w sprawie: wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w mieście Radlin

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR S /10 BURMISTRZA RADLINA z dnia 15 lipca 2010r. w sprawie: wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w mieście Radlin Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240) z a r z ą d z a m, co następuje: Ustala się ramowe zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej stanowiące ogół działań podejmowanych przez pracowników Urzędu Miasta Radlin, dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Wdrożone mechanizmy kontroli zarządczej obejmują działania wykonywane przez osoby uprawnione z mocy obowiązujących przepisów i powierzonych obowiązków, upoważnione w zakresie powierzonych czynności stałych, czynności wykonywanych okresowo lub jednorazowo Kontrola zarządcza wykonywana jest w celu zapewnienia adekwatności, skuteczności i efektywności oraz przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej w szczególności na podstawie następujących kryteriów: legalności; rzetelności; celowości; gospodarności; przejrzystości. 1) W celu przestrzegania legalności działania, pracownicy są zobowiązania do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania. 2) Kryterium rzetelności wymaga wypełnienia obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, należytego wypełnienia zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych terminach z uwzględnieniem faktów i okoliczności. 3) Stosowanie kryterium celowości polega na badaniu, czy działalność jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z planów działalności. W celu przestrzegania zasady celowości pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z celami i zadaniami; zgodności z aktami, orzeczeniami, umowami i innymi normami. 4) Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie. W celu przestrzegania zasady gospodarności pracownicy są zobowiązani w szczególności do zapewnienia: wykorzystania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny; działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia do ograniczenia skutków tych szkód. 5) W celu przestrzegania zasady przejrzystości pracownicy są obowiązani między innymi do klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; sporządzania sprawozdawczości; stosowania obowiązujących zasad rachunkowości. 2. Funkcję koordynatora kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Radlin powierza się Sekretarzowi Miasta. Koordynator kontroli zarządczej, koordynuje poszczególne elementy systemu kontroli zarządczej obejmujące w szczególności: 1) procedury nadzoru służbowego, określające czynności wykonywane w ramach hierarchii służbowej i powierzonych wg niej uprawnień, 2) procedury kontroli funkcjonalnej, określające czynności kontroli o charakterze zadaniowym, wykonywane przez kierowników w ramach powierzonych uprawnień i wg zakresu przedmiotowego zgodnego z wykazem stanowisk, 3) procedury wewnętrznej kontroli finansowej, określające czynności wykonywane w trakcie procesów i operacji przez upoważnionych pracowników w ramach powierzonych uprawnień i zadań, 4) procedury kontroli instytucjonalnej, określające czynności kontrolne wykonywane przez stanowisko ds. kontroli wewnętrznej, realizowane zarówno w stosunku do komórek organizacyjnych Urzędu jak i jednostek organizacyjnych Miasta, 5) procedury audytu wewnętrznego ustalone przez zatrudnionego audytora wewnętrznego.

2 3. Kontrola zarządcza bazuje na informacji istotnej w trybie podejmowania decyzji i wykonywania zadań realizowanych na wszystkich poziomach organizacji w zakresie oraz na warunkach określonych standardami kontroli ustalonymi komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych i obejmuje procedury kontroli zarządczej, tryby i sposoby wykonywania kontroli zarządczej (w tym w dot. nadzoru służbowego, kontroli funkcjonalnej, kontroli finansowej, kontroli instytucjonalnej oraz czynności audytu wewnętrznego) wymienione w poniższych uszeregowanych tematycznie w punktach. Punkty od 1 do 4 określają Środowisko wewnętrzne, punkty od 5 do 9 określają Cele i zarządzanie ryzykiem, punkty od 10 do 15 określają Mechanizmy kontroli, punkty od 16 do 22 określają Informację i komunikację. Uregulowania dot. poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej zostały uregulowanie wskazami niżej podjętymi odrębnie zarządzeniami Burmistrza Radlina, uchwałami Rady Miejskiej lub określono je w niniejszym zarządzeniu, w tym przypadku każdy element stanowi odrębną regułę wymagającą stosowania. Na system kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Radlin składają się następujące elementy: 1) PRZESTRZEGANIE WARTOŚCI ETYCZNYCH Urząd działa w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości pracowników. Pracownicy powinni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownictwu urzędy. