ZAPYTANIE OFERTOWE NR 7.4 z dnia 31/08/2017r dotyczące zamówienia polegającego na : usługach promocji, utrzymania i moderowania grup społecznościowych Zamawiającego na portalu Facebook realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020 I Osi priorytetowej: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia Działania 1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów Poddziałania 1.1.2 Rozwój startupów w Polsce Wschodniej PROJEKT PILOTAŻOWY TRYB POSTĘPOWANIA: ZAPYTANIE OFERTOWE W oparciu o aktualne Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Podrozdział 6.5.2 Zasada konkurencyjności oraz aktualne Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w Programie Operacyjnym Polska Wschodnia 2014 2020. I. Zamawiający: Poligrafia 2.0 spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Adres Zamawiającego: ul. Jasionka 954E, 36-002 Jasionka Telefon: 790 254 634 email: rzeszutek@gmail.com strona internetowa: RozsadnePM.pl NIP: 5170378160 REGON: 365949419 KRS : 0000649506 II. Opis przedmiotu zamówienia:
usługa promocji, utrzymania i moderowania grup społecznościowych Zamawiającego na portalu Facebook realizowana w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020 I Osi priorytetowej: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia Działania 1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów Poddziałania 1.1.2 Rozwój startupów w Polsce Wschodniej PROJEKT PILOTAŻOWY. Kod CPV: 79342200-5 Usługi w zakresie promocji 79340000-9 Usługi reklamowe i marketingowe 72400000-4 - Usługi internetowe 79342000-3 Usługi marketingowe 79341200-8 Usługi zarządzania reklamą 79341400-7 Usługi kampanii reklamowych Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: a) usługi promocyjno reklamowe, polegające na promocji i reklamie grup społecznościowych Zamawiającego na portalu społecznościowym Facebook. Zakresem usługi objęte są: grupa polskojęzyczna pn. RozsadnePannyMlode, a także inne grupy odpowiadające grupie pn. RozsadnePannyMlode prowadzone w wersji angielskojęzycznej, niemieckojęzycznej oraz czeskojęzycznej, (które zostaną utworzone przez Zamawiającego). Usługi promocyjno- reklamowe, będą prowadzone za pośrednictwem Facebook Ads, w celu pozyskania jak największej ilości nowych członków (kobiet o statusie w związku/zaręczona, które podadzą datę swojego ślubu oraz kontakt e-mail), b) usługi mające na celu utrzymanie i moderowanie grup, o których mowa w pkt a), polegające zwłaszcza na zapewnieniu moderatora, dbającego o to, aby m.in. ich członkowie, nie naruszali Regulaminu grup, przygotowanego i zatwierdzonego przez Zamawiającego oraz obowiązujących przepisów prawa. Na przedmiot zamówienia składają się m.in. następujące działania: 1. Promocja i usługi reklamowe grup społecznościowych Zamawiającego wskazane w pkt. a) powyżej, 2. Zapewnienie oraz pokrycie budżetu reklamowego na działania wskazane w ust.1 (doładowanie konta Facebook Ads) na łączną kwotę 22 000 zł netto. Refinansowanie budżetu reklamowego, po poniesieniu udokumentowanych wydatków przez
Wykonawcę, zapewnia Zamawiający na zasadach wskazanych we wzorze umowy oraz w projekcie realizacji budżetu stanowiącym załącznik do formularza ofertowego. 3. Pozyskiwanie członków do grup społecznościowych wskazanych w pkt.1, które rejestrując się do grupy Zamawiającego podadzą dane wskazane w pkt.a). 4. Zapewnienie moderatora/moderatorów dostępnych przez zadeklarowaną dzienną liczbę godzin (w godzinach pomiędzy 10.00 a 21.00-7 dni w tygodniu) do których obowiązków będzie należało: a. Weryfikacja oraz moderowanie postów dodawanych przez członków grup pod kątem zgodności z obowiązującym na grupie regulaminem (z jego ewentualnymi zmianami) oraz przepisami prawa. b. Akceptowanie dodawania nowych członków do grupy zgodnie z regulaminem w tym weryfikowanie danych oraz odpowiedzi na pytania wymaganych zgodnie z obowiązującym formularzem oraz występowanie o uzupełnienie danych. c. Zapisywanie we wskazanym przez Zamawiającego arkuszu Excel danych osób zarejestrowanych (członków) uwzględniającym imię i nazwisko, datę ślubu, oraz adres e-mail) oraz przekazywanie tych danych Zamawiającemu w formie ustalonej pomiędzy stronami np. w formie mailowej. W przypadkach gdy Zamawiający posługuje się w opisie przedmiotu zamówienia nazwami własnymi programów, produktów, urządzeń itp. dopuszcza się użycie przedmiotu równoważnego, który spełni minimalne standardy jakościowe, parametry techniczne, warunki docelowego przeznaczenia, oraz funkcje i walory użytkowe produktu wskazanego z nazwy. Nazwy handlowe programów, produktów użyte w opisie przedmiotu zamówienia powinny być traktowane jedynie jako definicje standardu, jakiego wymaga Zamawiający. III. Warunki udziału w postępowaniu; 1) Wykonawcy muszą posiadać niezbędną wiedzę i doświadczenie. Zamawiający uzna, że Wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, jeżeli w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonał należycie co najmniej jedną usługę promocji strony internetowej za pośrednictwem Facebook Ads o wartości nie mniejszej niż 20 000 zł netto. Zamawiający wskazuje, iż wymagana wartość wykonanej usługi ma uwzględniać kwotę tzw. budżetu przeznaczonego na reklamę i promocję.
