KATALOG KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W RAMACH XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ

KATALOG KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W RAMACH XIII OSI PRIORYTETOWEJ PO IiŚ DZIAŁANIE 13.1 INFRASTRUKTURA SZKOLNICTWA WYśSZEGO Wersja I (Wersja z dnia 14.11.2008r.) na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ z dnia 19 grudnia 2007 r. Strona 1 z 72

Katalog kwalifikowalności wydatków został przygotowany przez Ośrodek Przetwarzania Informacji Instytucję WdraŜającą XIII oś priorytetową Infrastruktura szkolnictwa wyŝszego Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Mamy nadzieję, Ŝe informacje zawarte w podręczniku pomogą Państwu, jako Beneficjentom XIII osi priorytetowej w przygotowaniu projektów oraz ich prawidłowej dalszej realizacji. Pracownicy Działu WdraŜania XIII Osi Priorytetowej PO IiŚ Katalog kwalifikowalności wydatków w ramach XIII osi priorytetowej PO IiŚ jest dokumentem pomocniczym dla Beneficjentów, i w trakcie realizacji PO IiŚ moŝe ulegać zmianom. Strona 2 z 72

Spis treści: 1. Wstęp...6 2. Kwalifikowalność wydatków w ramach XIII osi priorytetowej PO IiŚ...7 3. Kwalifikowalność projektu a kwalifikowalność wydatków...8 4. Trwałość projektu...9 5. Ogólne zasady kwalifikowania wydatków...10 5.1 Niezbędność wydatków...10 5.2 Faktyczne poniesienie wydatku...10 5.3 Rozliczenie wkładu niepienięŝnego...10 5.4 Okres kwalifikowania wydatków...13 5.5 Efektywność wydatku...15 5.6 Dokumentowanie wydatku...16 5.7 Potwierdzenie wydatków...17 5.8 Zgodność z przepisami prawa...22 5.9 Podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnych...26 5.10 Podmiot na rzecz którego wydatek kwalifikowalny jest dokonywany...28 5.11 Ocena kwalifikowalności wydatku w trakcie realizacji projektu...30 5.12 Zakaz podwójnego finansowania...31 5.13 Deklarowanie incydentalnych dochodów...33 5.14 Projekty deklarujące dochód...33 5.15 Kary umowne...34 5.16 Zmiany w projektach...36 6. Kwalifikowalność VAT...37 7. Sposób rozliczania faktur wystawionych w walutach obcych...38 8. Szczegółowe zasady dotyczące wydatków kwalifikowalnych dla projektów kwalifikujących się do wsparcia w ramach PO IiŚ:...39 8.1 Wydatki poniesione na przygotowanie projektu...39 8.2 Wydatki związane z zarządzanie projektem...40 8.2.1 Wydatki związane z nadzorem nad robotami budowlanymi...40 8.2.2 Wydatki związane z wdraŝaniem projektu...41 Strona 3 z 72

8.2.3 Koszty ogólne...42 8.2.4 Wydatki osobowe...43 8.2.5 Wydatki związane z zakupem i instalacją informatycznych systemów wspomagających zarządzanie i monitorowanie...44 8.3 Wydatki związane z nabyciem nieruchomości zabudowanej i niezabudowanej...45 8.3.1 Wydatki związane z nabyciem nieruchomości...46 8.3.2 Wydatki związane z nabyciem nieruchomości niezabudowanej...47 8.3.3 Wydatki związane z nabyciem nieruchomości zabudowanej...47 8.3.4 Wydatki poniesione na obowiązkowy wykup nieruchomości oraz obowiązkowe odszkodowanie wynikające z ustanowienia obszaru ograniczonego uŝytkowania...48 8.3.5 Wydatki poniesione na nabycie prawa uŝytkowania wieczystego..48 8.4 Wydatki związane z budową i montaŝem...49 8.4.1 Wydatki związane z budową przyłączy kanalizacyjnych i Wodociągów...50 8.4.2 Wydatki związane z budową przyłączy gazowniczych...50 8.4.3 Wydatki związane z odtworzeniem nawierzchni drogi...51 8.4.4 Wydatki poniesione na wykonanie robót dodatkowych...51 8.5 Wydatki związane ze sprzętem i wyposaŝeniem...53 8.5.1 Środki trwałe stanowiące część wydatków inwestycyjnych, zainstalowanych na stałe w ramach projektu...53 8.5.2 Przenośne środki trwałe stanowiące część wydatków Inwestycyjnych...53 8.5.3 Wydatki na sprzęt będący przenośnym środkiem trwałym zakupionym / wytworzonym na czas realizacji projektu...54 8.5.3.1 Wydatki związane z zapewnieniem zaplecza InŜyniera nadzoru...54 8.5.4 Wydatki związane z wartościami niematerialnymi i prawnymi...55 8.5.5 Wydatki związane z amortyzacją...55 8.5.6 Wydatki związane z zakupem uŝywanego sprzętu...56 8.5.7 Wydatki związane z zastosowaniem technik finansowania niepowodujących natychmiastowego przeniesienia prawa własności...57 Strona 4 z 72

8.5.7.1 Wydatki związane z leasingiem...57 8.5.7.2 Wydatki związane z innymi technikami finansowania...58 8.5.8 Wydatki na zakup materiałów nie stanowiących środków trwałych na czas realizacji projektu...58 8.6 Wydatki związane z działaniami informacyjnymi i promocyjnymi...59 8.7 Wydatki związane z niezbędnymi opłatami...59 8.7.1 Opłaty za usunięcie drzew i krzewów oraz opłaty za zajęcie pasa drogowego...60 8.7.2 Opłaty za przyłączenie do sieci elektroenergetycznej lub gazowej...61 8.8 Inne kategorie wydatków, jeŝeli wynikają bezpośrednio ze specyfiki danego projektu i zostały wskazane w Umowie o dofinansowanie...61 8.9 Wydatki pozostałe...61 8.9.1 Wydatki operacyjne...61 8.10 Wydatki niekwalifikowalne na mocy rozporządzeń WE...62 8.11 Zasady przepływu środków finansowych...62 8.12 Formy płatności...63 8.13 Zwrot środków...65 8.14 Zasady rozliczania projektu...65 8.15 Skróty występujące w Katalogu i w Wytycznych...68 8.16 NajwaŜniejsze pojęcia występujące w Katalogu i w Wytycznych...68 8.17 Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko...69 Strona 5 z 72

1. Wstęp Przekazujemy Państwu katalog kosztów kwalifikowalnych, który, mamy nadzieję, ułatwi i usprawni Państwu proces składania Wniosków o dofinansowanie. Katalog ten powstał na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko z dnia 19 grudnia 2007r. PoniewaŜ trwają obecnie prace nad aktualizacją Wytycznych, nasz Katalog zostanie równieŝ zaktualizowany, po zatwierdzeniu zmian. Celem katalogu jest wyjaśnienie zasad dotyczących kwalifikowania wydatków w projektach współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Wszelkie uwagi lub zapytania prosimy kierować na adres mailowy : Dział WdraŜania XIII Osi Priorytetowej POI IŚ fax: +48 22 825 33 19 e-mail: poiis@opi.org.pl oraz a.denca@opi.org.pl Teksty rozporządzeń, ustaw i pozostałych dokumentów dostępne są na stronach internetowych Ministerstwa Rozwoju Regionalnego: www.funduszestrukturalne.gov.pl. Strona 6 z 72