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez kierowników komórek organizacyjnych. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na okresową ocenę pracowników. Szczegółowe uregulowania zawarto w następujących odrębnych zarządzeniach: a) Zarządzenie Nr B /05 Burmistrza Radlina z dnia 29 marca 2005r. - Kodeks postępowania pracowników urzędu i jednostek organizacyjnych miasta Radlin, b) Zarządzenie Nr B /2005 Burmistrza Radlina z dnia 13 lipca 2005 r. - Powołanie komisji etyki, c) Zarządzenie nr BRM /09 Burmistrza Radlina z dnia r. w sprawie regulaminu okresowej oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miasta Radlin oraz kierowników miejskich jednostek i zakładów budżetowych. 2) KOMPETENCJE ZAWODOWE Pracownicy Urzędu posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla wszystkich zainteresowanych. Szczegółowe uregulowania zawarto w następujących odrębnych zarządzeniach: a) Zarządzenie Nr BRM /09 Burmistrza Radlina z dnia 27 października 2009r. w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru pracowników w Urzędzie Miasta Radlin, b) Zarządzenie Nr BRM /09 Burmistrza Radlina z dnia 27 października 2009r. w sprawie ustalenia zasad i trybu przeprowadzania służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miasta Radlin, c) Zarządzenie nr BRM /09 Burmistrza Radlina z dnia r. w sprawie regulaminu okresowej oceny pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miasta Radlin oraz kierowników miejskich jednostek i zakładów budżetowych. 3) STRUKTURA ORGANIZACYJNA Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki zawarto w następującym odrębnym zarządzeniu: Zarządzenie Nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia z dnia 30 grudnia 2008r. z późn. zm. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego. 4) DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ Uprawnienia poszczególnym pracownikom powierzono pisemnie z uwzględnieniem wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego. Za bieżącą aktualizację pisemnych

3 zakresów czynności odpowiedzialność ponoszą bezpośredni przełożeni pracowników. Zakres zadań poszczególnych komórek i sposób oceny pracowników określono odrębnym zarządzeniem Nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia z dnia 30 grudnia 2008r. z późn. zm. - Regulamin organizacyjny. Upoważnienia dotyczące poszczególnych pracowników znajdują się w ich teczkach osobowych, a pełnomocnictwa w sekretariacie burmistrza. 5) MISJA Szczegółowe uregulowania zawarto w Uchwale Rady Miejskiej Nr BRM-0150/XXXII/213/2004 z dnia 29 grudnia 2004r. - Strategia rozwoju miasta Radlin. Misja: Miasto Radlin - przyjazne, bezpieczne, z mocną gospodarką, opartą o przemysł i rozwój przedsiębiorczości, z bogatą ofertą edukacyjno-kulturalną i rekreacyjno-sportową. 6) OKREŚLANIE CELÓW I ZADAŃ, MONITOROWANIE I OCENA ICH REALIZACJI Cele i zadania w mieście Radlin w co najmniej rocznej perspektywie wyznaczają następujące dokumenty: Uchwała budżetowa - jako dokument o podstawowym znaczeniu określający plany roczne; cząstkowe plany (roczne listy zadań, sporządzane przez kierowników komórek organizacyjnych) - wskazujące cele operacyjne; wieloletni plan inwestycyjny - określający cele o podstawowym strategicznym znaczeniu z uwzględnieniem lat następnych, wykraczające poza rok budżetowy. Kierownicy komórek organizacyjnych prowadzą bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań, mając na względnie istotne wskaźniki i kryteria, oceniają czy realizacja dokonywana jest bieżąco i prawidłowo. Realizacja zadań odbywa się przy bieżącym przekazywaniu informacji i danych, pomiędzy komórkami organizacyjnymi, stanowiskami pracy, skarbnikiem i kierownictwem urzędu, niezbędnych do wykonywania poszczególnych czynności objętych wymienionymi zadaniami. Uregulowania skazuje ponadto 13 Zarządzenia nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia 30 grudnia 2008r. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Radlin, oraz Uchwała Nr BRM.0150/XLVI/357/10 Rady Miejskiej w Radlinie z dnia 21 czerwca 2010 r. w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej, Uchwała Nr BRM.0150/XLVI/356/10 z dnia 21 czerwca 2010 r. w sprawie zakresu i formy informacji z wykonania budżetu miasta Radlin, planu finansowego samorządowych instytucji kultury, o kształtowaniu się wieloletniej prognozy finansowej za I półrocze. Zasadnicze dokumenty określające plany strategiczne i raporty z ich realizacji publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej. 7) IDENTYFIKACJA RYZYKA Przyjmuje się, że identyfikacja ryzyka odbywa się odgórnie i realizowana jest przez kierownictwo wyższego szczebla, oraz oddolnie i realizowana jest przez kierowników komórek organizacyjnych oraz poszczególnych pracowników i obejmuje ryzyka związane z ich komórką oraz wykonywanymi zadaniami. Ustala się, że identyfikacja to proces ciągły, należący do zadań każdego pracownika i kierownika w zakresie realizowanych zadań. 8) ANALIZA RYZYKA Konieczność analizy ryzyka wynika z potrzeby lepszego zrozumienia charakteru zidentyfikowanego ryzyka, na które narażona jest jednostka i może obejmować w szczególności: określenie przyczyny i skutku zidentyfikowanego ryzyka; odseparowanie niewielkiego ryzyka od istotnego ryzyka; ocenę rodzaju i kategorii ryzyka; powiązanie ryzyka z celami organizacji. Ustala się, że analiza ryzyka to proces ciągły, należący do zadań każdego pracownika i kierownika w zakresie realizowanych zadań. Audytor wewnętrzny także dokonuje analizy ryzyka i składa burmistrzowi coroczny raport obejmujący wnioski przeprowadzonej analizy. 9) REAKCJA NA RYZYKO W wyniku identyfikacji i analizy ryzyka w odpowiedzi na coroczny raport, burmistrz podejmuje stosowne decyzje (akceptuje działania). W stosunku do każdego istotnego ryzyka burmistrz akceptuje rodzaj reakcji (np. tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie) i działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. Charakter tych działań zależy od stopnia, w jakim można zaakceptować ryzyko; stopnia, w jakim można kontrolować ryzyko; zakresu ubezpieczenia i innych metod przeniesienia lub współdzielenia ryzyka; relacji kosztów i korzyści zmniejszenia ryzyka. Burmistrz wyznacza odpowiedzialnych pracowników za minimalizację poszczególnych ryzyk, zleca audyt, kontrolę

4 i nadzór. Wyznaczeni do działania pracownicy informują burmistrza o podjętych czynnościach i efektach. Pracownicy dokumentują realizowane czynności notatkami służbowymi (przechowywanymi w komórce) lub na wniosek koordynatora kontroli zarządczej lub audytora wewnętrznego, rocznymi sprawozdaniami dot. zadań podejmowanych w związku z reakcją na ryzyko. Burmistrz może wyrazić zgodę nie odstąpienie od wymagania dokumentowania pisemnego podejmowanych działań. 10) DOKUMENTOWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ System kontroli zarządczej dokumentowany jest procedurami wewnętrznymi, instrukcjami, regulaminami, wytycznymi oraz innymi dokumentami wewnętrznymi wykazanymi w niniejszym zarządzeniu. Za aktualizację poszczególnych dokumentów odpowiedzialni są pracownicy wskazani w dziale "Monitorowanie systemu kontroli zarządczej". Przed przedłożeniem zmian do zatwierdzenia burmistrzowi, wskazani pracownicy obowiązani są do zasięgnięcia opinii koordynatora kontroli zarządczej. Koordynator kontroli zarządczej wyraża opinię dot. planowanych zmian, najpóźniej do 7 dni od przedłożenia dokumentu do akceptacji. Opinia koordynatora ma charakter informacyjny i dotyczy wpływu planowanych zmian na prawidłowość funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. Procedury kontroli zarządczej obejmują również inne nie ujęte w niniejszym zarządzeniu uregulowania skutecznie regulujące sposoby i formy wykonywania czynności służbowych wpływające w sposób bezpośredni lub pośredni na zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, służące uzyskaniu racjonalnej pewności, że realizowane zadania wykonywane są należycie, w sposób zapewniający osiągnięcie założonych efektów. Istotnym elementem kontroli zarządczej jest kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne wydziały i referaty oraz wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa Zarządzenie Nr B /04 Burmistrza Radlinia z dnia r. z późn. zm. w sprawie regulaminu przeprowadzania kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych, oraz kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Radlin - regulamin określa w szczególności zasady, sposoby i tryb przeprowadzania kontroli, postępowania wyjaśniającego w trakcie kontroli oraz postępowania pokontrolnego. 