Na potwierdzenie spełnienia powyższego warunku, Wykonawca załącza do oferty wykaz wykonanych zamówień zgodnie z załącznikiem nr 3. Wykonawca na żądanie Zamawiającego zobowiązany jest do przedstawienia referencji potwierdzających wykonanie zamówienia wskazanego w wykazie wykonanych zamówień, w terminie 3 dni od dnia otrzymania wezwania. Nie przedstawienie referencji we wskazanym terminie, będzie skutkowało wykluczeniem wykonawcy z postępowania. Wymagana jest również: - wiedza na temat skutecznego tworzenia kreacji reklamowych w Facebook Ads. Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełnienia tego warunku. 2) Wykonawca powinien dysponować odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełnienia tego warunku. 3) Wykonawca powinien znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na prawidłowe zrealizowanie przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie określa szczegółowego sposobu oceny spełnienia tego warunku. Powyższe kryteria są warunkiem niezbędnym do przyjęcia oferty, jednak nie stanowią punktowanego elementu jej oceny. Zapytanie ofertowe kierowane jest do wykonawców zarówno polskich jak i zagranicznych. IV Kryterium oceny oferty: - cena tj. cena obejmująca wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu świadczenia usług promocyjno-reklamowych (prowadzenia kampanii reklamowej) oraz budżet reklamowy przeznaczony na reklamy Facebook: waga 60% - deklarowana ilość pozyskanych członków dla grup wskazanych przez Zamawiającego : waga 20% - deklarowany czas dostępności moderatora na grupach wskazanych przez Zamawiającego : waga 20% V. Opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty:
Oferty będą podlegały ocenie zgodnie z następującymi kryteriami: 1. K 1 - Cena 60% (maksymalnie możliwych do uzyskania 60 pkt), z Załącznika nr 1 formularz ofertowy 2. K 2 deklarowana ilość pozyskanych członków dla grup wskazanych przez Zamawiającego 20% (maksymalnie możliwych do uzyskania 20 pkt), z Załącznika nr 1 formularz ofertowy 3. K 3- deklarowany czas dostępności moderatora na grupach wskazanych przez Zamawiającego 20% (maksymalnie możliwych do uzyskania 20 pkt), z Załącznika nr 1 formularz ofertowy Łącznie możliwych do uzyskania 100 pkt (100%) Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru: K = K1 + K2 + K3 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K). Ad. 1 Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium cena : K 1 = (C min:c)x60 K 1 liczba punktów uzyskana za kryterium ceny C min cena najniższa spośród ważnych ofert C cena badanej oferty Liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Ad. 2 Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium deklarowana ilość pozyskanych członków dla grup wskazanych przez Zamawiającego K 2 =Ilość punktów ze spełnienie kryterium deklarowana ilość pozyskanych członków dla grup wskazanych przez Zamawiającego będzie przyznawana w następujący sposób: a) deklarowana ilość pozyskanych członków poniżej 10 000 0 pkt b )deklarowana ilość pozyskanych członków od 10 000 do 20 000 członków 5 pkt c) deklarowana ilość pozyskanych członków powyżej 20 000 20 pkt
Ad.3 Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium deklarowany czas dostępności moderatora na grupach wskazanych przez Zamawiającego K 3 =Ilość punktów ze spełnienie kryterium deklarowany czas dostępności moderatora na grupach wskazanych przez Zamawiającego będzie przyznawana w następujący sposób: a) - dostępność moderatora przez mniej niż 2h/dobę 0pkt b) - dostępność moderatora przez nie mniej niż 2 h/dobę i nie więcej niż 3 h/dobę- 5 punktów c) - dostępność moderatora przez nie mniej niż 3 h/dobę 20 punktów VI. Termin i sposób składania oferty, termin związania ofertą: 1.Ofertę w odpowiedzi na otrzymane zapytanie należy składać osobiście lub pocztą na adres Poligrafia 2.0 sp. z o.o. Forsycji 27, 35-604 Rzeszów w terminie do dnia 08.09.2017r do godz. 12.00. 2. Otwarcie ofert nastąpi dnia 08.09.2017r. o godzinie 12:30 w siedzibie spółki Poligrafia 2.0 sp. z o.o. Jasionka 954E, 36-002 Jasionka. 3. Oferta powinna być złożona w zamkniętej i nieprzejrzystej kopercie (opakowaniu), oznaczonej dokładną nazwą i adresem Wykonawcy, zaadresowanej na Zamawiającego i oznaczonej napisem: Oferta na zapytanie ofertowe 7.4 realizowane w ramach Programu Operacyjnego Polska Wschodnia 2014-2020 I Osi priorytetowej: Przedsiębiorcza Polska Wschodnia Działania 1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów Poddziałania 1.1.2 Rozwój startupów w Polsce Wschodniej na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Oferta powinna zawierać cenę netto i brutto wyżej wymienionego zamówienia. 4. Wykonawcy składający ofertę zobowiązani są do przedłożenia aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej lub w przypadku podmiotów zagranicznych, odpisu z innego rejestru handlowego przetłumaczonego na język polski. 5. W przypadku, w którym w imieniu podmiotu działa przedstawiciel, którego upoważnienie do reprezentacji nie wynika bezpośrednio z rejestru, przedstawiciel jest zobowiązany do przedłożenia stosownego pełnomocnictwa.