2. Kwalifikowalność wydatków w ramach XIII osi priorytetowej PO IiŚ Wydatek kwalifikowalny jest to wydatek lub koszt poniesiony zgodnie z zasadami obowiązującymi w Wytycznych, który kwalifikuje się do refundacji ze środków przeznaczonych na realizację PO IiŚ, w trybie określonym w Umowie o dofinansowanie. Analogicznie, za wydatek niekwalifikowalny uznany zostanie koszt lub wydatek niekwalifikujący się do refundacji ze środków przeznaczonych na realizację PO IiŚ. Jedynie wydatki niezbędne dla realizacji projektu, poniesione zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie zwartej z Beneficjentem oraz zgodnie z Wytycznymi mogą być uznane za kwalifikowalne. Beneficjent moŝe wnioskować o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych, zaliczkę lub płatność pośrednią, do kwoty określonej w Umowie o dofinansowanie. Za wydatki kwalifikowalne mogą zostać uznane wydatki ponoszone przez Beneficjenta zarówno w ramach wkładu krajowego, jak i środków wspólnotowych. Umowa o dofinansowanie moŝe być podpisana jedynie z Wnioskodawcą, którego projekt został uznany za kwalifikowalny. Wydatki kwalifikowalne muszą być oparte na prawnie wiąŝących umowach, porozumieniach lub dokumentach. Niezbędne jest posiadanie przez Beneficjenta naleŝytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku (tzn. faktura z oznaczeniem zapłaty lub dokument księgowy o równowaŝnej wartości dowodowej (księgowa nota obciąŝeniowa) wraz z potwierdzeniem płatności na rzecz Wykonawcy, w postaci wyciągu z rachunku bankowego). Strona 7 z 72

3. Kwalifikowalność projektu a kwalifikowalność wydatków Na etapie oceny Wniosków o dofinansowanie oceniana jest kwalifikowalność projektu oraz Wnioskodawcy. Weryfikacja polega na sprawdzeniu czy projekt kwalifikuje się do współfinansowania w ramach PO IiŚ oraz czy dany podmiot jest upowaŝniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. Fakt, Ŝe projekt kwalifikuje się do wsparcia nie oznacza, Ŝe wszystkie wydatki poniesione podczas realizacji projektu będą uznane za kwalifikowalne. Dokumentacja powinna uwzględniać zarówno wydatki kwalifikowalne jak równieŝ wydatki niekwalifikowalne, o ile takie występują. Kwalifikowalność wydatków jest weryfikowana na etapie oceny Wniosków o dofinansowanie (ocena potencjalnej kwalifikowalności), weryfikacji Wniosków o płatność, kontroli projektów na miejscu. Podczas weryfikacji sprawdzeniu podlega to, czy wydatki poniesiono zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie (w tym zgodnie z zakresem projektu określonym w Umowie o dofinansowanie), czy poniesione wydatki są zgodne z zasadami opisanymi w Wytycznych, w tym w szczególności, czy poniesione wydatki nie naruszają prawa wspólnotowego lub krajowego, czy wydatki wynikają z prawnie wiąŝących umów, porozumień lub dokumentów, czy wydatek został właściwie udokumentowany (czy jest prawidłowo wystawiona faktura a płatność dokonana na jej podstawie ma potwierdzenie zapłaty w wyciągu bankowym lub rejestrze kasowym), czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu, czy poniesiono go zgodnie z zasadą efektywności (najlepszy efekt przy moŝliwie najniŝszych cenach), oraz czy prace / usługi / dostawy, w związku z którymi wydatek został poniesiony, zostały faktycznie wykonane oraz czy wydatki zostały poniesione i udokumentowane w prawidłowym terminie. Strona 8 z 72

4. Trwałość projektu KaŜdy projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych musi zachować trwałość przez okres 5 lat od zakończenia projektu daty, która stanowi ostatni dzień okresu kwalifikowania wydatków wskazany w Umowie o dofinansowanie. W przypadku, gdy Beneficjent nie zachowa tej zasady, będzie musiał dokonać zwrotu środków. Trwałość projektu oznacza takŝe nie poddanie go tzw. znaczącej modyfikacji, tj. modyfikacji, która miałaby znaczący wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu, lub gdyby ta modyfikacja spowodowała uzyskanie przez Beneficjenta nieuzasadnionej korzyści oraz gdy modyfikacja projektu obejmowałaby zmianę charakteru własności elementu infrastruktury. Strona 9 z 72

5. Ogólne zasady kwalifikowania wydatków: 5.1 Niezbędność wydatków tylko wydatki niezbędne do realizacji projektu mogą zostać uznane za kwalifikowalne; 5.2 Faktyczne poniesienie wydatku, tzn. wydatek został zrealizowany w znaczeniu kasowym, (jako rozchód środków pienięŝnych z rachunku bankowego Beneficjenta lub innego podmiotu upowaŝnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych), a data poniesienia wydatku, to dzień, w którym nastąpił rozchód środków z rachunku bankowego. Wyjątek stanowią koszty amortyzacji oraz wkład niepienięŝny; Przykład: Beneficjent potrącił Wykonawcy 90% płatności faktury za opóźnienia w realizacji projektu, wypłacając mu tylko 10% wartości jego faktury. Faktycznie poniesionym wydatkiem jest tu 10% wartości faktury i tylko ta kwota moŝe zostać uznana za kwalifikowalną. Jednocześnie kara umowna zapłacona przez Wykonawcę na rzecz Beneficjenta jest traktowana jako incydentalny dochód, tzn. pomniejsza kwotę poniesionych wydatków kwalifikowalnych, które mogą być zadeklarowane do refundacji we Wniosku o płatność. 5.3 Rozliczenie wkładu niepienięŝnego wkład w postaci dóbr lub usług, za które nie dokonano płatności stanowi koszt kwalifikowalny, jeŝeli zostaną zachowane zasady określone w Wytycznych, m.in. pod warunkiem, iŝ wkład niepienięŝny polegać będzie na wniesieniu nieruchomości, urządzeń lub materiałów (surowców), ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, a jego wartość moŝe zostać w niezaleŝny sposób wyceniona oraz zweryfikowana, na Ŝądanie odpowiedniej instytucji, przez uprawnionego rzeczoznawcę, poprzez operat szacunkowy (w przypadku wniesienia nieruchomości). Operat szacunkowy jest opinią autorską rzeczoznawcy majątkowego o wartości nieruchomości i stanowi dokument urzędowy. MoŜe być sporządzany wyłącznie w formie pisemnej. W razie Strona 10 z 72