11) NADZÓR Szczegółowe uregulowania zawarto w następujących odrębnych zarządzeniach: a) Zarządzenie nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia 30 grudnia 2008r. z późn. zm. w sprawie wprowadzenia regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Radlin - załącznik nr 2, b) Zarządzenie Nr BRM /09 Burmistrza Radlina z dnia r. w sprawie zasad udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej euro, c) oraz w dokumentach wskazanych w temacie "Struktura organizacyjna", "Delegowanie uprawnień", "Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych". 12) CIĄGŁOŚĆ DZIAŁALNOŚCI Ciągłość działania realizowana jest poprzez bieżące podejmowanie działań stanowiących element nadzoru. Celem zapewnienia ciągłości działania Urzędu, wdrożono szereg uregulowań podjętych odrębnymi zarządzeniami, w tym w szczególności: a) Zarządzenia Nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia z dnia 30 grudnia 2008r. z późn. zm. - Regulamin organizacyjny, b) Zarządzenie Nr BRM /09 Burmistrza Radlina z dnia 27 października 2009r. w sprawie wprowadzenia regulaminu naboru pracowników w Urzędzie Miasta Radlin, c) Zarządzenie Nr BRM /09 Burmistrza Radlina z dnia 27 października 2009r. w sprawie ustalenia zasad i trybu przeprowadzania służby przygotowawczej oraz organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miasta Radlin, d) Zarządzenie nr BRM /09 z dnia r., Załącznik nr 1 - Polityka bezpieczeństwa danych osobowych; Zarządzenie nr BRM /09 z dnia r., Załącznik nr 2 - Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, e) Zarządzenie Nr B /04 Burmistrza Radlinia z dnia r. z późn. zm. w sprawie regulaminu przeprowadzania kontroli w miejskich jednostkach organizacyjnych, oraz kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miasta Radlin.

5 13) OCHRONA ZASOBÓW Kwestię regulują w szczególności następujące dokumenty: Zarządzenie Nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia 17 listopada 2008 r. w sprawie: zatwierdzenia planu ochrony informacji niejawnych w Urzędzie Miasta Radlin; Zarządzenie nr BRM /09 z dnia r.w sprawie zmiany Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych i Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym w Urzędzie Miasta Radlin. Zasoby chronione są również poprzez następującą procedurę dostępu do pomieszczeń: Dostęp do pomieszczeń Urzędu Miasta Radlin przez poszczególnych pracowników realizowany jest wg. następującej procedury: a) Klucze wydaje i przyjmuje Ref. Administracyjno-Kadrowy, ww. komórka prowadzi rejestr kluczy i jest odpowiedzialna na kontrolę prawidłowości dysponowania kluczami. b) Klucz do pomieszczenia odbiera pierwszy obecny rano pracownik urzędujący w danym pomieszczeniu, kwitując odbiór własnoręcznym podpisem. c) W ciągu dnia kluczem do pomieszczenia posługują się wszyscy pracownicy (zależnie od potrzeb) urzędujący w danym pomieszczeniu. W sytuacji, gdy pomieszczenie pozostaje puste w skutek opuszczenia Urzędu Miasta przez wszystkich urzędujących w pomieszczeniu pracowników, ostatnia osoba zdaje klucz potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem. Jeżeli w ciągu dnia roboczego pracownik wraca do pracy, wydanie klucza następuje wg. procedury opisanej w punkcie b). d) Na zakończenie dnia, ostatni opuszczający pomieszczenie pracownik zdaje klucz potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem. e) Zabrania się wynoszenia kluczy poza Urząd Miasta - sytuacja dotyczy również opuszczania urzędu w celach służbowych. 