6. Podpisy mocodawcy muszą zostać złożone przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli wymienione we właściwym rejestrze lub wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej. 7. Dokument pełnomocnictwa należy przedstawić w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. 8. Oferta powinna zostać sporządzona w formie pisemnej, w języku polskim. 9. Wykonawca może złożyć jedną ofertę. 10. Dokumenty złożone w języku obcym należy przedłożyć wraz z ich tłumaczeniami na język polski. 11. Oferta musi zawierać: wypełniony formularz ofertowy (załącznik nr 1) oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym (załącznik nr 2) wypełniony wykaz wykonywanych zamówień (załącznik nr 3) wypełniony plan realizacji budżetu (załącznik nr 4) 12. Informacja o wyniku niniejszego postępowania ofertowego zostanie upubliczniona poprzez opublikowanie wyników postepowania na stronie: http://rozsadnepannymlode.pl/dotacjeunijneprzetargi/ oraz https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/list/ Dodatkowo Zamawiający wyśle informację o wyniku do wszystkich Wykonawców którzy złożyli oferty, na wskazany w formularzu ofertowym adres e-mail. 13. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 14. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Nie złożenie przez Wykonawcę na żądanie Zamawiającego wyjaśnień we wskazanym terminie, upoważnia Zamawiającego do odrzucenia oferty. 15. Wykonawcy w toku postepowania mogą składać zapytania do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego i załączników. 16. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje wykonawcom. 17. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zmienić treść zapytania ofertowego o zamówieniu i załączników przed upływem terminu składania ofert. W takim wypadku Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający upublicznia zgodnie z pkt.12 oraz obowiązującymi wytycznymi.
18. Oświadczenia, pytania dotyczące opisu przedmiotu zamówienia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje dotyczące postępowania Zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie lub drogą elektroniczną. 19.O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu. 20. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: http://rozsadnepannymlode.pl/dotacjeunijneprzetargi/ oraz https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl/publication/list/ 21. Termin związania ofertą: 30 dni VII Termin realizacji umowy: Od dnia 15.09.2017r. do dnia 30.12.2018r. VIII. Informacja na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych: Przez powiązania osobowe lub kapitałowe rozumie się wzajemne powiazania pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą polegające w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 2) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5% akcji, 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IX Warunki wprowadzenia istotnych zmian w treści zawartej umowy: Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian w treści zawartej umowy: - zmiana terminu płatności w przypadku gdy:
a) niemożność dotrzymania terminu umownego wynika z opóźnienia w przekazaniu środków na sfinansowanie niniejszej umowy przez Instytucje Pośredniczącą tj. Polską Agencję Przedsiębiorczości o czas tego opóźnienia - zmiana terminu wykonania umowy w przypadku gdy: a) niedotrzymanie pierwotnego terminu realizacji umowy wynika z napotkania przez Wykonawcę okoliczności niemożliwych wcześniej do przewidzenia i niezależnych od niego ( np. kląska żywiołowa, niepokoje społeczne, działania militarne) b) jest to wynikiem przedłużenia postepowania prowadzonego w celu wyboru najkorzystniejszej oferty - zmiana wysokości wynagrodzenia: a) zmiana stawki podatku Vat X. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. XI. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. XII Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. XIII. Pozostałe informacje: 1. W niniejszym postępowaniu Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania informacji za pomocą poczty elektronicznej na adres: rzeszutek@gmail.com. 2. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu. 3. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone a wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu zostaną wykluczeni. 4. Wykonawcy nie przysługują żadne środki odwoławcze. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w sytuacji, kiedy cena za wykonanie zamówienia jest wyższa od kwoty, jaką Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia oraz do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny a także do pozostawienia postępowania bez wyboru ofert. 6. Informacji szczegółowych na temat zapytania można uzyskać pod numerem telefonu: 790 254 634. 7. Załączniki do zapytania ofertowego: - wzór formularza oferty ( załącznik nr 1), - oświadczenie o braku powiazań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym (załącznik nr 2), - wykaz wykonywanych zamówień (załącznik nr 3), - plan realizacji budżetu (załącznik nr 4) - wzór umowy.