istotnych rozbieŝności w opiniach o wartości tej samej nieruchomości, sporządzonych przez rzeczoznawców majątkowych, oceny prawidłowości tych wycen dokonuje organizacja zawodowa rzeczoznawców majątkowych. Operat zawiera informacje niezbędne przy dokonywaniu wyceny nieruchomości przez rzeczoznawcę majątkowego, w tym wskazanie podstaw prawnych i uwarunkowań dokonanych czynności, rozwiązań merytorycznych, przedstawienia toku obliczeń, wyniku końcowego. W operacie szacunkowym przedstawia się sposób dokonania wyceny nieruchomości, w tym: - określenie nieruchomości i zakresu wyceny, - określenie celu wyceny, - podstawę formalną wyceny nieruchomości oraz źródła danych o nieruchomości, - ustalenie daty określenia wartości nieruchomości, - opis stanu nieruchomości, - wskazanie przeznaczenia wycenianej nieruchomości wynikającego z planu miejscowego lub z innych dokumentów, - wskazanie rodzaju określanej wartości, wyboru podejścia, metody i techniki szacowania, - analizę i charakterystykę rynku nieruchomości w zakresie dotyczącym celu i sposobu wyceny, - wynik wyceny nieruchomości z przedstawieniem obliczeń wartości nieruchomości Warunkiem niezbędnym do uznania wkładu niepienięŝnego za wydatek kwalifikowalny, jest bezpośrednie wskazanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji wkładu niepienięŝnego we Wniosku o dofinansowanie oraz w Umowie o dofinansowanie. Wysokość dotacji dla projektu w ramach PO IiŚ musi być mniejsza lub równa wartości wydatków kwalifikowalnych pomniejszonych o wkład niepienięŝny. Strona 11 z 72

Kwota dofinansowania dla projektu wydatki kwalifikowalne wkład niepienięŝny w ramach PO IiŚ Przykład: w ramach projektu moŝe być rozliczany wkład niepienięŝny, który polega na wniesieniu do projektu określonych składników majątku Beneficjenta tj. nieruchomości w rozumieniu art. 46 1 kodeksu cywilnego, urządzeń lub materiałów, badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. Wycena wkładu niepienięŝnego, powinna być dokonywana według wartości rynkowej, za którą przyjmuje się przeciętną cenę stosowaną w danej miejscowości w obrocie tytułami tego samego rodzaju i gatunku, lub jeŝeli nie moŝna ustalić wartości rynkowej według wartości godziwej, za którą zgodnie z art. 28 ust. 6 ustawy o rachunkowości przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Oznacza to, Ŝe wkład własny niepienięŝny, w tym wnoszone do projektu pomieszczenia, którymi dysponuje Beneficjent (np. sale szkoleniowe, biuro projektu itp.) moŝe być kwalifikowany według stawek rynkowych (np. średnia cena wynajmu 1m² powierzchni biurowej o określonych parametrach w danej miejscowości), przy czym wyceny wartości wkładu dokonuje się przy wykorzystaniu wyników róŝnego rodzaju ekspertyz, w tym np. wykazów cen rynkowych uzyskiwanych z róŝnych źródeł lub rynków. Jednocześnie w/w wkład własny niepienięŝny moŝna kwalifikować według kosztów ponoszonych przez Beneficjenta (np. czynsz, opłaty za media, koszty ochrony itp.), przy czym wyboru metody kwalifikowania wkładu (według stawek rynkowych lub według ponoszonych kosztów) dokonuje Beneficjent. Strona 12 z 72

5.4 Okres kwalifikowania wydatków okres, w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowalne, dla PO IiŚ jest to okres od 1 stycznia 2007 r. do 31 grudnia 2015 r. Wydatki poniesione po za tym okresem nie będą uznawane za kwalifikowalne. Ostateczny okres kwalifikowania wydatków dla danego projektu zostanie określony w Umowie o dofinansowanie zawieranej z Beneficjentem, która określi zarówno początkową jak i końcową datę kwalifikowalności wydatków. Początkową datą kwalifikowania wydatków moŝe być 1 stycznia 2007r., równieŝ w przypadku, gdy Wniosek o dofinansowanie został złoŝony w późniejszym terminie. Końcowa data kwalifikowalnosci wydatków dla projektu nie moŝe jednak wykraczać poza datę 31 grudnia 2015r. Przykład: JeŜeli, okres kwalifikowalności dla danego projektu to 1 stycznia 2007r. 31 grudnia 2009r. a Beneficjent otrzymuje fakturę od Wykonawcy 20 grudnia 2009r. i dokonuje płatności 2 stycznia 2010r., to ten wydatek (dokonany po okresie kwalifikowalności) uznany będzie za niekwalifikowalny. Przykład: JeŜeli, okres kwalifikowalności dla danego projektu to 1 stycznia 2007r. 31 grudnia 2009r. a Beneficjent otrzymuje fakturę od Wykonawcy 20 grudnia 2009r. i dokonuje płatności 2 stycznia 2010r., to ten wydatek (dokonany po okresie kwalifikowalności) uznany będzie za niekwalifikowalny. Przykład: JeŜeli, okres kwalifikowania wydatków dla projektu to 1 stycznia 2007r. 31 grudnia 2009r. a Beneficjent otrzymuje fakturę od Wykonawcy 20 grudnia 2006r., ale płaci ją 2 stycznia 2007r. Faktura jest wystawiona za zakres prac/ usług/ dostaw zatwierdzonych w Umowie o dofinansowanie jako kwalifikowalne ten wydatek jest kwalifikowalny w całości, poniewaŝ faktura została zapłacona w okresie kwalifikowania projektu. Strona 13 z 72

Przykład: JeŜeli, okres kwalifikowania wydatków dla projektu to 1 stycznia 2007r. 31 grudnia 2010r. a Beneficjent otrzymuje ostatnią, rozliczającą fakturę od Wykonawcy z 14-dniowym terminem płatności, 31 grudnia 2010r., na podstawie której Beneficjent dokonuje płatności z uwzględnieniem kwoty zatrzymanej, w dniu 14 stycznia 2010r., to ten wydatek, pomimo, Ŝe został dokonany zgodnie z warunkami umowy pomiędzy Beneficjentem a Wykonawcą, będzie uznany za niekwalifikowalny, poniewaŝ został dokonany po terminie kwalifikowania projektu. Dlatego teŝ naleŝy tak określić termin realizacji projektu we Wniosku o dofinansowanie, aby uwzględnić w nim okres ostatecznych rozliczeń z Wykonawcą. MoŜe zaistnieć równieŝ sytuacja, w której termin wypłaty tzw. kwoty zatrzymanej (czyli tej części naleŝności dla Wykonawcy zatrzymanej przez Beneficjenta na podstawie postanowień umowy zawartej między nimi) przekroczy termin końcowej daty ponoszenia wydatków kwalifikowalnych określonej w Umowie o dofinansowanie. Wydatek stanowiący zwrot kwot zatrzymanych po upływie terminu, będzie wydatkiem niekwalifikowalnym. Dlatego teŝ Beneficjent powinien tak określić termin realizacji Projektu we Wniosku o dofinansowanie, aby w okresie kwalifikowania wydatków dla Projektu uwzględniono okres gwarancyjny, po upływie którego nastąpi zwrot kwot zatrzymanych. Beneficjent moŝe podjąć działanie, które pozwoli mu na przyspieszenie terminu zwrotu kwot zatrzymanych, a mianowicie moŝe posłuŝyć się gwarancją instytucji finansowej, zgodnie z przepisami Ustawy Pzp. W tej sytuacji Wykonawca otrzymuje gwarancję instytucji finansowej jako zwrot kwoty zatrzymanej. Kwota zatrzymana stanowi wtedy wydatek kwalifikowalny, poniewaŝ wydatek na gwarancję został faktycznie poniesiony przez Beneficjenta, co jest niezbędne dla uznania go za wydatek kwalifikowalny. Nie ma przepisów uniemoŝliwiających finansowanie w ramach PO IiŚ projektów częściowo bądź całkowicie zrealizowanych (z zastrzeŝeniem szczególnych zasad, które mogą obowiązywać projekty, dla których dofinansowanie stanowi pomoc publiczną). W takim przypadku do pomocy będą mogły się kwalifikować jedynie wydatki poniesione w okresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ. Projekty takie będą musiały spełniać wszystkie zasady obowiązujące dla projektów, których realizacja nie została rozpoczęta przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, tj. przede wszystkim Strona 14 z 72