14) SZCZEGÓŁOWE MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych określają w szczególności następujące dokumenty: Zarządzenie Nr B /04 Burmistrza Radlina z dnia 11 maja 2004 roku z późn. zm. w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowoksięgowych w Urzędzie Miasta Radlin, Zarządzenie Nr B-0152/4/2002 z późn. zm. w sprawie ustalenia zakładowego planu kont. 15) MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH W Urzędzie funkcjonują fizyczne lub logiczne mechanizmy kontroli, które ograniczają nieuprawniony dostęp do zasobów informatycznych mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem. Każdy pracownik obsługujący system informatyczny w obszarze przyznanego mu dostępu do systemu zobowiązany jest do sprawdzenia, czy nie wprowadzono nieautoryzowanych aplikacji oraz zmian w zainstalowanych aplikacjach. O stwierdzonych nieprawidłowościach informuje informatyka obsługującego system informatyczny. Szczegółowe uregulowania zawarto w następującym odrębnym dokumencie: Zarządzenie nr BRM /09 z dnia r., Załącznik nr 1 - Polityka bezpieczeństwa danych osobowych; Zarządzenie nr BRM /09 z dnia r., Załącznik nr 2 - Instrukcja zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. 16) BIEŻĄCA INFORMACJA Każdy pracownik ma prawo do pełnej, bieżącej i obiektywnej informacji. Odrębnym dokumentem wprowadzono zasady podpisywania pism - Zarządzenie Nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia z dnia 30 grudnia 2008r. z późn. zm. - Regulamin organizacyjny; Załącznik nr 2. Zarządzeniem Nr BRM /08 Burmistrza Radlina z dnia 7 maja 2008r. z późniejszymi zmianami (Zarządzenia Burmistrza Radlina Nr BRM /08) w sprawie szczegółowych zasad stosowania elektronicznego systemu obiegu dokumentów (SOD) w Urzędzie Miasta Radlin określono zasady pracy z wykorzystaniem Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów. Celem właściwego realizowania zadań - każdy z pracowników obowiązany jest do uzyskiwania informacji z zachowaniem hierarchii służbowej, jako elementu nadzoru, którego celem jest upewnienie się, że zadania Urzędu są właściwie realizowane.

6 17) KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA Wszyscy pracownicy muszą otrzymywać informacje w procesie komunikacji z innymi pracownikami, zwłaszcza od swojego bezpośredniego przełożonego. Do sposobów uzyskiwania i przekazywania informacji o strukturze zalicza się między innymi: spotkania zespołów, zebrania, narady; komunikaty przekazywane siecią informatyczną, informacje kierowane do pracowników Systemem Obiegu Dokumentów, ankiety, Internet. 18) KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA Pracownicy obowiązani są do zapewnienia efektywnego system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. Działania w zakresie komunikacji zewnętrznej koordynuje Sekretarz Miasta. 19) MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ Monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej umożliwiające bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów, realizują pracownicy wskazani w niniejszym punkcie. Wyznaczone osoby bieżąco kontrolują aktualność i skuteczność systemu kontroli zarządczej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, bezzwłocznie informują koordynatora kontroli zarządczej. Oprócz wymienionych niżej pracowników system kontroli zarządczej monitorują: koordynator kontroli zarządczej - w zakresie ogólnym oraz audytor wewnętrzny - celem realizacji oceny niezależnej. W celu realizacji monitorowania w sposób właściwy i kompetentny, zaangażowani pracownicy bieżąco konsultują z koordynatorem kontroli zarządczej podejmowanie działania, korzystają ze szkoleń, warsztatów i narad oraz samokształcenia. Za monitorowanie poszczególnych obszarów kontroli odpowiedzialni są następujący pracownicy: a) Przestrzeganie wartości etycznych: Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu b) Kompetencje zawodowe: Kierownik Ref. Administracyjno-Kadrowego c) Struktura organizacyjna: Sekretarz Miasta d) Delegowanie uprawnień: Sekretarz Miasta e) Misja: Naczelnik Ref. Urbanistyki Inwestycji i Rozwoju f) Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji: Skarbnik Miasta g) Identyfikacja ryzyka: Każdy z pracowników w zakresie realizowanych zadań h) Analiza ryzyka: Każdy z pracowników w zakresie realizowanych zadań oraz niezależnie Audytor wewnętrzny i) Reakcja na ryzyko: Burmistrz, wytypowani pracownicy j) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej: Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej k) Nadzór: Sekretarz Miasta l) Ciągłość działalności: Sekretarz Miasta m) Ochrona zasobów: Sekretarz Miasta n) Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych: Skarbnik Miasta o) Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych: Stanowisko ds. Informatyki p) Bieżąca informacja: Sekretarz Miasta r) Komunikacja wewnętrzna: Sekretarz Miasta s) Komunikacja zewnętrzna: Sekretarz Miasta t) Monitorowanie systemu kontroli zarządczej: Koordynator kontroli zarządczej, wytypowani pracownicy u) Samoocena: Koordynator kontroli zarządczej, wytypowani pracownicy w) Audyt wewnętrzny: Audytor wewnętrzny x) Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej: Stanowisko ds. kontroli wewnętrznej, kierownicy jednostek i komórek. 20) SAMOOCENA Do bieżącej samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej obowiązani są wszyscy pracownicy w ramach realizowanych zadań. W zakresie poszczególnych komórek organizacyjnych samoocenę koordynują kierownicy. Kierownicy bieżąco informują koordynatora kontroli zarządczej o sytuacjach niepokojących wymagających interwencji. Dodatkowo do dnia 15 stycznia każdego roku, kierownicy sporządzają sprawozdania wskazujące w szczególności stwierdzone w ciągu roku problemy i metody ich rozwiązywania. Wzór sprawozdania określa koordynator kontroli zarządczej. Sprawozdania są zatwierdzane

7 przez koordynatora kontroli zarządczej, zbiorcze sprawozdanie koordynator kontroli zarządczej przedstawia burmistrzowi (ustnie lub pisemnie), wyniki samooceny koordynator uwzględnia w planie kontroli na dany rok. Celem przeprowadzenia samooceny i wykonania sprawozdania, zaangażowani pracownicy bieżąco konsultują z koordynatorem kontroli zarządczej podejmowanie działania, korzystają ze szkoleń, warsztatów i narad oraz samokształcenia. 21) AUDYT WEWNĘTRZNY Audyt wewnętrzny realizowany jest zgodnie z Zarządzeniem Nr S /10 Burmistrza Radlina z dnia 28 kwietnia 2010r. w sprawie wprowadzenia karty audytu wewnętrznego, Zarządzeniem Nr S /10 Burmistrza Radlina z dnia 31 maja 2010r. w sprawie wprowadzenia księgi audytu wewnętrznego. 22) UZYSKANIE ZAPEWNIENIA O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są w szczególności wyniki monitorowania systemu kontroli zarządczej, samoocena, przeprowadzone audyty i kontrole. Celem potwierdzenia prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, przedstawienia ustaleń i omówienia podjętych działań koordynator kontroli zarządczej organizacje naradę pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych. Wyniki (wnioski) zatwierdza burmistrz. Potwierdzeniem uzyskania zapewnienia jest oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok sporządzone do końca kwietnia każdego roku. Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Miasta Radlin Zobowiązuje się kierowników miejskich jednostek organizacyjnych do wprowadzenia w terminie do 30 września 2010r. systemu kontroli zarządczej zgodnego z komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych i adekwatnego do zasad dot. kontroli zarządczej przyjętych niniejszym zarządzeniem w Urzędzie Miasta Radlin. Do dnia 10 października 2010r. kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych złożą Burmistrzowi Radlina pisemne sprawozdanie dot. wdrożenia systemu kontroli zarządczej. 2. Fakt zapoznania się z zasadami kontroli zarządczej potwierdzają poprzez złożenie oświadczenia, którego wzór został zamieszczony w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia wszyscy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych. 4. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych. 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

8 Załącznik do Zarządzenia Nr S /10 Burmistrza Radlina z dnia 15 lipca 2010r. w sprawie: wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w mieście Radlin OŚWIADCZENIE Niniejszym oświadczam, że przyjęłam/przyjąłem do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady kontroli zarządczej określone Zarządzeniem NR S /10 Burmistrza Radlina z dnia 15 lipca 2010r. w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w mieście Radlin. Zobowiązuję się postępować zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ww. zarządzeniu oraz pozostałych wskazanych w zarządzeniu dokumentach. Jednocześnie zobowiązuje się do zapoznania z treścią niniejszych procedur podległych mi pracowników. Symbol komórki organizacyjnej: Data: Imię i Nazwisko / Podpis:......