dotyczące pomocy publicznej, ochrony środowiska, ochrony przyrody, zamówień publicznych, zgodności z PO IiŚ oraz określone w rozporządzeniach WE dotyczących nowego okresu programowania i wytycznych odpowiednich instytucji. Zatem w przypadku projektów częściowo zakończonych lub całkowicie zrealizowanych w momencie przyznania dofinansowanie trzeba uwzględnić większe niŝ w przypadku nowych projektów ryzyko niedopełnienia wszystkich wymagań warunkujących dofinansowanie w ramach PO IiŚ. Przez projekt częściowo zrealizowany naleŝy rozumieć, z zastrzeŝeniem szczególnych zasad dotyczących pomocy publicznej, projekt, w ramach którego, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie poniesiono wydatki, które zostaną następnie przedstawione do refundacji w ramach Wniosku o płatność. Odpowiednio, przez projekt całkowicie zrealizowany naleŝy rozumieć projekt, w ramach którego, przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie poniesiono wszystkie wydatki, które zostaną następnie przedstawione do refundacji w ramach Wniosku o płatność. W przypadku projektów podlegającym zasadom pomocy publicznej, obowiązują ramy czasowe określone w programie pomocy publicznej. 5.5 Efektywność wydatku zapewnienie osiągnięcia najlepszego efektu przy moŝliwie najniŝszych kosztach; CięŜar udowodnienia, iŝ wydatek został poniesiony z zachowaniem osiągnięcia najlepszego efektu przy moŝliwie najniŝszych kosztach spoczywa na Beneficjencie. Na poziomie Wniosku o dofinansowanie zasada efektywności będzie weryfikowana poprzez analizę studium wykonalności i przeprowadzonej analizy wariantowej a takŝe poprzez ocenę zastosowanych rozwiązań. Zasada efektywności będzie równieŝ weryfikowana na etapie rozliczania Wniosków o płatność. W większości projektów, które będą realizowane w ramach PO IiŚ, wydatki będą ponoszone na podstawie umów zawieranych z zastosowaniem ustawy Pzp. W takim przypadku istnieje domniemanie, iŝ zasada efektywności poniesienia wydatku zostaje wypełniona juŝ przez sam fakt zastosowania ustawy. W przypadku umów nieobjętych stosowaniem ustawy Pzp, efektywność jest badana pod kątem zgodności z procedurą obowiązującą w jednostce Beneficjenta (która Strona 15 z 72

jest dostarczana na etapie oceny Wniosków o dofinansowanie) oraz przestrzegania zasad określonych w artykule 70 Kodeksu Cywilnego. Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to, w szczególności, zapytania o cenę wraz z odpowiedziami oferentów, zapytania ofertowe wraz z otrzymanymi ofertami, czy teŝ wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć, w szczególności, formę pisma, e-maila, wydruku strony internetowej. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku. Spełnienie zasady efektywności zapewnia zawieranie umów zgodnie z ustawą Pzp lub w przypadku zawierania umów nie objętych zakresem stosowania Pzp - zgodnie z procedurą przedstawioną przez Beneficjenta na etapie oceny merytorycznej II stopnia. Koszty Beneficjenta poniesione na potwierdzenie, Ŝe wydatek jest efektywny równieŝ mogą zostać uznane za kwalifikowalne. 5.6 Dokumentowanie wydatku wydatki powinny być dokumentowane prawnie zawartymi umowami, porozumieniami lub dokumentami. Wydatek faktycznie poniesiony powinien być poparty fakturą z oznaczeniem zapłaty lub innym dokumentem księgowym o równowaŝnej wartości dowodowej. Dokumentem o równowaŝnej wartości dowodowej jest kaŝdy dokument, przedstawiony przez Beneficjenta, który potwierdza, Ŝe zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie dokonanej, zgodnie z Ustawą o rachunkowości. Dokumentem potwierdzającym poniesienie kosztu związanego z wkładem niepienięŝnym lub amortyzacją są dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych, które odzwierciedlają wysokość poniesionych kosztów i są potwierdzone przez upowaŝnione osoby. Strona 16 z 72

Przykład: Beneficjent, jako dokument potwierdzający poniesienia wydatku dołączył do Wniosku o płatność wyciąg bankowy, który tę płatność potwierdza. PoniewaŜ wyciąg bankowy jest dokumentem księgowym, tak więc ten wydatek jest kwalifikowalny, przy spełnieniu pozostałych zasad dotyczących kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ. 5.7 Potwierdzenie wydatków Wydatki kwalifikowalne muszą być oparte na prawnie wiąŝących umowach, porozumieniach lub dokumentach. Zatem niezbędne jest posiadanie przez Beneficjenta naleŝytej dokumentacji będącej podstawą poniesienia wydatku. 1) Wydatek faktycznie poniesiony powinien być poparty: - fakturą z oznaczeniem zapłaty lub dokumentem księgowym o równowaŝnej wartości dowodowej oraz - potwierdzeniem płatności na rzecz wykonawcy w postaci wyciągu z rachunku bankowego lub dokumentów potwierdzających dokonanie płatności gotówką, o których mowa w pkt. 3. 2) Przez dokument o równowaŝnej wartości dowodowej, naleŝy rozumieć kaŝdy dokument przedstawiony przez Beneficjenta w celu potwierdzenia, Ŝe zapis księgowy podaje prawdziwy i rzetelny obraz transakcji faktycznie wykonanych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. 3) Przez dokument potwierdzający dokonanie płatności gotówkowej naleŝy rozumieć: fakturę lub dokument księgowy o równowaŝnej wartości dowodowej z oznaczeniem zapłacono gotówką lub dokument Kasa przyjmie (KP) lub Kasa wypłaci (KW) zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równowaŝnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności, lub Strona 17 z 72

raport kasowy zawierający odniesienie do faktury lub dokumentu księgowego o równowaŝnej wartości dowodowej, którego KP/KW dotyczy oraz wskazujący datę dokonania płatności. 4) Przez dokument potwierdzający poniesienie kosztu związanego z amortyzacją, naleŝy rozumieć dokumenty księgowe lub wyciągi z ksiąg rachunkowych, odzwierciedlające wysokość poniesionych kosztów i potwierdzone przez upowaŝnione osoby, jak np.: - Karty pracy urządzenia, bądź oświadczenie o wykorzystywaniu urządzenia tylko i wyłącznie na rzecz projektu przez moŝliwe do przepracowania przez niego godziny w danym miesiącu (np.: wartość godzin obejmujących etat); - Kopii dokumentu księgowego pozwalającego stwierdzić wartość miesięcznej amortyzacji; - Kopii dokumentu księgowego pozwalającego stwierdzić dokonanie amortyzacji za dany środek trwały; - Oświadczenia o nie nabyciu środka trwałego bądź wartości niematerialnej i prawnej z dotacji pochodzącej ze środków publicznych bądź zawierającego informacje o stopniu dofinansowania jego zakupu z tych środków; stopień ten naleŝy uwzględnić przy przedstawianiu wartości amortyzacji; - Dopuszcza się moŝliwość dokonywania jednorazowych amortyzacji tzw. środków i wartości nisko kosztowych; wówczas naleŝy przedstawić kopie stosownych dokumentów księgowych (polecenie księgowania, arkusz amortyzacji, itp.) potwierdzających dokonanie jednorazowej amortyzacji wraz z oświadczeniem, Ŝe dany środek zostanie wykorzystany tylko i wyłącznie na rzecz projektu. JeŜeli planowane jest jego częściowe wykorzystanie naleŝy podać procentowy udział tego wykorzystania bądź dokonywać refundacji w oparciu o hipotetyczną amortyzację przedmiotu umarzania tak jakby nie miałby wartości środka niskokosztowego 5) Przez dokumenty potwierdzające poniesienie kosztu związanego z wkładem niepienięŝnym w postaci nieruchomości naleŝy rozumieć dokumenty, o których mowa w pkt. 5 oraz operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę, Strona 18 z 72

potwierdzający, iŝ zadeklarowana wysokość wkładu niepienięŝnego nie przekracza wartości rynkowej nieruchomości. 6) Przez dokument potwierdzający wysokość wkładu niepienięŝnego w postaci nieodpłatnej pracy wolontariuszy, naleŝy rozumieć umowę wolontariatu oraz karty prac wykonywanych przez poszczególnych wolontariuszy, potwierdzone przez pracodawcę. Karta pracy woluntariusza powinna zawierać co najmniej następujące informacje: data, wymiar godzinowy, zakres realizowanych zadań oraz uzasadnienie ich związku z projektem. 7) Przez dokument potwierdzający rozliczenie wynagrodzenia pracowników związanych z wdraŝaniem i eksploatacją projektu naleŝy rozumieć - Kopie list płac, wraz z kartami czasu pracy, bądź dokumenty stwierdzające oddelegowanie pracownika do pracy na rzecz projektu, włączając moŝliwość przedstawienia treści umowy; - Kopie umów o dzieło bądź zlecenie wraz z kopiami rachunków zawierającymi potwierdzenie wykonania przedmiotu umowy; w przypadku zawierania umów z pracownikami etatowymi Beneficjent musi przedstawić stosowne dokumenty bądź złoŝyć oświadczenie, Ŝe zakres obowiązków obejmujących umowę zlecenie lub umowę o dzieło odbiega od zakresu obowiązków wynikających ze stałego zatrudnienia, praca jest wykonywana poza godzinami pracy - Faktury wraz ze specyfikacją wykonanych zadań, zawierających liczbę przepracowanych godzin oraz zakres wykonywanych zadań, wraz z protokołami odbioru w przypadku angaŝowania osób tzw. samozatrudnionych lub kopię Umów zawieranych z podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą. - Kopii potwierdzenia dokonania płatności (przelewów) pochodnych związanych z kosztami pracy wraz z oświadczeniem, Ŝe płatności obejmują płatności na rzecz US i ZUS od osób zatrudnionych na rzecz projektu. Składka na PFRON oraz premie o charakterze uznaniowym są nie kwalifikowalne Strona 19 z 72

8) Poprzez dowody zakupu środka trwałego, naleŝy rozumieć kopie dokumentów OT oraz protokół zdawczo odbiorczy jego przyjęcia na stan 9) Poprzez dowody zakupu materiałów budowlanych i surowców, oprogramowania i licencji, naleŝy rozumieć: - Kopie faktur potwierdzających nabycie; - Kopie protokołów zdawczo odbiorczych materiałów i surowców oraz oprogramowania; - Potwierdzenie wprowadzenia na stan magazynu zakupionych materiałów; - Kopie dokumentów potwierdzające płatność (wyciąg bankowy, KW); - W przypadku wartości niematerialnych i prawnych kopie dokumentów stwierdzających wpisanie wartości do rejestru wartości niematerialnych i prawnych; 10) Poprzez dowody rozliczające zakup usług obcych, ekspertyz, analiz i raportów (studium wykonalności i analizy wchodzące w jego skład bądź inne, niezbędne do realizacji projektu), naleŝy rozumieć: - Kopie faktur, umów o dzieło, zleceń związanych z przygotowaniem ww. przedmiotów; - W przypadku umów o dzieło bądź zleceń, kopie rachunków zawierających potwierdzenie wykonania zlecenia bądź dzieła; - W przypadku faktur protokoły odbioru usługi. - Kopie potwierdzenia płatności zarówno wynagrodzenia jak i naleŝności do US i ZUS wynikających z umów zleceń i o dzieło wraz z oświadczeniem o zawieraniu się w przedstawianych przelewach płatności. 11) Koszty ogólne, które swoim zakresem obejmują koszty związane z zarządzaniem i administrowaniem projektem w tym wynagradzaniem personelu administracyjnego i zarządzającego pracującego na rzecz projektu, koszty mediów i inne koszty, których nie moŝna przypisać pozostałym kategoriom. Rozliczenie tych kosztów następuje poprzez: - Kopie faktur; Strona 20 z 72

- Kopie potwierdzenia płatności; - Metodyki wyliczenia kosztów mediów oraz przedstawienie w oparciu o nie wyliczeń wartości do refundacji; - Rozliczenie wynagrodzeń następuje na zasadach przedstawionych w pkt.8 dla pracowników zaangaŝowanych w przygotowanie i realizację Projektu. 12) Dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to, w szczególności, - zapytania o cenę wraz z odpowiedziami oferentów, min 3 zapytania wraz z odpowiedziami - zapytania ofertowe wraz z otrzymanymi ofertami, min 3 zapytania ofertowe wraz z odpowiedziami - wydruki ze stron internetowych przedstawiających oferty potencjalnych wykonawców. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć, w szczególności, formę: - pisma, - e-maila, - wydruku strony internetowej. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku. 13) Zgodnie z art. 60 lit. d rozporządzenia ogólnego 1, Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia dla projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego informatycznego systemu ewidencji księgowej, odrębnego kodu księgowego umoŝliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z projektem oraz zapewnienia, Ŝe operacje gospodarcze są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. 1 Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1260/1992, Dz.U. UE z dnia 31.07.2006r. L 2100/25 Strona 21 z 72

14) Bez uszczerbku dla zasad regulujących pomoc publiczną dokumenty związane z realizacją projektu powinny być przechowywane przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego. 5.8 Zgodność z przepisami prawa wydatki powinny być poniesione i udokumentowane zgodnie z obowiązującym prawem polskim i wspólnotowym, poniewaŝ poniesione z naruszeniem prawa, mogą zostać uznane za niekwalifikowalne w całości lub części, w zaleŝności od wagi tego naruszenia. NaleŜy równieŝ zwrócić szczególną uwagę na zgodność poniesionych wydatków z przepisami obowiązującymi w obszarach: zamówień publicznych, ochrony środowiska, ochrony przyrody, pomocy publicznej oraz rachunkowości. Beneficjent jest zobowiązany do zawierania umów z Wykonawcami, dla zadań objętych Projektem, zgodnie z przepisami Pzp w przypadku, gdy wymóg jej stosowania wynika z tej ustawy. Beneficjent zawierający umowy z Wykonawcami, które nie są objęte zakresem stosowania Ustawy Pzp, zobowiązany jest zawierać je w formie pisemnej oraz stosować tryb przetargu, chyba Ŝe przepisy szczególne przewidują inny tryb i formę zawierania umowy, z uwzględnieniem następujących zasad: a) jawności rozumianej jako zamieszczenie ogłoszenia o przetargu (aukcji) w prasie, Internecie lub siedzibie Beneficjenta, w zaleŝności od wartości i rodzaju zamówienia. Decyzję o zakresie upowszechnienia informacji o planowanym zawarciu umowy podejmuje Beneficjent; b) niedyskryminacyjnego opisu przedmiotu zamówienia w szczególności rozumianej jako zakaz zawierania w opisie postanowień mogących preferować konkretnych Wykonawców oraz, w przypadku wskazania konkretnych znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, obligatoryjne dopuszczenie rozwiązań równowaŝnych; c) równego dostępu dla podmiotów gospodarczych ze wszystkich państw członkowskich (zakaz stawiania wymagań powodujących dyskryminację względem Wykonawców z innych państw członkowskich). Zakazane są wymagania nakładające: Strona 22 z 72

- posiadania przez Wykonawcę doświadczenia w wykonywaniu zamówienia w Polsce - posiadanie przez Wykonawcę doświadczenia w realizacji zamówień współfinansowanych w ramach funduszy UE lub funduszy krajowych d) wzajemnego uznawania dyplomów, świadectw i innych dokumentów potwierdzających posiadanie kwalifikacji, zgodnie z prawem polskim; e) odpowiednich terminów w szczególności rozumianej jako wyznaczenie na składanie ofert terminów umoŝliwiających Wykonawcom zapoznanie się z przedmiotem zamówienia, przygotowanie i złoŝenie oferty; f) przejrzystego i obiektywnego podejścia w szczególności rozumianej jako obowiązek wyłączania się po stronie Beneficjenta z prowadzenia przetargu przez osoby, w stosunku do których zachodzą przesłanki wskazane w art. 17 ust. 1 ustawy Pzp (oznacza to m.in., Ŝe osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają wyłączeniu, jeŝeli ubiegają się o udzielenie tego zamówienia, pozostają w związku małŝeńskim lub są spokrewnione z wykonawcami ubiegającymi się o udzielenie zamówienia) Umowy, których przedmiot obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 ustawy Pzp, nie objęte zakresem stosowania ustawy Pzp i dotyczące usług wymienionych w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp, Beneficjent jest zobowiązany zawierać w sposób oszczędny i celowy, zachowując przy tym formę pisemną, chyba Ŝe przepisy szczególne wymagają innej formy szczególnej. JeŜeli ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej, zawarcie umowy moŝe być takŝe potwierdzone dowodem księgowym w rozumieniu przepisów o rachunkowości (np. zakup biletów kolejowych, autobusowych). Beneficjent jest zobowiązany do udokumentowania przestrzegania zasad, o których mowa powyŝej (np. przechowywać ogłoszenia o przetargu oraz kopie ofert, które nie zostały wybrane). PoniŜsza tabela podsumowuje przedstawione procedury zawierania umów oraz okoliczności, w jakich powinny być stosowane Strona 23 z 72

Ustawa Pzp Kc, art. 70 Forma pisemna Zobowiązanie do stosowania ustawy Pzp wynika z samej ustawy x x Przyjęta przez Beneficjenta procedura Z przepisów ustawy Pzp wynika brak zobowiązania do jej stosowania, z wyłączeniem: x x x - umów, których przedmiot obejmuje zamówienia, o których mowa w art. 4 i 5 ustawy Pzp, x x - zamówień sektorowych, do których mają zastosowania wyłączenia, o których mowa w art. 136 138a ustawy Pzp. x JeŜeli ogólnie przyjętą praktyką jest zawieranie danej umowy bez zachowania formy pisemnej, zawarcie umowy moŝe być takŝe potwierdzone dowodem księgowym w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Zasady, o których mowa, Beneficjenci powinni wdroŝyć we własne procedury zawierania umów. Ww. procedury powinny być zamieszczane na stronie internetowej Beneficjenta a jeŝeli Beneficjent nie posiada własnej strony internetowej, udostępniane na Ŝądanie wykonawcy. Beneficjent wskazuje w ogłoszeniu sposób i miejsce udostępniania ww. procedur. Podstawą ustalenia wartości umowy, nie objętej zakresem stosowania ustawy Pzp jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, Strona 24 z 72

ustalone przez Beneficjenta z naleŝytą starannością. Beneficjent nie moŝe w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp dzielić zamówienia na części lub zaniŝać jego wartości. Zawarcie z dotychczasowym wykonawcą dodatkowych umów nieobjętych umową podstawową a niezbędnych do jej prawidłowego wykonania jest moŝliwe dla usług lub robót budowlanych jeśli tych dodatkowych usług lub robót budowlanych nie moŝna było wcześniej przewidzieć. Wydatki poniesione na podstawie umów, dla których procedura zawierania umowy została wszczęta przed wejściem w Ŝycie Wytycznych, mogą być uznane za kwalifikowalne, o ile zamówienia te zostały lub zostaną udzielone zgodnie z zasadą uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zgodnie z obowiązującym u Beneficjenta wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych, jeŝeli Beneficjent posiada taki regulamin. Wydatki poniesione na podstawie umów, które zostały/zostaną zawarte przed wejściem w Ŝycie Wytycznych, mogą być uznane za kwalifikowalne, o ile umowy zostały lub zostaną zawarte w formie pisemnej. Przykład: W art. 36 ust. 1 pkt. 7 Pzp umieszczono przepis, zgodnie z którym, w specyfikacji określa się informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a takŝe wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami. Tak więc na zamawiającym ciąŝy obowiązek określenia sposobu komunikowania się. Ten zapis, nakazujący wskazanie osób uprawnionych do kontaktu, ma ogromne znaczenie, bowiem jeŝeli została dopuszczona droga faksowa lub droga elektroniczna i oferent chce potwierdzenia, Ŝe złoŝył jakieś oświadczenie tą drogą, to potwierdzenia moŝe dokonać jedynie osoba wskazana w specyfikacji istotnych warunków zamówienia jako uprawniona do kontaktów z oferentami. Strona 25 z 72

Przykład: JeŜeli zamówienie obejmuje równocześnie roboty budowlane, dostawy lub usługi, to do udzielenia tego zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy (art. 3b Ustawy Prawo zamówień publicznych). Zdarzające się na tym etapie nieprawidłowości mogą polegać na: - podziale usług lub dostaw na części o wartościach do 3 000 euro w celu uniknięcia stosowania ustawy lub do 30 000 euro w celu stosowania ustawy w innych progach kwotowych, - sporządzeniu projektu budŝetu robót budowlanych bez wcześniejszego sporządzenia kosztorysu inwestorskiego - błędnej kwalifikacji robót budowlanych do usług (np. usługi budowlane, elektryczne lub hydrauliczne, które w rzeczywistości są robotami budowlanymi) i rezygnacji przy tej kwalifikacji ze sporządzenia kosztorysu inwestorskiego - zaniŝeniu zakresu rzeczowego robót budowlanych, - sporządzeniu kosztorysu inwestorskiego niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 lutego 1999 r. w sprawie metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego (Dz. U. z 1999 r. nr 26, poz. 239.) - ogłoszenie dostawy robót projektowych (o wartości powyŝej 25 000 euro) bez wcześniejszego przeprowadzenia konkursu Przykład: JeŜeli, Beneficjent rozpoczął realizację robót budowlanych bez przygotowania / uzyskania wszystkich dokumentów wymaganych przepisami w zakresie ochrony środowiska, to wydatki mogą zostać uznane za kwalifikowalne dopiero wtedy, gdy Beneficjent uzupełni dokumentację. JeŜeli zaś tego nie dokona, wydatki te zostaną uznane jako niekwalifikowalne. 5.9 Podmiot dokonujący wydatków kwalifikowalnych Tylko wydatki poniesione przez Beneficjenta lub inny podmiot upowaŝniony w Umowie o dofinansowanie, mogą być uznane za kwalifikowalne. Beneficjent moŝe wskazać inny podmiot, który równieŝ będzie mógł ponosić wydatki kwalifikowalne. Oznacza to, iŝ Strona 26 z 72

dopuszczalna jest sytuacja, w której podmiot upowaŝniony przez Beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, jest właścicielem części majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu. W takim przypadku Beneficjent dołącza do Wniosku o dofinansowanie porozumienie (umowę) zawarte pomiędzy Beneficjentem a danym podmiotem, w którym Beneficjent upowaŝnia dany podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych w ramach danego projektu. Dokumenty te mogą być dołączone do Wniosku o dofinansowanie w formie kopii poświadczonych przez Beneficjenta za zgodność z oryginałem. NaleŜy pamiętać, Ŝe Beneficjent pomimo cesji praw na inny podmiot, nadal pozostaje odpowiedzialnym za prawidłowy przebieg realizacji projektu, za trwałość projektu oraz za kontakty z instytucjami odpowiedzialnymi za realizację PO IiŚ, przedstawianie Wniosków o płatność oraz do otrzymywania środków. W przypadku, gdy Beneficjent upowaŝnia inny podmiot do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, naleŝy we Wniosku o dofinansowanie dodatkowo opisać strukturę własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu, strukturę przepływów finansowych związanych z realizacją projektu oraz sposób zapewnienia trwałości projektu. W przypadku, gdy Beneficjent wskazuje więcej niŝ jeden podmiot jako upowaŝniony do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, wskazane zasady stosuje się odpowiednio w odniesieniu do kaŝdego podmiotu. W sytuacji, w której inny niŝ Beneficjent podmiot poniósł część wydatków (które Beneficjent planuje zadeklarować jako kwalifikowalne) związanych z przygotowaniem bądź realizacją projektu przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie, a jednocześnie Beneficjent nie wskazuje tego podmiotu jako upowaŝnionego do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych, wydatki poniesione przez ten podmiot mogą być uznane za kwalifikowalne pod warunkiem, Ŝe Beneficjent dołączy do Wniosku o dofinansowanie oświadczenie, w którym potwierdza, Ŝe wydatki poniesione przez ten podmiot zostały poniesione zgodnie z zasadami kwalifikowania wydatków i przyjmuje na siebie odpowiedzialność równieŝ za prawidłowość poniesienia wydatków przez ten podmiot. W takim przypadku naleŝy we Wniosku o dofinansowanie dodatkowo opisać strukturę własności majątku wytworzonego w związku z realizacją projektu oraz sposób zapewnienia trwałości projektu. Strona 27 z 72

Do wszystkich wydatków kwalifikowalnych, mają zastosowanie te same zasady dotyczące ich ponoszenia, dokumentowania, zasad sporządzania Wniosków o płatność itp. bez względu na to, czy wydatek został poniesiony przez Beneficjenta, czy przez inny podmiot upowaŝniony przez Beneficjenta do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych. Po podpisaniu Umowy o dofinansowanie, zmiana podmiotu upowaŝnionego do dokonywania wydatków kwalifikowalnych moŝe być dokonana na uzasadniony wniosek Beneficjenta, za zgodą instytucji będącej stroną umowy o dofinansowanie z Beneficjentem, w formie Aneksu do Umowy o dofinansowanie. 5.10 Podmiot na rzecz którego wydatek kwalifikowalny jest dokonywany Na podstawie umowy dotyczącej realizacji kontraktu w ramach projektu współfinansowanego z PO IiŚ, Beneficjent dokonuje płatności na rzecz Wykonawcy. Jednocześnie, w przypadku kontraktów realizowanych zgodnie z FIDIC 2, w celu uzyskania wymaganej gwarancji (np. ubezpieczeniowej) zwrotu zaliczki, Wykonawca moŝe dokonać cesji płatności naleŝnych lub płatności mających stać się naleŝnymi na rzecz instytucji finansowej (np. towarzystwa ubezpieczeniowego) udzielającej gwarancji. W przypadku kontraktów zawartych zgodnie z FIDIC, do dokonania cesji uprawniają Wykonawcę następujące postanowienia kontraktu (FIDIC 1999): Ŝadna ze stron nie sceduje całości ani Ŝadnej części kontraktu, ani Ŝadnych korzyści z kontraktu ani zysku z niego z wyjątkiem: a) kaŝda strona moŝe scedować całość kontraktu lub kaŝdą część kontraktu, za uprzednią zgodą drugiej strony, udzieloną według wyłącznego uznania drugiej strony; oraz b) kaŝda strona moŝe scedować swoje prawa do płatności naleŝnych lub mających stać się naleŝne z tytułu kontraktu jako zabezpieczenie na rzecz banku lub innej instytucji finansowej. W takiej sytuacji, gdy powstanie roszczenie Cesjonariusza wobec Cedenta, Zamawiający zostanie wezwany przez Cesjonariusza do dokonywania zapłaty na rachunek bankowy Cesjonariusza instytucji finansowej. W takim przypadku wydatki 2 FIDIC jest skrótem francuskiej nazwy Międzynarodowej Federacji InŜynierów Konsultantów: Fédération Internationale Des Ingénieurs-Conseils. Jest to międzynarodowa federacja krajowych stowarzyszeń niezaleŝnych inŝynierów konsultantów. Strona 28 z 72

poniesione przez Zamawiającego na rachunek bankowy Cesjonariusza, będą uznane za kwalifikowalne (jeśli zostaną poniesione zgodnie z zasadami dotyczącymi kwalifikowania wydatków obowiązującymi w PO IiŚ), mimo iŝ nie zostały poniesione na rachunek bankowy Wykonawcy. Wykonawca kontraktu moŝe równieŝ, za zgodą Zamawiającego, dokonać cesji płatności na rzecz podwykonawców. W takim przypadku, wydatki poniesione przez Zamawiającego, na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę, na rachunek bankowy Cesjonariusza (podwykonawcy), będą uznane za kwalifikowalne (jeśli zostaną poniesione zgodnie z zasadami dotyczącymi kwalifikowania wydatków obowiązującymi w PO IiŚ), mimo iŝ nie zostały poniesione na rachunek bankowy Wykonawcy. W przypadku, gdy Beneficjent dokonuje płatności bezpośrednio na rzecz podwykonawcy zgodnie z postanowieniami art. 647 K.c., wydatki dokonane w tym trybie mogą być uznane za kwalifikowalne, jeŝeli zostały dokonane z zachowaniem obowiązujących zasad dotyczących kwalifikowalności oraz jeśli Beneficjent nie dokonał dwukrotnej płatności za ten sam zakres wykonanych robót. Przykład:: Beneficjent dostał zawiadomienie od komornika, o zajęciu rachunku bankowego Wykonawcy. Płatność dokonana przez Beneficjenta na zajęty rachunek będzie kwalifikowalna, o ile zostały zachowane pozostałe zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków, np. wydatek został poniesiony w okresie kwalifikowania, zgodnie z Umową, za zakres prac objętych Umową. Przykład: Beneficjent zawiera umowę z Wykonawcą. Jednocześnie Wykonawca dokonuje cesji płatności na rzecz Towarzystwa Ubezpieczeniowego (TU), w ramach zabezpieczenia dobrego wykonania Umowy. Istnieje moŝliwość, aby Beneficjent dokonał płatności bezpośrednio na rachunek TU a nie Wykonawcy. Wydatki takie będą kwalifikowalne, jeŝeli zostaną spełnione pozostałe zasady dotyczące kwalifikowalności wydatków obowiązujące w PO IiŚ (np. wydatek został poniesiony w okresie kwalifikowania, zgodnie z Umową) oraz jeŝeli kaŝda ze stron kontraktu wyrazi zgodę na takie rozwiązanie. Strona 29 z 72

Przykład: Rozliczenie usługi, która została zlecona wykonawcy wygląda następująco. Wykonawca przedstawia łączną fakturę za wykonaną usługę/część usługi, w której nie ma obowiązku wyszczególniać kategorii wydatków związanych z daną usługą. Zestawienie takie przedstawia w załączniku do faktury, który zawiera listę kategorii wydatków poniesionych w ramach zrealizowania danej usługi i objętych daną fakturą (bez wykazywania kwot składających się na te kategorie wydatków). Na podstawie faktury i dołączonego do niego zestawienia, Beneficjent weryfikuje kwalifikowalność poniesionych przez wykonawcę wydatków i sprawdza ich zgodność z warunkami umowy. Po zatwierdzeniu dokumentów realizuje płatność na rzecz wykonawcy a zatwierdzone dokumenty załączane są przez Beneficjenta do Wniosku o płatność, który jest weryfikowany przez Instytucję WdraŜającą. KaŜdy Beneficjent zlecający wykonanie części projektu wykonawcy ma obowiązek zastrzec w umowie z wykonawcą prawo wglądu do dokumentów, w tym dokumentów finansowych wykonawcy związanych z realizowanym projektem. W przypadku zlecania zadań naleŝy pamiętać, Ŝe obowiązkiem Beneficjenta jest postępowanie zgodnie z procedurami zamówień publicznych obowiązującymi w Polsce Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. W przypadku wykrycia nieprawidłowości w postępowaniu o zamówienie publiczne, wartość całego zlecenia moŝe zostać uznana za niekwalifikowalną w ramach projektu. 5.11 Ocena kwalifikowalności wydatku w trakcie realizacji projektu Kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniana jest w trakcie realizacji projektu oraz po zakończeniu realizacji projektu, poprzez weryfikację opłaconych faktur (lub dokumentów o równowaŝnej wartości dowodowej) przedstawianych przez Beneficjenta do refundacji w ramach Wniosków o płatność oraz podczas kontroli na miejscu realizacji projektu. Podczas weryfikacji będzie sprawdzane w szczególności: a) czy wydatki poniesiono zgodnie z postanowieniami Umowy o dofinansowanie (w tym zgodnie z zakresem projektu określonym w Umowie o dofinansowanie), b) czy poniesione wydatki są zgodne z zasadami opisanymi w Wytycznych, w tym w szczególności: - czy poniesione wydatki nie naruszają postanowień prawa krajowego lub wspólnotowego, Strona 30 z 72

- czy wydatki wynikają z prawnie wiąŝących umów, porozumień bądź dokumentów, - czy wydatek został właściwie udokumentowany (patrz pkt. Potwierdzenie wydatków). - czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu, - czy poniesiony wydatek jest efektywny (tj. czy zachowano zasadę osiągnięcia najlepszego efektu przy moŝliwie najniŝszych kosztach), - czy prace/usługi/dostawy, w związku z wykonaniem których wydatek został poniesiony zostały faktycznie wykonane (podczas weryfikacji wniosku o dofinansowanie weryfikacja dokonywana jest na podstawie dokumentów), - czy wydatki zostały poniesione i udokumentowane w prawidłowym terminie. 5.12 Zakaz podwójnego finansowania niedozwolone refundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych krajowych lub wspólnotowych. Niedozwolone jest zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch róŝnych projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, Niedozwolone jest zrefundowanie poniesionego podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budŝetu państwa, w oparciu o ustawę o podatku VAT. Niedozwolone jest takŝe zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych. Niedozwolone jest zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie refundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych. Ponadto wydatek poniesiony na środek trwały, który był współfinansowany z publicznych środków krajowych lub wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka przez Beneficjenta, stanowi wydatek niekwalifikowalny. Dokumentem poświadczającym fakt, iŝ w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu sprzęt ten nie był nabyty z udziałem dotacji krajowych lub wspólnotowych, moŝe być oświadczenie sprzedawcy. Podwójnym finansowaniem nie jest w szczególności: Strona 31 z 72